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  1. 1. Curso de Microsoft Access 2007 Microsoft AccessUnidad 1: Bases de Datos: definición y funcionamiento.Antes de comenzar a trabajar con el programa, vamos a analizar ciertos conceptos:Base de datos: es una recopilación de información relativa a un asunto o propósitoparticular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de unacolección de música.Las bases de datos facilitan la búsqueda, el análisis, el mantenimiento y la protección desus datos.Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD o con laabreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto yalmacenados sistemáticamente para su posterior uso.Existen diferentes tipos de BD, teniendo en cuenta el modelo de administración dedatos: Jerárquicas, Orientadas a Objetos, Transaccionales, Relacionales, entre otras.Base de datos relacionales: Éste es el modelo utilizado en la actualidad para modelarproblemas reales y administrar datos dinámicamente. Su idea fundamental es el uso de"relaciones". Estas relaciones podrían considerarse en forma lógica como conjuntos dedatos llamados "tuplas". Pese a que ésta es la teoría de las bases de datos relacionalescreadas por Codd, la mayoría de las veces se conceptualiza de una manera más fácil deimaginar. Esto es pensando en cada relación como si fuese una tabla que está compuestapor registros (las filas de una tabla), que representarían las tuplas, y campos (lascolumnas de una tabla).En este modelo, el lugar y la forma en que se almacenen los datos no tienen relevanciaLa información puede ser recuperada o almacenada mediante "consultas" que ofrecenuna amplia flexibilidad y poder para administrar la información.El lenguaje más habitual para construir las consultas a bases de datos relacionales esSQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándarimplementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datosrelacionales.Durante su diseño, una base de datos relacional pasa por un proceso al que se le conocecomo normalización de una base de datos.SGBD: Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviadoSGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida yestructurada.Los sistemas de gestión de bases de datos o mejor conocidos como SGBD (en inglésdatabase management system, abreviado DBMS) son un tipo de software muyespecífico, dedicado a servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y lasaplicaciones que la utilizan.El propósito general de los sistemas de gestión de bases de datos es el de manejar demanera clara, sencilla y ordenada un conjunto de datos que posteriormente se 1
  2. 2. Curso de Microsoft Access 2007convertirán en información relevante para una organización. Ejemplos: MySQL, SQLServer, Oracle, Access, Informix, etc.Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un únicoarchivo de base de datos.Una base de datos de Access puede contener siete tipos de objetos: Tablas: es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.Una tablacontiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes opedidos.Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código delcliente, nombre del cliente, dirección,...Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila,así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro clienteforman otro registro. Consultas: Que obtienen los datos solicitados de una o más tablas. Formularios: Que presentan datos de tablas o consultas para poder ver, editar ointroducir datos. Informes: Que crean resúmenes y presentan los datos de tablas o consultas para poderimprimirlos o analizarlos. Páginas de acceso a datos: Que permiten crear una página web que tiene unaconexión a una base de datos. Macros: Que automatizan la base de datos realizando las acciones especificadas sinnecesidad de programar. Módulos: Que almacenan código de Visual Basic escritos para personalizar, mejorary extender las posibilidades de su base de datos.Unidad 2. Elementos básicos de Access 2007 y creación de una BD.La pantalla inicialAl iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentesfundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será másfácil entender el resto del curso 2
  3. 3. Curso de Microsoft Access 2007Crear una base de datosPara crear una nueva base de datos debemos:Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office.Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.Selecciona la opción Base de datos en blanco.En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva basede datos basada en ella.A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:Aquí deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botónBuscar ubicación .Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base dedatos que estamos creando y el lugar donde se guardará. 3
  4. 4. Curso de Microsoft Access 2007En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base dedatos.Hacer clic sobre el botón Aceptar.Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a MicrosoftOffice Access.En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará laextensión .ACCDB.Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar susdatos.Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demásobjetos se crean a partir de éstas. 4
