Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Les 2 Informatieverzorging

3,938 views

Published on

Published in: Lifestyle, Technology
  • Be the first to comment

Les 2 Informatieverzorging

  1. 1. 26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging Module Administratieve Organisatie 2 Juzoef Tangali Les 2 Informatieverzorging
  2. 2. Terugblik <ul><li>Vragen naar aanleiding van les 1 </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  3. 3. 26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging Wat is een organisatiestructuur? <ul><li>De indeling van het werk in afdelingen , functies en taken . </li></ul><ul><li>De bevoegdheden van en de werkrelaties tussen de medewerkers. </li></ul><ul><li>De ingebouwde communicatiekanalen ten behoeve van werkervaring, coördinatie en control. </li></ul>
  4. 4. 26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging Wat zijn de kenmerken van een strategisch controlsysteem?
  5. 5. 26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging Internal Control : Zijn er voldoende waarborgen en systemen om tot een verantwoorde beheersing te komen? IC kijkt niet zo zeer naar de resultaten, maar naar de beheers-maatregelen. Wat was het wezenlijk verschil tussen Internal Control en Interne Controle? <ul><li>Interne Controle : </li></ul><ul><li>De moeder van de interne controle is de controle-technische functiescheiding: Beschikken, Bewaren, Controleren, Registreren en Uitvoeren. </li></ul><ul><li>Principe: iedere functie-scheiding is een risico! </li></ul><ul><li>Beoordeel of risico reëel is en </li></ul><ul><li>Stel vast of internal control maatregelen kunnen compenseren. </li></ul>
  6. 6. Opdracht <ul><li>Een IT-bedrijf XY neemt twee maatregelen voor de toekomst: ten eerste gaat XY de activiteiten uitbreiden naar het buitenland om zodoende van schaalvergroting te kunnen profiteren en ten tweede gaat XY een </li></ul><ul><li>24-uursservice door de HelpDesk garanderen. Als XY uitgaat van de drie managementniveaus, gaat het hier om: </li></ul><ul><li>a. respectievelijk strategisch en operationeel management; </li></ul><ul><li>b. respectievelijk tactisch en operationeel management; </li></ul><ul><li>c. tactisch management in beide gevallen; </li></ul><ul><li>d. respectievelijk strategisch en tactisch management. </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  7. 7. Risicomanagement 1/6 <ul><li>Ontwikkelingen in de samenleving: </li></ul><ul><li>Wet en regelgeving (Wbp, Sox, BAPG, Leidraden NOvAA) </li></ul><ul><li>Maatschappelijke ontw. (claimbewustheid, slachtoffer-bescherming door de rechter) </li></ul><ul><li>Opleggen en overheveling van taken van het Rijk naar de lagere overheden (herverdeling openbare weg, milieu) </li></ul><ul><li>Noodzaak van kostenbeheersing </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  8. 8. Risicomanagement 2/6 <ul><li>Hoe kun je inspelen op de ontwikkelingen in de samenleving? </li></ul><ul><li>Meer aandacht voor risicobeheersing door treffen van adequate maatregelen: </li></ul><ul><ul><li>Voorwaarden: a. inzicht in risicokritische factoren </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>b. inzicht in mogelijkheden voor risicobeheersing </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><li>Zelf meer sturing geven aan risicofinancieringsbeleid </li></ul><ul><ul><li>Voorwaarde: a. goede risicobeheersing </li></ul></ul><ul><ul><ul><ul><ul><li>b. optimaliseren risicofinanciering/verzekeren </li></ul></ul></ul></ul></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  9. 9. Risicomanagement 3/6 26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging verlies winst 0 zuivere risico’s verlies winst 0 speculatieve risico’s kans kans
