Se5.Pptการจัดทำเอกสาร

19,275 views

Published on

Published in: Education, Travel, Business

Se5.Pptการจัดทำเอกสาร

  1. 1. การจัดทำเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา <ul><li>1. โครงการสัมมนา และแผนปฎิบัติงาน </li></ul><ul><li>2. เอกสารประกอบการสัมมนา </li></ul><ul><li>3. รายชื่อผู้เข้าร่วมสัมมนา และหนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา </li></ul>
  2. 2. การจัดทำเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา <ul><li>4. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงานสัมมนา </li></ul><ul><li>5. หนังสือขออนุมัติงบประมาณ , หนังสือขอความอนุเคราะห์สนับสนุนการดำเนินงาน </li></ul>
  3. 3. การจัดทำเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา <ul><li>6. หนังสือเชิญวิทยากร และผู้ดำเนินรายการ </li></ul><ul><li>7. คำกล่าวรายงาน , เปิด - ปิด การสัมมนา </li></ul>
  4. 4. การจัดทำเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา <ul><li>8. หนังสือขอบคุณวิทยากรและผู้ดำเนินรายการ </li></ul><ul><li>9. การประเมินผลการสัมมนา </li></ul><ul><li>10. เอกสารรายงานสรุปผลการสัมมนา </li></ul>
  5. 5. 1. โครงการสัมมนา และแผนปฏิบัติงาน <ul><li>รูปแบบและวิธีการเขียนโครงการ </li></ul><ul><li>1. ชื่อโครงการสัมมนา </li></ul><ul><li>- ลักษณะสั้น กะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย สร้างความเข้าใจให้ผู้อ่านเห็นแนวทางการดำเนินงานได้เป็นอย่างดี </li></ul>
  6. 6. <ul><li>- สร้างความสนใจ เร้าใจ ให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาเกิดความกระตือรือร้นที่จะเข้าร่วมสัมมนา </li></ul>
  7. 7. <ul><li>2. หลักการและเหตุผล : ความเป็นมา มูลเหตุสำคัญที่ต้องจัดสัมมนา </li></ul><ul><li>- ความเป็นมาและ สถานการณ์ปัจจุบัน </li></ul><ul><li>- สภาพปัญหา และสาเหตุที่เกิดปัญหา </li></ul>
  8. 8. <ul><li>- การแก้ปัญหาในอดีต </li></ul><ul><li>- แนวทางแก้ไขปัญหา </li></ul><ul><li>- ความจำเป็นในการจัดสัมมนา </li></ul>
  9. 9. <ul><li>3. วัตถุประสงค์ : เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานวางแผนและการประเมินผลการสัมมนา </li></ul><ul><li>- ผลของการสัมมนา ให้ผู้เข้าร่วมเกิด ความรู้ ความเข้าใจ ทัศนคติ หรือทักษะ </li></ul>
  10. 10. <ul><li>- ควรใช้ภาษากะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย มีความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ สามารถวัดและประเมินผลได้ </li></ul><ul><li>- ควรเขียนเป็นข้อๆ โดยเรียงตามลำดับความสำคัญก่อนหลัง </li></ul>