  5. 5. Curso de Microsoft Access 2007Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde dondepodremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.Cerrar la base de datos.Se puede cerrar una base de datos de varias formas:Cerrando Access:Ir al Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datosSin cerrar Access:En el Botón de Office , elegir la opción Cerrar base de datos.Ej.: Crear base de datos clases y guardarla en Mis Documentos/Mis ejerciciosEjercicio 1: Concesionario. 1. Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Concesionario. Si la carpeta no existe créala. 2. Cerrar la base de datos anterior. 3. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 4. Volver a cerrarla.Ejercicio 2: Clínica. 1. Crear una base de datos en la carpeta Mis ejercicios del disco duro con el nombre Clínica. 2. Cerrar la base de datos anterior. 3. Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 4. Volver a cerrarla.Unidad 4. Crear tablas de datosAquí veremos cómo crear una tabla de datos para poder introducir datos en la base dedatos en los temas siguientes y luego trabajar con éstos utilizando las ventajas que nosproporciona Access 2007.Crear una tabla de datos.Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizarsus opciones. En el marco Tablas podremos seleccionar estas opciones: 5
  6. 6. Curso de Microsoft Access 2007El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datosen la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo dedatos que tiene la columna.  Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica  Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.  Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio.Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este métodoconsiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas queesta tendrá y otras consideraciones como claves, etc...Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestañaHoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:Aparecerá la vista de Diseño de la tabla: 6
  7. 7. Curso de Microsoft Access 2007En la pestaña tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado unnombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).A continuación tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen latabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilladefiniremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.En la parte inferior tenemos a la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) paradefinir propiedades del campo es decir características adicionales de la columna queestamos definiendo.Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobrelo que tenemos que hacer, por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en laprimera fila de la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferiorderecho Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondrá latabla: 7
  8. 8. Curso de Microsoft Access 2007Al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por defecto nos pone Texto comotipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la listadesplegable de la derecha y elegir otro tipo.Para más información sobre los diferentes tipos de datos ver apéndice.Observa como una vez tengamos algún tipo de dato en la segunda columna, la parteinferior de la ventana, la correspondiente a Propiedades del campo se activa para poderindicar más características del campo, características que veremos con detalle en launidad temática siguiente.Esta tercera columna no es obligatorio utilizarla ya que únicamente sirve para introducirun comentario.La clave principalAntes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal.La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve deidentificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo deequivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una claveprincipal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos:Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal.Hacer clic sobre el botón Clave principal en el marco Herramientas de la pestañaDiseño. 8
  9. 9. Curso de Microsoft Access 2007A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dichocampo es la clave principal de la tabla.Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),seleccionar los campos pulsando simultáneamente la tecla Ctrl y el campo a seleccionary una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botón anterior. .Importante: Recordar que un campo o combinación de campos que forman la claveprincipal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en latabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, elsistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de este tipo:Guardar una tablaPara guardar una tabla, podemos:Ir al Botón de Office y elegir la opción Guardar.O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, donde debemos escribir el nombre y luegohacemos clic en Aceptar.Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece uncuadro de diálogo avisándonos de ello, y preguntándonos si queremos que Access creeuna, si le decimos que Sí nos añade un campo de tipo autonumérico y lo define comoclave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que unaclave principal en una tabla es conveniente pero no obligatoria. 9
