Creatividad para reuniones

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Creatividad para reuniones

  1. 1. Técnicas de creatividad para la gestión de reuniones Silvia Muriel Gómez – smuriel@ncuentra.esPortugalete – 21 al 29 de noviembre, de 2011
  2. 2. 1.- Para qué hacemos la reunión2.- Para qué hemos venido3.- Ubicarse4.- El tiempo es oro5.- Un triángulo y un cuadrado6.- Apoyos muy útiles, ¡atrévete!7.- ¡Manos a la obra!8.- Técnicas para la creatividad colectiva Los seis sombreros de De Bono Pecha Kucha 20x20 Mapas mentales World Café9.- Herramientas clásicas para tratar ideas10.- Otras técnicas de apoyo
  3. 3. ¿PARA QUÉ HACEMOS LA REUNIÓN?• Informar ≠ Comunicar• Formar (personas adultas) ≠ Aprender• Intercambiar puntos de vista y recoger opiniones• Negociar y llegar a acuerdos• Tomar decisiones• Generar ideas• Generar comunidad • “Qué” no es lo mismo que “para qué”. • Un pecado mortal: “no sé para qué era la reunión”. • Empezar siempre por el principio: para qué hemos venido. • Un truco, mirando una a una a todas las personas presentes: “Entonces, ¿nos queda claro para qué es la reunión? David, ¿nos queda claro?” – Reformulación de lo importante. • Muchos objetivos, poca diversión; un error. • Otro truco: ¿por qué no lo dejamos escrito?
  4. 4. ¿PARA QUÉ HEMOS VENIDO? Específicos RealistasOBJETIVOS DE Verificación posible de su logroCONTENIDO Especificación de fechas de logro Inclusión de metas intermediasOBJETIVOS DE Integración en una dinámica positiva de PROCESO trabajo en equipo
  5. 5. UBICARSE….
  6. 6. El tiempo es oro EL TIEMPO ES ORO Una reunión cuesta “€” según el tiempo que exige. Precio =(coste horario x cada participante) x nº horas dedicadas Ley de Pareto o del 80-20: “Lo esencial absorbe poco tiempo, lo accesorio mucho”. Ley de Parkinson: “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible”. “Las tareas se expanden o se comprimen según el tiempo que dispongamos para hacerlas”. “Todo proyecto tiende a alargarse en el tiempo el tiempo que se le asigne”. Ley de Carlson: “Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”. Ley de Illich: “Después de un cierto número de horas, la productividad del tiempo invertido decrece primero y se hace negativa después”.
  7. 7. UN TRIÁNGULO … Y UN CUADRADO MANTENIMIENTOTAREA PROCESO ACLARAR RELAJAR CONTROLAR DINAMIZAR
  8. 8. TAREA: Procurar el correcto desarrollo de los temas según los objetivos establecidos • Solicitar opiniones … aclaraciones … • Recoger ideas … hacer de espejo … Retomar alguna intervenciones no comprendidas … • Aportar ideas y opiniones • Buscar información para completar el enfoque, completar para añadir matices • Estimular a trabajar sobre propuestas propias y ajenasPROCESO: Organización del trabajo, resolver las dificultades que surgenen el plano lógico• Recoger y señalar, en el momento oportuno, las opiniones expuestas y las contrarias, los acuerdos …• Hacer la síntesis de lo expuesto• Reformular y resumir aportaciones no suficientemente claras o muy extensas, pedir aclaraciones …• Centrar la atención en el objetivo de la reunión, reconducir intervenciones que se alejen … MANTENIMIENTO: Cuidado de las relaciones interpersonales, resolver las dificultades que emergen en el plano psicológico • Fijarse en quienes no participan y estimularles … mantener el clima de participación • Fijarse en quienes acaparan la reunión y hacérselo notar • Aclarar las diferencias u oposiciones entre quienes participan • Señalar los roles jugados por determinadas personas
  9. 9. ¡MANOS A LA OBRA!PLANIFICACIÓN: •Para qué: tema o problema a abordar •Por qué: necesidad que lo motiva, justificación •Quiénes: participantes •Cuánto tiempo: rentabilidadORGANIZACIÓN: •Cómo: tipo de reunión, planteamiento del tema, encuadre, programación, comprobación previa •Con qué: convocatoria, orden del día, guión, documentación •Cuándo: fecha, horario •Dónde: lugar y condiciones •Para qué: concreción de objetivos •Método: dinámica del proceso •Necesidades: espacios, movilidad, medios …
