webinaire eBIS n°9 La génétique du Méthane_02_20240321_SFresco_Methabreed.pdf
Diaporama PDCA.ppt
1. Méthode de Résolution des Problèmes en Groupe
PDCA 1
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE
UNIVERSITE DE CARTAGE
ECOLE NATIONALE DES INGENIEURS DE BIZERTE
THEME
METHODE DE RÉSOLUTION DES PROBLÈMES EN GROUPE
« PDCA »
AU PROFIT DES ETUDIANTS DE LA GI3
PRESENTE PAR : Lotfi SOUISSI
Novembre 2012
2. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA
2
METHODE DE RÉSOLUTION DES
PROBLÈMES EN GROUPE
« PDCA »
3. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
3
Pourquoi est-il nécessaire d’avoir une démarche
de résolution de problèmes ?
Nous avons tous été confrontés dans notre vie
personnelle ou professionnelle à des problèmes
répétitifs.
Prenons l’exemple d’une conduite de réunion où on
peut retrouver plusieurs problèmes :
► Les participants arrivent en retard, certains n’ont
pas été prévenus.
► La salle est trop petite, trop froide, trop chaude, …
► L’objectif de la réunion n’est pas clair, …
4. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
4
Pourquoi est-il nécessaire d’avoir une démarche
de résolution de problèmes ?
► La première réaction face à un problème
est souvent celle du " Y a qu’à…", " Faut
qu’on…",
► Où nous proposons des solutions sans prendre
en compte les véritables causes du problème.
► Ces solutions restent bien souvent à l’état de vœu pieu
car elles ne sont pas formalisées.
► Les solutions mises en œuvre mais qui n’arrivent
toujours pas à résoudre le problème sont vite
abandonnées.
5. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
5
Pourquoi est-il nécessaire d’avoir une démarche
de résolution de problèmes ?
La démarche de résolution de
problèmes (PDCA) permet d'éviter
tout cela et de résoudre un
problème de façon définitive.
6. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
6
Comment se situe le PDCA dans la démarche Qualité ?
Satisfaction du client Systhème Qualité
Organisation Management de la Qualité
Détection Audit
Résolution des Problèmes PDCA
7. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
7
Le PDCA ?
Le PDCA 4 mots clefs
Plan Préparer
Do Dérouler
Check Contrôler
Act Assurer
8. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
8
Le PDCA ?
Pour résoudre définitivement nos
problèmes et nous améliorer
individuellement ou en groupe
de manière continue.
9. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA
9
DEMARCHE DE RÉSOLUTION DES
PROBLÈMES EN GROUPE
« PDCA »
10. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
10
Mots clefs Etapes
1 er mot clef:
PRÉPARER
Objectifs :
Poser le vrai problème, trouver
les causes racines et choisir les
solutions optimums.
Etape n°1 :
Poser le problème
Cinq phases
- Identifier le problème.
- Constituer un groupe de travail.
- Formaliser le problème (PQQOQCC).
- Mesurer la situation actuelle.
- Définir l’objectif.
Etape n°2 :
Trouver les causes racines
Quatre phases
- Rechercher les causes (Brainstorming).
- Visualiser les causes (Diagramme d’Ishikawa).
- Hiérarchiser les causes (vote pondéré).
- Valider les causes principales (Diagramme de Pareto).
Etape n°3 :
Choisir des solutions optimums
Deux phases
- Rechercher les solutions (brainstorming).
- Sélectionner les solutions
p
11. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
11
D
Mots clefs Etapes
2 ème mot clef :
DÉROULER
Objectifs :
Etablir le plan d’action, mettre en
place toutes les actions indiquées dans
le plan d’action.
Etape n°4 :
Mettre en oeuvre la solution retenue
Trois phases
- Définir la zone d’expérimentation.
- Rédiger un plan d’action.
- Réaliser toutes les actions définies.
12. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
12
C
Mots clefs Etapes
3 ème mot clef :
CONTRÔLER
Objectifs :
Vérifier que les actions
mises en place sont efficaces
et atteignent l’objectif défini.
