Modelos, técnicas y tipos de diagnóstico

1. Universidad de Guadalajara
Sistema de Universidad Virtual
Licenciatura en Tecnologías e Información
Diagnóstico
situacional
Modelos, técnicas y tipos
de diagnóstico

2. Índice



La empresa
Sistema
La administración








Ventajas y desventajas
Diagnóstico organizacional
Diagnóstico del tiempo
Diagnóstico de la cultura
organizacional
Diagnóstico del clima organizacional
Consultoría de procesos
Recopilación de información

Fines y alcances
Desarrollo organizacional
Diagnóstico




El análisis


Técnicas cualitativas
Técnicas cuantitativas
Modelos de análisis
Bibliografía

3. La empresa
La empresa es una organización de duración más o
menos larga, que se emprende, a través de la
administración de sus recursos, del capital y del
trabajo, con el propósito de conseguir un
beneficio, como generar riqueza, término que incluye
bienes y servicios, por medio de la satisfacción de una
necesidad de mercado. La satisfacción de las
necesidades que plantea el mercado se concreta en
el ofrecimiento de productos, con la contraprestación
de un precio.
Recursos de una empresa:
1.
Recursos materiales
2.
Recursos técnicos
3.
Recursos humanos
4.
Recursos financieros
En un sentido general, la empresa es la más común
y constante actividad organizada por el ser
humano, la cual, involucra un conjunto de trabajo
diario, labor común, esfuerzo personal o colectivo e
inversiones para lograr un fin determinado.
Elementos de una empresa:
1.
Entidad
2.
Elementos humanos
3.
Aspiraciones
4.
Realizaciones
5.
Bienes materiales
6.
Capacidad técnica
7.
Capacidad financiera
8.
Producción, transformación y/o prestación
de servicios
9.
Satisfacción de necesidades y deseos
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4. Sistema
Definición
Conjunto de elementos íntimamente coordinados y
en interacción que actúan e interactúan entre sí
para
alcanzar
un
conjunto
de
objetivos
determinados. Es un grupo que interactúa y que
forma un todo o que se encuentra bajo la influencia
de fuerzas en alguna relación definida. Por
ejemplo, en una empresa, es un grupo de trabajo
constituido por un número determinado de
personas, que se pueden dividir en jefes y
subordinados, y cuyo número varía lentamente.
¿Por qué se dice que la organización es
un sistema abierto?
Porque, por naturaleza, todo sistema es adaptable
y, por ende, se reajusta constantemente ante nuevos
insumos o estímulos ambientales. Tiene un constante
intercambio con el medio, logrando mantener
alguna forma de equilibrio continuo mediante la
admisión de cambios y adaptaciones, se conoce
como suprasistema.
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5. La administración
Definición
El término puede utilizarse en diversas formas, por ejemplo:
•
Un cuerpo de conocimientos
•
El proceso que los administradores siguen para lograr
objetivos organizacionales
•
Los individuos que guían y dirigen una organización
Según Terry Franklin (1982) “la administración es un proceso
muy
particular,
consiste
en
las
actividades
de
planeación, organización, ejecución y control desempeñadas
para determinar y alcanzar los objetivos señalados, con el uso
de seres humanos y otros recursos”.
¿Cómo es la administración con un
enfoque de sistemas?
Se podría decir que es una propuesta útil y válida que ha
demostrado científicamente su efectividad, estrechamente
relacionada con el entorno de la organización, que facilita la
relación humana empresarial y que permite la aplicación de
modelos diferentes para problemas diferentes.
Índice