  10. 10. Risicomanagement 4/6 <ul><li>R isicomanagement definitie: </li></ul><ul><li>“ Het geheel van activiteiten en maatregelen, gericht op het beheersen van (zuivere ) risico’s waaraan risico-objecten zijn blootgesteld.” Steens, blz. 25 </li></ul><ul><li>m.a.w .: systematisch en continue aandacht voor de risico’s die mensen, middelen en activiteiten bedreigen. </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  11. 11. Risicomanagement 5/6 <ul><li>Doel van r isicomanagement is: </li></ul><ul><li>Risico’s en risicokosten beheersbaar maken en houden. </li></ul><ul><li>Wat kunnen de voorwaarden hiervoor zijn? </li></ul><ul><li>Inzicht in schaden en risico’s </li></ul><ul><li>Inzicht in kosten van beheersingsmaatregelen </li></ul><ul><li>Inzicht in kosten van financieringsmaatregelen. </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  12. 12. Risicomanagement 6/6 <ul><li>Wat kan risicobeheersing opleveren? </li></ul><ul><li>Bevordering van continuiteit in dienstverlening </li></ul><ul><li>Realisatie van beleid </li></ul><ul><li>Verhoging kwaliteit van de organisatie </li></ul><ul><li>Het laag houden van risicokosten </li></ul><ul><li>Het bevorderen van het vertrouwen in de organisatie </li></ul><ul><li>Verbetering van verzekerbaarheid van de risico’s. </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  13. 13. Definitie van informatieverzorging <ul><li>Het vakgebied dat zich bezighoudt met de behandeling van gegevens (ter onder-steuning van activiteiten) , opdat deze voor de informatieverzorging in en door de organisatie, alsmede voor controledoel-einden (beheersing) kunnen worden gebruikt. </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  14. 14. Inrichten van de bestuurlijke informatieverzorging Grondslagen van bestuurlijke informatieverzorging Instrumentarium Vastlegging Functionele Processen
  15. 15. Betekenis van informatieverzorging <ul><li>Het besturen van een organisatie </li></ul><ul><li>Plannen en beheersen van interne processen (zoals investeringsselectie, fin.analyses) </li></ul><ul><li>Afleggen van verantwoordingen. </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  16. 16. Soorten informatie naar: <ul><li>Doelstelling (interne en externe info., managementinfo, operationele info. ) </li></ul><ul><li>Inhoud (fin. en niet-fin. info., kwalitatief en kwantitatief) </li></ul><ul><li>Geaardheid (formele en informele info., (on)gestructureerd )) </li></ul>26-2-2009 Les 2 Informatieverzorging
  17. 17. <ul><li>Risicoanalyse bestaat enerzijds uit het inventariseren en waarderen van bedreigingen en </li></ul><ul><li>anderzijds uit het inventariseren, waarderen en evalueren van de aard en omvang van maatregelen die nodig zijn om deze bedreigingen te beperken danwel geheel teniet te doen. </li></ul>Risicoanalyse en informatieverzorging
  18. 18. Risicoanalyse is een managementverantwoordelijkheid <ul><li>Elke manager moet in staat zijn (ten minste op hoofdlijnen) een uitspraak te doen over de risico's die hij onderkent in de aan zijn verantwoordelijkheid toegewezen processen en/of organisaties. </li></ul><ul><li>Daarnaast zal hij (eveneens weer op hoofdlijnen) in staat moeten zijn om de voorgestelde maatregelen op doelmatigheid en doeltreffendheid te beoordelen. </li></ul>
  19. 19. Kwaliteitsborging 1/4 <ul><li>De kwaliteitseisen van informatieverzorging hebben betrekking op: </li></ul><ul><ul><li>betrouwbaarheid; </li></ul></ul><ul><ul><li>integriteit; </li></ul></ul><ul><ul><li>relevantie; </li></ul></ul><ul><ul><li>effectiviteit (of doeltreffendheid); </li></ul></ul><ul><ul><li>efficiency (of doelmatigheid); </li></ul></ul><ul><ul><li>exclusiviteit; </li></ul></ul><ul><ul><li>controleerbaarheid; </li></ul></ul><ul><ul><li>transparantie; </li></ul></ul><ul><ul><li>beschikbaarheid (of continuïteit). </li></ul></ul>
  20. 20. Kwaliteitsborging 2/4 <ul><li>Betrouwbaarheid is een verzamelbegrip, waarbij het gaat om de mate waarin informatie aansluit op de werkelijkheid. Met dit begrip wordt onder meer bedoeld: juistheid, tijdigheid, autorisatie, beveiliging, volledigheid. </li></ul><ul><li>Integriteit wil zeggen dat de informatie aansluit bij de werkelijkheid, en dat niets ten onrechte is achtergehouden of verdwenen. Integriteit is een beperkter begrip dan betrouwbaarheid, en richt zich met name op juistheid, tijdigheid en volledigheid. </li></ul><ul><li>Relevantie wil zeggen dat de informatie nuttig dient te zijn voor de uitvoering van taken. Ook hierbij is sprake van een verzamelbegrip: van juistheid, tijdigheid, volledigheid, beschikbaarheid en begrijpelijkheid. </li></ul>
