SlideShare a Scribd company logo
INHOUDSOPGAVE                                       PAG


INLEIDING                                             1


1. EINDTERMEN "VERGADEREN"                            2


2. VERGADEREN; een toelichting                        3

 2.1 DE DOELEN                                        5

 2.2 DE ROLLEN                                        5

 2.3 DE SPELREGELS                                    8


3. CHECKLIST VERGADEREN                              12


4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR                          13


BIJLAGE 1 - SHEET: "BOBU" MODEL                      14


BIJLAGE 2 - SHEET: DOELEN EN FASEN BIJ VERGADEREN    15


BIJLAGE 3 - VOORBEELD VAN EEN AGENDA                 16


BIJLAGE 4 - SAMENVATTING VAN PRAKTISCHE TIPS        17




Katern Vergaderen
INLEIDING


Dit katern is het derde in een serie over algemene beroepsvaardigheden. Doel van deze katernen is,
een toelichting te geven met betrekking tot onderwerpen als projectmanagement, teamwork, vergade-
ren, presenteren en dergelijke. De informatie kan gebruikt worden bij de invulling van opdrachten en
projecten uit allerlei vakgebieden.

Het onderwerp "vergaderen" wordt gepresenteerd vanuit drie invalshoeken. Eerst wordt gekeken naar
belangrijke doelen van vergaderen. Vervolgens wordt uiteengezet welke taken en rollen deelnemers
aan een vergadering hebben en hoe men aan zo'n rol inhoud geeft. Daarna wordt een aantal
spelregels gegeven voor het maken van een uitnodiging, een agenda e.d.

Aan het katern zijn een checklist en een aantal bijlagen toegevoegd, die -naar wij hopen- de
bruikbaarheid van de geboden informatie nog vergroten.




Drs. M.G. Altena
Drs. W.G. Bekkering
Ir. J.J. van Veldhuizen


maart 1996




Katern Vergaderen                                           pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1. EINDTERMEN VERGADEREN


Algemeen:         De student kan effectief, efficiënt en correct vergaderen en desgevraagd de rol
                  van voorzitter of notulist/secretaris op een goede manier vervullen.



Eindtermen betreffende kennis


De student kent:

*      de in het katern gehanteerde definitie van een vergadering.

*      het BOBU-model.

*      de in het katern beschreven spelregels voor vergaderen.

*      de taken en verantwoordelijkheden van een voorzitter, een notulist en van een deelnemer
       aan een vergadering.



Eindtermen betreffende vaardigheden


De student kan:

*      volgens de regels een convocatie en/of een agenda voor een vergadering opstellen.

*      een vergadering zodanig voorzitten, dat het doel ervan wordt bereikt, gebruikmakend van de
       inbreng van alle aanwezigen.

*      als deelnemer in een vergadering op constructieve wijze bijdragen aan een proces van
       beeldvorming, ontwerpen en besluitvorming.

*      verantwoordelijkheid dragen voor de (gedeeltelijke) uitvoering van besluiten die in een
       vergadering genomen zijn.

*      de inhoud van een vergadering correct vastleggen in een verslag.




Katern Vergaderen                                          pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2. VERGADEREN "EEN TOELICHTING"


Veel mensen houden niet van vergaderen. Ze vinden dat er te veel en te langdurig vergaderd wordt.
Een veel gehoorde klacht is ook dat vergaderingen vaak zo zinloos lijken.
Zo hoeft het natuurlijk niet te zijn: als het doel van een vergadering goed omschreven is en als de
deelnemers zich inzetten om dat doel zo effectief en efficiënt mogelijk te bereiken kunnen
vergaderingen zinvol en motiverend zijn.

Dat klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Als je aan een vergadering deelneemt, moet je inzicht
hebben in de processen die tijdens een vergadering kunnen spelen en je moet vaardigheden
ontwikkelen om met die processen om te gaan. Je moet je vergaderrol professioneel leren vervullen.
Dit katern kan daarbij ondersteuning bieden.


EEN DEFINITIE VAN VERGADEREN


Een definitie kan luiden:

vergaderen =                a. een overleg
                            b. tussen een aantal personen
                            c. om gezamenlijk keuzes te maken
                            d. en de uitvoering van besluiten te controleren


a. Een overleg

Met overleg wordt bedoeld: doelgerichte communicatie tussen personen. Het is van groot belang voor
een vergadering doelen vast te stellen. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat deelnemers aan de
vergadering het nut ervan niet inzien. Zodra de doelen van een vergadering vaststaan, kan gestreefd
worden naar een zo goed mogelijk vergaderresultaat. Dat resultaat staat of valt met een goede
onderlinge communicatie: spreekt iedereen zich duidelijk uit en luistert iedereen naar elkaar ?


b. tussen een aantal personen

Voor een vergadering is altijd een minimum aantal deelnemers vereist. Dat aantal is tenminste drie,
maar kan ook veel groter zijn. Het aantal deelnemers is bepalend voor de werkwijze in een
vergadering. Een vergadering met een klein aantal aanwezigen heeft vaak als voordeel dat allen
voldoende tijd kunnen krijgen om een standpunt uiteen te zetten, terwijl dat bij een groter aantal
deelnemers vaak niet mogelijk is. In zulke gevallen is dikwijls sprake van een vastgestelde spreektijd
per persoon.


c. om gezamenlijke keuzes te maken

Veel vergaderingen hebben agendapunten ter besluitvorming. Aan zulke besluiten gaat altijd een
proces van beeldvorming ten aanzien van het probleem en "ontwerpen" van standpunten,
alternatieven of oplossingen vooraf. (zie figuur 1 en 2 en ook paragraaf 2.1). Keuzes maken kost tijd !

Soms is de datgene waarover een besluit genomen moet worden niet zo complex en kunnen de
genoemde stappen binnen één vergadering worden gezet. Het is echter ook denkbaar dat een
kwestie zo ingewikkeld is, dat het een paar vergaderingen kost voordat alle stappen goed doorlopen
zijn. In ieder geval is het van groot belang om zorgvuldig te zijn als het gaat om besluitvorming.




Katern Vergaderen                                            pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
d. en de uitvoering van besluiten te controleren

Iedereen die aan een vergadering deelneemt is er mede verantwoordelijk voor dat genomen besluiten
daadwerkelijk worden uitgevoerd. Vaak wordt in dit verband de term implementatie gebruikt: de
betrokkenen moeten besluiten implementeren.
Hoe kun je zoiets controleren ? Het nalopen van de notulen van vorige vergaderingen en het
doornemen van bijbehorende actiepuntenlijstjes zijn vaak goede hulpmiddelen om na te gaan of
iedereen zich aan gemaakte afspraken houdt.




figuur 1




2.1 VERGADEREN - DE DOELEN


Vergaderingen hebben tot doel, na de afwerking van een aantal standaard-agendapunten, bepaalde
onderwerpen te behandelen. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: de beeldvorming met betrekking tot een
bepaald onderwerp. Vaak heeft één van de aanwezigen informatie die voor de anderen van belang is
om een goed beeld te krijgen van iets dat speelt. Het is ook mogelijk dat een punt op de agenda staat
met de bedoeling erover dóór te denken. De deelnemers dragen dan allemaal bij aan het verzinnen
van mogelijke oplossingen voor een probleem of aan het ontwerpen van alternatieven.
De genoemde doelen hangen samen met de fase van behandeling van een onderwerp. Het is nuttig
om op de agenda aan te geven in welke fase van bespreking een onderwerp zich bevindt en met welk
doel het betreffende agendapunt is opgenomen.

In het BOBU-MODEL is samengevat welke fasen van bespreking onderscheiden kunnen worden en
waartoe dat leidt in een vergadering.


 FASE       DOEL                               ACTIVITEITEN



Katern Vergaderen                                          pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
1         Beeldvorming                       * probleemstelling
                                               * informatie verstrekken (door interne of
             "ter informatie"                     externe deskundige)
                                               * gelegenheid tot vragen stellen
                                               * analyse van het probleem (feiten,
                                                  randvoorwaarden voor oplossingen)



  2         Ontwerpen                          * probleemstelling wordt herhaald
                                               * brainstorm m.b.t. oplossingen
             "ter discussie"                   * toetsing van de bedachte oplossingen



  3         Besluitvorming                     * keuze voor oplossing/strategie via
                                                 stemprocedure die van tevoren is vastgelegd.
             "ter beslissing"                  * afspraken maken over de implementatie



  4         Uitvoering                         * n.a.v. notulen + actiepuntenlijst nagaan wat
                                                 er van de behandelde punten is uitgevoerd
             "actiepuntenlijst"                  en hoe dat is verlopen.

 figuur 2




Zoals al vermeld werd: het is mogelijk om in één vergadering een onderwerp zo te bespreken dat alle
fasen achtereenvolgens doorlopen worden. Dat lukt als het gaat om relatief eenvoudige zaken. Het is
echter ook goed denkbaar dat voor het doorlopen van de verschillende fasen meerdere
vergaderingen nodig zijn. Dit hangt af van het desbetreffende onderwerp, de voorkennis daaromtrent,
de beschikbare tijd etc.
Vast staat dat voor een optimaal resultaat bij het behandelen van een onderwerp moeten alle fasen
doorlopen worden.



