Arquivologia -vestcon

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Arquivologia -vestcon

  1. 1. ARQUIVOLOGIACurso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivoIracema MarinhoINTRODUÇÃOPara bem se entender a problemática atual dos arquivos, é precisocompreender o século XX sob um novo paradigma que atenda à rapidez daevolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cadaqual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores,inserindo novos cenários.A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada dafotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo doscomputadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, ocomputador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudouprofundamente as possibilidades de comunicação de documentos.Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceudesenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicasde organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar commaior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação econservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentospodemos remontar uma nova história, não apenas com a versãohegemônica do poder.O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções dearquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicosda moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maioresautores da área.Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística,norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.
  2. 2. “... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso deconceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver aodilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aosoceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba pornós o que as baratas não lhes contarão...”Gabriel Garcia MarquezORIGEM DOS ARQUIVOSA origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido daantiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo paraarcheion, local de guarda e depósito dos documentos.Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo,palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guardade documentos e outros títulos.BREVE HISTÓRICO E EVOLUÇÃO DOS CONCEITOS DE ARQUIVOAs definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos comodepósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo semprerelação com os direitos das instituições ou indivíduos.Estabeleciam ou reivindicavam direitos.Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidospara museus e bibliotecas.Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.INFORMAÇÃO, ARQUIVO E INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICASInformação: não tem sido considerada como objeto privilegiado daArquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, porsua vez, é visto como o elemento do arquivo.
  3. 3. “Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão doobjeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos – documentos de arquivos –informação.”1Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística,publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “oconjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ouseus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas oujurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades”(1984, p. 25).O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos deFrança, em conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses definearquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza,que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenhaautomática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções eatividades” (1970, p. 23).Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a políticanacional de arquivos públicos e privados:Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos dedocumentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráterpúblico e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas,bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou anatureza dos documentos.A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigentedesde o final do século XIX até meados deste século resulta no seguinte:Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidosou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seusfuncionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer nacustódia deste órgão ou funcionário.2A partir da segunda metade do século XX, são referidos os doispontos básicos:a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais,eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitaros possíveis suportes dos registros arquivísticos;b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir dereformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá,1 HEREDIA, 1993, p. 32.2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13.
  4. 4. no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia naprodução, manutenção, uso e destinação final dos documentos.Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com osmoldes tradicionais, com as massas cada vez maiores dedocumentos produzidos pelas administrações, inauguram, entreoutras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação dedocumentos de arquivos.É superada a idéia predominante de que os arquivos constituemconjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódiapermanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentosde arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos,ser eliminados.Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suascaracterísticas básicas de conjunto orgânico produzido por uma dadaatividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal doconjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade.Nova visão:Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e umanatural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. Aqualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relaçõesoriginais forem mantidas.3DOIS NÍVEIS DE INFORMAÇÃO CONTIDOS NUM ARQUIVOA informação contida no documento de arquivoisoladamente.A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em suaforma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobrea pessoa que o criou.É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando oconceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entrea Arquivologia e Ciência da Informação.3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.
  5. 5. Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividadesinstitucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiaisde informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estasatividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinama habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:− os registros documentais atestam ações e transações;− sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação epreservação.Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto dedocumentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo,organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados econservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”4.Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística,publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjuntode documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seussuportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas,de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984,p.25).O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologiapublicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto aAssociação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “Oconjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpoadministrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática eorganicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades”(1970, p.23).CARACTERÍSTICAS BÁSICAS QUE DISTINGUEM OS ARQUIVOS− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ouinstituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritoshistóricos, reunidos por uma pessoa.4 Souza, 1950.
  6. 6. − Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servirde prova de transações realizadas.− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmoconjunto.PRINCÍPIOS BÁSICOS DA ARQUIVOLOGIAARQUIVÍSTICA – CONCEITUAÇÃO E OBJETO“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem porobjetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a seremobservados na sua constituição, organização, desenvolvimento eutilização”5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês),archivistique (Francês); archivística (Espanhol).A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação,objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui comoobjeto a informação.ARQUIVOA Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional dearquivos públicos e privados.Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente danatureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividadesde pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”6.O termo arquivo pode também ser usado para designar:conjunto de documentos;móvel para guarda de documentos;local onde o acervo documental deverá ser conservado;órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardare conservar a documentação;títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influênciainglesa e francesa (Paes, Marilena Leite).5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998.
  7. 7. 1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO“Função arquivística que consiste em colocar os documentos àdisposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado paracaracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentidolato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aíse empregam...”82. GESTÃO DOCUMENTAL“Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiênciana criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”93. INFORMAÇÃO“Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreendeuma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode serpassada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo umacategoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa umasucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É anoção, idéia ou mensagem contida em um documento.5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA“A interpretação das informações registradas depende da relação dasmesmas com o contexto de sua produção.”114. DOCUMENTO“É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico peloqual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, orelatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa,6 Dicionário de Terminologia Arquivística.7 Dicionário de Terminologia Arquivística.8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24.9 Dicionário de Terminologia Arquivística.10 Dicionário de Terminologia Arquivística.11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.
  8. 8. a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudoque é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas,culturais ou artísticas pela atividade humana.”12O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode serregistrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de umconteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que poderegistrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento.6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVOSão todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por umapessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suasatividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam umconjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressandoos atos de seus produtores no exercício de suas funções.6.1.2 Classificação dos DocumentosA classificação dos documentos compreende o suporte, formato,gênero, espécie, tipo, forma e natureza.6.1.3 FormatoConfiguração física de um suporte, de acordo com a natureza e omodo como foi confeccionado.Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo,ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira demicrofilme, ultra-ficha.6.1.4 GêneroConfiguração que assume um documento de acordo com o sistema designos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, aforma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em:− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagembásica a escrita);− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música(associação do som e da imagem);− cartográficos – mapas, plantas e projetos;12 BELLOTO, 1998, p. 14.
  9. 9. − Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias(linguagem básica a imagem); documentos imagéticos;− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som ehipertexto.EspécieÉ a linguagem formal como se apresenta o documento. Aconfiguração que assume um documento de acordo com a disposição e anatureza das informações nele contidas, tais como:− ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ousessão;− aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores deEstado;− carta – correspondência entre empresas, instituições eparticulares em geral;− certidão – documento emitido por autoridade pública ondese atesta que algo se verificou de acordo com o que seencontrava já registrado em algum outro documento ouregistro;− circular – correspondência impressa e enviada simultanea-mente a vários destinatários;− decreto – ato de natureza legislativa;− despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobreassunto de sua competência;− edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos;− formulário – relatório padronizado onde se preenchem oscampos previamente definidos;− lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, comcaráter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modificadireito;− memorando – correspondência interna de um órgão;− ofício – correspondência entre autoridades;
  10. 10. − ordem de serviço – documento autorizando a execução dealgum serviço;− portaria – ato escrito que determina providências de caráteradministrativo, dá instruções sobre a execução de uma leiou serviço, entre outros;− regimento – conjunto de princípios e normas queestabelecem o modo de funcionamento interno de umórgão;− regulamento – conjunto de normas estabelecidas para aperfeita execução de uma lei;− relatório – documento expondo, para autoridade superior, odesenvolvimento de um trabalho num determinado período;− requerimento – documento em que se faz pedido àautoridade competente;− solicitação – solicitação de um serviço.Tipo/Tipologia documentalEstudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipodocumental é a configuração que assume uma espécie documental, deacordo com a atividade que a gerou.Desta forma, a configuração que assume uma tipologia documentalvaria de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo:− boletim de ocorrência;− certidão de casamento;− certidão de nascimento;− relatório de atividades.SuporteMateriais sobre os quais as informações são registradas:
  11. 11. − papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito, fotografia, jornale encadernação;− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fita magnética,disquete e CD;− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo, negativo e filmecinematográfico;− metal, argila, madeira, tecido medalha, monumento, escultura,tela, etc.FormaConsiste no estágio de preparação e de transmissão de documentos.Constitui-se em:• original;• cópia;• rascunho.CategoriaDecreto nº 2.134, de 24/1/1997 (Dispõe sobre a categoria dosdocumentos públicos sigilosos e o acesso a eles e dá outras providências):Art. 2º para fins deste Decreto, considera-se os seguintes conceitos:I - Acesso: possibilidade de consulta aos documentos de arquivo.II - Classificação: atribuição de grau de sigilo de documentos.III - Credencial de segurança: certificado concedido por autoridade compe-tente, que habilita uma pessoa a ter acesso a documentos sigilosos.IV - Custódia: responsabilidade pela guarda de documentos.V - Desclassificação: atividade pela qual a autoridade responsável pelaclassificação de documentos sigilosos os torna ostensivos à consulta pública.VI - Grau de sigilos: graduação atribuída à classificação de um documentosigiloso, de acordo com a natureza de seu conteúdo e tendo em vista a conveniênciade limitar sua divulgação às pessoas que têm necessidade de conhecê-lo.VII - Reclassificação: atividade pela qual autoridade responsável pela classifi-cação dos documentos altera a sua classificação.