  10. 10. PLANIFICACION: ¿Para qué? ¿Encuentro o reunión normal o situación especial aAcciones lógicas y la que atender?coherentes quefacilitan el logro de los ¿Por qué? ¿Sólo pueden ser tratados entre varias personas?propósitos ¿No existe otro sistema más operativo y barato? Preguntarse: “la mejor reunión, ¿la que no se hizo?” ¿Quiénes? Todas y sólo aquellas personas que permitan la distribución equilibrada del grupo. Personas afectadas, con autoridad y poder. Que conocen el asunto. Interesadas en tratar y resolver el asunto. ¿Cuánto tiempo? Ponderar la relación favorable entre coste (inversión) y resultados (objetivos a corto y medio plazo)
  11. 11. ¿Para qué?ORGANIZACIÓN: Definir el objetivo a alcanzar (objetivo de tarea, de proceso, de ambos).Hacer operativa laplanificación ¿Cómo? Definir el tipo de reunión, formato, dinámica de trabajomovilizando los o metodología a emplear … La más adecuada para la consecución del objetivofactores que apoyensu efectividad Atender a las necesidades de la dirección/animación (orientación a personas, equipo y tarea) ¿Con qué? Orden del día, guión por temas que permita una visión global, objetivar la tarea ... Documentación de apoyo: notas, informes, gráficos, vídeos, viñetas, artículos, relatos … ¿Cuándo? Fijar fecha y hora de comienzo y fin, atender a necesidades de las personas ¿Dónde y con qué? Local sin ruidos, interrupciones o incomodidades evidentes; que responda a la importancia del asunto, que facilite el intercambio, la movilidad -si es necesaria-. Preparación y comprobación: sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual…
  12. 12. APOYOS MUY ÚTILES… ¡ATRÉVETE! Viñetas humorísticas, irónicas, reivindicativas … Imágenes, fotografías … que planteen ideas radicalesFormulación de ideas radicales para favorecer la reflexión y salir de cierta posición de confort Relatos, narraciones cortas, artículos … Vídeos, anuncios, cortos … Jugar con los espacios físicos donde se realice el encuentro: espacios horizontales, verticales… Utilización de materiales o recursos varios:cartulinas de colores, post-it, papelógrafo, juegos de mesa …
  13. 13. LOS SEIS SOMBREROS DE DE BONO Seis sombreros para pensar, Six Thinking Hats: An Essenctial Approach to Business Managemente, Edward De Bono. Metodología para discusiones y toma de decisiones en grupo. Hipótesis: el cerebro puede adoptar seis distintos estados…La tendencia natural de los grupos es a disponer de unpensamiento desestructurado.El hecho simbólico de adoptar un mismo proceso depensamiento, un mismo estado mental a un mismo tiempoen todas las personas, hace que se creen convergenciaspositivas en la generación de ideas y toma de decisiones.
  14. 14. Se usan sombreros de colorescomo metáforas de cada estado.SEIS ESTADOS:Neutralidad: BLANCO: hechos…Sentimiento: ROJO: reacciones,emociones…Juicio negativo: NEGRO:identificación de barreras…Juicio positivo: AMARILLO:identificación de beneficios…Pensamiento creativo: VERDE:provocación, investigación…Proceso de control: AZUL:pensamiento sobre el pensamiento
  15. 15. PECHA KUCHA 20 X 20¿Quién inventó este formato?Un estudio de arquitectura, en 2003, en Japón, queríaapoyar a jóvenes del mundo del diseño y la arquitectura,dándoles la oportunidad de reunirse, conocer gente ymostrar su trabajo.¿Por qué inventar este formato?“L=s arquitect=s hablan mucho”, pensaron. “Dales unmicrófono y algunas imágenes y no pararán nunca. Da unpowerpoint a cualquiera y tendrá el mismo problema”.¿Qué es PechaKucha 20x20?Sencillo formato para hacerpresentaciones: se muestran 20imágenes, cada una durante20 segundos.Las imágenes van sucediéndoseautomáticamente y quienexpone va hablando sobre ellas.
