Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Buku manual mutu spmi

2,251 views

Published on

DOKUMENT TERTULIS BERISI PETUNJUK TEKNIS PRAKTIS MENJALABNKAN ATAU MELAKSANAKAN SPMI

Published in: Education

Buku manual mutu spmi

  1. 1. Buku Manual SPMI-STKS SBY BUKU MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU LEMBAGA PENJAMINAN MUTU STIKES SURABAYA STIKES SURABAYA TAHUN 2015
  2. 2. Buku Manual SPMI-STKS SBY MANUAL MUTU Kode Dokumen : SI/SPMI/SP-SG-SB Revisi : - Tanggal : Perumusan Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Taufiq Hidayat, S.KM.,M.Kes Pemeriksa Pembantu Ketua I Sri Mekar, SST., M.MKes Persetujuan dan penetapan Ketua STIKes Dr. Ahmad Hariyanto, Drs., M.Si Pengendali Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Taufiq Hidayat, S.KM.,M.Kes
  3. 3. Buku Manual SPMI-STKS SBY VISI, MISI DAN STRATEGI TUJUAN MANUAL Manual Mutu merupakan suatu bagian dari Pedoman Sistem Penjaminan Mutu (SPM) yang bertujuan untuk memberikan arah serta landasan pengembangan dan penerapan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) di seluruh unit kerja di lingkungan STIKes Surabaya, sebagai instrument penjaminan mutu dan bukti otentik pelaksanaan Penjaminan mutu. Luas Lingkup Sasaran pemanfaatan Manual Mutu yang merupakan bagian dari Pedoman SPM adalah peningkatan mutu, efisiensi dan efektivitas kinerja di seluruh unit kerja di lingkungan STIKes Surabaya, dengan focus utama pada penyelenggaraan keseluruhan proses pendidikan (penerimaan calon mahasiswa hingga proses wisuda dan alumni), penelitian dan pengabdian masyarakat serta kemitraan. Kegiatan Rincian kegiatan yang harus dikerjakan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan internal Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut. 1. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan. 2. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya. 3. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapain standar- standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit kerjanya. 4. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar-standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan.
  4. 4. Buku Manual SPMI-STKS SBY 5. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan. 6. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan sistematis. Uraian Pekerjaan Penyusunan tiap standar perlu mengikuti suatu mekanisme penetapan dan pemenuhan standar yang bersifat khusus sesuai jenis standar. Namun demikian secara umum, penetapan dan pemenuhan standar mutu harus dilakukan mengikuti mekanisme yang akan diuraikan berikut ini: Perumusan, Penyusunan dan Penetapan Standar Secara umum, mekanisme penetapan standar mutu adalah sebagai berikut. 1. Standar mutu yang disusun harus mengacu pada Visi, Misi dan Tujuan STIKes Surabaya serta dirumuskan dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan unit kerja. 2. Standar mutu disusun dan ditetapkan secara berjenjang, mulai dari tingkat STIKes, program studi, lab/bagian, dan seterusnya sesuai kebutuhan. 3. Tiap jenjang unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan kajian peraturan dan perundang-undangan yang berlaku terkait dengan standar yang akan disusun. 4. Dasar perumusan standar dapat berupa peraturan perudang-undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil benchmarking, dan atau hasil studi pelacakan (tracer study). 5. Standar yang akan ditetapkan oleh suatu unit kerja tidak boleh bertentangan dengan standar mutu sejenis atau yang terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang di atasnya. 6. Unit kerja yang akan menetapkan standar perlu melakukan evaluasi diri terkait dengan standar yang akan disusun dan ditetapkan. 7. Unit kerja membentuk tim sesuai dengan jenis standar yang akan disusun beranggota antara lain unsur pemimpin unit kerja, unsur dosen, tenaga kependidikan.Jika diperlukan, tim juga dapat menyertakan stakeholders eksternal, yang disetujui oleh pemimpin unit kerja penyusun standar.