  12. 12. NaturezaCorresponde à classificação de segurança ao acesso dos documentos.Quanto à natureza, portanto, os documentos se subdividem em:− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prejudica àorganização, sem qualquer restrições ao acesso.− Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecimento restrito.Segundo o Decreto nº 60.471, de 11/3/67, são assuntossigilosos aqueles que, por sua natureza devam ser deconhecimento restrito e, portanto, requeiram medidasespeciais de salvaguardar sua custódia e divulgação. De acordocom a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podecircular, são quatro os graus de sigilo:a) Ultra-Secreto – de excepcional segurança, cujo teor só deveser de conhecimento de agentes públicos ligados ao seuestudo e manuseio. São documentos referentes à soberaniae integridade territorial nacional, Planos, projetos de guerraou científicos, negociação para aliança política ou militar,cuja divulgação coloca em risco a segurança da sociedade edo Estado.Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo eJudiciário Federais.Prazo de permanência: 30 anosEx.: planos militares, fórmula da Coca-cola.b) Secreto – só pessoas ligadas ao estudo ou manuseio podemter conhecimento.Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo eJudiciário Federal, Governadores e Ministros de Estado ou,ainda, por quem haja recebido delegação.Prazo de permanência: 20 anosEx.: documentos que registram a vida particular dofuncionário.
  13. 13. c) Confidencial – não requerem alto grau de segurança, masseu conhecimento por pessoa não autorizada pode serprejudicial a um indivíduo ou entidade.Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo eJudiciário Federais, Governadores e Ministros de Estado,titulares dos órgãos da Administração Pública Federal, doDF, dos Estados e Municípios ou, ainda, por quem hajarecebido delegação para esse fim.Prazo de permanência: 10 anos.Ex.: exames finais, correspondência entre autoridades cujoassunto envolva interesses financeiros e políticos.d) Reservado – o conteúdo não deve ser tornado público. Sãoaqueles cuja divulgação, quando ainda em trâmite, compro-meta as operações ou objetivos neles previstos.Classificação: chefes dos Poderes Executivo, Legislativo eJudiciário Federais, Governos dos Estados e Municípios,Agentes Públicos formalmente encarregados da execução deprojetos, planos e programas ou, ainda, por que hajarecebido delegação para esse fim.Prazo de permanência: 5 anos.
  14. 14. DECOMPOSIÇÃO ANALÍTICA, CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DEARQUIVOSPor se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividadesinstitucionais e pessoais, os documentos de arquivos são fontes primordiaisde informação e provam as suposições e conclusões relativas a estasatividades, sua criação, manutenção, eliminação e modificação.ARQUIVO BIBLIOTECA MUSEUCENTRO DEDOCUMEN-TAÇÃOTipo desuporteManuscritos,impressos,audiovisuais,exemplar únicoImpressos,manuscritos,audiovisuais,exemplares,múltiplosObjetosbi/tridimensionais,exemplar únicoAudiovisuais(reproduções)exemplar únicoou múltiploTipo deconjuntoFundos, do-cumentosunidos pelaorigemColeção,documentosunidos peloconteúdoColeção, documen-tos unidos peloconteúdo ou pelafunçãoColeção, do-cumentos uni-dos peloconteúdoProdutorA máquina ad-ministrativaAtividade hu-mana indivi-dual e cole-tivaAtividade humana,a naturezaAtividadehumanaFins deproduçãoAdministrati-vos, jurídicos,funcionais,legaisCulturais,científicos,técnicos,artísticos,educativosCulturais, artísti-cos, funcionaisCientíficosObjetivoProvar, teste-munharInstruir, in-formarInformar, entreter InformarEntrada dedocumen-tosPassagem na-tural de fontegeradora únicaCompra, doa-ção, permuta,de fontesmúltiplasCompra, doação,permuta, de fontesmúltiplasCompra, doa-ção, pesquisaProcessa-mentotécnicoRegistro, arran-jo, descrição:guias, inven-tários, catálo-gos, etc.Tombamento,classificação,catalogação,ficháriosTombamento, ca-talogação, inven-tários, catálogosTombamento,classificação,catalogação,fichários oucomputadorPúblicoAdministradore pesquisadorGrande pú-blico epesquisadorGrande público epesquisadorPesquisadorTabela 1: Fonte: BELLOTTO, Heloísa Liberalli Bellotto. Arquivos Permanen-tes: tratamento documental. 1988, p. 18)
  15. 15. DOCUMENTAÇÃOConjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoa física oujurídica, no decurso de suas atividades, independentemente de data, suportematerial ou formato físico.13Centros de DocumentaçãoUm centro de documentação pode ser formado por órgãos dedocumentação, de acordo com as características dos documentos que serãoarmazenados. Estes órgãos podem ser um arquivo, uma biblioteca ou ummuseu.ArquivoArquivo é o conjunto de documentos organicamente acumulados(produzidos e recebidos), por pessoa jurídica ou física, pública ou privadano exercício de suas atividades, independente do suporte ou de suanatureza. O documento do arquivo serve como prova e/ou informação.BibliotecaÉ o conhecimento genérico e produzido por terceiros. Corresponde aoconjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamentepara estudo, pesquisa e consulta com objetivos culturais. O documento debiblioteca instrui e ensina.MuseuÉ o conjunto de objetos coletados nas mais variadas fontes e quecontam a história de um povo, sendo sua finalidade essencialmente cultural.Consiste em uma coleção de peças e objetos de valor cultural, reunidos,conservados e colocados à disposição do público.13 Archives de France, 1993, p.19.
  16. 16. CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVOAutenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção ecustódia; os documentos são produtos de rotinas processuais quevisam ao cumprimento de determinada função, ou consecução dealguma atividade, e são autênticos quando são criados econservados de acordo com procedimentos regulares que podem sercomprovados, a partir destas rotinas estabelecidas.Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletadosartificialmente, mas acumulados de modo natural nasadministrações, em função dos seus objetivos práticos; os registrosarquivísticos se acumulam de maneira contínua e progressiva, sãocomo sedimentos de estratificações geológicas, e isto dota de umelemento de coesão espontânea, embora estruturada.Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações nodecorrer do andamento das transações para as quais foram criados,os documentos estão ligados por um elo que é criado no momentoem que são produzidos ou recebidos, os registros arquivísticos sãoum conjunto indivisível de relações.Unicidade: cada registro documental assume um lugar único naestrutura documental do grupo ao qual pertence.Princípios da legalidade: os registros arquivísticos são provasconfiáveis das ações e que se referem e devem esta confiabilidadeàs circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestarcontas.CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOSOs arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora,à evolução, à natureza dos documentos, à finalidade do acervo e à extensãoda atuação.Quanto à Entidade Mantenedora, o arquivo pode ser:– público – federal, estadual e municipal;– privado – comercial, institucional, familiar ou pessoal.
  17. 17. Quanto à Natureza dos Documentos, o arquivo pode ser:– especial – devido ao suporte diferente que merece um tratamentoespecial. Ex.: arquivo de discos, fitas, microfilmes e slides;– especializado – aquele em que predomina um assunto específico.Ex.: arquivos médicos, engenharia e imprensa.Quanto à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guardados documentos, o arquivo pode ser:– funcional – aqueles que servem à administração (1ª e 2ª idades).Ex.: arquivo administrativo, documentos consultados com algumafreqüência;– cultural – aqueles que servem à história e à cultura (3ª idade).Ex.: arquivo histórico, documentos como fonte de pesquisa.Quanto à extensão:– setorial – são arquivos originados em um setor determinado dainstituição. Ex.: arquivo do departamento de pessoal, do setorfinanceiro, do setor de recursos humanos, etc.;– geral – arquivos formados por documentos oriundos dos arquivossetoriais. Ex.: arquivo geral de uma instituição. Obs.: havendocentralização, não existirão arquivos setoriais.
  18. 18. O CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO / TEORIA DAS 3 IDADESESTÁGIO DE EVOLUÇÃOPara que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-seindispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir aousuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deveráatender às necessidades da instituição a que serve, como também a cadaestágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases são definidascomo as três idades dos arquivos: corrente, intermediário e permanente. Ateoria das três idades é um dos pilares da Arquivística. Elaborada na décadade 40 nos Estados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em três fases,que são complementares, de acordo com o seu uso, não importando qual osuporte dos documentos:ARQUIVO CORRENTE – ATIVOS – DINÂMICOS – ADMINISTRATIVOS –1ª IDADEConjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivosimediatos para as quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmocessada sua tramitação, se conservam junto às unidades produtoras emrazão de sua vigência e da freqüência com que são consultados. Podem sercentrais ou setoriais, mas devem estar sempre próximos ao usuário, demodo a facilitar o acesso. Os documentos passam, aproximadamente, 1 anoem arquivo setorial e 5 a 10 anos no arquivo central.14ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – SEMI-ATIVO – 2ª IDADEConstituído de documentos originários de arquivos correntes, comuso pouco freqüente, que aguardam destinação final em depósito dearmazenamento temporário. Não há necessidade de serem conservadospróximos às unidades produtoras. São mantidos nessa fase por um prazomédio de 20 anos. Corresponde ao arquivamento transitório, assegurando apreservação de documentos que não são utilizados com freqüência, masdevem ser conservados por razões administrativas, e que aguardam14 Belloto, 1991, p 5-6.
