Les 1 Inleiding En Functioneren Van Organisaties

2,400 views

Published on

Published in: Business, Economy & Finance
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,400
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • 2
  • Les 1 Inleiding En Functioneren Van Organisaties

    1. 1. Les 1: Inleiding en functioneren van organisaties Administratieve Organisatie 2 M.J. Tangali MA AC bc. Controller, internal auditor, CISO Les 1: functioneren van organisaties Markus Verbeek Praehep 12-2-2009
    2. 2. Les 1: functioneren van organisaties Agenda 12-2-2009 Inleiding Organisatie van de module AO Functioneren van organisaties Kennismaking: Naam Achtergrond Doelstellingen Theorie exam. Paper Laudon (cases 1,2 +3) TO opgaven . AO, BPR, P&C, org. structuren, mgmstijlen, MCS, BIV
    3. 3. Les 1: functioneren van organisaties Wie ben ik en wie bent u? <ul><li>Mohamed Juzoef Tangali </li></ul><ul><li>Onderzoeker IA & CoGo bij IUE </li></ul><ul><li>CISO bij gemeente Amsterdam SDZO </li></ul><ul><li>Master of Arts in Controlling , Avansplus </li></ul><ul><li>Master in Operational Auditing, Avansplus </li></ul><ul><li>MBA, Univ of Miami, USA </li></ul><ul><li>Islamic Finance, Durham Univ, UK </li></ul>12-2-2009
    4. 4. Les 1: functioneren van organisaties Organisatie van de module AO 2 <ul><li>Theorie zelf bestuderen </li></ul><ul><li>Hoofdlijnen van de module </li></ul><ul><li>Examenprogramma AA </li></ul><ul><li>Procedure TO opgaven </li></ul><ul><li>Paper: Laudon cases 1,2 + 3 </li></ul>12-2-2009
    5. 5. Les 1: functioneren van organisaties Definitie AO In 1962 definieerde Starreveld AO als volgt: “ Het gehele complex van organisatorische maatregelen , dat direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de administratie.” 12-2-2009
    6. 6. Les 1: functioneren van organisaties Uitwerking definitie AO 1/2 <ul><li>Maatregelen gericht op het systematisch verzamelen vastleggen en verwerken van gegevens. </li></ul><ul><li>Gericht op het verstrekken van informatie voor het besturen, functioneren ( plannen en uitvoering ) en het beheersen ( control ) van een organisatie, inclusief de verantwoording . </li></ul>12-2-2009
    7. 7. Les 1: functioneren van organisaties Uitwerking definitie AO 2/2 <ul><li>Maatregelen voor de goede werking van de AO : </li></ul><ul><li>Besturingsfilosofie -> integraal management (autonomie), vrienden, integratie, decentralisatie </li></ul><ul><li>Informatievoorziening -> marap, dirrap, burap </li></ul><ul><li>Planning & control cyclus -> begroting, budgettering, jaarrekening, beleid </li></ul><ul><li>Workflowmanagement -> betrouwbaarheid, beschikbaarheid en integriteit </li></ul>12-2-2009
    8. 8. Les 1: functioneren van organisaties Kenmerken van M&O <ul><li>Management </li></ul><ul><li>Algemeen </li></ul><ul><li>doelgericht sturen (WAT), op gang brengen (HOE) en borgen van org. activiteiten. </li></ul><ul><li>Taken </li></ul><ul><li>visie, doelen en strategie bepalen, opzet en aanpassing organisatie, aansturen dagelijkse processen,besluitvormend. </li></ul><ul><li>Organisatie </li></ul><ul><li>Samenwerkingsverband van mensen en middelen gericht op organisatie- en individuele doelen. </li></ul><ul><li>Doelbewust ->bestaansreden </li></ul><ul><li>Doelgericht -> activiteiten </li></ul><ul><li>Doelmatig -> middelen </li></ul><ul><li>Cultuur en coalitie </li></ul><ul><li>Structuur en processen </li></ul><ul><li>Opensysteem (beïnvloeding). </li></ul>12-2-2009
