Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

'Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning' - Jon Goubin

216 views

Published on

Presentatie 'Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning' door Jon Goubin (1 maart 2008)

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

'Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning' - Jon Goubin

  1. 1. Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning 1 maart 2018 – Jon Goubin SOCIUS vzw, steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk
  2. 2. Betrekken van stakeholders bij beleidsplanning Toolbox beleidsplanning: http://blogs.scw.be/beleidsplanning/fase-3-gegevens-verzamelen-3-1-een-overzicht/ 2
  3. 3. Wat zijn stakeholders? Belanghebbenden § Een stakeholder is iemand die een belang (Engels: stake) heeft bij het functioneren van de organisatie. Meer specifiek zijn het al degenen die op een gegeven moment invloed uitoefenen op of worden beïnvloed door het functioneren van de organisatie. § Interne stakeholders zijn in de eerste plaats de eigen medewerkers, zoals personeelsleden, vrijwillige medewerkers, freelance medewerkers en bestuursleden. § Externe stakeholders zijn mensen, groepen of organisaties die buiten de organisatie staan of er niet dagelijks bij betrokken zijn. 3
  4. 4. In het beleidsplanningsproces 4steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet FASE 2 VERHOUDEN OP MAATSCHAPPELIJKE CONTEXT FASE 7 REDACTIE BELEIDSPLAN, INPUT SUBSIDIEDOSSIER FASE 8 UITVOEREN Opzet van planningsproces Bestuur beslist Impact gedreven plannen Samenstelling planningsteam Mandaat planningsteam Informeren en betrekken van stakeholders Gewenste impact Organisatieprofiel Uitdragen naar stakeholders RapporteringActiesJaarprogramma’s Beleidsplan als werkinstrument Management samenvatting Plan van aanpak Check met missie en visie GEÏNTEGREERDZAKELIJK KWALITEITS-ENFINANCIEEL MEERJARENBELEID Actuele kerngegevens Zelfevaluatie Intern Extern GOED BESTUUR KWALITEITSZORG KENNIS EN INFORMATIE INFRASTRUCTUUR STRUCTUUR EN CULTUUR MEDEWERKERS COMMUNICATIE FINANCIËN FASE 3 GEGEVENS VERZAMELEN FASE 4 VAN BELEIDSUITDAGINGEN NAAR BELEIDSKEUZES FASE 5 OPMAKEN DOELENKADER FASE 6 ZAKELIJKE PLANNING EN BEDRIJFS- VOERING Stakeholdermapping en bevraging Extern SWOART Sterktes Zwaktes Kansen BedreigingenBeleidskeuzes Beleidsopties Beleidsuitdagingen Operationele doelen Strategische doelen Indicatoren Intern PROCES BELEIDS- PLANNING FASE 1 PLANNINGS- PROCES OPSTARTEN Resultaten Aspiraties Formulering missie en visie Maatschappelijke contextanalyse Rollen en functies invullen Gewenste outcome en impact
  5. 5. Waarom zijn stakeholders belangrijk? Voorwaarde voor § Succes (= realisatie missie en doelstellingen) § Draagvlak § Betrokkenheid § Motivatie § Reputatie (beeldvorming) § Legitimatie + nodig bij inhoudelijke en zakelijke planning 5
  6. 6. Inhoudelijke planning § Gegevens § Perceptie en reputatie § Oriëntatie § Draagvlak § Inspiratie § Verwachtingen § Vernieuwing en innovatie § MVO 6
  7. 7. Zakelijke planning Goed bestuur (!)§ Communicatie§ Kwaliteitszorg (bvb.§ klantentevredenheid) Kennis en informatie: doelgroepen§ (draagkracht en andere gegevens) Financieel§ Infrastructuur§ (Decretale) normen§ § … 7 INTERNE FACTOREN FINANCIËN GOEDBESTUU R COMMUNICATIE INFRASTRUCTUUR M EDEW ERKERS steunpunt sociaal-cultureel volwassenenwerk www.socius.be/decreet ACTIVITEITEN SD’S EN OD’S MISSIE EN VISIE KENNIS-ENINFORMATIEM AN AGEM ENT ORGANISATIESTRUCTUUR EN -C U LTUUR KWALITEITSZORG EXTERNE FACTOREN
  8. 8. Decreet SCvW 2017 § Uitvoeringsbesluit (art23), de toepassing van principes van goed bestuur: a) ...; b) ... ; c) het bestuur geeft aan hoe ze interne en externe stakeholders betrokken heeft bij strategische beslissingen die genomen zijn in het kader van het ingediende beleidsplan; § Memorie van toelichting (25°), principes van goed bestuur:1) ...; 2) ...; 3) ...; 4) ...; 5) de bestuursorganen erkennen het belang van de interne en externe stakeholders. Bij de strategische beslissingen houden de bestuursorganen rekening met deze stakeholders. 8
