Gerenciamento dos Riscos em Projetos

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Gerenciamento dos Riscos em Projetos

  1. 1. Gerenciamento dos Riscos em Projetos Mauro Sotille
  2. 2. Introdução  A Vida é Cheia de Incertezas. Os gerentes de projeto as chamam de RISCO.  “Qualquer coisa que POSSA dar d errado, VAI d errado” d dar d ” Lei de Murphy  “Murphy era um Otimista” Mauro Sotille Se S você não atacar os riscos d forma sistemática, ê ã t i de f i t áti eles irão atacá-lo. Tom Gilb Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  3. 3. Como algumas pessoas gerenciam risco Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  4. 4. Duas maneiras de pensar sobre risco 1. Risco é um problema potencial 2. Um risco é qualquer variável de seu projeto, que dentro de sua distribuição normal de valores possíveis, pode assumir um valor que afeta seu projeto.  Os riscos do projeto são eventos ou condições incertas que, caso ocorram, provocam um efeito positivo ou negativo nos objetivos d projeto ti bj ti do j t  Os riscos de um projeto incluem tanto as ameaças aos p j ç objetivos do projeto quanto as oportunidades de melhorar o desempenho desses objetivos. Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  5. 5. Processos do gerenciamento de riscos • Planejamento do gerenciamento dos riscos 1 - como abordar, planejar e executar ,p j • Identificação dos riscos 2 -d determinar e d i documentar riscos i • Análise qualitativa dos riscos 3 - priorizar usando probabilidade e impacto • A áli quantitativa d riscos Análise i i dos i 4 - analisar numericamente • Planejamento de respostas aos riscos 5 - aumentar oportunidades e reduzir ameaças • Monitoramento e controle dos riscos 6 - acompanhar e aplicar respostas Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  6. 6. Tolerância a Riscos Termo Definição Averso ao Não confortável com a incerteza, deseja evitar ou j Risco reduzir ameaças e explorar oportunidades para remover a incerteza. Ficaria infeliz com um resultado incerto. incerto Tomador de Confortável com a incerteza, não deseja evitar ou Riscos reduzir ameaças ou explorar oportunidades para remover incerteza. Ficaria feliz com um resutado incerto. Tolerante Tolerante com a incerteza, não tem um desejo forte aos Riscos de responder às ameaças e oportunidades de qualquer modo. P d t l l d Pode tolerar um resultado i lt d incerto se t necessário. Neutro aos Não confortável com a incerteza no longo prazo prazo, Riscos assim está preparado para tomar quaisquer medidas de curto prazo necessárias para produzir um certo resultado a longo prazo. Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  7. 7. Plano de Gerenciamento de Riscos  Define como o processo de gerenciamento de riscos vai ser estruturado e executado  Inclui:  Metodologia M t d l i para id tifi identificar e gerenciar os riscos i i  Equipe de gerenciamento de riscos  Orçamento para gerenciar os riscos  Freqüência de atividades de ger de risco ger.  Tolerâncias a riscos das partes interessadas  Formato do registro de riscos e relatórios  Forma de alocação das reservas  Processos para acompanhamento dos riscos Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  8. 8. Estrutura Analítica de Riscos (EAR) Exemplo de EAR Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  9. 9. Descrevendo Riscos CAUSA Fato ou Condição RISCO Incerteza EFEITO Resultado Possível • Não inclua perguntas ou itens de ação • Seja especifico, claro e escreva descrições completas, especifico, completas, • Exemplo: “Incêndio, causado por problemas elétricos, levando a prejuízo” Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  10. 10. Exemplos de Ameaças Categoria Evento de Risco Gerencial Excesso de questões, devido à vontade de aprender dos alunos, levando a aula a esgotar o prazo Externo Não há previsão de reajuste da mensalidade devido à subida da inflação levando a estouro do orçamento. Interno Documentação inicial para o projeto incompleta, impactando o plano e custo negociados. Tecnologia Sistema de apresentação falhar, devido à falta de manutenção, manutenção podendo ocasionar atraso no cronograma Pessoal Instrutor fugir do tema e não cumprir a ementa Legal Cláusula de lucro cessante.... Desempenho Apresentador embaralhar os slides … p p Mercado Falta de professores .... Externo Uma bomba atômica atinge o prédio durante o curso curso… Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  11. 