Implanter Power BI, par où commencer?

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
Experte en modélisation d’affaires
Site web: lecfomasque.com
Cell.: 514-605-7112
Courriel: smarchand@lecfomasque.com
Implanter Power BI :
Par où commencer?

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 Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
 Le CFO masqué
 La seule MVP Excel au Québec
 Une des 2 MVP Data Platform (Power BI) au
Québec
 Le titre de MVP (Most Valuable Professional)
est décerné par Microsoft aux professionnels,
dans le monde, qui se démarquent par leur
capacité à utiliser, à vulgariser et à faire
connaître les solutions de Microsoft
PRÉSENTATRICE

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Sophie Marchand est leader du groupe d’usagers
Montreal Modern Excel and Power BI
PRÉSENTATRICE
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LE CFO MASQUÉ
Le CFO masqué fait partie des quelques partenaires
canadiens Power BI de Microsoft
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LE CFO MASQUÉ
Microsoft a publié sur son site 2 « showcases »
Power BI élaborés par le CFO masqué
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https://powerbi.microsoft.com/en-us/partner-showcase/

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LE CFO MASQUÉ
Le CFO masqué est également un partenaire de
formation de Microsoft en Avanced Business Analytics
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LE CFO MASQUÉ
Le CFO masqué a développé un volet complet de
formations en BI libre-service…
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http://www.lecfomasque.com/formations/formations-en-entreprise/

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LE CFO MASQUÉ
… ainsi qu’une série de formations complémentaires
sur les tableaux de bord dans Excel
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http://www.lecfomasque.com/formations/formations-en-entreprise/

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LE CFO MASQUÉ
Enregistrement de webinaires passés
 Power BI – Un tour complet
 Introduction à Power BI Desktop et Power BI Service
 Introduction à Power Query, Power Pivot et cie
 Pourquoi les CFO devraient s’intéresser à Power BI?
 Galerie de visualisations Power BI
 Meilleures pratiques d’affaires avec Power Pivot
 Meilleures pratiques d’affaires avec Power Query
 Visualisations de données en mode libre-service
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http://www.lecfomasque.com/power-bi/enregistrements-de-webinaires-passes/

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PLAN DE PRÉSENTATION
 Solutions BI de Microsoft (au niveau front-end)
 Différences entre les solutions
 Interactions entre les solutions
 Avantages et désavantages
 Quand utiliser quoi?
 Implantation de Power BI
 Implication des TI
 Défis et erreurs à éviter
 Adoption de la solution en entreprise
 Nos services

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SOLUTIONS BI DE MICROSOFT
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 L’évolution des outils BI de
Microsoft est excessivement rapide
 Joueur prépondérant dans les
solutions BI (leader selon Gartner)
 Les projets Power BI représentent
une fraction du coût des autres
solutions BI de la compétition

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 Le coût abordable de Power BI

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 Les nombreux avantages de Power BI
 Power BI est une solution d’intelligence d’affaires en mode
libre-service, qui peut ou non se greffer à des solutions BI
existantes (dans le cas où vous auriez déjà beaucoup investi
dans une autre solution)
 Power BI est offert à un prix dérisoire relativement à sa valeur
(très loin des prix des autres fournisseurs)
 Power BI peut travailler avec des données d’à peu près
n’importe quelle source (+ de 60 sources)

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 Power BI offre un engin de visualisation de données différent
de ce à quoi les analystes sont habitués (notamment avec
Excel), qui ouvre d’autres possibilités
 Power BI permet de créer des rapports et des tableaux de bord
aisément, en utilisant le glisser-déposer
 Power BI permet de créer des visualisations interactives, i.e.
que l’on peut, par exemple cliquer sur un graphique pour
filtrer un autre graphique

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 Power BI permet de forer dans les graphiques (par exemple, j’ai
un graphique à barres avec les ventes par bannière, je clique
sur la bannière A et je vois les ventes de la bannière A par
région et je clique sur la région X et je vois les ventes par
magasin dans la région X)
 Power BI reprend les fonctionnalités de Power Query et de
Power Pivot, ce qui facilite l’apprentissage pour les usagers
d’Excel

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 Power BI permet de publier des rapports Excel dans le nuage et
ceux-ci peuvent donc être consommés sur le portail web
de Power BI et via l’application mobile (téléphones intelligents
et tablettes)
 Power BI permet d’analyser des modèles de données construits
avec Power BI Desktop dans Excel (avec les tableaux croisés
dynamiques, que l’on aime tant, par exemple)

