Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Xinfo: Beyond the Book


Published on

Adriane Hunt

Published in: Education, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Xinfo: Beyond the Book

  1. 1. 1 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. Xinfo: Beyond the Book STC‐PMC October 17, 2012 Adriane Hunt Xinfo video (introduction) October 17, 20122 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  2. 2. 2 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. CA Technologies (NASDAQ: CA) provides IT management  solutions that help customers manage and secure complex IT  environments to support agile business services. Organizations  leverage CA Technologies software and SaaS solutions to  accelerate innovation, transform infrastructure and secure  data and identities, from the data center to the cloud. Learn more about CA Technologies at about CA Technologies October 17, 20123 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. Adriane Hunt is a Technical Communications professional with nearly 30  years' experience in all facets of technical content strategy, design, and  delivery. Adriane examines industry trends and looks for innovative ways to  author and deliver technical content and engage customers "beyond the  book". Adriane has worked at CA Technologies for 23 years; she is currently  an Advisor, Business Unit Strategy for the Technical Information  organization. As a member of the CA Technologies Xinfo core team,  Adriane led the development of CA’s Scenario‐Based Content methodology  (SBC). You can email Adriane at or contact her on Twitter  @adrianehunt or LinkedIn. about the presenter October 17, 20124 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  3. 3. 3 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. agenda 5 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. Our Challenge Our Resolution ‐ Xinfo Methodology Wrap Up Q&A October 17, 2012 — What is Xinfo? — Extensible Information — The sum of Xinfo represents a methodology that gives  clients: — the content they need — when they need it — modern deliverables — With the added benefits of a streamlined documentation  footprint and lower localization costs introduction: Xinfo October 17, 20126 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  4. 4. 4 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. — We knew we needed to get closer to our customers and  modernize our content management strategy and philosophy  so… — We talked to our customers….extensively — Internal customers — External customers — Analysts — The essence of our results: — Too much info — Hard to find what I need — Need easily consumable help with day‐to‐day tasks October 17, 20127 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. our challenge ‐ research challenge resolution: Xinfo 8 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. — Xinfo is a four‐pronged approach to address each pain  point: — New roles for TI staff — Scenario‐Based Content (SBC) Methodology — Just enough content — End‐to‐end view of information October 17, 2012
  5. 5. 5 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. New methodology & focus requires new organizational roles: – Technical Information Architect Product Manager of Technical Information for a given product Work closely with Product Managers to ensure consistent, clear, and  concise message across all materials Plan the information delivery roadmap – what are we going to  document and when Provide vocal input into documentation and product design – Technical Information Engineer Design, create, test, and publish technical information deliverables Collaborate with IAs/team/clients to identify scenarios and content Xinfo roles October 17, 20129 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. Scenario‐Based Content brings key product use cases and user  stories to CA customers in role‐based, article‐sized, content,  ideal for delivery in both traditional formats and content  mashups Scenario‐Based Content (SBC) October 17, 201210 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  6. 6. 6 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. scenario‐based content 11 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. What is a CA scenario? – Business process: explains how and where the product or solution  addresses a particular business need – Roles: identify the jobs that are involved in the process and  workflows so that they are in context with the users’ day‐to‐day  responsibilities  – Multimedia: enhances content with graphics/video for quick  comprehension – Bite‐sized, stand‐alone content: an autonomous information unit  that is modular and article‐like so it can be quickly scanned and  understood by the customer – Location: can reside anywhere (examples: in a guide or online help,  as a stand‐alone Knowledge Base article, or anywhere else needed) October 17, 2012 sample scenario – main page October 17, 201212 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  7. 7. 7 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. Embracing and stressing the “just enough doc” principle: – Focuses on marquee and high priority use cases for our scenarios – Integrates reference information in the product—a self‐documenting UI   Example: If you have simple UI‐based wizard with intuitive screens to step  through coupled with hover text for complex technical terms, you dramatically  decrease the need for procedures or scenarios Benefits: – Improves search relevance by reduced footprint – Reduces localization costs – Reduces potential errors  * Scott Ambler and others have authored many articles about just enough doc just enough documentation* October 17, 201213 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. end‐to‐end view  October 17, 201214 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  8. 8. 8 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. end‐to‐end view of information 15 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. Information Architect works with stakeholders to identify key articles  to add to a bookshelf  For example: – Traditional user guides & scenarios that Tech Info creates – White papers – Demos (usually showing best practices or prominent use cases) – Training materials – Support articles Broad view of the information for a CA product  – Internal and external contributors – Non‐Tech Info authors October 17, 2012 end‐to‐end deliverables 16 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. End to End Bookshelf (now) Technical Information Center (future) — A wiki‐like structure that provides a gateway to all CA Technologies internal content, and  enables integration with public web content & images including peer networking and  collaboration forums  — Collaborate — Customers will be able to annotate and update the editable version of TI content – IAs and IEs can review customer annotations and updates to determine whether they  should be incorporated into the next locked, published version – Customers will be able to collaborate with their peers, partners, and customers from  the TIC by linking to communities and other public forums End to End View – Customers will be able to access and search across other pertinent end‐to‐end product  information  October 17, 2012
  9. 9. 9 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. CA Technical Information Center – Wireframe ‐ Home October 17, 201217 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. Context of  visitor Latest  info from  forums, wiki,  announcements Separate  portlet  instance per  product Consolidation  of  product info Social sites  per product Our other sites Stay Connected Associated Products Tag Cloud Help for Technical Information Center CA Technical Information Center – Wireframe ‐ Collaboration October 17, 201218 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved.
  10. 10. 10 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. How do we support Xinfo? – New TI roles Training programs Workshops Monthly roundtables – Scenario‐Based Content: SBC certification Call a Mentor program Monthly office hours and ongoing training and workshops – Just enough content and End‐to‐End information Training programs Tools, workshops Task forces Supporting Xinfo internally October 17, 201219 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. wrap up 20 Xinfo: Beyond the Book   Copyright © 2012 CA. All rights reserved. Challenges Response = Xinfo – New Roles for TI staff – Scenario‐Based Content – Just enough content – End‐to‐end information (present) – Technical Information Center (near future) Comments or questions:, @adrianehunt (Twitter), or LinkedIn  October 17, 2012
  11. 11. 11 Copyright © 2010 CA. All rights reserved. Q & A