  5. 5. Buku Manual SPMI-STKS SBY 8. Tim melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup, jenis dan kriteria standar. Analisis kebutuhan juga dapat dilakukan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi kinerja pada siklus penjaminan mutu sebelumnya. 9. Sebelum ditetapkan, standar perlu disosialisasikan untuk mendapat umpan balik dan diuji peluang implementabilitasnya sehingga benar-benar dapat digunakan sebagai acuan dalam implementasi SPM. 10. Standar mutu perlu disahkan oleh pemimpin unit kerja dan pemimpin unit kerja pada jenjang di atasnya, kecuali standar pada tingkat universitas dan fakultas. 11. Standar pada tingkat STIKes disahkan oleh pemimpin STIKes setelah mendapat persetujuan Senat. 12. Setelah disahkan, standar harus disosialisasikan dan dipublikasikan secara terbuka kepada pihak- pihak yang berkepentingan. 13. Perumusan standar harus mengikuti kaidah ABCD (Audience, Behaviour, Competence, dan Degree) yang berarti: Audience : menyebutkan siapa pelaku atau pengelola standar, siapa yang bertanggungjawab/ditugasi dalam pencapaian standar tersebut Behaviour : menjelaskan kondisi/keadaan, tindakan, perilaku yang bersifat “should be” yang harus selalu dapat diukur Competence : menjelaskan target/sasaran/tugas/materi/objekdalam perilaku (behaviour) yang telah dirumuskan Degree : menetapkan waktu/periode yang harus dicapai untuk mencapai atau melakukan tindakan/perilaku pada standar tersebut Jika standar dinyatakan dalam struktur kalimat lengkap, A adalah subjek, B berada pada predikat, C menempati posisi objek dan D adalah keterangan. Pelaksanaan Standar Dalam upaya pelaksanaan dan pemenuhan standar yang telah ditetapkan, tiap unit kerja yang telah menetapkan standar mutu perlu melaksanakan mekanisme sebagai berikut. 1. Tiap unit kerja perlu menyusun kebijakan yang terstruktur agar mampu menjalankan fungsi dan tugasnya untuk melaksanakan berbagai program dan kegiatan dalam rangka mencapai standar yang telah ditetapkan.
  6. 6. Buku Manual SPMI-STKS SBY 2. Kebijakan yang disusun untuk keperluan tersebut harus sejalan dan sesuai dengan kebijakan terkait yang telah ditetapkan oleh unit kerja pada jenjang diatasnya 3. Tiap pemimpin unit kerja berkomitmen dan secara konsisten mengacu pada pencapain standar-standar yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pelaksanaan program dan kegiatan di unit kerjanya. 4. Dalam pelaksanaan tugas dan fungsi tiap unit kerja, pemimpin unit kerja perlu memastikan efektivitas pelaksanaan pemantauan dan evaluasi untuk menjamin pencapaian standar- standar kinerja dan standar mutu yang ditetapkan. 5. Hasil pemantauan dan evaluasi kinerja dianalisis dan ditindaklanjuti secara sistematis untuk mengupayakan perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan. 6. Keseluruhan tindakan pemenuhan standar harus didokumentasikan secara efektif, efisien dan sistematis. Pengendalian, Pengembangan dan Peningkatan Standar Pengendalian standar dilaksanakan dengan prinsip umum yaitu untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di STIKes Surabaya berpedoman pada pencapaian standar dan dengan mengikuti prosedur yang disepakati. Perubahan standar hanya dapat dilakukan melalui mekanisme yang telah ditetapkan dalam Penyusunan dan Penetapan Standar. Kemudian, untuk mengendalikan standar, semua unit yang ada di lingkungan STIKes Surabaya perlu menetapkan secara sah standar-standar yang diberlakukan. Dalam Pelaksanaan Standar, tahap pemantauan dan evaluasi penerapan standar merupakan tahap penting yang menjadi bagian dari aspek Pengendalian Standar.Selain memantau dan mengevaluasi kesesuaian pelaksanaan standar, pemimpin unit dapat menggunakan hasil pemantauan dan evaluasi tersebut untuk mengendalikan standar yang telah ditetapkan. Tahap ini mencakup tiga hal yaitu: a) pemantauan, evaluasi pelaksanaan dan pengukuran ketercapaian standar; b) upaya perbaikan, serta c) pengembangan dan peningkatan standar. Ketiga hal ini bersifat siklus dan dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten.Siklus-siklus ini pada akhirnya akan mewujudkan konsep Kaizen (perbaikan dan peningkatan berkelanjutan).