    9. 9. Les 1: functioneren van organisaties Een groep mensen die in onderlinge samenwerking m.b.v. middelen activiteiten ontplooien om op doelmatige wijze overeengekomen doelstellingen te bereiken. Wat is een organisatie? 12-2-2009
    10. 10. Les 1: functioneren van organisaties <ul><li>Meer dan alleen een tekening met blokjes en lijntjes! </li></ul><ul><li>De indeling van het werk in afdelingen , functies en taken . </li></ul><ul><li>De bevoegdheden van en de werkrelaties tussen de medewerkers. </li></ul><ul><li>De ingebouwde communicatiekanalen t.b.v. werkuitvoering, </li></ul><ul><li>coördinatie en control. </li></ul>Wat is een organisatiestructuur? 12-2-2009
    11. 11. Les 1: functioneren van organisaties Structuur: lijnorganisatie 12-2-2009 1 e bestuursniveau 2 e bestuursniveau 3 e bestuursniveau Uitvoerenden
    12. 12. Les 1: functioneren van organisaties Structuur: lijn-staforganisatie 12-2-2009
    13. 13. Les 1: functioneren van organisaties PMG -structuur 12-2-2009 P roduct indeling M arkt indeling G eografische indeling
    14. 14. Les 1: functioneren van organisaties Systeem is een verzameling elementen (objecten) en de samenhang tussen die elementen. Elementen : kleinste delen van een systeem Relaties : verbinding tussen de elementen Referentiekader: kader waar men zich in zijn handelen en denken naar richt. Organisatie als systeem 12-2-2009
    15. 15. Les 1: functioneren van organisaties Contingentiebenadering 12-2-2009 Problemen bij de praktische toepassing van systeembenadering hebben geleid tot de contingentiebenadering.
    16. 16. Les 1: functioneren van organisaties Organisatietypologiën 12-2-2009 <ul><li>Boek Starreveld 2B, blz. 22 </li></ul><ul><li>Vragen: </li></ul><ul><li>Bij welke typologie past jouw organisatie? </li></ul><ul><li>Waarom? </li></ul>
    17. 17. Les 1: functioneren van organisaties Procesmanagement 1/3 12-2-2009 Is een integrale visie op de werking van bedrijfsprocessen in de organisatie. Onderscheiding : Primaire processen: uitvoering Secundaire processen: stafafdelingen Tertiaire processen: bestuurlijke primaat
    18. 18. Les 1: functioneren van organisaties Procesmanagement 2/3 12-2-2009
    19. 19. Les 1: functioneren van organisaties Procesmanagement 3/3 12-2-2009 <ul><li>Waarom processen managen; wat levert het op? </li></ul><ul><li>Het maakt routines zichtbaar; </li></ul><ul><li>Leert verder te kijken dan de eigen werkplek; </li></ul><ul><li>Helpt de beste routines te vinden (best practices) ; </li></ul><ul><li>Maakt routines toegankelijk voor verbetering; </li></ul><ul><li>Leidt tot efficiencyverhoging en effectiviteitsverbetering; </li></ul><ul><li>Leidt tot een grotere control ; </li></ul><ul><li>Basis voor zelfsturing van de werkvloer; </li></ul><ul><li>Maakt resultaten meetbaar en beïnvloedbaar. </li></ul>
    20. 20. Les 1: functioneren van organisaties Strategisch Management 1/6 12-2-2009
    21. 21. Les 1: functioneren van organisaties Strategisch Management 2/6 Kenmerken van strategisch controlsysteem 12-2-2009 <ul><li>Doel : voorzien in motivatie en richting om de doelen te kunnen blijven bereiken. </li></ul><ul><li>Gericht op: anticiperen/veranderingen. </li></ul><ul><li>Analytische redeneerwijze: vooral deductief ,maar ook inductief. </li></ul><ul><li>Complexiteit van het systeem: complex formeel systeem. </li></ul><ul><li>Tijdskader: heden en toekomst. </li></ul><ul><li>Normen: bepaald vanuit leefomgeving. </li></ul><ul><li>Soort feedback: vooral negatieve,maar ook positieve. </li></ul><ul><li>Aanpassing aan: continue aanpassing (single en double loop learning) </li></ul><ul><li>Communicatie: voorzien in benodigde informatie over de veranderende klantenwensen. </li></ul><ul><li>Rol van de staf: vertaling klantenwensen naar interne activiteiten en normen. </li></ul>