  10. 10. Curso de Microsoft Access 2007Cerrar una tablaPara cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos: Hacer clic derecho sobre la pestaña con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar enel menú emergente. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte derecha almismo nivel que la pestaña.Ej. Crear en la BD Clases la Tabla AlumnosHaz clic sobre el botón Diseño de tabla de la pestaña CrearNombre del campo Tipo de dato DescripciónCodigo de alumno AutonuméricoNombre Introducir el nombre del alumnoApellido TextoDirección TextoLocalidad TextoCP NuméricoFecha de Nacimiento Fecha/HoraDefinir Código de alumno como clave principal.Crear la tabla CursosNombre del campo Tipo de dato DescripciónCodigo curso NúmeroNombreNºhoras NumeroFecha inicio Fecha/HoraFecha final Fecha/HoraDefinir el campo Codigo curso como Clave principal.Ejercicio 1: Concesionario 1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 10
  11. 11. Curso de Microsoft Access 2007 2. Crear una tabla con el nombre Clientes con los siguientes campos: Nombre del Tipo de campo dato Codigo de Numérico Cliente Nombre Texto Apellido Texto Direccion Texto Poblacion Texto Codigo postal Numérico Provincia Texto Telefono Texto Fecha Fecha/Hora nacimientoLa clave principal será el campo Codigo cliente. 3. Crear otra tabla con el nombre Coches vendidos con los siguientes campos: Nombre del Tipo de campo dato Matricula Texto Marca Texto Modelo Texto Color Texto Precio Texto Extras instalados MemoLa clave principal será el campo Matricula. 4. Crear otra tabla con el nombre de Revisiones con los siguientes campos: Nombre del Tipo de dato campo Nº revision Autonumérico Cambio aceite Sí/No Cambio filtro Sí/No Revision Sí/No frenos Otros MemoLa clave principal será el campo Nº revision. 5. Cerrar la base de datos.Ejercicio 2: Clínica 1. Abrir la base de datos Clinica de la carpeta Mis ejercicios del disco duro. 2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos: Nombre del Tipo de campo dato Codigo de Numérico Paciente Nombre Texto Apellido Texto Direccion Texto 11
  12. 12. Curso de Microsoft Access 2007 Poblacion Texto Codigo postal Numérico Provincia Texto Telefono Texto Fecha Fecha/Hora nacimientoDe momento no definimos clave principal. 3. Crear otra tabla con el nombre de Medicos con los siguientes campos: Nombre del Tipo de campo dato Codigo Medico Texto Nombre Texto Apellidos Texto Telefono Texto Especialidad TextoDe momento no definimos clave principal. 4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos: Nombre del Tipo de dato campo Nº ingreso Autonumérico Habitacion Numérico Cama Texto Fecha ingreso Fecha/HoraNo definir clave principal. 5. Cerrar la base de datos.Unidad 5. Modificar tablas de datosAquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición deuna tabla como los datos introducidos en ella.Modificar el diseño de una tabla.Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo,añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño:Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no loestuviera.Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño enel menú contextual: 12
  13. 13. Curso de Microsoft Access 2007 Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo amodificar y realizar las sustituciones necesarias. Para añadir un nuevo campo, o ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo, o O bien, situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos posicionados. Para eliminar un campo, o posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. o bien, seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del.Se borrará el campo de la definición de la tabla y los datos almacenados en el campotambién desaparecerán.Por último, guardar la tabla.Ej. Abrir la BD Clases y realizar las siguientes modificaciones en la tabla AlumnosCampo PropiedadesApellido Introducir el comentario: Introducir el apellido del AlumnoCurso Crear este campo, del tipo númeroAuxiliar Crear este campo, del tipo Texto. Luego BorrarloIntroducir y modificar datos en una tabla.Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar yseleccionar la opción en el menú contextual. Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto yelegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño. 13
  14. 14. Curso de Microsoft Access 2007En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:Cada fila nos sirve para introducir un registro.Escribir el valor del primer campo del registro.Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTROpara introducir los datos del segundo registro.En el momento en que cambiamos de registro, el registro que estabamos introduciendose almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.Si lo que queremos es borrar un registro entero:Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda delregistro.El registro quedará seleccionado.Pulsar la tecla SUPR del teclado o haz clic en el boton Eliminar que se encuentra en elpanel Registros de la pestaña Inicio.Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnossobre el valor a modificar y volverlo a escribir.Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla, tenemos que pasar a la VistaDiseño haciendo clic sobre el botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.Ej. Abrir la BD Clases y realizar las siguientes modificaciones en la tabla AlumnosCódigo Nombre Apellido Dirección Localidad CP FechaAlumno Nacimiento1 Luis Martínez Sarmiento Arroyito 2434 14/01/84 1232 María Gómez San Martín 21 Arroyito 2434 28/02/81 14