2.2 VERGADEREN - DE ROLLEN


De deelnemers aan een vergadering hebben elk een eigen rol, met een daarbij behorend
takenpakket. De rollen kunnen zijn: voorzitter, secretaris/notulist en deelnemer. Bij elk van de
rollen volgt hieronder een toelichting.



De voorzitter

De kwaliteit en kennis van zaken van een voorzitter zijn in hoge mate bepalend voor het welslagen
van een vergadering. Dit brengt voor een voorzitter dus verantwoordelijkheden met zich mee. Die
verantwoordelijkheden betreffen:




Katern Vergaderen                                          pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
a. voorwerk

        *       Vaststellen wat de procedures zijn.
        *       Vaststellen wie worden uitgenodigd.
        *       Overleg met de notulist.
        *       Onderwerpen voorbereiden.
        *       Nadenken over inleiding van onderwerpen.
        *       Nadenken over mogelijke reacties van aanwezigen en hoe daarmee om te gaan.


b. tijdens de vergadering

        *       Agendapunten duidelijk en volledig introduceren.
        *       Doelstellingen agendapunten bewaken.
        *       Discussie en participatie van aanwezigen stimuleren.
        *       De sfeer bewaken.
        *       Discussie geregeld samenvatten, ter verduidelijking.
        *       Wijzen op overeenkomsten/tegenstrijdigheden in discussie.
        *       Onderwerpen bewaken / afdwalen voorkomen.
        *       De tijd bewaken.
        *       Voorstellen formuleren om in stemming te brengen.
        *       Resultaten van stemming/besluiten goed onder woorden brengen.
        *       Aangeven hoe besluiten moeten worden uitgevoerd.


c. nawerk

        *       In de gaten houden of actiepunten worden uitgevoerd.
        *       Bijdragen aan de uitvoering van genomen besluiten.
        *       Controleren of notulen tijdig worden verspreid (binnen 1 week).
        *       Signaleren van tekenen van onvrede e.d. na afloop van een vergadering en daar
                goed op reageren.


Een goede voorzitter heeft zowel oog voor de taakgerichte activiteiten als voor de groepsgerichte
activiteiten. Het is van groot belang dat goed is vastgelegd wat de rol van de voorzitter in een
vergadering is: mag hij zich in een discussie mengen om het resultaat van een vergadering te
beïnvloeden, of wordt hij geacht zich neutraal op te stellen en is hij vooral bewaker van de
procedures ?



de notulist/secretaris

De notulist/secretaris is verantwoordelijk voor de praktische voorbereiding van een vergadering. Hij
draagt meestal zorg voor onderstaande punten. Het is wel zo, dat de uitvoering van diverse taken
dikwijls in onderling overleg geregeld wordt, zodat de onderstaande takenlijsten er ook anders uit
kunnen zien.


a. voorwerk

        *       Het vaststellen van de agenda (in overleg met de voorzitter).
        *       (eventueel) Het bepalen van een vergaderdatum.
        *       Het reserveren van een vergaderruimte.
        *       Het opstellen van de uitnodiging.
        *       Het samenvatten van ingekomen stukken.


Katern Vergaderen                                           pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
*       Versturen van uitnodiging, agenda en vergaderstukken.


b. tijdens de vergadering

        *       Het maken van aantekeningen om te gebruiken voor de notulen.


c. nawerk

        *       Het uitwerken van de aantekeningen tot goede notulen.
        *       Het uitwerken van een actiepuntenlijst.
        *       Het versturen van notulen en actiepuntenlijst naar betrokkenen.



de deelnemer

De deelnemer aan een vergadering draagt in hoge mate zelf bij aan de zinnigheid van de vergadering
door zich goed voor te bereiden, constructief mee te doen en door zich in te zetten voor de
implementatie van genomen besluiten.


a. voorwerk

        *       Notulen / actiepuntenlijst vorige vergadering doornemen.
        *       De agenda doornemen.
        *       Meegestuurde stukken goed bestuderen.
        *       Vragen, opmerkingen e.d. noteren.


b. tijdens de vergadering

        Deelnemers aan een vergadering beïnvloeden elkaar met woorden, gebaren, een houding,
        door status of door belangen die meespelen in een discussie. Ieders inbreng wordt door een
        complex van factoren bepaald: de mate waarin men geïnformeerd is en de functie die iemand
        bekleedt, maar ook of iemand vermoeid is, of kwaad of "melig".
        Om met een gemêleerd gezelschap toch tot een zinnige vergadering te komen zijn twee
        principes van groot belang: er moet op gelet worden dat men elkaar begrijpt. Termen en
        begrippen die gehanteerd worden, moeten helder zijn. Daarnaast moet er ruimte en respect
        zijn voor ieders mening.
        Deelnemers aan een vergadering kunnen zelf bijdragen aan een goed vergaderklimaat door
        met aandacht naar elkaar te luisteren, zo nodig om nadere uitleg te vragen en te reageren op
        de ander.
        Deelnemers aan een vergadering leveren, als het goed is, een bepaalde bijdrage. Die
        bijdrage kan procesgericht zijn of taakgericht. Procesgericht wil zeggen: gericht op het
        bevorderen van de communicatie, zorgen dat mensen aan het woord komen, tegenstellingen
        of compromissen onder woorden brengen. Taakgericht betekent dat men zich richt op de
        vergaderdoelen, bijvoorbeeld door oplossingen voor problemen te formuleren of argumenten
        in een discussie in te brengen. Beide soorten bijdragen zijn belangrijk voor een goede
        vergadering.


c. nawerk

        *       Afspraken actiepuntenlijst (mee helpen) uitvoeren.



Katern Vergaderen                                          pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
2.3 VERGADEREN - DE SPELREGELS


Bij de "rollen" in een vergadering horen taken, zoals je hebt kunnen lezen in 2.2. Voor de uitvoering
van sommige taken bestaan duidelijke spelregels. Deze worden hieronder toegelicht.


Vaste afspraken en procedures

Het gaat bij vergaderen niet alleen om doel en inhoud. Aandacht voor goede afspraken en
procedures is ook noodzakelijk. Hiermee wordt voorkomen dat verwarring ontstaat. Over de volgende
punten moeten zeker afspraken gemaakt worden:

*       Wie neemt deel aan de vergadering en wat is de status van de aanwezigen (leden,
        belanghebbenden, belangstellenden, waarnemers).
*       Wat is het minimum aantal leden voor de vergadering. Als het aantal aanwezigen een vastge-
        steld minimum niet haalt, mag de vergadering geen besluiten nemen.
*       Hoe wordt informatie verspreid: Wie krijgt de info, wanneer wordt e.e.a. verstuurd.
*       Wie mag voorstellen indienen.
*       Wie mag het woord voeren.
*       Hoe wordt beschikbare spreektijd verdeeld.
*       Wie leidt de vergadering.
*       Wie mag mede beslissen.
*       Hoe vindt de besluitvorming plaats.


        M.b.t. het laatste punt zijn er een aantal mogelijkheden:

        *        Iedereen moet vóór zijn. Een dergelijke voorwaarde kan belangrijk zijn als iedereen
                 moet bijdragen aan de uitvoering van een besluit.
        *        De meerderheid beslist. (Bijv. de helft + 1, of 2/3 van het
                 aantal aanwezigen moet vóór zijn).
        *        Niemand heeft bezwaar. Besluiten op deze basis worden vaak
                 genomen wanneer het gaat om overlegsituaties
        *        Één persoon beslist, nadat de vergadering gehoord is. Deze procedure wordt wel
                 gevolgd, als één persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van een besluit.
        *        Een voorstel wordt verworpen, als er ook maar één persoon tegen is. Deze persoon
                 gebruikt dan het vetorecht. Deze vorm van besluiten nemen is zinvol als een besluit
                 grote gevolgen heeft voor elk van de deelnemers aan een vergadering.



Vaak zijn er statuten of reglementen waarin procedures zijn vastgelegd. Zo niet, dan moeten ze per
vergadering worden omschreven. De voorzitter speelt hier dan een belangrijke rol.



