Улучшая технику письма

Формальные методы поиска
информации
• Поиск вручную (книги, журналы)
• Поиск на электронных носителях
(Интернет, базы данных, диски)
• Обращение к первичным источникам
(наблюдения и опросы)
• Проведение экспериментов.

Неформальные методы поиска
информации
• Поиск в организационных записях
• Разговоры и беседы с шефом и
коллегами
• Опрос ключевой аудитории
• Неформальное исследование
• Мозговой штурм

Организация информации по
схеме
Заголовок
1. Первый важный элемент
А. Первый подпункт
• Детали, иллюстрации, свидетельства
Б. Второй подпункт
• Детали, иллюстрации, свидетельства
2. Второй важный элемент
А. Первый подпункт
• Детали, иллюстрации, свидетельства

Организация информации по
схеме
Шаги:
• Определите основную тему в заголовке
• Разделите текст на 3-5 основных пунктов
• Распределите компоненты и информацию по
пунктам
• Постарайтесь сделать каждый компонент
эксклюзивным
• Не делайте простые вещи важными компонентами
• Используйте детали, иллюстрации и свидетельства

Организация делового послания
Прямой порядок:
Основная идея идет
сначала, потом детали и
объяснения
Непрямой порядок:
Сначала детали
объяснения, затем
основная идея

Организация делового послания
Прямой порядок,
преимущества:
•Бережет время
читателя
•Устанавливает прямой
порядок мышления
•Предотвращает
неопределенность
•Выглядит как деловое
Непрямой порядок,
преимущества:
• Уважает чувства
аудитории
•Поддерживает
внимательное
выслушивание
•Минимизирует
негативную реакцию

Организация делового послания
Прямой порядок,
полезна:
• Получатель готов
принять послание
•У получателя хватает
знаний
•Послание рутинное
Непрямой порядок,
полезна:
• Получатель может
быть разочарован
•Получатель враждебен
•Получателя надо
убедить или обучить
•Тема чувствительна

Эффективные предложения
Полные предложения имеют подлежащее и
сказуемое, и имеют смысл (можно
оторвать и поставить отдельно от текста)
Напрмер:
Сотрудники отсылают много электронных
писем

Эффективные предложения
• Избегайте писать в текстах фрагменты
предложений.
• Если предложение можно разбить на два или
более отдельных, лучше это сделать
Например вместо: Два кандидата подали
заявления и только одного наняли.
Пишите: Два кандидата подали заявления. Один
был нанят.
• Избегайте сложных предложений с запятой в
виде разделителей.

Механическое выделение
• Подчеркивание
• Жирный или наклонный шрифт
• Заглавные буквы
• Выделение дефисами
• Выделение табуляцией, списками, цифрами
• Пробелы
• Цвет
• Линии
• Рамки
• Колонки
• Заголовки и подзаголовки

Выделение стилем
• Для выделения идеи:
– Используйте живой язык
– Лингвистическое подчеркивание –
эмоциональные характеристики («лучшая
альтернатива»)
– Размещайте важные идеи в начале или конце
предложения и/или абзаца
– Размещайте важные идеи в простых
коротких предложениях

Выделение стилем
• Для уменьшения выделения идеи:
– используйте общие, а не точные определения
(«некоторые клиенты жалуются» вместо
«пожаловалось 125 клиентов»)
– Размещайте идею в одно предложение с другой
интересной или важной мыслью («Не смотря на то,
что вы не можете получить деньги за возвращенный
товар, вы может приобрести что-то другое на ту же
сумму».)

Активный и Страдательный
залоги
• Активный залог обозначает, что
подлежащее совершает действие
• Пассивный залог обозначает, что над
подлежащим совершается действие.

Активный и Страдательный
залоги
• В деловых документах в основном
употребляйте активный залог
• Пассивный залог используется для
подчеркивания действий, а не действующих
лиц («Были наняты специалисты. Инженер
был вознагражден)
• Используйте страдательный залог для
сообщения плохих новостей. (Не смотря на то,
что мы не можем возобновить кредит, мы
можем/вы можете…)

Попрактикуйтесь
Преобразуйте в активный залог:
• Наша встреча была отложена клиентом
• Резюме кандидатов легко
обрабатываются программой Resmix
Преобразуйте в пассивный залог:
• Программист не смог инсталлировать
программу