Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться

402 views

Published on

Выступление Натальи Храмцовской о переходе от бумажного к смешанному документообороту на XI ежегодной конференции-выставке DOCFLOW 2005 Москва, май 2005

Dr Natasha Khramtsovsky's presentation "Transition from paper-based to hybrid records management: How to start and what to be aware of" at the DOCFLOW 2008 conference, Moscow, May 2008

Published in: Business
  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться

  1. 1. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 11 Переход от бумажного к смешанному документообороту: с чего начинать и чего опасаться Храмцовская Наталья Александровна ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International
  2. 2. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 22 ВажнейшийВажнейший этапэтап –– получениеполучение поддержкиподдержки высшеговысшего руководстваруководства ТребуютсяТребуются финансовыефинансовые,, материальныематериальные ии кадровыекадровые ресурсыресурсы АвторитетАвторитет высшеговысшего руководстваруководства необходимнеобходим длядля проведенияпроведения любыхлюбых преобразованийпреобразований ОформлениеОформление полномочийполномочий СанкцияСанкция нана проведениепроведение обследованияобследования
  3. 3. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 33 ОбследованиеОбследование –– фундаментфундамент длядля внедрениявнедрения СЭДСЭД ЦелиЦели обследованияобследования:: РазобратьсяРазобраться сс текущимтекущим положениемположением делдел вв документооборотедокументообороте,, выявитьвыявить слабыеслабые местаместа,, определитьопределить возможностивозможности оптимизацииоптимизации деловыхделовых процессовпроцессов РазобратьсяРазобраться сс темтем,, каккак налаженоналажено хранениехранение ии уничтожениеуничтожение документовдокументов СобратьСобрать данныеданные,, которыекоторые потребуютсяпотребуются припри внедрениивнедрении СЭДСЭД
  4. 4. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 44 АнализАнализ результатоврезультатов обследованияобследования ПодготовкаПодготовка предложенийпредложений попо совершенствованиюсовершенствованию бумажногобумажного делопроизводстваделопроизводства ии документооборотадокументооборота.. ХаосХаос автоматизироватьавтоматизировать нельзянельзя.. РазработкаРазработка обоснованияобоснования необходимостинеобходимости внедрениявнедрения электронногоэлектронного документооборотадокументооборота.. РазработкаРазработка поэтапногопоэтапного планаплана внедрениявнедрения СЭДСЭД.. ОценкаОценка необходимыхнеобходимых затратзатрат ии ресурсовресурсов.. ПодготовкаПодготовка презентациипрезентации длядля высшеговысшего руководстваруководства..
  5. 5. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 55 Обоснование необходимости внедрения СЭД ЦельЦель внедрениявнедрения.. УскорениеУскорение принятияпринятия решенийрешений,, ускорениеускорение процессапроцесса согласованийсогласований,, ии дажедаже выполнениевыполнение желанияжелания вышестоящеговышестоящего начальстваначальства –– хорошиехорошие целицели.. КакиеКакие проблемыпроблемы организацииорганизации могутмогут бытьбыть решенырешены.. КакуюКакую отдачуотдачу получитполучит организацияорганизация ((вв случаеслучае коммерческойкоммерческой организацииорганизации –– когдакогда окупятсяокупятся затратызатраты,, ии заза счётсчёт чегочего будетбудет полученаполучена экономияэкономия илиили прибыльприбыль).). ОценкаОценка рискариска..
  6. 6. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 66 ИллюзииИллюзии СозданиеСоздание ««безбумажногобезбумажного офисаофиса»».. ОпытОпыт:: вв РоссииРоссии юридическиюридически значимыезначимые документыдокументы покапока –– бумажныебумажные.. ЭкономияЭкономия заза счетсчет сокращениясокращения бумажногобумажного делопроизводстваделопроизводства.. ОпытОпыт:: послепосле внедрениявнедрения СЭДСЭД количествоколичество бумажныхбумажных документовдокументов обычнообычно увеличиваетсяувеличивается.. ЦельюЦелью внедрениявнедрения СЭДСЭД нене должнадолжна бытьбыть экономияэкономия бумагибумаги.. ЭкономияЭкономия нана персоналеперсонале.. ОпытОпыт:: послепосле внедрениявнедрения СЭДСЭД затратызатраты нана оплатуоплату трудатруда увеличиваютсяувеличиваются.. АвтоматизацияАвтоматизация решитрешит всевсе проблемыпроблемы.. ОпытОпыт:: автоматизацияавтоматизация решитрешит одниодни проблемыпроблемы ,, ноно появятсяпоявятся новыеновые,, которыекоторые тожетоже надонадо будетбудет решатьрешать..