  11. 11. <ul><li>4. เป้าหมาย : ด้านปริมาณ , คุณภาพ </li></ul><ul><li>ด้านปริมาณ - จำนวนคน สิ่งของหรือวัตถุฯ ที่เข้าร่วมสัมมนา หรือองค์ประกอบของการสัมมนาทั้งหมดว่าปริมาณเท่าไร และได้รับความรู้ </li></ul>
  12. 12. <ul><li>ความเข้าใจ มีทัศนคติ จิตสำนึกหรือเกิดทักษะ จากการเข้าร่วมสัมมนา </li></ul><ul><li>ด้านคุณภาพ - การที่ผู้เข้าร่วมสัมมนา สามารถนำสิ่งทีได้จากการสัมมนาไปใช้ได้อย่างไรบ้าง </li></ul>
  13. 13. <ul><li>5. ลักษณะของโครงการ - สิ่งที่ชี้ให้เห็นว่า โครงการที่ได้นำมาดำเนินการนี้ เป็นโครงการที่เคยปฏิบัติมาก่อนหรือเปล่า </li></ul><ul><li>( โครงการใหม่ , โครงการต่อเนื่อง , โครงการระยะสั้น , โครงการใหม่ระยะยาว .. ปี ) </li></ul>
  14. 14. <ul><li>6. วิธีดำเนินงาน - เขียนเพื่อแสดงขั้นตอนการทำงานทั้งหมด </li></ul><ul><li>1) ขั้นเตรียมการ </li></ul><ul><li>- วางแผนงานเพื่อกำหนดโครงการ </li></ul><ul><li>- ประชุมแต่งตั้งคณะกรรมการ </li></ul>
  15. 15. <ul><li>- เขียนโครงการ </li></ul><ul><li>- ประชุมติดตามงานแต่ละฝ่ายและหาข้อ </li></ul><ul><li>บกพร่อง ฯลฯ </li></ul><ul><li>2) ขั้นดำเนินการ - การลงมือปฏิบัติงาน </li></ul>
  16. 16. <ul><li>- เชิญวิทยากร </li></ul><ul><li>- ประชาสัมพันธ์ </li></ul><ul><li>- จัดสถานที่ ทดลองแสง เสียง </li></ul><ul><li>- ดำเนินงานจัดสัมมนา </li></ul>
  17. 17. <ul><li>- ติดตามประเมินผลงาน </li></ul><ul><li>- สรุปผลการสัมมนา </li></ul><ul><li>- เสนอเอกสารสรุปผลการสัมมนา </li></ul><ul><li>- เผยแพร่เอกสารสรุปผลไปยังผู้ที่ </li></ul><ul><li>เกี่ยวข้อง </li></ul>
  18. 18. <ul><li>7. ระยะเวลาดำเนินงาน - ระยะเวลาของการจัดสัมมนา ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดงาน </li></ul><ul><li>8. สถานที่ดำเนินการ - จะจัดสัมมนาที่ไหน อย่างไร ควรคำนึงในเรื่อง ขนาดของการจัดสัมมนา , จำนวนคนที่เข้าร่วม , </li></ul>
  19. 19. <ul><li>ความใกล้ ไกล , บรรยากาศของสถานที่ </li></ul><ul><li>- การเขียนเกี่ยวกับสถานที่ ควรเขียนดังนี้ </li></ul><ul><li>ณ ห้องประชุม……… . ชั้น… .. อาคาร …… .. สถาบัน……… .. ตำบล……… . อำเภอ……… . จังหวัด……………… ( เป็นต้น ) </li></ul>
  20. 20. <ul><li>9. งบประมาณ </li></ul><ul><li>10. การติดตามและประเมินผล </li></ul><ul><li>11. ผลที่คาดว่าจะได้รับ </li></ul><ul><li>12. ผู้รับผิดชอบโครงการ - ระบุให้ชัดเจน </li></ul>
  21. 21. <ul><li>แบบฟอร์มการเขียนโครงการ </li></ul><ul><li>( ตามเอกสารที่ถ่ายเอกสารให้ ) </li></ul><ul><li>แผนปฏิบัติงาน </li></ul><ul><li>ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่มีระยะเวลากำหนดไว้ </li></ul><ul><li>การเขียนแผนปฏิบัติงานแบ่งเป็น 2 อย่าง </li></ul><ul><li>1. แผนปฏิบัติงานของโครงการ </li></ul><ul><li>- โครงการนี้มีงานหลักๆ ที่ต้องทำอะไรบ้าง , ใช้เวลานานเท่าไร และกำหนดช่วงเวลา </li></ul>
