ขั้นตอนและหลักการสร้างระบบงาน

12,360 views

Published on

Published in: Health & Medicine, Technology
0 Comments
2 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
12,360
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
16
Actions
Shares
0
Downloads
48
Comments
0
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

ขั้นตอนและหลักการสร้างระบบงาน

  1. 1. ขั้นตอนและหลักการสร้างระบบงาน การเปลี่ยนแปลงในองค์กรต้องเริ่มจากส่วนหัวก่อน การรีเอ็นจิเนียริ่งจะต้องเริ่มจากผู้บริหารสูงสุดในองค์กร ซึ่งเป็นผู้มองเห็นความเปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจ และมีเป้าหมายขององค์กรในอนาคตที่ชัดเจน ซึ่งนายอาชว์ เตาลานนท์ กรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัท เทเลคอมเอเซียย้าว่า “ รีเอ็นจิเนียริ่งเป็นภารกิจของผู้บริหารระดับสูงที่ไปให้ใครทาไม่ได้” [5> ก่อนที่จะมีการเลือก “กระบวนการ” ที่มีความหมายต่อธุรกิจ กระบวนการที่ธนาคารกสิกรไทยเลือกที่จะทารีเอ็นจิเนียริ่ง คือ การให้บริการที่สาขา การให้บริการที่ศูนย์ธุรกิจต่างประเทศ การขอเครดิต การแก้ไขหนี้และการโอนเงิน [6> เมื่อธุรกิจหรือองค์การมีการกาหนดเป้าหมายว่าจะทาการรื้อปรับระบบ มีการเลือกและกาหนด “กระบวนการ” หรือกระบวนการทางธุรกิจที่สาคัญ ซึ่งธุรกิจหรือองค์การจะดาเนินงานทารีเอ็นจิเนียริ่ง รวมทั้งการสร้างกระแสและการผลักดันให้องค์กรยอมรับความสาคัญและความจาเป็นที่จะต้องทาการรื้อปรับระบบ ตลอดจนมีการจัดตั้งคณะทางานดาเนินการรื้อปรับระบบแล้ว ขั้นตอนสาคัญในการรื้อปรับระบบหรือทารีเอ็นจิเนียริ่ง อาจจาแนกเป็น4 ขั้นตอนใหญ่ๆคือ 1. RETHINK หรือการคิดใหม่ เป็นการเริ่มต้นขั้นตอนของการทารีเอ็นจิเนียริ่งโดยการศึกษาสภาพทางกายภาพ (Physical) หรือโครงสร้าง (Structure) ของกระบวนการทางธุรกิจหรือกระบวนการทางานที่เป็นอยู่เดิม เพื่อให้ทราบว่ามีกิจกรรมอะไรหรือมีขั้นตอนการดาเนินงานของกระบวนการนั้น ๆ อย่างไร นับแต่เริ่มต้นจนงานสาเร็จ ก่อนที่จะศึกษาและทาความเข้าใจถึงพื้นฐาน ความเป็นมา สมมุติฐาน หรือกฎเกณฑ์ที่รองรับกระบวนการทางาน และแฝงเร้นอยู่ในแนวทางปฏิบัติที่กาหนดขึ้นในการทางานหรือการดาเนินงาน เช่นกิจกรรมหรือขั้นตอนต่าง ๆ ของกระบวนการ ติดตามสินเชื่อของธนาคาร อยู่บหลักการพื้นฐานที่ว่า “ผู้ให้สินเชื่อแก่ลูกค้า จะต้องเป็นผู้ติดตามสินเชื่อนั้นคืน” กิจกรรมหรือขั้นตอนของกระบวนการกาหนดตาแหน่งในส่วนราชการต่าง ๆ โดย ก.พ. และสานักงาน ก.พ. อยู่บนสมมุติฐานว่า “ส่วนราชการต่าง ๆ ไม่มีความรู้ความเข้าใจ และไม่มีประสบการณ์ในการดาเนินการกาหนดตาแหน่งที่ถูกต้อง ได้มาตรฐาน และเป็นธรรม”เป็นต้น 2. REDESIGN หรือการออกแบบใหม่ ในขั้นตอนการออกแบบใหม่นี้ เริ่มจากคณะผู้ทาการรีเอ็นจิเนียริ่งจะต้องพิจารณาและนาเสนอพื้นฐานความคิด สมมุติฐาน หรือกฎเกณฑ์ใหม่(New Logical) ที่เหมาะสมทันสมัย และเป็นที่ยอมรับร่วมกันเสียก่อน ก่อนที่จะคิดหรือพิจารณากาหนดกิจกรรมหรือขั้นตอนการดาเนินงานใหม่ หรือกระบวนการใหม่ (NewPhisicalorNew Structaure) ซึ่งนาไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ช่วยให้เกิดผลลัพธ์ที่แตกต่างหรือเพิ่มขึ้นอย่างใหญ่หลวง เช่น การปรับเปลี่ยนพื้นฐานความคิดว่า ส่วนราชการ อ.ก.พ. สามัญ หรือผู้บริหารระดับสูงของส่วนราชการ ต่างมีความรู้ ความเข้าใจ และมีความสามารถที่จะกาหนดตาแหน่งหรือปรับปรุงการกาหนดตาแหน่งงานในหน่วยงานต่าง ๆ ของส่วนราชการให้เหมาะสม ตรงตามสภาพ ปัญหาและความต้องการเกี่ยวกับชนิด ลักษณะ และจานวนตาแหน่งสาหรับการดาเนินงานตามกลยุทธ์ แผนงาน โครงการ หรือหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานต่าง ๆ โดยคานึงถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพในการดาเนินงาน รวมทั้งค่าใช้จ่ายด้านบุคคลหรือความคุ้มค่าเป็นอย่างดี ก่อนที่จะมีการพิจารณาจัดทาแนวทางการมอบอานาจการกาหนดตาแหน่งของ ก.พ. เดิมให้เป็นอานาจของส่วนราชการ ซึ่งประกอบด้วยหลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการกาหนดตาแหน่งและการปรับปรุงการกาหนดตาแหน่งในแต่ละส่ วนราชการ แทนที่ส่วนราชการต่าง ๆ จะต้องจัดทาคาขอให้ ก.พ. และสานักงาน ก.พ. เป็นผู้พิจารณา ดังเช่นที่ผ่านมา
