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20190110.documentation ver1.3

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20190110.documentation ver1.3

  1. 1. ドキュメンテーション論
  2. 2. 要約 はじめに • 本書の目的は、「読み手にわかってもらえる資料」を早く作りたい人の一助となることである。 ドキュメンテーション 総論 • 資料は「読み手にわかってもらって早く動いてもらうため」に作る。 • 読み手にわかってもらうためには「独り歩き」、動いてもらうためには「深さ」が資料に求められる。 • 本書が対象とする「独り歩きできる資料」は、①線の描写、②点の描写、③点検、の3つの要素から 成り立っている。 ドキュメンテーション 各論 • 人は話を「筋」で理解するため、線=ストーリーで伝えることが効果的である。 • 線の描写には3つのコツが存在する。 - コツ1:「1スライド1メッセージ」にこだわる。 - コツ2:ストーリーの型を持つ。 - コツ3:全体→部分の順番で展開する。 線 の 描 写 • 人は物事を理解するときに、80%以上を視覚に頼るため、視覚化して伝えることが効果的である。 • 点の描写には3つのコツが存在する。 - コツ1:読み手の目線の動きに逆らわない。 - コツ2:フォント、色、大きさ、図形の形、全てに意味持たせる。 - コツ3:空雨傘付箋ごとにフィットした型を使う。 点 の 描 写 • 「あと十里踏ん張ることができるかどうか」が、資料の完成度を左右する。 • 点検には3つのコツが存在する。 - コツ1:メッセージだけで読んで、意味が通るか確認する。 - コツ2:「何が捨てられるか?」の問いを持って、ノイズを除去する。 - コツ3:あらゆる読み手の立場から、自分の作品を厳しく見つめ直す。 点 検 2019/1/11 2
  3. 3. 目次 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 3
  4. 4. 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 4 目次
  5. 5. 本書の目的は、「読み手にわかってもらえる資料」を早く作りたい人の一助となるこ とである。 1.はじめに 想定される読み手の背景 本書の目的 資料を作っているときのモヤモヤ • 図形の配置や書式設定など、細かいところが気 になって時間がかかってしまう。 • 作っている最中に、ときどき自分でも何が言いた いかわからなくなる。 • そもそも、どうして資料を作る必要があるのかわ からない。 資料を見せたときのモヤモヤ • 「要するに?」「なぜ?」と言われてしまう。 • 時間をかけて作った資料が使ってもらえない。 • 読んだ人に伝わらない、動いてもらえない。 「なぜ資料を作るのか」 がわかる1 「どんな資料を作ればよいか」 がわかる2 「どうやって資料を作ればよいか」 がわかる3 2019/1/11 5
  6. 6. 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 6 目次
  7. 7. 資料は「読み手にわかってもらって早く動いてもらうため」に作る。 2.ドキュメンテーション総論~ドキュメンテーションの目的~ 資料が必要となる背景 資料作成で果たすべき目的 直接会えない人を巻き込む必要がある • 地理的に離れていて、直接会って説明することが 難しいとき。 • 不特定多数の利害関係者(他部署や取引先、株 主など)に説明が必要なとき。 時間が経っても人を動かし続ける必要がある • 考えや発言を、いつまでも、誰もが読める証拠と して残しておく必要があるとき。 • 伝え手が不在になっても、人が動く指針を残して おく必要があるとき。 読み手にわかってもらうこと 資料がわかり易い分だけ、コスト=(読み手が理 解するまでの時間)×(読み手の数)×(読み手 の1時間あたり給料)を減らすことができる。 1 2 読み手に早く動いてもらうこと 変化が激しい時代だからこそ、読み手にいち早 く行動してもらう必要がある。促した行動の数だ け、掲げていた目標に早く近づける。 2019/1/11 7
