O level Accounting Notes


Published on

Published in: Business, Economy & Finance
1 Comment
  • Your notes were really helpful!
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

O level Accounting Notes

  1. 1.                                                    ACCOUNTING  CYCLE       The  Accounting  Cycle  is  a  series  of  steps,  which  are  repeated  every  reporting  period.  The   process  starts  with  making  accounting  entries  for  each  transaction  and  goes  through  closing   the  books.  This  Involves  recording  transactions  in  the  daybooks,  posting  them  to  ledger,   extracting  a  trial  balance  and  finally  drawing  up  financial  statements.     Step  1:    Recording  Transactions  in  Daybooks     Each  transaction  is  recorded  first  in  one  of  the  following  daybook  (  book  of  original  entry)   according  to  the  nature  of  the  transaction.     1.  All  goods  sold  on  Credit  (  Credit  Sales)          ….>  Sales  Daybook   2.  All  goods  purchased  on  Credit  (Credit  Purchases)  ….>  Purchases  Daybook   3.  All  goods  sold  on  credit  but  now  returned  by  costumers  ..>  Sales  Return  (Inwards)  Daybook   4.  All  goods  purchased  on  credit  but  now  returned  to  suppliers…>  Purchases  Return  Daybook     The  above  four  daybooks  only  record  credit  transactions  related  to  movement  in  inventory.   There  are  no  accounts  maintained  inside  the  daybooks.  It  Just  contains  Date,  Name,  Source   document  number  and  Amount.     5.  All  transactions  which  relate  to  receipts  and  payments  through  cash  or  cheque  ..>  Cashbook     Cash  and  Bank  accounts  are  made  inside  the  cashbook  hence  it  also  serves  the  purpose  of   ledger.     6.  All  other  transactions  …..>  General  Journal          In  this  we  actually  write  the  double  entry  of  only  those  transactions  which  cannot  be   recorded  in  the  above  five  daybooks.  To  name  a  few   -­‐ Non  Current  Assets  Purchased  or  Sold  on  Credit   -­‐ Writing  off  Bad  debts   -­‐ Entries  for  Provisions  of  doubtful  debts  and  depreciation   -­‐ Adjustments  for  Prepaid  and  Owings   -­‐ Correction  of  Errors          
  2. 2.   Step  2:  Posting  Transactions  In  Ledgers     A  ledger  is  a  book  which  contains  accounts  (  the  actual  T  Accounts  guys).  There  are  three  types  of   Ledgers.  In  each  type  we  have  different  type  of  accounts.     Sales  Ledger:  This  contains  accounts  of  credit  costumers  (  people  to  who  we  sell  goods  on  credit)  –   Trader  Receivables        At  the  end  of  the  year  all  the  account  balances  in  the  sales  ledger  are  listed  in  a  schedule  which  is   called  list  of  Trade  receivables.  This  shows  the  individual  account  balances(  closing)  and  also  the  total   debtors  which  goes  into  the  trail  balance.        Purchase  Ledger:  This  contains  accounts  of  credit  suppliers  (  people  from  whom  we  buy  goods  on   credit)  –  Trader  Payables     At  the  end  of  the  year  all  the  account  balances  in  the  purchase  ledger  are  listed  in  a  schedule  which  is   called  list  of  Trade  Payables.  This  shows  the  individual  account  balances(  closing)  and  also  the  total   creditors  which  goes  into  the  trail  balance.         General  Ledger:  This  contains  all  the  other  accounts.  Like  all  expenses  ,incomes  ,provisions  (literally  all   other  accounts)     Please  remember  Sales  and  Purchases  accounts  are  in  the  General  Ledger  cause  they  are  not  our   costumers  or  suppliers  .       Once  all  the  transactions  are  posted  all  the  accounts  are  balanced  via  inserting  a  balance  C/d  in  all   accounts.     Step  3  :  Extracting  a  Trial  Balance     All  the  closing  balances  in  the  General  Ledger  along  with  the  figure  of  total  trade  receivables  and   payables  are  listed  in  a  trail  balance.  Debit  balances  and  Credit  Balances  are  listed  separately  side  by   side.  The  Sum  of  all  Debits  should  be  equal  to  sum  of  all  credit  balances.  The  trail  balances  is  used  to   check  the  completion  of  the  double  entry.  The  trail  balance  will  balance  because     -­‐ For  each  debit  entry  there  is  a  credit  entry  (  vice  versa)   -­‐ The  sum  of  all  debit  entries  is  equal  to  the  sum  of  credit  entries          
  3. 3.   Step  4:  Closing  Entries  with  Year  end  Adjustments  (  Details  in  following  pages)     After  making  the  trail  balance  we  also  have  to  adjust  for  certain  items.  Remember  only  Incomes  and   Expenses  are  taken  into  account  while  calculating  profit.  These  accounts  are  closed  by  transferring   them  to  the  income  statement  (  the  Profit  and  Loss  Account).  This  process  is  called  Closing  Entries.   Some  common  adjustments  are   -­‐ Expenses  and  Incomes  are  adjusted  for  prepaid  (advance)  and  accruals(Owings)   -­‐ Non  Current  Assets  are  depreciated     -­‐ Provision  for  doubtful  debt  is  adjusted   -­‐ Closing  inventory  is  valued  by  physical  stock  take  and  it  is  adjusted  in  calculating  cost  of   goods  sold  and  also  for  Balance  Sheet   -­‐ Adjustments  for  goods  withdrawn  by  owner  or  Stock  Losses     Step  5  :  Final  Accounts:   An  income  statement  and  Balance  Sheet  is  drawn  which  ends  the  Accounting  Cycle.  Now  by  looking  at   Income  Statement  owner  can  check  his  Profit  and  by  looking  at  the  Balance  Sheet  he  can  check  his  Net   worth  of  the  Business.                                                                                            ADJUSTMENTS  IN  DETAIL     BAD  DEBTS  AND  PROVISION  FOR  DOUBTFUL(BAD)  DEBTS     What  is  a  bad  debt?     When  a  costumer  to  whom  goods  were  sold  on  credit  basis,  is  unable  to  pay  his  debt  then  it  results   into  an  expense  for  the  business.  Selling  goods  on  credit  basis  involves  this  risk  of  bad  debt.  Any   amount  of  debt  which  becomes  irrecoverable  should  be  written  off  as  bad  debt.              Debit:  Bad  Debts                        Credit  :  Person  Who  is  Bad  :>/Trade  receivable       What  is  a  Provision  for  bad  debt?   A  business  must  consider  that  some  costumers  might  not  pay  the  amount  owed  by  them;  these  debts   are  considered  to  be  doubtful.  Since  the  business  does  not  know  the  exact  amount  of  the  doubtful   debts(  and  also  which  costumer  might  not  pay),  an  estimate  for  such  amount  is  kept  in  a  provision  for   doubtful  debt  account  (  this  account  is  not  an  expense  account,  it’s  a  reduction  in  asset  from  the   balance  sheet).  Provision  is  created  to  reduce  profit  now  for  an  expense  which  might  happen  in   future.  This  is  done  to  be  pessimistic  ,  in  Accounting  we  call  this  being  prudent  or  the  Prudence   Concept.  
  4. 4.   A  business  usually  keeps  a  general  provision  (  an  estimated  %  of  the  all  debtors),  but  it  is  also  possible   to  make  a  specific  provision  against  a  highly  doubtful  debt.  Specific  provision  mean  the  whole  amount   due  by  a  particular  debtor  is  added  to  the  provision.     For  example     Trade  Receivables  At  End=  60000     Case  1:  Only  General  Provision  of  5%  ..  >  provision  =  5%  of  60000  =  $3000    How  is  the  amount  of  provision  estimated?  (  Factors  effecting  it)     -­‐ Age  of  Debts  (  Since  how  long  they  owe  us),  higher  the  age  more  likely  bad  debts  (  so   high  provision  is  kept  If  majority  of  the  debts  are  owed  for  long)   -­‐ Historical  percentage  of  actual  bad  debts  from  previous  years   -­‐ Reputation  of  people  who  us  money  in  the  market   -­‐ Nature  of  Business   -­‐ Some  specific  debts  may  be  identified  and  full  amount  of  them  is  charged  in  provision.     What  is  the  difference  between  accounting  treatment  of  Provision  for  doubtful  debts  and  the  actual   Bad  debts?     The  Journal  entry  for  provision:     To  create  /  Increase                    Debit  :  Profit  and  Loss                                Credit  :  Provision  for  doubtful  Debts     To  Decrease                            Debit  :  Provision  for  doubtful  debts                                      Credit  :  Profit  and  Loss     The  difference  in  accounting  treatment  is  that  the  whole  of  bad  debt  is  treated  as  an  expense  but  only   the  change  in  provision  is  treated  as  either  an  expense  (if  increasing)  or  an  income  (  if  decreasing).   When  we  write  off  a  bad  debt,  we  remove  the  debtor  from  our  books  but  in  case  of  a  provision  we   don’t  adjust  the  debtor  account  as  a  separate  account  is  maintained.        
