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Gestión de Proyectos

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Master en Artes Escénicas

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Gestión de Proyectos

  1. 1. GESTIÓN DE PROYECTO MODELO DE NEGOCIO
  2. 2. • tarea singular • propósito específico • principio y fin • presupuesto DEFINICIÓN DE PROYECTO
  3. 3. TAREA SINGULAR - construir un hotel - crear una compañía
  4. 4. PROPÓSITO ESPECÍFICO - resolver un problema - aprovechar una oportunidad
  5. 5. PRINCIPIO Y FIN - un proyecto termina cuando se logra el propósito
  6. 6. PRESUPUESTO - recursos financieros - recursos humanos - recursos de tiempo
  7. 7. GESTIÓN DE PROYECTO
  8. 8. GESTIÓN DE PROYECTO ¿qué problemas vas a resolver? lo más importante en un proyecto es tener claro lo que quieres hacer ¿cómo piensas resolver este problema? hay que identificar las estrategias para lograr lo que se quiere ¿cual es el plan? hay que identificar en detalle las tareas que se tiene que llevar a cabo, cuanto tiempo tomarán, los recursos que se necesitan y cuanto cuesta ¿cómo sabrás que has terminado? el primer paso es definir los objetivos y los requisitos, pero también es necesario definir los criterios de éxito: resultados cuantificables y medibles que muestran que el proyecto se ha completado ¿cómo ha ido el proyecto? qué funcionó bien y qué no? porqué? como se hubiera podido mejorar?
  9. 9. HABILIDADES DEL GESTOR DE PROYECTO HABILIDADES TÉCNICAS específicas de la gestión de proyectos: que compone un plan de proyecto, como construir un programa, y cómo medir el progreso entre otras HABILIDADES DEL ENTORNO debes asegurar que el proyecto tiene un valor para el entorno donde se ejecuta, tienes que entender los requisitos del contexto, qué se hace y qué se considera importante HABILIDADES INTERPRESONALES un equipo de proyecto se compone de personas de diferentes naturalezas, como líder del equipo es tu responsabilidad la motivación de estas personas y la correcta comunicación entre ellos HABILIDADES DE LIDERAZGO como líder también debes inspirar a tu gente, guiarles a hacer lo correcto, y motivarles para que den lo mejor de sí mismos
  10. 10. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTO INICIACIÓN es todo en cuanto a la adquisición del compromiso de comenzar un proyecto se responde cuál es el problema a resolver y cómo se resolverá PLANIFICACIÓN es donde se define cómo se va a llevar a cabo la ejecución del proyecto se responde cuál es el plan y cómo sabrás que has terminado EJECUCIÓN comienza con el lanzamiento de un proyecto: reúnes los recursos, distribuyes las actividades y explicas las reglas que se deberán seguir para llevar a cabo el proyecto CONCLUSIÓN se informa que el proyecto se ha completado, se documenta el progreso del mismo, se cierran los contratos y se ayuda a los recursos a proseguir a nuevas tareas PROSECUCIÓN seguimiento de las tareas para verificar el cumplimiento de la planificación y modificación de la misma según sea necesario
  11. 11. GESTIÓN DE PROYECTO INICIACIÓN PLANIFICACIÓN PROSECUCIÓN EJECUCIÓN CONCLUSIÓN TIPOS COMUNES DE
  12. 12. TRADICIONAL INICIACIÓN PLANIFICACIÓN PROSECUCIÓN EJECUCIÓN CONCLUSIÓN GESTIÓN DE PROYECTO • entorno familiar • propósito y objetivos claros • contexto y final bien definidos • tecnología conocida
  13. 13. AGILE INICIACIÓN PLANIFICACIÓN PROSECUCIÓN EJECUCIÓNCONCLUSIÓN GESTIÓN DE PROYECTO CONCLUSIÓN • se conoce el propósito • se desconocen los procedimientos y los requisitos • se planifica y ejecuta por iteraciones
  14. 14. INICIACIÓN DE UN PROYECTO
  15. 15. INICIACIÓN DE UN PROYECTO se identifica el problema a resolver o la oportunidad a aprovechar se recolecta la información necesaria para definir el proyecto ANTEPROYECTO