  8. 8. 読み手にわかってもらうためには「原則1:独り歩き」、早く動いてもらうためには「原 則2:深さ」が資料に求められる。 2.ドキュメンテーション総論~目的達成のための二原則~ • 紙くず? • サルでもわか るシリーズ • 参考書 • 専門誌 • 学術論文 • 本書で目指す 資料 表現 中身 難 浅い 深い 誰にも伝わる「独り歩き」できるわかりやすさ 直接会える 読み手 直接会えない 読み手 自分 他部署 部下 上司 相手 部下 仕入元 他部署 仕入先 上司 早めの行動を促すほどの洞察の「深さ」 A B A × B 問題 真因 なぜ?の追及 施策の 方向性 施策B 施策C 施策A どうやって?の追及 2019/1/11 8 易
  9. 9. 本書が対象とする「独り歩きできる資料」は、①線の描写、②点の描写、③点検、 の3つの要素から成り立っている。 2.ドキュメンテーション総論~ドキュメンテーションの要点マップ~ 読み手にわかってもらって 早く動いてもらうために、 何が重要か? 誰にも伝わる「独り歩き」 できるわかりやすさが重要 線の描写:ストーリーになっていることが重要 点の描写:視覚化が重要 点検:あと十里の踏ん張りが重要 早めの行動を促すほどの 洞察の「深さ」が重要 × × × A B 1 2 3 本書が対象とする範囲 問題解決力が重要 ※本書の対象外 2019/1/11 9
  10. 10. ドキュメンテーション総論までの振り返り はじめに • 本書の目的は、「読み手にわかってもらえる資料」を早く作りたい人の一助となることである。 ドキュメンテーション 総論 • 資料は「読み手にわかってもらって早く動いてもらうため」に作る。 • 読み手にわかってもらうためには「独り歩き」、動いてもらうためには「深さ」が資料に求められる。 • 本書が対象とする「独り歩きできる資料」は、①線の描写、②点の描写、③点検、の3つの要素から 成り立っている。 ドキュメンテーション 各論 • 人は話を「筋」で理解するため、線=ストーリーで伝えることが効果的である。 • 線の描写には3つのコツが存在する。 - コツ1:「1スライド1メッセージ」にこだわる。 - コツ2:ストーリーの型を持つ。 - コツ3:全体→部分の順番で展開する。 線 の 描 写 • 人は物事を理解するときに、80%以上を視覚に頼るため、視覚化して伝えることが効果的である。 • 点の描写には3つのコツが存在する。 - コツ1:読み手の目線の動きに逆らわない。 - コツ2:フォント、色、大きさ、図形の形、全てに意味持たせる。 - コツ3:空雨傘付箋ごとにフィットした型を使う。 点 の 描 写 • 「あと十里踏ん張ることができるかどうか」が、資料の完成度を左右する。 • 点検には3つのコツが存在する。 - コツ1:メッセージだけで読んで、意味が通るか確認する。 - コツ2:「何が捨てられるか?」の問いを持って、ノイズを除去する。 - コツ3:あらゆる読み手の立場から、自分の作品を厳しく見つめ直す。 点 検 2019/1/11 10
  11. 11. 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 11 目次
  12. 12. 各論全体のイメージ 3.ドキュメンテーション各論 誰にも伝わる 「独り歩き」できる わかりやすさが重要 線の描写 点の描写 点検 A 1 2 3 熱がある インフルエンザかも 病院へ行こう メッセージ 線=ストーリー メッセージ メッセージ 線 点 点検 2019/1/11 12 病院へ行こう インフルエンザかも 熱がある 昨日 本日 点 熱がある 昨日 本日 チェックリスト ☑論理構成 ☑図表の色 ☑...