6. La administración
5.
Asegurar la cooperación de todos los recursos
humanos que participan
La administración tiende hacia fuentes múltiples, cuya
consecución será unas veces necesaria y otras, por lo
contrario, facultativas.
Alcances de la administración
Fines de la administración
1.
Dirigir y coordinar la actividad de un grupo hacia
un fin común
2.
La obtención de una mayor eficiencia técnica
3.
Una mayor y más racional utilización de los
recursos
4.
La aplicación de la administración no debe
circunscribir la atención solo hacia organizaciones
lucrativas, sino también hacia organismos sociales no
lucrativos.
La integración del esfuerzo humano en el proceso
productivo de bienes y servicios.
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7. Desarrollo
organizacional
Es la actividad que deben utilizar las empresas que implica actos de
acción e investigación con el propósito de identificar los puntos
débiles o “flacos” que propician el estancamiento o bloqueo de la
efectividad y eficiencia del grupo para, mediante el empleo de
nuevos conocimientos de las ciencias del comportamiento y la
aplicación de las tecnologías, tomar acciones que influyan en la
adaptación del constante cambio para mejorar la calidad en sus
interrelaciones, su efectividad y por ende, lograr o conservar el éxito
de la empresa.
Desarrollo organizacional y diagnóstico organizacional
Claramente se pueden identificar las diferencias
entre los conceptos de desarrollo organizacional y
diagnóstico situacional; por un lado el desarrollo
organizacional se enfoca en el éxito de la empresa u
organización mediante el cambio para lograr la
eficacia y eficiencia a fin de conseguir el dicho éxito
de la misma. Por otra parte, el diagnóstico
organizacional tiene como objetivo principal la salud
de la organización, esto mediante la aplicación de
cambios para mejorar las relaciones intrapersonales y
conseguir un diagnóstico favorable para el buen
funcionamiento.
Índice

8. Diagnóstico
Es una actividad vivencial que involucra a
un grupo de personas de una empresa o
institución
interesadas
en
plantear
soluciones a situaciones problemáticas o
conflictivas, sometiéndose a un autoanálisis que debe conducir a un plan de
acción concreto que permita solucionar la
situación problemática.
Debemos notar que en un diagnóstico se
está evaluando el comportamiento del
sistema. De la misma manera que un
médico examina a un paciente y lo
compara
mentalmente
con
el
funcionamiento de una persona sana.
El objetivo principal del Diagnóstico radica
en cuantificar el estado de madurez actual
de la organización con los estándares
nacionales o internacionales que debería
manejar la empresa, identificando de una
manera rápida, precisa y concisa las áreas
potenciales de desarrollo en ella.
Al aplicar el diagnóstico en una organización, lo primero que se espera es
obtener beneficios de acuerdo a la situación que se requiera el diagnóstico
y de acuerdo al tipo de diagnóstico que se aplique, se obtendrán beneficios
a corto y mediano plazo; sin embargo, al final del camino los beneficios se
puede generalizar para todo tipo de organización y para todo tipo de
diagnóstico de la siguiente manera:
 Concienciación de las
desarrollo organizacional.
áreas
potenciales
de
 Calificación comparativa de las diferentes áreas de
la organización frente a empresas de alta
categoría.
 Crear elementos de análisis para el desarrollo de
planes futuros.
 Crear las bases para el desarrollo de Benchmarking
(práctica que consiste en investigar las estrategias
ganadoras de la competencia y de compañías
líderes) y para el desarrollo de Indicadores de
Gestión (instrumento de medición de las variables
asociadas a las metas).
Índice

9. Diagnóstico
Ventajas








Al aplicarlo se despierta un espíritu de grupo.
Es participativo.
La gente se siente comprometida con las soluciones.
Da una estructura lógica a la problemática.
Es una manera muy eficiente en tiempo y recursos para
encontrar problemas.
Permite conocer los procesos operativos por donde hay
que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una
mejora inmediata.
Proporciona datos para estructurar una planeación
temporal, hasta que se fijen el nuevo rumbo, objetivos de
la organización y se implanten cambios en los sistemas y
procesos de la organización.
Como metodología es muy clara y contiene elementos
que pueden ser combinados con otras metodologías para
crear enfoques particulares más eficientes.
Desventajas