  7. 7. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 77 Поэтапный план внедрения СЭД ВнедрениеВнедрение должнодолжно бытьбыть управляемымуправляемым ии попо возможностивозможности безболезненнымбезболезненным.. НеобходимоНеобходимо вв течениитечении 33--66 месяцевмесяцев продемонстрироватьпродемонстрировать руководствуруководству первыепервые существенныесущественные результатырезультаты отот внедрениявнедрения СЭДСЭД.. ОбучениеОбучение персоналаперсонала.. РазработкаРазработка нормативныхнормативных документовдокументов длядля смешанногосмешанного документооборотадокументооборота..
  8. 8. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 88 Проблемы внедрения НеразвитостьНеразвитость отечественнойотечественной законодательнойзаконодательной ии нормативнойнормативной базыбазы длядля электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ии примененияприменения ЭЦПЭЦП.. УчетУчет имеющихсяимеющихся электронныхэлектронных документовдокументов.. ОбеспечениеОбеспечение информационнойинформационной безопасностибезопасности.. ОбеспечениеОбеспечение долговременногодолговременного храненияхранения электронныхэлектронных документовдокументов ии регулярногорегулярного резервированиярезервирования информацииинформации.. ОбеспечениеОбеспечение взаимодействиявзаимодействия сс другимидругими информационнымиинформационными системамисистемами..
  9. 9. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 99 Проблемы внедрения НалаживаниеНалаживание взаимодействиявзаимодействия службслужб ДОУДОУ,, ИТИТ ии деловыхделовых подразделенийподразделений припри внедрениивнедрении системысистемы электронногоэлектронного документооборотадокументооборота.. НеобходимостьНеобходимость созданиясоздания единойединой ««командыкоманды»».. ПостоянноеПостоянное обучениеобучение ии повышениеповышение квалификацииквалификации персоналаперсонала организацииорганизации.. КакКак заставитьзаставить руководстворуководство регулярнорегулярно работатьработать вв СЭДСЭД??
  10. 10. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1010 МеждународныеМеждународные стандартыстандарты ISO 15489ISO 15489:: методологияметодология разработкиразработки ии внедрениявнедрения СЭДСЭД ISO 17799ISO 17799:: обеспечениеобеспечение информационнойинформационной безопасностибезопасности СертификацияСертификация попо BS 7799BS 7799
  11. 11. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1111 РольРоль специалистовспециалистов ДОУДОУ припри внедрениивнедрении СЭДСЭД ЯЯ способствуюспособствую переменампеременам ЯЯ защищаюзащищаю ценныеценные ресурсыресурсы ЯЯ обеспечиваюобеспечиваю соответствиесоответствие требованиямтребованиям законодательствазаконодательства ЯЯ уменьшаюуменьшаю уровеньуровень рисковрисков ЯЯ управляюуправляю информациейинформацией ЯЯ –– СПЕЦИАЛИСТСПЕЦИАЛИСТ ДОУДОУ Из рекламы компании Iron Mountain ЧтобыЧтобы проектпроект внедрениявнедрения СЭДСЭД былбыл успешнымуспешным,, необходимонеобходимо добитьсядобиться признанияпризнания важнойважной ролироли специалистовспециалистов ДОУДОУ,, вв первуюпервую очередьочередь -- сосо стороныстороны высшеговысшего руководстваруководства организацииорганизации ии службыслужбы ИТИТ.. ВнедрениеВнедрение СЭДСЭД изменяетизменяет функциифункции,, выполняемыевыполняемые специалистамиспециалистами ДОУДОУ вв организацииорганизации..
  12. 12. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1212 Вопросы?
  13. 13. 2424 маямая 20052005 конференцияконференция--выставкавыставка DOCFLOW 2005DOCFLOW 2005 1313 ЭЛЕКТРОННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕОФИСНЫЕ СИСТЕМЫСИСТЕМЫ WWW.EOS.RUWWW.EOS.RU EE--mail:mail: hramhram@eos.ru@eos.ru 107023107023 гг.. МоскваМосква,, улул.. ЭлектрозаводскаяЭлектрозаводская, 52, 52 ТелефонТелефон//факсфакс: 580: 580--7575--1515 ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта:: СлужбаСлужба маркетингамаркетинга:: market@eos.rumarket@eos.ru СлужбаСлужба поддержкиподдержки:: support@eos.rusupport@eos.ru СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ

×