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Introdução a OSM

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Estes slides apresentação uma introdução aos conceitos de OSM, suas funções, suas nomenclaturas, a estruturação do pensamento cartesiano.

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Introdução a OSM

  1. 1. Introdução a Organização, Sistemas e Métodos Sanmya F. Tajra www.tajratecnologias.com.br sanmya@tajratecnologias.com.br
  2. 2. Evolução Histórica das Organizações • Teoria da Administração Científica: homem máquina • Teoria das Relações Humanas: conduta humana • Teoria Estruturalista: organização formal e informal
  3. 3. Sanmya F. Tajra Teoria Geral de Sistemas Ingressou rapidamente na Teoria Administrativa – Pela necessidade de integração entre as teorias anteriores – Por causa da contribuição das demais ciências: matemática, economia, sociologia, etc. Sanmya F. Tajra
  4. 4. Sistema (Um Enfoque Tradicional) INPUT PROCESSAMENTO OUTPUT RETROALIMENTAÇÃO Feedback Entrada de Dados Saída de Dados O enfoque tradicional considera que todos os sistemas são apenas abertos. AMBIENTE AMBIENTE
  5. 5. Evolução dos Sistemas: Teoria da Complexidade e Autopoiese Sistema: uma organização composta por elementos interdependentes que interagem entre si produzindo relações que caracterizam a sua Identidade. • Todos os sistemas possuem seu limite/fronteira • Os sistemas são simultaneamente abertos e fechados • Eles só existem enquanto mantém a sua autopoiese • Estão em constante estado de transformação, sem a perda de sua identidade • São uma auto-organização viva • São autônomos
  6. 6. Outras Características de um Sistema • Propósito ou objetivo • Interdependência • Entropia • Homeostase • Todo sistema é aberto (versão tradicional) • Todo sistema é aberto e fechado simultaneamente
  7. 7. Organizações como Sistema Aberto • Comportamento probabilístico e não-determinístico • As organizações são constituídas de partes menores • Interdependência das partes • Homeostase (ponto de equilíbrio) • Fronteiras • Objetivos • Morfogênese (capacidade de modificar a si próprio) • Entropia (tendência a desorganização) • Diferenciação (multiplicação e elaboração de funções) • Equifinalidade (existe mais de uma forma de chegar a um mesmo caminho) • Sinergia
  8. 8. - Faculdade - Equipe esportiva - Grupo de teatro ou de música - Associações religiosas - Forças armadas - Empresas Coisas em comum: Todas têm um objetivo ou uma finalidade Passamos nossas vidas em organizações
  9. 9. Administração Informática Contabilidade Estatística Matemática Psicologia Sociologia Economia
  10. 10. Definições de Administração Mary Parker Follett - A arte de se conseguir que as pessoas façam as coisas Os administradores atingem os objetivos da organização fazendo com que outras pessoas executem as tarefas que se façam necessárias, e não eles mesmos executando estas tarefas.
  11. 11. Definições de Administração Administração é o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho dos membros da organização e do emprego de todos os outros recursos organizacionais para se atingir os objetivos estabelecidos.