De uitnodiging

Een uitnodiging is noodzakelijk om een vergadering te kunnen organiseren. In zo'n uitnodiging hoort
in elk geval het volgende te staan:

*       Wie de deelnemers aan de vergadering zijn.
*       De plaats waar de vergadering gehouden wordt (adres en eventueel telefoonnummer).
*       De datum waarop de vergadering gehouden wordt, met jaartal.


Katern Vergaderen                                            pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
*      Het begin- en sluitingstijdstip van de vergadering.
*      De doelstelling van de vergadering.
*      Onderwerp(en) van de vergadering.
*      Een verwijzing naar de meegestuurde agenda en eventuele stukken ter voorbereiding.



De agenda


De agenda van een vergadering is een lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering behandeld
moeten worden. De agenda hoort er als volgt uit te zien:


1.     Opening ( evt. met naam)

2.     Vaststellen van de agenda

3.     Notulen van vorige vergadering
               - redactioneel
               - n.a.v.
               - actiepuntenlijst

4.     Ingekomen stukken

5.     Mededelingen
             - voorzitter
             - anderen


       Na deze vaste punten volgen de "inhoudelijke" agendapunten. Het ligt voor de hand om
       urgente kwesties boven aan de agenda te plaatsen. Zulke zaken hoeven dan, in geval van
       tijdnood, niet te worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. Denk ook aan een
       logische volgorde van te behandelen onderwerpen !
       Het is van groot belang om bij het opstellen van de agenda een schatting te maken van de
       tijd die per onderwerp nodig zal zijn. Daarmee kan voorkomen worden dat een agenda te vol
       raakt met alle gevolgen van dien.

6.     Onderwerp(en) van vergadering, met korte toelichting. Er moet aangegeven worden wat het
       doel is van dit soort agendapunten: beeldvorming, ontwerpen of besluitvorming. Ook moet
       verwezen worden naar voorinformatie / stukken die m.b.t. deze punten verstrekt zijn.


7.     Rondvraag

8.     Vaststellen van volgende vergadering

9.     Sluiting met streeftijdstip.


Een voorbeeldagenda staat in bijlage 3



het verslag




Katern Vergaderen                                        pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Een aantal tips voor het maken van een goed verslag:

*       Neem de agendapunten over.
*       Let op verschillende visies die besproken worden.
*       Let op verschillende argumenten.
*       Let op de grote lijn en streef niet naar letterlijke weergave.
*       Gebruik de tegenwoordige tijd in het verslag.
*       Gebruik selectief namen: het is nuttig om aan te geven wie een voorstel doet; ook moeten
        namen vermeld worden als in een vergadering verschillende partijen deelnemen. Dan moet
        immers bekend zijn uit welke hoek bepaalde opmerkingen komen. In de meeste andere
        gevallen kunnen namen achterwege blijven.
*       Corrigeer geen feiten. Er mag in een verslag alleen weergegeven worden wat ter vergadering
        gezegd werd.
*       Voeg geen nieuwe feiten toe.
*       Neem geen eigen mening op in het verslag.
*       Geef geen procedure beschrijvingen.


Een verslag kan dienen als:

*       Geheugensteun voor deelnemers.
*       Voorbereidingsmateriaal voor nieuwe vergadering.
*       Bevestiging van genomen besluiten.
*       Bewijsmateriaal in geval van conflicten.
*       Bron van informatie voor achterban/belangstellenden.
*       Materiaal waarmee men zich kan verantwoorden.


De vorm van een verslag kan variëren van een bijna letterlijke weergave van hetgeen gezegd werd
(vooral van belang als men verantwoording moet afleggen aan derden) tot een eenvoudige
besluitenlijst, bijvoorbeeld binnen een werkgroep.



Het is nuttig om aan een vorm van verslaglegging een actiepuntenlijst toe te voegen. Met behulp
daarvan kan men onthouden welke taken men op zich heeft genomen en kan bewaakt worden of
deze taken inderdaad en tijdig uitgevoerd zijn.



de actiepuntenlijst


Een actiepuntenlijst ziet er als volgt uit:


    DATUM       ACTIVITEIT                    WIE ?                     WANNEER ?




Katern Vergaderen                                         pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Katern Vergaderen   pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3. CHECKLIST VERGADEREN




     CHECKLIST VERGADEREN                                                   G      V      O
        VOORZITTER
 V      * overleg met notulist                                              .      .      .
 O      * formulering van procedures en randvoorwaarden                     .      .      .
 O      * voorbereiding op de agendapunten                                  .      .      .
 R      NOTULIST / SECR.
 B      * planning / organisatie van de vergadering                         .      .      .
 E      * uitnodiging en agenda                                             .      .      .
 R      * verzamelen van vergaderstukken en bijlagen                        .      .      .
 E      * samenvatting ingekomen stukken                                    .      .      .
 I      DEELNEMER
 D      * agenda en notulen gelezen
 I      * stukken gelezen                                                   .      .      .
 N      * vragen en opmerkingen genoteerd                                   .      .      .
 G                                                                          .      .      .


        VOORZITTER
        * opening van de vergadering                                        .      .      .
 U      * bewaking van de doelstelling van de agendapunten                  .      .      .
 I      * stimuleren van deelnemers                                         .      .      .
 T      * manier van samenvatten en verduidelijken                          .      .      .
 V      * manier waarop voorstellen in stemming worden gebracht             .      .      .
 O      * formulering van afspraken en besluiten                            .      .      .
 E      NOTULIST / SECR.
 R      * kwaliteit van de gemaakte aantekeningen tijdens vergad.           .      .      .
 I      * samenvatting van besluiten/afspraken                              .      .      .
 N      DEELNEMER
 G      * deelname aan vergadering                                          .      .      .
        * taakgerichtheid                                                   .      .      .
        * sfeergerichtheid                                                  .      .      .




        VOORZITTER
        * signaleren knelpunten / onvrede                                   .      .      .
 N      * controle op uitvoering van actiepunten                            .      .      .
 A      * controle op tijdige verspreiding van notulen                      .      .      .
 Z      NOTULIST / SECR.
 O      * gemaakte notulen                                                  .      .      .
 R      * verspreiding notulen                                              .      .      .
 G      DEELNEMER
        * uitvoeren van punten op actielijst                                .      .      .
        * controle van notulen                                              .      .      .




Katern Vergaderen                                         pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR




Aken, T. van, Jack Diekstra, Paulien Steggink, Vergaderen,
 Educaboek B.V., Culemborg, 1982

Appelo-Janssen, J., J.C.M. van Herk-Bosch, Vergaderen,
 Syllabus, C.A.H./Dronten

Ouwehand, I., Notuleren, het kan ook anders, Samson,
 Alphen aan den Rijn/Brussel, 1988

Piët, S., Overleg, vergaderen en Onderhandelen, Wolters-Noordhoff,
 Groningen, 1990

Schermer, Klaas, Effectief Vergaderen, Teleac, Utrecht, 1991

Schermer, K., M. Wijn, Vergaderen en Onderhandelen,
 Bohn Stafleu Van Loghem, Houten/Zaventem, 1992




Katern Vergaderen                                        pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
BIJLAGE 1 - SHEET "BOBU" MODEL




FASE      DOEL                     ACTIVITEITEN


1         Beeldvorming            * probleemstelling
                                  * informatie verstrekken ( door in-
         "ter informatie"            tern of extern deskundige)
                                  * gelegenheid tot vragen stellen
                                  * analyse van het probleem (feiten,
                                     randvoorwaarden voor oplossingen)



2         Ontwerpen               * probleemstelling wordt herhaald
                                  * brainstorm m.b.t. oplossingen
         "ter discussie"          * toetsing van de gekozen
                                     oplossingen



3         Besluitvorming          * keuze voor oplossing/strategie
                                    m.b.v. stemprocedure die van
         "ter beslissing"           tevoren is vastgelegd.
                                  * afspraken maken over implementatie.



4         Uitvoering              * nalopen van de actiepuntenlijst
                                  * n.a.v. notulen + actiepuntenlijst
         "actiepuntenlijst"         nagaan wat er van de behandelde
                                    punten is uitgevoerd en hoe dat
                                    is verlopen.




 Katern Vergaderen                           pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
BIJLAGE 2 SHEET: DOELEN EN FASEN BIJ VERGADEREN




Katern Vergaderen                           pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
BIJLAGE 3 ( Bron: Syllabus Vergaderen)



voorbeeld van een agenda




Agenda voor de vergadering van ..........................., te houden op ...................... (dag, datum, jaartal)
in ....................., aanvang ..........uur.