  5. 5.   What  is  Bad  Debt  Recovered?   This  is  when  a  debtor  whose  debt  was  previously  written  off  ,  pays  us  back.  This  is  treated  as  an   income  in  the  year  in  which  the  debt  is  recovered  .  The  accounting  treatment  is  done  in  two  steps         -­‐ Make  him  or  her  your  debtor  (receivable  )  as  the  debt  has  been  written  off  previously   and  the  account  of  that  costumer  doesn’t  exist  in  our  books                  Debit  :  Name  of  Person(debtor)                            Credit:  Bad  debt  recovered  account     -­‐ Now  record  the  entry  to  receive  the  money              Debit:  Bank                            Credit  :  Name  of  person  (debtor)     ACCOUNTING  FOR  NON  CURRENT  ASSETS     Whenever  we  spend  money  we  call  it  expenditure.  The  expenditure  can  be  divided  in  two       Capital  Expenditure     Revenue  Expenditure   Any  expenditure  incurred  on  buying  new   non-­‐current  asset.  We  take  this  to  balance   Sheet   Any  day  to  day  expense  to  run  the   business.  We  take  this  to  income   statement   Usually  one  off  (doesn’t  happen  on  daily   basis)   Its  recurring  in  nature  (  we  have  to  do  it   again  and  again)   Includes  initial  expenses  incurred  till  we   start  using  the  asset  e.g.  Installation,   delivery  charges   Usually  occurs  after  we  start  using  the   asset   Increases  the  value  of  earning  capability  of   the  asset  e.g.  Adding  a  Safety  device   Maintains  the  value  or  earning  capability   of  the  asset.  E.g.  Repainting  or  Repair     In  the  same  way  we  can  have  Capital  receipts  and  Revenue  Receipts  .     Capital  Receipts  would  include  money  received  from  capital  transactions  e.g.    taking  a  bank  loan  ,   selling  a  non  current  asset  or  additional  capital  introduced  by  the  owners  (  note  this  money  coming  in   not  earned  by  the  business  from  profits)     Revenue  Receipts  are  incomes  generated  from  day  to  day  operations  of  a  business  (  taken  to  income   statement)  e.g.  Sale  of  goods  ,  Interest  received  rent  received         If  these  expenditures  and  receipts  are  treated  in  the  wrong  way  then  both  income  statement  and   balance  sheet  will  be  wrong.  
  6. 6.   Depreciation     This  is  an  expense  recorded  to  allocate  a  non  current  asset  cost  over  its  useful  life.  Deprecation  is  used   in  accounting  to  try  to  match  the  expense  of  an  asset  to  the  income  that  the  asset  helps  the  business   to  earn.  For  example  if  a  business  buys  a  piece  of  equipment  for  $1  million  and  expects  to  use  it  over  a   life  of  10  years,  it  will  be  depreciated  over  10  years  .    Every  accounting  year,  the  company  will  expense   $100000  (assuming  straight  line  ,  which  will  be  matched  with  the  money  that  the  equipment  helps  to   make  each  year.       The  Double  Entry  for  Depreciation  is  :      Debit  :  Profit  and  Loss  Account  (  Income  Statement)                    Credit  :  Provision  for  Depreciation       Methods  of  Depreciation:     1. Straight  Line  :                      An  equal  amount  of  deprecation  is  charged  every  year.  It  is  always  calculated  on  cost  .  In  case  of   scrap  value  (residual  value)    and  life  given  use  :  Cost  –Scrap/Life       2. Reducing  Balance  Method:   In  this  deprecation  for  initial  years  in  always  higher  then  the  later  years.  It  is  simply  a  percentage  on   net  book  value  (written  down  value)  .  Net  Book  value  represents  cost  minus  total  deprecation  till   date.     3. Revaluation  Method:                  This  is  usually  used  for  loose  tools  (  or  any  asset  which  can  only  be  valued  collectively)  .  In  this   method  at  the  end  of  the  year  the  market  value  is  estimated.  A  numerical  example  best  explains  this                At  the  start  of  the  year  Loose  Tools  Valued  at  $5000            During  the  year  Loose  Tools  purchased    =  $2000            Loose  Tools  Sold  =  $300          At  the  End  Loose  tools  are  worth  $4500   Deprecation  =  5000  +  2000  –  300-­‐  4500  =  2200   Opening  Value+  Purchased  –Sold  –  Closing  Value        
  7. 7. Which  Method  is  best  to  use?   It  depends  on  the  nature  of  Non  Current  Asset     Straight  Line  method  is  appropriate  for  assets  like  office  furniture  and  fittings  (which  are  used  evenly   through  out  the  year  useful  life,  and  the  efficiency  of  them  doesn’t  fall  by  great  amount  in  initial   years)     Reducing  Balance  Method  is  appropriate  for  assets  like  machinery  or  van.  Since  these  assets  are  more   efficient  when  new,  more  depreciation  is  charged  in  initial  years.  As  the  asset  gets  old  it  looses   efficiency  and  so  we  charge  less  deprecation.  Another  way  to  look  at  it  is  that  the  maintenance  and   repairs  of  asset  will  increase  in  later  years  so  to  maintain  the  overall  expense  it  makes  sense  to  charge   more  depreciation  in  initial  years  when  maintenance  is  low  and  then  reduce  it  as  maintenance   increases.     How  to  record  disposal  of  Asset:   Disposal  of  means  getting  ride  of  the  fixed  asset  .  it  can  be  sold  or  may  be  stolen  or  just  discarded.   Usually  there  are  4  entries  to  record  sale  of  asset     1. Remove  the  Cost  of  the  Asset  Sold   Debit  :  Disposal            Credit:  Asset       2.  Remove  the  Total  Deprecation     Debit  :  Provision  for  Depreciation        Credit  :  Disposal     3. Record  the  Selling  Price   Debit:  Bank          Credit  :  Disposal     If  exchanged  then                    Debit  :  Asset      Credit  Disposal       4. Close  the  Disposal  Account            Close  with  income  statement  .                      
  8. 8.   All  of  this  can  be  done  in  one  single  entry  without  using  disposal     For  example     Cost  of  Asset  Sold  =  50000   Net  book  Value    =  30000    Sold  For  28000     Note  :  total  depreciation  is  20000  as  NBV  is  30000     We  can  do     Bank                                      28000   Prov  for  Depn      20000   Loss                                          2000                                                      Asset              50000     If  sold  for  $31000  then     Bank                                  31000   Prov  for  Depn    20000                                    Asset                          50000                                    Gain                            1000                                                        Adjusting  Entries       To  Adjust  expenses     Prepaid  :     Debit  :  Prepaid  Expense    (  its  an  asset)            Credit  :  Expense                        (reduces  expense)     Owing/Accrual       Debit  :  Expense                                  (increases  expense)            Credit  :  Owing  Expense  (  it  is  a  liability)  
  9. 9.   To  adjust  Incomes:     Prepaid:         Debit:  Income       (as  the  income  reduces  because  it’s  prepaid)         Credit:  Prepaid  Income   (because  it’s  a  current  liability)     Owing/Due         Debit:  Owing  Income       (because  it’s  an  asset)         Credit:  Income     (as  the  income  increases)     To  adjust  closing  stock     Overstated:       Debit:  Trading  account   (or  simply  Profit  and  Los)         Credit:  Closing  stock     Understated:       Debit:  Closing  sock         Credit:  Trading  account  (or  simply  Profit  and  Loss)     To  adjust  Opening  stock     Overstated:       Debit:  Opening  Capital         Credit:  Trading  account  (or  simply  Profit  and  Loss)     Understated:       Debit:  Trading  account  (or  simply  Profit  and  Loss)         Credit:  Opening  Capital       This  is  because  opening  stock  has  opposite  relation  with  profits.  So  if  understated  profits  are   overstated  and  we  need  to  reduce  them  (debit:  Trading  account).  Also  opening  stock  of  this  year   was  closing  stock  of  last  year  so  we  need  to  amend  the  opening  capital.        