Etape n°5 :
Mesurer les résultats des
solutions mises en place et les
comparer à la situation initiale.
13. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
13
A
Mots clefs Etapes
4 ème mot clef :
ASSURER
Objectifs :
Vérifier que les actions mises en
place sont efficaces dans le temps.
Formaliser les actions, les
généraliser si possible et valoriser
les acteurs.
Etape n°6 :
Trois phases
- Formaliser les solutions et dans
certains cas mettre en place des
systèmes anti-erreurs.
- Généraliser les solutions si possible.
- Valoriser le groupe de travail et les
personnes ayant mis en œuvre les
actions.
15. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 15
IDENTIFIER LE PROBLEME
On constate un décalage entre la situation
souhaitée et la situation réelle.
Cela peut provenir de l’expression d’une
insatisfaction due à un dysfonctionnement
ou à une dégradation.
L’identification peut survenir lors d’un audit.
Mais peut aussi venir de constatations telles
que:
16. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 16
CONSTITUER UN GROUPE DE TRAVAIL
Pourquoi constituer un groupe de travail ?
• La mise en commun des compétences et
des expériences de plusieurs personnes
permettent une efficacité maximale dans
la résolution de problèmes.
• De plus, certaines méthodes (telles que
le brainstorming) utilisent l’effet de
synergie du groupe.
17. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 17
CONSTITUTION DU GROUPE DE TRAVAIL
• Le groupe ne doit pas être trop important (jusqu’à
six ou sept personnes) car sinon cela ralentit
considérablement la résolution de problèmes.
Il doit posséder
• Suffisamment de compétences techniques sur le
sujet.
• Un pouvoir de décision suffisant pour pouvoir
réaliser la mise en oeuvre des actions décidées.
18. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 18
CONSTITUTION DU GROUPE DE TRAVAIL
L’ animateur de groupe
• Garant de la méthode.
• De la participation de tous.
• Du respect des idées de chacun.
• Directif sur la forme (bonne utilisation
des outils) et non sur le fond (idées,
opinions).
19. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 19
FORMALISER LE PROBLEME
• La tendance naturelle étant, une fois le problème posé, de vouloir
apporter aussitôt des solutions.
• Le problème sera d’autant mieux défini si on peut le chiffrer à l’aide
d’indicateurs le synthétisant.
• Une méthode couramment utilisée pour définir le problème est le
Q Q O Q C P C.
• Le fait de répondre à ces questions permet de cerner le problème.
• Les réponses aux questions sont données par le groupe.
• L’ordre des questions n’est pas imposé et l’on peut revenir à une
question pour la compléter.
20. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 20
LE QQOQCPC
Quoi ?
De quoi s’agit-il ?
Quel produit ?
Quel constituant ?
Quelle étape du procédé ?
Quel défaut ? …
Qui ?
Quelles personnes ?
Quelle équipe ?
Quel service ?
Quelle qualification ?
Qui doit-on tenir au courant des travaux ?
Quelle catégorie clients, fournisseurs,… ? …
Où ?
A quel endroit ?
A quelle étape ?
Quel secteur ?
Sur quel procédé ?
A quelle distance ? …
Quand ?
A quel moment ?
A quelle époque ?
A quelle heure ?
Depuis quand ?
Le jour/la nuit ?
A quelle fréquence ?
L’hiver/ l’été ? …
Comment ?
A été détecté le problème ?
Par quel contrôle ? …
Pourquoi ?
Traiter le problème ?
Réaliser telle action ?
Respecter telle procédure ? …
Combien ? Combien coûte le problème ?…
21. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 21
LE QQOQCPC
Le QQOQCPC dans l’étape Préparer
Règles et objectifs
• Formaliser le problème en répondant aux questions quoi,
qui, où, quand, comment, combien, pourquoi.
Rôle de l’animateur
• Ecrire toutes les réponses à toutes les questions sans
prendre parti.
• Regrouper éventuellement et avec l’accord des participants,
les réponses du même type.
