Welkom bij de gemeente Deventer
H. Sligman teammanager DM <ul><li>Gemeente Deventer </li></ul><ul><li>Team DM 20 fte </li></ul><ul><li>100.000 inwoners </...
Naar het nieuwe werken <ul><li>Nieuwbouw stadskantoor 20-12-2012 ? </li></ul><ul><li>Activiteit gerelateerd werken </li></...
Substitutie Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over ...
“Digitale” Substitutie <ul><li>Digitale reproductie van analoge archiefbescheiden met het doel de digitale equivalent als ...
Substitutie deventer <ul><li>Substitutie voor inkomende en uitgaande post. </li></ul><ul><li>Per iteratie (product) is er ...
Digitaal handboek <ul><li>Handboek  Digitalisering  Postproces Gemeente Deventer </li></ul><ul><ul><li>Bijlage 1  Kwalitei...
Multichanneling/capture <ul><li>post (postbus/brievenbus) </li></ul><ul><li>“ balie” (okselpost </li></ul><ul><li>e-mail (...
tafel DM Vergunningen platform Adm. Vergun. Vergun ning verlener Output Senior Team- manager DM Front-office 2 e  lijn Pos...
 
Postontvangst
Milieumelding
Kwaliteit van Digitaal archief  <ul><li>Authenticiteit gewaarborgd door o.a. substitutie </li></ul><ul><li>Betrouwbaar en ...
Principieel uitgangspunt <ul><li>Een ontvangen document is een record. </li></ul><ul><li>Digitaal blijft digitaal </li></u...
Digitaal dossier
dossier <ul><li>Naar dossier sloopvergunning </li></ul>
Voorbeelden <ul><li>Tekening verval papier </li></ul><ul><li>Wat is “origineel” oud wit of huidig geel of zwart. </li></ul>
depot <ul><li>A-depot </li></ul><ul><li>E-depot </li></ul><ul><li>Of </li></ul><ul><li>I-depot </li></ul>
Archief Bouwvergunningen 240  m1 bouwvergunningen  Dynamische periode = 90m2 x € 200 = € 18000 Beheer 1,5 fte = € 60.000 S...
Aandachtspunten <ul><li>Goed meedenkende Prov. Insp. </li></ul><ul><li>Meewerkende en denkende ICT </li></ul><ul><li>Samen...
<ul><li>Wat direct perfect moet zijn </li></ul><ul><li>heeft </li></ul><ul><li>geen kans om te groeien </li></ul>
Weg met….
Stelling 1 <ul><li>Alle gemeenten moet voor 31-12-09 een substitutie plan ter goedkeuring hebben voorgelegd aan de prov in...
Stelling 2 <ul><li>Alle vigerende vergunningen </li></ul><ul><li>moeten </li></ul><ul><li>in 2015 “origineel digitaal” zij...
Stelling 3 <ul><li>Archiefbesluit art. 13 </li></ul><ul><li>Inrichting archiefruimte  </li></ul><ul><li>en/of </li></ul><u...
Details voor duurzaamheid en archiefruimten <ul><li>Bij de beplanting van het omliggende </li></ul><ul><li>terrein zijn ge...
Stelling 4 <ul><li>Overbrengingstermijn staat ter discussie  </li></ul><ul><li>en de “beschrijvende inventaris” moet </li>...
Stelling 5 <ul><li>DIV-ers  </li></ul><ul><li>lopen 100 jaar voor op  </li></ul><ul><li>ICT-ers.  </li></ul>
  vragen/discussie  Henk Sligman , Gemeente Deventer
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Substitutie Gem Deventer

1,227 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,227
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
10
Actions
Shares
0
Downloads
16
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Substitutie Gem Deventer