  10. 10. Concept  of  Sale  or  Return  basis:     If  we  send  goods  on  sale  or  return  basis  which  means  goods  can  be  returned  by  the  customer  if  not  sold.   When  goods  are  send  nothing  is  recorded,  just  a  memorandum  is  kept.  These  goods  should  not  be   included  in  sales  and  should  be  included  in  closing  stock  (since  they  belong  to  us).     If  this  is  recorded  as  sales  and  not  included  in  closing  stock,  then  we  need  to:   • Correct  sales:  Cancel  them       Debit:  Sales         Credit:  Debtor     • Correct  Closing  Stock  which  is  understated       Note:   We  won’t  have  to  correct  the  stock  if  the  goods  were  included  in  closing  sock.    
  11. 11. BANK  RECONCILIATION  STATEMENTS     Cashbook  is  owner’s  record  (Debit  means  +  balance,  Credit  means  –  balance)   Bank  statement  is  bank’s  record  (Credit  means  +  balance,  Debit  means  –  balance)     Some  entries  which  are  recorded  in  the  bank  statement  but  not  in  the  cashbook:   For  these,  we  will  have  to  correct  the  cashbook     1. Credit  transfer  (Bank  Giro):  Money  deposited  by  customer  directly  in  the  bank  account   (We  should  add  it  to  cashbook  balance)   2. Standing  order/  Direct  Debit:  Money  paid  to  supplier  directly  by  the  bank.   (We  should  subtract  this  from  cashbook  balance)   3. Bank  Charges/  Interest  Charged:  Money  deducted  directly  by  the  Bank.   (We  should  subtract  this  from  cashbook  balance)   4. Interest  Received/  Dividends  Received:  Money  added  to  the  bank  account  in  form  of   interest  or  dividend  (We  should  ad  it  to  the  cashbook  balance)   5. Dishonored  Cheque:  A  cheque  received  from  customer  but  not  acknowledged  by  the   bank  (We  should  subtract  this  from  cashbook  balance  because  we  need  to  cancel  the   entry  made  when  the  cheque  was  received).     Some  entries  which  are  recorded  in  the  cashbook  but  not  on  the  bank  statement.     For  this,  we  will  have  to  correct  the  bank  statement:     1. Unpresented  Cheque:  Cheques  written  by  us  to  a  creditor  but  not  yet  presented  to  the   bank  for  payment,  so  the  bank  has  not  deducted  money  from  our  account.   (We  should  subtract  this  from  bank  statement  balance)   2. Uncredited  Cheque  (Lodgments):  Cheques  received  by  us  but  not  yet  deposited  in  the   bank,  so  the  bank  has  not  increased  the  bank  balance.  (We  should  add  this  to  the  bank   statement  balance)     FOR  MCQ’s  remember     Balance  as  per  Bank  statement  +  Uncredited  Cheques  –  Unpresented  Cheques  =  Balance  as   per  corrected  Cashbook.     If  balance  as  per  corrected  cashbook  is  given  in  the  question,  simply  ignores  the  entries   which  will  affect  the  cashbook  balance.       If  there  is  an  overdraft  (for  either  cashbook  or  bank  statement),  take  it  as  a  negative  figure   in  the  equation.  
  12. 12. CONTROL  ACCOUNTS     What  is  the  difference  between  Sales  Ledger  and  Salas  Ledger  Control  Account?     Sales  ledger  is  where  we  make  individual  accounts  of  credit  customers.  It  is  part  of  double  entry  system   and  it  gives  details  of  amounts  owing  by  each  customer.  A  list  of  debtors  is  extracted  from  the  sales   ledger,  which  gives  the  figure  of  debtors  for  the  trial  balance.   Sales  ledger  control  account  on  the  other  hand  is  the  total  debtors  account  in  the  general  ledger.  It  is   not  part  of  the  double  entry  system.  It  I  often  referred  as  total  debtors  account.  All  the  entries  recorded   here  are  totals  taken  from  daybooks  e.g.  Sales  figure  is  the  total  of  the  sales  daybook,  discount  allowed   is  total  discount  allowed  from  the  discount  allowed  account  or  the  column  in  the  cashbook.     USES  OF  CONTROL  ACCOUNT   1. Helps  to  prevent  fraud   2. Helps  to  detect  errors   3. Quickly  provide  figures  of  total  debtors  and  creditor.   LIMITATIONS  OF  CONTROL  ACCOUNT   1. Cant  trace  error  of  omission     2. Cant  trace  error  of  original  entry   RECONCILIATION  OF  CONTROL  ACOUNT   In  these  types  of  questions,  two  sets  of  balances  of  debtors  or  creditors  are  known.  One  is  from  the   control  account  and  the  other  is  from  the  sales  ledger  (or  list  of  debtors).   They  will  also  give  you  several  errors  and  you  will  have  to  reconcile  both  the  balances.   Errors  can  be  classified  as:     1. If  an  error  is  made  in  the  personal  (individual)  debtors  account,  than  it  will  only  affect  the  sales   ledger  (list)  balances.  E.g.  Sales  made  not  posted  to  debtor’s  account,  this  means  we  should   increase  the  debtor  balances  in  the  ledger.   2. If  an  error  is  made  in  any  total  figure  of  the  daybook,  it  will  effect  only  the  control  account   balance,  e.g.  Sales  daybook  undercast,  Total  sales  understated  so  add  it  to  control  account   balance.   3. If  an  entry  is  completely  omitted  from  the  books,  it  will  affect  both  the  balances.  E.g.  A  sales   invoice  completely  omitted  from  the  books,  add  it  to  both  balances.   4. If  an  entry  is  originally  recorded  in  the  daybook  with  the  wrong  amount,  it  will  affect  both  the   balances,  as  the  total  will  also  be  wrong.  E.g.  A  sales  invoice  of  $500  was  originally  recorded  as   $600,  this  means  the  total  sales  are  overstated  and  also  the  individual  account  of  the  customer   has  been  debited  with  $600.  We  should  subtract  $100  from  both.   5. If  a  balance  is  omitted  from  the  list  of  debtors,  it  will  only  affect  the  sales  ledger  (list)  balance.  It   cannot  affect  control  account  balance.    
  13. 13. ERRORS  AND  SUSPENSE   Error  not  affecting  the  Trial  Balance:     1. Error  of  complete  omission:  When  nothing  has  been  recorded  in  the  books.  To  correct  this,   simply  record  the  transaction.   2. Error  of  original  entry:  Where  correct  double  entry  is  passed  but  with  the  wrong  amount.  To   correct  this,  adjust  for  the  difference.   3. Error  of  principal:  Where  a  wrong  type  of  account  has  been  debited  or  credited  instead.  For   example,  we  have  debited  Rent  instead  of  Motor  Van.   4. Error  of  commission:  Where  a  wrong  account  but  of  same  type  (usually  debtors  or  creditors)  has   been  debited  or  credited  instead.  For  example,  we  have  credited  Mr.  A  instead  of  Mr.  B.   5. Error  of  complete  reversal:  Where  a  completely  opposite  entry  is  passed  with  the  right  amount.   To  correct  this,  pass  the  correct  entry  with  double  amounts.   6. Compensating  error:  Where  one  error  compensates  for  other.  Like  a  debit  item  (say  purchase)   and  a  credit  item  (say  sales)  are  both  undercast  with  same  amounts.  (don’t  worry  about  this  too   much  :P)     All  the  above  errors  do  not  affect  the  Trial  Balance  because  in  all  situations  the  total  debits  are  equal  to   total  credits.     Errors  can  be  made  which  can  lead  to  disagreement  of  the  trial  balance.   This  is  when  either  we  have  only  debited  something  and  forgot  to  credit  (Incomplete  double  entry)  or   we  have  debited  something  with  a  correct  amount  and  credited  the  other  with  the  wrong  amount   (Incorrect  double  entry).  And  it  can  also  happen  if  any  daybook  is  over  or  under  cast.  E.g.  Sales  daybook   is  undercast.  In  these  situations  Suspense  account  comes  into  the  picture.  Since  sales  daybook  is   undercast,  this  means  only  the  total  sales  were  wrong  (understated),  so  we  need  to  amend  the  sales   accounts.           Debit:  Suspense             Credit:  Sales     Also  sometimes  an  error  is  made  in  the  list  of  debtors  or  creditors.  Like  a  debit  balance  is  excluded  from   the  list  of  debtors.  This  makes  the  debtors  figure  in  the  trial  balance  understated.  Logically  we  should         Debit:  Debtors           Credit:  Suspense   But  guys  do  you  realize  that  only  the  list  of  debtors  is  wrong  (which  is  not  an  account),  so  we  should         Debit:  NO  DEBIT  ENTRY           Credit:  Suspense     What  if  there  is  still  balance  left  in  the  suspense  account?     This  means  all  the  errors  are  still  not  found.  If  the  balance  comes  on  the  debit  side,  then  treat  it  as  a   current  asset  in  the  balance  sheet,  if  it  comes  on  the  credit  side  then  treat  it  as  a  current  liability.  