  19. 19. destinação final, devendo estar devidamente classificados e à disposiçãopara consultas. A destinação poderá ser a eliminação ou o recolhimento aoarquivo permanente.ARQUIVO PERMANENTE – INATIVO – HISTÓRICO – 3ª IDADEConstituído de documentos que perderam todo valor de naturezaadministrativa e que se conservam em razão de seu valor documental legalou histórico e que constituem os meios de conhecer o passado e suaevolução.A sua função é conservar e disponibilizar para consulta documentosúteis para fins administrativos e pesquisas históricas, tendo por objetivotorná-los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiênciaadquirida com o tempo.Os documentos de idade permanente e proveniente de uma mesmafonte (setor ou órgão) devem estar reunidos, em um mesmo grupo, sendorealizado o arranjo do material.QUADRO COMPARATIVO DOS ARQUIVOSFASE DOCUMENTAL LOCALIZAÇÃO NOME DO LOCALCORRENTE (possuivalor administrativo)no setor, perto do usuário Arquivo Corrente ouArquivo SetorialINTERMEDIÁRIA(aguarda destinaçãofinal)no setor ou em local (salaou móvel) específicoArquivo Intermediárioou Arquivo CentralPERMANENTE (possuivalor histórico)em local (sala) específicoe centralizadoArquivo Central ouArquivo Inativo ouArquivo PermanenteATIVIDADES DO ARQUIVO PERMANENTE (HISTÓRICO)DESTINAÇÃOÉ o recolhimento, análise, avaliação, seleção e eliminação dedocumentos.a) Recolhimento: é o deslocamento de um documento do ArquivoIntermediário para o Arquivo Permanente. Quando odescolamento é feito do arquivo corrente para o intermediário,
  20. 20. é chamado de transferência, que pode ser permanente(intervalos irregulares) ou periódica (intervalos determinados);b) Análise: estudos dos documentos recebidos;c) Seleção: triagem dos documentos que devem permanecer noarquivo;d) Avaliação: Verificação do valor probatório (de prova) ouinformativo, de pesquisa dos documentos e estabelecimentosde prazos de vida dos documentos;e) Eliminação: destruição, doação ou venda de documentosjulgados destituídos do valor permanente, feito por umaComissão Permanente de Avaliação.COMPOSIÇÃO DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO• Arquivista ou responsável pela guarda dos documentos.• Servidores das unidades organizacionais às quais se referem osdocumentos a serem destinados, com o profundoconhecimento das atividades desempenhadas.• Historiador ligado à área de pesquisa de que se trata o acervo;• Profissional da área jurídica, responsável pela avaliação dovalor legal dos documentos.• Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata oacervo objeto de avaliação (economistas, sociólogo,engenheiro, médico e outros.).ELEMENTOS DE DESTINAÇÃO
  21. 21. a. Tabela de temporalidade: a tabela de temporalidade é uminstrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem porobjetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,com vistas a garantir o acesso à informação a quantos delanecessitem. Sua estrutura básica deve necessariamentecontemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos poruma instituição no exercício de suas atividades, os prazos deguarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –eliminação ou guarda permanente – além de um campo paraobservação necessárias à sua compreensão e aplicação.ASSUNTO PRAZOS DE GUARDADESTI-NAÇÃOFINALOBSERVA-ÇÕESFASE COR-RENTEFASEINTER-MEDIÁRIA000 ADMINISTRAÇÃOGERAL001 MODERNIZAÇÃO EREFORMAADMINISTRATIVAPROJETOS, ESTUDOS,NORMAS E SIMILARES5 anos 9 anos GuardaPermanente002 PLANOS EPROGRAMAS DETRABALHO5 anos 9 anos GuardaPermanente003 RELATÓRIOS DEATIVIDADES5 anos 9 anos GuardaPermanenteSão pássí-veis de eli-minação osrelatórioscujas as in-formaçõesencontram-serecapitu-ladas emoutros004 ACORDOS,AJUSTES, CONTRATOSCONVÊNIOSEnquantovigora10 anos GuardaPermanente005 JURISPRUDÊNCIA 10 anos 10 anos GuardaPermanente010 ORGANIZAÇÃO EFUNCIONAMENTONORMAS,REGULAMENTAÇÕES,5 anos 5 anos GuardaPermanente
  22. 22. DIRETRIZES010.1 REGISTRO NOSÓRGÃOS COMPETENTESEnquantovigoraEliminaçãoTabela 2: Modelo da Tabela de Temporalidade – CONARQ.b. Lista de eliminação: é a relação específica de documentos queserão eliminados de uma vez e de tem de ser aprovada pelaautoridade competente.CRITÉRIOS QUE REGULAM A ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS• Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outrosdocumentos de uma maneira mais completa.• Cópias cujos originais estejam preservados.• Documentos de pura formalidade.• Documentos que cumpram datas específicas.• Documentos que se tornem obsoletos.
  23. 23. OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEIRA IDADE.O objetivo deste tópico é nortear os arquivistas para o caso –infelizmente, ainda mais freqüente e usual no Brasil – de uma possíveltriagem no interior de uma acumulação de papéis nos chamados “arquivosmortos”, quando pra tal acumulação não se obedeceu a nenhum critério deprazos de guarda ou destruição, pela simples inexistência de tais tabelas.Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados documentos deguarda permanente “os de valor probatório com relação a direitos, tanto depessoas físicas ou jurídicas, como de coletividade e os valores informativossobre pessoas, fatos ou fenômenos cuja memória, em termos históricos,seja considerada relevante (em entidades públicas ou privadas)”.Serão documentos “históricos” os documentos referentes à origem,aos direitos e aos objetivos da instituição, tais como:– atos de criação: leis, decretos, resoluções;– atos constitutivos: estatutos, contratos sociais;– direitos Patrimoniais: escrituras;– documentos que reflitam o desenvolvimento da Instituição:regulamentos, regimentos, planos, projetos;– programas que tratem das atividades-fins da instituição: atos erelatórios da direção, correspondências de delegação de poderes;– registros visuais e sonoros: que reflitam a vida da instituição;– documentos que firmem jurisprudência;– documentos concernentes à administração de pessoal;– documentos que respondam as questões técnico-científicasrelativas às atividades específicas da instituição;– documentos de divulgação produzidos para promoção dainstituição;– documentos artístico e cultural.Importante: O processo avaliatório nunca é feito documento pordocumento, mas sempre dentro de uma contextualização.
  24. 24. PRINCÍPIO DE TERRITORIALIDADE“... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de umterritório, seguem o destino deste último.”De início, este princípio não releva da arquivística mas sim do direitoaplicado à propriedade. Serve para exprimir o direito que o vencedor temde exigir ao vencido a deposição dos documentos relativos às terrasconquistadas no momento da assinatura de uma rendição ou de um tratadode paz. Com o tempo, a outorga dos documentos de um país generalizou-sea todas as atividades de transmissão, de jurisdição ou de transferência demandato. Esse modo de funcionamento torna-se oficial com a adoção daConvenção Nacional das Nações Unidas, Convenção de Viena, sobre aSucessão dos Estados em matéria de Bens, Arquivos e Dívidas deEstado. Além disso, o princípio de territorialidade foi aplicado à restituiçãode certos fundos de arquivo a instituições ou a centros de arquivo situadosperto do local de criação, e que tinham sido deslocados por diversas razões.A título de exemplo, foi em parte com base nesse princípio que se efetuou aregionalização Archives Nationales du Quebec, nas diferentes regiõesadministrativas das províncias entre os anos de 1970 a 1980.FUNDO DE ARQUIVOO fundo abarca papéis gerados/recebidos por entidades físicas oujurídicas, necessários à sua criação, ao seu funcionamento e ao exercíciodas atividades que justifiquem a sua existência, descartando-se, assim, acaracterização de coleção (papéis reunidos por razões científicas, artísticas,de entretenimento ou quaisquer outras que não as administrativas).Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relaçãoorgânica entre si, constituindo uma unidade distinta, como frisaSchellenberg, não podendo seus componentes ser separados, vindo aconstituir outros agrupamentos aleatórios.A noção de fundo está estritamente ligada ao próprio órgão geradordos documentos.
  25. 25. PRINCÍPIOS DO RESPECT DES FONDS/RESPEITO AOS FUNDOS• Respeitar-se o órgão de origem, não deixando que seusdocumentos se misturem aos de outro órgão.• Respeitar-se a ordem estrita em que os documentos vieram darepartição de origem, na seqüência original de séries, mesmoque deturpada pelas baixas decorrentes da tabela detemporalidade.COMO IDENTIFICAR O ÓRGÃO MAIOR CUJOS DOCUMENTOSCONSTITUIRÃO O FUNDO?• Possuir nome, ter sua existência jurídica resultante de lei,decreto, resolução, etc.• Ter atribuições precisas determinadas por lei.• Ter subordinação conhecida firmada por lei.• Ter um chefe com poder de decisão dentro de sua área legal deação.• Ter uma organização interna fixa.FUNDO ABERTOÉ o conjunto de documentos ao qual vão continuar a juntar-sedocumentos.Exemplo: os arquivos de um ministério que continua a existir, poissua administração continua a trabalhar.FUNDO FECHADOÉ o conjunto de arquivo ao qual não irão juntar-se mais documentos.Exemplo: instituição extinta, ou personalidade falecida.
  26. 26. ARRANJO DOCUMENTALDenominação atribuída à classificação dos documentos, ou seja, àidentificação da fase a que pertence o documento.SISTEMÁTICA DO ARRANJO DOCUMENTALOrdenação dos conjuntos documentais remanescentes daseliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nosarquivos intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráterorgânico dos conjuntos (interna e externamente).É uma operação ao mesmo tempo intelectual e prática: organizardocumentos uns em relação aos outros; as séries, uma em relação àsoutras; os fundos, uns em relação aos outros; dar números de identificaçãoaos documentos; colocá-los em pastas, caixas ou latas; ordená-los nasestantes.DESCRIÇÃO DAS UNIDADES DE TRABALHOO Arquivista que deseja estruturar um volume “x” de informaçãoorgânica aplicará a Noção de Fundo em função de uma abordagemminimalista ou maximalista, ou seja, do menor para o maior, ou do maiorpara o menor, dependendo da complexidade do fundo.Patrimônio Arquivístico Comum – É composto pelos arquivos queformam uma parte do patrimônio nacional de um ou vários Estados, quenão podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor administrativo,legal ou histórico.Arquivos de um Estado – Totalidade dos documentos de caráterpolítico, científico, econômico, social e cultural pertencentes ao Estado,sujeitos a um registro central e devendo ser conservados nos arquivos doEstado.Arquivos de um Organismo – Conjunto de pessoas que têm comofinalidade a realização de objetivos comuns ligados a uma mesma missão,quer esta seja pública ou privada.
