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  1. 1. Como etapa del proceso administrativo (función) ORGANIZACIÓN
  2. 2. ▪ Según Agustín Reyes Ponce, organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
  3. 3. En la organización existen tres elementos de vital importancia, el recurso financiero, el de materiales, y los recursos humanos. Recursos Financieros Recursos Materiales Recursos Humanos
  4. 4. Para que los tres elementos de la organización operen de manera coordinada, es necesario, que el trabajo de los empleados sea eficiente y logre los objetivos deseados. Cuando el empleado sabe cuáles son sus deberes y obligaciones dentro del área donde está trabajando, no existe dificultad para realizar las actividades encomendadas.
  5. 5. ▪ Una organización es un proceso estructurado en la cual interactúan las personas para alcanzar sus objetivos.
  6. 6. La definición anterior esta basada en cinco hechos comunes a todas las organizaciones: 1. Una organización siempre incluye personas. 2. Estas personas están involucradas unas con otras de alguna manera, es decir, interactúan 3. Estas interacciones siempre pueden ser ordenadas o descritas por medio de cierta clase de estructura. 4.Toda persona en la organización tiene objetivos individuales, algunos de los cuales son las razones de sus acciones y espera que su participación en la organización le ayude a alcanzar sus objetivos 5. Los objetivos personales y los objetivos de la organización no se deben anteponer uno sobre el otro. CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
  7. 7. Los fines de una organización no pueden reducirse a una sola dimensión, como puede ser el aspecto económico, sino que han de satisfacer como mínimo las cuatro que se mencionan a continuación: 1.Ha de generar valor económico. 2.Ha de producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades sociales. 3.Ha de mantener su continuidad a través del tiempo. 4.Ha de perseguir el desarrollo de las personas que lo componen.
  8. 8. En una forma general se puede establecer que la organización formal es un mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente. Es un sistema de tareas bien definidas, cada una de estas tiene en sí una determinada cantidad específica de autoridad, responsabilidad y deber de rendir cuentas. Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros.
  9. 9. Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianzas o esferas de influencia que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal. La organización informal es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal.
  10. 10. ▪ En otras palabras, la organización es el diseño de una estructura formal, en donde se establecen las funciones a desempeñar y sus relaciones, la jerarquía y los niveles de autoridad, de acuerdo con las actividades y objetivos de la empresa (identificar y clasificar las actividades requeridas, agrupar todas las acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos, asignar a cada grupo, de acuerdo con sus tareas, un administrador dotado de autoridad [delegación] necesaria para supervisarlo, establecer las coordinaciones horizontal [en un nivel organizacional igual o similar] y vertical [entre las oficinas generales de una división y un departamento] en la estructura de la empresa).
  11. 11. ▪ De acuerdo a lo anterior, hay una serie de factores fuertemente ligados a la estructura organizacional. Por eso, conviene analizarlos para conocer en qué medida impactan a la organización.
  12. 12. ▪ Es la serie de actividades que deben desempeñarse en un puesto determinado por un individuo que cubre un perfil específico para llevarlas a cabo con profesionalismo. Además, en la estructura se establecen niveles jerárquicos de autoridad y comunicación (necesarios para el buen desempeño de las tareas), con base en las técnicas correspondientes al diseño de la organización.
  13. 13. Producir resultados y objetivos. 01 Superar las diferencias individuales; es decir, hacer que las personas se adapten a las exigencias que les impone la organización. 02 Ser medio para ejercer el poder. 03
  14. 14. ▪ Número mínimo de empleados que pueden estar bajo el control o supervisión de un jefe.
  15. 15. ▪ Ejecución de la autoridad desde el primer nivel de la organización hasta el último empleado en la línea jerárquica; funciona en forma de pirámide y se caracteriza por la autoridad, responsabilidad y comunicación.
  16. 16. ▪ Derecho de actuar o exigir a otros que realicen algo ante una situación dada.