1. Opening        (Mw. A.H. Jansen)

2. Vaststellen van de agenda.

3. Notulen van de vergadering van ..............
        - redactioneel
        - naar aanleiding van de inhoud
        - actiepuntenlijst

4. ingekomen stukken (secretaris)

5. Mededelingen               - voorzitter
                              - commissie A
                              - adviesgroep B
                              - anderen

6. Verhoging contributie, ter informatie, zie bijlage 1

7. Verbouwing kantine, ter discussie, zie bijlage 2

8. Ledenwerfactie, ter beslissing, zie bijlage 3

9. Rondvraag

10 Vaststellen volgende vergadering

11 Sluiting (plm. .... uur)




                                                dhr. M.J. van. Duinen, secretaris




Katern Vergaderen                                                    pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
BIJLAGE 4 - SAMENVATTING VAN PRAKTISCHE TIPS



1. De uitnodiging:

* geef aan voor wie ze bestemd is:
        Aan de leden van ......

* dagtekenen:
        Dronten, 10 maart 1996

* aanhef
        Geachte mevrouw, mijnheer

* uitnodiging in de vorm van een zin:
         Wij nodigen uit u .......
         datum:.......
         plaats: .......
         tijd:.......

* vergaderonderwerp(en)

* oproep tot aanwezigheid

* ondertekenen

* afzender



2. De agenda

* aangeven waarvoor:
        Agenda voor de vergadering van ...... te houden op ......
* punten aangeven:
        1. Opening
        2. Notulen van de vergadering van ...... (datum aangeven)
        3. Mededelingen
        4. ............
        .. ............
        .. ............
        .. Rondvraag
        .. Sluiting




Katern Vergaderen                                         pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
3. De notulen

* aan- en afweziheid noteren / datum aangeven

* per agendapunt notuleren:
        1. Opening: de voorzitter opent de vergadering
        2. Notulen: de notulen van 2 februari 1996 worden goedgekeurd

* geen toneelstukvorm

* notulen in tegenwoordige tijd

* het gaat om de besluiten, niet om de namen.

* ondertekenen




Katern Vergaderen                                        pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

More Related Content

Viewers also liked

Notulen presentatie ADDFOCUS door Leonie Kuiter
Notulen presentatie ADDFOCUS door Leonie KuiterNotulen presentatie ADDFOCUS door Leonie Kuiter
Notulen presentatie ADDFOCUS door Leonie KuiterDag van het MKB
 
Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...
Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...
Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...
Iskandar Taran
 
Leveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will Remember
Leveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will RememberLeveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will Remember
Leveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will Remember
Career Pivot
 
Keene Dumpsters
Keene DumpstersKeene Dumpsters
Keene Dumpsters
Jenny Darrow
 
Servo drive application for box labeling
Servo drive application for box labelingServo drive application for box labeling
Servo drive application for box labeling
Elmo Motion Control
 
Pensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoen
Pensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoenPensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoen
Pensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoen
Thierry Debels
 
Art Portfolio
Art PortfolioArt Portfolio
Art Portfolio
Marcus Chan
 
MozCon - Mobilegeddon
MozCon - MobilegeddonMozCon - Mobilegeddon
MozCon - Mobilegeddon
Suzzicks
 
Why people are wanting to gain permanent residency in australia
Why people are wanting to gain permanent residency in australiaWhy people are wanting to gain permanent residency in australia
Why people are wanting to gain permanent residency in australia
Ankit Kumar Pandey
 
2016 Guide to User Data Security
2016 Guide to User Data Security2016 Guide to User Data Security
2016 Guide to User Data Security
Sean Bryant
 
David Martin-Resume General Manager
David Martin-Resume General ManagerDavid Martin-Resume General Manager
David Martin-Resume General Manager
David Martin
 
Virtualus mobilumas aukštojo mokslo studijoms
Virtualus mobilumas aukštojo mokslo studijomsVirtualus mobilumas aukštojo mokslo studijoms
Virtualus mobilumas aukštojo mokslo studijoms
Airina Volungeviciene
 
El modelo educativo_2016
El modelo educativo_2016El modelo educativo_2016
El modelo educativo_2016
Pablo Cortez
 
HOJA DE VIDA EN INGLÈS
HOJA DE VIDA EN INGLÈSHOJA DE VIDA EN INGLÈS
HOJA DE VIDA EN INGLÈS
aquilioayola
 
Ridiculously Easy Layouts with Flexbox
Ridiculously Easy Layouts with FlexboxRidiculously Easy Layouts with Flexbox
Ridiculously Easy Layouts with Flexbox
Eric Carlisle
 

Viewers also liked (15)

Notulen presentatie ADDFOCUS door Leonie Kuiter
Notulen presentatie ADDFOCUS door Leonie KuiterNotulen presentatie ADDFOCUS door Leonie Kuiter
Notulen presentatie ADDFOCUS door Leonie Kuiter
 
Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...
Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...
Permenkes Nomor 73 Tahun 2013 Tentang Jabatan Fungsional Umum di Kementerian ...
 
Leveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will Remember
Leveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will RememberLeveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will Remember
Leveraging LinkedIn - Creating a Professional Brand That People will Remember
 
Keene Dumpsters
Keene DumpstersKeene Dumpsters
Keene Dumpsters
 
Servo drive application for box labeling
Servo drive application for box labelingServo drive application for box labeling
Servo drive application for box labeling
 
Pensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoen
Pensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoenPensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoen
Pensioenkas Brussels parlement heeft tekort van 37,5 miljoen
 
Art Portfolio
Art PortfolioArt Portfolio
Art Portfolio
 
MozCon - Mobilegeddon
MozCon - MobilegeddonMozCon - Mobilegeddon
MozCon - Mobilegeddon
 
Why people are wanting to gain permanent residency in australia
Why people are wanting to gain permanent residency in australiaWhy people are wanting to gain permanent residency in australia
Why people are wanting to gain permanent residency in australia
 
2016 Guide to User Data Security
2016 Guide to User Data Security2016 Guide to User Data Security
2016 Guide to User Data Security
 
David Martin-Resume General Manager
David Martin-Resume General ManagerDavid Martin-Resume General Manager
David Martin-Resume General Manager
 
Virtualus mobilumas aukštojo mokslo studijoms
Virtualus mobilumas aukštojo mokslo studijomsVirtualus mobilumas aukštojo mokslo studijoms
Virtualus mobilumas aukštojo mokslo studijoms
 
El modelo educativo_2016
El modelo educativo_2016El modelo educativo_2016
El modelo educativo_2016
 
HOJA DE VIDA EN INGLÈS
HOJA DE VIDA EN INGLÈSHOJA DE VIDA EN INGLÈS
HOJA DE VIDA EN INGLÈS
 
Ridiculously Easy Layouts with Flexbox
Ridiculously Easy Layouts with FlexboxRidiculously Easy Layouts with Flexbox
Ridiculously Easy Layouts with Flexbox
 

Similar to Vergaderen

2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechnieken2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechniekenGouw Gent
 
Gespreksvaardigheden
GespreksvaardighedenGespreksvaardigheden
GespreksvaardighedenRinie Altena
 
De toegevoegde waarde van een facilitator
De toegevoegde waarde van een facilitatorDe toegevoegde waarde van een facilitator
De toegevoegde waarde van een facilitator
RonVonk
 
Observaties en tips verbeterbord
Observaties en tips verbeterbordObservaties en tips verbeterbord
Observaties en tips verbeterbord
Marc Rouppe Vd Voort
 
Gesprekstechnieken
GesprekstechniekenGesprekstechnieken
Gesprekstechnieken
Rob Masseling
 
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...PasasLearningChangeMediation
 
1 33 v2 opmanlei - hrosst
1   33 v2 opmanlei - hrosst1   33 v2 opmanlei - hrosst
1 33 v2 opmanlei - hrosst
Sara Stronks
 
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRMSessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Instituut voor Kennisproductiviteit
 
Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...
Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...
Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...
Lieke
 
Mt2003 01-05 rabobank rs bas en ronald
Mt2003 01-05 rabobank rs bas en ronaldMt2003 01-05 rabobank rs bas en ronald
Mt2003 01-05 rabobank rs bas en ronaldBasvanderVelde
 
Hoe maak ik mijn project impactvol?
Hoe maak ik mijn project impactvol?Hoe maak ik mijn project impactvol?
Procesmanagment 10 tips
Procesmanagment 10 tipsProcesmanagment 10 tips
Procesmanagment 10 tips
Michel de Visser
 
Verdere gegevens vullen in het dossier V2
Verdere gegevens vullen in het dossier V2Verdere gegevens vullen in het dossier V2
Verdere gegevens vullen in het dossier V2
Evelien Verkade
 
Powerpoint cooperatief teamwork
Powerpoint cooperatief teamworkPowerpoint cooperatief teamwork
Powerpoint cooperatief teamwork
Pascal Koole (MEd)
 

Similar to Vergaderen (20)

2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechnieken2010 11-17 vergadertechnieken
2010 11-17 vergadertechnieken
 
Krachtig Vergaderen
Krachtig VergaderenKrachtig Vergaderen
Krachtig Vergaderen
 
Gespreksvaardigheden
GespreksvaardighedenGespreksvaardigheden
Gespreksvaardigheden
 
Probleemoplossen
ProbleemoplossenProbleemoplossen
Probleemoplossen
 
De toegevoegde waarde van een facilitator
De toegevoegde waarde van een facilitatorDe toegevoegde waarde van een facilitator
De toegevoegde waarde van een facilitator
 
Team
TeamTeam
Team
 
Observaties en tips verbeterbord
Observaties en tips verbeterbordObservaties en tips verbeterbord
Observaties en tips verbeterbord
 
Gesprekstechnieken
GesprekstechniekenGesprekstechnieken
Gesprekstechnieken
 
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...Isb   pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
Isb pascal van loo tips vergadertechnieken lerende netwerken 20140522 pasas...
 