  7. 7. Buku Manual SPMI-STKS SBY Gambar 4-1. Siklus Pengendalian dan Peningkatan Standar Mutu Tahap pemantauan dan evaluasi ketercapaian standar salah satunya dicapai melalui pelaksanaan audit mutu internal.Audit mutu internal harus dilakukan untuk memastikan bahwa pelaksanaan program dan kegiatan di STIKes Surabaya berjalan sesuai dengan rencana, dengan prosedur yang benar, dan mengarah pada pencapaian standar yang telah ditentukan.Mekanisme audit internal yang perlu diperhatikan dalam rangka implementasi SPM adalah sebagai berikut. 1. Audit internal dapat dilakukan pada aspek akademik maupun non akademik.Audit mutu akademik internal (AMAI) merupakan audit yang wajib dilaksanakan pada semua program studi, dan penyenggara program pendidikan lainnya. 2. Audit internal non akademik dilaksanakan sesuai kebutuhan manajemen, sedikitnya satu tahun sekali. 3. Khusus AMAI, harus diselenggarakan minimal satu kali dalam satu tahun oleh STIKes 4. Cakupan Audit Mutu Internal ditetapkan berdasarkan hasil audit sebelumnya dan hasil evaluasi diri, atau atas keperluan tertentu. (1) Evaluasi Diri (2) Upaya Perbaikan (3) Audit Mutu (4) Solusi dan Hasil Perbaikan (5) Peningkatan Standar
  8. 8. Buku Manual SPMI-STKS SBY 5. Kaprodi dapat mengajukan permohonan audit mutu internal kepada pemimpin STIKes Surabaya apabila diperlukan. 6. STIKes Surabaya harus melakukan audit kepada seluruh unit kerja sedikitnya satu kali dalam satu tahun. 7. Hanya personal yang telah mendapat kewenangan audit yang dapat melakukan audit atas koordinasi UPT Penjaminan Mutu atau Unit Penjaminan Mutu Fakultas/PPS. 8. Kewenangan ini dinyatakan dalam bentuk Sertifikat Auditor yang diterbitkan oleh Ketua STIKes Surabaya 9. Hasil dan rekomendasi auditmutu internal harus ditindaklanjuti oleh pemimpin unitkerja dan tindak lanjut rekomendasi yang dilakukan dilaporkan kepada pemimpin unitkerja pada jenjang diatasnya. 10. Laporan audit internal harus dapat diakses oleh pemimpin unit kerja yang diaudit serta pemimpin unit kerja pada jenjang diatasnya. 11. STIKes, Prodi, dan pemimpin Lembaga Penelitian dan Lembaga Pengabdian Kepada masyarakat perlu menyusun mekanisme yang efektif untuk menyampaikan hasil audit internal kepada pihak yang berkepentingan, termasuk para pengelola program studi, dosen dan senat universitas/fakultas. 12. Mekanisme rinci pelaksanaan audit mutu harus diuraikan pada Standar Prosedur Operasional Audit Mutu Internal. Pihak yang Terkena Kebijakan
  9. 9. Buku Manual SPMI-STKS SBY Manual penetapan standar mutu berlaku untuk semua unit di lingkungan STIKes Surabaya, yang meliputi STIKes, unit, Prodi dan sub unit di lingkungan STIKes Surabaya. Istilah dan Definisi 1. Kebijakan merupakan pernyataan tertulis yang menjelaskan mengenai pemikiran, sikap dan pandangan pada suatu institusi berkenaan dengan suatu hal (dalam hal ini penjaminan mutu) 2. Kebijakan SPMImerupakan pemikiran, sikap dan pandngan kegiatan institusi mengenai SPMI yang berlaku di STIKes Surabaya (mencakup persyaratan SPMI) 3. Manual SPMI/Prosedure merupakan dokumen tertulis berisi petunjuk teknis praktis menjalankan atau melaksanakan SPMI 4. Standar SPMImerupakan dokumen tertulis yang berisikan kriteria, patokan, ukuran, spesifikasi mengenai suatu hal yang harus dipenuhi. 5. Evaluasi diri merupakan kegiatan setiap unit yang menjadi bagian kegiatan institusi, dilaksanakan secara periodik, meliputi memeriksa, menganalisis dan menilai kinerja diri selama kurun waktu tertentu. Sebagai cara mengetahui kekurangan yang terjadi di dalam sistem yang berjalan di STIKes. 