Power Query: Un exemple d'utilisation concret

1. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com Power Query: Un exemple concret

2. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com  Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP  Le CFO masqué  La seule MVP Excel au Québec  MVP Data Platform (Power BI)  Le titre de MVP (Most Valuable Professional) est décerné par Microsoft aux professionnels, dans le monde, qui se démarquent par leur capacité à utiliser, à vulgariser et à faire connaître les solutions de Microsoft PRÉSENTATRICE

3. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com Sophie Marchand est leader du groupe d’usagers Montreal Modern Excel and Power BI PRÉSENTATRICE 3

4. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com LE CFO MASQUÉ Services offerts par Le CFO masqué  Services offerts aux employeurs  Services offerts aux consultants  Services offerts aux professionnels en entreprise 4 Le CFO masqué concentre désormais ses efforts à former des consultants et des professionnels en entreprise et à promouvoir leurs services auprès des employeurs. En tant que référence francophone en modélisation financière et intelligence d’affaires avec Excel et Power BI, le CFO masqué offre désormais un programme complet de formations en ligne, en classe et en entreprise et un programme complémentaire d’accréditations.

5. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com FORMATION POWER QUERY  Formation en classe  Prochaine session prévue 15 décembre 2017  Formation en ligne  Disponible sur notre site web  Formation en entreprise  Communiquez avec nous à info@lecfomasque.com 5

6. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com POWER QUERY – LA BASE  Add-in gratuit pour les versions d’Excel  2010  2013  Inclus dans les versions Excel 2016  Avec plus d’options pour les skus supérieurs  Ces options sont liées aux sources de données auxquelles il est possible de se lier  Intégré dans le menu Données/Data 6

7. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com POWER QUERY – LA BASE  ETL libre-service pour Excel  Permet de se lier à une multitude de sources de données  Permet d’effectuer des transformations sur les données  Fusionner/fractionner des colonnes, extraire des informations d’une colonne, pivoter/dépivoter des colonnes, ajouter des colonnes conditionnelles, etc.  Permet de fusionner des sources de données  Côte à côte  Une en-dessous de l’autre 7

8. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com POWER QUERY – LA BASE  ETL libre-service pour Excel  Permet de créer de nouvelles sources de données  Par exemple, créer une table de dates, créer une table de correspondance, créer des paramètres  Permet d’analyser le résultat dans Excel ou via Power BI Service  Agit comme un enregistreur de macros et répète donc la série de transformations appliquées lors d’un rafraîchissement de données 8

9. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com DÉMO EXEMPLE DE BASE 9

10. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Gestion des certificats elearning : Particularités  Exemple d’automatisation d’une tâche manuelle, sans lien avec la finance ou la comptabilité  Les fonctionnalités de Power Query peuvent toutefois être parfaitement transposées dans un contexte d’analyse financière ou de reporting  Nous émettons un certificat par module réussi à la fin de chaque mois (donc pour les tests réussis pendant le mois)  Avant d’émettre les certificats, nous devons valider que les gens ont bel et bien acheté une formation chez nous 10

11. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Chaque module de formation comporte son questionnaire  Le tout est développé dans Polldaddy 11

12. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Nous pourrions télécharger les résultats chaque mois  Et exporter le tout dans un fichier Excel ou .csv 12

13. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Mais nous optons plutôt pour la notification par courriel  Pour chaque résultat, nous recevons donc un courriel 13

14. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Nous réservons un dossier pour ces courriels dans mon Outlook  Une simple règle Outlook permet de diriger automatiquement les courriels dans ce dossier 14

15. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Le courriel nous informe du niveau de passage  Et nous informe aussi du titre du module 15

16. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Le courriel nous informe du nom de l’individu  Et de son numéro de commande sur notre site web (input) 16

17. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Questionnaires d’évaluation en ligne  Le courriel nous informe finalement des réponses de l’individu à chacune des questions 17

18. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Commandes en ligne via WooCommerce  Possibilité d’exporter la liste des commandes passées sur le site web via un plug-in du nom de All Export 18

19. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Commandes en ligne via WooCommerce  Possibilité de filtrer les résultats selon une certaine période (non nécessaire ici)  Possibilité d’extraire les données selon un modèle prédéfini 19

20. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Commandes en ligne via WooCommerce  Nous pouvons toutefois éviter cette étape manuelle en programmant l’exportation dans All Export, selon une cédule 20

21. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Woocommerce)  Nous importons le fichier .csv  Nous faisons un filtre sur l’état pour ne conserver que les transactions complétées 21

22. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Woocommerce)  Nous faisons une série de Chercher/Remplacer pour remplacer les caractères spéciaux 22

23. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous faisons une requête sur mon Outlook afin de pouvoir éventuellement choisir le dossier qui contient tous les courriels avec les résultats des apprenants 23

24. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  J’utilise mon dossier Clutter 24

25. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous apposons un filtre pour extraire les courriels du dernier mois seulement (tests réalisés durant le dernier mois puisque les certificats sont émis une fois par mois) 25

26. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Une fois le filtre apposé, nous obtenons le résultat suivant: 26

27. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous faisons une extraction du « TextBody », i.e. du contenu de chaque courriel (la colonne CUSTOM ne comprend qu’un sommaire) 27

28. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous trouvons le numéro de commande avec Column by example 28

29. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous nettoyons davantage le fichier (renommer/supprimer/fractionner des colonnes) 29

30. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous utilisons à nouveau la fonctionnalité « Text Between Delimiters » pour extraire d’autres informations importantes comme le statut de passage 30

31. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  … la note de passage 31

32. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Nous apposons un filtre sur le statut « Pass » 32

33. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy)  Les numéros de commandes sont entrés manuellement par les apprenants (il peut donc y avoir des erreurs)  Pour faire une première validation, nous vérifions que la donnée fournie est numérique et non textuelle  Nous le faisons par le biais d’une colonne personnalisée 33

34. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) 34  Nous fusionnons ensuite notre requête avec celle de WooCommerce par le biais du champ NoCommande

35. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) 35  Nous récupérons le courriel et le nom du module de la requête WooCommerce

36. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Requête Polldaddy) 36  Nous récupérons ensuite les noms des apprenants

37. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants)  Nous faisons ensuite une référence à notre requête de Résultats Polldaddy et nous nettoyons le tout afin d’obtenir ceci: 37

38. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants) 38  Nous fusionnons ensuite la requête avec une requête « ÉquivalenceHeures »

39. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants)  Requête équivalences heures 39

40. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants)  Ceci nous permet de récupérer le nombre d’heures et l’abréviation à utiliser dans le nom de certificat  Nous ajoutons ensuite une colonne de mois et d’année 40

41. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants)  Nous procédons ensuite à une série de transformations de base pour nettoyer davantage le résultat  Puis nous fusionnons le nom du module et le courriel  Ceci nous permet de supprimer les doublons (puisque certains apprenants refont plusieurs fois un même module) 41

42. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats concluants)  Résultat final 42

43. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Résultats non concluants)  Nous effectuons une démarche similaire pour faire ressortir les tests réussis mais dont les numéros de commandes n’ont pas été retrouvé 43

44. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation)  Nous utilisons les résultats concluants  Nous ajoutons une colonne conditionnelle afin d’obtenir une combinaison du numéro de commande et de la description (ceci nous permet de supprimer les doublons) 44

45. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation)  Nous effectuons quelques transformations de base afin d’obtenir ceci: 45

46. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation)  Fusion avec liste de formations pour validation (parfois les noms utilisés dans Polldaddy sont orthographiés différemment) 46

47. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Fichier Excel utilisant Power Query (Sondage post formation)  Résultat final 47

48. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EXEMPLE DU CFO MASQUÉ  Balance des tâches  VBA: Envoyer un courriel aux apprenants de la table Résultats concluants (avec certificat d’attestation portant comme nom l’abréviation du module, le mois et l’année)  VBA: Envoyer un courriel aux apprenants de la table Résultats non concluants (demander de préciser numéro de commande)  VBA : Envoi d’un courriel pour inviter les gens à remplir le sondage d’appréciation de la formation  Voir outil d’envoi de courriels de masse à la boutique en ligne 48

49. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com OUTILS http://www.lecfomasque.com/boutique/outils-excel/

50. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com QUESTIONS? 50

51. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com FORMATION POWER QUERY  Formation en classe  Prochaine session prévue 15 décembre 2017  Formation en ligne  Disponible sur notre site web  Formation en entreprise  Communiquez avec nous à info@lecfomasque.com 51

52. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com CONSULTANTS http://www.lecfomasque.com/services/consultants/

53. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com PROFESSIONNELS EN ENTREPRISE http://www.lecfomasque.com/services/professionnels/

54. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com EMPLOYEURS http://www.lecfomasque.com/services/employeurs/

55. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com FORMATIONS DU CFO MASQUÉ Accréditations http://www.lecfomasque.com/formations/accreditations/

56. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP Experte en modélisation d’affaires Site web: lecfomasque.com Cell.: 514-605-7112 Courriel: smarchand@lecfomasque.com Lecfomasque.com