  27. 27. Grupo de Arquivos – Trata-se do conjunto de fundos (de arquivos) denatureza idêntica, dotado de um sistema idêntico de cotação num quadrode classificação.Fundo de Arquivo – Pode ser subdividido em subfundo (ou fundossecundários) ou quando se tratar de unidades administrativas subordinadas.Série – Divisão de peças ou de unidades de instalação cobrindo osaspectos de uma mesma função, atividade ou assunto, no interior de umdado fundo, definida por um quadro de classificação.Unidade de Instalação – É uma unidade de organização e deinventário dos arquivos (cassete, caixa, registro, maço, dossier, capa, rolo,bobina, disco, disco óptico, volume, disquete, etc).Dossier – Unidade documental em que se reúnem informalmentedocumentos de natureza diversa, para uma finalidade específica; tal termoequivale a processo.Peça – A menor unidade arquivística, indivisível; pode ser constituídapor uma ou mais folhas, por um caderno ou um volume. (uma peça pode àsvezes conter vários documentos).Documento (de arquivo) – É um conjunto constituído por um suporte(peça) e pela informação que ele contém, utilizáveis para efeito de consultaou como prova.Dado – A menor representação convencional e fundamental de umainformação (fato, noção, objeto, nome próprio, número, estatística, etc.)CARACTERIZAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE DESCRIÇÃODOCUMENTAL E DE REFERÊNCIA PARA O UTILIZADORPermitem a comunicação da informação orgânica no âmbito daorganização junto dos utilizadores, tanto do seu valor primário como dosecundário (administradores, investigadores e cientistas, etc.). A escolhados instrumentos de descrição documental ou de referência deve sersempre efetuada depois de uma análise das unidades de trabalho a serdescritas, bem como das necessidades gerais ou particulares dosutilizadores reais ou potenciais.Patrimônio ArquivísticoGuia de Arquivos de Instituiçõesorganizacionais.
  28. 28. Comum Anuário internacional de ArquivosBibliografia internacional dosanuários e guias dos serviços dearquivo.Arquivos de EstadoAnuário dos serviços de arquivo.Guia por serviços de arquivo.Catálogo dos arquivos.Arquivos de umOrganismo DocumentalCatálogo dos fundos;Estado geral dos fundos;Guia do serviço de Arquivo;Bibliografia dos instrumentos dedescrição documental.Índice Geral.Grupos de Arquivos Guia grupo de arquivos ou subgrupode arquivos.FundosGuia temáticoGuia por fundoTabela de equivalênciaSérieGuia por sérieGuia por subsérieGuia por subsubsérieDossiê Unidade de instalação Repertório SumárioRepertório numérico simplesRepertório numérico detalhadoRepertório cronológicoPeça Inventário sumárioInventário analíticoDocumento Índice onomástico/geográficoÌndice assunto/matériaÍndice cronológicoDado Índice, lista, etc.Tabela 3: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos daDisciplina Arquivística. p. 139.PROCESSO DA DESCRIÇÃOO arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lógico,a descrição é a única maneira de possibilitar que os dados contidos nas
  29. 29. séries e/ou unidades documentais possam ser alcançados pelospesquisadores.O processo da descrição consiste na elaboração de instrumentos depesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja viasumária, seja pela via sumária, pela analítica.INSTRUMENTOS DE PESQUISACatálogo: instrumento de descrição documental de ordem geral queapresenta a informação por ordem alfabética do tipo:– catálogo dos arquivos;– catálogo dos fundos.Guia: O mais abrangente e popular, no sentido de estar vazado numalinguagem que pode atingir também o grande público e não especialmenteos grandes pesquisadores de arquivo: historiadores e administradores.Fornece informações básicas. Tem por finalidade dar uma visão de conjuntodos acervos de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais sãoseus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, osinstrumentos de pesquisa de que dispõem, quais são as fontescomplementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e feito comespírito prático.Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo:instrumento de descrição fundamental que fornece uma visão de conjuntode um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundoredigido de modo a apresentar a estrutura, a articulação, bem como adiversidade dos recursos que ele oferece aos investigadores.Guia temático (guia especializado ou guia por tema de pesquisa):instrumento de descrição documental que apresenta os fundos e ascoleções de um ou vários serviços de arquivos relativos a temas, períodos,espaços geográficos, tipos de documentos particulares e predeterminados.Guia por série, subsérie: instrumento de descrição documental quefornece uma visão de conjunto de uma série, subsérie de documentos quepossuam uma grande amplitude.
  30. 30. Repertório sumário: instrumento de descrição documental destinadoa apresentar a documentação de um fundo quando as unidades deinstalação que o compõem são homogêneas.Repertório numérico simples: instrumento de descrição documentalque apresenta uma a uma as unidades de instalação de um fundo,resumindo o conteúdo de cada uma delas num título.Repertório numérico detalhado: instrumento de descrição documentalque enumera as unidades de instalação heterogênea de um fundo e queapresenta uma análise que caracteriza o conjunto dos documentos de queelas são constituídas.Repertório cronológico: lista que inumera unidades de instalação porordem cronológica, por vezes, independentemente da ordem primitiva.Índice (onomástico, geográfico ou por assunto): listagem ordenadade nomes de pessoas, de locais, de assuntos, de matérias ou, ainda, dedatas que permitam acessar a informação contida numa unidadearquivística.Inventário catálogo: instrumento de descrição documental destinadoa enunciar de modo exato a documentação de um fundo ou de uma coleçãoao nível de peças.Inventário sumário: instrumento de descrição documental quedescreve, através de aspectos exteriores ao documento, cada uma daspeças de um fundo ou de uma coleção de arquivo.Inventário analítico: instrumento de descrição documental quedescreve de modo preciso cada uma das peças de um fundo ou de umacoleção, analisando o conteúdo do documento.Tabela de equivalência: mostra a equivalência entre antigas notaçõese as novas adotadas.
  31. 31. GESTÃO DE DOCUMENTOSConjunto de procedimentos e operações técnicas referentes àsatividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dedocumentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ourecolhimento para a guarda permanente.A gestão de documentos é operacionalizada através do planejamento,da organização, do controle, da coordenação dos recursos humanos, doespaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de racionalizar esimplificar o ciclo documental.OBJETIVOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS– Assegurar, de forma eficiente, a produção, administração,manutenção e destinação de documentos.– Garantir que a informação institucional esteja disponível quando eonde seja necessária à instituição e aos cidadãos.– Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valoradministrativo, fiscal, legal ou para a pesquisa científica.– Assegurar o uso adequado da micrográfica, processamentoautomatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão dainformação.– Contribuir para o acesso e preservação dos documentos quemereçam guarda permanente por seus valores histórico ecientífico.FASES BÁSICAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
  32. 32. • Produção de documentos: refere-se ao ato de elaborardocumentos em razão das atividades específicas de umaÁrea ou Setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação dedocumentos, evitando-se a produção daqueles nãoessenciais, diminuindo o volume a ser manuseado,controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, ouso adequado dos recursos de reprografia e de automação.• Utilização dos documentos: refere-se ao fluxo percorridopelos documentos, necessário ao cumprimento de suafunção administrativa, assim como sua guarda após cessarseu trâmite. Esta fase envolve métodos de controlerelacionados às atividades de protocolo e às técnicasespecíficas para classificação, organização e elaboração deinstrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes eintermediários e a implantação de sistemas de arquivo e derecuperação da informação.• Destinação de documentos: envolve as atividades deanálise, seleção e fixação de prazos de guarda dosdocumentos, ou seja, implica decidir quais os documentos aserem eliminados e quais a serem preservadospermanentemente.A cada uma dessas fases – que são complementares –, correspondeuma maneira de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente,uma organização adequada.Extensão da atuação do arquivoQuanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem sersetoriais, gerais ou centrais.Setoriais: são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais,cumprindo funções de arquivo corrente.Gerais ou centrais: são os que se destinam a receber os documentoscorrentes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura deuma instituição, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
  33. 33. Valoração dos Documentos• Valor Primário: valor administrativo, legal ou fiscal.• Valor Secundário: valores probatório e informativo.Probatório: prova. Aspectos ligados à organização e funcionamentodo órgão que o produziu. Exs.: estatutos, regimentos, normas legais,programas, relatórios (arquivo permanente).Informativo: de grande importância para o pesquisador, valor ditadopelo conteúdo.Métodos de arquivamentoA escolha do método de arquivamento deve considerar ascaracterísticas dos documentos a serem classificados, identificando oaspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente consultado.Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do métodode arquivamento:– Como foi produzida ou acumulada a documentação;– Como será solicitada a informação.Nos arquivos, o sistema decimal de classificação por assuntos éconstituído por um código numérico que reflete a hierarquia funcional e asatividades desempenhadas pelo órgão. As dez classes principais sãorepresentadas por um número inteiro, composto de três algarismos, comose segue:Classe 000Classe 100Classe 200Classe 300Classe 400Classe 500Classe 600Classe 700
  34. 34. Classe 800Classe 900As classes principais correspondem às grandes funçõesdesempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas emgrupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos, seguindo-se ométodo decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000,tem-se:Note-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dossubgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essasubordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquiados assuntos tratados.Avaliação e Seleção de documentosProcesso de análise e seleção de documentos que visa a estabelecerprazos para sua guarda nas fases correntes e intermediárias e suadestinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guardapermanente.Planejando a organização de um Setor de Documentação I• Analisar a estrutura da Instituição:– conhecer organograma/fluxograma da instituição;– saber o objetivo da instituição na organização dosdocumentos.• Conscientização/sensibilização de dirigentes/usuários envol-vidos no processo de organização do arquivo:Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERALSubclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTOGrupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIALSubgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA
  35. 35. – o que se pretende atingir com a organização dosdocumentos.Planejando a organização de um Setor de Documentação II• Diagnóstico da situação:– levantar espaço/fluxo/volume/situação de guarda/usuá-rios;– criar uma Comissão de Avaliação de Documentos (grupode trabalho criado com o objetivo de buscar idéias esoluções para o arquivo);– levantamento de tipologia/assuntos/produção documen-tal.Planejando a organização de um Setor de Documentação III• Elaboração da Tabela de Temporalidade:– quem faz?É um processo de avaliação que deve ser feito por área.Cada área cria um grupo de trabalho para elaborar aprimeira versão da tabela. Elaborada a tabela, ela ésubmetida à avaliação da Comissão para verificar se éfactível. Ouvem-se opiniões e/ou sugestões.Planejando a organização de um Setor de Documentação IV– Como é feita?a) pesquisa da estrutura organizacional;b) entrevista com funcionários;
  36. 36. c) pesquisa dos dispositivos legais;d) avaliação das séries e indicação de prazos de guardalevantados:* prazos legais existentes;* usos reais potenciais para outros usuários;* interesse cultural.– Como se aplica?Cada área irá aplicá-la em seu âmbito de atuação,promovendo as eliminações e transferências dedocumentos nos prazos estabelecidos.Planejando a organização de um Setor de Documentação V– Que resultado é esperado?a) eliminação de papelada inútil com a conseqüenteliberação de espaço;b) reaproveitamento periódico da área ocupada comarmazenamento de documentos, por meio datransferência regular para o arquivointermediário/permanente;c) melhoria da recuperação da informação gerencial.– Por que e como deve ser atualizada?a) deve ser atualizada porque a organização não éestática;b) áreas e serviços podem ser criados ou suprimidos;c) é possível haver alteração de competências efunções;
  37. 37. d) novos documentos podem ser criados e outrospodem ser extintos;e) mudança de funcionários de gerência, implicandoalteração de prazos de uso da documentação gerada;f) mudança da legislação.