11. Exemplos de Oportunidades Categoria Evento de Risco Cliente Cliente deseja fazer contrato de manutenção ou outros serviços, aumentando a parceria. i t d i Prazo Ocorre antecipação na Instalação, devido a ação do cliente, cliente resultando em bônus financeiro financeiro. Custo Redução de custos pela aplicação de novas práticas de fabricação e instalação (mudança de tecnologia) tecnologia). Custo Custo financeiro menor que o esperado, devido à custos de materiais e mão-de-obra menor que o esperado esperado. Tecnologia Lançamento de nova tecnologia em substituição à tecnologia especificada inicialmente com nova venda inicialmente, venda. Impostos Redução de taxas, devido à ação governamental, ocasionando ganho no fluxo de caixa. g Escopo Mudança no escopo pelo cliente para fornecimento de maior quantidade, aumentando a venda. Câmbio Baixa B i no preço d dól d id à variação cambial, d do dólar, devido i ã bi l de maneira a impactar positivamente no fluxo de caixa. Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  12. 12. Registro de Riscos Código Projeto Data Descrição Probabilidade Freqüência Impacto Valor em jogo Causas-raiz Estratégia de contenção Plano de contingência Identificado por Responsável pelo controle Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  13. 13. Análise Qualitativa dos Riscos Este processo prioriza riscos de acordo com o seu efeito potencial nos objetivos de projeto projeto. É uma análise subjetiva dos riscos para:  Determinar que eventos de riscos terão uma resposta  Determinar a probabilidade e o impacto de todos os riscos identificados  Determinar que riscos serão quantificados ao invés de se ir diretamente ao planejamento de resposta resposta.  Documentar riscos não-críticos ou não prioritários  Determinar a “classificação” geral de riscos do projeto Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  14. 14. Dimensões de Risco  Evento de risco: cada ocorrência discreta do risco, que p pode afetar o p j , p projeto, para o bem ou p para o mal  Cada evento de risco apresenta duas dimensões- chave P  Probabilidade do Risco • A chance da ocorrência do evento de risco ( (usualmente estimada)) I  Impacto do Risco • O efeito sobre os objetivos d projeto, f it b bj ti do j t se o evento de risco ocorrer • E ti ti d que a ocorrência d risco vai produzir Estimativa do ê i do i i d i (efeito/conseqüências) Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  15. 15. Probabilidade do Risco 100% 100% Probabilidade Muito alta 85% Provável alta Alta 65% Probabilidade Média 50% média 35% Improvável Probabilidade Baixa 15% 0% baixa Muito baixa 0% Descritor Descrição Muito Alta Quase certa. Ocorre em quase todas as circustâncias certa. Alta Provável.Vai ocorrer na maioria das circustâncias Provável.Vai á Média Possível. Possível. Deve ocorrer em algum momento Baixa Improvável. Improvável. Pode ocorrer em algum momento Muito Baixa Rara. Ocorre somente em circustâncias excepcionais Rara. Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  16. 16. Avaliação de Impactos de Risco Escala de impacto relativo Escala numérica (cardinal) / ordinal relativo. ordinal, não linear (indicando que a organização deseja especificadamente eliminar riscos com impactos alto e muito alto). Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  17. 17. Matriz de Vulnerabilidade Classificação de Probabilidade e Impacto Prob. Prob Ameaças Oportunidades Prob. Prob Muito Muito 1 Alta Alta Alta Alt Alta 2 Média Média Baixa Baixa 4 Muito Muito 3 Baixa Baixa Muito Muito Muito Muito Baixo Médio Alto Alto Médio Baixo Baixo Alto Alto Baixo Impacto (ameaças) Impacto (oportunidades) Alto Risco Médio Risco Baixo Risco 1, 2, 3, 4 – Riscos sendo classificados Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  18. 18. Resultados da Análise Qualitativa dos Riscos Classificação dos riscos Riscos alta criticidade ou prioridade Exigem resposta imediata e são os primeiros candidatos para mais análise ou ação gerencial Riscos média criticidade ou prioridade Ri édi iti id d i id d Serão tratados logo a seguir Riscos não-críticos ou não-prioritários Serão revisados durante a monitoração e ç controle de riscos  Urgência – Avaliação sobre a necessidade de atuar imediatamente sobre determinado risco. Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  19. 19. Valor Monetário Esperado (VME) VME = Probabilidade x Impacto ($) Lista dos Eventos de Risco Quantificados Descrição Probab. Probab Impacto VME Greve de fornecedores 50% 500.000 - 250.000 Redução da carga de impostos 20% 200.000 + 40.000 Temporal durante o projeto 90% 5.000 - 4.500 Valor Monetário Esperado dos Riscos do Projeto - 214.500 Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  20. 