  15. 15. Curso de Microsoft Access 20073 Jesús Molina 9 de Julio 345 Transito 2436 01/10/874 Ana Acosta San Juan 825 Sgo. Temple 5124 13/07/845 Carlos Peralta Belgrano 125 Transito 2436 12/11/826 Fabiola Ghione Córdoba 45 Arroyito 2434 13/08/837 Mercedes Gerbaudo Tucumán 136 Arroyito 2434 02/08/868 Mariano Brisio Alberdi 987 Arroyito 2434 04/06/88Ejercitación: 1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la BD Concesionaria, haciendo el campo Código Cliente Autonumérico. 2. Introducir los siguientes datos en la tabla Clientes de la base de datos Concesionario de la carpeta Mis ejercicios.Codigo Nombre Apellido Direccion Localidad CP Prov Te FechaCliente Nacimient o1 Antonio Perez San Martin, 123 Arroyito 243 Cba 03576 12/10/83 4 4502302 Juan Gribaudo Belgrano, 145 Arroyito 243 Cba 03576- 13/1/76 4 4567893 Luis Scarafia Rivadavia, 1243 Transito 243 Cba 03576- 30/03/66 6 4223564 Mariana Solano Sarmiento, 890 Arroyito 243 Cba 03576- 08/12/81 4 156789 05 Carmen Godoy Maipu 566 Cordoba 500 Cba 0351- 24/11/72 0 4768906 Silvina Juárez Guillermo Cid, Santiago 512 Cba 03574- 15/10/69 98 Temple 5 4972507 Sandra Mansilla Roque S. Peña Transito 243 Cba 03576- 21/06/79 234 6 4925678 Marcela Ortiz 9 de Julio 434 Arroyito 243 Cba 03576- 04/05/82 4 4545999 Martín Castro Castro Barros El Tio 243 Cba 03576- 25/04/85 222 2 43435410 Marcos García San Martin 333 Transito 243 Cb. 03576- 04/05/82 6 49209011 Mercede Martin Urquiza 76 Arroyito 243 Cba 03576- 09/07/54 s 4 45067812 Lourdes Campra Belgrano 865 Arroyito 243 Cba 03576- 16/02/58 4 42345613 Sergio Paez Sarmiento 234 Devoto 524 Cba 03564- 18/09/72 2 42376914 Sebastian Ferreira Urquiza 34 La Francia 242 Cba 03564- 11/04/55 6 434355Ejercicio 2: Clínica 1. Modificar la estructura de la tabla Pacientes de la base de datos Clínica 15
  16. 16. Curso de Microsoft Access 2007Nombre del campo Tipo de DatoCodigo Paciente Clave principalProvincia Borrar este campo 2. Modificar la estructura de la tabla Médicos con los siguientes datos:Nombre del Tipo de datocampoCodigo Medico Clave principalTelefono Borrar este campo 3. Modificar la estructura de la tabla Ingresos con los siguientes datos:Nombre del Tipo de datocampoNº ingreso Clave principal 4. Cerrar la base de datos.Unidad 6. Propiedades de los camposIntroducciónCada campo de una tabla dispone de una serie de características que proporcionan uncontrol adicional sobre la forma de funcionar del campo.Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista Diseño de tablacuando tenemos un campo seleccionado. 16
  17. 17. Curso de Microsoft Access 2007Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos lascaracterísticas generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definiruna lista de valores válidos para el campoLas propiedades de la pestaña General pueden cambiar para un tipo de dato u otromientras que las propiedades de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de controlasociado al campo.Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo después dehaber introducido datos en él se pueden perder estos datos introducidos.A continuación explicaremos las propiedades de que disponemos según los diferentestipos de datos.Tamaño del campo Para los campos Texto, esta propiedad determina el número máximo de caracteresque se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valormáximo de 255. Para los campos Numérico, las opciones son:Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enterosentre 0 y 255.Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y32.767.Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 paravalores positivos.Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 17
  18. 18. Curso de Microsoft Access 20074,94065645841247E-324 para valores positivos.Id. de réplica se utiliza para claves autonuméricas en bases réplicas.Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos enuna base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base dedatos .accdb) Los campos Autonumérico son Entero largo.A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño. Se recomiendaespecificar el valor más pequeño posible para la propiedad Tamaño del capo, pues lostamaños más pequeños pueden procesarse más rápidamente y requieren menosmemoria.Formato del campoEsta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla oen un informe.Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yAutonumérico. Para los campos Numérico y Moneda, las opciones son:Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de millares y el símbolomonetario asignado en Windows como puede ser $.Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.Fijo: presenta los valores sin separador de millares.Estándar: presenta los valores con separador de millares.Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de porcentaje (%).Científico: presenta el número con notación científica. Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes formatos:Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor essólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinación de losvalores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00PM.Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes completo. Ejemplo:Lunes 21 de agosto de 2000. 18