  14. 14. INCOMPLETE  RECORDS:     Remember  Net  profit  can  be  calculated  using  the  following  formula.  If  a  question  says  make  a  trading   profit  and  loss  account,  than  this  doesn’t  apply.  Only  when  it  says  to  calculate  net  profit  or  make  a   statement  showing  net  profit.       Opening  Capital  +  Additional  Capital  +  Net  profit  –  Drawings  =  Closing  Capital     (I  really  hope  you  can  solve  for  net  profit),  don’t  memorize  the  formula,  it’s  the  financed  by  section.       For  the  final  account  questions  (where  the  trading,  profit  and  loss  account  and  a  balance  sheet  is   required),  always  make  the  following  accounts.  (By  always,  I  mean  always).     1. Sales  ledger  control  account  (If  business  only  deals  in  cash  sales,  then  don’t)   2. Purchase  ledger  control  account   3. Bank  account  (if  it  is  already  given  in  the  question,  then  it’s  okay)   4. Cash  account  (only  make  this  when  the  question  gives  cash  balances)     Once  you  have  filled  in  your  accounts,  and  then  move  to  the  Final  accounts.  Don’t  panic  if  it  doesn’t   balance,  because  marks  are  for  working.  Don’t  spend  your  entire  lifetime  on  this  question.     NEVER  NEVER  NEVER  forget  depreciation.  They  will  usually  give  you  net  book  values  at  start  and  end.   Depreciation  =         Opening  NBV  +  Purchase  of  assets  –  Sale  of  assets  (at  NBV)  –  Closing  NBV     Also  make  expense  accounts  or  adjust  for  prepaid  and  owings  directly.  But  show  all  working.     In  your  financed  by  section,  you  will  need  opening  capital.  This  will  come  from  Opening  Assets  –   Opening  Liabilities.  Don’t  forget  to  include  the  opening  balance  of  the  bank  account  in  your  calculation   (like  other  idiots).     On  the  following  pages,  I  have  given  few  exercises.  Try  to  fill  in  the  missing  figures.     MARGINS  AND  MARK-­‐UPS     These  are  tools  used  in  conjunction  with  trading  account  to  compute  the  missing  figures  of  sales,  figures   or  stocks.  If  either  of  these  percentages  is  given,  it  is  a  sign  that  we  are  expected  to  compute  the  missing   figures  by  using  the  trading  account  technique.    
  15. 15. MARGINS   Represent  Gross  Profit  as  a  percentage  of  selling  price.     Example:   A  company  sells  its  goods  at  a  selling  price  of  $80.  Its  profits  are  set  at  20%  no  selling  price.   Profits  will  be  $80  x  20%  =  $16   By  using  trading  account  format,  we  can  determine  the  cost  of  goods  sold  as:     $   Sales    80   Less:  Cost  of  goods  sold  (balancing  figure)    (64)   Profit      16_     MARK-­‐UP   Represent  Gross  profit  as  a  percentage  of  cost.  Its  application  is  like  margin,  that  if  we  get  one  of  the   trading  figures,  we  will  be  able  to  compute  the  others.     Let  us  assume  that  the  information  we  have  from  the  above  example  is  that  a  company  sells  goods,   which  cost  $64.  Its  profit  on  cost  is  25%.  Profits  would  be  computed  as  follows:   Profits     =  $64  x  25%     =  $16.   By  using  trading  account  format,  we  can  determine  sales  as:     $   Sales  (balancing  figure)    80   Less:  Cost  of  goods  sold    (64)   Profit      16_       Try  to  use     Sales  –  Cost  =  Profit     If  Mark  up  if  given  Profit  is  a  %  of  Cost  and  IF  margin  is  given  Profit  is  a  %  of  Sales     For  eg.     Sales  =  80000   Cost  =  ?   Margin  =  25%     Sales  –  Cost  =  Profit   80000-­‐  x  =  25  %  of  80000     Cost  =  60000  
  16. 16. But  if       Sales  =  80000   Cost  =  ?   Markup  =25%     Sales  –  Cost  =  Profit   80000-­‐  x  =  25  %  of  X     Cost  =  64000     NON-­‐PROFIT  ORGANIZATION  (CLUBS  AND   SOCITIES)     The  non-­‐profit  organization  is  with  a  view  of  providing  services  to  its  members.  The  aim  is  not  to  make   profits  out  of  trading  activities,  but  to  increase  to  welfare  of  members  through  social  interaction  and   other  activities.  A  club  is  owned  by  all  the  members  collectively  and  since  there  is  no  single  owner,  there   are  no  DRAWINGS.     TERMINOLOGY  DIFFERENCE   Non-­‐profit  organizations   Normal  trading  Businesses   Receipts  and  Payments  Account   Bank  Account   Income  and  Expenditure  Account   Trading,  Profit  and  Loss  Account   Surplus   Profit   Deficit   Loss   Accumulated  Funds   Capital     Why  is  a  Receipts  and  Payments  Account  unsatisfactory  for  the  members?     The  receipts  and  Payments  account  does  not  provide  information  to  the  members  relating  to   1. Assets  owned  by  the  club   2. Liabilities  owed  by  the  club   3. Surplus  or  Deficit   4. Depreciation  of  fixed  assets   5. Performance  of  the  club   6. Financial  position  of  the  club.     In  order  to  make  the  income  and  expenditure  account,  you  will  need  to  determine  the  incomes   separately.  Incomes  may  include:   -­‐ Refreshment  Profit/Bar  profit  (make  a  separate  account  to  calculate  net  profit  from  this)   -­‐ Annual  subscription  (separate  subscription  account  for  this)  
  17. 17. -­‐ Gain  on  disposal.   -­‐ Interest  on  deposit  account  or  investment  account.   -­‐ Profits  from  different  events  (say  Dinner  dance)   -­‐ Life  Subscription  (don’t  mix  this  with  Annual  Subscription)   -­‐ Donations  (only  day  to  day)     Check  debit  side  of  Receipts  and  Payments  account  for  anything  else.     What  is  the  difference  between  receipts  and  payments  account  and  Income  and  Expenditure  account?     Receipts  and  Payment  account   Income  and  Expenditure  account   It  shows  balance  of  bank  at  start  and  end   It  shows  Surplus  of  Deficit  for  the  year   It  records  money  coming  in  and  going  out   It  records  Incomes  and  expenses  incurred   It  considers  all  type  of  money  coming  including   capital  receipts,  e.g.  Long  term  donations  and  all   type  of  money  going  out,  e.g.  Purchase  of  fixed   asset   It  considers  only  revenue  incomes  and   expenditure.   It  is  an  alternative  name  for  cashbook   It  is  an  alternative  name  for  profit  and  Loss     What  is  a  donation  and  what  are  two  accounting  treatments  for  it?   An  amount  received  by  a  club  which  the  club  does  not  have  to  pay  back.  This  includes  donations,  gifts,   legacy  and  grants.     If  donation  is  for  a  day  to  day  expenditure  or  will  remain  with  the  club  only  for  a  short  period  then  it   should  be  treated  as  an  income  in  the  income  and  expenditure  account.     If  donation  is  for  purpose  of  capital  expenditure  on  long  term  assets,  then  it  is  shown  as  a  special  fund  in   the  balance  sheet.  (Financed  by  section  added  it  to  accumulated  funds).     What  is  life  subscription  (Life  membership  or  admission  fees)?   All  of  these  are  treated  in  the  same  way.   The  club  receives  money  for  subscription  for  the  entire  life  of  the  member.  This  is  put  in  a  separate  life   membership  account.  Every  year  an  amount  of  it  is  transferred  to  the  income  and  expenditure  account   (this  will  be  given  in  the  question),  e.g.  the  amount  of  money  received  from  this  life  membership   scheme  is  $300  and  club  decides  to  transfer  20%  every  year.  This  would  mean  that  $60  (20%  of  $300)  is   transferred  to  income  and  expenditure  account  and  the  remainder  $240  should  go  to  the  balance  sheet   as  a  long  term  liability.  If  the  life  membership  fund  already  has  a  balance,  let’s  say  $2  000  and  we  have   received  $500  during  the  year  and  club  transfers  10%  year.  This  would  mean  we  would  show  250  (10%   of  2  500)  as  an  income  and  the  remainder  2  250  (2  500  –  250)  as  a  long  term  liability.        