    22. 22. Les 1: functioneren van organisaties Copyright © 2001 John Wiley & Sons, Inc. All rights reserved. Reproduction or translation of this work beyond that permitted in Section 117 of the 1976 United States Copyright Act without the express written permission of the copyright owner is unlawful. Request for further information should be addressed to the Permissions Department, John Wiley & Sons, Inc. The purchaser may make back-up copies for his/her own use only and not for distribution or resale. The Publisher assumes no responsibility for errors, omissions, or damages, caused by the use of these programs or from the use of the information contained herein. 6-2-2009 12-2-2009 Strategisch Management 3/6
    23. 23. Les 1: functioneren van organisaties Strategisch Management 4/6
    24. 24. Les 1: functioneren van organisaties Strategisch Management 5/6
    25. 25. Les 1: functioneren van organisaties Opdracht <ul><li>Noem voor je organisatie een doelstelling. </li></ul><ul><li>Formuleer 3 strategieën om die doelstelling te realiseren. </li></ul>
    26. 26. Les 1: functioneren van organisaties Strategisch Management 6/6
    27. 27. <ul><li>Te bereiken resultaten </li></ul><ul><ul><li>bewaken realisatie doelen a.d.h.v. informatie (rapportages) </li></ul></ul><ul><li>Wijze waarop resultaten te bereiken </li></ul><ul><ul><li>inrichten van de organisatie (zodanig dat optimaal wordt bijgedragen aan de realisatie van de doelen c.q. implementatie van de strategie) en </li></ul></ul><ul><ul><li>bewaken van de goede opzet en werking daarvan </li></ul></ul>Visie op Planning & Control Stellen doelen Plannen Uitvoeren Inrichten Evalueren/toetsen INRICHTING Evalueren/toetsen UITVOERING Control- systeem SYSTEEM PERFORM. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009
    28. 28. Les 1: functioneren van organisaties Planning <ul><li>Planning is de concretisering van te bereiken doelstellingen en het scheppen van voorwaarden om die doelstellingen te verwezenlijken. </li></ul><ul><li>Kortom : </li></ul><ul><li>Het operationeel maken van de algemeen geformuleerde doelstellingen in de businessplan . </li></ul><ul><li>Het vaststellen van de wijze waarop de geconcretiseerde doelen moeten worden gerealiseerd . </li></ul><ul><li>Het begroten van de kosten die gemaakt moeten worden om de doelstellingen te realiseren (budget) . </li></ul><ul><li>Het vaststellen van concrete doelstellingen voor de uitvoerende organen zelf. </li></ul>
    29. 29. Les 1: functioneren van organisaties Control <ul><li>Control is de beheersing van de uitvoering , wat omvat het toetsen van het bereikte resultaat aan het gestelde doel, het analyseren van eventuele verschillen en het nemen van correctieve maatregelen n.a.v. deze analyse. </li></ul><ul><li>Kortom : </li></ul><ul><li>Weten waar je naar toe gaat </li></ul><ul><li>Weten waar je naar toe wilt </li></ul><ul><li>Kunnen ingrijpen als het nodig is </li></ul><ul><li>Geen onverantwoorde risico’s lopen </li></ul><ul><li>Dit betekent niet alle risico’s vermijden! </li></ul>