  19. 19. Curso de Microsoft Access 2007Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago-2000.Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes y año. Ejemplo:01/08/00.El formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el31/12/29 son fechas comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechascomprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y1999.Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35 PM.Hora corta presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35. Los campos Sí/No disponen de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso yActivado/Desactivado.Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso yDesactivado.Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de verificación por loque en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo aparecen como una casilla deverificación y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si queremos ver el efectotenemos que cambiar el control predeterminado en la pestaña Búsqueda de laspropiedades del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de textocomo te mostramos a continuación. Los campos Texto y Memo no disponen de formatos predefinidos, para los camposTexto se tendrían que crear formatos personalizados.Si deseas más información sobre la personalización de formatos ver Apéndice B.Lugares decimalesEsta propiedad nos permite indicar el número de decimales que queremos asignar a untipo de dato Número o Moneda.La propiedad de lugares decimales proporciona un valor predeterminado Automático yla opción de especificar entre 0 y 15 lugares decimales. Cuando se establece 19
  20. 20. Curso de Microsoft Access 2007Automático, los campos con la propiedad Formato establecida a Moneda, Fijo,Estándar, Porcentaje y Científico muestran dos lugares decimales.Máscara de entradaSe utiliza la máscara de entrada para facilitar la entrada de datos y para controlar losvalores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes crear una máscara deentrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debeintroducirse un número nuevo: (___) ___-____.Access dispone de un Asistente para máscaras de entradas que nos facilita elestablecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer clic sobre el botón queaparece a la derecha de la propiedad a modificar una vez activada dicha propiedad.Si deseas más información sobre la personalización de máscaras de entrada verapéndice CTítuloSe utiliza esta propiedad para indicar cómo queremos que se visualice la cabecera delcampo.Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valoren la propiedad Título, en la cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.Valor predeterminadoEl valor predeterminado es el valor que se almacenará automáticamente en el campo sino introducimos ningún valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinadocampo va a tener la mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad paraindicar o especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente enel campo a la hora de introducir los datos de la tabla.Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría declientes son de la provincia Córdoba, se puede introducir ese valor en la propiedadValor predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentesclientes, automáticamente aparecerá el valor Córdoba y no lo tendremos que teclear.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel AutonuméricoRegla de validaciónEsta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que seespecifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en elcampo para que sea introducido correctamente.Por ejemplo si queremos que un valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000,se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000. 20
  21. 21. Curso de Microsoft Access 2007Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel Autonumérico.Para ayudarnos a escribir la regla de validación tenemos el generador de expresionesque se abre al hacer clic sobre el botón que aparece a la derecha de la propiedadcuando hacemos clic en ella.El Generador de ExpresionesEl generador de expresiones, como su nombre indica, te ayudará a escribir cualquierexpresión en Access, por ejemplo las expresiones de validación para campos.Su uso es bastante sencillo, pues su sintaxis se aproxima bastante al lenguaje natural. Laúnica clave que deberemos tomar en cuenta son las funciones predefinidas de Access.Pero vayamos por orden. Al abrir el generador de expresiones lo primero que veremosserá esta pantalla:  Usando el generadorTodo lo que escribas será comparado contra el valor sobre el que se ejecute lavalidación. Así que, normalmente, todas empezarán por uno de los símbolos incluidosen la botonera de comparación . Como puedes ver los símbolos queintroducirán en la caja de texto (donde vemos nuestra expresión final) son Igual,Mayor que, Menor que y Diferente de.De todas formas podemos ayudarnos de los cuadros más abajo y buscar el tipo deoperador que queremos utilizar: 21