  9. 9. Wie zijn je stakeholders? 9
  10. 10. Intern ’Educatieve' medewerkers§ ‘Administratieve' medewerkers’§ ‘Occasionele' medewerkers§ Bestuursvrijwilligers (RvB)§ Vrijwilligers (bestuurders lokale groepen)§ § … 10
  11. 11. Extern § Leden algemene vergadering § Regelgevende overheden § Doelpubliek(en) § Deelnemers en/of leden § Eventueel overkoepelende beweging § Concullega’s § Bovenbouw SCvW (Socius, Federatie, Sociare, …) § Pers en media § Sponsors § Vakbonden § Politici § Opleidingen § … 11
  12. 12. Externe stakeholders identificeren (1) Probeer de stakeholders in te delen in groepen. Niet als een keurslijf, maar vooral om te zien hoe het stakeholdernetwerk in elkaar steekt. § Primaire stakeholders (hebben directe en specifieke belangen) § Secundaire stakeholders (meer algemeen, maar van groot belang voor maatschappelijk draagvlak) § Materiële belangen (economische gerelateerde interesses) § Politieke belangen (verdeling van invloed en macht in en rond de organisatie) § Sociale belangen (op zoek naar sociale verbondenheid en inbedding) § Informatiebelangen (willen feiten en transparantie) § Spirituele belangen (diepere waarden in de organisatie) 12
  13. 13. Externe stakeholders identificeren (2) Stakeholders indelen op macht, legitimiteit en dringendheid. Het is nuttig je steeds af te vragen met welk soort stakeholder je te maken hebt en je af te vragen: § Hoeveel macht heeft deze stakeholder tegenover mijn SCvW organisatie? Met welke machtsmiddelen? § Hoe legitiem is (het belang) van deze stakeholder? § Hoe dringend is dit belang? 13
  14. 14. Stakeholdermapping 14 Belang Hoog Geïnformeerd houden Sleutelfiguren Laag Minimale effecten Tevreden houden Laag Hoog Macht/impact
  15. 15. Prioritaire of sleutel stakeholders Brainstorm in het planningsteam om alle stakeholders§ op te sommen samen met het belang dat ze vertegenwoordigen = ‘long list’ Op basis van de groepsindeling en/of§ de stakeholdermapping maak je een ‘short list’ waarbij je je kan beperken tot de sleutelfiguren 15
  16. 16. Oefenen: long list (1) § Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk. 16 Oefenblad Socius Stakeholderskaart Stakeholder Belang dat de stakeholder vertegenwoordigt
  17. 17. Oefenen: long list (2) § Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk. Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen (kolom 2). 17 Oefenblad Socius Stakeholderskaart Stakeholder Belang dat de stakeholder vertegenwoordigt
  18. 18. Oefenen: long list (3) § Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk. Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen (kolom 2) § Plaats ze op de stakeholderskaart. 18 Stakeholdermapping Oefenblad Socius Belang Hoog Geïnformeerd houden Sleutelfiguren Laag Minimale effecten Tevreden houden Laag Hoog Macht/Impact
  19. 19. Oefenen: long list (4) § Individueel: Som de stakeholders bij jouw organisatie op (kolom 1 op A3 oefenblad). Wees zo specifiek als mogelijk. Formuleer het belang dat ze vertegenwoordigen (kolom 2) en plaats ze op de stakeholderskaart. § In trio: Wissel uit, licht toe en stuur bij (max 10’ per organisatie) 19
  20. 20. Oefenen: short list (1) § Individueel: Selecteer de prioritaire stakeholders voor jouw organisatie op basis van de stakeholderskaart. 20 Stakeholdermapping Oefenblad Socius Belang Hoog Geïnformeerd houden Sleutelfiguren Laag Minimale effecten Tevreden houden Laag Hoog Macht/Impact