  38. 38. DIAGNÓSTICOPara iniciar a organização de um dado acervo, o primeiro passo é oconhecimento da instituição, sua finalidade e estrutura. Para isso, énecessário, além da leitura de todos os documentos que existam sobre aestrutura formal, a coleta de informações que possam evidenciar aestrutura real (informal) em que os documentos são gerados e/ouacumulados.Acerca dos dados da pesquisa para o tratamento arquivístico,escreveu Lopes:O principal dado a ser coletado nas organizações é a descrição desuas atividades e da relação das mesmas com o fluxo das informaçõescontidas nos documentos. Captar esta relação nem sempre é um tarefa fácil,porque é usual que não exista consciência da vinculação do que se faz comas informações em movimento. O processo de alienação gerado pelo trabalhomuitas vezes impede que se perceba a sua dialética, imaginando-se que asinformações contidas nos documentos são um outro problema. Precisa-setecer a imagem do passado e do presente das atividades, reconstruir otrâmite e construir o objeto de pesquisa para além de suas aparências.15DIAGNÓSTICO DE ARQUIVO – PASSO A PASSO• Visitar o local físico dos arquivos dos documentos, observandoas condições de acesso e de remoção.• Identificar os dados do acervo atual e seu crescimento.• Identificar os dados para a movimentação/tramiatação dosdocumentos.• Identificar os dados principais dos documentos produzidos pelainstituição.• Caracterizar fisicamente os documentos, levantando dadossobre suporte, conservação e preservação dos documentos.• Mapear o conteúdo dos documentos, identificando as funçõesque geram os documentos.
  39. 39. • Identificar as dificuldades atuais relativas a acesso e utilizaçãodos documentos• Identificar as condições ambientais de armazenamento eacondicionamento da documentação.• Identificar os materiais utilizados no acondicionamento dadocumentação.• Identificar os objetivos e metas com o Projeto de Arquivo.• Elaborar o documento de “Levantamento e Caracterização doAcervo de Documentos”.• Elaborar relatório de diagnóstico15LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa.
  40. 40. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTOConsiste em adotar metodologia para a guarda dos documentos, pormeio de um plano preestabelecido, visando a rapidez no acesso àsinformações. A escolha do método de arquivamento a ser utilizado édeterminada pela natureza dos documentos, freqüência de consulta,sistema de recuperação das informações e estrutura da organização,devendo ser simples e de fácil entendimento pelos usuários.De acordo com o método adotado, o modo de recuperação dodocumento pode ser pelo sistema direto ou indireto:– Sistema direto – busca o documento diretamente do localarquivado;– Sistema indireto – necessita de um sistema auxiliar pararecuperar o documento pelo Método Alfabético ou visando ascaracterísticas do acervo na adequação da seção. Ex.: SetorFinanceiro – Contas a pagar pelo método cronológico (datas devencimentos/fatuas).SISTEMA DIRETOO sistema de busca direto se dá pelos nomes das pastas que sãocolocadas em ordem alfabética. É um método rápido, direto e fácil e podeser usado como método auxiliar. Como exemplo tem-se a ordenação dedossiês de funcionários.Deve-se estabelecer critérios que serão seguidos durante o processode ordenação alfabética, considerando as características da organização eutilização do acervo, devendo ser de conhecimento de todos os profissionaisresponsáveis pelo processo e os usuários. Cabe ressaltar que é útil ter umalista com o alfabeto completo para auxiliar no arquivamento.REGRAS DE ORDENAÇÃOAlgumas regras básicas de ordenação devem ser observadas, como:
  41. 41. – não considerar artigos e preposições como a, o, de e da;– não considerar sobrenome que exprima grau de parentesco, comoFilho, Júnior, Neto, Sobrinho. Somente deve ser utilizado comocritério de desempate;– considerar como precedente as iniciais abreviativas de prenomesna classificação de sobrenomes iguais;– os títulos devem ser colocados após o nome completo;– nomes de empresa devem ser considerados como se apresentam.A ordenação pode ser letra por letra ou palavra por palavraconsideradas na seqüência em que aparecerem.LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRAMaria Machado Mariana FernandesMariana Pereira Maria SantosMaria Machado Maria SantosMariana Fernandes MarianaPereiraMÉTODO GEOGRÁFICOCaracterísticasO sistema de busca é direto e as pastas são colocadas na ordemalfabética. É um método de fácil manuseio que considera a procedência oulocal. É aconselhado para ser usado em organizações que atuem em outrasregiões, cidades, estados, etc.Melhores Ordenações• Nome por estado – cidade – assunto: ordenar a capitalantecedendo as demais cidades independentemente de suaordem, quando a ordenação for por estado.• Por cidade – estado – assunto: considerar a capital na ordemseqüencial, não antecedendo as cidades. Identificar o estadona pasta para facilitar a recuperação por existirem cidades como mesmo nome.• Por País – cidade – assunto: ordenar os países em ordemalfabética.MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES
  42. 42. O sistema de busca é indireto, uma vez que necessita de índicealfabético. Considera o número da pasta, é um método seguro, simples e defácil manuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo dasinformações. Tem ampla aplicação em arquivos especiais e especializados.Como exemplo de utilização desse método podemos citar o arquivode desenhos de engenharia e fotografias.MÉTODO NUMÉRICO DUPLEXConsiste na divisão da automação em classes conforme os assuntos,partindo do geral para o específico.Permite a abertura de novas classes sempre que for necessário, nãodevendo ser abertas novas como primárias, quando os assuntos jáexistirem como subclasses.MÉTODO ALFANUMÉRICOConsiste na soma de dois métodos, alfabético e numérico, utilizandoa simplicidade de um e a exatidão e rapidez no arquivamento do outro. Temlarga utilização em arquivos de catálogos de fornecedores.MÉTODO CRONOLÓGICOO sistema de busca é direto, considera a data e o documento não énumerado. Nesse método a disposição das pastas e dos documentos, dentroda pasta, fica na ordem cronológica. Pode ser utilizado como métodoauxiliar.Usado para controle de pagamentos, compromissos e controle depedidos.