  13. 13. 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 13 目次
  14. 14. 人は話を「筋」で理解するため、結論に至る道筋=ストーリーで伝えることが効果 的である。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 線 点 点検 受け手の反応 × ○ • 「はいわかりました」とは絶対ならない。 • 「なぜそうした結論に至ったのか」と、 話の道筋を聞かずにはいられない。 • 結論と、その理由がわかるため、納得 ができる。 熱がある 頭痛がする (状況) インフルエンザ かもしれない (解釈) 休んで病院に 行きます (行動) 今日は休みます (結論のみ) 伝え方 メッセージ ストーリー メッセージ メッセージ 日常ではできているストーリー作りをビジネスで行うために、 どのようなコツを意識する必要があるだろうか? 2019/1/11 14
  15. 15. 線の描写には3つのコツが存在する。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 線の描写 コツ1:1スライド1メッ セージにこだわる コツ2:ストーリーの型を 持つ コツ3:全体→部分で 展開する メッセージ メッセージの理由・補足 空(事実) 雨(解釈) 傘(提言) 付箋(プラン) ○○が20%上昇 原因は○○である ○○をすべきである いつ、どこで、だれと ・-・-・- ・- ・- ・- ・-・-・- ・-・-・- 全体 部分 ○月 2019/1/11 15
  16. 16. コツ1:「1スライド1メッセージ」にこだわることで、素早く効率的にコミュニケーション 効果を高めることができる。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 メッセージ メッセージの理由・補足 タイトル 注釈・出典 ページ数 1スライド1メッセージの型 1スライド1メッセージの効果 コミュニケーション効果が高まる 「1メッセージ、1ページ」にすることで、そのペー ジで伝えたいことが歯切れよく完結する。その ため、読み手にはわかりやすくなる。 1 2 修正や差し替えが楽になる 資料作成が1発で完成することは99%ありえず、 修正が頻繁に発生する。その際、修正や差し 替えの手間を減らすことができる。 2019/1/11 16 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 上巻』中川 邦夫
  17. 17. (参考)1スライド1メッセージの型は、大きく3種類存在する。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 メッセージ 図表 タイトル 1対1型 メッセージ 図表 タイトル 論拠並列型 メッセージ タイトル 三段論法型 イ メ ー ジ 例 • メッセージ:「A市場は年率20%で 急成長している」 • 図表:A市場の伸びを示す グラフ 図表 図表 図表 • メッセージ:「商品Bは幅広い年 齢層に急速に浸透している」 • 図表(左):若年層の使用率の伸 びを示すグラフ • 図表(右):熟年層の使用率の伸 びを示すグラフ • メッセージ:「当社は市場から退 場させられる危険性がある」 • 図表(左):主要項目ごとの顧客 満足度の低さを示すグラフ • 図表(右):他社への買い替えを 示唆するコメントの引用 2019/1/11 17 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 上巻』中川 邦夫
  18. 18. • 次に、箱の中にメッセージを 書いていく。 • 一文=1スライドのルールで、 箱を埋めていく。 • 頭から最後まで読んでみて、 違和感が無ければOK。 • まずは、章立てレベルで、 ざっくり箱を用意する。 具体的にはまず、資料の書き始めに、メッセージだけを並べて骨組みを作る。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 具体例(本書の場合) A B A B 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 18
  19. 19. 次に、メッセージを並べたら、1メッセージを1スライドに落としていく。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 具体例(本書の場合) 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 では、どうやってストーリーを組み立てるのか? 組み立てるための型は、どのようなものがあるのか? 2019/1/11 19
  20. 20. コツ2:ストーリーの型を持つことで、読み手の理解を促すストーリーを素早く描ける。 -型1:「空・雨・傘・付箋」は提言をまとめ上げるときに使いやすい- 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 空(事実) 雨(解釈) 傘(提言) 付箋(プラン) ○○が20%上昇 原因は○○である ○○をすべきである いつ、どこで、だれと ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- イ メ ー ジ 説 明 • 「空」では事実を述べ る。 • 例:昨日は熱が36度 だったのに、今日は 39度ある。 • 「雨」では事実に対す る解釈を述べる。 • 例:熱が出た原因は、 インフルエンザに発 症したからではない か? • 「傘」では解釈に対す る提言や行動を述べ る。 • 例:病院へ行くべきで ある。 • 「付箋」では提言や行 動の具体的な計画を 述べる。 • 例:1月23日に、○○ 病院に、Aさんと行く 予定である。 ○月 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 20