20. Plano de Continuidade dos Negócios  Foca na capacidade estratégica de manter em funcionamento as operações essenciais de uma organização ou de restabelecer rapidamente suas atividades pode significar a diferença entre o sucesso e p g ç o fracasso.  Em um primeiro momento imagina-se que Planos de imagina se Continuidade visam permitir que os negócios sejam mantidos da mesma forma durante o regime de contingência.  No entanto os melhores Planos de Continuidade são aqueles que possuem Planos de Contingência que visam garantir o atendimento das necessidades dos clientes e não apenas manter o negócio ativo no momento da contingência. g Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  21. 21. Estratégias para riscos negativos (Ameaças)  Eliminar – Alterar o plano do projeto para eliminar o risco, ou proteger os objetivos do p j p g j projeto do seu impacto evitar uma ameaça específica, normalmente eliminando sua causa.  A equipe do projeto nunca pode eliminar todo o risco, mas alguns eventos de risco p g podem ser eliminados.  Usado quando risco é simplesmente inaceitável, apresenta alta probabilidade de acontecer ou apresenta severas conseqüências E Exemplos: l  Estratégia Alternativa  Proteger  Melhorar a comunicação  Reduzir o escopo ou desistir Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br © Headfirst
  22. 22. Estratégias para riscos negativos (Ameaças)  Mitigar – Reduzir o valor monetário esperado de um evento de risco tomando ações para reduzir a risco, probabilidade de ocorrência e/ou impacto  Redução da probabilidade de ocorrência  Ex: desenvolvendo protótipo ou usando tecnologia dominada para diminuir a probabilidade de que o produto do projeto não funcione  Redução do impacto (o valor do evento de risco) ç p ( )  Ex: sistemas redundantes ou Estepe Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br © Headfirst
  23. 23. Prevenção e Contingência Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  24. 24. Estratégias para riscos negativos (Ameaças)  Transferir – Transferir o risco para uma terceira parte, parte em geral mediante pagamento de prêmio prêmio. • Comprar Seguro • Bônus de Desempenho • Garantia, Outsourcing , g  Transferir ou reduzir: Segurar, subcontratar  O risco não é eliminado  Alt conexão entre risco e subcontratação Alta ã t i b t t ã  É necessária uma análise de riscos completa antes de assinar contratos Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br © Headfirst
  25. 25. Estratégias para riscos positivos (Oportunidades)  Explorar – Garantir que a oportunidade aconteça  Ex: Designar recursos mais capacitados  Compartilhar – Atribuir a propriedade a terceiros p p p que possam capturar melhor a oportunidade em benefício do projeto. p j  Ex.: Formação de parcerias, equipes, empresas de propósito específico ou joint ventures  Melhorar - Modificar o “tamanho” de uma oportunidade através do aumento da probabilidade e impacto maximizando seus os principais acionadores. Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  26. 26. Categorias de Respostas aos Riscos Aceitar – aceitar as conseqüências. Para riscos com baixa probabilidade e efeito potencial  Passiva, por exemplo, aceitando um lucro menor se ocorrer o evento  Ativa, Ativa com o desenvolvimento de um plano de contingência Parece que cair é a melhor opção Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br © Headfirst
  27. 27. Contingência  Planos de contingência são aplicados aos riscos identificados que surgem durante o projeto. q g p j  Desenvolver um plano de contingência antes que o risco ocorra pode reduzir o custo de uma ação a ser tomada se p ç o risco ocorrer  Alertas que acionam a sua execução devem ter sido q ç identificados  Gatilhos, sintomas ou sinais de advertência, são indicações de que um risco está prestes a acontecer  Manifestações indiretas de eventos de risco reais ç ALERTA IMPACTO POSSÍVEL Falha F lh em atingir marcos i t ti i intermediários At diá i Atraso no cronograma Escopo não detalhado Impacto em prazo, custo e qualidade Projeto P j t em vários países ái í Problemas d comunicação P bl de i ã Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  28. 