  18. 18. PARTNERSHIP  ACCOUNTS     A  partnership  is  defined  by  the  Partnership  Act  1890  as  a  relationship,  which  exists  between  two  or   more  persons  who  carry  business  with  a  view  of  profit.     CHARACTERISTICS  OF  PARTNERSHIP   • Partners  are  jointly  and  severally  liable  for  the  debts  of  the  partnership.  They  have   unlimited  liabilities  for  the  debts  of  the  partnership.   • The  minimum  number  of  partners  is  usually  two  and  maximum  number  is  twenty,  with   exception  of  banks,  where  the  maximum  number  is  fixed  at  ten  and  some  professional   practices  where  there  is  no  maximum  number.   • All  partners  usually  participate  in  the  running  of  their  business.   • There  is  usually  a  written  partnership  agreement.     THE  PARTNERSHIP  AGREEMENT     The  partnership  agreement  is  a  written  agreement  which  sets  up  the  terms  of  the  partnership,   especially  the  financial  arrangements  between  the  partners.     The  contents  of  the  partnership  agreement  can  vary  from  one  partnership  to  another.  A  standard   Partnership  Agreement  may  include  the  following  items:   1. The  name  of  the  firm,  business  type  and  duration   2. Capital  contribution.   3. Profit  sharing  ratios.   4. Interest  on  Capital.   5. Partners’  salaries.   6. Drawings.   7. Interest  on  drawings.   8. Arrangements  in  case  of  dissolution,  death  or  retirement  of  partners.   9. Arrangement  for  settling  disputes.     In  absence  of  a  formal  agreement  between  the  partners,  certain  rules  laid  down  by  the  Partnership  Act   1890  are  presumed  to  apply.  These  are:   1. Residual  profits  are  shared  equally  between  the  partners.   2. There  are  no  partners’  salaries.   3. No  interest  is  charged  on  drawings  made  by  the  partners   4. Partners  receive  no  interest  on  capital  invested  in  the  business.   5. Partners  are  entitled  to  interest  of  5%  per  annum  on  any  loans  they  advance  to  the  business  in   excess  of  their  agreed  capital.  
  19. 19. CHANGES  IN  THE  PARTNERSHIP     A  change  in  partnership  is  when  the  agreement  has  to  be  changed  between  the  partners  due  to     -­‐ Admission  of  a  new  partner   -­‐ Retirement  of  an  existing  partner   -­‐ Or  simply  change  in  profit  sharing  ratio.       Whenever  there  is  a  change  in  a  partnership,  partners  are  allowed  to  revalue  their  assets  and  also  attach   a  value  of  goodwill  to  the  business.  For  this  purpose,  they  make  a  revaluation  account.     In  revaluation  account  we  simply  record  the  gains  or  losses  on  each  asset  due  to  revaluation.  We  can   also  include  the  goodwill  in  this  account  on  the  credit  (gain)  side.  This  account  is  then  closed  by   transferring  the  balance  to  partners’  capital  account  in  the  old  profit  sharing  ratio.     Two  situations  for  Goodwill:     1. If  partners  decide  to  keep  the  goodwill,  then  we  will  show  the  amount  of  goodwill  in  the  balance   sheet.  (No  other  entry  needs  to  be  made  if  we  already  included  the  goodwill  in  the  revaluation   account).   2. If  partners  decide  to  write  off  the  goodwill  then  we  will  write  off  the  entire  goodwill  from  the   capital  account  (debit  side)  in  the  new  profit  sharing  ratio.  Goodwill  will  not  be  shown  in  the   balance  sheet  in  this  case.                                    
  20. 20. ADVANTAGES  OF  PARTNERSHIP  OVER  SOLE  TRADER     1. Additional  capital  from  other  partners,  and  also  easier  to  get  loans.   2. Additional  expertise.   3. Additional  management  time.   4. Risk  (losses)  is  shared.       DISADVANTAGES  OF  PARTNERSHIOP  OVER  A  SOLE  TRADER     1. Profit  are  shared   2. Possibility  of  disputes   3. Loss  of  control     What  is  a  current  account?     Majority  of  partnership  keep  a  fixed  capital  account,  whenever  they  have  fixed  capital  accounts,  they   will  have  to  maintain  a  current  account  for  each  partner.  By  fixed  capital  account,  we  mean  that  all  the   appropriation  and  drawings  will  pass  through  a  temporary  capital  account  (current  account),  only   additional  investment  by  a  partner  will  be  recorded  in  the  capital  account.  This  gives  information   relating  to  long  term  and  short  term  aspects  separately.  This  also  helps  to  determine  the  investment   made  by  partner  in  the  business.   Some  partnerships  also  maintain  a  fluctuating  capital  account;  in  this  case  they  will  not  maintain  a   current  account.  All  the  transactions  will  pass  through  the  capital  account.     What  is  total  share  of  profit?     This  is  different  than  just  the  remaining  share  of  profit  which  we  get  at  the  end  of  appropriation   account.  Total  share  of  profit  means  out  of  this  year’s  net  profit,  how  much  profit  goes  to  a  particular   partner.  As  we  know  interest  on  capital  and  salary  etc  are  deducted  from  net  profit  only  so  they  also   constitute  as  part  of  profit.  Hence,  total  share  of  profit  is:       Interest  on  capital  +  Salary  +  Remaining  share  of  Profit  –  Interest  on  drawings                  
  21. 21. LIMITED  COMPANIES     Limited  companies  are  business  organizations,  whose  owners’  liabilities  are  limited  to  their  capital   contributed  or  guarantees  made.     CHARACTERISTICS  OF  LIMITED  COMPANIES   1. Separate  legal  entity:   A  company  is  regarded  as  a  separate  person  from  its  owners  and   managers.  As  a  result,  it  can  sue  or  be  sued,  it  can  own  property.   This  concept  is  often  referred  to  as  veil  of  incorporation.   2. Limited  liability:   Shareholders’  liability  is  limited  to  what  they  have  paid  for   shares.   3. Perpetual  succession:   Unlike  partnership  and  sole  trader,  a  company  does  not  cease  to   exist  on  the  death  or  retirement  of  any  of  the  owners.  Owners   can  buy  and  sell  their  shares  without  affecting  the  running  of  the   business.   4. Number  of  members:   There  is  no  limit  as  to  the  number  of  members   5. Capital:   Company’s  capital  is  raised  through  the  issuance  of  shares   6. Profit  distribution:   Profits  are  distributed  to  members  through  dividends.   7. Retained  profits:   The  retained  profits  are  capitalized  are  reserves.   8. Legislation:   Companies  are  highly  regulated.  They  are  required  to  comply   with  the  requirements  of  Company’s  ACT  as  well  as  Financial   Reporting  Standards.     ADVANTAGES  OF  OPERATING  AS  A  LIMITED  COMPANY:   1. The  liability  of  the  shareholders  is  limited.  Therefore,  in  case  of  company  going  bankrupt,  the   individual  assets  of  the  owners  will  not  be  used  to  meet  the  company’s  debts.  Only  shareholders   who  have  only  partly  paid  for  their  shares  can  be  forced  to  pay  the  balance  owing  on  the  shares,   but  nothing  else.   2. There  is  a  formal  separation  between  the  ownership  and  management  of  the  business.  This   helps  in  clearly  identifying  the  responsible  persons.   3. Ownership  is  vastly  shared  by  many  people,  hence  diversifying  risk,  and  funds  become  available   is  substantial  amounts.   4. Shares  in  the  business  can  be  transferred  relatively  easily.     DISADVANTAGES:   1. Formation  costs  are  normally  very  high.   2. Companies  are  highly  regulated.   3. Running  costs  are  also  very  high  i.e.  preparation  and  submission  of  annual  returns,  audit  fees   etc.   4. Profit  distribution  is  also  subject  to  some  restrictions.  Not  all  surpluses  from  the  business   transactions  can  be  distributed  back  to  the  shareholders.   5. Company  accounts  must  be  available  for  inspection  to  the  public.  