  21. 21. コツ2:ストーリーの型を持つことで、読み手の理解を促すストーリーを素早く描ける。 -型2:「Why・What・How」は講義や研修資料作成時の型として使いやすい- 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ ○○という背景から、~を目的を設定すべき ~という目的を達するためには、 △△という手段を取るべき △△をするためには、 具体的に□□の順番で進めるべき イ メ ー ジ 説 明 • 「Why」では取り組みの目的と、 それに至った背景や理由を述 べる。 • 例:何かに取り組むためには、 複数人に動いてもらう必要があ る。そのために「わかってもらっ て動いてもらえる資料」が必要。 • 「What」では目的達成のために 取るべき手段を述べる。 • 例:「わかってもらって動いても らえる資料」を作るために、「線 の描写」などが必要。 • 「How」では取るべき手段を、ど のような計画や体制で進めるべ きかを述べる。 • 例:「線の描写」のためには、1 スライド1メッセージで書くと良 い。 Why(なぜすべきか)≒雨 What(何をすべきか)≒傘 How(どのようにするか)≒付箋 背景 目的 目的 手段 ・- ・- ○月 ・- ・XXXX ・XXXX ・XXXX ・XXXX 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 21
  22. 22. 例えば、本書は「Why・What・How」ストーリーで作成している。 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ Why (なぜすべきか) 具体例(本書の場合) What (なにをすべきか) How (どのようにすべきか) 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 22
  23. 23. コツ3:全体→部分の順番で展開することで、読み手が迷子になることを防ぐ。 (本書の場合だと…) 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 全体 部分 さらに部分 • まず、「独り立ち」するわかりやす い資料に求める要素の全体を示 す。 - 線の描写 - 点の描写 - 点検 • 次に、先ほど示した要素のうち、 線の描写のコツの全体を示す。 - 1スライド1メッセージ - ストーリーの型を持つ - 全体→部分で展開する • 最後に、先ほど示したコツのうち、 1スライド1メッセージの内容を説 明する。 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 23
  24. 24. 線の描写まとめ 3.ドキュメンテーション各論~線の描写のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 線の描写 コツ1:1スライド1メッ セージにこだわる コツ2:ストーリーの型を 持つ コツ3:全体→部分で 展開する メッセージ メッセージの理由・補足 空(事実) 雨(解釈) 傘(提言) 付箋(プラン) ○○が20%上昇 原因は○○である ○○をすべきである いつ、どこで、だれと 空 ・-・-・- ・- ・- ・- ・-・-・- ・-・-・- 全体 部分 ○月 2019/1/11 24
  25. 25. 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 25 目次
  26. 26. 人は物事を理解するときに、80%以上を視覚に頼るため、視覚化して伝えることが 効果的である。 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 線 点 点検 聴覚 11.0% 嗅覚 3.5% 触覚 1.5% 味覚 1.0% 視覚 83% 出所:「株式会社キテックスHP」 五感が脳神経に伝達する情報の割合 では、情報を視覚的に伝えるために、 どのようなコツを意識する必要があるだろうか? 2019/1/11 26
  27. 27. 点の描写には3つのコツが存在する。 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 点の描写 コツ1:読み手の目線の 動きに逆らわない コツ2:フォント、色、大 きさ、図形の形、全てに 意味持たせる コツ3:空・雨・傘・付箋 ごとにフィットした型を 使う 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 メッセージ メッセージの理由・補足 左上→右下の法則 タイトル A B C 「一番伝えたいこと」が 伝えられる形式にこだわる 空(事実) 雨(解釈) 傘(提言) 付箋(プラン) ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- 事 ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・- ・- ・- ○月 2019/1/11 27