  43. 43. POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOSA Política Nacional de Arquivos, segundo os princípios teóricos damoderna Arquivologia, compreende a definição e a adoção de um conjuntode normas e procedimentos técnicos e administrativos, para disciplinar asatividades relativas aos arquivos públicos e estimular a organização e aproteção especial aos arquivos privados. Suas finalidades, em últimainstância, consistem em assegurar a preservação do patrimônio documentalbrasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos públicos, o direitoirrestrito de acesso às informações governamentais, compatibilizando comas questões inerentes à segurança do estado e da sociedade, bem como aprivacidade dos cidadãos.Vasquez (1994, p. 93) sublinha a importância dos sistemas dearquivos como instrumentos de racionalização arquivística, sejam estesnacionais, estaduais, municipais, de instituições estatais ou empresasprivadas. Na sua perspectiva, um “sistema integrado de arquivos é umconjunto orgânico de arquivos, vinculados por uma direção central quenormaliza os processos arquivísticos e focaliza a informação em um pontoacessível à consulta interna e externa”. VASQUEZ ressalta ainda a distinçãoentre subsistemas e sistemas coordenados:“Subsistemas são partes do Sistema Integrado que gozam da autonomiapara manejar os documentos que se encontram em sua fase administrativa, mas quedependem da direção no que se refere à seleção para guarda permanente.Sistemas coordenados são sistemas completos e independentes que,mediante convênios e acordos, normalizam ou compatibilizam a circulação dainformação e os procedimentos administrativos entre si”. (ibid, p.94)OS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DO “SISTEMA INTEGRADO DEARQUIVOS” SÃO:
  44. 44. – legislação normalizadora de aspectos interiores e exteriores aosistema, dos direitos e obrigações de usuários e do patrimôniodocumental;– os arquivos;– os documentos, conforme o ciclo vital;– a informação em seu circuito interno (no âmbito da organizaçãoprodutora) e externo (outros arquivos e centros de informação).A perspectiva sistêmica encontra-se, porém, expressa nos trabalhosde ROBERGE (1992), que parte da organização como um sistema, noâmbito do qual o subsistema de gestão de documentos ou sistema degestão da informação administrativa encontra-se assim representado.ENTRADA TRATAMENTO SAÍDA• Documentos produzi-dos e recebidos.• Organização não or-ganizada• Arquivamento• Classificação• Descrição• Indexação• Utilização• Transferência• Recolhimento• Eliminação• Informaçãoorganizada• DossiersCONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQA Constituição Federal de 1998, e particularmente a Lei n. º 8.159 de1991, delegaram ao Poder Público a gestão documental e a proteçãoespecial aos documentos de arquivo. De acordo com esta Lei, as ações comvistas à consolidação da Política Nacional de Arquivos deverão seremanadas do Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado, vinculado aoArquivo Nacional, criado pelo art. 26 da referida Lei n.º 8.159/91.Competências delegadas ao órgão• Definir normas gerais e estabelecer diretrizes para o plenofuncionamento do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR,
  45. 45. visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos dearquivo.• Promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privadoscom vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica dasatividades arquivísticas.• Zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legaisque norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos.• Estimular programas de gestão e de preservação de documentosproduzidos e recebidos por órgãos e entidades, no âmbitofederal, estadual e municipal, em decorrência das funçõesexecutiva, legislativa e judiciária.• Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol-vimento, sugerindo metas e prioridades da Política Nacional deArquivos Públicos e Privados.• Estimular a implantação de sistemas de arquivos nos PoderesLegislativo e Judiciário, bem como nos Estados, no DF e nosMunicípios.• Declarar como de interesse público e social os arquivos privadosque contenham fontes relevantes para a história e odesenvolvimento nacionais.SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS – SINAR16A iniciativa de promover o intercâmbio permanente entre os arquivospúblicos e privados do País, objetivando a modernização e a integraçãosistêmica das atividades e dos serviços arquivísticos, motivou a criação doSINAR, em 1978. O Decreto n.º 1.173 de 29/06/1994 “dispõe sobre acompetência e o funcionamento do SINAR, prevê também que os arquivosprivados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema medianteconvênio com o órgão central.”16É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resoluções,Leis e decretos sobre Arquivos.
  46. 46. CLASSIFICAÇÃOConsiste na “interpretação” de documentos. A classificação dispõe-seconforme a função de criação do documento.O seu objetivo é, basicamente, dar visibilidade às funções e àsatividades do organismo produtor do documento de arquivo, deixandoclaras as ligações entre os documentos.PROCEDIMENTOS DE CLASSIFICAÇÃOInicialmente deve-se analisar os documentos de um produtor, e apartir dai criar categorias e classes genéricas que correspondam às funçõese atividades detectadas. A classificação considera a forma e as razões quedeterminaram a existência do documento (como e por que foramproduzidos), sendo condição para a sua compreensão plena tanto paraquem organiza como para quem consulta. Chamamos este procedimento deelaboração do “plano de classificação” do arquivo na fase corrente.Exemplo de Plano de Classificação:AdministraçãoRecursos HumanosAdmissãoDemissãoFaltaFériasTransporteAluguel de carrosViagemManutençãoCulturaBibliotecaConferênciaCursoPalestraFinançasContabilidadeBalanceteContas a pagarContas a receberTesourariaOrçamento
  47. 47. A classificação no arquivo corrente deve abranger todos os tiposdocumentais produzidos/acumulados pela organização, sendo assim o planode classificação será extremamente útil a elaboração da tabela detemporalidade.O plano de classificação pode ser estrutural considerando setores,divisões, departamentos e funcional considerando as funções. Cabe aoprofissional que for elaborar escolher aquele que melhor atender aorganização. O importante é que ele seja simples, de fácil compreensão,flexível e que permita expansão.CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO PARA AADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: ATIVIDADE-MEIOO Código de Classificação de Documentos de Arquivo é uminstrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificartodo e qualquer documento acumulado (produzido ou recebido) por umórgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação porassuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob ummesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefasarquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação,transferência, recolhimento e acesso a esses documentos. Isto porque otrabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, oqual reflete a atividade que o gerou e determina o uso da informação nelecontida. A classificação define, portanto, a organização física dosdocumentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para suarecuperação.Para a Administração pública, adotou-se o modelo de Código deClassificação Decimal, baseado na técnica de Mevil Dewey, que constitui-seem um código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, emdez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais sãorepresentadas por um número inteiro, composto de três algarismos.ORDENAÇÃO
  48. 48. Consiste na separação e agrupamento de um conjunto dedocumentos de acordo com a classificação definida. Acelera o arquivamentoe minimiza possibilidades de erros.O objetivo básico da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aosdocumentos. Consiste em definir a melhor maneira de dispor osdocumentos (ordem numérica, cronológica e alfabética), considerando amaneira como os documentos são procurados e o tipo documental.ARQUIVAMENTOÉ a colocação do documento no local devido, segundo critérios deordenação previamente estabelecidos. Devemos ter em mente que umdocumento mal arquivado ficará perdido embora esteja guardado dentro domóvel de arquivo.Tipos de arquivamento: horizontal e vertical.EMPRÉSTIMO OU CONSULTAQuando um documento é retirado do arquivo para empréstimo,consulta, fornecimento de informação ou juntada, usa-se o guia-fora emsubstituição ao documento retirado. Este guia-fora deve indicar quemretirou, data, setor ou, no caso de juntada, nº do processo da juntada.PROTOCOLOAVALIAÇÃOConsiste na definição do valor do documento que pode seradministrativo, fiscal, legal e histórico e a importância de sua preservação,tendo como objetivo a preservação da memória da organização e descartedo material desnecessário.A aplicação da tecnologia à produção documental favoreceu ocrescimento em grandes proporções dos papéis nos escritórios. O espaçofísico nunca seria suficiente nas organizações. O próprio usuário/cliente
  49. 49. perderia tempo na pesquisa pois papéis sem importância estariammisturados a documentos de valor. Por isso, é necessário adotar critériospara racionalizar o acervo, isto é, avaliar cada documento quanto ao seudestino que pode ser:Descarte = Eliminação → ReciclagemArquivamento → Corrente, Intermediário e Central.CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO IA avaliação da necessidade de arquivamento do documento érealizada através da leitura do documento, verificando antecedentes eobservando a finalidade com que foi enviado, que pode não ser destinadosomente ao arquivamento, e sim solicitar ou comunicar uma informação,ser anexado a outro ou obedecer uma rotina.A avaliação é feita pelo assunto e não pelo documento. Inicialmentedevem ser realizadas entrevistas com profissionais com conhecimento dotipo e fluxo dos documentos dentro da organização para elaboração dolevantamento documental, necessidades de consulta e guarda dosdocumentos.CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO IIO resultado da avaliação deve passar pela comissão de avaliação paraa aprovação final, após serem verificados os prazos administrativo, legal,fiscal e da legislação trabalhista em vigor.Entre os documentos que podem ser descartados por nãoapresentarem valor para a organização, citamos:– cartas anexando documento;– documentos que o texto estiver reproduzido em outros;– convites;– fôlderes;
  50. 50. – cartas de agradecimento e apresentação;– cópias.VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOSOs documentos apresentam valores que são fundamentais noprocesso de avaliação e que devemos considerar.Os documentos de arquivo apresentam dois valores basicamente:primário e secundário.Valor primário: corresponde aos valores administrativo, legal e fiscal.São valores diretamente ligados à produção documental.Valor secundário: é o valor informativo dos documentos, ou seja,histórico.Valor Administrativo: São os documentos necessários às atividadescorrentes do órgão/setor. Para sabermos se o documento apresenta valoradministrativo devemos questionar:• O documento já contribuiu para o desempenho administrativo?• O objetivo que originou o documento já foi atingido?• O documento está guardado por mero hábito?• As operações já foram concluídas?• A guarda dos documentos se deve apenas como garantiacontra reclamações administrativas?• Trata-se de uma cópia?• Qual a freqüência de consulta do documento?• As informações contidas nos documentos podem serrecuperadas em outros documentos sob a forma de resumosestatísticos?Se as respostas forem positivas e a freqüência de consulta forpequena os documentos não apresentam mais valor administrativo,podendo ser descartados.
  51. 51. Valor Jurídico ou Legal: São aqueles documentos que apresentamdireitos a curto ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devemosquestionar:• A ação jurídica específica está terminada?• A prova jurídica já atendeu a seu fim?• Os direitos do órgão foram devidamente protegidos?• Os direitos de qualquer cidadão envolvido estão protegidos?• Trata-se de uma cópia?• O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?Se as respostas forem positivas os documentos não apresentam maisvalor jurídico ou legal e os documentos podem ser eliminados oupreservados para a história, se for considerado importante para aorganização.Valor Fiscal: São os documentos necessários para comprovação juntoaos órgãos de fiscalização e os órgãos públicos exigem para mostrar comoas verbas foram obtidas, distribuídas, controladas e gastas.O valor fiscal imediato cessa quando a operação financeira éconcluída. Entretanto a organização os mantém para atender às exigênciasfiscais. As cópias podem ser eliminadas tão logo terminem as operaçõesfinanceiras. Devemos questionar:• O objetivo original do documento foi atingido?• A transação financeira específica já foi concluída?• Os direitos da organização envolvida com a operaçãofinanceira estão protegidos?• Os direitos de qualquer cidadão envolvido foramresguardados?• Trata-se de uma cópia?