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 Power BI vous permet d’intégrer de la sécurité dans vos
données et notamment de créer un seul tableau de bord, qui
sera filtré selon les usagers (ils ne verront que ce qu’ils sont
supposés voir, par exemple, que les ventes de la région A)
 Power BI vous permet de programmer les rafraîchissements de
données pour vous assurer que vos données soient à jour en
tout temps

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 Power BI a des engins de modélisation de données que les
power users peuvent apprendre à utiliser
 Power BI présente des tableaux de bord consolidés (vue
d’ensembles de tous les rapports)
 Power BI présente des améliorations et des mises à jour à
chaque mois, depuis son lancement

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 Power BI repose sur une très large communauté d’usagers
(blogue, forum, groupes d’usagers, etc.)
 La communauté d’usagers décide de ce qui est important et
Microsoft ajoute les fonctionnalités les plus demandées au fur
et à mesure dans sa solution
 Power BI peut générer des analyses automatiques de vos
données (par exemple, faire ressortir des tendances, des
corrélations, des éléments hors normes, etc).

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 Power BI s’intègre très bien avec PowerPoint
 Power BI intègre le R, outil d’analyse statistique avancé
 Power BI est un produit Microsoft, bien intégré avec la balance
des solutions offertes par Microsoft (permet de faire évoluer
vos solutions au fur et à mesure que vos besoins évoluent)

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 Power BI compresse les données de façon performante, ce qui
permet de travailler avec des volumes de données
impressionnants
 Power BI utilise des visualisations Open source, ce qui permet
aux développeurs de créer des visuels sur-mesure
 Power BI peut être imbriqué dans une application existante

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 La version plus mature de Power BI est sortie en juillet 2015 et la
version plus mature des Power Tools est arrivée avec Excel 2013.
 Pourquoi les solutions comme Power BI et les Power Tools
sont-elles encore méconnues des entreprises?
 Les entreprises qui ont déjà des solutions Microsoft et qui ont un
chargé de compte Microsoft connaissent déjà ces solutions.
 Pour utiliser ces solutions adéquatement, il faut O365 et
certaines entreprises ne sont pas rendues là et ces solutions ne
leur sont donc pas accessibles.

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 La solution Power BI actuelle, qui permet de générer des
rapports et des tableaux de bord, de les centraliser, de les mettre
à jour automatiquement et de les partager comprend une
plateforme web. Certaines entreprises sont encore réticentes à
utiliser les technologies dans le cloud (nous reviendrons sur ce
point plus loin). Toutefois, une solution on-premise est sur le
point de sortir, sur SSRS, mais il s’agit d’une solution qui
demande une implantation plus costaude et plus dispendieuse.
 Pourquoi les solutions comme Power BI et les Power Tools
sont-elles encore méconnues pour la plupart des entreprises?

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DIFFÉRENCES ENTRE LES SOLUTIONS
 Les solutions dans Excel
 Power Query (add-in à télécharger pour 2010 et 2013, intégré dans
2016)
 Power Pivot (add-in à télécharger pour 2010, intégré dans certaines
versions de 2013 et 2016)
 Power View (intégré dans 2013 et 2016 mais se retire lentement)
 Power Map / 3D Map (disponible en 2013 et 2016 dans certaines
versions)
 Power BI Publisher (add-in à télécharger)
 *** Idéal est une version O365 via un forfait Entreprise E3 à E5

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https://products.office.com/en-us/business/compare-more-office-365-for-business-plans
E5 inclut Power BI Pro
Prix en dollars canadiens.

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 Les solutions hors Excel
 Power BI Desktop (application gratuite)
 Power BI Service (portail web, version payante et version
gratuite)
 Power BI Mobile (application gratuite, pour usagers de
Power BI Service)

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Prix en dollars canadiens.

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INTERACTIONS ENTRE LES SOLUTIONS
 Certains des outils mentionnés ci-dessous accomplissent à peu
près les mêmes tâches

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AVANTAGES ET DÉSAVANTAGES
Les solutions dans Excel sont plus performantes en 64-bit qu’en 32-bit.

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AVANTAGES ET DÉSAVANTAGES
Les solutions hors Excel peuvent être utilisées conjointement avec Excel.

