Sistemas organizacionales

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Sistemas organizacionales

  1. 1. LAS ORGANIZACIONES Definición: Es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes. Es una unidad social coordinada de forma consciente, conformado por personas, y que funciona con una base de relativa continuidad para llegar a sus metas trazadas La gestión de una organización tiene una enorme importancia. Para entenderla, debemos estudiar formalmente las organizaciones, su gente, sus procesos y su estructura.
  2. 2. EL CONTEXTO Las organizaciones son sistemas abiertos que se relacionan con el contexto y están fuertemente incididos por éste. AGENTES Individuos y grupos estructurados RECURSOS VALORES Fines Objetivos Metas Desarrollando actividades en el Tiempo
  3. 3. LAS ORGANIZACIONES Características: 1. Conjunto de personas y recursos. 2. Objetivos o metas definidas o asignadas por sus integrantes. 3. Creados en un punto temporal: inicio de actividad. 4. Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir. 5. Crean y satisfacen necesidades. 6. Producen y/o venden bienes y servicios. 7. Dan y generan trabajo.
  4. 4. LAS ORGANIZACIONES 8. Transmiten cultura. 9. Generan, transmiten y poseen poder. 10. Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc. 11. Son indicadores de la sociedad actual. 12. Son espacios de desarrollo profesional y personal. 13. Producen y transmiten tecnología. 14. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.
  5. 5. CLASIFICACIÓN Finalidad: Con fin de lucro. Sin fin de lucro. Estructura: Formales. Informales.
  6. 6. Tamaño: Grande. Mediana. Pequeña. Micro emprendimiento. Localización: Multinacional – internacional. Nacional. Local o regional.
  7. 7. Producción: Bienes. Servicios. Propiedad: Publica. Privada. Mixta.
  8. 8. RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES Son todo lo que se necesitan para desarrollar sus actividades y lograr sus fines, difieren según sus propósitos. Recursos materiales:  Dinero para adquirir los recursos.  Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se convierte en productos denominados bienes o servicios.  Inmuebles, instalaciones necesarios para llevar a cabo el proceso productivo y las actividades.  Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.
  9. 9.  Recursos humanos: es el elemento activo  Dueños  Accionistas  Socios  Trabajadores  Clientes  Proveedores
  10. 10.  Recursos naturales:  Tierra  Agua  Aire  Gas  Energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).
  11. 11. Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo, son los modos de obrar, hacer o producir  Métodos  Técnicas y procedimientos utilizados en la organización
  12. 12. Recursos cognitivos: • ideas • conocimientos, • información originadas en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.
  13. 13. Recursos intangibles: • marcas, • nombres y • prestigio, para acceder y posicionarse en el mercado.
  14. 14. AMBIENTES ORGANIZACIONALES Las Organizaciones están moldeadas por los componentes de su ambiente, el mismo que no se puede ni debe ignorar, además, se debe reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que este demande. ING. MBA PATRICIO ARGUELLO MENDOZA ABG.
  15. 15. AMBIENTE EXTERNO Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento. Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden. ING. MBA PATRICIO ARGUELLO MENDOZA ABG.
  16. 16.  Elementos de acción Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.  Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos. ING. MBA PATRICIO ARGUELLO MENDOZA ABG.
  17. 17. AMBIENTE Entorno económico mundial Grupos de presión demográfico proveedore s Organización competencia político clientes socio-cultural tecnológico ING. MBA PATRICIO ARGUELLO MENDOZA ABG.
  18. 18. AMBIENTE : Matriz de la incertidumbre ambiental Grado de Cambio simple complejo Grado de complejidad estable dinámico Estable y previsible, pocos componentes, parecidos, permanentes, necesidad mínima de conocimiento profundo de los componentes Dinámico, impredecible, pocos componentes, parecidos pero en cambio contínuo, necesidad mínima de conocimientos profundos de los componentes Estable y previsible, muchos componentes, desiguales y permanentes, gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes Dinámico, impredecible, muchos componentes desiguales, cambio contínuo, gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes ING. MBA PATRICIO ARGUELLO MENDOZA ABG.
  19. 19. AMBIENTE INTERNO: Llamado Clima Organizacional, Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes. Además esto hace más amena la influencia del orden y organización. ING. MBA PATRICIO ARGUELLO MENDOZA ABG.
  20. 20. DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN Determinar la filosofía de la empresa (visión, misión y objetivos) FINALIDAD F F F Obj. Obj. Obj. F F F Determinar los objetivos Institucionales F UNIDAD UNIDAD ORGANICA ORGÁNICA F F F F UNIDAD Establecer las funciones generales Establecer la estructura orgánica (departamentalización) ORGÁNICA Cuadro de Asignación de Personal D SD T P P P T T T T D Director SD Sub Director P Profesional T Técnico A Auxiliar
  21. 21. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: Estructura: Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.
  22. 22. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: Función: Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística) Logística Marketing Producció n
  23. 23. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso Actividad Proceso
  24. 24. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN FECHA PÁGINA DE SUSTITUYE A MANUAL DE ORGANIZACIÓN PÁGINA (GENERAL O ESPECÍFICO) Método: DE FECHA NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO Determina la forma sistemática de realizar una actividad ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ CLAVE
  25. 25. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: SIMBOLO REPRESENTA Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
  26. 26. La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN PÁGINA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas. (GENERAL O ESPECÍFICO) DE SUSTITUYE A PÁGINA DE FECHA NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ CLAVE