  22. 22. <ul><li>2. แผนปฏิบัติงานของหน่วยงานย่อย </li></ul><ul><li>- การเขียนแผนปฏิบัติงานของแต่ละฝ่ายที่ดำเนินงานไว้ มอบให้ฝ่ายประสานงาน เพื่อติดตามงานได้ง่ายขึ้น </li></ul>
  23. 23. 2. เอกสารประกอบการสัมมนา <ul><li>ในการจัดสัมมนา สิ่งที่ควรปฏิบัติอย่างยิ่งคือ * การแจก “ เอกสารประกอบการสัมมนา ” ให้แก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา </li></ul>
  24. 24. <ul><li>ลักษณะของเอกสารประกอบการสัมมนา </li></ul><ul><li>1. สภาพปัญหาหรือภูมิหลังของหัวข้อ หากหัวข้อเป็นโครงการใหม่ อาจเขียนเป็น “ความสำคัญของเรื่อง… .” </li></ul><ul><li>- อาจนำข้อมูลทางสถิติ มีแหล่งอ้างอิง </li></ul>
  25. 25. <ul><li>2. วัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนา </li></ul><ul><li>ครอบคลุมการเรียนรู้ 3 ด้าน คือ </li></ul><ul><li>รู้ - คิด </li></ul><ul><li>พัฒนาจิต </li></ul><ul><li>เกิดทักษะ </li></ul>
  26. 26. <ul><li>3. ข้อคิดหรือสถิติอื่น นอกจากสภาพปัญหา </li></ul><ul><li>4. โครงการ - กำหนดการ รายชื่อวิทยากร </li></ul><ul><li>5. รายชื่อผู้ให้การสนับสนุน </li></ul>
  27. 27. 3. หนังสือเชิญเข้าร่วมสัมมนา <ul><li>สาระสำคัญของหนังสือเชิญฯ </li></ul><ul><li>1. เรื่อง ขอเชิญเข้าร่วมสัมมนาเรื่อง … . </li></ul><ul><li>2. เรียน …………… </li></ul><ul><li>3. สิ่งที่ส่งมาด้วย 1) โครงการสัมมนา </li></ul><ul><li>2) กำหนดการสัมมนา </li></ul>
  28. 28. <ul><li>3) แผนที่เดินทาง </li></ul><ul><li>4. ข้อความ - กล่าวถึง </li></ul><ul><li>- เหตุผลที่ต้องจัดสัมมนา </li></ul><ul><li>- เรื่องสัมมนา </li></ul>
  29. 29. <ul><li>- วัน เวลา สถานที่ ที่จัดสัมมนา </li></ul><ul><li>- สำรองที่นั่งได้ที่ ... โทร… . ภายในวันที่ ... </li></ul>
  30. 30. 4. คำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงาน <ul><li>การแต่งตั้งคณะกรรมการ ต้องคำนึงถึง </li></ul><ul><li>- ความเหมาะสมระหว่างคนกับงาน ( จำนวนคนและปริมาณ ) </li></ul><ul><li>- ความเหมาะสมระหว่างความถนัดในงาน </li></ul><ul><li>- ทำงานเป็นทีม </li></ul>
  31. 31. 5. หนังสือขออนุมัติงบฯ และขอความอนุเคราะห์สนับสนุน <ul><li>1. ลักษณะของหนังสือขออนุมัติงบฯ </li></ul><ul><li>1) ถ้าเป็นหนังสือราชการ จะใช้กระดาษตราครุฑ ประกอบไปด้วย ที่ออกหนังสือ สถานที่ออกหนังสือ ซึ่งจะอยู่บรรทัด เดียวกับตีนครุฑ </li></ul>
