Есть ли будущее у СЭД/ECM-систем?

1. ěģĊмая ĜĚěğ МоскваĖĊРэдиссон Славянская šššĘŎřōŐŖřšĘŜş Есть ли будущее у СЭДęįķĭėсистемĩ Храмцовская Наталья Александровна к.и.нĘĖĊведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные СистемыƥĖĊэксперт ИСО

2. Особенности российского рынка § МногоукладностьĖĊиспользование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контетом на основе ИКТĖĊмобильных и облачных вычислений § Это означаетĖĊчто существуют свои ниши для продуктов различного классаĖĊс различным функционалом § Коммерческие организации вправе управлять документамиĖĊ не выходящими за пределы ограниченного круга участников документооборотаĖĊтакĖĊкак им удобнееĖĊиспользуя для этого практически любые технологии § Разный уровень освоения ИКТ организациямиĘĊВсё ещё есть запас «непуганых пользователейƥ Ĝ

3. Особенности внедренных систем § Большинство внедренных СЭД-систем ориентировано на «конвейерное производство» бумажных и бумагоподобных организационно-распорядительных документов (ОРДē ü Не рассчитаны на тоĖĊчтобы применяться в качестве корпоративных хранилищ информации и документов ü Отсутствуют развитые инструменты структуризацииĖĊпоиска и бизнес-аналитики ü Не поддерживаются отслеживание сроков храненияĖĊэкспертиза ценностиĖĊуничтожение и передача на архивное хранение ĝ

4. Законодательно-нормативное регулирование § Даже ключевые элементы традиционного документооборота (печать и подписьĖĊизготовление и заверение копийēĊрегламентированы недостаточно четко § Ситуация с регулированием электронных технологий ещё более сложнаяĤĊнет единых требований к оформлениюĖĊ передачеĖĊхранениюĖĊобеспечению долговременной сохранностиĖĊэкспертизе ценностиĖĊуничтожению и передаче на архивное хранение электронных документовĘĊ § В ряде вопросов действовать приходится во многом на свой страх и риск – и это не обязательно плохо Ğ

5. Раздута роль усиленных электронных подписей (УЭПē § Плюсы - достаточно хорошо проработанная законодательно-нормативная база и сложившаяся судебная практика позволяют не думать об обеспечении доверия к документам в СЭДęįĭķėсистемах – лишь бы подписи проверялись § Минусы - УЭП становится источником колоссальной головной болиĖĊкогда нужно обеспечить длительное хранение электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы ğ

6. Текущие тенденции и их последствия Ēěē §Организации постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота §Наметился переход от традиционного обмена неструктурированными электронными документами на коллективное использование баз данных и обмен структурированными документами §Центр тяжести автоматизации смещается с организационноė распорядительной документации на поддержку основной деловой деятельности §Последствия для разработчиков ПОĤĊСнижается интерес передовых организаций к решениямĖĊоснованным на традициях российского делопроизводства Ġ

7. Текущие тенденции и их последствия ĒĜē § Стремительный переход государства и бизнеса на электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков массу новых пользователейĖĊкоторым нужны недорогие решенияĖĊавтоматизирующие привычную им технологию работу с документами § Последствия для разработчиков ПОĤĊ ü Компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха ü Значительные усилия уходят на обслуживание возникшей вокруг существующих продуктов экосистемыĖĊпри этом недостаточное внимание уделяется созданию и продвижению инновационных продуктов ġ

8. Текущие тенденции и их последствия Ēĝē § Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работы заставляют организации автоматизировать свои рутинные процессы § Продолжается активный перевод в электронный вид все большего числа видов документов § Последствия для разработчиков ПОĤ ü Кризисные явления в целом не подрывают интерес к СЭДęįĭķė решениям и даже способны стимулировать егоĖĊпоскольку сотрудники стоят дорожеĖĊчем оборудование и программное обеспечение Ģ

9. Текущие тенденции и их последствия ĒĞē § Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов и информацииĖĊа также инструментовĖĊобеспечивающих их сохранность и эффективное использование (включая бизнесė аналитикуĖĊƕбольшие данные» и т.дĘē § Для управления большими объёмами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения § Вопрос об интероперабельности СЭДęįĭķĊразличных производителей перешёл в практическую плоскость – как в плане оперативного обмена документами между системамиĖĊтак и в плане переноса базы документов при переходе на новую систему ģ

10. Влияние международной ситуации § Сложная международная ситуация дает определенное преимущество отечественным разработчикам и собственникам инфраструктуры ü Повышается интерес ко всему спектру вопросов информационной безопасности (среди которых стоит отдельно выделить вопрос защиты персональных данныхē ü Экономические и политические проблемы последнего времени облегчили для российских производителей конкуренцию с импортными системами ěĚ

11. Ключевая проблема § Надежды на тоĖĊчто корпоративная įĭķėсистема сможет стать единым хранилищем электронных документов организацииĖĊ не оправдались § Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (системы бухгалтерскогоĖĊ финансовогоĖĊскладского учета и т.дĘĖĊа также в системах электронной почтыĖĊмгновенных сообщенийĖĊна корпоративных веб-сайтахē § Теоретически можно заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информациюĘĊ На практике - большие затратыĖĊкоторые не всегда окупаются ěě

12. Риски для участников рынка СЭД ęįĭķ § В условиях стремительных технологическихĖĊ организационных и правовых перемен теĖĊкто не идёт вперёдĖĊнеминуемо откатываются назад § В целом концепция централизованного управления документами организации с использованием одной системы не оправдала ожиданий § Системы нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем тем информационным ресурсамĖĊкоторые необходимы сотрудникам для принятия управленческих решенийĤĊэто могут быть государственные реестры и регистрыĖĊэлектронные архивыĖĊсоциальные сетиĖĊ сайты и т.пĘ ěĜ

13. Ближайшее будущее § Через пять-семь лет и технологииĖĊи законодательствоĖĊи деловые процессы уже настолько изменятсяĖĊчто большинство ныне продаваемых решений превратятсяĖĊв лучшем случаеĖĊв продукты для начинающих § Преимущество получат те разработчикиĖĊкоторые уже сегодня займутся формированием облика продуктов завтрашнего дня § Придётся решать проблему долговременного хранения § Наиболее вероятно относительно спокойноеĖĊне взрывное расширение масштабов использования облаков § Мобильные технологии изменятся и станут ориентироваться на поддержку деятельности основной массы исполнителей ěĝ

14. В среднесрочной перспективе § Вероятен «передел» рынка СЭД ęįĭķėсистем § Можно ожидать появления разнообразных обязательных требований как к электронным документамĖĊтак и к системамĖĊ в которых они хранятся § Поставщикам придётся разработать новые либо существенно переработать старые продуктыĖĊа часть ныне широко используемых систем уйдёт с рынка ěĞ

15. Приглашаю Вас на мой блогĤĊ ŒŞŞŚĤęęŜşŝŜœŗĘŌŖřőŝŚřŞĘōřŗę ěğ а также на мои каналы на ĽŖœŎŏŝŒŋŜŏĊи ŃřşľşŌŏ