  17. 17. ▪ Obligación de todo miembro de una organización para responder por el cumplimiento de los deberes que le han sido asignados. A cada grado de responsabilidad conferido debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
  18. 18. ▪ Procedimiento a través de cual, en forma implícita o explícita, se transmite y recibe información en un grupo social. En este orden, son fundamentales las distintas líneas del organigrama. Así mismo, es necesario fomentar las reuniones interdepartamentales y al interior de cada departamento o división.
  19. 19. ▪ Grado considerable de autoridad que tienen los niveles superiores de mando para tomar decisiones. Al respecto, Fayol dice que este grado debe depender de la situación (sin embargo, en la actualidad, la tendencia es hacia la descentralización).
  20. 20. ▪Es la separación y delimitación de actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo esfuerzo; lo que da lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo. ▪ Consiste en dividir grandes tareas en paquetes más pequeños que se distribuyen entre varias personas. Esto permite a un empleado dominar una tarea en el tiempo más corto y con un mínimo de habilidad.
  21. 21. ▪“Cuando mayor sea la frecuencia con que una persona depende de un solo superior, será más probable que esa persona tenga un sentido de lealtad y obligación, y menos probable que exista confusión con relación a las órdenes”. ▪ Fayol
  22. 22. ▪ Este principio se refiere a los niveles de una estructura organizacional, agrupados según el grado de autoridad y responsabilidad que posean, e independientemente de la función que realicen. ▪ Esta estructura está representada a través de un organigrama, que considera un X número de niveles o grados: desde los dueños de la empresa hasta el nivel operativo más bajo.
  23. 23. Nivel superior o político Nivel intermedio, ejecutivo o directivo Nivel inferior, técnico u operativo
  24. 24. ▪ Es el agrupamiento de las actividades similares en unidades más pequeñas y específicas. Se logra mediante una división orgánica que permita a la unidad desempeñar eficientemente sus funciones.
  25. 25. DEPARTAMENTOS ▪ Agrupación de centros de trabajo ( y personas). Pueden crearse directamente en base a la cantidad de centros/personas (para niveles bajos y poca especialización) o por criterios de temporalidad de la actividad (turnos, vacaciones, etc.).
  26. 26. ORGANIGRAMA ▪Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
  27. 27. ▪ Representación esquemática de la estructura formal de la empresa. Indica la organización jerárquica y funcional. ▪ Articular las distintas funciones. ▪ Destacar los distintos puestos y posiciones. ▪ Establecer cuáles son las líneas de comunicación formales y conexiones entre puestos. ▪ Visión inmediata y resumida de la forma en que se estructura la empresa.
  28. 28. ▪ CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN ▪ PRECISIÓN: ▪ En los organigramas las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud. ▪ SENCILLÉZ: ▪ Deben ser lo más simples posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible. ▪ UNIFORMIDAD ▪ Es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición en su diseño, para facilitar su interpretación.
  29. 29. ▪ PRESENTACIÓN: ▪ Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben de prepararse complementando tantos criterios técnicos como de servicio en función de su objetivo. ▪ VIGENCIA: ▪ Para conservar su validez técnica, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen superior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
  30. 30. ▪ Las figuras se utilizan para presentar en el gráfico de la organización las unidades que la conforman. Éstas pueden ser de nivel directivo, medio o superior, operativo (o de apoyo), de asesoría y desconcentrados.
  31. 31. ▪ Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar a cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para presentar las unidades.
  32. 32. ▪ Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.
  33. 33. ▪ La ubicación de las figuras en el gráfico deben apegarse a las siguientes consideraciones: ▪ El diferente nivel jerárquico: La disposición de las unidades en el organigrama debe darse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, las cuales varían dependiendo de su naturaleza, sus funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
  34. 34. ESTRUCTURAL PORSUCONTENIDO FUNCIONAL DEPUESTOS,PLAZAYUS. GENERALES CLASIFICACIÓN PORSUÁMBITO ESPECÍFICOS VERTICALES HORIZONTALES PORSUPRESENTACIÓN MIXTOS DEBLOQUE CIRCULARES
  35. 35. ▪ Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.