  16. 16. ANTEPROYECTO resumen del proyecto necesario para obtener aprobación para la planificación y ejecución del mismo obtener aprobación corresponde al compromiso de las partes interesadas en el proyecto
  17. 17. ANTEPROYECTO 1. Introducción Declaración del Problema Impacto 4. Contexto del Proyecto Propósito del Proyecto Objetivos Productos Finales Ámbito Hitos Principales Riesgos Limitaciones Dependencias 5. El Equipo Listado de integrantes del equipo incluyendo información profesional y personal 6. Partes Interesadas Listado de todos aquellos individuos que se encuentren interesados en los resultados del proyecto o afectados por los mismos 5. Estrategias 6. Criterios de Éxito
  18. 18. ANTEPROYECTO DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar. PROPÓSITO ESPECÍFICO solucionar un problema aprovechar una oportunidad - 300 empleados - necesita 100 más - la infraestructura tiene capacidad hasta 320 no tenemos suficiente espacio para nuestros empleados - poco conocimiento del producto - las ventas han disminuido estamos perdiendo público
  19. 19. ANTEPROYECTO DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar. las soluciones describen el resultado final necesitamos un nuevo edificio necesitamos captar público no tenemos suficiente espacio para nuestros empleados estamos perdiendo público ¿porqué? no tenemos suficiente espacio para crecer estamos perdiendo ganancias por no mantener un público estable
  20. 20. ANTEPROYECTO DECLARACIÓN DEL PROBLEMA Define claramente en una oración el problema que se quiere resolver, o la oportunidad a aprovechar. - redacción simple y clara - asegúrate de no escribir una declaración de solución - pregúntate ¿porqué? cuantas veces sea necesario hasta que consigas una declaración clara y concisa que defina la razón o motivación que impulsa el proyecto
  21. 21. ANTEPROYECTO IMPACTO DEL PROYECTO Descripción del efecto y el beneficio que se espera que los resultados de este proyecto tengan en las partes afectadas - facilitará la proyección de crecimiento de la compañía en un futuro - adaptaremos los públicos a aceptar y a esperar novedades en nuestro repertorio
  22. 22. ANTEPROYECTO PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo PROPÓSITO establece el resultado final del proyecto debe ser fácil de comprender y servirá para guiar al equipo hacia la conclusión exitosa del proyecto estamos perdiendo ganancias por no mantener un público estable recuperar la confianza del público y aumentar las ventas
  23. 23. ANTEPROYECTO PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo OBJETIVOS especifica el propósito a través de tareas específicas ayudan a determinar del ámbito, el enfoque y los criterios de éxito que se deben cumplir recuperar la confianza del público y aumentar las ventas - crear un evento para presentar a los nuevos creadores - solicitar invitación para entrevistar a los nuevos creadores en programas de TV - generar elementos de marketing sobre las nuevas obras
  24. 24. ANTEPROYECTO PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo OBJETIVOS DE NEGOCIO estrategias y tácticas que apoyan los propósitos de la organización: - aumentar el tráfico al sitio web - propiciar la venta de entradas en grupos
  25. 25. ANTEPROYECTO PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo OBJETIVOS FINANCIEROS todo a tener en cuenta en las finanzas y el dinero: - aumentar las ventas en un 10% - reducir costes de producción en un 5% - asegurar un 15% de retorno de la inversión
  26. 26. ANTEPROYECTO PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo OBJETIVOS DE CALIDAD especifican cuan buenos los resultados deben ser: - incrementar la satisfacción de la audiencia un 70% - obtener buenas reseñas críticas en los medios