  27. 27. La Organización de la Empresa – Sistemas Productividad: Razón entre producción – insumo –costo en un periodo. Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método. : VARIABLES SOCIALES GRUPOS DE INTERES ESPECIAL COMPETIDORES INSTITUCIONES FINANCIERAS EMPLEADOS VARIABLES POLITICAS GOBIERNO LA ORGANIZACION SINDICATOS OBREROS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION LOS MEDIOS CLIENTES VARIABLES ECONOMICAS VARIABLES TECNOLOGICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS PROVEEDORES EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO
  28. 28. La Organización de la Empresa Organización lineal, funcional, y de staff • Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno. • Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes múltiples, que origino algunos problemas en especial en la coordinación y de control ocasionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas. • En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento. Ejemplos
  29. 29. Organización Horizontal UEN Directorio Presidencia Ejecutiva Secretaria Nivel 1 Gerencia General Gerencia RR.PP. Secretaria Nivel 2 Contador General Gerenciaa Adm. Fin. Gerencia Sistemas Gerencia Ventas Gerencia Legal Nivel 3 Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN
  30. 30. UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIO Es una unidad u órgano empresarial, compuesta por uno o más productos muy determinados, que tienen un mercado básico común, muy delimitado, al frente de la cual hay un manager o directivo que tiene la responsabilidad de integrar todas las funciones, mediante una estrategia, frente a uno o varios competidores Las Unidades Estratégicas de Negocios, UEN, son un grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo mismo que factores claves comunes para el éxito
  31. 31. LAS CARACTERÍSTICAS QUE DERIVAN DE ESTA DEFINICIÓN SON: SE • Una misión única y diferenciada. • Unos competidores perfectamente identificados. • Un mercado totalmente identificado. • Control de sus funciones de negocio.
  32. 32. EJEMPLOS DE UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN) Las UEN s de Coca-Cola podrían ser: • Coca-Cola (la bebida cola) • Fanta (bebida frutal) • Coca light, Coca Zero, Sprite Zero, Fanta Light. (Bebidas light) • Vivant (Agua purificada) • Jugos del Valle • Etc. ¿Qué quiere decir esto? Que cada línea de productos de la marca es una unidad de la empresa que tiene una misión compartida y objetivos y que se puede planear más allá de otros negocios de la empresa. Además cada una ofrece oportunidades de rentabilidad y crecimiento distintas, y/o requiriendo un planteamiento competitivo diferente.
  33. 33. Organización Centralizada Directorio Presidencia Ejecutiva Secretaria Gerencia General Gerencia RR.PP. Gerencia Legal Control de Gestión Secretaria Gerencia Sistemas Gerencia Administración Cobranza Tesorería Contraloría General/Fina n. Contador General Facturación Gerencia Ventas Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Ggerencia
  34. 34. Directorio Organización Lineal / Staff Secretaria Presidencia Ejecutiva Gerencia General Gerencia RR.PP. Secretaria Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN
  35. 35. La Organización de la Empresa - Sistemas Staff o asesor Las principales funciones del staff son:  Servicios  Consultoría y asesoría  Monitoreo  Planeación y control  Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento  Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.  Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.  Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor
  36. 36. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional • Las actividades orgánicas y órganos de la empresa • Principios claves de la organización:  La especialización.  La unidad de mando.  Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad  Principio del equilibrio dirección - control.  La Coordinación y variables Julio Espinoza Gerente General A. Cárdenas C. Díaz Gerente Administración Gerente Finanzas F. Hidalgo Gerente RR.HH
  37. 37. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Principios claves de la organización: Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y Logística La especialización. La cadena de mando. El tramo de control - administrativo Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables
  38. 38. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados Cadena de Mando • Por cada función un solo jefe • Línea de toma de disiciones: • Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería. Tramo de Control o Administrativo • Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe? • Puede ser grande o breve.
  39. 39. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Principio autoridad responsabilidad • Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo. Principio dirección control • A cada delegación se le establece los mecanismos de control • La administración no existe sin delegación. Coordinación • Acción ordenada del equipo con vista hacia un propósito común. • Sincronizar la acción individual y de equipo.
  40. 40. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Tramo de Control o Administrativo Autoridad responsabilidad Cadena de Mando Coordinación por equipo Coordinación individual
  41. 41. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional ACRÓPOLIS ORGANIZACIONAL Coordinación Nivel Jerárquico División del Trabajo Organización
  42. 42. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Los Organigramas Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización Objeto Son el instrumento idóneo para plasmar la composición de una organización
  43. 43. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Como herramienta de comunicación y análisis  Proporcionan una imagen formal de la organización  Constituyen una fuente de consulta oficial  Facilitan el conocimiento de la organización  Determinar fallas internas  Definición de niveles  Representan un elemento valioso para el análisis organizacional
  44. 44. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Criterios para su preparación  Precisión  Sencillez  Uniformidad  Presentación  Vigencia
  45. 45. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional TIPOS DE ORGANIGRAMAS Por su ámbito: • Generales • Específicos Por su contenido: • Integrales • Funcionales • De puestos, plazas y unidades Por su forma o presentación: • • • • Verticales Horizontales Mixtos De bloque Por su Diseño • Dimensión • Relación
  46. 46. Bases del Diseño de la Estructura Organizacional POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL DIR. GENERAL DIRECCIÓN DEPTO. DEPTO. DIRECCIÓN DEPTO. DEPTO. DIRECCIÓN DEPTO. DEPTO. DEPTO.

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