  22. 22. Curso de Microsoft Access 2007Como puedes ver navegar por estos menús es muy sencillo. De izquierda a derecha vesseleccionando la categoría del elemento que quieras introducir y finalmente cuandotengas el elemento seleccionado pulsa el botón Pegar (o haz doble clic sobre él) y elelemento se pegará en el campo de texto de la Expresión.Utilizando este podrás incluir los mismos elementos que utilizando los botones eincluso aún más. Echémosle un vistazo a la carpeta Funciones.Nota: Recuerda que es mejor utilizar el operador & para unir cadenas, y el operador +para la suma de valores.  Funciones del generadorSi desplegamos la carpeta Funciones nos encontraremos con otra que tambiéndeberemos desplegar: Funciones incorporadas.Estas funciones son un conjunto recogido por Access que te ayudará a incluir en tusvalidaciones funcionalidades varias entre Conversión de valores, Fecha y Hora,Generales, Matemáticas y tratamiento de Texto.Igual que antes deberás buscar la categoría que encaje con lo que estás buscando yfinalmente, cuando encuentres la función, incluirla en la Expresión.En el ejemplo que puedes ver en la imagen hemos realizado una validación sobre uncampo de Fecha, y estamos exigiendo que la fecha introducida sea menor que la fechaactual (que sería lo que nos devolverá la función Fecha()).Cuando tengas la expresión completa sólo deberás pulsar el botón Aceptar y ésta seañadira como expresión de validación a nuestro campo.Algunas funciones requieren una serie de argumentos que se deben de especificar entreparéntesis después del nombre de la función, para saber si la función requiereargumentos, en la parte inferior del cuadro de diálogo Generador de expresiones,aparece el formato de la función, en nuestro caso, como la función que hemos elegidono requiere argumentos vemos: Fecha() 22
  23. 23. Curso de Microsoft Access 2007Si hubiesemos elegido en la categoría Matemáticas, la función Redondear, nosaparecería abajo Redondear(Número;Precisión), indicándonos que entre paréntesisdebemos escribir el Número que queremos redondear (o el nombre del campo quecontiene ese valor) y separados por un punto y coma la Precisión (es decir el númerode decimales que queremos conservar).Texto de validaciónEn esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla siintroducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificadaen la propiedad anterior.Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir losdatos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel Autonumérico.RequeridoSi queremos que un campo se rellene obligatoriamente tendremos que asignar a estapropiedad el valor Sí, en caso contrario el valor será el de No.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE yel Autonumérico.Permitir longitud ceroLos campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedanintroducir valores de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.IndexadoSe utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacenque las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleranlas operaciones de ordenación y agrupación.Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedescrear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.Esta propiedad dispone de tres valores:No: Sin índice.Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valoresduplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.Crear un índice 23
  24. 24. Curso de Microsoft Access 2007En la ficha general de la vista diseño haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado yhaga clic en Si (Con duplicados)o Sí (Sin duplicados).Eliminar un índiceEn la ficha general de la vista diseño haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado yhaga clic en No.Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Microsoft Access estableceráautomáticamente la propiedad Indexado de ese ampo a Sí (Sin duplicados).Si quieres saber más sobre los índices ver Apéndice DEj. 1. Modificar la estructura de la tabla Alumnos de la BD Clases de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Propiedades Dejaremos las propiedades que Codigo alumno tiene. Nombre Tamaño: 15 y obligatorio Apellido Tamaño: 30 y obligatorio Direccion Tamaño: 30 y opcional Tamaño: 15 Por defecto deberá aparecer Córdoba ya que la Localidad mayoría de nuestros clientes son de Córdoba Entero largo, se puede dejar vacío, Codigo Postal admite sólo 5 dígitos. Fecha de Formato: Fecha corta y se puede nacimiento dejar sin datos Dejaremos las propiedades que Curso tiene. 2. Haz doble clic en la tabla Alumnos en el Panel de Exploración. 3. Haz clic sobre el campo Nombre para modificar sus propiedades. 4. Haz clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana, se quedará seleccionado el tamaño por defecto 50. 5. Escribe el tamaño, 15. 24