  21. 21. Kwaliteitsborging 3/4 <ul><li>Effectiviteit (of doeltreffendheid) duidt op het doel, het effect dat informatie op de organisatie heeft. De mate van effectiviteit wordt bepaald door verschillende factoren (organisatie, gegevensverwerking, systemen, kennisniveau). </li></ul><ul><li>Efficiency (doelmatigheid) richt zich op een optimale verhouding tussen de kosten van informatie en de waarde die deze voor de organisatie heeft. Ook wel, of de gewenste informatie tegen aanvaardbare kosten beschikbaar komt. </li></ul><ul><li>Exclusiviteit heeft betrekking op de beperking van bevoegdheden om informatie te muteren, te lezen, te verwijderen, et cetera. </li></ul>
  22. 22. Kwaliteitsborging 4/4 <ul><li>Controleerbaarheid heeft betrekking op de mate en mogelijkheid waarin aangetroffen informatie af te stemmen is met vooraf gestelde eisen. </li></ul><ul><li>Transparantie is de eis dat informatie in het gehele traject, van bron tot verslag, doorzichtig moet zijn, zowel topdown als bottom-up. </li></ul><ul><li>Beschikbaarheid (of continuïteit) betreft de ongestoorde voortgang van het beschikbaar komen en zijn van de noodzakelijke informatie. </li></ul>
  23. 23. Te hanteren maatregelen ter borging van de kwaliteit
  24. 24. Beschrijven van Info Verz. 1/2 <ul><li>De organisatie van de informatieverzorging omvat in grote lijnen twee onderdelen: </li></ul><ul><ul><li>statische situaties , zoals een organisatie of een indeling van een gebouw; </li></ul></ul><ul><ul><li>processen , zoals kastransacties of het aantrekken van personeel. </li></ul></ul>
  25. 25. Beschrijven van Info Verz. 2/2 <ul><li>Statische situaties is het meest bekende organogram, waarin de hiërarchische en stafverhoudingen en rapportagelijnen tussen personen en/of afdelingen worden aangegeven. </li></ul><ul><li>Processen worden beschreven in zogenaamde globale of (detail-) processtroomschema's (GPS'en of DPS'en). </li></ul>
  26. 26. Stroomschema info_vraag
  27. 27. Info_vraag in diagram SDW AO Protos Mavim
  28. 28. Gecombineerde stroomschema info_vraag
  29. 29. Tips bij het gebruik van schema's <ul><li>Gebruik geautomatiseerde hulpmiddelen (zelfs binnen Word zijn templates beschikbaar); de onderhoudbaarheid wordt hierdoor sterk bevorderd. </li></ul><ul><li>Zorg voor een duidelijk begin- en eindpunt. </li></ul><ul><li>Werk van boven naar beneden, en van links naar rechts; bij afwijking hiervan altijd richtingpijlen gebruiken. </li></ul><ul><li>Beperk symbolen tot niet meer dan drie kolommen en zeven rijen op een pagina (staande pagina). </li></ul><ul><li>Voorkom zo veel mogelijk `kruisingen' en `bruggen'. </li></ul><ul><li>Beperk annotaties bij symbolen en/of lijnen; gebruik zo nodig de tegen pagina om per procesdeel verbale toelichtingen op te nemen. </li></ul><ul><li>Maak schema's niet te complex door alles in één proces te willen persen. </li></ul><ul><li>Definieer ongebruikelijke lijnen en/of symbolen (legenda toevoegen). </li></ul><ul><li>Vermeld altijd versienummer en/of versiedatum, alsmede auteur. </li></ul><ul><li>Gebruik unieke benamingen voor formulieren, afdelingen en processen. </li></ul><ul><li>Zorg voor consistentie (personen, afdelingen, formulieren) tussen diverse schema's. </li></ul><ul><li>Laat schema's autoriseren voor het betreffende proces door de betreffende organisatieverantwoordelijke. </li></ul><ul><li>Geef bij complexe, uitvoerige processen altijd een globaal schema op hoofdlijnen. </li></ul><ul><li>En ten slotte: </li></ul><ul><li>Zorg voor een back-up van de beschrijvingen! </li></ul>
  30. 30. Informatiesysteem <ul><li>Informatiesystemen zijn systemen die de verschillende managementlagen ondersteunen bij de bedrijfsfuncties zoals inkoop, verkoop, marketing, HRM en financiën. </li></ul><ul><li>Doel : helpen bij coördinatie, besluitvorming, plannen en beheersen. </li></ul>
  31. 31. Typologie van systemen <ul><li>Transactieverwerkingssysteem (TPS): orderverwerking, personeelsmutatie </li></ul><ul><li>Bedrijfsinformatiesysteem (MIS): boekhouden, financieelbeleid, HRM </li></ul><ul><li>Beslissingsondersteunende systeem (DSS): strategische info uit aandelenbeurs, concurrenten, strategische marketing </li></ul>