  12. 12. Administração Planejamento Organização Liderança Controle Objetivos definidos da organização
  13. 13. Planejamento Organização Liderança Controle Pensar previamente em seu objetivos e atos Coordenação dos recursos humanos e materiais Como dirigem e influenciam os subordinados Asseguram que a organização caminha em direção aos seus objetivos
  14. 14. Por que as organizações são necessárias • Meio de consecução de objetivos • Meio de preservação do conhecimento • Oportunidade de carreira
  15. 15. Administradores Organizações Formais - Responsabilidades bem divididas - Oferecem carreiras - Vendem seus serviços/ produtos Como as empresas podem ajudar melhor suas organizações a estabelecer e atingir seus objetivos
  16. 16. Administradores • Trabalham com outras pessoas e por meio delas • Estabelecem objetivos de longo prazo • Agem como forma de canal de comunicação dentro da organização • Têm de prestar contas de seus atos • Chegam a um equilíbrio entre objetivos concorrentes e estabelecem prioridades
  17. 17. Administradores • Definem a distribuição de tarefas • Estabelecem prioridades • Identificam e resolvem conflitos • Dão oportunidades para o desenvolvimento de pessoas
  18. 18. Papéis do Administrador • Pensam analítica e conceitualmente • Mediação • Políticos • Diplomáticos • Tomadores de decisões
  19. 19. Papéis do Administrador Autoridade Formal e Status Papéis de decisão Empresário Solucionador de Problemas Alocador de recursos Negociados Papéis de Informação Orientador Disseminador Porta voz Papéis Interpessoais Representante Líder Ligação
  20. 20. Tipos de Administradores Alta Administração Administração Intermediária Administração de 1ª linha Empregados de Execução
  21. 21. Habilidades Administrativas Conceitual Conceitual Conceitual Humana Humana Humana Técnica Técnica Técnica Administração de 1ª Linha Administração Intermediária Alta Administração
  22. 22. Treinamento de Administradores Conceitual Humana Técnica Fácil de ser ensinada: faculdade, cursos, etc. Envolve elementos emocionais complexos Está relacionada com a forma como lidamos com as pessoas Mais difícil de ser ensinada, pois envolve hábitos mentais criados logo no início da vida
  23. 23. Qualidades Inatas dos Administradores Bem Sucedidos Necessidade de Administrar Necessidade de Poder Capacidade de Empatia Quem quer influenciar o desempenho dos outros Quem tem necessidade de influenciar os outros Capacidade de entender e lidar com as reações emocionais
  24. 24. Administração Arte Ciência Profissão A arte exige: - Visão - Conhecimento da técnica - Êxito da comunicação Campo de conhecimento que: Procura entender sistematicamente por que e como os homens trabalham juntos para atingir objetivos Possui princípios Status profissional pelo desempenho Tem um código de ética
  25. 25. Visão Tradicional da Empresa INPUT TRANSFOR- MAÇÃO OUTPUT Feedback Ambiente Interno Ambiente Externo
  26. 26. Empresa: Sistema Complexo Pensamentos Cultura Clima Sistemas Estrutura Diretrizes Estratégia Comportamentos Sentimentos Indivíduo Meio Ambiente Organização Pessoas Dinheiro Materiais Informação
  27. 27. Atividades de uma Empresa (Fayol) Planejamento Organização Comando Coordenação Controle Operações Técnicas Comerciais Financeiras Segurança Contábeis Administrativa
  28. 28. Princípios Básicos de Organização • Divisão do trabalho: decomposição das atividades em tarefas e passos • Coordenação: harmonizar os esforços • Alcance do controle: sistemas de controle dos processos Objetivos da Organização
  29. 29. Organização, Sistemas e Métodos Funções • Estruturação harmoniosa de recursos • Economia de esforços, tempo e movimentos • Melhoria contínua dos processos • Simplificação do trabalho • Aumento da produtividade • Combate desperdícios • Identifica as causas dos problemas organizacionais • Padronizar processo • Treinamento de funcionários
  30. 30. A Arte de Organizar Pressões Sociais Fatores econômicos Religião Cultura Fatores políticos Valores morais A ORGANIZAÇÃO OBJETIVO Materiais Pessoas Finanças Tecnologia Espaços Processos Menor custo – Menor esforço – Melhor qualidade Maior produtividade - Maior lucratividade
  31. 31. O Desempenho do Administrador Teoria dos 4 “Es” Eficiência Eficácia Economicidade Efetividade Processo Resultado Menor Custo Constância
  32. 32. Sanmya F. Tajra Reflexão Uma empresa pode ser eficiente e não ser eficaz. Pode ser eficaz e não ser eficiente, mas jamais uma empresa atingirá a efetividade e muito menos a economicidade se não conseguir os dois primeiros “es”.
  33. 33. Organização, Sistemas e Métodos Valores • Imparcialidade ao tratar as questões • Não existem interesses particulares a preservar • O único interesse que prevalece é a organização como um todo integrado e sistêmico
  34. 34. Estudo de Caso Eduardo, engenheiro projetista da ACERTO S.A., foi incubado de participar de uma reunião às 11h no escritório do Sr. Roberto a fim de discutir detalhes sobre as especificações técnicas para atender a um grande fornecimento. A caminho daquele escritório, o engenheiro envolveu-se em um acidente e como resultado ficou machucado. No instante em que Roberto recebeu a notícia do acidente, Eduardo estava a caminho do hospital para fazer raios X. Roberto ligou para o hospital, mas ninguém lá parecia saber sobre Eduardo. É possível que Roberto tenha chamado o hospital errado.