  21. 21. Oefenen: short list (2) Stel jezelf volgende vragen om relaties uit te klaren: Welke invloeden bepalen de relatie:• Welke invloed heeft de stakeholder op je organisatie? Welke invloed heeft jouw organisatie op de stakeholder? Wat is het doel van de relatie?• Deelnemer relatie / Vrijwilligersrelatie / Klantrelatie / Arbeidsrelatie / Informatiedeling / Lerend of ontwikkelend netwerk: leren van elkaar en samen ontwikkelen / Netwerk van middelen / Actienetwerk: gezamenlijke acties / Visierelatie: nastreven dezelfde visie Wat zijn de motieven voor de relatie?• Spontaan ontstaan / Noodgedwongen / Gebaseerd op behoeften / Vrijwillig engagement / Hiërarchisch (bv. deel van een groter geheel) 21
  22. 22. Oefenen: short list (3) § Individueel: Selecteer de prioritaire stakeholders voor jouw organisatie op basis van de stakeholderskaart. § In trio: Motiveer deze ‘short list’ alsof je ze moet uitleggen aan de Raad van Bestuur van je organisatie (de collega’s in jouw oefentrio). Suggestie: maak een mindmap. 22
  23. 23. Stakeholders bevragen, intern Wat willen we weten? § Meningen, appreciaties § Aspiraties, goesting § Adviezen Hoe komen we dat te weten? § Via de resultaten van de zelfevaluatie § Via het verslag van de functioneringsgesprekken of via een interview § Via strategieën van draagvlakcreatie 23 De geformuleerde sterktes en zwaktes van de organisatie nemen we mee naar de SWOART analyse (naast andere gegevens). De aspiraties die geformuleerd worden, nemen we ook mee naar de SWOART analyse.
  24. 24. Externe stakeholders bevragen, wat? Wat willen we weten? § Wat verwacht je van de organisatie? § Welke resultaten wil je dat de organisatie de komende vijf jaar neerzet? § Waarom is men wel/niet tevreden over de organisatie? § Wat zijn de sterke/zwakke punten van de organisatie? § Zie je kansen in bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen? § Zijn er bepaalde maatschappelijke ontwikkelingen die bedreigend zijn voor de organisatie en haar missie? 24
  25. 25. Externe stakeholders bevragen, hoe? Hoe komen we dit te weten? Voor je aan een bevraging begint, kijk na of je al over gegevens§ beschikt: doelgroepenquêtes, behoeftedetectie, evaluaties, enz. Een grote bevraging is niet per se nodig als je met een beredeneerd§ samengesteld panel werkt. Wanneer een grootschalige bevraging toch noodzakelijk is, hou het§ simpel. Vermijd te veel open vragen of/en beperk het aantal vragen. Spreek vooraf goed af op welke manier de gesprekken zullen§ gebeuren (telefonisch, via e-mail, …), wie de bevraging uitvoert, hoe de antwoorden verwerkt zullen worden, hoe er wordt gerapporteerd, enzovoort. 25
  26. 26. Stakeholders bevragen, online § Wil je een online stakeholders bevraging opzetten? Hier vind je inspiratie: § https://www.limeservice.com/en/ § http://www.enquetemaken.be § https://nl.surveymonkey.com § Ook een hulpmiddel en gratis: Google spreadsheets De geformuleerde sterkes/zwaktes en kansen of bedreigingen nemen we mee naar de SWOART analyse (naast andere gegevens). De resultaten die gewenst en verwacht worden, nemen we mee naar de SWOART analyse. 26
  27. 27. Verwerken tot SWOART input 27 http://blogs.scw.be/beleidsplanning/fase-4-van-uitdagingen-naar-opties-4-1-beleidsuitdagingen/
  28. 28. En daarna? VORMING ‘VAN GEGEVENS TOT UITDAGINGEN’ De vorming vindt plaats op maandag 15 en donderdag 25 oktober 2018 en bestaat uit twee delen: § Dag 1: welke gegevens hebben we nodig om te komen tot beleidsopties voor de nieuwe beleidsperiode? Hoe komen we aan die gegevens, hoe kunnen we die interpreteren? § Dag 2: oefenen in het interpreteren van die gegevens (SWOART) op basis van de input die de deelnemers uit hun eigen organisatie meebrengen. Aan de tweede dag kan enkel deelgenomen worden door deelnemers die ook de eerste dag hebben gevolgd. 28
  29. 29. Draagvlak creëren en onderhouden Streven naar acceptatie & participatie bij de interne stakeholders: § Participatie is de wijze waarop je binnen een organisatie interne stakeholders actief betrekt bij én engageert voor het planningsproces en beleidsplan; § Acceptatie is de wijze waarop je binnen een organisatie interne stakeholders het planningsproces en beleidsplan actief laat aanvaarden. 29
  30. 30. 30 Waarom draagvlak nodig is ...