Erreurs à éviter
• Trop étendre ou restreindre le problème.
• Oublier des personnes concernées.
Rôle du participant
• Ne pas critiquer les réponses des autres participants.
• Copier leurs idées.
22. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 22
Mesurer la situation actuelle grâce à la définition
d’indicateurs représentatifs du problème
Il est nécessaire de définir un ou plusieurs
indicateurs représentatifs du problème car dans la
partie "contrôle de la démarche", il faudra comparer
la valeur des indicateurs à celle de la situation initiale.
Cela permettra de vérifier que le problème a été
correctement résolu.
23. Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA 23
DEFINIR L’OBJECTIF
L’objectif doit être décrit par une phrase
compréhensible de tous définissant :
• Le problème.
• Son périmètre ou ses limites.
• Les valeurs des indicateurs que nous voulons
atteindre.
24. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA
24
ETAPE 2
TROUVER LES CAUSES RACINES
25. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
25
TROUVER LES CAUSES RACINES
Cette étape est constituée de quatre phases :
Rechercher les causes (brainstorming).
Visualiser les causes (diagramme d’Ishikawa).
Hiérarchiser les causes (vote pondéré).
Valider les causes principales (diagramme de
Pareto).
26. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
26
RECHERCHER LES CAUSES
La recherche des causes se réalise grâce au
"remue-méninges", traduction littérale de
brainstorming ).
Cet outil permet d’utiliser l’effet de synergie
d’un groupe et d’être beaucoup plus efficace qu’une
personne seule.
En cyclisme, par exemple, un coureur atteindra
difficilement 50 km/h alors qu’un peloton peut rouler
à 70 km/h.
27. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
27
RECHERCHER LES CAUSES
Le but du "remue-méninges" est de produire
le plus grand nombre d’idées avec un minimum
de temps sur un sujet, et pour cela, travailler par
association d’idées.
L’idée émise par une personne fait "germer"
une nouvelle idée à une autre personne du groupe
et ainsi de suite, de façon à recueillir le maximum
d’idées du groupe.
28. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
28
LE BRAINSTORMING
Le brainstorming comporte trois phases :
Une phase de réflexion
(5 à 10 minutes) pendant laquelle les
membres du groupe notent les idées.
29. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
29
LE BRAINSTORMING
Une phase d'expression des idées
(une vingtaine de minutes) où chaque personne exprime
ses idées qui sont notées au tableau.
Il est conseillé d’écrire les règles de base au tableau :
- Tout dire : émettre ses idées sans contraintes, sans se
soucier de leur valeur.
- Emettre le plus d’idées possibles, copier les idées des
autres.
- Ne pas critiquer les idées des autres.
30. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
30
LE BRAINSTORMING
Une phase de reformulation des idées
- Les idées émises soient bien claires pour
tout le monde.
- Les idées semblables mais exprimées
différemment soient regroupées.
- Les idées que tout le groupe considère
comme hors-sujet soient éliminées.
31. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
31
LE BRAINSTORMING
Le Brainstorming dans l’étape rechercher les causes
Règles
et objectifs
• Produire le plus grand nombre d’idées dans un minimum de temps.
• Tout dire : émettre ses idées sans contraintes, sans se soucier
de leur valeur.
• Emettre le plus d’idées possibles, copier les idées des autres.
• Ne pas critiquer les idées des autres.
Rôle
de
l’animateur
• Ecrire toutes les idées au tableau.
• Faire respecter les règles.
• Faire participer tous les membres du groupe.
• Regrouper éventuellement et avec l’accord des participants les idées
identiques.
Erreurs
à éviter
• Porter un jugement sur les idées exprimées
• Arrêter le brainstorming avant que toutes les idées soient exprimées.
Rôle
du participant
• Ne pas critiquer les réponses des autres participants.
• Copier leurs idées.
32. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
32
VISUALISER LES CAUSES
L’outil utilisé pour visualiser les causes est le
"diagramme causes effets" appelé "diagramme
d’ISHIKAWA" ou "diagramme en arêtes de poisson".
