Xinfu: The Martial Art of emailing

1,146 views

Published on

Published in: Business, Technology, Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,146
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
12
Actions
Shares
0
Downloads
17
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Xinfu: The Martial Art of emailing

  1. 1. XinFu: The Martial Art of emailing    Managing and communicating effectively with emails      Wiertz Sébastien   http://BeXinFu.com 
  2. 2. It took 4 million years to reach the information  Rome  density we had in Rome in 1 A.D. 
  3. 3. http://www.flickr.com/photos/gruts/3143058369/ In the Renaissance 1500 years later, this density  doubled 
  4. 4. Industrial Revolution  About 250 years later, this value doubled again  during the industrial revolution  
  5. 5. E‐mail Overload  Inbox contains hundred of msg including  remaining tasks, partially read documents and conversional thread  
  6. 6.   A week without email is more stressful than a car  accident or a divorce 
  7. 7. People who are coming back from holiday spend sometimes more than a day trying to “recover”  their inbox. 
  8. 8. People spend .. h a day in their In
  9. 9. However …  … We have to deal with e‐mails to  do Business 
  10. 10. And since time is a  limited resource  We must better manage our e‐mails 
  11. 11. 1. Organizing  
  12. 12. The role of your Inbox   Getting back  "IN" to "IN"  
  13. 13. It takes an average of 64 sec to recover your train of thought after  interruption by e‐mail   Dr. Thomas Jackson (Loughborough University)  50 e‐mails a day cost more than 4 hours a week  
  14. 14. Step 1. Avoid distractions:       1. Remove e‐mail notification window in your e‐mail client         2. Turn off sound notification    
  15. 15. Step 2: Getting started       1. Remove/Archive e‐mails older than 4 weeks from your  inbox   
  16. 16. Step 3. Create the following subfolders:       1. Next actions  2. Read /review   3. Someday / Maybe  4. Waiting for  5. Ref docs   6. Treated / To archived  7. To filter my pond     
  17. 17. Next actions  This folder regroups all the e‐ mails where an action is  needed from you.   (to do as soon as you can) 
  18. 18. Read / Review  This folder regroups all the  informative e‐mails that you  may need to read   (no action required)  
  19. 19. Someday/Maybe  This folder regroups all the  e‐mails on which you may  need to take action in the  future   (no action is required now)  
  20. 20. Waiting for  This folder regroups all the e‐ mails for which you expect  answers (Waiting for someone) http://www.flickr.com/photos/picholine 
  21. 21. Ref. docs  This folder regroups all the e‐mails  you need to access rapidly for  reference purpose (Waiting for someone)
  22. 22. Treated / To archive  This folder regroups all the e‐ mails which have been treated  (ready to be filled or archived)   http://www.flickr.com/photos/mhofstrand/
  23. 23. Step 4. Get rid of unwanted e‐mails:       1. Unsubscribe  2. Use Spam filter   3. Use rules          But do not just ...       …delete them 
  24. 24. Step 5. Set up your e‐mail signature        1. Respect company policy (if any)  2. Provide a phone number (even for internal email)    
  25. 25. 2. Processing the Inbox 
  26. 26. Process your Inbox 2 to 3 times a day   limit your session to 20 minutes    (*) (*)   Unless it’s really needed 
  27. 27. Processing is not …    … Scanning 
  28. 28. Step 1: Scanning your inbox        1. Avoid grouping in your inbox  2. Scan from older e‐mails to newest   
  29. 29. Step 2: Processing your inbox        1. Process all the e‐mails one by one  2. Process them equally     
  30. 30. 3. Reviewing 
  31. 31. We are what we repeatedly do.   Excellence then, is not an act, but a habit.   Aristotle 
  32. 32. Make a daily review of your different folders  
  33. 33. 4. Sending 
  34. 34. Remember that to you are not the only one who  send e‐mails  Get and keep attention 
  35. 35. Structure of an e‐mail   1. To, Cc, Bcc  2. Subject   3. Body  4. Attachments  5. Options 
  36. 36.  To:  People to whom you are directly speaking  People who must take an action  
  37. 37.  Cc:  People who are not involved directly in the e‐ mail message but would benefit from reading  its content  FYI:  
  38. 38.  Bcc:  For mass emailing only 
  39. 39.  Subject:  An e‐mail subject should be like a title of a  book   
  40. 40.  Subject:  The goal of a subject is to summarize a  message without being too wordy or too vague  Remember that people scan their inbox by  subject  
  41. 41.  Body:  You are what you write    
  42. 42.  Body:  Be concise and to the point     Reduce ambiguity    Avoid large font, color feature …     
  43. 43. Examples 

×