  36. 36. DIRECCIÓN GENERAL 1. CUMPLIRLOSACUERDOSDE LA JUNTA ADMINISTRATIVA. 2VIGILAREL CUMPLIMIENTODE LOSPROGRAMAS. 3COORDINARLASDIRECCIONES 4FORMULARPROYECTODE PROGRAMA GENERAL DIRECCIÓN TÉCNICA DIRECCIÓN FINANCIERA 1. EVALUARYCONTROLAR LA APLICACIÓNDEDESARRO- 1. OBTENERRESULTADOS LLODELOSPROGRAMAS. NECESARIOS 2. FORMULAREL PROGRAMA ANUAL DELABORES 2. FORMULAREL PROGRAMA 3. DIRIGIRLASLABORES ANUAL DEFINANCIAMIENTO ADMINISTRATIVA DESUÁREA ORGANIGRAMAFUNCIONAL ▪ Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas en el gráfico.
  37. 37. R E 4 4 1 1 1 1 2 2 R E R E 12 15 11 11 1 1 1 1 E=EXISTENTES 6 8 R=REQUERIDOS 7 7 *=NOMBREDELA PERSONA 2 2 1 1 3 4 2 2 SECRETARIAS* DEPTO. JEFE * ANALISTAS * DIBUJANTES * SECRETARIAS* DIBUJANTES * DIRECCIÓN DEPTO. JEFE * ANALISTAS * SECRETARIA * DIRECTOR * AUXILIAR * ORGANIGRAMADE PUESTOS PLAZAS Y UNIDADES ▪ Indican para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos así como el número de plazas existentes o necesarias.También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
  38. 38. ▪Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características. DIRECCIÓN DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DIRECCIÓN DIRECCIÓN ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL
  39. 39. ▪Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización. DEPTO. OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA ORGANIGRAMA ESPECÍFICO GERENCIA DEPTO. DEPTO.
  40. 40. ORGANIGRAMAVERTICAL ▪ Son la forma más común de presentar un organigrama de un organismo social, se comienza con los niveles de mayor jerarquía hasta descender a los niveles inferiores. ▪ Representan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo partiendo del titular en la parte superior, desglosando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, y se recomienda su uso en los manuales de organización.
  41. 41. ▪ Los niveles jerárquicos comienzan representándose de izquierda a derecha, representan los mismos elementos del organigrama vertical sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. ▪ Despliegan las unidades de izquierda a derecha, colocando al titular en el extremo izquierdo. ORGANIGRAMA HORIZONTAL
  42. 42. ▪ En este tipo de organigrama,los niveles jerárquicos quedan representados desde el centro hacia fuera. El nivel jerárquico mayor queda en el centro, de ahí hacia la periferia se representan los demás niveles. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con las líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad,en ellos, se puede resaltar muy bien los niveles jerárquicos, disminuyendo la idea de los status más altos o más bajos, se puede colocar un número considerable de puestos en un mismo nivel, sin embargo no son muy utilizados, además de resultar confusos y difíciles de leer.
  43. 43. DIRECCIÓN GENERAL DIRECCIÓN DIRECCIÓN " A " " B " DEPTO. " C " " B " ORGANIGRAMAMIXTO " C " DEPTO. " B " DEPTO. " A " DEPTO. DEPTO. " A " DEPTO. ▪ Se presenta una combinación de un organigrama vertical con uno horizontal en uno sólo, Normalmente se hace así, por cuestiones de espacio; es decir, se busca la optimización del espacio en el que se encuentran trabajando.
  44. 44. 1. DIRECCIÓN 3. DIRECCIÓN 1.1 DEPARTAMENTO 3.1 DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 3.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 3.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 3.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 3.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 3.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 3.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA 3.2.3 OFICINA 2. DIRECCIÓN 4. DIRECCIÓN 2.1 DEPARTAMENTO 4.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 4.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 4.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICNA 4.1.3 OFICNA 2.2 DEPARTAMENTO 4.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 4.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 4.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA 4.2.3 OFICINA SECRETARIO ORGANIGRAMA DE BLOQUE SUBSECRETARIA " A " SUBSECRETARIA " B " ▪ Parten del diseño vertical integrando un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.