Il permet de représenter toutes les idées émises lors
du brainstorming.
On peut classer les causes selon les 5M :
- Matière.
- Méthodes.
- Matériels.
- Main d’œuvre.
- Milieu.
33. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
33
LES « 5 M »
Matière :
Tout ce qui est consommable (matière première, énergie, information…).
Méthodes :
Tout ce qui est lié au savoir-faire ou à l’organisation (gammes, procédures,
modes d’emploi…).
Matériels :
Tout ce qui résulte d’investissements (machines, locaux, outillages…).
Main d’œuvre :
Tout ce qui est relatif à l’action humaine (compétence, comportement. formation,
communication…).
Milieu :
Tout ce qui est lié à l’environnement physique et humain (température, bruit,
conditions de travail, ergonomie…).
34. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
34
HIERARCHISER LES CAUSES
Lorsque les causes sont identifiées et classées, il faut les
hiérarchiser c’est-à-dire les trier par ordre d’importance.
Un outil couramment utilisé pour hiérarchiser les causes est
le « Vote Pondéré », il présente plusieurs avantages :
Permet le consensus entre les personnes du groupe
de travail.
Simple à mettre en oeuvre.
35. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
35
LE VOTE PONDERE
Associer à chaque cause identifiée une lettre
(ou deux suivant le nombre).
Dire à chaque participant :
Qu’il dispose de 10 points pour voter.
Qu’il doit attribuer ces points ou une partie de ces points aux
causes qui lui semblent les plus importantes.
Qu’il ne peut donner au maximum que cinq points par cause.
Qu’il doit écrire sur un papier les lettres associées aux causes
ainsi que les points attribués afin de respecter l’anonymat.
36. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
36
LE VOTE PONDERE
Nous ramassons les papiers et on
comptabilise les votes pour chaque cause.
Les causes sont classées en fonction du
nombre total de points obtenus.
37. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
37
VALIDER LES CAUSES PRINCIPALES
Après avoir hiérarchisé les causes, il faut choisir celles que nous
allons valider sur le terrain.
Pour cela, nous disposons d’un outil graphique : « Le diagramme
de Pareto ».
Il permet de visualiser l’importance relative des différentes causes
d’un problème et ainsi de sélectionner celles qu’il faudra résoudre en
premier.
De plus, il permet d’afficher dans le temps l’évolution de l’impact
des actions mises en place sur les causes du problème.
38. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA
38
ETAPE 3
CHOISIR LES SOLUTIONS OPTIMUMS
39. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe
39
RECHERCHER LES
SOLUTIONS OPTIMUMS
• Utiliser le même outil que pour
rechercher les causes : "le remue-
méninges" ou "brainstorming".
• Ces solutions sont bien sûr censées
éliminer les causes du problème.
40. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe
40
RECHERCHER LES
SOLUTIONS OPTIMUMS
Il s’agit de choisir, parmi la liste des solutions proposées,
les solutions optimums.
Qu’est-ce qu’une solution optimum ?
• C’est une solution qui va répondre au mieux
à certains critères.
Oui mais quels critères ?
• Ce sont des critères d’évaluation de la solution,
on retrouve souvent l’efficacité, le coût, la rapidité,
la facilité de mise en oeuvre, etc.…
41. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA
41
ETAPE 4
METTRE EN ŒUVRE
LA SOLUTION RETENUE
42. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
42
DEFINIR LA ZONE D’EXPERIMENTATION
Si le problème à résoudre est général à toute l’entreprise,
il peut être intéressant de limiter la zone
d’expérimentation à un service, un atelier, un type
de produit de façon à ne pas dépenser d’énergie inutile
si la solution n’était pas aussi bonne que prévue.
De plus, il vaut mieux éviter les secteurs où doivent
intervenir des changements importants tels que
restructuration, déménagement.
43. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
43
REDIGER UN PLAN D’ACTION
De la ou des solutions retenues vont découler
des actions.