  22. 22. There  are  two  types  of  limited  companies:   1. Public  limited  companies:   a-­‐ They  have  the  abbreviation  Plc  of  public  limited  company  at  the  end  of  their  names   b-­‐ Their  minimum  allotted  share  is  required  to  be  £50  000.   c-­‐ They  can  invite  the  general  public  to  subscribe  for  their  shares   d-­‐ Their  shares  may  be  traded  in  the  stock  exchange  i.e.  they  can  be  quoted  with  the  stock   exchange.   2. Private  limited  companies:   a-­‐ They  have  the  abbreviation  ‘Ltd’  for  limited  at  the  end  of  their  names.   b-­‐ They  are  not  allowed  to  invite  general  public  for  the  subscription  of  their  share  capital.     COMPANY  FINANCE     As  is  a  case  with  sole  traders  and  partnerships,  companies  also  have  two  main  sources  of  finance,   namely;  capital  and  liabilities.  The  difference  is  on  naming  and  classification  of  these  terms.     When  the  company  is  formed,  it  normally  issues  shares  to  be  subscribed  by  the  potential  members.   People  who  subscribe  and  buy  company’s  shares  are  known  as  shareholders,  and  they  become  the  legal   owners  of  the  company  depending  in  the  proportion  and  type  of  shares  they  hold.  They  receive   dividends  as  return  on  their  invested  capital.  Dividends  are,  therefore,  appropriations  of  the  profits.     On  the  other  hand,  the  company  can  borrow  funds  from  other  people  who  are  not  owners.  The  main   form  of  company  borrowings  is  by  issuing  debenture,  which  is  a  written  acknowledgement  of  a  loan  to  a   company,  given  under  the  company’s  seal.  The  debenture  holders  are  not  owners  of  the  company  but   they  are  liabilities.  Debenture  holders  receive  a  fixed  percentage  of  interest  on  the  loan  amount.   Debenture  interest  is  a  business  expense,  which  must  be  paid  when  is  due.  Other  forms  of  borrowings   include  trade  creditors  and  bank  overdrafts.     The  difference  between  shareholders  and  debenture  holders  can  be  analyzed  in  terms  of:   1. Ownership;  and   2. Return  on  investment  (Debenture  holders  will  get  it  even  if  the  company  makes  losses)     SHARE  CAPITAL   Share  capital  is  normally  of  two  types:   1. Ordinary  share  capital;  and   2. Preference  share  capital            
  23. 23. Their  difference  is  summarized  in  the  table  below:     Aspect   Ordinary  shares   Preference  shares   Voting  power   Carry  a  vote   Limited  or  no  voting  power   Dividends   1. Vary  between  one  year  to   another,  depending  on  the   profit  for  the  period.   2. Rank  after  preference   shareholders.   3. Not  cumulative.   1. Fixed  percentage  of  the  nominal   value.   2. Cumulative.  If  not  paid  in  the   year  of  low  or  no  profits,  it  is   carried  forward  to  the  next  years.   3. They  may  be  non-­‐cumulative.   Liquidation   (Company  closing   down)   Entitled  to  surplus  assets  on   liquidation,  after  all  liabilities  and   preference  shareholders  have  been   paid.  Whatever  is  left,  go  to   Ordinary  shareholders.   1. Priority  of  payment  before   ordinary  shareholders,  but  after   all  other  liabilities.   2. Not  entitled  to  surplus  assets  on   liquidation.     SHARE  CAPITAL  STRUCTURE     Authorized  share  capital:   the  maximum  share  capital  that  the  company  is  empowered  to  issue  per   its  memorandum  of  association.  It  is  sometimes  called  as  registered   capital.     Issued  share  capital:   The  total  nominal  value  of  share  capital  that  has  actually  been  issued  to   the  shareholders.     Called-­‐up  capital:   This  is  a  part  of  issued  capital  that  the  company  has  already  asked  the   shareholders  to  pay.  Normally  when  the  company  issues  shares,  it  does   not  require  its  shareholders  to  pay  the  full  price  on  spot.  Rather  it  calls   the  installments  from  time  to  time.  It  is  the  amount  that  is  included  in   the  balance  sheet.     Paid-­‐up  capital:   This  is  the  total  amount  of  the  money  already  collected  from  the   shareholders  to  date.  Dividend  is  paid  on  this.     Uncalled  capital:     This  is  the  part  of  issued  capital,  which  the  company  has  not  yet   requested  its  shareholders  to  pay  for.     Dividends:   According  to  the  new  law,  we  only  subtract  the  amount  of  dividends   paid  from  profit.  Dividends  which  are  announced  are  ignored.          
  24. 24.   DEBENTURES     A  debenture  is  a  document  containing  details  of  a  loan  made  to  a  company.  The  loan  may  be  secured  on   the  assets  of  the  company,  when  it  is  known  as  a  mortgage  debenture.  If  the  security  for  the  loan  is  on   certain  specified  assets  of  the  company,  the  debenture  is  said  to  be  secured  by  a  fixed  charge  on  the   assets.  If  the  assets  are  not  specified,  but  the  security  is  on  the  assets  as  they  may  exist  from  time  to   time,  it  is  known  as  a  floating  charge  on  the  assets.  An  unsecured  debenture  is  known  as  a  simple  or   naked  debenture.   Debentures  holders  are  not  members  of  the  company  in  the  same  way  as  shareholders  are,  and   debentures  must  not  be  confused  with  the  share  capital  and  reserves  in  the  balance  sheet.    
  25. 25. RESERVES   The  net  assets  of  the  company  are  represented  with  capital  and  reserves.  While  capital  represents  the   claim  that  owners  have  because  of  the  number  if  shares  they  own,  reserves  represent  the  claim  that   owners  have  because  of  the  wealth  created  by  the  company  over  the  years  but  not  distributed  to  them.     There  are  two  main  types  of  reserves:   Revenue  Reserve   The  reserves  which  arise  from  profit  (Trading  activities  of  the  company).  These  are  transferred  from  the   Appropriation  account.  Examples  include  General  Reserve  and  Retained  Profit  (Profit  and  Loss).     Dividends  can  only  be  paid  to  the  amount  of  revenue  reserve  on  the  balance  sheet.  i.e.  the  maximum   dividend  possible  is  the  sum  of  both  revenue  reserves.     Capital  Reserve   These  are  reserves  which  the  company  is  required  to  set  up  by  law  and  cannot  be  distributed  as   dividends.  They  normally  arise  out  of  capital  transactions.  These  include  Share  Premium  and  Revaluation   Reserve.     Share  Premium   Share  premium  occurs  when  a  company  issues  shares  at  a  price  above  its  nominal  (par)  value.  This   excess  of  share  price  over  nominal  value  is  what  is  known  as  share  premium.     What  are  the  uses  of  Share  Premium?     1. Issue  Bonus  Shares   2. Write  off  Formation  (Preliminary  Expenses)   3. Write  off  Goodwill.     What  are  the  different  Types  of  Preference  Shares?     1. Non-­‐cumulative  Preference  shares:  In  case  company  doesn’t  pay  enough  profits,  these   shareholders  will  get  no  dividends  in  the  year  and  that  amount  of  dividend  will  never  be  given.   2. Cumulative  Preference  Shares:  In  case  company  doesn’t  have  enough  profits,  these   shareholders  will  get  no  dividend  in  the  year  and  that  amount  of  dividend  will  be  carried   forward  to  next  year,  when  the  company  makes  enough  profit,  the  entire  amount  will  be   payable  as  dividend.   3. Participating  Preference  Shares:  These  shareholders  have  limited  voting  right,  i.e.  they  can   participate  in  the  decision  making.    