  35. 35. Sanmya F. Tajra Estudo de Caso 1. Eduardo é um engenheiro projetista. 2. Eduardo esperar encontrar o Sr. Roberto. 3. A reunião para a qual Eduardo se dirigia iniciava-se às 11h. 4. O acidente ocorreu na ACERTO S.A. 5. Eduardo foi levado ao hospital para fazer raios X. 6. Ninguém no hospital contratado por Roberto sabia sobre Eduardo. 7. Roberto contatou o hospital errado.
  36. 36. Profissional de O&M • Eterno pesquisador – busca de novas técnicas • Visão versátil e empresarial • Ser criativo • Capacidade de análise e síntese • Ter boas relações interdepartamentais • Paciência e perseverança • Liderança • Estar atento aos acontecimentos internos e externos É uma atividade de confiança da alta administração por lidar com processos de mudança continuamente.
  37. 37. Localizações da área de OSM • Assessoria de Desenvolvimento • Planejamento • Qualidade • Informática • Como staff • Como órgão de linha A localização da área de OSM é mais política que técnica.
  38. 38. Nomes Atribuídos para O&M • Núcleo de Modernização Administrativa • Departamento de Sistemas e Métodos • Divisão Geradora da Qualidade • Comitê de Controle da Qualidade • Assessoria de O&M • Qualidade
  39. 39. Raciocínio Cartesiano (Princípios) • Evidência: a verdade deve ser comprovada • Análise: fracionamento dos problemas • Síntese: pensar ordenadamente • Enumeração: enumerações e revisões detalhadas
  40. 40. Sanmya F. Tajra Racionalização X Simplificação • Racionalização: melhor caminho para a utilização dos recursos • Simplificação: técnica organizacional que consiste em analisar cada parte de um trabalho
  41. 41. Objetivos da Racionalização e Simplificação • Elaboração mental para a solução de problemas • Diminuição dos custos • Resolução de problemas de produtividade e de distribuição • Sistematização e a coordenação dos esforços capitalizando as experiências acumuladas
  42. 42. Elementos Fundamentais no Processo Racionalizador • Emprego da razão (pesquisa, análise e estudos) • Proceder à elaboração mental (não permitir o impacto emocional) • Utilizar experiências anteriores (capitalizar conhecimentos) • Empregar o esforço sistemática (manter a continuidade)
  43. 43. O que se consegue com a Racionalização e Simplificação Permite o crescimento proporcional das organizações através do aumento da produtividade, evitando-se a burocratização e possibilitando a ampliação do “tamanho do bolo” a ser repartido e a melhoria na qualidade de vida.
  44. 44. Sanmya F. Tajra • Programa sistemático de mudança planejada em organizações • Todas as organizações devem fazer pequenas mudanças pelo menos 1 vez ao ano e grandes mudanças a cada 4/5 anos. Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional Sanmya F. Tajra
  45. 45. Sanmya F. Tajra Teoria do Desenvolvimento Organizacional (D0) Motivos para essa teoria: – Problemas burocráticos nas organizações – Necessidade no conhecimento sistêmico da organização – Aperfeiçoamento da tecnologia administrativa Sanmya F. Tajra
  46. 46. Desenvolvimento Organizacional • Mudança planejada no sistema total, objetivando assegurar crescimento da empresa e do empregado através de uma integração entre as partes. • Processo de intervenção na organização, estratégia educacional que pretende alterar o comportamento e a estrutura da organização
  47. 47. Desenvolvimento Organizacional Tipos possíveis de mudança Tecnológica Organizacional Comportamental Metodológica
  48. 48. Metodologia de DO Contato do consultor com a empresa Diagnóstico da situação Planejamento Implementação Avaliação
  49. 49. DO (conseqüências) • Desajuste dos grupos informais • Resistências • Relaxamento de objetivos • Pode acontecer diagnósticos errados • Forma sutil de manipulação • Pode gerar desilusão com a empresa • Consultoria externa é necessária
  50. 50. Mudança é... ... inerente ao comportamento do ser humano Sociedade atual: processo acelerado de transformações Mudança Sobrevivência Competitividade Qualidade
  51. 51. Papel do Agente de Mudança • Pessoa responsável por assumir um papel de liderança da administração do processo de mudança • Para grandes mudanças recomenda-se agentes externos pois são mais especializados, terão maior credibilidade, serão mais ouvidos e terão maior liberdade para dar opiniões.