  1. 1. Welkom bij de gemeente Deventer
  2. 2. H. Sligman teammanager DM <ul><li>Gemeente Deventer </li></ul><ul><li>Team DM 20 fte </li></ul><ul><li>100.000 inwoners </li></ul><ul><li>900 medewerkers </li></ul>
  3. 3. Naar het nieuwe werken <ul><li>Nieuwbouw stadskantoor 20-12-2012 ? </li></ul><ul><li>Activiteit gerelateerd werken </li></ul><ul><li>Papierarm kantoor; informatie altijd en overal beschikbaar en toegankelijk </li></ul>
  4. 4. Substitutie Reproductie van archiefbescheiden met het doel tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te kunnen gaan&quot;
  5. 5. “Digitale” Substitutie <ul><li>Digitale reproductie van analoge archiefbescheiden met het doel de digitale equivalent als enkelvoudig origineel aan te wijzen en de dan analoge kopie eventueel te vernietigen. </li></ul><ul><li>Suggestie ter overweging ???? </li></ul>
  6. 6. Substitutie deventer <ul><li>Substitutie voor inkomende en uitgaande post. </li></ul><ul><li>Per iteratie (product) is er ambtelijk overleg met de Archivaris en Provincie. </li></ul><ul><li>Dus (nog) niet voor oudere bestanden </li></ul>
  7. 7. Digitaal handboek <ul><li>Handboek Digitalisering Postproces Gemeente Deventer </li></ul><ul><ul><li>Bijlage 1 Kwaliteitsprocedure Scannen </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 2 Postbehandeling </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 3 Proces scannen naar Meridio </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 4 Structuur en overzicht metadata Meridio </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 5 Procedure wijzigingen digitaal handboek </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 6 Handleiding registratie Meridio ingekomen documenten   </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 7 Systeembeheer Meridio </li></ul></ul><ul><ul><li>Bijlage 8 Procedure aanvraag machtiging </li></ul></ul>
  8. 8. Multichanneling/capture <ul><li>post (postbus/brievenbus) </li></ul><ul><li>“ balie” (okselpost </li></ul><ul><li>e-mail (outlook) </li></ul><ul><li>landelijke voorziening LVO’s </li></ul><ul><li>web formulieren </li></ul><ul><li>front office (klantregiseur/adv. </li></ul><ul><li>telefoon </li></ul>
  9. 9. tafel DM Vergunningen platform Adm. Vergun. Vergun ning verlener Output Senior Team- manager DM Front-office 2 e lijn Post/ LVO Verzen-den Implementatie aangepast administratief proces en dienstverleningsconcept Vergunningen Per 2 maart 2009
  10. 11. Postontvangst
  11. 12. Milieumelding
  12. 13. Kwaliteit van Digitaal archief <ul><li>Authenticiteit gewaarborgd door o.a. substitutie </li></ul><ul><li>Betrouwbaar en volledigheid </li></ul><ul><li>Integer, geautoriseerd en beveiligd </li></ul><ul><li>Bruikbaar, vindbaar, raadpleegbaar, begrijpelijk in de context </li></ul>
  13. 14. Principieel uitgangspunt <ul><li>Een ontvangen document is een record. </li></ul><ul><li>Digitaal blijft digitaal </li></ul><ul><li>Papier wordt digitaal </li></ul><ul><li>Record Management </li></ul><ul><li>Document Management </li></ul><ul><li>Proces Management </li></ul>
  14. 15. Digitaal dossier
  15. 16. dossier <ul><li>Naar dossier sloopvergunning </li></ul>
  16. 17. Voorbeelden <ul><li>Tekening verval papier </li></ul><ul><li>Wat is “origineel” oud wit of huidig geel of zwart. </li></ul>
  17. 18. depot <ul><li>A-depot </li></ul><ul><li>E-depot </li></ul><ul><li>Of </li></ul><ul><li>I-depot </li></ul>
  18. 19. Archief Bouwvergunningen 240 m1 bouwvergunningen Dynamische periode = 90m2 x € 200 = € 18000 Beheer 1,5 fte = € 60.000 Statisch archief = 240 m1 X € 30 = € 7200 (excl. Beheer) Investeringsmogelijkheid?
  19. 20. Aandachtspunten <ul><li>Goed meedenkende Prov. Insp. </li></ul><ul><li>Meewerkende en denkende ICT </li></ul><ul><li>Samenwerken met proceseigenaar. </li></ul><ul><li>Zeer snel veranderende omgeving </li></ul><ul><li>Archief aan de voorkant (frontoffice) </li></ul><ul><li>Beperkte kennis in organisatie. </li></ul>
  20. 21. <ul><li>Wat direct perfect moet zijn </li></ul><ul><li>heeft </li></ul><ul><li>geen kans om te groeien </li></ul>
  21. 22. Weg met….
  22. 23. Stelling 1 <ul><li>Alle gemeenten moet voor 31-12-09 een substitutie plan ter goedkeuring hebben voorgelegd aan de prov insp. (van digitaal naar papier of van papier naar digitaal) </li></ul>
  23. 24. Stelling 2 <ul><li>Alle vigerende vergunningen </li></ul><ul><li>moeten </li></ul><ul><li>in 2015 “origineel digitaal” zijn </li></ul>
  24. 25. Stelling 3 <ul><li>Archiefbesluit art. 13 </li></ul><ul><li>Inrichting archiefruimte </li></ul><ul><li>en/of </li></ul><ul><li>Inrichting server-ruimte en servers </li></ul>
  25. 26. Details voor duurzaamheid en archiefruimten <ul><li>Bij de beplanting van het omliggende </li></ul><ul><li>terrein zijn geen klimplanten </li></ul><ul><li>geplaatst tegen de buitengevels; stuifmeelrijke </li></ul><ul><li>planten zijn vermeden. </li></ul>In afwijking van het tweede lid voldoen balpennen en balpeninkten aan DIN 16554.2 of ISO 12757-2 en rollerbalpennen en rollerbalpeninkten aan ISO 14145-2.
  26. 27. Stelling 4 <ul><li>Overbrengingstermijn staat ter discussie </li></ul><ul><li>en de “beschrijvende inventaris” moet </li></ul><ul><li>herijkt worden </li></ul>
  27. 28. Stelling 5 <ul><li>DIV-ers </li></ul><ul><li>lopen 100 jaar voor op </li></ul><ul><li>ICT-ers. </li></ul>
  28. 29. vragen/discussie Henk Sligman , Gemeente Deventer

×