  25. 25. Curso de Microsoft Access 2007 6. Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor Sí, para ello, posiciónate sobre la propiedad Requerido y elige de la lista desplegable el valor Sí. 7. Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo. 8. Escribe 30 en el Tamaño. 9. Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, verás como pasa a valer Sí. Cuando una propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic sobre el valor, este cambia automáticamente, así has visto dos formas distintas para cambiar la propiedad Requerido, ahora elige tú la que prefieras. 10. Haz clic sobre el campo Direccion y asígnale tamaño 30. Como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No. 11. Haz clic sobre el campo Poblacion y asígnale tamaño 15.Para que aparezca por defecto el valor Córdoba tenemos que cambiar su propiedadValor predeterminado. 12. Haz clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 13. Escribe Córdoba. 14. Deja el campo Codigo Postal con el Tamaño del campo Entero largo y Requerido No.Para que siempre tenga cinco dígitos numéricos definiremos una máscara de entrada. 15. Haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada, teclea la máscara 00000 (el 0 representa un dígito numérico obligatorio y que si se introduce un valor, este deberá contener obligatoriamente cinco cifras.Para que el código postal sea siempre menor que 53000 tenemos que cambiar lapropiedad Regla de Validación. 16. Haz clic sobre la propiedad Regla de validación y teclea < 53000.Para mejorar esta regla de validación rellenaremos la propiedad Texto de validaciónpara que el usuario sepa porqué el valor introducido es incorrecto. 17. Haz clic sobre la propiedad Texto de validación y teclea El código postal debe ser inferior a 53000.Este será el mensaje que salga cuando se intente introducir en el campo un valor mayoro igual a 53000. 18. Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 19. Haz clic sobre la propiedad Formato.Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable. 20. Haz clic sobre la flecha de la derecha. 21. Elige la opción Fecha corta. 25
  26. 26. Curso de Microsoft Access 2007Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla. 1. Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.Al Guardar, Access nos advertirá de que podemos perder datos al reducir el tamaño delos campos. Por ejemplo, si teníamos una población de más de 15 caracteres, serecortará a 15. En este cado no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta al modificar unatabla con datos. Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos. Empezaremos por modificar su estructurade forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Propiedades Codigo curso Sin cambios Nombre curso Tamaño: 15 Nº horas Tamaño: Entero Fecha inicio Sin cambios Fecha final Sin cambios 1. Haz doble clic en la tabla Cursos en el Panel de Exploración. 2. Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades. 3. Haz clic en la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana. 4. Asígnale un 15. 5. Haz clic sobre el campo Nº horas. 6. Asígnale Tamaño Entero. 7. Haz clic en el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido para guardar la tabla. 8. Haz clic en el botón de la vista Diseño de tabla. 9. Cierra la base de datos haciendo clic en el botón Cerrar de Access.Ejercicio 1: Concesionario 1. Modificar la estructura de la tabla Clientes de la base de datos Concesionaria siguiendo los datos que vienen a continuación: Nombre del Propiedades campo Codigo Cliente No se puede introducir clientes 26
  27. 27. Curso de Microsoft Access 2007 cuyo código no esté comprendido entre los valores 1 y 3000. Nombre Tamaño:15 Apellido Tamaño: 30 Direccion Tamaño: 30 Localidad Tamaño: 15 Codigo postal Tamaño: 5 sólo admite números de 5 cifras e inferiores a 53000 Provincia Tamaño: 15 Por defecto el valor será: Córdoba ya que la mayoría de nuestros clientes están en esta provincia. Telefono Tamaño: 10 con máscara de teléfono Fecha Formato: Fecha corta nacimiento 2. Probar cambiar el código del primer cliente por 4500.Observa cómo no nos deja por no cumplir la regla de validación. 3. Volver a dejar el código 100. 4. Comprobar todas las demás propiedades que hemos incluido. 5. Modificar la estructura de la tabla Coches vendidos: Nombre del Tipo de dato campo Matricula Tamaño: 7 Marca Tamaño: 15 Modelo Tamaño: 20 Color Tamaño: 12 Precio Numérico formato Moneda Extras Dejar las opciones que instalados tiene 6. Cerrar la tabla. 7. Cerrar la base de datos.Ejercicio 2: Clínica III. 27
  28. 28. Curso de Microsoft Access 2007 1. Modificar la tabla Pacientes de la base de datos Clinica siguiendo estas indicaciones:Nombre del Tipo de datocampoCodigo Paciente EnteroNombre Tamaño: 15Apellido Tamaño: 30Direccion Tamaño: 30Localidad Tamaño: 15Codigo postal Tamaño: 5Telefono Tamaño: 10Fecha Formato: Fechanacimiento corta 2. Modificar la tabla Medicos con los siguientes campos:Nombre del Tipo de datocampoCodigo Medico Tamaño: 5Nombre Tamaño: 15Apellido Tamaño: 30Especialidad Tamaño: 20 3. Modificar la tabla Ingresos con los siguientes campos:Nombre del Tipo de datocampoHabitacion EnteroCama Tamaño: 1Fecha ingreso Formato: Fecha corta 4. Cerrar la base de datos. 28

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