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QUAND UTILISER QUOI?
 Utilisation de Power Query seulement
 Vous créez présentement un rapport ou tableau de bord dans
Excel, qui est partagé en Excel ou en PDF.
 Ce rapport est alimenté par différents fichiers sources.
 Chaque mise à jour implique des manipulations manuelles.
 Vous n’utilisez pas cette fusion de données pour d’autres
analyses.
 Vous utilisez Power Query pour automatiser vos requêtes
(comme un remplacement facile de VBA).
 Vous continuez de créer et partager votre rapport comme
avant.

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 Utilisation de Power Query et Power Pivot seulement
 Idem mais volume de données de plus de 1 million de lignes et/ou;
 Vous présentez des calculs dans Excel basé sur ces données mais
qui sont impossibles à faire dans Power Query ou dans le tableau
croisé dynamique.
 Vous utilisez alors Power Pivot pour loger les résultats
intermédiaires.
 Vous utilisez le langage DAX dans Power Pivot pour créer des
mesures.
 Vous utilisez Excel pour créer vos rapports

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 Donc, les Power Tools sont suffisants pour implanter des
tableaux de bord? Nous n’avons pas besoin d’aller vers Power
BI?
 Ça dépend de vos intentions et de votre organisation.
 Le problème que vous pourriez rencontrer avec les Power Tools est
au niveau du partage des modèles de données, qui ne seront pas
centralisés, à moins que vous les publiez sur le portail web Power
BI. Le problème de ne pas centraliser les modèles de données,
c’est qu’ils devront être répliqués pour chaque nouvelle analyse,
rapport, tableau de bord (duplication des efforts et des données).
De plus, chaque consommateur de ces rapports devra avoir les
Power Tools installés sur sa machine.

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Ces usagers
doivent
avoir une
version
d’Excel avec
Power Pivot
pour
consommer
les rapports.

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Ces usagers
ont
seulement
besoin d’un
compte
Power BI et
d’une
version
régulière
d’Excel pour
consommer
les rapports.

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 Si au final, nous utilisons le portail web Power BI, est-ce
préférable d’opter pour les Power Tools ou pour Power BI
Desktop comme outil de design?
 Les deux sont pratiquement équivalents. C’est une question de
goût.
 Power BI Desktop a un tout petit peu d’avance sur les Power
Tools, au niveau du développement des fonctionnalités.
 L’interface de Power BI Desktop est sans doute plus conviviale.
 Les Power Tools permettent de créer des rapports Excel qui
peuvent être publiés sur le portail web de Power BI, dans une
forme de Excel Online.

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 Le vrai choix à faire est donc d’utiliser ou non le portail web
Power BI?
 Oui, essentiellement!
 Le portail web permet, entre autres choses, de centraliser vos
modèles de données, de les publier et de les partager avec vos
collègues.
 Le fait de publier vos modèles de données sur le portail les
centralise à cet endroit et on empêche ainsi les duplications de
fichiers et d’efforts.
 Tout le monde analyse les mêmes données (une seule version de
la vérité)!

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 Et si mon entreprise ne veut pas aller dans le nuage?
 D’abord, il faut savoir qu’il existe deux options pour analyser les
données dans Power BI:
• Soit on les importe
• Soit on se connecte à la source (Direct Query)
 Quand on se connecte directement à la source, c’est seulement le
metadata qui est envoyé dans le nuage et non pas l’ensemble des
données
 Présentement, il existe la possibilité de publier un .pbix sur un
serveur Pyramid Analytics et Microsoft nous dit qu’il sera possible
de publier le tout sur SSRS très prochainement mais les données
sous analyse devront être sur SSAS (live connection).

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 Pourquoi il ne faut pas hésiter pour aller dans le nuage,
selon Microsoft
POWER BI DANS LE NUAGE
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 Le déploiement initial se fait à une fraction du coût
 La maintenance continue est insignifiante
 Le déploiement se fait très rapidement
 Vos données sur vos serveurs locaux ne seraient pas plus en
sécurité que sur le nuage de Microsoft
 Power BI fait partie de la liste Microsoft Trust Center de
Microsoft pour ses solutions « cloud-based »

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IMPLANTATION DE POWER BI
46
À noter qu’il
est possible
d’utiliser toutes
ces approches
de façon
parallèle.

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47
En phase 1, il sera
nécessaire d’analyser les
besoins, d’analyser les
sources de données
disponibles et la structure
de ces données.