Projectmatig werken plankuren2014
Projectmatig werken plankuren2014Projectmatig werken plankuren2014
Projectmatig werken plankuren2014
 
1 33 v2 opmanlei - hrosst
1   33 v2 opmanlei - hrosst1   33 v2 opmanlei - hrosst
1 33 v2 opmanlei - hrosst
 
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRMSessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
Sessie 5: Informatie, projectmanagement, PRM
 
Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...
Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...
Presentatie Daan Andriessen en Eja Kliphuis seminar Studiekeuzegesprekken: wa...
 
Mt2003 01-05 rabobank rs bas en ronald
Mt2003 01-05 rabobank rs bas en ronaldMt2003 01-05 rabobank rs bas en ronald
Mt2003 01-05 rabobank rs bas en ronald
 
Hoe maak ik mijn project impactvol?
Hoe maak ik mijn project impactvol?Hoe maak ik mijn project impactvol?
Hoe maak ik mijn project impactvol?
 
2012 Van vonk naar vuurtje
2012 Van vonk naar vuurtje2012 Van vonk naar vuurtje
2012 Van vonk naar vuurtje
 
Procesmanagment 10 tips
Procesmanagment 10 tipsProcesmanagment 10 tips
Procesmanagment 10 tips
 
Verdere gegevens vullen in het dossier V2
Verdere gegevens vullen in het dossier V2Verdere gegevens vullen in het dossier V2
Verdere gegevens vullen in het dossier V2
 
Powerpoint cooperatief teamwork
Powerpoint cooperatief teamworkPowerpoint cooperatief teamwork
Powerpoint cooperatief teamwork
 
Documenten scouting academy_10mei2011
Documenten scouting academy_10mei2011Documenten scouting academy_10mei2011
Documenten scouting academy_10mei2011
 

More from Rinie Altena

Verandermanagement 5 De Consultant
Verandermanagement 5 De ConsultantVerandermanagement 5 De Consultant
Verandermanagement 5 De Consultant
Rinie Altena
 
Olde Eppien / Egbert Beens
Olde Eppien / Egbert BeensOlde Eppien / Egbert Beens
Olde Eppien / Egbert Beens
Rinie Altena
 
Speling interview marieke brouwer
Speling interview marieke brouwerSpeling interview marieke brouwer
Speling interview marieke brouwerRinie Altena
 
Vincent van Gogh en Don M.
Vincent van Gogh en Don M.Vincent van Gogh en Don M.
Vincent van Gogh en Don M.
Rinie Altena
 
2. Over God
2. Over God2. Over God
2. Over God
Rinie Altena
 
1 Over Spiritualiteit
1  Over Spiritualiteit1  Over Spiritualiteit
1 Over Spiritualiteit
Rinie Altena
 
Geestelijk Vader Thomas Merton
Geestelijk Vader Thomas MertonGeestelijk Vader Thomas Merton
Geestelijk Vader Thomas Merton
Rinie Altena
 
Thomas Merton Geestelijke Begeleiding
Thomas Merton Geestelijke BegeleidingThomas Merton Geestelijke Begeleiding
Thomas Merton Geestelijke Begeleiding
Rinie Altena
 
Geestelijke Begeleiding bij Thomas Merton
Geestelijke Begeleiding bij Thomas MertonGeestelijke Begeleiding bij Thomas Merton
Geestelijke Begeleiding bij Thomas Merton
Rinie Altena
 
Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007
Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007
Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007
Rinie Altena
 
Hrm Strategie 1
Hrm Strategie 1Hrm Strategie 1
Hrm Strategie 1
Rinie Altena
 
Verandermanagement 1
Verandermanagement 1Verandermanagement 1
Verandermanagement 1
Rinie Altena
 
5. C3 Lectio 'Beelden'
5. C3 Lectio 'Beelden'5. C3 Lectio 'Beelden'
5. C3 Lectio 'Beelden'
Rinie Altena
 
Presentation Skills
Presentation SkillsPresentation Skills
Presentation Skills
Rinie Altena
 
Project Management Skills
Project Management SkillsProject Management Skills
Project Management Skills
Rinie Altena
 
Conversation Skills
Conversation SkillsConversation Skills
Conversation Skills
Rinie Altena
 
Problem Solving Skills
Problem Solving SkillsProblem Solving Skills
Problem Solving Skills
Rinie Altena
 
Meeting Skills
Meeting SkillsMeeting Skills
Meeting Skills
Rinie Altena
 
Teamwork Skills
Teamwork SkillsTeamwork Skills
Teamwork Skills
Rinie Altena
 

More from Rinie Altena (20)

Verandermanagement 5 De Consultant
Verandermanagement 5 De ConsultantVerandermanagement 5 De Consultant
Verandermanagement 5 De Consultant
 
Olde Eppien / Egbert Beens
Olde Eppien / Egbert BeensOlde Eppien / Egbert Beens
Olde Eppien / Egbert Beens
 
Speling interview marieke brouwer
Speling interview marieke brouwerSpeling interview marieke brouwer
Speling interview marieke brouwer
 
Vincent van Gogh en Don M.
Vincent van Gogh en Don M.Vincent van Gogh en Don M.
Vincent van Gogh en Don M.
 
2. Over God
2. Over God2. Over God
2. Over God
 
1 Over Spiritualiteit
1  Over Spiritualiteit1  Over Spiritualiteit
1 Over Spiritualiteit
 
Geestelijk Vader Thomas Merton
Geestelijk Vader Thomas MertonGeestelijk Vader Thomas Merton
Geestelijk Vader Thomas Merton
 
Thomas Merton Geestelijke Begeleiding
Thomas Merton Geestelijke BegeleidingThomas Merton Geestelijke Begeleiding
Thomas Merton Geestelijke Begeleiding
 
Geestelijke Begeleiding bij Thomas Merton
Geestelijke Begeleiding bij Thomas MertonGeestelijke Begeleiding bij Thomas Merton
Geestelijke Begeleiding bij Thomas Merton
 
Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007
Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007
Retraite En Dat Soort Dingen Juni 2007
 
Hrm Strategie 1
Hrm Strategie 1Hrm Strategie 1
Hrm Strategie 1
 
Verandermanagement 1
Verandermanagement 1Verandermanagement 1
Verandermanagement 1
 
5. C3 Lectio 'Beelden'
5. C3 Lectio 'Beelden'5. C3 Lectio 'Beelden'
5. C3 Lectio 'Beelden'
 
Presenteren
PresenterenPresenteren
Presenteren
 
Presentation Skills
Presentation SkillsPresentation Skills
Presentation Skills
 
Project Management Skills
Project Management SkillsProject Management Skills
Project Management Skills
 
Conversation Skills
Conversation SkillsConversation Skills
Conversation Skills
 
Problem Solving Skills
Problem Solving SkillsProblem Solving Skills
Problem Solving Skills
 
Meeting Skills
Meeting SkillsMeeting Skills
Meeting Skills
 
Teamwork Skills
Teamwork SkillsTeamwork Skills
Teamwork Skills
 

Recently uploaded

NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...
NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...
NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...
NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...
NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | Carhartt
NIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | CarharttNIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | Carhartt
NIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | Carhartt
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...
NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...
NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...
NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...
NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...
NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...
NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...
NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...
NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...
BBPMedia1
 
NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...
NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...
NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...
BBPMedia1
 

Recently uploaded (8)

NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...
NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...
NIMA2024 | Geef je merk een gezicht. Case: de congrescoaches van Jaarbeurs | ...
 
NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...
NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...
NIMA2024 | Herpositionering Museum Rembrandthuis | Marieke de Klein | Museum ...
 
NIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | Carhartt
NIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | CarharttNIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | Carhartt
NIMA2024 | Als werkkleding trendy wordt… | Marga Stehmann | Carhartt
 
NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...
NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...
NIMA2024 | Van traditioneel naar digitaal: Wolky’s volgende stap naar relevan...
 
NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...
NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...
NIMA2024 | Duurzame Marketing – Grote stappen maken met een klein team | Jero...
 
NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...
NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...
NIMA2024 | Krijg grip op je bureau – Verrijk je inzichten en rapportages | Ma...
 
NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...
NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...
NIMA2024 | Zo vertienvoudigde Telegraaf Webshop het omzetaandeel uit e-mailma...
 
NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...
NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...
NIMA2024 | Dopper geeft inhoud aan duurzame branding met QR-code van GS1 | Br...
 

Vergaderen

  • 1. INHOUDSOPGAVE PAG INLEIDING 1 1. EINDTERMEN "VERGADEREN" 2 2. VERGADEREN; een toelichting 3 2.1 DE DOELEN 5 2.2 DE ROLLEN 5 2.3 DE SPELREGELS 8 3. CHECKLIST VERGADEREN 12 4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR 13 BIJLAGE 1 - SHEET: "BOBU" MODEL 14 BIJLAGE 2 - SHEET: DOELEN EN FASEN BIJ VERGADEREN 15 BIJLAGE 3 - VOORBEELD VAN EEN AGENDA 16 BIJLAGE 4 - SAMENVATTING VAN PRAKTISCHE TIPS 17 Katern Vergaderen
  • 2.
  • 3. INLEIDING Dit katern is het derde in een serie over algemene beroepsvaardigheden. Doel van deze katernen is, een toelichting te geven met betrekking tot onderwerpen als projectmanagement, teamwork, vergade- ren, presenteren en dergelijke. De informatie kan gebruikt worden bij de invulling van opdrachten en projecten uit allerlei vakgebieden. Het onderwerp "vergaderen" wordt gepresenteerd vanuit drie invalshoeken. Eerst wordt gekeken naar belangrijke doelen van vergaderen. Vervolgens wordt uiteengezet welke taken en rollen deelnemers aan een vergadering hebben en hoe men aan zo'n rol inhoud geeft. Daarna wordt een aantal spelregels gegeven voor het maken van een uitnodiging, een agenda e.d. Aan het katern zijn een checklist en een aantal bijlagen toegevoegd, die -naar wij hopen- de bruikbaarheid van de geboden informatie nog vergroten. Drs. M.G. Altena Drs. W.G. Bekkering Ir. J.J. van Veldhuizen maart 1996 Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 4. 1. EINDTERMEN VERGADEREN Algemeen: De student kan effectief, efficiënt en correct vergaderen en desgevraagd de rol van voorzitter of notulist/secretaris op een goede manier vervullen. Eindtermen betreffende kennis De student kent: * de in het katern gehanteerde definitie van een vergadering. * het BOBU-model. * de in het katern beschreven spelregels voor vergaderen. * de taken en verantwoordelijkheden van een voorzitter, een notulist en van een deelnemer aan een vergadering. Eindtermen betreffende vaardigheden De student kan: * volgens de regels een convocatie en/of een agenda voor een vergadering opstellen. * een vergadering zodanig voorzitten, dat het doel ervan wordt bereikt, gebruikmakend van de inbreng van alle aanwezigen. * als deelnemer in een vergadering op constructieve wijze bijdragen aan een proces van beeldvorming, ontwerpen en besluitvorming. * verantwoordelijkheid dragen voor de (gedeeltelijke) uitvoering van besluiten die in een vergadering genomen zijn. * de inhoud van een vergadering correct vastleggen in een verslag. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 5. 2. VERGADEREN "EEN TOELICHTING" Veel mensen houden niet van vergaderen. Ze vinden dat er te veel en te langdurig vergaderd wordt. Een veel gehoorde klacht is ook dat vergaderingen vaak zo zinloos lijken. Zo hoeft het natuurlijk niet te zijn: als het doel van een vergadering goed omschreven is en als de deelnemers zich inzetten om dat doel zo effectief en efficiënt mogelijk te bereiken kunnen vergaderingen zinvol en motiverend zijn. Dat klinkt eenvoudiger dan het in de praktijk is. Als je aan een vergadering deelneemt, moet je inzicht hebben in de processen die tijdens een vergadering kunnen spelen en je moet vaardigheden ontwikkelen om met die processen om te gaan. Je moet je vergaderrol professioneel leren vervullen. Dit katern kan daarbij ondersteuning bieden. EEN DEFINITIE VAN VERGADEREN Een definitie kan luiden: vergaderen = a. een overleg b. tussen een aantal personen c. om gezamenlijk keuzes te maken d. en de uitvoering van besluiten te controleren a. Een overleg Met overleg wordt bedoeld: doelgerichte communicatie tussen personen. Het is van groot belang voor een vergadering doelen vast te stellen. Doe je dat niet, dan is de kans groot dat deelnemers aan de vergadering het nut ervan niet inzien. Zodra de doelen van een vergadering vaststaan, kan gestreefd worden naar een zo goed mogelijk vergaderresultaat. Dat resultaat staat of valt met een goede onderlinge communicatie: spreekt iedereen zich duidelijk uit en luistert iedereen naar elkaar ? b. tussen een aantal personen Voor een vergadering is altijd een minimum aantal deelnemers vereist. Dat aantal is tenminste drie, maar kan ook veel groter zijn. Het aantal deelnemers is bepalend voor de werkwijze in een vergadering. Een vergadering met een klein aantal aanwezigen heeft vaak als voordeel dat allen voldoende tijd kunnen krijgen om een standpunt uiteen te zetten, terwijl dat bij een groter aantal deelnemers vaak niet mogelijk is. In zulke gevallen is dikwijls sprake van een vastgestelde spreektijd per persoon. c. om gezamenlijke keuzes te maken Veel vergaderingen hebben agendapunten ter besluitvorming. Aan zulke besluiten gaat altijd een proces van beeldvorming ten aanzien van het probleem en "ontwerpen" van standpunten, alternatieven of oplossingen vooraf. (zie figuur 1 en 2 en ook paragraaf 2.1). Keuzes maken kost tijd ! Soms is de datgene waarover een besluit genomen moet worden niet zo complex en kunnen de genoemde stappen binnen één vergadering worden gezet. Het is echter ook denkbaar dat een kwestie zo ingewikkeld is, dat het een paar vergaderingen kost voordat alle stappen goed doorlopen zijn. In ieder geval is het van groot belang om zorgvuldig te zijn als het gaat om besluitvorming. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 6. d. en de uitvoering van besluiten te controleren Iedereen die aan een vergadering deelneemt is er mede verantwoordelijk voor dat genomen besluiten daadwerkelijk worden uitgevoerd. Vaak wordt in dit verband de term implementatie gebruikt: de betrokkenen moeten besluiten implementeren. Hoe kun je zoiets controleren ? Het nalopen van de notulen van vorige vergaderingen en het doornemen van bijbehorende actiepuntenlijstjes zijn vaak goede hulpmiddelen om na te gaan of iedereen zich aan gemaakte afspraken houdt. figuur 1 2.1 VERGADEREN - DE DOELEN Vergaderingen hebben tot doel, na de afwerking van een aantal standaard-agendapunten, bepaalde onderwerpen te behandelen. Een doel kan bijvoorbeeld zijn: de beeldvorming met betrekking tot een bepaald onderwerp. Vaak heeft één van de aanwezigen informatie die voor de anderen van belang is om een goed beeld te krijgen van iets dat speelt. Het is ook mogelijk dat een punt op de agenda staat met de bedoeling erover dóór te denken. De deelnemers dragen dan allemaal bij aan het verzinnen van mogelijke oplossingen voor een probleem of aan het ontwerpen van alternatieven. De genoemde doelen hangen samen met de fase van behandeling van een onderwerp. Het is nuttig om op de agenda aan te geven in welke fase van bespreking een onderwerp zich bevindt en met welk doel het betreffende agendapunt is opgenomen. In het BOBU-MODEL is samengevat welke fasen van bespreking onderscheiden kunnen worden en waartoe dat leidt in een vergadering. FASE DOEL ACTIVITEITEN Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 7. 