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Dokumentenmanagement Schritt für Schritt - topsoft 2010_03_24 14:30

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Dokumentenmanagement Schritt für Schritt - Geld sparen und Qualität steigern: Prof. Dr. Andreas Spichiger, Berner Fachhochschule

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Dokumentenmanagement Schritt für Schritt - topsoft 2010_03_24 14:30

  1. 1. Dokumentenmanagement Schritt für Schritt Geld sparen und Qualität steigern Prof. Dr. Reinhard Riedl, Prof. Dr. Andreas Spichiger e-government.bfh.ch
  2. 2. Paradigmenwechsel <ul><li>Beliebig viele Originale </li></ul><ul><li>Unleserliche Kodierung (ausgenommen XML) </li></ul><ul><li>Komplexe Verlinkung & Metadaten </li></ul><ul><li>Umfassende Versionierung </li></ul><ul><li>Neue Formen des Suchens & scheinbar weniger Zwang zur Ordnung </li></ul><ul><li>Integration multimedialer Inhalte </li></ul><ul><li>Integration von Intelligenz ins Dokument </li></ul><ul><li>Darstellung als GUI </li></ul>
  3. 3. Meta-Daten & MVC-Intelligenz <ul><li>Meta-Daten = Daten über Daten (OPTIONAL) </li></ul><ul><ul><li>Zur Beschreibung der Bedeutung </li></ul></ul><ul><ul><li>Zum leichteren Suchen </li></ul></ul><ul><ul><li>Zur automatischen Erstellung von Dossiers </li></ul></ul><ul><li>MVC-Intelligenz (OPTIONAL) </li></ul><ul><ul><li>Abhängig von der Rolle des Benutzers … </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>werden andere Inhalte angezeigt </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>können andere Teile des Dokuments verändert werden </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>inhaltliche Konsistenz des Dokuments prüfen </li></ul></ul><ul><ul><li>aus Musterdokumenten durch Parametrisierung Dokumente erzeugen </li></ul></ul><ul><ul><li>Workflows in Dokumente integrieren </li></ul></ul>
  4. 4. Einsatz in der Praxis <ul><li>Nutzungsziel definieren und analysieren </li></ul><ul><li>Stakeholderperspektiven analysieren </li></ul><ul><li>Einsatzkonzept entwickeln </li></ul><ul><li>Technische Einführung </li></ul><ul><li>Organisatorische Einführung </li></ul>
  5. 5. 1. Nutzungsziel definieren und analysieren <ul><li>Für welche Arbeitsvorgänge will ich digitale Dokumente einsetzen? </li></ul><ul><li>Wie werden sich diese Arbeitsvorgänge verändern? </li></ul><ul><li>Hat diese Veränderung Bedeutung für meine Kernkompetenzen? </li></ul><ul><li>Welchen direkten und welchen indirekten Nutzen wird mir die Veränderung bringen? </li></ul><ul><li>Welche Nebenwirkung könnte es geben? </li></ul><ul><li>Kann ich den Nutzen messen? </li></ul><ul><li>Welche Risiken gibt es in Bezug auf die Realisierung des Nutzens? </li></ul>
  6. 6. 2. Stakeholderperspektiven analysieren <ul><li>Individueller Nutzen </li></ul><ul><ul><li>Wer profitiert persönlich in welchem Umfang? </li></ul></ul><ul><ul><li>Wer ist davon gar nicht betroffen? </li></ul></ul><ul><ul><li>Wer hat dadurch eventuell einen Nachteil? </li></ul></ul><ul><li>Individuelle Wahrnehmung </li></ul><ul><ul><li>Nehmen alle Akteure die Auswirkung objektiv war? </li></ul></ul><ul><ul><li>Gibt es subjektive Ängste oder Vorurteile? </li></ul></ul>
  7. 7. 3. Einsatzkonzept entwickeln <ul><li>Klar definierter Nutzungskontext </li></ul><ul><li>Einfach verständliche Begründungen </li></ul><ul><li>Identifizierter Schulungsbedarf </li></ul><ul><li>Identifizierter Kommunikationsbedarf </li></ul><ul><li>Planung des zeitlichen Ablaufs </li></ul><ul><li>Definiertes Konzept zur Kontrolle der Nutzenrealisierung der Einführung </li></ul>
  8. 8. 4. Technische Einführung <ul><li>Anforderungen spezifizieren </li></ul><ul><li>Implementieren </li></ul><ul><li>Testen </li></ul><ul><li>Installieren </li></ul><ul><li>Bedienbarkeit testen </li></ul><ul><li>Nutzenrealisierbarkeit prüfen </li></ul><ul><li>Eventuell eine Ehrenrunde drehen, um Probleme vor der organisatorischen Einführung zu beheben </li></ul>
  9. 9. 5. Organisatorische Einführung <ul><li>Kommunizieren und Akzeptanz gewinnen </li></ul><ul><li>Schulungen durchführen </li></ul><ul><li>Eventuell Piloteinführung mit Monitoring </li></ul><ul><li>Gesamthafte Einführung </li></ul><ul><li>Bereitstellung von Nutzer-Support </li></ul><ul><li>Kontrolle der Akzeptanz </li></ul><ul><li>Eventuell Überwindung von Widerständen </li></ul><ul><li>Kontrolle des Nutzens </li></ul><ul><li>Identifikation der Lessons Learned </li></ul><ul><li>Eventuell Anpassung des Nutzungskonzepts </li></ul>
  10. 10. Vermieden werden sollte … <ul><li>Ein diffuses oder falsches Nutzungskonzept </li></ul><ul><li>Nutzung der Funktionalitäten zu mehr Desorganisation </li></ul><ul><li>Ungenügendes Akzeptanz-Management </li></ul><ul><li>Ungenügende Schulung </li></ul><ul><li>Kein vorgängiges Ausmerzen der technischen Kinderkrankheiten </li></ul><ul><li>Keine Kontrolle der Nutzenrealisierung </li></ul><ul><li>Keine Nutzung der Lessons Learned zur Verbesserung des Nutzungskonzepts </li></ul>

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