  52. 52. • O prazo prescrito na legislação vigente já prescreveu?Se as respostas forem positivas, os documentos não apresentammais valor fiscal e podem ser eliminados ou preservados para a história, sefor considerado importante para a organização.Valor Histórico: São os documentos que mostram a concepçãooriginal da organização, sua estruturação ao longo dos anos, as váriasmodificações funcionais e operacionais que ocorreram e o relatoadministrativo que reflete sua política de ação, e que devem serpreservados em função de sua importância para a compreensão da suahistória.A definição do valor histórico dos documentos refere-se às atividadesdesenvolvidas pela organização. Como exemplo de documentos históricospodemos citar:• atos constitutivos (estatutos, contratos sociais);• atos de criação (leis, decretos, resoluções, etc.);• atos e relatórios da direção;• atos que constituíram precedentes ou que possam ter afetadoas condições econômicas, políticas ou sociais, locais ouregionais;• correspondências mostrando as relações com outras entidades,outros governos e com o público;• documentos relativos a direitos patrimoniais;• fotos, filmes da organização;• interpretações com força de regulamento;• manuais de serviço;• manuais que revelarão os sistemas, processos e métodosusados no órgão;• marcas e patentes;• normas definindo e delegando poderes e responsabilidades;
  53. 53. • normas operacionais;• organização, pauta dos trabalhos e atas de comissões daorganização e participação em outras comissões;• organogramas principais e suas alterações;• pareceres jurídicos e decisões relativas às atividades daorganização;• pasta de assentamentos pessoais (dossiê pessoal do(s)diretor(es): posição ocupada, nível superior, destaquealcançado fora da entidade);• publicações, material ou publicidade, projetos e dados depesquisa científicas;• relatórios periódicos de maior importância, entre outros.INSTRUMENTOS DE DESTINAÇÃOOs documentos após terem cumprido seu papel operacional deixamde ser objeto de consulta até que, com o decorrer do tempo, tem consultapraticamente nula. Não devemos manter os documentos em único local,devido ao congestionamento nos arquivos, não sendo funcional, surgindoentão a necessidade de enviar estes documentos para um local de guarda.A remessa dos documentos dos diferentes setores recebe um nomeespecífico de acordo com a destinação final desta documentação. Vejamos:Arquivos Correntes ouSetoriaisArquivo IntermediárioTRANSFERÊNCIAArquivos Correntes ouIntermediáriosArquivo permanenteRECOLHIMENTO
  54. 54. Os instrumentos de destinação que gerenciam a documentaçãocorrespondem a Tabela de Temporalidade Documental, Cronograma deTransferência Documental e Ata de Descarte ou Termo de Eliminação.Tabela de Temporalidade DocumentalInstrumento de destinação, aprovado por órgão competente, quedefine e controla o prazo de guarda dos documentos nos arquivos setoriais,arquivo intermediário e arquivo central, prevendo sua destinação final.O primeiro procedimento para elaboração da Tabela consiste naconstituição da Comissão de Avaliação que deve ser formada por:• membros permanentes: responsável pelo arquivo, advogado,profissional da área de organização & sistemas;• membros variáveis: responsável pelos documentos da área queestá sendo avaliada, profissional com conhecimento dosdocumentos avaliados.À Comissão cabe a avaliação da documentação da área, considerandoo fluxo documental, o plano de classificação, legislação vigente, necessidadede consulta e constituição da organização e do setor detentor dadocumentação. Após esta etapa a Tabela deve ser proposta, conferida eaprovada pelos responsáveis, enviada para o órgão competente paraaprovação, podendo então ser aplicada. A Tabela deve ser revisada, sempreque for necessário, para incluir um documento novo ou sofrer alteração doprazo de guarda.Ata de Descarte ou Termo de EliminaçãoInstrumento que contém a relação dos documentos que serãoeliminados, o período e o setor a que se referem as informações e aassinatura do responsável da organização/setor pela aprovação do descarte.
  55. 55. MICROFILMAGEMÉ a técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo edinamizar o processo de recuperação da informação, visando à localizaçãoimediata do documento necessário.A microfilmagem visa a:• o aperfeiçoamento de administração;• a segurança da guarda de informação;• a redução de espaço;• o ordenamento dos arquivos;• o baixo custo de manutenção.A microfilmagem exige certos cuidados, como a verificação da relaçãocusto-benefício ao optar entre adquirir o equipamento necessário oucontratar o serviço de um bureau especializado, a autenticação domicrofilme no cartório quando se tratar de documentação de RecursosHumanos, amparada pela Lei nº 5433/68 (alterada pelo Decreto 1799, de30/01/96).ARQUIVOS TIPOS DE DOCUMENTOS MICROFORMADocumentos Processos, recibos, escri- Rolo, cartucho com filme de
  56. 56. administrativos econtábeis dearquivopermanenteturas, fichas, balancetes,balanços, licitações, con-cursos, leis, portarias,decretos, resoluções, atos,contratos16mmDocumentosadministrativos econtábeis dearquivo correnteProntuário de empregados,alunos, cadastro defornecedores e clientesJaquetas de 105mm comfilme de 16mm – 5 canaisTab-jac-cartão tabulávelcom filme de 16mm de 1 a3 canaisDocumentostécnicosLivros, plantas, mapas,jornaisRolo ou cartucho com filmede 35mm Cartão-janela comfilme de 35mm Jaqueta de105mm com filme de 35mmTab-jac-cartão tabulávelcom filme de 35mmBiblioteca Livros, revistas Rolo de 16mm e 35mmMicrofichaInformaçõesvolumosas contidasem arquivosCadastro do IPTU, INSS,dívida ativa, dotaçõesorçamentárias,COM Microficha Filme de105mm x 148mmQuadro de Aplicações das MicroformasCONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO MICROFILME• Acondicioná-lo em locais que tenham ar-condicionado etemperatura de 19 ºC a 22 °C e 40% a 50% de umidade.• Baixa umidade torna a película do microfilme quebradiça.• Alta umidade cria mofo e manchas microscópicas.• Revisar periodicamente o aparelho de leitura e mantê-loslimpos para não danificarem o microfilme.• Evitar a incidência prolongada de luz sobre as películas.DIGITALIZAÇÃOO termo digitalizar originou-se do vocábulo inglês digitize e designa“o processo de representar imagens como uma matriz de códigos binários,na qual o ‘zero’ indica o espaço em branco e o ‘um’ representa os pontos
  57. 57. cheios.”17Em outras palavras, digitalização também pode ser definida comosendo a conversão de informações armazenadas em meio físico para umformato legível por computadores.A pura e simples conversão de um documento, contudo, não temmuito sentido se não for acompanhada de todas as potencialidades que ossistemas automatizados permitem, ou seja, deve estar associado aoprocesso de digitalização um processamento técnico adequado, capaz degerir o fluxo da imagem do documento dentro de um Sistema deGerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTO – GEDO conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura.Isso em razão das muitas tecnologias a ele relacionadas e que dele fazemparte.É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento dedocumentos de forma digital. Tais documentos podem ser das maisvariadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e mesmoarquivos já criados na forma digital.Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não sãosimplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, poisimplementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, açõesde disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção dasbases de informação e conhecimento das empresas.O Gerenciamento Eletrônico de Documentos não significa somenteguardar arquivos eletrônicos. Dispor de um sistema de GED é ter nas mãosa capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa ouinstituição. É a tecnologia do GED que torna o e-business uma realidade,pois alicerça todas as informações referentes a todas as etapas de qualquerprocesso de negócio.Para controlar esse “mundo de informações digitais”, quer sejam ounão originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-secomo que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vidainformacional da empresa.17AVEDON, 1991, p. 15.
  58. 58. EVOLUÇÃO DO GEDA evolução do GED confirma sua importância. No princípio, atecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documentogerado em papel por meio de um scanner. Assim, ele poderia servisualizado na tela do computador, inclusive em rede. Atualmente, amaioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que ‘jánascem’ eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos deengenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, semgerenciamento, implica muitas cópias de diversas versões e duplicação dearquivos, provocando a má utilização de espaço em discos e custosdesnecessários com armazenamento.GED é formado pelas seguintes tecnologias:• Document Imaging (DI);• Document Management (DM);• Workflow;• COLD/ERM;• Forms Processing;• RIM- Records and Information ManagementEssas tecnologias foram sendo agregadas ao GED à medida quesurgiu nas empresas uma necessidade mais completa para o gerenciamentode documentos, conforme descreve-se abaixo.A tecnologia que antecedeu o GED no gerenciamento de documentosfoi a microfilmagem, ainda hoje utilizada por diversas instituições.A primeira tecnologia de GED que surgiu enfatizava basicamente adigitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitaisdos documentos. Essa mesma tecnologia também possibilita a digitalizaçãode documentos de origem microfilme, justamente para converter osdocumentos gerenciados pela tecnologia anterior.Essa tecnologia é conhecida como Document Imaging ouGerenciamento de Imagens de Documentos.
  59. 59. É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização,aquele que gera uma imagem, daqueles que vêm da digitação, que gera umdocumento textual. Os documentos no formato imagem são, em média, dezvezes maiores que os textuais e não podem ser processados por sistemastípicos de processamento de dados.Para que uma imagem seja processada, quer por um processador detextos, quer por um sistema de processamento de dados, ela deve passarpor um processo de reconhecimento de caracteres. Tal processo transformauma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, quepode ser editado por um processador de textos. Quando o reconhecimentose processa sobre caracteres padronizados, como os documentosimpressos, utiliza-se a tecnologia de OCR, Optical Character Recognition, equando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia é o ICR,Intelligent Character Recognition.O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimentoviabilizaram as aplicações de processamento de formulários, (FormsProcessing), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada dasinformações, utilizam-se sistemas digitais.Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessáriauma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite dedocumentos em papel. Surgiu, então, a tecnologia do Workflow paraimagens de documentos. Com a implementação de Workflow, muitosganhos são obtidos.O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dosmicrocomputadores na última década fez que boa parte da geração dosdocumentos passasse a ser feita pelos sistemas digitais.Num ambiente de escritório, isso significa a geração de documentosem processadores de texto, planilhas eletrônicas e todas as demaisferramentas dessa natureza.A quantidade de documentos digitais gerada cresce vertiginosamente,exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões emesmo de temporalidade de guarda dos documentos.
