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2010 09 29 10-00 seffen engeser

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2010 09 29 10-00 seffen engeser

  1. 1. SharePoint 2010. Struktur. Metadaten.Dokumentenmanagement. Namics.<br />Steffen Engeser. Consultant.<br />29. September 2010<br />
  2. 2. Agenda.<br />Intro<br />Von der Theorie zur Praxis<br />SharePoint Basis Funktionalitäten<br />SharePoint meetsMatchPoint<br />Zusammenfassung und Fragen<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />2<br />
  3. 3. Intro.<br />28.09.2010<br />3<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  4. 4. The MASTER Structure<br />28.09.2010<br />4<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  5. 5. The MASTER Minds<br />28.09.2010<br />5<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  6. 6. Einen Schritt zurück...<br />28.09.2010<br />6<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  7. 7. Vogelperspektive<br />28.09.2010<br />7<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />Projektleiter<br />Kunde<br />Vertrag<br />Sales<br />Projekt<br />Techie /Designer / Consultant<br />CEO<br />Referenz<br />
  8. 8. Von der Theorie zur Praxis.<br />28.09.2010<br />8<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  9. 9. 5 Trends. Document Management.<br />Centralization of competence and simplification of the application architecture<br />Roles of business and IT users are changing<br />Communication management requires improvement of customer understanding<br />The growing importance of outsourcing<br />The emergence of notepads and smartphones<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />9<br />
  10. 10. Filestruktur.<br />Das Design einer Dokumentenmanagementstruktur bietet einen Kontext um Dokumente im System zu speichern<br />Zum Beispiel, indem man eine Rechnung an einen Ordner namens «Rechnungen» ablegt …<br />… in einem höheren Ordner namens «Konten»<br />Das Dokument kann durch den Dateipfad und entsprechende Suchkriterien aufgefunden werden<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />10<br />
  11. 11. MetadataStruktur.<br />Dokumente umfassen <br />Inhalte und …(Informationen)<br />… dessen Kontext(Metadaten, oder "Informationenüber Informationen")<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />11<br />
  12. 12. SharePoint Basis Funktionalitäten.<br />28.09.2010<br />12<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  13. 13. SharePoint 2010. DMS. Basisfunktionen.<br />Berechtigung auf Element Ebene<br />Richtlinien pro Inhaltstyp<br />Workflow<br />Website Ebene<br />Inhaltstyp Ebene<br />Gebunden an Listen/Bibliotheken<br />Papierkorb<br />Check-in/out<br />Versionierung anhand von Haupt-/Nebenversion<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />13<br />
  14. 14. SharePoint 2010. Document Center.<br />Tag<br />FarmübergreifendewiederverwendbareHierarchischeTaxonomien und Typen<br />Finden<br />Metadatenbasierte Navigation<br />Qualität der SuchergebnisseanhandBewertungen<br />Finden der aktuellsten Versiondurch Unique Document ID<br />28.09.2010<br />14<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  15. 15. Termsets.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />15<br />
  16. 16. Metadaten Manager.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />16<br />
  17. 17. SharePoint. Dokumentenbibliotheke.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />17<br />
  18. 18. Dokumente können zu Sets zusammengefasst werden und über eine ID lokalisiert werden<br />So funktioniert es:<br />Dokumente zu einem Set zusammenfassen<br />Metadaten gemeinsam editieren<br />Als Zip-File herunterladen<br />Das bringt es: <br />Finden von Dokumenten ist möglich, auch wenn das Dokument verschoben wurde<br />Dokumente schneller managen, wenn sie zusammen gehören<br />Highlights<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />18<br />
  19. 19. SharePoint meetsMatchPoint.<br />28.09.2010<br />19<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  20. 20. Build SharePoint Solutions on top of SharePoint.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />20<br />
  21. 21. Business Model. Design Processes.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />21<br />
  22. 22. Tagging. Infrastructure.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />22<br />
  23. 23. Document. Center.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />23<br />
  24. 24. Project. Space.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />24<br />
  25. 25. Portal. News.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />25<br />
  26. 26. Und nun an einem konkreten Beispiel.<br />28.09.2010<br />26<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  27. 27. Wir nennen es die intelligente Datenablage weil….<br />Ein zentraler Zugang für alle Mitarbeiter mit<br />Personalisierter Sicht («meine Projekte»)<br />Team-Sicht («unsere Kunden», «unsere Projeke»)<br />Starker Suchfunktion<br />Matrix-Suchen ermöglichen die Beantwortung verschiedenster Fragestellungen<br />Refinement ermöglicht, die schnelle Filterung der Suchergebnisse<br />Automatisches Tagging<br />Inhalte, Dokumente werden automatisch nach verschiedenen Gesichtspunkten klassifziert<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />27<br />