  27. 27. ANTEPROYECTO PROPÓSITO Y OBJETIVOS Descripción de lo que el proyecto debe conseguir y los pasos para conseguirlo OBJETIVOS DE RENDIMIENTO especifican cómo debe funcionar el proyecto: - se debe usar personal de la propia compañía - debe concluir antes de la Premiere de las obras - debe evitar errores pasados en la misma materia
  28. 28. ANTEPROYECTO OBJETIVOS DOCUMENTACIÓN DE LOS ESPECÍFICOS sin malentendidos sobre lo que se quiere lograr - generar un evento social que alcance al 80% de los segmentos de clientes y que no cueste más de €5,000 MEDIBLES se puede reconocer claramente si se han conseguido o no - aumentar las ventas de merchandising en un 5% para medir la satisfacción del cliente REALISTAS determinan lo que puedes hacer con los recursos disponibles TEMPORALES identifican cuando pueden o deben ser cumplidos - el evento de presentación de los nuevos creadores se debe realizar una semana antes de la Premiere
  29. 29. ANTEPROYECTO EL EQUIPO Listado de todos los integrantes del equipo junto a sus datos personales y profesionales, incluyendo no solo a los que están presente sino también a aquellos necesarios que no se encuentran en plantilla LAS PARTES INTERESADAS Descripción del efecto y el beneficio que los resultados de este proyecto tendrán en las partes afectadas
  30. 30. ANTEPROYECTO ESTRATEGIAS Descripción la solución ideal para el proyecto evaluando una serie de posibles estrategias para lograr su propósito BRAINSTORM 1. reunir a un grupo de personas afines al proyecto 2. este grupo debe conocer y comprender la declaración del problema, el propósito y los objetivos del proyecto para luego generar posibles estrategias
 
 …deben sentirse libres dentro del contexto del proyecto para generar tantas posibles estrategias como se pueda!
 
 …debe evitar errores pasados en la misma materia 3. relaciona las estrategias generadas en una matriz de estrategias respondiendo las siguientes preguntas:
  31. 31. ANTEPROYECTO ESTRATEGIAS Descripción la solución ideal para el proyecto evaluando una serie de posibles estrategias para lograr su propósito BRAINSTORM 1. ¿La estrategia cumple/satisface los objetivos principales? 2. ¿Cuanto se acopla la estrategia a otros objetivos? 3. ¿Es viable/factible/posible esta estrategia? 4. ¿Se pueden aceptar los riesgos que presenta la realización de esta estrategia? 5. ¿Cuanto responde esta estrategia a la cultura/naturaleza de la organización? La estrategia seleccionada debe satisfacer la mayoría, o todos los objetivos principales
  32. 32. ANTEPROYECTO MATRIZ de EVALUACIÓN de ESTRATEGIAS OBJETIVOS PRINCIPALES ESTRATEGIAS TV Shows Evento Social Entrevista en Radio Campaña de eMail exhibir las nuevas obras X X X X dar a conocer a los coreógrafo X X X X exhortar nuevas audiencias X X X
  33. 33. ANTEPROYECTO MATRIZ de EVALUACIÓN de ESTRATEGIAS OBJETIVOS PRINCIPALES ESTRATEGIAS Importancia TV Shows Evento Social Entrevista en Radio Campaña de eMail ventas de merchandising +10% 3 3 5 1 coste de hasta €5,000 4 3 4 5 completar antes de Premiere 5 3 5 5 Escala de Estrategias: 1 - not likely, 2 - somewhat likely, 3 - likely, 4 - very likely, 5 - absolutely likely Escala de Importancia: 1 - unimportant, 2 - of little importance, 3 - moderately important, 4 - important, 5 - very important
  34. 34. ANTEPROYECTO REQUISITOS Describen los detalles de como el resultado debe llegar a ser: - necesidades específicas del proyecto el propósito, la solución que ofrecen los objetivos, y las estrategias identifican lo que se quiere alcanzar con el proyecto y cómo se va a alcanzar OBJETIVO: exhibir fragmentos de las nuevas obras antes de su estreno - usar la terminología o la estética visual de la organización en todas las presentaciones - incluir todos los puntos de venta para las presentaciones