  32. 32. <ul><li>2) วันที่ออกหนังสือ ได้แก่ วัน เดือน ปี </li></ul><ul><li>3) เรื่อง ของบประมาณเพื่อจัด… </li></ul><ul><li>4) เรียน ( ระบุตำแหน่ง ผู้มีอำนาจในการอนุมัติงบฯ ) </li></ul><ul><li>5) อ้างถึง โครงการสัมมนา เรื่อง…… . </li></ul>
  33. 33. <ul><li>6) สิ่งที่ส่งมาด้วย โครงการสัมมนาเรื่อง… . </li></ul><ul><li>7) เนื้อหา ควรมีลักษณะดังนี้ </li></ul><ul><li>7.1 ย่อหน้าแรก ควรอ้างถึงโครงการ </li></ul><ul><li>สัมมนา </li></ul>
  34. 34. <ul><li>7.2 ย่อหน้าที่สอง เนื้อหาสาระจะ </li></ul><ul><li>แสดงความจำนงในการของบประมาณ </li></ul><ul><li>7.3 ย่อหน้าที่สาม ควรเป็นการสรุป </li></ul><ul><li>เพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของการ </li></ul><ul><li>เขียนได้อย่างชัดเจน </li></ul>
  35. 35. <ul><li>8) คำลงท้าย คือ ขอแสดงความนับถือ </li></ul><ul><li>9) ลงชื่อ คือ ชื่อผู้ขออนุมัติและตำแหน่ง </li></ul><ul><li>10) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หมายถึง หน่วยงานที่การดำเนินงานสัมมนา ( ระบุชื่อหน่วยงาน , หมายเลขโทรศัพท์ ) </li></ul>
  36. 36. <ul><li>2. หนังสือขอความอนุเคราะห์สนับสนุน </li></ul><ul><li>1) ที่ออกหนังสือ - สถานที่ออกหนังสือ อยู่บรรทัดเดียวกัน ( ถ้าไม่ใช่หนังสือราชการให้ใช้แบบฟอร์มของจดหมายตามปกติ ) </li></ul>
  37. 37. <ul><li>2) วันที่ออกหนังสือ </li></ul><ul><li>3) เรื่อง ขอความสนับสนุนในการจัดสัมมนาเรื่อง… </li></ul><ul><li>4) เรียน ( ชื่อ หรือตำแหน่ง ผู้บริหารห้างร้านต่างๆ ) </li></ul>
  38. 38. <ul><li>5) สิ่งที่ส่งมาด้วย </li></ul><ul><li>5.1 โครงการสัมมนาเรื่อง… . จำนวน 1 ชุด </li></ul><ul><li>5.2 ใบแจ้งค่าลงสนับสนุนในเอกสาร จำนวน 1 แผ่น </li></ul>
  39. 39. <ul><li>6) เนื้อหา ควรมีลักษณะดังนี้ </li></ul><ul><li>6.1 ย่อหน้าแรก - อารัมบทนำเข้าสู่เรื่องบอกกล่าวให้ผู้รับได้ทราบว่าใครเป็นผู้เขียนหนังสือฉบับนี้ บอกวัตถุประสงค์การจัดสัมมนา </li></ul>
  40. 40. <ul><li>6.1 ย่อหน้าสอง ชี้ประเด็นสำคัญ </li></ul><ul><li>- ผลการดำเนินงานนี้ จำเป็นต้องใช้งบประมาณในการดำเนินงาน </li></ul><ul><li>- ขอเชิญชวนบริษัท ห้างร้านได้มีส่วนร่วมในการสัมมนา </li></ul>
  41. 41. <ul><li>- ชี้ให้เห็นผลของการสัมมนา ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างไร </li></ul><ul><li>- แจ้งให้ทราบว่า เอกสารที่จะลงประชาสัมพันธ์ จะทำการเผยแพร่ไปยังแหล่งใดบ้าง </li></ul>
  42. 42. <ul><li>6.3 ย่อหน้าสุดท้าย - เน้นจุดสำคัญของหนังสือเพื่อขอความอนุเคราะห์ และกล่าวขอบคุณ </li></ul><ul><li>6.4 คำลงท้าย </li></ul><ul><li>6.5 ลงชื่อประธานผู้ดำเนินการ </li></ul><ul><li>6.6 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง </li></ul>