  28. 28. Die Einstiegsseite<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />28<br />Direkter Zugriff auf die Suche<br />«Meine Projekte»<br />
  29. 29. Suche – Allgemein über alles<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />29<br />Verschiedene Suchen / Trefferlisten-Arten<br />Suchbox mit Type Ahead<br />Suchabfragen können gespichert werden <br />(«Search Definitions»)<br />Refinement der Suchergebnisse<br />
  30. 30. Suche - Referenzen<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />30<br />Suchergebnis in Listenform<br />
  31. 31. Suche - Referenzen<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />31<br />Ergebnisliste lässt sich sortieren und filtern! <br />(nachdem bereits gesucht wurde!)<br />
  32. 32. Wie funktionierts?<br />Jeder Kunde erhält sein Dossier («Kundendossier»)<br />Zuweisung zu den Team(s) <br />Branchezuweisung etc.<br />Jedes Projekt erhält sein Dossier («Projektdossier»)<br />Zuweisung zu einem Kunden<br />Klassfizierung des Projektes (Themen, Technologien etc.)<br />Für jede Referenz wird ein Referenzdossier angelegt<br />Zuweisung zu einem Kunden<br />Klassifizierung mit den notwendigen Infos<br />WICHTIG: die Klassifizierung erfolgt nur einmalig für das Dossier!<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />32<br />
  33. 33. Team-Sicht (Filter Business Unit)<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />33<br />Filter/Suche (aktive/inaktive Kunden)<br />Projekte des Kunden (nur aktive)<br />Kunden des Teams<br />
  34. 34. Kundendossier<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />34<br />Filter/Suche (aktive/inaktive Projekte)<br />Die wichtigsten Infos zum Kunden auf einen Blick…<br />Kunden übergreifende Dokumente<br />(z.B.Key-Account-Massnahmen;Organigramme; Rahmenverträge etc.)<br />
  35. 35. Projekt-Dossier<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />35<br />Zuletzt geänderte Dokumente im Projekt<br />Dokumente, an denen gerade gearbeitet wird <br />(checked out)<br />Die wichtigsten Infos zum Projekt auf einen Blick<br />Definierte Ordnerstruktur<br />
  36. 36. Automatisches Tagging<br />Beim «Upload» von Dokumenten werden diese automatisch aufgrund ihres Kontextes klassifiziert:<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />36<br />Diese Tags werden automatisch vergeben <br />respektive vererbt!<br />
  37. 37. Mobile<br />iPAD und iPHONE User können mit der APP «SharePlus» einzelne Dossiers offline mitnehmen (zur Zeit noch read-only; künftig wird aber auch die Bearbeitung möglich sein)<br />Windows User können Dossiers ebenfalls offline auf dem Laptop mitnehmen und offline editieren. Dies wird dann automatisch mit der Ablage synchronisiert.<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />37<br />
  38. 38. Screens iPAD<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />38<br />Kunde / Projekte<br />Projekte -> Dokumente<br />Projekte -> Wiki-Content<br />Projekte -> Kontakte<br />
  39. 39. Screens iPHONE<br />28.09.2010<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />39<br />Kunde / Projekte<br />Office-Dokumente<br />Wiki-Inhalte<br />
  40. 40. Haben Sie Fragen zum Thema?<br />28.09.2010<br />40<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  41. 41. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.<br />steffen.engeser@namics.com <br />© Namics<br />28.09.2010<br />41<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  42. 42. 28.09.2010<br />42<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />
  43. 43. Farbauswahl Titelseite.<br />Anhang.<br />28.09.2010<br />43<br />Denken. Präsentieren. Umsetzen.<br />Orange.<br />Namics.<br />Blau.<br />Namics.<br />Violett.<br />Namics.<br />Rot.<br />Namics.<br />Grün.<br />Namics.<br />
  44. 44. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />xx. Monat 2009<br />
  45. 45. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />xx. Monat 2009<br />
  46. 46. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.<br />Vorname Name. Funktion.<br />Vorname Name. Funktion.<br />Vorname Name. Funktion.<br />xx. Monat 2009<br />
  47. 47. Kundenname. Projektname.Präsentationsthema. Namics.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />xx. Monat 2009<br />
  48. 48. Kundenname. Projektname.Präsentationstitel. Namics.<br />Als Startslide kann auch ein<br />KUNDENBILD verwendet werden.<br />Aber nur beim Startslide,<br />NICHT bei den Zwischenslides.<br />Ein Bild, dafür ein richtig gutes.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />Vorname Nachname. Funktion.<br />xx. Monat 2009<br />

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