  32. 32. Informatiesysteemtechnologie <ul><li>Vervanger van arbeid (mens) </li></ul><ul><li>Helpt ondernemingen afslanken </li></ul><ul><li>Verlagen van managementkosten </li></ul><ul><li>Gevolg: </li></ul><ul><li>Transactietheorie => besparen op transactie- en productiekosten </li></ul><ul><li>Agenttheorie => web van contracten (e-business) </li></ul><ul><li>Bedrijfscultuur beïnvloeding </li></ul>
  33. 33. E-Business via digitale snelweg <ul><li>Internet </li></ul><ul><li>Intranet </li></ul><ul><li>Extranet </li></ul>
  34. 35. Organisatie ICT Amsterdam
  35. 36. E-commerce internetstrategie (1) <ul><li>Marketing heeft zich in de loop van de tijd ontwikkeld van transactiegericht naar relatiegericht. </li></ul>
  36. 37. E-commerce internetstrategie (2) <ul><li>Bij transactiegerichte marketing , richt de marketinginspanning zich op het maximaliseren van het aantal transacties en dus de omzet. </li></ul><ul><li>Bij relatiegerichte marketing staat niet langer het product centraal, maar het merk en het imago. Daarnaast gaat het niet zozeer om het maximaliseren van het aantal transacties, maar om het optimaliseren van de relatie met de klant. Waarom? </li></ul>
  37. 38. Typen e-commerce <ul><li>Business to Cosumer (bol.com) </li></ul><ul><li>Business to Business (Ahrend) </li></ul><ul><li>Consumer to Consumer (marktplaza) </li></ul>
  38. 39. Marketingoriëntaties en e-commerce <ul><li>De keuze voor de marketingoriëntatie is afhankelijk van de gekozen waardepropositie, de sector en de ambities van een onderneming. </li></ul><ul><li>De aard van e-commerce initiatieven verschilt per fase van het koopproces en per gekozen marketingoriëntatie. </li></ul>
  39. 40. E-commercetraject in meerdere fasen: <ul><li>het bereiken van klanten (van zoeker op internet naar bezoeker van uw site) </li></ul><ul><li>het opbouwen van relaties met klanten (van bezoeker naar lead) </li></ul><ul><li>het aanbieden van producten (van lead naar offerte) </li></ul><ul><li>het verkoopmechanisme (van offerte naar sale) </li></ul>
  40. 41. Het bereiken van klanten (1) Internet site : meestal het centrale punt in de communicatie met de klant. Hier moeten de bezoekers komen, want dit is het startpunt van onze e-commerce activiteit. Nieuwsbrief (direct email): Grootschalige direct E-mail is &quot;not done&quot; op Internet, tenzij de prospect zich er zelf op abonneert (nieuwsbrief). E-mail moet dan ook voor de ontvanger zinvolle inhoud bevatten. Het wordt doorgaans als acceptabel beschouwd, als direct e-mail gebruikt wordt om een geïndividualiseerd voorstel te doen. Massale, ongevraagde e-mail verzendingen worden opgevat als spamming.
  41. 42. Het bereiken van klanten (2) Datamining : van klanten en hun koopgedrag wordt een database opgebouwd. In de gegevens in die database kunnen met geavanceerde technieken patronen worden gevonden. Dit wordt datamining genoemd. Verbanden liggen niet altijd voor de hand. Datamining kan ze blootleggen. Vervolgens kan op de verbanden worden ingespeeld met de juiste aanbiedingen. Pop-up windows : Bij het oproepen van bepaalde pagina's krijgt de surfer een venster voorgeschoteld met bedrijfs- of productinformatie. Zo'n venster moet actief worden weggeklikt, wil de surfer verder kunnen. Dit is een agressief instrument dat met omzichtigheid moet worden gehanteerd.
  42. 43. Het bereiken van klanten (3) Push-kanaal via screensaver : Het idee van een Push-kanaal is, dat PC-gebruikers een screensaver installeren, die vanuit het internet regelmatig met gepersonifieerd nieuws wordt ververst. Met het nieuws kunnen ook reclamebood-schappen worden meegezonden. Nu 'always-on' verbindingen (kabel, ADSL) populair beginnen te worden, biedt deze optie weer mogelijkheden, mits het accent niet ligt op de vormgeving maar op de toegevoegde waarde. Eigen redactie : De eigen site met informatie en/of entertainment zo aantrekkelijk te maken, dat deze voldoende publiek uit de te bereiken doelgroep trekt.
  43. 44. E-strategie <ul><li>Een model om te komen tot een samen-hangende en succesvolle e-strategie door: </li></ul><ul><ul><li>een consistent marketing- en verkoopproces </li></ul></ul><ul><ul><li>vertrouwen te wekken in de transactie </li></ul></ul><ul><ul><li>een adequate logistieke afhandeling </li></ul></ul><ul><ul><li>oog voor het noodzakelijke veranderings-proces </li></ul></ul>

×