  2. 2. 3. RETOOLหรือ การจัดเครื่องมือใหม่ เมื่อมีการปรับแนวคิด สมมุติฐาน หรือกฎเกณฑ์ใหม่ รวมทั้งปรับกิจกรรมหรือขั้นตอนของกระบวนการดาเนินงานใหม่แล้ว ย่อมจาเป็นต้องมีการปรับปรุงเครื่องมือ อุปกรณ์ รวมทั้งวิธีการต่าง ๆ ในการดาเนินงาน เพื่อให้สอดคล้องและรองรับกับกระบวนการในการดาเนินงานตามที่ออกแบบใหม่ด้วย ทั้งนี้ หมายรวมถึงหลักเกณฑ์ ข้อพิจารณาคู่มือการปฏิบัติงาน แบบฟอร์ม เอกสารที่เกี่ยวข้อง นอกเหนือจากเครื่องมือเครื่องใช้อุปกรณ์ หรือคอมพิวเตอร์และระบบสารสนเทศที่ใช้ในการดาเนินงาน 4. RETRAIN หรือ การจัดการอบรมใหม่ ในขั้นตอนสุดท้าย ภายหลังจากที่มีการปรับเปลี่ยนแนวคิดพื้นฐาน สมมุติฐาน หลักการ หรือหลักเกณฑ์ในการดาเนินธุรกิจ มีการออกแบบกระบวนการดาเนินงาน รวมทั้งการเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับเครื่องมือ อุปกรณ์ รวม ทั้งวิธีการทางานตามกระบวนการดาเนินงานขององค์การแล้ว ได้แก่ ขั้นตอนของการจัดการอบรมหรือพัฒนาบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน รวมทั้งผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดใหม่ เพื่อถ่ายทอดความรู้ ความเข้าใจ รวมทั้งทักษะและทัศนคติที่ถูกต้องเกี่ยวกับกระบวนการดาเนินงานใหม่ ซึ่งอาจหมายรวมตั้งแต่การเผยแพร่ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับความเป็นมา เหตุผลความจาเป็น และประโยชน์ที่จะได้รับจากการรื้อปรับระบบหรือการทารีเอ็นจิเนียริ่ง กิจกรรม ขั้นตอน วิธีการ รวมทั้งเครื่องมือ อุปกรณ์ รูปแบบ เอกสาร ตลอดจนแบบฟอร์มที่ใช้ในการดาเนินงานตามที่ได้ปรับปรุงใหม่ เพื่อเสริมสร้างการเรียนรู้ การให้การยอมรับ และการมีส่วนร่วมหรือการให้ความร่วมมือในการดาเนินงานตามกระบวนการใหม่ร่วมกันต่อไป ตามกิจกรรมหรือขั้นตอนหลักในการดาเนินการรื้อปรับระบบ ดังกล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าในขั้นตอนของการคิดใหม่ และการออกแบบใหม่ ธุรกิจหรือองค์การจะต้องดาเนินงานโดยยึดถือตามคานิยามและคาศัพท์หลักของการรื้อปรับระบบ การเน้นที่“กระบวนการ” การมุ่งปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลง “อย่างถอนรากถอนโคน” โดยค้นหาถึงพื้นฐาน สมมุติฐาน หลักการ หรือหลักเกณฑ์ที่เป็นรากฐานความคิดของการกาหนดขั้นตอนการดาเนินงานตามกระบวนการเดิมก่อน หลังจากนั้น จึงคิดและพิจารณากาหนดแนวคิดพื้นฐาน สมมุติฐาน หลักการ หรือหลักเกณฑ์ใหม่ที่เหมาะสมทันสมัย โดยคานึงถึงเป้าหมายที่มุ่งให้ได้รับผลลัพธ์จาก “การเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่”ก่อนที่จะมีการกาหนดกิจกรรม ขั้นตอน และวิธีการดาเนินงานใหม่ หรือกระบวนการทางธุรกิจที่ออกแบบใหม่ ซึ่งไม่ใช่เพียงการศึกษากิจกรรมหรือขั้นตอนการดาเนินงานเดิม และดาเนินการปรับปรุงกิจกรรมหรือขั้นตอนการดาเนินงาน โดยอาศัยหลักการกาจัด (Eliminate) การทาให้ง่าย (Simplify) การรวม (Combine) หรือการจัดใหม่ (Rearrange)ซึ่งเป็นหลักการและวิธีการปรับปรุงงาน (WorkSimplification) นอกจากนี้ การรื้อปรับระบบ โดยเฉพาะการจัดเครื่องมือใหม่ ไม่ได้เป็นเพียงความพยายามที่จะนาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ หรือการ Computerization แม้จะเป็นที่ยอมรับกันว่าระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีบทบาทค่อนข้างสูงในการทารีเอ็นจิเนียริ่งทางธุรกิจก็ตาม
  3. 3. แต่การทากระบวนการเดิมให้เป็นระบบอัตโนมัติอาจเป็นเพียงการทาให้กระบวนการทางานที่ผิด ๆหรือไม่เหมาะสมนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นหรือทาให้กระบวนการทางานที่ล้าสมัยนั้นเปลี่ยนเป็นระบบอัตโนมัติเท่านั้น

×