Elles doivent être planifiées et nous devons définir
un pilote Elaboration des Plans d’Etude et Fiches Matière.
Le plan d’action peut se résumer soit à un
diagramme de Gantt soit à un tableau.
44. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
44
REALISER TOUTES LES ACTIONS DEFINIES
Passons à l’acte et réalisons
concrètement les actions.
Afin d’avoir des bonnes chances de
réussite, il est recommandé d’expliquer
à l’ensemble du personnel comment
l’opération va se dérouler, pourquoi
ce secteur a été choisi…
46. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA 46
Il s'agit de mesurer les résultats
des solutions mises en place
et les comparer à la situation
initiale
MESRER LES RESULTATS
47. Méthode de Résolution des
Problèmes en Groupe PDCA 47
MESURER LES RESULTATS
Avant de passer aux étapes suivantes :
• Contrôler et vérifier que les actions mises en place sont efficaces et
atteignent l’objectif défini.
• Dans certains cas, il est nécessaire d’attendre quelques mois, de suivre
l’indicateur et de vérifier qu’il atteint bien la valeur définie dans
l’objectif.
• Dans le cas contraire, il faut remonter à l’étape précédente, vérifier ce
qui n’est pas correct.
• Si tout est correct nous "remontons" ainsi les différentes étapes
jusqu'à ce que nous trouvions une erreur dans la méthode.
• Nous corrigeons cette erreur puis nous "redescendons les étapes".
49. 49
Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA
ASSURER LES RESULTATS
L’étape la plus importante car celle
où nous allons vérifier que les
actions mises en place sont
efficaces dans le temps.
50. 50
Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA
ASSURER LES RESULTATS
Cette étape est constituée de trois phases :
• Formaliser les solutions et dans certains cas
mettre en place des systèmes anti-erreurs.
• Généraliser les solutions si possible.
• Valoriser le groupe de travail et les personnes
ayant mis en oeuvre les actions.
51. 51
Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA
Formaliser les solutions et si possible mettre
en place des systèmes anti-erreurs
Ecrire dans une procédure qualité, dans un
mode d’emploi, dans un mode opératoire
de façon à ce qu’elles soient appliquées
systématiquement de telle sorte que le
problème n’apparaisse plus.
52. 52
Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA
Formaliser les solutions et si possible mettre
en place des systèmes anti-erreurs
Exemple
Si le problème était "certaines pièces sont percées du
mauvais coté", la cause principale serait que
l’opérateur, avant la phase de perçage, installe la pièce
dans le porte-pièces à l’envers.
Placer sur le porte-pièces un "détrompeur" ne laissant
qu’une seule possibilité à la mise en place de la pièce,
serait la formalisation de la solution.
53. 53
Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA
GENERALISER LES SOLUTIONS SI POSSIBLE
Si la solution mise en place dans la zone
d’expérimentation permet d’atteindre
l’objectif fixé, alors il faut la généraliser
aux autres secteurs ou services de
l'entreprise qui ont le même problème.
54. 54
Méthode de Résolution des Problèmes
en Groupe PDCA
Valoriser le groupe de travail et les personnes
ayant mis en oeuvre les actions
Il est important pour l’évolution et la motivation du groupe
de travail que leur travail soit reconnu et apprécié.
• La valorisation n’est pas forcément pécuniaire ; cela peut être
une reconnaissance sous forme d’information dans le bulletin
de l’entreprise, par affichage des résultats obtenus…
• Les personnes ayant mis en oeuvre les actions doivent aussi
être valorisées afin que les actions se poursuivent correctement.
• Le groupe de travail aussi pour être plus motivé pour des
actions futures.
56. Méthode de Résolution des Problèmes en
Groupe PDCA
56
CONCLUSION
La méthode de résolution de problèmes PDCA repose sur
quatre mots clefs :
P qui signifie Plan ou Préparer.
D qui signifie Do ou Dérouler.
C qui signifie Check ou Contrôler.
A qui signifie Act ou Assurer.
Pour résoudre définitivement les problèmes en
procédant étape par étape.