  31. 31. Strategieën om par.cipa.e te realiseren Participatie realiseer je door een gezonde mix van de volgende strategieën: informeren, consulteren, adviseren, co-creëren en zelf beheren. § Voorafgaand aan het planningsproces § Tijdens het planningsproces § Bij de uitvoering van het beleidsplan 31
  32. 32. Participatie: informeren § Het planningsteam verstrekt de informatie aan de interne stakeholders die over onvoldoende of onduidelijke informatie beschikken. § Ze zijn toehoorders en kunnen alvast beginnen wennen aan de veranderingen. 32
  33. 33. Par$cipa$e: consulteren § Het planningsteam bevraagt de interne stakeholders via overleg of rondvraag. § Zij worden bevraagd –geconsulteerd– en verschaffen goed omlijnde inspraak. 33
  34. 34. Participatie: adviseren § Het planningsteam vraagt adviezen, zal ermee rekening houden of er beargumenteerd vanaf wijken. § De interne stakeholders zijn adviseurs bij wie actief adviezen ingewonnen worden. 34
  35. 35. Participatie: co-creëren § Het planningsteam gaat met de interne stakeholders gezamenlijk en creatief op zoek naar oplossingen. § Ze zijn actieve partners in een creatief proces. 35
  36. 36. Participatie: zelf beheren Het planningsteam laat het proces aan de interne§ stakeholders en speelt hierin zelf slechts een adviserende rol. Ze zijn medebeslisser en autonome uitvoerder van het§ proces. 36
  37. 37. Participatie: welke strategieën zet je in? 0 10 20 30 Zelf beheren Co-creëren Adviseren Consulteren Informeren Participatie Aantal Kennis § Informeren § Consulteren § Adviseren § Co-creëren § Zelf beheren 37
  38. 38. Strategieën om acceptatie te realiseren Acceptatie realiseer je door een gezonde mix van de volgende strategieën: faciliteren, ondersteunen, tegen bewegen. 38
  39. 39. Accepta'e: faciliteren § Het planningsteam schept zulke voorwaarden dat de gewenste veranderingen vanzelf tot stand komen in het proces. § De stakeholders handelen vrijwillig en krijgen de kansen om de veranderingen waar te maken. 39
  40. 40. Acceptatie: ondersteunen Het planningsteam biedt concrete hulp aan en zorgt ervoor dat hinderende taken uit handen van de interne stakeholders genomen worden. De stakeholders zijn ‘hulpbehoevend’ in een receptieve setting. 40
  41. 41. Accepta'e: tegen bewegen Strategieën om in tegenbeweging te gaan: § Overtuigen § Afdwingen § Ontwijken 41
  42. 42. Acceptatie: overtuigen § Het planningsteam doet beroep op de redelijkheid van de stakeholders, terwijl ze het proces of plan beargumenteren. § De stakeholder is een jurylid dat door te luisteren een standpunt of verhouding ontwikkelt. 42
  43. 43. Acceptatie: afdwingen § Het planningsteam hanteert macht, druk of dwang waarbij het negatieve of positieve sancties aanwendt. § De interne stakeholders zijn ondergeschikten die negatieve sancties kunnen ontlopen en positieve verwerven. 43
  44. 44. Acceptatie: ontwijken Het planningsteam kiest er bewust voor om aan een§ bepaald beleidsdomein of moeilijkheid niets te doen. Bij de stakeholders leeft er geen probleembewustzijn,§ ze zijn onwetend. 44
  45. 45. Oefening § Individueel: hoe zou jij aan het draagvlak van je beleidsplan willen werken? Welke strategieën voor acceptatie denk je best te gebruiken in relatie tot de gemaakte lijst van stakeholders? 45 Stakeholderbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie? Oefenblad Socius Wat doe je al? Wat is gewenst? Wat is haalbaar? Welke middelen inzetten, voor welke stakeholders?