  60. 60. Dentro dessa necessidade, surgiram as ferramentas paraGerenciamento de Documentos, Document Management (DM).A tecnologia de DM esteve inicialmente mais envolvida nogerenciamento de documentos de engenharia e normas técnicas, sendo,inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Essa tecnologia permite arastreamento das alterações dos documentos. Hoje, dada a quantidade dearquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento dedocumentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle dasatualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemasde DM para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.O DM implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades jáexistentes nas aplicações de Records Management no mundo do papel.
  61. 61. CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃOA conservação inclui a parte material do arranjo, o acondicionamentoe a guarda dos documentos e ainda a restauração e reprodução para fins depreservação.A conservação deve ser medida preventiva, consistindo sobretudo nahigienização ambiental. Umidade e falta de arejamento são fatoresprejudiciais, bem como a acidez atmosférica, elevação e queda datemperatura. Condições ambientais desfavoráveis produzem modificaçõesna textura e fibras dos papéis, que mancham, descolorem, colam, aderemou se desintegram; tornam quebradiços os documentos e favorecem odesenvolvimento neles de espécies entomológicas.Uma vez envelhecidos os papéis, o tratamento adequado é arestauração artesanal ou a laminação ou plastificação pelo emprego deelementos idênticos à composição do papel, de celulose e outros. Pelométodo de laminação, os documentos a serem restaurados, depois deneutralizados e limpos, são colocados entre duas folhas de celulose elevados à máquina, onde, sob a ação de calor e pressão, a celulose adereao documento, dando-lhe corpo.A conservação e preservação visam a conservar e a preservar asinformações do acervo, especialmente a memória da organização.Deve-se observar procedimentos elementares que retardam oprocesso de deterioração, por meio do controle dos materiais utilizados e domeio ambiente, e a valorização do patrimônio documental, escrito ougravado em qualquer suporte.Os cuidados citados a seguir podem melhorar a preservação/conser-vação dos documentos e devem ser observados:− não colocar clipes como marcador de páginas porque o metaloxida, manchando o papel;− quando ocorrer transferência ou recolhimento, retirar dosdocumentos qualquer tipo de clipe, grampos e ferragens;
  62. 62. − não fazer refeições junto aos documentos nem armazenaralimentos nos mesmos ambientes, pois resquícios alimentarespodem atrair insetos;− não debruçar-se sobre os documentos;− não usar fita adesiva/durex para consertar páginas rasgadas, poisdeixa mancha e contribui para a acidificação do papel.− não folhear os documentos com mãos sujas;− evitar o uso de saliva para folhear os documentos;− evitar o uso de pastas classificadoras AZ, pois deformam odocumento e são difíceis de manusear; o ideal é o uso de pastassuspensas;− evitar o acúmulo de poeira nos ambientes onde há documentos;− as fotografias, negativos, adesivos, jornais, revistas e similaresnão deverão ser colados diretamente nas páginas do processo, esim acondicionados em envelopes que poderão ser colados.− dobrar os documentos adequadamente, se excederem ostamanhos padronizados, e desdobrar caso seja necessário,− arquivar recortes em pastas, por assunto, após serem colocadosem folhas soltas de papel tamanho ofício. Se for um artigo quetenha continuação no verso, guardar em envelope que tambémserá colocado em folha de papel. No alto e à direita do recorte,anotar a data e a fonte de onde ele foi extraído, como também oassunto da pasta onde ele será arquivado.OPERAÇÕES ESSENCIAIS PARA GUARDA E CONSERVAÇÃO DOSDOCUMENTOS:• Fazer o arquivamento diário de pastas e papéis.• No momento de arquivar um documento, confrontar o conteúdo eo número da pasta para evitar enganos.• Não sobrecarregar as caixas de arquivos ou pastas.• Manter uma seqüência estritamente cronológica – não grampeare não arquivar junto as correspondências recebidas e asexpedidas.
  63. 63. • Não deixar assuntos indefinidos, classificá-los quando não houverdefinição clara ou não existirem assuntos assemelhados em:assuntos administrativos diversos, assuntos de pessoal diversos eassuntos financeiros diversos. Definindo-os em uma área quetenha pertinência.LEMBRE-SE: DOCUMENTO SEM DATA E SEM ASSINATURA NÃO TEMVALIDADE.Os principais agentes agressores do papel podem ser classificados emfísicos, ambientais, biológicos e humanos.AGENTES FÍSICOSCorrespondem a causas físicas: cortes, folhas coladas, etc. Muitoimportante é a revisão dos Arquivos, retirando-se o material danificado.Os materiais utilizados para a guarda dos documentos contribuempara o seu desgaste, devendo-se evitar o uso de sacos plásticos paraacondicionar documentos de guarda permanente, pois dificultam aoxigenação do papel. Os grampos, clipes e fixadores de metal, e outrosmateriais que podem enferrujar e manchar o papel devem ser evitados paranão acelerar o processo da oxidação.Fitas colantes deixam marcas impossíveis de remover devendo serevitada o ideal é o uso de cola branca, recomenda-se à cola de celuloseMetylan.AGENTES AMBIENTAISTemperatura e UmidadeA temperatura e a umidade são agravantes para a deterioração eenfraquecimento do papel e o aparecimento do mofo, devendo sem mantidauma temperatura entre 15 a 20ºC, e umidade de 40 a 60%, evitandooscilações para não acelerar a fragilização do papel.O arquivo não deve estar localizado em áreas como porão e sótão,não deve também ser mantido próximo a depósitos de água (a fim de se
  64. 64. evitar a umidade), mas sim em prateleiras e arquivos que não estejamapoiados em paredes internas.Em regiões úmidas, deve-se evitar objetos molhados e plantasaquáticas no acervo, controlar infiltrações e goteiras, arejar o ambiente como auxílio de ventiladores. Em regiões secas, utilizar umidificadores de ar.IluminaçãoOs raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lâmpadasfluorescentes provocam a oxidação do papel, isto é, o papel branco adquiremanchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiçado.Deve-se evitar iluminação natural, isolando vidraças através dautilização de verniz filtrante, papel opaco ou cortinas escuras para bloqueara radiação ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possível.Poeira e GasesOs agentes poluidores atmosféricos como a poeira e gases devem serevitados, mantendo portas e janelas fechadas, vedação das aberturasexternas e limpeza periódicas do acervo com a utilização de aspirador depó.AGENTES BIOLÓGICOSCorrespondem aos fungos, insetos e microorganismos que causamdamos ao papel. O sistema preventivo como desinsetização deve ser feitaperiodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas áreas doarquivo em que encontram condições ambientais favoráveis, como alto graude umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilação.AGENTES HUMANOSOs hábitos humanos como alimentação e manuseio dos documentospodem afetar e agredir o papel, devendo ser amplamente difundido oscuidados quanto à limpeza do local.Os responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com oselementos orgânicos que fazem parte do documento, assim como colas,papeis, papelões, que devem ser de primeira qualidade.
  65. 65. Suportes EspeciaisNão empilhar livros abertos ou colocar peso extra sobre eles, poisdeforma a lombada e pode soltar as folhas.Evitar escrever no verso da foto e quando o fizer utilizar lápis macio enão pressionar, para evitar marcar a foto; manusear as fotos com cuidado,evitando o contato direto com a gelatina, que poderá ficar manchada egordurosa.CDs e fitas devem ser acondicionados em embalagens próprias emanuseados com cuidado, segurando-os sempre pelas bordas, devido àsensibilidade deste material. As fitas devem ser guardadas na posiçãovertical, para evitar a deformação do rolo. Fitas e CDs devem serarquivados em ambiente fechado, desumidificado e climatizado, não devemser expostos diretamente à luz do sol, à umidade e à poeira. Deve-seafastá-los de qualquer campo eletromagnético.
  66. 66. O QUE É DIPLOMÁTICA?Ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de origemgovernamental e/ou notarial. Trata-se, portanto, dos documentos que,emanados das autoridades supremas, delegadas ou legitimadoras (como éo caso dos notários), são submetidos, para efeito de validade, àsistematização imposta pelo Direito. Tornam-se esses documentos, por issomesmo, eivados de fé pública, que lhes garante a legitimidade de disposiçãoe a obrigatoriedade da imposição, bem como a utilização no meiosociopolítico regido por aquele mesmo Direito. Assim sendo, não é possíveldissociar a diagramação e a construção material do documento do seucontexto jurídico-administrativo da gênese, produção e aplicação.O DOCUMENTO DIPLOMÁTICOÉ o registro legitimado do ato administrativo ou jurídico,conseqüência, por sua vez, do fato administrativo ou jurídico. Se é “atojurídico todo aquele que tenha por fim imediato adquirir, resguardar,transferir, modificar ou extinguir direitos”.Objeto da diplomática: É a estrutura formal do documento, que deveter a mesma construção semântica de discurso para a mesma problemáticajurídica.OS ELEMENTOS EXTERNO E INTERNOS DA FORMA DOCUMENTALA forma documental revela e perpetua sua função. Com base nestaobservação, os primeiros diplomatas estabeleceram uma metodologia paraa análise das formas documentais, que permitia compreender as açõesadministrativas e as funções que as geravam. Essa metodologia descansavano suposto de que, não obstante diferenças na natureza, proveniência,

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