El modelo normativo nunca es especificado y puede
ser diferente para diversas personas.
No todos los grupos sociales están listos para este tipo
de interacciones.
El definir problemas despierta expectativas de
solución.
Puede provocar conflictos interpersonales.
Puede ser manipulado.
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10. Diagnóstico
organizacional
Esta actividad tiene como objetivo -su
nombre lo indica- diagnosticar la salud de
las organizaciones mediante el análisis de
procedimientos,
métodos
de
control, medios de operación, sistemas, su
potencial humano y los elementos físicos
que utilizan y, principalmente, las relaciones
intrapersonales, a fin de implementar los
cambios necesarios, mediante el diseño y/o
rediseño de técnicas, para facilitar que los
miembros de la organización se adecuen a
la empresa y, al mismo tiempo, sus objetivos
individuales sean tomados en cuenta por
ésta y así lograr una organización sana.
Las bases del Diagnóstico Organizacional es
que al igual que las personas, las empresas
o
instituciones
deben
someterse
a
exámenes periódicos para identificar
posibles problemas antes de que éstos se
tornen graves.
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11. Diagnóstico del tiempo
El tiempo es un recurso cada
vez más escaso, por lo que las
organizaciones
actualmente
buscan la manera de utilizarlo
de
forma
más
eficiente,
coordinar
actividades, establecer ritmos
de
trabajo,
definir
antelaciones, prioridades, secu
encias, etc.
extensivo del tiempo a una
utilización intensiva de él para
así
suprimir
la
utilización
ineficiente del tiempo en
nombre
de
la
eficiencia
y, consecuentemente, el stress.
Por lo tanto, el tiempo puede
ser administrado cuando es
considerado como un recurso
que debe ser utilizado en
diferentes actividades, mismas
que tienen derecho a una
asignación proporcional del
valioso
recurso.
Se
trata
pues, de lograr cambiar un uso
Índice

12. Diagnóstico de la
cultura organizacional
Según Edgar Schein, la cultura de una organización se
refiere a las presunciones y creencias básicas que
comparten los miembros de una organización.
La cultura organizacional extrae parte importante de sus
premisas de la sociedad en que la organización se
encuentra inserta, produciendo una coherencia básica
entre la organización y su entorno. Sin embargo, algunas
premisas son importadas desde el exterior intentando
copiar modelos extranjeros que parecen ser mejores que
las nacionales, en ocasiones de manera inconsciente, con
valores y normas que vienen ocultos en esquemas que
parecen libres de valores y que traen supuestos culturales
incorporados.
El diagnóstico de una cultura organizacional debe
considerar siempre la historia de la organización y
desprender de ella premisas que caracterizan su modo de
ser.
Índice

13. Diagnóstico del clima
organizacional
El diagnostico de clima organizacional, es un procedimiento
diseñado para medir y evaluar el medio ambiente
organizacional mediante diversos instrumentos.
El procedimiento se estructura alrededor de la valoración
de cuatro factores que por sí mismos constituyen las metas
fundamentales de la función de Recursos Humanos:

Integración: Los empleados poseen un sentimiento de
pertenencia y correspondencia.

Satisfacción: El empleado está conforme con su
trabajo.

Motivación: El empleado está satisfecho, pero no
conforme, quiere más y se siente impulsado a buscarlo.