  26. 26. STOCK  VALUATION     Remember  stock  is  valued  at  lower  of  cost  or  net  realisable  value  (N.R.V).  This  is  basically  the  current   market  value  of  the  stock  after  deducting  any  repair  cost.  This  is  application  of  the  prudence  concept.   E.g.  If  a  piece  of  stock  costing  $40  is  damaged.  Now  it  can  be  sold  for  $48  but  only  if  $10  of  repair  is   undertaken.  This  means  the  NRV  of  stock  is  38  (48  –  10).  Since  NRV  (38)  is  lower  than  the  cost  (40),  we   should  value  it  as  38.  It  lets  say  the  NRV  was  $41,  then  than  the  stock  would  have  been  valued  at  $40.     Assumptions  in  Stock  Valuations     FIFO   Advantages   1. Good  representation  of  sound  storekeeping  as  oldest  stock  is  issued  first.   2. Stock  is  shown  close  to  the  current  market  value  (because  it  is  valued  at  most  recent  price)   3. This  method  is  acceptable  by  accounting  regulations   Disadvantages   1. In  inflation  stock  is  valued  the  highest  and  it  overstates  profit   2. Since  the  value  of  stock  issued  fluctuates,  this  will  lead  to  a  different  cost  for  an  identical  unit.     LIFO   Advantages   1. In  inflation  stock  is  valued  at  the  lowest  and  it  understates  profit  (Prudence  concept)   2. Cost  of  goods  sold  is  close  to  the  current  market  value.   Disadvantages   1. Not  acceptable  by  accounting  regulations   2. Since  the  value  of  stock  issued  fluctuates,  this  will  lead  to  a  different  cost  for  an  identical  unit.   3. Closing  stock  is  not  valued  at  most  recent  price.   4. LIFO  periodic  is  unrealistic     AVCO   Advantages   1. Since  the  value  of  stock  issued  does  not  fluctuate,  this  will  lead  to  a  same  cost  for  an  identical   unit.   2. This  method  is  acceptable  by  accounting  regulations.   Disadvantages   1. Difficult  to  calculate.   2. Average  price  does  not  represents  the  true  value  of  stock        
  27. 27. ACCOUNTING  CONCEPTS     TABLE/SUMMARY/SNAPSHOT  OF  ACCOUNTING  CONCEPTS/CONVENTION     Accounting  period   Concept     Also  known  as  Time  Period  where  business  operation  can  be   divided  into  specific  period  of  time  such  as  month,  a  quarter  or  a   year  (accounting  period)     Final  accounts  are  prepared  at  the  end  of  the  accounting  period,   i.e.  one  year.  Internal  accounts  can  be  prepared  monthly,   quarterly  or  half  yearly.       Accrual  Concept  /   Matching     Requires  all  revenues  and  expenses  to  be  taken  into  account  for   the  period  in  which  they  are  earned  and  incurred  when   determining  the  profit  /  (loss)  of  the  business.  The  net  profit  /   (loss)  is  the  difference  between  the  revenue  EARNED  and  the   expenses  INCURRED  and  not  the  difference  between  the  revenue   RECEIVED  and  expenses  PAID.       Business  Entity     Also  known  as  Accounting  Entity  convention  which  states  that  the   business  is  an  entity  or  body  separate  from  its  owner.  Therefore   business  records  should  be  separated  and  distinct  from  personal   records  of  business  owner.       Consistency  Concept     According  to  this  convention,  accounting  practices  should  remain   unchanged  from  one  period  to  another.  For  example,  if   depreciation  is  charged  on  fixed  assets  according  to  a  particular   method,  it  should  be  done  year  after  year.  This  is  necessary  for   purpose  of  comparison.       Dual  Aspect  Concept     Double  entry  system.  For  every  debit,  there  is  a  credit  entry  of  an   equal  amount.       Going  Concern  Concept     The  business  will  follow  accounting  concepts  and  methods  on  the   assumption  that  business  will  continue  its  operation  to  the   foreseeable  future  or  for  an  indefinite  period  of  time.       Historical  Cost  Concept     Business  should  report  its  activities  or  economic  events  at  their   actual  costs.  For  example,  fixed  assets  are  recorded  at  their  cost  in   account  except  for  land  which  can  be  revalued  due  to  appreciation    
  28. 28.   Materiality  Concept     The  accountant  should  attach  importance  to  material  details  and   ignore  insignificant  details  otherwise  accounting  will  be  burdened   with  minute  details.  Only  items  that  are  deemed  significant  for  a   given  size  of  operation.       Money  Measurement   Concept     Also  known  as  Monetary  unit.  Transactions  related  to  the   business,  and  having  money  value  are  recorded  in  the  books  of   accounts.  Events  or  transactions  which  cannot  be  expressed  in   term  of  money  do  not  find  a  place  in  the  books  of  accounts.       Objectivity  and   Subjectivity     Objectivity  is  following  rules  of  the  industry  and  based  on   objective  evidence  and  subjectivity  is  to  follow  one’s  own  rules   and  methods.       Prudence  /  Conservatism   Concept     Take  into  account  unrealized  losses,  not  unrealized  profits/gains.   Assets  should  not  be  over-­‐valued,  liabilities  under-­‐valued.   Provisions  are  example  of  prudence  or  conservatism  concept.  Also   under  this  prudence/conservatism  concept,  stock/inventory  is   value  at  lower  of  cost  or  market  value.  This  concept  guides   accountants  to  choose  option  that  minimize  the  possibility  of   overstating  an  asset  or  income.       Substance  Over  Form     Real  substance  takes  over  legal  form  namely  we  consider  the   economic  or  accounting  point  of  view  rather  than  the  legal  point   of  view  in  recording  transactions.       Realization  Concept     Revenue  is  recognized  when  goods  are  sold  either  for  cash  or   credit  namely  the  debtor  accepts  the  goods  or  services  and  the   responsibility  to  pay  for  them.                         RATIOS   PROFITABILITY     GROSS  PROFIT  MARGIN       (   Gross  Profit  x      100   )                    Net  Sales   While  the  gross  profit  is  a  dollar  amount,  the  gross  profit  margin  is  expressed  as  a  percentage  of  net   sales.  The  Gross  Profit  Margin  illustrates  the  profit  a  company  makes  after  paying  off  its  Cost  of  Goods   sold.  The  Gross  Profit  Margin  shows  how  efficient  the  management  is  in  using  its  labour  and  raw   materials  in  the  process  of  production  (In  case  of  a  trader,  how  efficient  the  management  is  in   purchasing  the  good).  There  are  two  key  ways  for  you  to  improve  your  gross  profit  margin.  First,  you  can   increase  your  process.  Second,  you  can  decrease  the  costs  of  the  goods.  Once  you  calculate  the  gross   profit  margin  of  a  firm,  compare  it  with  industry  standards  or  with  the  ratio  of  last  year.  For  example,  it   does  not  make  sense  to  compare  the  profit  margin  of  a  software  company  (typically  90%)  with  that  of  an   airline  company  (5%).    