  28. 28. コツ1:読み手の目線の動きに逆らわない。-左上→右下の法則- 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ タイトル 原因1 原因2 結果 左→右 タイトル 原因1 原因2 結果 右→左 タイトル 原因1 原因2 結果 下→上 タイトル 原因1 原因2 結果 上から下 × ○ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 28
  29. 29. コツ2:フォント、色、大きさ、図形の形、全てに意味持たせる。 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ タイトル A B C 受け手の感覚 × ○ タイトル A B C • A、B、Cは全て同じ重要度である。 • Cが一番重要だとしても、 目を引き付けない。 • Cが一番重要である。 • 忙しいときは、AとBは読まなくても、 Cだけを読めば要点がわかる。 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 スライドイメージ 2019/1/11 29
  30. 30. コツ3:空・雨・傘・付箋ごとにフィットした型を使う。 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 説 明 • 「事実」ベース図表。 • 定番図表を使えば 情報収集が楽になる。 • 定番図表を使って 修正する。 • 「論理説明・概念説 明」図表。 • 定番図表で誤解を防 ぐ。 • 定番図表で思考が発 展する。 • 「アクション解説」図表。 • 定番図表はビジュア ル演出と簡潔説明を 組み合わせる。 • 定番図表で漏れや重 複をなくす。 • 「実行促進」図表。 • 「要素分け」をベース にした定番図表を使 う。 • 定番図表を使って綿 密に作り上げる。 空(事実) 雨(解釈) 傘(提言) 付箋(プラン) 引用 ス ラ イ ド の イ メ ー ジ 実行のポイント 実行スケジュール オプションツリー アクション遂行体制 アクションの全体像構成推移 見出し ・XXXX ・XXXX ・XXXX 見出し ・XXXX ・XXXX ・XXXX 原因把握・解釈抽出 ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・---- 体制 主要業務 ・---- ・---- ・- ・- ・- ○月 ・---- 主要項目 内容 ・---- ・---- 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 30
  31. 31. 空の視覚化: 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 例1 構成推移 例2 構成の詳細 例3 数値比較 例4 変化割合 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • 全体と構成要素の時 間的推移を示すときに 使う。 • まず大きな構成要素に 分け、次にその細かい 内容を示す方法。 • このように二段階表示 にすると、イメージが掴 みやすくなる。 • 各項目の数値比較に 使う。 • 項目の並べ方や平均 値などを合わせて表示 するとわかりやすくなる。 • 売上高や生産高など の項目の変化割合を 示すときに使う。 A 全体 Aの内訳X1年 X2年 X3年 C国 A国 D国 B国 平均 X1年 X2年 2019/1/11 31 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 下巻』中川 邦夫
  32. 32. 空の視覚化: 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 例5 差分内訳 例6 分布・相関 例7 引用 例8 比較表 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • 変化の内訳を示すこと で、変化の要因を特定 するために使う。 • サンプル数が多い場合 に、パフォーマンスを 測定するときに使う。 • インタビューや雑誌記 事の引用に使う。 • 定量データの肉付けや、 定量データの代わりに 使う。 • 複数のサンプルの特 性を比較するときに使 う。 • 比較表を作成するとき は、常に「そこから何が 読み取れるか」を強く 意識する。 要 因 見出し ・XXXX ・XXXX ・XXXX 引用元 見出し ・XXXX ・XXXX ・XXXX 引用元 ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- ・- 2019/1/11 32 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 下巻』中川 邦夫