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 Quelles sont les principales étapes d’un mandat en entreprise?
 Preuve de concept
 Permet de mieux comprendre d’où viennent les données, comment
elles sont structurées, comment elles sont ou non protégées,
comment elles sont utilisées, comment elles doivent être fusionnées
ensemble, s’il manque ou non des connecteurs entre les différentes
sources, etc.
 Permet de mieux comprendre ce que veulent les usagers
 Permet aux usagers de mieux comprendre ce qu’il est possible de
faire en termes d’analyses, de rapports, de tableaux de bord et de
mieux comprendre les efforts requis et de mieux préciser leurs
besoins

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 Quelles sont les principales étapes d’un mandat en entreprise?
 Preuve de concept (suite)
 Permet de comprendre si les données sources devraient être
réorganisées, dirigées vers un entrepôt de données, un cube, un lac,
un data mart, si de la sécurité doit être ajoutée, etc.
 Préparation des données sources
 Selon la preuve de concept, réorganisation des données sources, au
besoin
 Installation de passerelles au besoin
 Construction d’un premier rapport (+ monitoring)
 Permet de consolider la preuve de concept

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 Quelles sont les principales étapes d’un mandat en
entreprise?
 Formation des usagers
 Formation des créateurs de rapports
 Formation des utilisateurs de rapports
 Coaching et accompagnement et développement de rapports
supplémentaires si requis
 Il s’agit d’une solution en plein essor avec des mises à jour à chaque
mois (nouvelles fonctionnalités) et il est important de comprendre
tout ce qui est possible et impossible de faire au fil du temps.

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SOLUTION TEMPLATES
Les Solution Templates
et les Content Packs
peuvent représenter
d’excellentes pistes de
départ pour un
premier rapport.

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CONTENT PACKS
 xxx

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IMPLICATION DES TI
 Les tableaux de bord sont-ils des projets TI ou finance?
 Les meilleurs projets sont réalisés lorsque les deux unités
d’affaires collaborent et peuvent se comprendre (parler le même
langage).
 Une des difficultés principales des solutions BI sur le marché,
c’est qu’elles sont conçues pour être implantées par les TI avec
peu de participation des usagers et cela explique le haut taux
d’échec de l’implantation de ces solutions (en plus d’être très
coûteuses).
 À la fin, les usagers ne rencontrent pas les bénéfices promis.

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IMPLICATION DES TI
 Les tableaux de bord sont-ils des projets TI ou finance?
 Power BI est une solution en mode libre-service, où il est
beaucoup plus facile d’impliquer les usagers dès le début dans la
modélisation. On peut procéder par itérations, peu coûteuses,
sans déstabiliser les activités de l’entreprise. Les Power Tools
sont insérés dans Excel, un outil déjà utilisé par plusieurs
analystes financiers et les solutions proposées sont évolutives.
Par exemple, un modèle de données élaboré dans Power Pivot
pourrait éventuellement être déployé sur SSAS.
 Important: Devrait être les TI au service de la finance et non la
finance au service des TI dans un tel projet.

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IMPLICATION DES TI
 Quelle est l’ampleur de l’implication du département TI dans
ces projets?
 C’est très différent d’une entreprise à l’autre. C’est lors de la
preuve de concept que l’on peut mieux évaluer l’impact.
 Ce qui est intéressant avec Power BI c’est que c’est une solution
évolutive. Le back-end, géré par les TI peut s’améliorer au fil du
temps pour ouvrir les possibilités aux usagers mais il peut être
plus limité au départ et quand même permettre aux usagers de
tirer profit des fonctionnalités de Power BI.

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 Combien de temps faut-il pour l’implantation de Power BI?
 Très variable. Dépend des données sources et des besoins de reporting.
 Combien de temps ça prend pour construire une maison? Ça dépend.
Avez-vous déjà effectué tous les plans? Avez-vous magasiné tous les
matériaux? Tous les matériaux sont-ils disponibles? Allez-vous construire
une petite cabane ou un manoir? Allez-vous accueillir une famille de 3
ou une famille de 18? Avez-vous déjà construit une maison?
 On peut simplement dire qu’une preuve de concept peut vous être livrée
à l’intérieur de 3 à 4 semaines, à partir du moment qu’on a accès à vos
données sources et qu’on a une idée du premier rapport que vous
souhaitez créer. Après la preuve de concept, on peut mieux estimer le
temps requis pour chacun des projets supplémentaires à venir.