  29. 29. Reasons  for  this  ratio  to  go  UP  (opposite  for  down)   1. Increase  in  selling  price  per  unit   2. Decrease  in  purchase  price  per  unit  due  to  lower  quality  of  goods  or  a  different  supplier.   3. Decrease  in  purchase  price  per  unit  due  to  bulk  (trade)  discounts.   4. Extensive  advertising  raising  sales  volume  (units)  along  with  selling  price.   5. Understatement  of  opening  stock.   6. Overstatement  of  closing  stock.   7. Decrease  in  carriage  inwards/Duties  (trading  expenses)   8. Change  in  Sales  Mix  (maybe  we  are  selling  some  new  products  which  give  a  higher  margin).     NET  PROFIT  MARGIN       (   Net  Profit   x      100   )                  Net  Sales   Net  profit  margin  tells  you  exactly  how  the  management  and  operations  of  a  business  are  performing.   Net  Profit  Margin  compares  the  net  profit  of  a  firm  with  total  sales  achieved.  The  main  difference   between  GP  Margin  and  NP  Margin  are  the  overhead  expenses  (Expenses  and  loss).  In  some  businesses   Gross  Margin  is  very  high  but  Net  Margin  is  low  due  to  high  expenses,  e.g.  Software  Company  will  have   high  Research  expenses.     Reasons  for  this  ratio  to  go  UP  (opposite  for  down)   All  the  reasons  for  GP  margin  apply  here.  Additionally   1. Increase  in  cash  discounts  from  suppliers   2. A  decrease  in  overhead  expenses   3. Increase  in  other  incomes  like  gain  on  disposal,  Rent  Received  etc.   Return  on  Capital  Employed  (ROCE)       This  is  the  key  profitability  ratio  since  it  calculates  return  on  amount  invested  in  the  business.  If  this  ratio   is  high,  this  means  more  profitability  (In  exam  if  ROCE  is  higher  for  any  firm  it  is  better  than  the  other   firm  irrespective  of  GP  and  NP  Margin).  This  return  is  important  as  it  can  be  compared  to  other   businesses  and  potential  investment  or  even  the  Interest  rate  offered  by  the  bank.  If  ROCE  is  lower  than   the  bank  interest  then  the  owner  should  shoot  himself.  This  ratio  can  go  up  if  profits  increase  and  capital   employed  remains  the  same.  Also  if  Capital  employed  decreases,  this  ratio  might  go  up.          Operating  Profit_     x   100      Capital  Employed                              Net  Profit  before  Interest  and  Tax          
  30. 30. Return  on  Total  Assets     This  shows  how  much  profit  is  generated  on  total  assets  (Fixed  and  Current).  The  ratio  is  considered  and   indicator  of  how  effectively  a  company  is  using  its  assets  to  generate  profits.        Operating  Profit_     x   100                  Total  Assets     Return  on  Shareholders’  Funds:     Since  all  the  capital  employed  is  not  provided  by  the  shareholders,  this  specifically  calculates  the  return   to  the  shareholders  (It’s  almost  the  same  thing  as  ROCE)       Net  Profit  after  Tax   x   100     Shareholders  Funds                 O.S.C  +  P.S.C  +  RESERVES     NOTE:     Capital  Employed     =  Fixed  Assets  +  Current  Assets  –  Current  Liabilities       OR     =  Ordinary  Share  Capital  +  Preference  Share  Capital  +     Reserves  +  Long-­‐term  Liabilities     LIQUIDITY  AND  FINANCIAL     As  we  know  a  firm  has  to  have  different  liquidity.  In  other  words  they  have  to  be  able  to  meet  their  day   to  day  payments.  It  is  no  good  having  your  money  tied  up  or  invested  so  that  you  haven’t  enough  money   to  meet  your  bills!  Current  assets  and  liabilities  are  an  important  part  of  this  liquidity  and  so  to  measure   the  firms  liquidity  situation  we  can  work  out  a  ratio.  The  current  ratio  is  worked  out  by  dividing  the   current  assets  by  the  current  liabilities.     CURRENT  RATIO   =        Current  assets  _           Current  liabilities    
  31. 31. The  figure  should  always  be  above  1  or  the  form  does  not  have  enough  assets  to  meet  its  liabilities  and   is  therefore  technically  insolvent.  However,  a  figure  close  to  1  would  be  a  little  close  for  a  firm  as  they   would  only  just  be  able  to  meet  their  liabilities  and  so  a  figure  of  between  1.5  and  2  is  generally   considered  being  desirable.  A  figure  of  2  means  that  they  can  meet  their  liabilities  twice  over  and  so  is   safe  for  them.  If  the  figure  is  any  bigger  than  this  then  the  firm  may  be  tying  too  much  of  their  money  in   a  form  that  is  not  earning  them  anything.  If  the  current  ratio  is  bigger  than  2  they  should  therefore   perhaps  consider  investing  some  for  a  longer  period  to  earn  them  more.     However,  the  current  assets  also  include  the  firm’s  stock.  If  the  firm  has  a  high  level  of  stock,  it  may   mean  one  of  the  two  things,   1. Sales  are  booming  and  they’re  producing  a  lot  to  keep  up  with  demand.   2. They  can’t  sell  all  they’re  producing  and  it’s  piling  up  in  the  warehouse!     If  the  second  of  these  is  true  then  stock  may  not  be  a  very  useful  current  asset,  and  even  if  they  could   sell  it  isn’t  as  liquid  as  cash  in  the  bank,  and  so  a  better  measure  of  liquidity  is  the  ACID  TEST  (or   QUICK)  RATIO.  This  excludes  stock  from  the  current  assets,  but  is  otherwise  the  same  as  the  current   ratio.     ACID  TEST  RATIO   =   Current  assets  –  stock                  Current  liabilities     Ideally  this  figure  should  also  be  above  1  for  the  firm  to  be  comfortable.  That  would  mean  that  they  can   meet  all  their  liabilities  without  having  to  pay  any  of  their  stock.  This  would  make  potential  investors   feel  more  comfortable  about  their  liquidity.  If  the  figure  is  far  below  1,  they  may  begin  to  get  worried   about  their  firm’s  ability  to  meet  its  debts.       Rate  of  Stock  Turnover     It  shows  the  number  of  times,  on  average,  that  the  business  will  sell  its  stock  in  a  given  period  of  time.  It   basically  gives  an  indication  of  how  well  the  stock  has  been  managed.  A  high  ratio  is  desirable  because   the  quicker  the  stock  is  turned  over,  more  profit  can  be  generated.  A  low  ratio  indicates  that  stocks  are   kept  for  a  longer  period  of  time  (which  is  not  good).         Cost  of  Goods  Sold     =   ____  Times              Average  Stock          
  32. 32. Stock  Days:   This  is  Rate  of  stock  turnover  in  days.  Lower  the  better.                Average  Stock                x  365   =   ____  Days       Cost  of  Goods  Sold     Debtor  Days:   Shows  how  long  it  takes  on  average  to  recover  the  money  from  debtors.  Lower  the  better.              Average  Debtors            x  365   =   ____  Days                    Credit  Sales     Creditor  Days:  (Creditor  Payment  Period)   Shows  how  long  it  takes  on  average  to  payback  the  creditors.  Higher  the  better.            Average  Creditors        x  365   =   ____  Days              Credit  Purchases     Working  Capital  Cycle:  (Only  for  MCQ).  (Lower  the  better)     Stock  Days  +  Debtor  Days  –  Creditor  Days   =   ____  Days     Note:     Average  Stock     =   Opening  +  Closing                      2     Utilization  Ratios  (All  higher  the  better)     Total  Asset  utilization  (Total  Asset  Turnover)     Shows  how  much  sales  are  being  generated  on  Total  Assets.  Higher  ratio  indicates  better  utilization  of   Total  Assets.            Net  Sales         =   ____  Times       Total  Assets        
  33. 33. Fixed  Asset  Utilization  (Fixed  Asset  Turnover)     Shows  how  much  sales  are  being  generated  on  Fixed  Assets.  Higher  ratio  indicates  better  utilization  of   Fixed  Assets.            Net  Sales         =   ____  Times       Fixed  Assets     Working  Capital  Utilization  (Working  Capital  Turnover)     Sows  how  much  sales  are  being  generated  on  Working  Capital.  Higher  ratio  indicates  better  utilization  of   Working  Capital.                      Net  Sales                 =   ____  Times       Working  Capital     Advantages  of  Ratios   1. Shows  a  trend   2. Helps  to  compare  a  single  firm  over  a  two  years  (time  –  series)   3. Helps  to  compare  to  similar  firms  over  a  particular  year.   4. Helps  in  making  decisions     Disadvantages  (Limitations):   1. A  ratio  on  its  own  is  isolated  (We  need  to  compare  it  with  some  figures)   2. Depends  upon  the  reliability  of  the  information  from  which  ratios  are  calculated.   3. Different  industries  will  have  different  ideal  ratios.   4. Different  companies  have  different  accounting  policies.  E.g.  Method  of  depreciation  used.   5. Ratios  do  not  take  inflation  into  account.   6. Ratios  can  ever  simplify  a  situation  so  can  be  misleading.   7. Outside  influences  can  affect  ratios  e.g.  world  economy,  trade  cycles.   8. After  calculating  ratios  we  still  have  to  analyze  them  in  order  to  derive  a  conclusion.     How  to  Comment:   Usually  in  CIE  they  assign  2  marks  for  comment  on  each  ratio.  One  mark  is  for  indicating  if  the  ratio  is   better  or  worse  (not  higher  or  lower).  The  second  mark  is  to  explain  the  importance  or  the  reason  of  the   change  in  ratio.  For  e.g.  If  Gross  Profit  Margin  was  40%  and  now  its  50%,  you  should  say  that  the  Gross   profit  Margin  has  improved  (rather  than  increased)  and  this  may  be  due  to  an  increase  in  selling  price  or   a  decrease  in  cost  of  goods  sold  (depending  upon  the  question).     Also  remember  that  the  liquidity  and  utilization  ratios  should  be  close  to  industry  average.  Too  less  or   too  much  liquidity  is  bad!  
  34. 34.   At  the  end  of  your  answer,  always  give  a  conclusion   • When  comparing  a  single  firm  over  two  years  then  do  mention  performance  of  which  year  is   better.  (In  terms  of  profitability  and  liquidity)   • When  comparing  two  different  firms  over  the  same  year  do  mention  performance  of  which  firm   is  better.  (In  terms  of  profitability  and  liquidity).       If  the  question  says  evaluate  profitability  then  use  (GP  Margin,  NP  Margin  and  ROCE)     If  the  question  says  evaluate  liquidity,  use  (Current  Ratio,  Acid  Test  and  Rate  of  Stock  Turnover)       If  the  question  says  evaluate  the  performance  it  means  both  profitability  and  liquidity.     Best  ways:     3  –  Profitability   2  –  Liquidity  &   1  –  Utilization