  33. 33. 雨の視覚化: 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 例1 原因把握・解釈抽出 例2 現状とあるべき姿 例3 オプション抽出ツリー 例4 オプション評価 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • 起こっている現象から、 その背景にある根本要 因を特定するときに使 う。 • 現状とあるべき姿の ギャップをわかりやすく 示すときに使う。 • 現状から大きく変化が 生じるときの説明にも 使える。 • 解釈から導き出される 解決策や、新しい方向 性の広がり(オプション) を示すときに使う。 • 解決策や新しい方向 性に関する評価を行う ときに使う。 事象 原因・解釈 現状 あるべき姿 2019/1/11 33 解決の 方向性 解決案問題 - ++ ++ - - -- + ++ + + ++ ++ オプション 評価軸 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 下巻』中川 邦夫
  34. 34. 傘の視覚化: 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 例1 アクション全体像 例2 アクション内容 例3 アクション遂行体制 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • アクション全体を俯瞰 的に示すときに使う。 • これから説明する個別 アクションのサマリーと して使える。 • 個別アクションごとの 内容を説明するときに 使う。 • 組織体制の組み換え が生じる場合に使える。 2019/1/11 34 ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- 部門別主要アクション 部門 アクション ・---- ・---- ・---- アクション 内容 ・---- ・---- ・---- 体制 主要業務 ミッション 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 下巻』中川 邦夫
  35. 35. 付箋の視覚化: 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 例1 アクション優先度 例2 実行スケジュール 例3 責任体制 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • 複数のアクションを一 度にできない場合に、 アクションの優先順位 をつけるときに使う。 • いつから、いつまでに、 何をすべきかを一覧化 するときに使う。 • 新しいアクションについ て、複数部門の連携が 必要なときに使う。 • 各アクションごとの責 任範囲を明確にできる。 2019/1/11 35 重要度 緊急度 タスクA タスクB タスクC アクション 期間 ○ ● ● ● ○ ● ○ ○ アクション 責任部門/責任者 ●:執行責任 ○:報告先 出所:『ドキュメント・コミュニケーションの全体観 下巻』中川 邦夫
  36. 36. 点の描写振り返り 3.ドキュメンテーション各論~点の描写のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 点の描写 コツ1:読み手の目線の 動きに逆らわない コツ2:フォント、色、大 きさ、図形の形、全てに 意味持たせる コツ3:空・雨・傘・付箋 ごとにフィットした型を 使う メッセージ メッセージの理由・補足 左上→右下の法則 タイトル A B C 「一番伝えたいこと」が 伝えられる形式にこだわる 空(事実) 雨(解釈) 傘(提言) 付箋(プラン) ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・-- ・- ・- ・- ○月 2019/1/11 36
  37. 37. 1. はじめに 2. ドキュメンテーション総論 - ドキュメンテーションの目的 - 目的達成のための二原則 - ドキュメンテーションの要点マップ 3. ドキュメンテーション各論 - 線の描写のコツ - 点の描写のコツ - 点検のコツ 2019/1/11 37 目次
  38. 38. 「あと十里踏ん張ることができるかどうか」が、資料の完成度を左右する。 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 線 点 点検 百里を行く者は九十を半ばとす。 (何事も終わりのほうほど困難であるから、九分どおりまで来て やっと半分と心得、最後まで気をゆるめるな、という戒めの言葉。) 引用:『戦国策』秦策・武王の言葉 では、残り十里で資料の完成度を最大化するために、 どのようなコツを意識する必要があるだろうか? 2019/1/11 38
  39. 39. 点検には3つのコツが存在する。 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 点検 コツ1:メッセージだけで 読んで、意味が通るか 確認する コツ2:「何が捨てられる か?」の問いを持って、 雑音を消す コツ3:あらゆる読み手 の立場から、自分の作 品を厳しく見つめ直す 縦の論理 横の論理 A B C D E A B C D 言いたいこと 言うべきこと 経営陣に言うべきこと • XXX • XXX • XXX • XXX • XXX 上司や同僚の立場 初見の人の立場 お客様の立場 お客様の関係者の立場 自分の意地 2019/1/11 39