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DÉFIS ET ERREURS À ÉVITER
Quels défis rencontrent les entreprises qui veulent implanter
des tableaux de bord Power BI par eux-mêmes?
 Plusieurs ne comprennent pas la philosophie de ces outils et les
utilisent donc à mauvais escient ou croient que tous les usagers
« réguliers » pourront créer des rapports aisément, sans au
préalable avoir de modèles de données bien configurés. C’est le
cas des entreprises qui ne font pas de preuves de concepts.
 Quand les entreprises ont déjà des BD ou des cubes, l’utilisation
de Power BI est assez directe mais lorsque l’on doit créer les
modèles de données, il est faux de penser qu’un usager régulier
peut le faire par lui-même. Il faut apprendre des langages
informatiques comme le M et surtout le DAX.

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ADOPTION DE LA SOLUTION
 Voici nos recommandations pour assurer l’adoption de la
solution dans votre entreprise
 Faire une démonstration initiale des avantages de la solution aux
employés, en termes d’efficacité et de rendement
 Impliquer les usagers dans l’élaboration de la preuve de concept
et dans la livraison du premier rapport
 Offrir une formation initiale adéquate aux usagers
 Offrir de la formation continue et du coaching personnalisé
 Fournir des liens aux usagers vers des sites de référence
(blogues, forums, chaînes youtube, etc.) via un portail centralisé

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QU’EST-CE QUI DISTINGUE NOS SERVICES
 Forts de notre longue expérience de consultation en modélisation d’affaires,
nous avons des réflexes d’affaires aiguisés. Qui plus est, nous « parlons le
même langage » que les usagers, puisque nous sommes d’abord nous-mêmes
des usagers et nous avons les compétences pour comprendre et régler les
problématiques rencontrées par les usagers.
 Même si la solution existe depuis peu de temps, nous avons déjà fait
plusieurs projets Power BI et connaissons bien les avantages et les limites de
la solution. Notre intérêt premier est de vous livrer des rapports initiaux et de
former ensuite vos employés pour qu’ils deviennent autonomes.
 Nous pouvons réaliser des preuves de concept assez rapidement et
construire le ou les premiers rapports pour vous. Nous travaillons à distance.
Il nous faut donc simplement avoir accès aux bases de données.

Cell.: 514-605-7112
 Nous sommes partenaire Power BI de Microsoft et partenaire de formation
en analyse d’affaires avancée.
 Nous avons dans notre équipe la seule MVP Excel du Québec et l’une des
deux MVP Data Platform (Power BI) du Québec.
 Nous ne vendons pas de solutions Microsoft. Nous ne sommes pas des
revendeurs. De ce fait, nous n’allons jamais vous inciter à implanter des
solutions dont vous n’auriez pas nécessairement besoin.
 Nous vendons des services de consultation, de formation et de coaching,
pour vous apprendre à devenir le plus autonomes possible avec vos solutions

Cell.: 514-605-7112
 Justement, à la fin de vos mandats, est-ce que les entreprises
sont capables de fonctionner de façon autonome?
 Les plus petites PME n’ont souvent pas d’entrepôts de données et n’ont
pas de ressources à l’interne pour créer les transformations de données
et les modèles de données. Nous devons les créer pour eux dans Power
BI, à distance, le cas échéant.
 Toutefois, une fois que ces modèles sont montés, ils sont capables
d’élaborer eux-mêmes leurs rapports et tableaux de bord. Nous leur
offrons toutefois des plans de maintenance pour améliorer les choses au
fil du temps (nouveaux besoins, nouvelles fonctionnalités, nouveaux
modèles). Ils nous créent des comptes en ligne de sorte que nous
pouvons les dépanner à distance, le cas échéant.

Cell.: 514-605-7112
 À la fin de vos mandats, est-ce que les entreprises sont
capables de fonctionner de façon autonome?
 Pour les plus grandes entreprises, ce sont les gens de TI qui s’occupent
du backend et certains usagers deviennent autonomes dans la création
de leur rapports et tableaux de bord, moyennant une formation et un
accompagnement adéquat. D’autres, ne feront que consulter les
rapports construits par leur collègues.

Cell.: 514-605-7112
 Découvrez la nouvelle section Power
BI de notre site web
CONCLUSION
 Découvrez notre événement Power
BI: Vos données, nos solutions

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Questions?

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