  35. 35. ANTEPROYECTO REQUISITOS Describen los detalles de como el resultado debe llegar a ser: - observación - investigación de campo - reusar requisitos existentes - construir un prototipo - modelar un proceso interno o de negocio - casos de uso - entrevistas, reuniones, charlas de grupos TÉCNICAS DE ELICITACIÓN
  36. 36. ANTEPROYECTO PRODUCTOS [DELIVERABLES] Y CRITERIOS DE ÉXITO se espera lograr algo con la realización de un proyecto PRODUCTOS [DELIVERABLES]: Productos o Servicios que va a generar el proyecto AYUDAN A MEDIR EL PROGRESO DEL PROYECTO OBJETIVO: exhibir las nuevas obras DELIVERABLE: imprimir 1,000 Brochures para repartir a todo el público que asista a los eventos donde se exhibirán los fragmentos de las nuevas obras INTERMEDIATE DELIVERABLE: generar un diseño para los Brochures, firmar un contrato con la imprenta
  37. 37. ANTEPROYECTO PRODUCTOS [DELIVERABLES] Y CRITERIOS DE ÉXITO se espera lograr algo con la realización de un proyecto CRITERIOS DE ÉXITO: Definición de éxito para el Proyecto LOS CRITERIOS DE ÉXITO DEBEN SER CLAROS Y CUANTIFICABLES OBJETIVO: crear nuevos públicos CRITERIO: ventas aumentan un 10% en galas con obras de nueva creación
  38. 38. ANTEPROYECTO SUPUESTOS Y RIESGOS SUPUESTO: algo que se asume como verdadero sin haberlo confirmado los supuestos pueden ser difíciles de definir porque generalmente uno da por sentado que se conocen… RIESGO: situación o evento con probabilidades de afectar negativamente el curso o los resultados del proyecto cualquier cosa que pueda causar un problema para el proyecto en general se considera un riesgo
  39. 39. ANTEPROYECTO DECLARACIÓN DE CONTEXTO o ÁMBITO La declaración de contexto describe los límites del Proyecto, determinando claramente tanto lo que se incluye o abarca el proyecto como lo que se excluye o ignora. Esta declaración debe contener aquellas tareas o elementos que no son responsabilidad del equipo del proyecto. SCOPE CREEP Desborde de actividades incluidas en el contexto del Proyecto que no se ajustan al presupuesto y no permiten la realización del mismo dentro del tiempo determinado
  40. 40. ANTEPROYECTO STAKEHOLDERS o PARTES INTERESADAS nombre departamento segmento objetivo contribución Jeff Layton Diseño cliente imagen de la compañía recursos Shea Hansen Marketing cliente alcanzar clientes recursos Max Smith Contabilidad compañía mantener en presupuesto financiación John Stark Ventas compañía aumentar ventas ejecución
  41. 41. RELACIÓN CON EL CLIENTE PROPUESTA DE VALOR ACTIVIDADES CLAVE ASOCIACIONES CLAVE SEGMENTOS DE CLIENTES CANALES RECURSOS CLAVE COSTE DE ESTRUCTURAS FUENTES DE INGRESOS
  42. 42. RELACIÓN CON EL CLIENTE PROPUESTA DE VALOR ACTIVIDADES CLAVE ASOCIACIONES CLAVE SEGMENTOS DE CLIENTES CANALES RECURSOS CLAVE COSTE DE ESTRUCTURAS FUENTES DE INGRESOS relación de productos o servicios de valor para los clientes tipos de relación a establecer con los clientes, especificando como adquirirlos y como mantenerlos de qué manera o a través de qué vía se harán llegar los valores a los clientes todas aquellas personas o organizaciones para las cuales se crea el valor ¿a quién se dirige el negocio? mecanismos a través del cual el negocio captura ingresos relación de todas las fuentes de ingresos coste de las estructuras del modelo de negocio relación de los costes fijos y variables qué recursos son indispensables para el negocio? descripción de la infraestructura necesaria para crear, distribuir y capturar valores relación de actividades en las que el negocio debe sobresalir quién o qué entidad externa puede ayudad a impulsar el negocio

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