    30. 30. Les 1: functioneren van organisaties Functies van budgettering <ul><li>Het geven van een samenvattend en geïntegreerd overzicht van toekomstgerichte activiteiten en de hiermee te bereiken resultaten/doelstellingen. </li></ul><ul><li>Het fungeren als taakopdracht voor de verantwoordelijke functionarissen tevens inhoudend een vorm van beleidsoverdracht . </li></ul><ul><li>De machtiging om uitgaven te doen respectievelijk verplichtingen aan te gaan. </li></ul><ul><li>Een middel om de uitvoering van het beleid te coördineren . </li></ul><ul><li>Een middel voor de betrokken functionarissen om verantwoording af te leggen ter zake van de hun gedelegeerde bevoegdheden. </li></ul><ul><li>Een instrument om het beleid en de uitvoering van het beleid te toetsen . </li></ul>
    31. 31. Les 1: functioneren van organisaties Management Control <ul><li>Management control is het proces dat moet waarborgen dat de menselijke, fysieke en technologische middelen zodanig worden toegewezen dat daardoor de algehele doelen van een organisatie gerealiseerd kunnen worden. </li></ul><ul><li>Soorten controlniveaus : </li></ul><ul><li>Strategisch control </li></ul><ul><li>Tachtisch control </li></ul><ul><li>Operational control </li></ul>
    32. 32. Les 1: functioneren van organisaties Internal Control Zijn er voldoende waarborgen en systemen om tot een verantwoorde beheersing te komen? IC kijkt niet zo zeer naar de resultaten, maar naar de beheersmaatregelen.
    33. 33. Les 1: functioneren van organisaties Interne Controle <ul><li>De moeder van de interne controle is de controletechnische functiescheiding: Beschikken, Bewaren, Controleren, Registreren en Uitvoeren. </li></ul><ul><li>Je hebt sterke en zwakke functiescheiding. </li></ul><ul><li>Principe : iedere functiescheiding is een risico! </li></ul><ul><li>Beoordeel of risico reëel is en </li></ul><ul><li>Stel vast of internal control maatregelen kunnen compenseren. </li></ul><ul><li>Je doet niet mee aan samenspanning! </li></ul>
    34. 34. Les 1: functioneren van organisaties Basisconcept voor Control: het regelkringconcept
    35. 35. Les 1: functioneren van organisaties Besluitvorming & Communicatie 1/3 Op ieder organisatieniveau worden beslissingen genomen. Fasen in het besluitvormingsproces zijn: 1. Probleemonderkenning en -formulering; 2. Ontwikkelen van alternatieven; 3. Bepalen gevolgen van de alternatieven; 4. Het doen van een keuze. 12-2-2009
    36. 36. Les 1: functioneren van organisaties Besluitvorming & Communicatie 2/3 Het besluitvormingsproces wordt beïnvloed door: (1) de structuur van de organisatie; (2) de communicatie; (3) de motivatie; (4) de cultuur. 12-2-2009
    37. 37. Les 1: functioneren van organisaties Besluitvorming & Communicatie 3/3 <ul><li>1. Communicatie is de sleutel tot succes. </li></ul><ul><li>2. Communicatie is de overdracht van gegevens (mondeling en/of schriftelijk). </li></ul><ul><li>Het communicatieproces bestaat uit de volgende fasen: </li></ul><ul><li>Het formuleren van de boodschap door de afzender. </li></ul><ul><li>Het transporteren van het bericht door de afzender naar de ontvanger (zo nodig m.b.v. Communicatiemiddelen). </li></ul><ul><li>De ontvangst van het bericht door de ontvanger en zijn interpretatie van het bericht. </li></ul><ul><li>De reactie van de ontvanger. </li></ul>12-2-2009
    38. 38. Les 1: functioneren van organisaties Definitie organisatiecultuur Een verzameling waarden , normen , uitingen en gedragingen die mede bepalen hoe mensen met elkaar omgaan en in welke mate zij energie steken in hun werk en de organisatie. 12-2-2009
    39. 39. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009 Managerial grid (Blake & Mouton) Managementstijl aandacht voor taken aandacht voor mensen 1 8 9 7 5 4 3 2 6 4 1 5 7 8 2 9 6 3 gering groot groot 1/1 9/1 1/9 9/9 delegerend directief onderhandelend participatief