  52. 52. Administração de Mudanças e Desenvolvimento Organizacional Forças das mudanças: – Internas – Externas Agente de Mudanças Provoca as mudanças, lidera as mudanças
  53. 53. Forças de Estabilidade das Mudanças Ponto de Equilíbrio Desejado Forças de mudanças Forças de manutenção do status quo Ponto de Equilíbrio Atual
  54. 54. Processo de Mudança Descongelamento Mudança Recongelamento Re-cristalização
  55. 55. Resistência à Mudança • Incerteza quanto às causas e efeitos da mudança • Falta de disposição para abrir mão de benefícios existentes • Consciência das fraquezas das mudanças propostas
  56. 56. Como superar as resistências • Educação e comunicação • Participação e envolvimento • Facilidades e apoio • Negociação e acordo • Manipulação e cooptação • Coação explícita e implícita
  57. 57. O que pode ser Mudado • Estrutura • Fluxo do trabalho • Tecnologia • Pessoas Problemas mais comuns nas grandes corporações • Mão-de-obra superdimensionada • Camadas de gerentes multiplicadas sem necessidade • Procedimentos burocráticos em excesso • Exagerada diversificação de produtos e serviços • Excesso de atividades adjetivas
  58. 58. Organizações mais Competitivas • Estruturas simples e flexíveis • Menos níveis hierárquicos e menos pessoas • Maior autonomia e autoridade para os funcionários • Cargos abrangentes • Terceirizações • Sistemas de informações integrados • Política de RH • Reforço da cultura da empresa • Transparência e honestidade • Foco no cliente • Qualidade embutida no processo • Visão estratégica
  59. 59. Roteiro de Análise Cartesiana Como? O que? Quanto? Quando? Quem? Onde?
  60. 60. Metodologia da Racionalização Pesquisa 1. Identificação do problema Levantamento Separação 2. Decomposição do problema Caracterização Descrição 3. Análise dos componentes Mensuração Comparação 4. Hierarquização e classificação Posicionamento Julgamento 5. Eliminação do desnecessário Alinhamento Compatibilização 6. Integração do necessário Estruturação Correlação 7. Aferição da validade Adequação Metas 8. Formulação de alternativas Programação
  61. 61. Opção 9. Escolha da melhor solução Delineamento Qualidade 10. Estimativa do desempenho Comportamento Formalização 11. Aprovação da solução Motivação Apresentação 12. Elaboração definitiva Aceitação Estratégia 13. Implantação oportuna Adaptação Avaliação 14. Controle de resultados Reação Reformulação 15. Correções e aperfeiçoamento Retroalimentação Metodologia da Racionalização
  62. 62. Metodologia da Racionalização 1. Identificação do problema Descubra qual é o problema que deve ser estudado 2. Decomposição do problema Quebra do problema em partes (causas, o que aconteceu) 3. Análise dos componentes Descreva cada uma das partes 4. Hierarquização e classificação dos componentes Classifique o que encontrou em causa e efeito 5. Eliminação do desnecessário Defina a prioridade de importância de cada elemento 6. Integração lógica dos elementos necessários Elaboração do fluxo adequado para análise do problema 7. Aferição da validade Compare a situação anterior e a atual
  63. 63. Metodologia de Racionalização 8. Formulação de alternativas Defina alternativas para resolver o problema 9. Escolha a melhor solução Argumente pela alternativa escolhida 10. Estimativa de desempenho Defina um indicador para acompanhar o resultado 11. Aprovação da solução Formalize o que foi aprovado 12 Elaboração do modelo definitivo Apresente o que ficou aprovado 13. Implantação oportuna Defina em que momento deve ser divulgado o novo modelo 12. Controle de resultados Acompanhe a nova proposta 13. Correções e aperfeiçoamento Defina como serão revistas as melhorias
  64. 64. Referências Utilizadas • CURY, A. Organização e métodos: uma perspectiva comportamental. São Paulo: Atlas, 1996. • OLIVEIRA, D. P. R. de. Sistemas, organização e métodos. S Paulo: Atlas, 1996. • STONER, J. A. e FREEMAN, R. E. Administração. Rio de Janeiro: LTC Editora S.A, 1999.

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