  43. 43. 6. หนังสือเชิญวิทยากรและผู้ดำเนินรายการ <ul><li>1. ที่ออกหนังสือ - สถานที่ออก อยู่บรรทัดเดียวกัน ( กรณีรูปแบบเป็นจดหมายราชการ ) </li></ul><ul><li>2. วันที่ออกหนังสือ </li></ul><ul><li>3. เรื่อง ขอเชิญวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ </li></ul><ul><li>4. เรียน ( ชื่อวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ ) </li></ul>
  44. 44. <ul><li>5. สิ่งที่ส่งมาด้วย </li></ul><ul><li>5.1 โครงการสัมมนา… จำนวน 1 ชุด </li></ul><ul><li>5.2 แผนที่เดินทางมายังสถานที่จัดสัมมนา </li></ul><ul><li>จำนวน 1 ชุด </li></ul>
  45. 45. <ul><li>6. เนื้อหาของหนังสือ </li></ul><ul><li>6.1 ย่อหน้าแรก - นำเข้าสู่เรื่อง กล่าวถึงที่ มาของการจัดสัมมนา ใครเป็นผู้จัด , วัตถุประสงค์ </li></ul><ul><li>6.2 ย่อหน้าที่สอง - ชี้ประเด็นให้เห็นว่า วิทยากรเป็นผู้ที่เหมาะสม โดยระบุว่าใครฟัง จำนวนเท่าใด จัดที่ไหน วัน เวลา สถานที่ </li></ul>
  46. 46. <ul><li>6.2 ย่อหน้าสุดท้าย - เน้น จึงขอเรียนเชิญเป็นวิทยากร และกล่าวขอบคุณ </li></ul><ul><li>6.3 คำลงท้าย </li></ul><ul><li>6.4 ลงชื่อประธานผู้ดำเนินการสัมมนา </li></ul>
  47. 47. 7. คำกล่าวรายงาน , เปิด - ปิด <ul><li>1. การเขียนคำกล่าวรายงาน </li></ul><ul><li>1.1 คำขึ้นต้น ( อาจเอ่ยนามเฉพาะบุคคลสำคัญจริงๆ ) </li></ul><ul><li>1.2 เนื้อหา </li></ul><ul><li>- ที่มาของการจัดสัมมนา </li></ul>
  48. 48. <ul><li>- สภาพปัญหา เหตุผลที่จัดสัมมนา - วัตถุประสงค์ ประโยชน์ </li></ul><ul><li>1.3 ปิดท้าย - เชิญประธานกล่าวเปิดการสัมมนา </li></ul>
  49. 49. <ul><li>2. การเขียนคำกล่าวเปิดการสัมมนา </li></ul><ul><li>2.1 คำขึ้นต้น ส่วนมากใช้เอ่ยตำแหน่งงานและภาพรวม </li></ul><ul><li>2.2 เนื้อหา </li></ul><ul><li>- อารัมภบท ( ใครเป็นผู้จัด , วัตถุประสงค์ ) </li></ul>
  50. 50. <ul><li>- เนื้อเรื่อง - ชี้ให้เห็นว่า การจัดงานนี้จะช่วยให้เกิดวิสัยทัศน์ หรือการมองการณ์ไกลอย่างไร </li></ul><ul><li>- สรุป ปิดท้าย - แสดงความยินดีหรือชื่นชมต่อผู้จัด และขอเปิดการสัมมนา รวมทั้งอวยพรให้การสัมมนาได้บรรลุวัตถุประสงค์ </li></ul>
  51. 51. <ul><li>3. การเขียนคำกล่าวปิดการสัมมนา </li></ul><ul><li>3.1 คำกล่าวรายงานผลการดำเนินงานการจัด </li></ul><ul><li> สัมมนา </li></ul><ul><li>- คำขึ้นต้น กล่าวถึงประธานผู้ทำหน้าที่ปิด วิทยากร ( หากมีอยู่ด้วย ) และผู้เข้าร่วมสัมมนา </li></ul>
  52. 52. <ul><li>- เนื้อหา </li></ul><ul><li>1) อารัมภบท ควรให้สั้น กะทัดรัด กล่าวรายงานถึงโครงการสัมมนาเรื่องอะไร , ใครเป็นผู้จัด , ดำเนินงานมาเป็นเวลากี่วัน และชี้ให้เห็นว่าขณะนี้การดำเนินการสัมมนาได้เสร็จสิ้นแล้ว </li></ul>