1 Beeldvorming * probleemstelling * informatie verstrekken (door interne of "ter informatie" externe deskundige) * gelegenheid tot vragen stellen * analyse van het probleem (feiten, randvoorwaarden voor oplossingen) 2 Ontwerpen * probleemstelling wordt herhaald * brainstorm m.b.t. oplossingen "ter discussie" * toetsing van de bedachte oplossingen 3 Besluitvorming * keuze voor oplossing/strategie via stemprocedure die van tevoren is vastgelegd. "ter beslissing" * afspraken maken over de implementatie 4 Uitvoering * n.a.v. notulen + actiepuntenlijst nagaan wat er van de behandelde punten is uitgevoerd "actiepuntenlijst" en hoe dat is verlopen. figuur 2 Zoals al vermeld werd: het is mogelijk om in één vergadering een onderwerp zo te bespreken dat alle fasen achtereenvolgens doorlopen worden. Dat lukt als het gaat om relatief eenvoudige zaken. Het is echter ook goed denkbaar dat voor het doorlopen van de verschillende fasen meerdere vergaderingen nodig zijn. Dit hangt af van het desbetreffende onderwerp, de voorkennis daaromtrent, de beschikbare tijd etc. Vast staat dat voor een optimaal resultaat bij het behandelen van een onderwerp moeten alle fasen doorlopen worden. 2.2 VERGADEREN - DE ROLLEN De deelnemers aan een vergadering hebben elk een eigen rol, met een daarbij behorend takenpakket. De rollen kunnen zijn: voorzitter, secretaris/notulist en deelnemer. Bij elk van de rollen volgt hieronder een toelichting. De voorzitter De kwaliteit en kennis van zaken van een voorzitter zijn in hoge mate bepalend voor het welslagen van een vergadering. Dit brengt voor een voorzitter dus verantwoordelijkheden met zich mee. Die verantwoordelijkheden betreffen: Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 8. a. voorwerk * Vaststellen wat de procedures zijn. * Vaststellen wie worden uitgenodigd. * Overleg met de notulist. * Onderwerpen voorbereiden. * Nadenken over inleiding van onderwerpen. * Nadenken over mogelijke reacties van aanwezigen en hoe daarmee om te gaan. b. tijdens de vergadering * Agendapunten duidelijk en volledig introduceren. * Doelstellingen agendapunten bewaken. * Discussie en participatie van aanwezigen stimuleren. * De sfeer bewaken. * Discussie geregeld samenvatten, ter verduidelijking. * Wijzen op overeenkomsten/tegenstrijdigheden in discussie. * Onderwerpen bewaken / afdwalen voorkomen. * De tijd bewaken. * Voorstellen formuleren om in stemming te brengen. * Resultaten van stemming/besluiten goed onder woorden brengen. * Aangeven hoe besluiten moeten worden uitgevoerd. c. nawerk * In de gaten houden of actiepunten worden uitgevoerd. * Bijdragen aan de uitvoering van genomen besluiten. * Controleren of notulen tijdig worden verspreid (binnen 1 week). * Signaleren van tekenen van onvrede e.d. na afloop van een vergadering en daar goed op reageren. Een goede voorzitter heeft zowel oog voor de taakgerichte activiteiten als voor de groepsgerichte activiteiten. Het is van groot belang dat goed is vastgelegd wat de rol van de voorzitter in een vergadering is: mag hij zich in een discussie mengen om het resultaat van een vergadering te beïnvloeden, of wordt hij geacht zich neutraal op te stellen en is hij vooral bewaker van de procedures ? de notulist/secretaris De notulist/secretaris is verantwoordelijk voor de praktische voorbereiding van een vergadering. Hij draagt meestal zorg voor onderstaande punten. Het is wel zo, dat de uitvoering van diverse taken dikwijls in onderling overleg geregeld wordt, zodat de onderstaande takenlijsten er ook anders uit kunnen zien. a. voorwerk * Het vaststellen van de agenda (in overleg met de voorzitter). * (eventueel) Het bepalen van een vergaderdatum. * Het reserveren van een vergaderruimte. * Het opstellen van de uitnodiging. * Het samenvatten van ingekomen stukken. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 9. * Versturen van uitnodiging, agenda en vergaderstukken. b. tijdens de vergadering * Het maken van aantekeningen om te gebruiken voor de notulen. c. nawerk * Het uitwerken van de aantekeningen tot goede notulen. * Het uitwerken van een actiepuntenlijst. * Het versturen van notulen en actiepuntenlijst naar betrokkenen. de deelnemer De deelnemer aan een vergadering draagt in hoge mate zelf bij aan de zinnigheid van de vergadering door zich goed voor te bereiden, constructief mee te doen en door zich in te zetten voor de implementatie van genomen besluiten. a. voorwerk * Notulen / actiepuntenlijst vorige vergadering doornemen. * De agenda doornemen. * Meegestuurde stukken goed bestuderen. * Vragen, opmerkingen e.d. noteren. b. tijdens de vergadering Deelnemers aan een vergadering beïnvloeden elkaar met woorden, gebaren, een houding, door status of door belangen die meespelen in een discussie. Ieders inbreng wordt door een complex van factoren bepaald: de mate waarin men geïnformeerd is en de functie die iemand bekleedt, maar ook of iemand vermoeid is, of kwaad of "melig". Om met een gemêleerd gezelschap toch tot een zinnige vergadering te komen zijn twee principes van groot belang: er moet op gelet worden dat men elkaar begrijpt. Termen en begrippen die gehanteerd worden, moeten helder zijn. Daarnaast moet er ruimte en respect zijn voor ieders mening. Deelnemers aan een vergadering kunnen zelf bijdragen aan een goed vergaderklimaat door met aandacht naar elkaar te luisteren, zo nodig om nadere uitleg te vragen en te reageren op de ander. Deelnemers aan een vergadering leveren, als het goed is, een bepaalde bijdrage. Die bijdrage kan procesgericht zijn of taakgericht. Procesgericht wil zeggen: gericht op het bevorderen van de communicatie, zorgen dat mensen aan het woord komen, tegenstellingen of compromissen onder woorden brengen. Taakgericht betekent dat men zich richt op de vergaderdoelen, bijvoorbeeld door oplossingen voor problemen te formuleren of argumenten in een discussie in te brengen. Beide soorten bijdragen zijn belangrijk voor een goede vergadering. c. nawerk * Afspraken actiepuntenlijst (mee helpen) uitvoeren. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 10. 2.3 VERGADEREN - DE SPELREGELS Bij de "rollen" in een vergadering horen taken, zoals je hebt kunnen lezen in 2.2. Voor de uitvoering van sommige taken bestaan duidelijke spelregels. Deze worden hieronder toegelicht. Vaste afspraken en procedures Het gaat bij vergaderen niet alleen om doel en inhoud. Aandacht voor goede afspraken en procedures is ook noodzakelijk. Hiermee wordt voorkomen dat verwarring ontstaat. Over de volgende punten moeten zeker afspraken gemaakt worden: * Wie neemt deel aan de vergadering en wat is de status van de aanwezigen (leden, belanghebbenden, belangstellenden, waarnemers). * Wat is het minimum aantal leden voor de vergadering. Als het aantal aanwezigen een vastge- steld minimum niet haalt, mag de vergadering geen besluiten nemen. * Hoe wordt informatie verspreid: Wie krijgt de info, wanneer wordt e.e.a. verstuurd. * Wie mag voorstellen indienen. * Wie mag het woord voeren. * Hoe wordt beschikbare spreektijd verdeeld. * Wie leidt de vergadering. * Wie mag mede beslissen. * Hoe vindt de besluitvorming plaats. M.b.t. het laatste punt zijn er een aantal mogelijkheden: * Iedereen moet vóór zijn. Een dergelijke voorwaarde kan belangrijk zijn als iedereen moet bijdragen aan de uitvoering van een besluit. * De meerderheid beslist. (Bijv. de helft + 1, of 2/3 van het aantal aanwezigen moet vóór zijn). * Niemand heeft bezwaar. Besluiten op deze basis worden vaak genomen wanneer het gaat om overlegsituaties * Één persoon beslist, nadat de vergadering gehoord is. Deze procedure wordt wel gevolgd, als één persoon verantwoordelijk is voor de uitvoering van een besluit. * Een voorstel wordt verworpen, als er ook maar één persoon tegen is. Deze persoon gebruikt dan het vetorecht. Deze vorm van besluiten nemen is zinvol als een besluit grote gevolgen heeft voor elk van de deelnemers aan een vergadering. Vaak zijn er statuten of reglementen waarin procedures zijn vastgelegd. Zo niet, dan moeten ze per vergadering worden omschreven. De voorzitter speelt hier dan een belangrijke rol. De uitnodiging Een uitnodiging is noodzakelijk om een vergadering te kunnen organiseren. In zo'n uitnodiging hoort in elk geval het volgende te staan: * Wie de deelnemers aan de vergadering zijn. * De plaats waar de vergadering gehouden wordt (adres en eventueel telefoonnummer). * De datum waarop de vergadering gehouden wordt, met jaartal. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 11. * Het begin- en sluitingstijdstip van de vergadering. * De doelstelling van de vergadering. * Onderwerp(en) van de vergadering. * Een verwijzing naar de meegestuurde agenda en eventuele stukken ter voorbereiding. De agenda De agenda van een vergadering is een lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering behandeld moeten worden. De agenda hoort er als volgt uit te zien: 1. Opening ( evt. met naam) 2. Vaststellen van de agenda 3. Notulen van vorige vergadering - redactioneel - n.a.v. - actiepuntenlijst 4. Ingekomen stukken 5. Mededelingen - voorzitter - anderen Na deze vaste punten volgen de "inhoudelijke" agendapunten. Het ligt voor de hand om urgente kwesties boven aan de agenda te plaatsen. Zulke zaken hoeven dan, in geval van tijdnood, niet te worden doorgeschoven naar een volgende vergadering. Denk ook aan een logische volgorde van te behandelen onderwerpen ! Het is van groot belang om bij het opstellen van de agenda een schatting te maken van de tijd die per onderwerp nodig zal zijn. Daarmee kan voorkomen worden dat een agenda te vol raakt met alle gevolgen van dien. 6. Onderwerp(en) van vergadering, met korte toelichting. Er moet aangegeven worden wat het doel is van dit soort agendapunten: beeldvorming, ontwerpen of besluitvorming. Ook moet verwezen worden naar voorinformatie / stukken die m.b.t. deze punten verstrekt zijn. 7. Rondvraag 8. Vaststellen van volgende vergadering 9. Sluiting met streeftijdstip. Een voorbeeldagenda staat in bijlage 3 het verslag Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 12. Een aantal tips voor het maken van een goed verslag: * Neem de agendapunten over. * Let op verschillende visies die besproken worden. * Let op verschillende argumenten. * Let op de grote lijn en streef niet naar letterlijke weergave. * Gebruik de tegenwoordige tijd in het verslag. * Gebruik selectief namen: het is nuttig om aan te geven wie een voorstel doet; ook moeten namen vermeld worden als in een vergadering verschillende partijen deelnemen. Dan moet immers bekend zijn uit welke hoek bepaalde opmerkingen komen. In de meeste andere gevallen kunnen namen achterwege blijven. * Corrigeer geen feiten. Er mag in een verslag alleen weergegeven worden wat ter vergadering gezegd werd. * Voeg geen nieuwe feiten toe. * Neem geen eigen mening op in het verslag. * Geef geen procedure beschrijvingen. Een verslag kan dienen als: * Geheugensteun voor deelnemers. * Voorbereidingsmateriaal voor nieuwe vergadering. * Bevestiging van genomen besluiten. * Bewijsmateriaal in geval van conflicten. * Bron van informatie voor achterban/belangstellenden. * Materiaal waarmee men zich kan verantwoorden. De vorm van een verslag kan variëren van een bijna letterlijke weergave van hetgeen gezegd werd (vooral van belang als men verantwoording moet afleggen aan derden) tot een eenvoudige besluitenlijst, bijvoorbeeld binnen een werkgroep. Het is nuttig om aan een vorm van verslaglegging een actiepuntenlijst toe te voegen. Met behulp daarvan kan men onthouden welke taken men op zich heeft genomen en kan bewaakt worden of deze taken inderdaad en tijdig uitgevoerd zijn. de actiepuntenlijst Een actiepuntenlijst ziet er als volgt uit: DATUM ACTIVITEIT WIE ? WANNEER ? Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 13. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 14. 3. CHECKLIST VERGADEREN CHECKLIST VERGADEREN G V O VOORZITTER V * overleg met notulist . . . O * formulering van procedures en randvoorwaarden . . . O * voorbereiding op de agendapunten . . . R NOTULIST / SECR. B * planning / organisatie van de vergadering . . . E * uitnodiging en agenda . . . R * verzamelen van vergaderstukken en bijlagen . . . E * samenvatting ingekomen stukken . . . I DEELNEMER D * agenda en notulen gelezen I * stukken gelezen . . . N * vragen en opmerkingen genoteerd . . . G . . . VOORZITTER * opening van de vergadering . . . U * bewaking van de doelstelling van de agendapunten . . . I * stimuleren van deelnemers . . . T * manier van samenvatten en verduidelijken . . . V * manier waarop voorstellen in stemming worden gebracht . . . O * formulering van afspraken en besluiten . . . E NOTULIST / SECR. R * kwaliteit van de gemaakte aantekeningen tijdens vergad. . . . I * samenvatting van besluiten/afspraken . . . N DEELNEMER G * deelname aan vergadering . . . * taakgerichtheid . . . * sfeergerichtheid . . . VOORZITTER * signaleren knelpunten / onvrede . . . N * controle op uitvoering van actiepunten . . . A * controle op tijdige verspreiding van notulen . . . Z NOTULIST / SECR. O * gemaakte notulen . . . R * verspreiding notulen . . . G DEELNEMER * uitvoeren van punten op actielijst . . . * controle van notulen . . . Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 15. 4. GERAADPLEEGDE LITERATUUR Aken, T. van, Jack Diekstra, Paulien Steggink, Vergaderen, Educaboek B.V., Culemborg, 1982 Appelo-Janssen, J., J.C.M. van Herk-Bosch, Vergaderen, Syllabus, C.A.H./Dronten Ouwehand, I., Notuleren, het kan ook anders, Samson, Alphen aan den Rijn/Brussel, 1988 Piët, S., Overleg, vergaderen en Onderhandelen, Wolters-Noordhoff, Groningen, 1990 Schermer, Klaas, Effectief Vergaderen, Teleac, Utrecht, 1991 Schermer, K., M. Wijn, Vergaderen en Onderhandelen, Bohn Stafleu Van Loghem, Houten/Zaventem, 1992 Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 16. BIJLAGE 1 - SHEET "BOBU" MODEL FASE DOEL ACTIVITEITEN 1 Beeldvorming * probleemstelling * informatie verstrekken ( door in- "ter informatie" tern of extern deskundige) * gelegenheid tot vragen stellen * analyse van het probleem (feiten, randvoorwaarden voor oplossingen) 2 Ontwerpen * probleemstelling wordt herhaald * brainstorm m.b.t. oplossingen "ter discussie" * toetsing van de gekozen oplossingen 3 Besluitvorming * keuze voor oplossing/strategie m.b.v. stemprocedure die van "ter beslissing" tevoren is vastgelegd. * afspraken maken over implementatie. 4 Uitvoering * nalopen van de actiepuntenlijst * n.a.v. notulen + actiepuntenlijst "actiepuntenlijst" nagaan wat er van de behandelde punten is uitgevoerd en hoe dat is verlopen. Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 17. BIJLAGE 2 SHEET: DOELEN EN FASEN BIJ VERGADEREN Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 18. BIJLAGE 3 ( Bron: Syllabus Vergaderen) voorbeeld van een agenda Agenda voor de vergadering van ..........................., te houden op ...................... (dag, datum, jaartal) in ....................., aanvang ..........uur. 1. Opening (Mw. A.H. Jansen) 2. Vaststellen van de agenda. 3. Notulen van de vergadering van .............. - redactioneel - naar aanleiding van de inhoud - actiepuntenlijst 4. ingekomen stukken (secretaris) 5. Mededelingen - voorzitter - commissie A - adviesgroep B - anderen 6. Verhoging contributie, ter informatie, zie bijlage 1 7. Verbouwing kantine, ter discussie, zie bijlage 2 8. Ledenwerfactie, ter beslissing, zie bijlage 3 9. Rondvraag 10 Vaststellen volgende vergadering 11 Sluiting (plm. .... uur) dhr. M.J. van. Duinen, secretaris Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 19. BIJLAGE 4 - SAMENVATTING VAN PRAKTISCHE TIPS 1. De uitnodiging: * geef aan voor wie ze bestemd is: Aan de leden van ...... * dagtekenen: Dronten, 10 maart 1996 * aanhef Geachte mevrouw, mijnheer * uitnodiging in de vorm van een zin: Wij nodigen uit u ....... datum:....... plaats: ....... tijd:....... * vergaderonderwerp(en) * oproep tot aanwezigheid * ondertekenen * afzender 2. De agenda * aangeven waarvoor: Agenda voor de vergadering van ...... te houden op ...... * punten aangeven: 1. Opening 2. Notulen van de vergadering van ...... (datum aangeven) 3. Mededelingen 4. ............ .. ............ .. ............ .. Rondvraag .. Sluiting Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
  • 20. 3. De notulen * aan- en afweziheid noteren / datum aangeven * per agendapunt notuleren: 1. Opening: de voorzitter opent de vergadering 2. Notulen: de notulen van 2 februari 1996 worden goedgekeurd * geen toneelstukvorm * notulen in tegenwoordige tijd * het gaat om de besluiten, niet om de namen. * ondertekenen Katern Vergaderen pag.Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.