  16. 16. MAPAS MENTALESPermite representar de forma gráfica y esquemática los aspectos más importantes de un conocimiento. Se registran, relacionan y jerarquizan un grupo de ideas importantes sobre un tema central.
  17. 17. Foco temático o idea central (dibujo, texto) sobre el que se va areflexionar.Jerarquización de las ideas según su importancia o amplitud: •Ideas más importantes, en tipografía destacada. •Nuevas ideas secundarias, surgidas de las ideas primariasUtilización de palabras, frases cortas y dibujos que simbolicen imágenes.Utilización de un color para cada nódulo Mapa conceptual
  18. 18. WORLD CAFÉ: La conversación creativa Las personas tienen la sabiduría y creatividad suficientes para enfrentarse a los retos más difíciles
  19. 19. PRINCIPIOS DEL WORLD CAFÉ Principio 1 Principio 2 Identifica el Genera un espacio propósito: acogedor: “cuando tienes una “creemos idea clara de qué y ambientes que del por qué de tu nutran la Café, el cómo se conversación vuelve mucho más auténtica” sencillo” Principio 3 Principio 4 Explora los asuntos Motiva la importantes: las contribución preguntas de todos en la poderosas: conversación: “relevantes a las “contribuciónpreocupaciones de la mejor que vida real del grupo; participación; que atraigan la tu contribución energía colectiva, la es un introspección y la ingrediente acción” clave”
  20. 20. Principio 5 Principio 6 Conecta Escuchemos juntos, perspectivas escuchar es un diversas: regalo que nos “la inteligencia damos los unos a los surge cuando el otros:sistema se conecta “escucha como si consigo mismo en cada persona fuese formas diversas y realmente sabia; creativas” escucha abierto para ser influido; escucha para que quien está Principio 7 hablando, se expreseRecoge y comparte plenamente; escucha descubrimientos para encontrar colectivos: preguntas más “reflexiona: ¿qué ha profundas; escuchaemergido aquí? ¿qué aquello de lo que noasuntos profundos? se está hablando ¿notamos algún dentro de lo que sepatrón? ¿qué vemos está compartiendo” ahora como resultado de las conversaciones?. Destila la esencia y dalo a conocer”
  21. 21. Orientaciones para el diálogo provechoso oFocalízate en lo que realmente importa o Contribuye con tus ideas y experiencias o Relaciona y conecta ideas o Escucha para comprender lo más profundo, lo más verdadero o No busques respuestas, sino el significado de lo que se dice o Mantente abiert@ al cambio o Lleva contigo a la siguiente ronda de conversación aquello que pienses sea la esencia de lo que se ha dicho en tu mesa
  22. 22. HERRAMIENTAS CLÁSICAS PARA TRATAR IDEAS
  23. 23. TORMENTA DE IDEAS OBRAINSTORMINGImporta más la cantidad quela calidad de las ideas.¡Atreverse a aportar!
  24. 24. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO, óDIAGRAMA ISHIKAWA óESPINA DE PESCADOAnálisis lógico de las posibles causasque generan un problema.
  25. 25. DIAGRAMA DE FLUJOAporta información sobre el procesode una tarea o proceso
  26. 26. Otras técnicas de apoyo…•ELEVATOR PITCH / ELEVATOR SPEECH•FORMULACIÓN DE UNA ESTRATEGIA A TRAVÉSDEL ANÁLISIS DE LOS GRUPOS DE INTERÉS•MANDALA•PLANIFICACIÓN VISUAL DE UN PROYECTO•OPEN SPACE•GENERAR VISIONES, VISIONANDO EL FUTURO•ADOPCIÓN DE ROLES PARA EL ANÁLISIS DEPROBLEMAS•VENTANA DE JOHARI PARA EL ANÁLISIS DEPROBLEMAS•PNL: ATENDER A LOS CANALES VISUAL –AUDITIVO – KINESTÉSICO•UTILIZACIÓN DE UN LENGUAJE VISUAL
  27. 27. FuentesFuente principal para buena parte de las primeras 11transparencias: Consultoría Artesana, #REDCA, Emotools, Theproyecto y mik. Gracias por la licenciaHerramientas clásicas para el tratamiento de ideas: Euskalit

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