  40. 40. コツ1:メッセージだけで読んで、意味が通るか確認する。 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 縦の論理 の点検 横の論理 の点検 点検ポイント A B C D E Aで検討すべきは BとCとD Bは○○ Cは×× Dは△△ よってAは Eといえる • 同じ事を繰り返し述べていないか? 例:AとCで同じことを述べている。 • 突然新しい話になっていないか? 例:Aの次にいきなりDの話が来ている • 因果関係を繋げ過ぎていないか? 例:A→B→C→Dと論理を繋げ過ぎて いる(経験則だと3回くらいが限度)。 • 抜け漏れている観点はないか? 例:Dの観点が抜けている。 • 分解が細かすぎないか? 例:分類学のように、分類が目的化し てしまう。 ストーリー展開のイメージ A B C D Aだから Bとなる Bだから Cといえる Cの場合 Dを優先すべき 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 2019/1/11 40
  41. 41. コツ2:「何が捨てられるか?」の問いを持って、雑音を消す。 -「言いたいこと」と「言うべきこと」の区別をする- 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • 膨大なリサーチをして知識が増 えると、どうしても調べたことを盛 り込みたくなる。 • しかし「自分が伝えたいこと」と 「相手が知りたいこと」は必ずしも 一致しない。 • 言うべきことは意外と少ない。 • 読み手の大部分が知りたいこと は絞れた。 • しかし「経営陣に言うべきこと」は もっと少ない。 • ここまで来たら「捨てる勇気」が 大事。 • 最後は言いたいことを「30秒」で 言えるように絞れるとベスト。 言いたいこと 言うべきこと 経営陣に言うべきこと 2019/1/11 41
  42. 42. コツ2:「何が捨てられるか?」の問いを持って、雑音を消す。 -余計な情報、線、色を消すことで、言いたいことに焦点を当てる- 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 × ○余計な線、色が多い 線、色は最小限に 2019/1/11 42 出所:「少しの工夫でもっと伝わる!グラフデザイン3つのポイント」 LISKUL(https://liskul.com/graph-11554)
  43. 43. コツ3:あらゆる読み手の立場から、自分の作品を厳しく見つめ直す。 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 • 上司や同僚の助言を漏らすことなく反映できているか、再度確認する。 • 「これは自分の作品だ」と胸を張って言える品質かどうか、厳しく自問自答しな がら確認する。 • この資料は、いつ、誰に読まれるかわからない。不必要な不快感を与える表現 が無いか、言い回しや語尾を確認する。 • 「お客様(この資料の一番の読み手)だったら、どういうところを突っ込んでくるだ ろうか?」と想像しながら確認する。 • 「突っ込まれるかな?」と思ったところは必ず突っ込まれる。 • 初めてこの資料を読む第三者でも理解できるか確認する。 • 自分が無意識に前提としていることが、読み手にとってはそうでない場合が 往々にてある。 第1回目:上司や同僚の 立場で読む 第2回目:初見の人の立場 で読む 第3回目:お客様の立場で 読む 第4回目:お客様の関係者 の立場で読む 第5回目:自分のプライドを かけて読む 2019/1/11 43
  44. 44. 点検振り返り 3.ドキュメンテーション各論~点検のコツ~ 線 点 点検 コツ1 コツ3 コツ2 点検 コツ1:メッセージだけで 読んで、意味が通るか 確認する コツ2:「何が捨てられる か?」の問いを持って、 雑音を消す コツ3:あらゆる読み手 の立場から、自分の作 品を厳しく見つめ直す 縦の論理 横の論理 A B C D E A B C D 言いたいこと 言うべきこと 経営陣に言うべきこと • XXX • XXX • XXX • XXX • XXX 上司や同僚の立場 初見の人の立場 お客様の立場 お客様の関係者の立場 自分の意地 2019/1/11 44
  45. 45. まとめ はじめに • 本書の目的は、「読み手にわかってもらえる資料」を早く作りたい人の一助となることである。 ドキュメンテーション 総論 • 資料は「読み手にわかってもらって早く動いてもらうため」に作る。 • 読み手にわかってもらうためには「独り歩き」、動いてもらうためには「深さ」が資料に求められる。 • 本書が対象とする「独り歩きできる資料」は、①線の描写、②点の描写、③点検、の3つの要素から 成り立っている。 ドキュメンテーション 各論 • 人は話を「筋」で理解するため、線=ストーリーで伝えることが効果的である。 • 線の描写には3つのコツが存在する。 - コツ1:「1スライド1メッセージ」にこだわる。 - コツ2:ストーリーの型を持つ。 - コツ3:部分→全体の順番で展開する。 線 の 描 写 • 人は物事を理解するときに、80%以上を視覚に頼るため、視覚化して伝えることが効果的である。 • 点の描写には3つのコツが存在する。 - コツ1:読み手の目線の動きに逆らわない。 - コツ2:フォント、色、大きさ、図形の形、全てに意味持たせる。 - コツ3:空雨傘付箋ごとにフィットした型を使う。 点 の 描 写 • 「あと十里踏ん張ることができるかどうか」が、資料の完成度を左右する。 • 点検には3つのコツが存在する。 - コツ1:メッセージだけで読んで、意味が通るか確認する。 - コツ2:「何が捨てられるか?」の問いを持って、ノイズを除去する。 - コツ3:あらゆる読み手の立場から、自分の作品を厳しく見つめ直す。 点 検 2019/1/11 45

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