6. Audit SPMI termasuk audit yang menjadi syarat pada Sistem Managemen Mutu Perguruan Tinggi merupakan kegiatan rutin setiap akhir semester tahun akademik yang dilakukan oleh auditor internal, untuk memastikan pelaksanaan SPMI dan sistem managemen mutu PT sesuai dengan standar minimum yang dibuat oleh etiap unit di STIKes Surabaya. 7. Mutu diartikan sebagai sesuatu yang dijalankan sesuai harapan pengguna, hasil luaran memenuhi syarat dan sesuai dengan apa yang dijanjikan. 8. Penjaminan mutu merupakan suatu proses penentuan standar mutu pengelolaan secara konsisten, berkelanjutan, terdokumentasi dengan tujuan memenuhi kepuasaan pengguna. 9. Penjaminan mutu pendidikan dipahami sebagai suatu kegiatan sistemik dan terpadu dengan menetapkan standar secara konsisten dan berkelanjutan, bertujuan untuk meningkatkan kecerdasan kehidupan bangsa melalui pendidikan, serta memenuhi kepuasaan pengguna. Formulir yang Digunakan Kelompok Standar No Standar Nama Standar
  10. 10. Buku Manual SPMI-STKS SBY A. Standar Isi Std/SPMI/A-01 Standar kerangka dasar dan struktur kurikulum Std/SPMI/A-02 Standar beban belajar Std/SPMI/A-03 Standar muatan Kurikulum B. Standar Proses Pembelajaran Std/SPMI/B-01 Standar perencanaan proses pembelajaran Std/SPMI/B-02 Standar pelaksanaan proses pembelajaran C. Standar Kompetensi Mahasiswa Std/SPMI/C-01 Standar kompetensi lulusan Std/SPMI/C-02 Standar kompetensi kelompok mata kuliah Std/SPMI/C-03 Standar kompetensi mata kuliah D. Standar dosen dan tenaga kependidikan Std/SPMI/D-01 Standar kualifikasi dan kompetensi dosen Std/SPMI/D-02 Standar kinerja dosen dan kependidikan Std/SPMI/D-03 Standar tenaga kependidikan E. Standar sarana dan prasarana Std/SPMI/E-01 Standar ruang kuliah dan perlengkapannya F. Standar pengelolaan Std/SPMI/F-01 Standar pengelolaan sumber dya manusia Std/SPMI/F-02 Standar pengelolaan akademi Std/SPMI/F-03 Standar pengelolaan kemahasiswaan Std/SPMI/F-04 Standar pengelolaan persoalia Std/SPMI/F-05 Standar penelitin dan pengabdian kepada masyarakat Std/SPMI/F-06 Standar pengelolaan sarana dan prasarana Std/SPMI/F-07 Standar pengelolaan keuangan Std/SPMI/F-08 Standar pengelolaan sistem informasi Std/SPMI/F-09 Standar sistem penjaminan mutu G. Standar pembiayaan Std/SPMI/G-01 Standar biaya penerima Std/SPMI/G-02 Standar penggunaan pembiayaan Std/SPMI/G-03 Standar akuntabilitas H. Standar penilaian pendidikan Std/SPMI/H-01 Standar penilaian hasil belajar oleh dosen Std/SPMI/H-02 Standar penilaian hasil pembelajaran oleh satuan pendidikan I. Standar penelitian Std/SPMI/I-01 Standar penelitian J. Standar pengabdian masyarakat Std/SPMI/J-01 Standar pengabdian kepada masyarakat K. Standar kerja sama Std/SPMI/K-01 Standar kerjasama institusi Adapun yang menjadi sarana pendukung pada kegiatan penjaminan mutu diantaranya adalah: 1. Dokumen penunjang audit internal dalam bentuk format borang yang akan diisikan oleh setiap prodi dan akan di telaah oleh auditor internal 2. Dokumen ceklist kesesuaian borang dengan haasil temuan di prodi masing-masing 3. Dokumen pelaporan hasil audit internal dan saran perbaikan SSaarraannaa PPeenndduukkuunngg KKeeggiiaattaann
  11. 11. Buku Manual SPMI-STKS SBY 4. Dokumen rencana tindak lanjut masing-masing prodi yang akan dilakukan perifikasi oleh pimpinan tertinggi STIKes.
  12. 12. Buku Manual SPMI-STKS SBY Referensi 1. DIKTI D. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi. Jakarta: DIKTI. 2012 2. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. Peraturan Menteri pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Jakarta. 2014 3. Lembaga Penjaminan Mutu Internal Universitas Gadjah Mada, Penjaminan Mutu Internal dan Audit Mutu Internal PT. UGM. 2015 (hasil dosen Magang DIKTI Agustus-desember 2015)

×