desempeño de los diferentes liderazgos, tanto formales
como informales, además de la percepción que las
personas tienen con respecto a la empresa, su directiva, su
puesto de trabajo y su propio significado, como parte
integrante de esa maquinaria. El diagnostico de clima
organizacional
concluye
con
una
serie
de
recomendaciones en cuanto a las medidas y acciones
apropiadas para mejorar o solucionar la problemática que
se haya detectado.
Moral: El empleado siente que su empresa es la mejor y
que todo esfuerzo por ella vale la pena.
Asimismo el diagnostico de clima organizacional nos
proporciona información relativa a la sociografía de la
empresa, la existencia de conflictos interpersonales y su
localización, organización informal, rivalidades y el
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14. Consultoría de
procesos
Tiene como finalidad asesorar y orientar a una
empresa mediante un consultor, generalmente
externo, quien tiene la obligación de lograr que la
organización se percate de lo que sucede, a
percibir y entender ciertos hechos que deba
afrontar, para finalmente recomendar un proceso
a fin de resolver sus propios problemas.
Es importante que el trabajo de consultoría se
realice de manera conjunta entre el asesor y el
cliente, ya que éste puede adquirir pericia para
realizar análisis de los procesos desarrollados
dentro de su unidad de trabajo, a la cual puede
acudir cuando el asesor se haya marchado.
Además, gracias a esta participación bilateral, se
adquiere menor resistencia en la implementación
del plan elegido.
Cabe mencionar que la consultoría está más
orientada hacia la producción que hacia la
capacitación de la sensibilidad.
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15. Recopilación de información
Para emitir un diagnóstico correcto, es necesario el apoyo de diversas herramientas de recolección de
información. Es por ello que la recolección de datos involucra reunir información en diferentes áreas de la
organización.
Técnicas de recopilación de datos
Entrevistas
Brinda información más completa y precisa gracias al contacto directo .
Observación
directa
Sirve como base para corroborar la información recopilada y permite conocer
la manera de operar de las áreas administrativas y la cultura organizacional .
Cuestionario
Compuestos por preguntas que tienden a aclarar el objetivo del diagnóstico a
fin de descubrir hechos u opiniones y reunir datos objetivos y cuantificables.
Investigación
documental
Este instrumento heurístico constituye un apoyo inmediato, ya que antes de
emprender cualquier acción en la empresa, se puede obtener información de
manera rápida.
Consulta a
sistemas de
información
Es el acceso a sistemas informáticos que permiten recabar información interna
y/o de sistemas externos a la organización enlazados por medio de redes o
satélite.
Cédulas
Representan un recurso valioso para recopilar y ordenar datos, conformadas
por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan
la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.
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16. Técnicas cualitativas
Nombre
Descripción
Lluvia de ideas
Efectiva para generar ideas nuevas.
Consiste en reunir un grupo de personas interesadas en solucionar un problema en particular.
Las personas se involucran en la toma de decisiones y sirve como estímulo.
Sinéctica
Se asemeja a la lluvia de ideas pero con una metodología más estructurada, haciendo posible evaluar un problema mucho más complejo.
El problema se estudia a fondo.
El líder soluciona una parte clave que se utiliza como segmento seleccionado.
Debe haber un experto que evalúe la viabilidad de las ideas y descarte las no viables.
No requieren el acuerdo total de todos los miembros, aunque deben ser aceptables para todos.
Se deben seguir todos los procedimientos sin saltar ningún paso.
Compromete a los miembros del grupo para seguir el camino escogido.
Método para predecir el futuro utilizando experto en un campo específico en forma independiente.
Se realiza a través de una serie de cuestionarios para la obtención de opiniones.
Quien toma las decisiones conoce las respuestas que los expertos dieron a las diferentes preguntas.
No existe interacción directa entre los miembros del grupo para evitar posibles conflictos directos.
El grupo se sienta en círculo y al centro se coloca una silla, sólo la persona del centro puede presentar sus oposiciones, puntos de vista y proponer soluciones.
Los miembros del grupo pueden interactuar con el “pez” perno con el resto de la “pecera”.
Decisiones por
consenso
Técnica Delphi
La pecera
Interacción
didáctica
La
negociación
colectiva
Metodología
Zopp
Se utiliza cuando se requiere una decisión del tipo “se hace o no se hace”.
Los resultados pueden ser complejos y su investigación muy amplia.
Se asignan dos grupos para enumeran las ventajas (g1) y desventajas (g2) del problema detectado para ser discutidas. Posteriormente los investigadores
cambian de lado para presentar y utilizar la información para solucionar el problema y llegar a una decisión final.
Es el resultado del acercamiento de los trabajadores de la gerencia de la empresa para una negociación.
Esta técnica puede tomar días para poder llegar a un acuerdo debido a las diferentes posiciones tomadas por parte de los integrantes.
El método de la “Teoría de las necesidades” puede ayudar al éxito en la negociación colectiva. De acuerdo con esta teoría, cada parte define
anticipadamente los problemas que se discutirán en la mesa de negociaciones, luego, cada parte efectúa tres propuestas y explica como la aceptación de
este punto satisface las necesidades de ambas partes.
Por sus siglas en alemán, Planificación de Proyectos Orientada a Objetivos, es un sistema de procedimientos e instrumentos para una planificación de
proyectos orientada a objetivos.
Características:
Procedimiento de planificación por pasos sucesivos.
Visualización y documentación permanente de los pasos de planificación.
Enfoque de equipo.
Índice