    40. 40. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009 Een geïntegreerd cultuurmodel
    41. 41. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009
    42. 42. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009
    43. 43. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009
    44. 44. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009
    45. 45. Les 1: functioneren van organisaties Informatiesysteem 1/3 Begrippen Gegevens : onbewerkte feiten en waarnemingen als bron voor informatie. Informatie : gegevens die door bewerking betekenis hebben gekregen voor de ontvanger. Informatieverzorging : systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en distribueren van gegevens. Informatievoorziening : het geheel van middelen waarmee de informatieverzorging gebeurt. 12-2-2009
    46. 46. Les 1: functioneren van organisaties Elementen van gegevensverwerking : a. Invoer: binnengekomen order, rekening, pakbon b. Verwerking : batchverwerking (stapelgewijze verwerking); transactiegewijze verwerking (postgewijze verwerking). c. Opslag: harde schijven, optische geheugens (cd rom’s) d. Uitvoer e. Feedback 12-2-2009 Informatiesysteem 2/3
    47. 47. Les 1: functioneren van organisaties Componenten informatiesysteem: Mensen ( specialisten en gebruikers ); Hardware ( machines en media ); Software ( programma’s , instructies die nodig zijn voor de gegevensverwerking en procedures : instructies voor die functies die wel onderdeel van het informatiesysteem zijn, maar niet voor automatisering in aanmerking komen); Netwerk ( configuratie en communicatie ); Gegevens en informatie. 12-2-2009 Informatiesysteem 3/3
    48. 48. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009 EDP-audit
    49. 49. Les 1: functioneren van organisaties EDP audit is het vakgebied dat zich bezig houdt met het beoordelen van dan wel adviseren over één of meer kwaliteitsaspecten van (onderdelen van) de informatievoorziening in een omgeving waar gebruik wordt gemaakt van informatietechnologie”. 12-2-2009 Definitie EDP-audit
    50. 50. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009 Inleiding Risicomanagement voor EDP-audit 1/3 R isico is onzekerheid over het bereiken van de doelstellingen van de organisatie. Bij profit organisaties gaat het daarbij primair (leidend tot uiteindelijk) om financiële doelstellingen, bij not-for-profit organisaties in eerste instantie om kwalitatieve doelstellingen.
    51. 51. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009 Inleiding Risicomanagement voor EDP-audit 2/3 <ul><li>Een discontinuïteit in de beschikbaarheid van apparatuur, programmatuur of gegevens ( beschikbaarheid ); </li></ul><ul><li>Het tekortschieten van de betrouwbaarheid van de gegevensverwerkende processen en de resultaten daarvan ( integriteit ); </li></ul><ul><li>Een inbreuk op de vertrouwelijkheid waarmee de gegevens worden opgeslagen, verwerkt en verstrekt ( vertrouwelijkheid ). </li></ul>
    52. 52. Les 1: functioneren van organisaties 12-2-2009 Inleiding Risicomanagement voor EDP-audit 3/3 <ul><li>Bedreigingen kunnen voortkomen uit: </li></ul><ul><li>(On)opzettelijk onjuist handelen van mensen binnen of buiten de onderneming; </li></ul><ul><li>Gebreken in instructies (applicaties, procedures), aan apparaten (computers, netwerken), aan de uitrusting van het gebouw waarin mensen en apparatuur gehuisvest zijn; </li></ul><ul><li>Calamiteiten (natuurrampen). </li></ul>

    ×