  46. 46. Stakeholders in het zakelijk plan Draagvlak creëren: Streven naar acceptatie & participatie bij de externe stakeholders. Onder meer door: Communicatie§ Kwaliteitszorg, beleidsplanning en§ voortgangsrapportage Goed bestuur§ 46
  47. 47. http://radar.socius.be RADAR als hulpmiddel bij het uitwerken van het zakelijke deel van je beleidsplan en bij de afstemming tussen inhoudelijk en zakelijk deel. 47
  48. 48. Communicatie § Een effectief communicatiebeleid veronderstelt een geïntegreerde en integrale aanpak van de interne én de externe communicatie, best gebundeld in een communicatieplan. § Bij interne communicatie hebben we het over acties die erop gericht zijn je medewerkers te informeren over de taken die ze moeten opnemen binnen de organisatie, je missie en kernwaarden, de beleidsplanning, belangrijke veranderingsprocessen … § Met externe communicatie hebben we het over alle inspanningen die een organisatie levert om te communiceren met de buitenwereld. Ook hier kan je verschillende doelen voor ogen hebben. Wil je de aandacht trekken? Informeren? Overtuigen? Ondersteunen? Verbinden? Gebruik ook de strategieën zoals die bij de draagvlakcreatie voor interne stakeholders: participatie en acceptatie. 48
  49. 49. Kwaliteitszorg § Een integraal kwaliteitsbeleid is erop gericht om de bedrijfsvoering systematisch en voortdurend te verbeteren en te vernieuwen. § Dat kwaliteitsbeleid heeft de bedoeling om de missie, de visie en de doelen van de organisatie beter te realiseren. Dat betekent bijvoorbeeld efficiënter, effectiever of beter afgestemd op de verwachtingen van stakeholders (zoals deelnemers, leden, burgers, overheid, …). Of anders gezegd: kwaliteitsbeleid is erop gericht om de juiste dingen goed te doen. In een sociaal-culturele context betekent dat het participatief opmaken van een beleidsplan om dan dit plan correct uit te voeren, op te volgen, bij te sturen en er transparant over te rapporteren. 49
  50. 50. Goed bestuur Het uitvoeringsbesluit vertaalt een aantal principes naar beoordelings- en evaluatiecriteria. Zo moet een organisatie vanuit haar missie en doelen: § aangeven hoe ze transparantie en verantwoording van en in haar bestuur organiseert; § expliciteren wat de samenstelling, rol en bevoegdheden van de bestuursorganen zijn; § aangeven hoe interne en externe stakeholders betrokken zijn bij strategische beslissingen; § aantonen hoe ze de principes van goed bestuur nu toepast, waar ze eventueel verder in wil groeien en welke initiatieven ze daarvoor neemt. 50
  51. 51. Stakeholdersbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie: Bespreek in trio hoe je je relatie zal uitbouwen en onderhouden. Adviseer elkaar! § Wat doe je al? § Wat is gewenst? § Wat is haalbaar? § Welke middelen zou je willen inzetten? Geschikt voor welke groep stakeholders? 51 Na dit alles? Slotoefening Stakeholderbetrokkenheid en draagvlak in jouw organisatie? Oefenblad Socius Wat doe je al? Wat is gewenst? Wat is haalbaar? Welke middelen inzetten, voor welke stakeholders?
  52. 52. http://blogs.scw.be/beleidsplanning Sainctele)esquare 19 ⋅ 1000 Brussel ⋅ www.socius.be

×