  45. 45. ▪ Implica una división del trabajo según los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad que existen en el seno de la empresa.
  46. 46. ▪ La autoridad y responsabilidad se concentra en una sola persona. ▪ Es una organización muy simple y de conformación piramidal,donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de comunicación son rígidamente establecida. ▪ Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización.
  47. 47. ▪ Busca reducir el mínimo de actividades o funciones a realizar ya sea por un gerente, un supervisor o un trabajador, con el fin de hacer una división del trabajo y así conseguir la especialización.
  48. 48. ▪ El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización existen órganos de decisión en la asesoría. ▪ Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos staff prestan asesoría a servicios especializados. ▪ A medida que las actividades dentro de las organizaciones se van haciendo más complejas, se requiere contar con expertos o especialistas que sin tener un autoridad directa dentro de la organización, aconsejen de acuerdo a sus conocimientos, habilidades y experiencias a los gerentes o encargados de los departamentos para que estos tomen las decisiones que se consideren son las más adecuadas.
  49. 49. ▪ Se da cuando se decide asignar los asuntos de carácter administrativo a un grupo de personas, quienes a su vez se encargarán de resolver diversos asuntos o problemas que se presenten dentro de la organización, formando así grupos de comités. Éstos comités pueden ser a nivel directivo, ejecutivo, consultivo, de vigilancia o deliberativo.
  50. 50. ▪ Combina algunas características de los diseños de organización funcional y por producto para mejorar la capacidad de procesamiento de información de gerentes y empleados. ▪ Un diseño matricial integra las actividades y elimina la duplicidad de actividades funcionales clave de cada línea de productos.
  51. 51. ANÁLISIS DE PUESTOS
  52. 52.  Los puestos contienen las actividades o funciones que debe desarrollar cada miembro de la organización de acuerdo con la descripción del puesto que ocupa. Los puestos forman parte integral y medular de la estructura organizacional, condicionan y determinan la distribución, configuración y grado de especialización que se requiere para cada una de ellos.  La información sobre los puestos y los requisitos para llenarlos se obtiene a través de un proceso denominado análisis de puestos.
  53. 53. Relevancia del análisis de puestos  Sirve para encontrar a los candidatos para los puestos disponibles, al conocer los requisitos de cada posición de trabajo (conocimientos, experiencias y habilidades como lingüísticas, culturales o de otra índole).
  54. 54.  Un documento que ayuda al análisis de puestos es el organigrama con el cual opera la institución. Esta herramienta permite conocer de manera gráfica la ubicación de cada puesto, su interrelación y las líneas jerárquicas y de comunicación.
  55. 55. El análisis de puestos nos permite determinar: DESCRIPCIONES DE PUESTOS. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO.
  56. 56. DESCRIPCIÓN DE PUESTO
  57. 57. La descripción de puestos es un simple inventario de las tareas o responsabilidades que desempeña el ocupante de éste. Es una declaración por escrito en la que se explican las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado.
  58. 58. Descripción de puestos  Su descripción es un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y lo hacen distinto a todos los demás puestos que existen en la organización.
  59. 59. Resumen del puesto En ella se especifica qué es el puesto, cómo se lleva a cabo, por qué y para qué. Las responsabilidades se describirán en términos de acciones específicas.
  60. 60. Condiciones de trabajo AQUÍ SE DESCRIBEN LAS CIRCUNSTANCIAS Y LAS CONDICIONES EN QUE SE REALIZA EL TRABAJO.
  61. 61. Perfil de puestos
  62. 62. Especificaciones del puesto  Hace hincapié en las demandas que la labor implica para la persona que la realiza; constituye un inventario de las características humanas que debe poseer el individuo que va a desempeñar la labor.
  63. 63. Requisitos: EDUCACIÓN FORMAL. EXPERIENCIA. HABILIDADES.
  64. 64. TAREA  Investigar el organigrama de una empresa constructora y describir las funciones que realiza cada puesto.

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