28. Monitoramento e Controle de Riscos  Identificar novos riscos  Acompanhar os riscos identificados  Reanalisar os existentes  Monitorar as condições para acionar planos de contingência  Riscos residuais scos es dua s  Avaliar a execução de respostas É um processo contínuo durante toda a vida d projeto. id do j t Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  29. 29. Resultados do Monitoramento e Controle de Riscos  Ações preventivas e corretivas recomendadas  Planos de contingência  Soluções alternativas (workarounds - contorno) • Respostas que não foram planejadas inicialmente, mas que são necessárias para tratar riscos emergentes que não foram identificados anteriormente ou foram aceitos passivamente • Devem ser documentadas de forma adequada  Solicitações de mudanças no projeto Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  30. 30. Erros Comuns em Risco 1. Identificação dos riscos completada sem saber o suficiente sobre o projeto su c e te sob e p ojeto 2. Risco do projeto avaliado somente usando questionário, entrevista ou técnicas de simulação e não fornecem uma análise detalhada 3. 3 Identificação dos riscos resulta em uma lista pequena (20 itens) ao invés de uma lista extensa de centenas de riscos 4. Os 4 O processos são unificados resultando em riscos avaliados ã ifi d lt d i li d quando aparecem. Reduz o total de riscos identificados e aparecem. causa parada na identificação de riscos 5. Os riscos identificados são genéricos ao invés de específicos ífi 6. Algumas incertezas são fatos e desse modo não são riscos Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  31. 31. Erros Comuns em Risco 7. Categorias inteiras de riscos são esquecidas, como tec o og a, cu tu a tecnologia, cultura e mercado e cado 8. Somente um método é utilizado para identificar o risco (ex.: (ex.: só usar uma checklist). Uma combinação garante identificar checklist) mais riscos 9. 9 A primeira estratégia de resposta identificada é selecionada sem olhar outras opções e escolher a melhor ou combinação 10. Não é dada suficiente atenção aos riscos durante a fase de execução 11. Gerentes de projeto não introduzem gerenciamento de risco para seu ti i time d durante a f t fase d planejamento de l j t 12. Os contratos em geral são assinados muito ANTES dos riscos do projeto terem sido discutidos Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  32. 32. Os Estágios de Maturidade em Gerência de Riscos  Falta de comunicação;  Pessoas muito ocupadas resolvendo problemas e não pensam no futuro;  Só se pensa em risco quando eles ocorrem;  N í i d riscos são negativas; Notícias de i i  Gerência por crise; Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  33. 33. Os Estágios de Maturidade em Gerência de Riscos  Mudança de gerência de crise para gerência de riscos;  Introdução dos conceitos de risco na equipe;  Pessoas se preocupam, mas não de fora sistemática;  Falta de experiência de como reportar os riscos e como gerenciá-los;  Ênfase apenas na fase inicial do projeto;  Apenas gerente de projeto ou poucos participantes; Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  34. 34. Os Estágios de Maturidade em Gerência de Riscos  A gerência de risco passa a ser vista como atividade de equipe;  Evitar os sintomas identificar e eliminar causas; sintomas,  Processo dinâmico e integrado;  E Envolvimento eventual d clientes; l i l dos li  Pessoas com maior experiência em identificar, mas ainda inseguros de quantificar;  Ponto de inflexão entre abordagem reativa e p g pró- ativa; Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  35. 35. Os Estágios de Maturidade em Gerência de Riscos  Transição de gerência qualitativa para quantitativa; ê  Métricas para antecipar falhas e prever eventos futuros;  Habilidade para aprender, adaptar e antecipar p p p p mudanças;  Equipe e clientes trabalham j q p juntos com razoável acuracidade e focam nas reais prioridades; Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  36. 36. Os Estágios de Maturidade em Gerência de Riscos  Visão positiva da Gerência de Riscos; p ;  Riscos são responsabilidade de todos;  Ambiente aberto e sem ameaças ao processo;  Admite-se a existência de coisas que não sabemos e utiliza-se utiliza se cenários de pior e melhor caso;  Compreensão de que existe um custo de oportunidade associado a escolhas e que d t id d i d lh deve existir i ti um equilíbrio no processo decisório; Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br
  37. 37. MUITO OBRIGADO! Gerenciamento de Riscos em Projetos – Mauro Sotille - www.pmtech.com.br

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