17. Técnicas cuantitativas
Nombre
Teoría de
redes
Árboles de
decisión
La matriz de
resultados
Teoría de
colas
El sistema de
inventarios
Programación
lineal
La
programación
entera
La simulación
El análisis de
Markov
Descripción
Permite a los gerentes hacer frente a las complejidades involucradas en los grandes proyectos.
Son programas realizados mediante diagramas de flechas que buscan identificar el camino crítico estableciendo una relación directa entre
los factores de tiempo y costo.
Método eficaz de combinar conceptos de probabilidades y valor esperados en la solución de problemas complejos que involucran tanto
incertidumbre como un gran número de alternativas.
Permiten evaluar los resultados de una secuencia de decisiones que se refieren a un problema particular.
Es un instrumento muy utilizado que muestra los posibles resultados que se pueden conseguir, al seguir cursos alternativos de acción en
diferentes circunstancias.
Se refiere a como optimizar una distribución en condiciones de aglomeración y de espera.
Cuida las demoras presentadas en algún punto de servicio.
Las técnicas matemáticas que utiliza son extremadamente variadas.
Ayuda al control de los costos totales de inventario; puede reducir exitosamente el costo total de comprar para almacenar, de llevar el
inventario y de quedarse sin él.
Pretende buscar el nivel óptimo al ordenar o almacenar los inventarios.
Técnica que se aplica a una amplia gama de problemas administrativos y a otros de decisión.
Es de valor cuando se debe escoger entre alternativas demasiado numerosas para evaluarlas con los métodos convencionales.
Se pueden determinar combinaciones óptimas de los recursos de una firma para alcanzar cierto objetivo.
Es aplicable en situaciones como: elegir el trayecto más corto para la distribución de un producto, elegir los elementos más esenciales en la
mezcla para obtener producto.
El método de ramificar y limitar, la programación dinámica y la programación de metas son métodos para escoger entre alternativas en
situaciones donde las respuestas deben hallarse en números enteros, donde la decisión que confronta la gerencia es una que involucra
muchas etapas consecutivas o donde los objetivos organizacionales deben enunciarse en algo más que simples términos numéricos.
Todas estas técnicas nos proveen con flexibilidad adicional al analizar los procesos de decisión.
Es un procedimiento que estudia un problema al crear un modelo del proceso involucrado en ese problema y después, mediante una serie de
soluciones por tanteos organizados, intenta determinar una mejor solución a ese problema.
Es una de las técnicas cuantitativas más usada hoy en día.
Permite predecir los cambios con el tiempo cuando la información sobre la conducta de los sistemas es conocida.
Índice
Tiene un uso considerable en áreas de contabilidad y la administración financiera general.