  53. 53. <ul><li>2) เนื้อเรื่อง ระบุผลของการดำเนินงานว่าได้ผลอย่างไร </li></ul><ul><li>3) สรุปท้ายว่า เพื่อเป็นเกียรติแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา จึงขอเรียนเชิญท่านประธาน… เป็นผู้กล่าวปิดการสัมมนา </li></ul>
  54. 54. <ul><li>3.2 คำกล่าวปิดการสัมมนา </li></ul><ul><li>- คำขึ้นต้น กล่าวถึงผู้เกี่ยวข้องกับการสัมมนา </li></ul><ul><li>- สาระสำคัญ </li></ul><ul><li>* อารัมภบท อ้างถึงคำกล่าวรายงานของ </li></ul><ul><li> ประธาน </li></ul>
  55. 55. <ul><li>* เนื้อเรื่อง กล่าวโดยสรุป ชี้ให้เห็นผลของ </li></ul><ul><li> ความสำเร็จ การให้ความร่วมมือ และการ </li></ul><ul><li> นำแนวทางที่ได้จากการสัมมนาไปใช้ให้ เกิดประโยชน์ </li></ul><ul><li>- สรุป อวยพรให้ผู้เข้าร่วมสัมมนา </li></ul>
  56. 56. <ul><li>ต้องเริ่มตั้งแต่เริ่มการสัมมนา </li></ul><ul><li>โดยแจกแบบสอบถามพร้อมกับแฟ้ม และเอกสารประกอบการสัมมนา </li></ul><ul><li>ต้องให้พิธีกรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาให้ส่งแบบสอบถามคืนให้กับฝ่ายประเมินผล </li></ul>9. การประเมินผลการสัมมนา
  57. 57. <ul><li>ลักษณะสำคัญ </li></ul><ul><li>1. เรื่อง ขอขอบคุณ </li></ul><ul><li>2. เรียน ชื่อวิทยากร / ผู้ดำเนินรายการ </li></ul> 10. หนังสือขอบคุณวิทยากร และผู้ดำเนินรายการ
  58. 58. <ul><li>3. เนื้อหา </li></ul><ul><li>3.1 อารัมภบท - อ้างถึงการจัดสัมมนาที่ใด และวิทยากรได้กรุณาให้เกียรติไป </li></ul><ul><li>3.2 เนื้อหา ชี้ให้เห็นว่าผลของการสัมมนา ได้ประโยชน์เพียงใด ทั้งนี้เป็นเพราะวิทยากรได้กรุณามาให้ความรู้ ประสบการณ์ ฯลฯ </li></ul>
  59. 59. <ul><li>3.2 สรุป ขอขอบพระคุณ และควรแสดงว่า ในโอกาสต่อไปหวังว่าจะได้รับความกรุณาเช่นนี้อีก ฯลฯ </li></ul>
  60. 60. <ul><li>ประกอบไปด้วยเอกสารดังนี้ </li></ul><ul><li>1. โครงการสัมมนา </li></ul><ul><li>2. คำกล่าวเปิดการสัมมนา </li></ul><ul><li>3. รายงานการสัมมนา โดยวิธีการถอดเทป นำมาเรียบเรียงถ้อยคำให้ชัดเจนเข้าใจง่าย </li></ul>10. เอกสารรายงานสรุปผล
  61. 61. <ul><li>4. คำกล่าวปิดการสัมมนา </li></ul><ul><li>5. ภาคผนวก </li></ul><ul><li>5.1 ประวัติวิทยากร </li></ul><ul><li>5.2 หนังสือเชิญวิทยากร </li></ul><ul><li>5.3 หนังสือเชิญประธานเปิดการสัมมนา </li></ul>
  62. 62. <ul><li>5.4 หนังสือเชิญผู้เข้าร่วมสัมมนา </li></ul><ul><li>5.5 แผนปฏิบัติงานของฝ่ายต่างๆ </li></ul><ul><li>5.6 งบดุล หรือบัญชีแสดงค่าใช้จ่าย </li></ul><ul><li>5.7 ผลการประเมินการจัดสัมมนา </li></ul><ul><li>ฯลฯ </li></ul>

×