18. El análisis
Con los sistemas organizacionales, creados deliberadamente, se pretende solucionar
el problema de adecuación
de medios afines para el logro
de objetivos, mediante el desarrollo de un diagnóstico planeado y puesto en funcionamiento de manera racional.
diagnóstico resultaría fácil de
realizar, sin embargo existe un
gran dilema en cuanto al
tiempo necesario para abarcar la complejidad de la información que podría ser recolectada, puesto que, el tiempo del consultor y el tiempo
de quien lo contrata no es
idéntico, las organizaciones
desean rapidez y los analistas
desena tiempo más extenso
para la profundización.
Debido al caos que esto produce
en
una
organización, sólo es posible
reaccionar
en
forma
selectiva, de tal mane-ra que
las
opciones
escogidas
determinarán el problema y
sus posibles soluciones, creando así una nueva organización.
Esto nos da a entender que el
Índice

19. Modelos de análisis
Modelo
Modelo de contingencias de Lawrence y Lorsch
Definición
Es una de las variantes de aplicación organizacional, hecha a finales de los 70’s, de los conceptos y relaciones conceptuales provenientes de la Teoría General de
Sistemas y cibernética.
Diferenciación e integración.
Capacidad para relacionarse con ambientes más complejos en la medida que aumente la complejidad del sistema.
Elementos
Posibilidades
Limitaciones
Aplicación
La especialización en su relación con partes distintas del ambiente desprende que sus características pueden diferir y que, incluso, puedan llegar a producirse conflictos
internos.
Dada una organización ubicada en un entorno determinado, el análisis debería determinar las formas organizacionales, la planificación de sus actividades, la división del
trabajo, las relaciones entre la empresa y los miembros, las condiciones del entorno, relaciones interpersonales, expectativas laborales de los empleados y exigencias de
la empresa a éstos en términos de comportamientos requeridos, definición y claridad de las metas, grado de conformidad y compromiso con las metas, grado de
acuerdo entre las metas de la organización y las metas de los subsistemas, sistemas de comunicaciones, sistemas de manejo y solución de conflictos, grado y tipo de
mecanismos de control, etc.
Modelo
Mintzberg y la «estructura en cinco»
Definición
Elementos
Posibilidades
Aplicación
Mintzberg propone 5 modelos que intentan responder a las demandas de armonía interna y de adecuación a las condiciones situacionales o del ambiente.
Estructura simple, burocracia mecánica, burocacia profesional, forma divisonal y adhocracia.
Representar distintas perspectivas teóricas acerca del funcionamiento organizacional.
Aunque este esquema ofrece la posibilidad de ser aplicado para el conocimientos de distintas organizaciones en situaciones ambientales también diferentes, su objetivo
está principalmente en servir como guía para el diseño de organizaciones que puedan enfrentar exitosamente el desafío de la eficiencia.
Modelo
Modelo de Hax y Majluf
Definición
Elementos
Posibilidades
Limitaciones
Aplicación
La organización debe ser diseñada para obtener sus objetivos estratégicos y, en ese sentido, la estructura debe ser una consecuencia de la estrategia.
La cultura, la estrategia y la estructura.
Generación de un clima favorable para el logro de los objetivos particulares y organizacionales.
Los casos particulares pueden ser muy diversos y no se prestan para la elaboración de recetas.
Aunque se encuentra dirigido primordialmente a elaborar un enfoque pragmático de la gestión estratégica, de él puede desprenderse un modelo para el diseño
organizacional que tiene una utilidad clara para el diagnóstico y análisis de organizaciones.
Modelo
Do it yourself!... Modelo para armar
Definición
Modelo que puede ser confeccionado por el propio consultor, a objeto de guiar su trabajo de análisis evaluativo del devenir organizacional.
Posibilidades
Limitaciones
Confección de un modelo basado en un listado amplio de conceptos a escoger.
El modelo debe ser tan simple como para perminitir una fácil manipulación y bastante complejo como para ofrecer una adecuada comprensión del fenómeno.
Índice

20. Bibliografía
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Índice