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CURSO ESPECIALIZADO EN
EXCEL AVANZADO
GERENTES
CONTENIDO
CONCEPTOS BASICOS
INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS
INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE CALCULO
MOVER Y COPIAR HOJAS
DAR FORMATO ALOS DATOS
CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELADAS
LA FICHA NUMERO DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA ALINEACION DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA FUENTE DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA BORDES DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA TRAMAS DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
TECLAS DE METODO ABREVIADO
• Vista previa e impresión
• Moverse en hojas de calculo
• Moverse en hojas de calculo (2)
• Seleccionar celdas, filas, columnas y objetos
PROTECCION DE LOS DATOS
PROTECCION DE LOS ARCHIVOS
CONTENIDO
CREACIONDE GRAFICOS
•Procedimiento
•Asistente: Paso 1 de 4 Tipo de grafico
•Asistente: Paso 2 de 4 Datos de Origen
•Asistente : Paso 3 de 4 Opciones del grafico
•Asistente: paso 4 de 4 Ubicación del grafico
•Ejemplo
CREACION DE FORMULAS
ESTRUCTURA DE FORMULAS
FORMULAS CON REFERENCIAS
•Referencia relativa
•Referencia absoluta
REFERENCIAS CON NOMBRES
FUNCIONES
FUNCIONES ANIDADAS
ASISTENTE PARA FUNCIONES
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
•Ahora
•Hoy
•Diasem
•Mes
•Año
FUNCIONES DE TEXTO
•Concatenar
•Mayusc
•Minusc
•Nompropio
•Largo
•Espacios
FUNCIONES PARA CONTAR
•Contar
•Contara
•Contar.Blanco
CONTENIDO
FUNCIONES PARA OPERACIONES FUNDAMENTALES
•Suma
•Promedio
•Max
•Min
FUNCIONES LOGICAS
•O
•Y
•Si
•Aplicación de la función Si
•Contar.Si
•Sumar.Si
FUNCIONES AVANZADAS
•BuscarV – Concepto
•BuscarV – Argumentos
•BuscarV – Aplicación
•BuscarV – Ejemplo
•Coincidir – Concepto
•Coincidir – Aplicación
•Índice – Concepto
•Índice – Aplicaiocn
•Índice – Aplicación (2)
•Desref – Concepto
•Desref Aplicación
FORMULACION MATRICIAL
•Concepto
•Aplicación
CONTENIDO
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
DATOS EN UNA LISTA
•Concepto
•Ordenar una lista
•Filtrar un rango
SUBTOTALES
TABLAS DINAMICAS
•Concepto
•Paso 1
•Paso 2
•Paso 3
•Ejemplo
ESCENARIOS
MICROSOFT QUERY
CONCEPTOS BASICOS
Excel es una hoja de calculo electrónica, que permite procesar gran cantidad de datos que
son introducidos en las celdas.
Columna: es el espacio de trabajo vertical. Esta identificada por las letras del abecedario y
combinaciones entre ellas; aproximadamente 256 columnas
Fila: es el espacio de trabajo horizontal. Esta identificado por números enteros
incrementables en uno; aproximadamente 65.536 filas.
Celda: es la intersección entre una fila y una columna
VOLVER
INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS
1. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos.
2. Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB.
Si digitamos números en una celda, estos se alinean a la derecha, mientras que si digitamos
texto este se alinea a la izquierda.
Para modificar los datos introducidos en una celda:
1.Presione un clic en la celda
2.Presione la tecla F2
3.Modifique los datos
4.Presione enter
VOLVER
Para agregar una única hoja de cálculo:
En el menú Insertar, haga clic en Hoja de cálculo.
INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE
CALCULO
Para eliminar hojas:
1.Seleccione las hojas que desea eliminar.
2.En el menú Edición, haga clic en Eliminar hoja.
VOLVER
1.Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibirá las hojas.
2.Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuación, seleccione
las hojas
3.En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja.
4.En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas.
Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro.
5.En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas
copiadas o movidas.
6.Para copiar las hojas en vez de moverlas, active la casilla de verificación Crear una copia.
MOVER Y COPIAR HOJAS
VOLVER
DAR FORMATO A LOS DATOS
Para aplicar formato a las celdas existen varias categorías, y diseños. Para ejecutar esta
acción, debemos seleccionar la o las celdas a las cuales de les aplicara el formato,
ingresamos al menú formato, escogemos la opción celdas, donde aparece el cuadro de
dialogo formato de celdas, en el cual escogemos el tipo de dato y formato para las celdas
VOLVER
CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE
CELDAS
Numero: permite escoger el tipo de dato para
la celda
Alineación: contiene las opciones para el tipo
de alineación del texto o de los datos dentro de
la celda.
Fuente: contiene todas las opciones para
cambiar el tipo de fuente, tamaño, color etc.
Bordes: permite definir el tipo de borde que se
le aplicara a la celda
Tramas: especifica un color de relleno.
Proteger: Permite activar la opción de bloqueo
para las celdas así como también ocultar.
VOLVER
Haga clic en una opción del cuadro
Categoría y seleccione las opciones para las
que desea especificar un formato de
número. El cuadro Muestra aparece el
aspecto que tendrán las celdas
seleccionadas con el formato elegido. Haga
clic en Personalizado si desea crear sus
propios formatos personalizados para
números (como códigos de producto, por
ejemplo).
LA FICHA NUMERO DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
VOLVER
En esta ficha escoja el tipo de
alineación que tomaran los datos dentro
de las celdas, así como también la
orientación.
Puede lograr ajustar texto, a través de
las opciones:
Ajustar texto: permite ajustar el texto al
tamaño de la celda
Reducir hasta ajustar: reduce el texto
hasta que se ajuste al tamaño de la
celda
Combinar celdas: une varias celdas en
una sola
LA FICHA ALINEACION DEL CUADRO
DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
VOLVER
LA FICHA FUENTE DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
Seleccione el tipo, el estilo y el
tamaño de la fuente, y otras opciones
de formato para el texto
seleccionado.
VOLVER
LA FICHA BORDES DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
Seleccione las opciones de borde en
Preestablecidos para aplicar o quitar bordes a las
celdas seleccionadas
Seleccione una opción en Estilo para especificar
el tamaño de línea y el estilo de un borde. Si
desea cambiar un estilo de línea en un borde que
ya existe, seleccione la opción de estilo de línea
que desee y, a continuación, haga clic en el área
del borde en el modelo de Borde en que desea
que aparezca el nuevo estilo de línea.
Seleccione un color de la lista para cambiar el
color del texto o el objeto seleccionado
Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo
y después haga clic en los botones situados bajo
Preestablecidos o Borde para aplicar bordes a
las celdas seleccionadas. Para quitar todos los
bordes, haga clic en el botón Ninguno. También
puede hacer clic en áreas del cuadro de texto para
agregar o quitar bordes. VOLVER
LA FICHA TRAMAS DEL CUADRO DE
DIALOGO FORMATO DE CELDAS
Seleccione un color de fondo en el cuadro
Color y después seleccione una trama en el
cuadro Trama para aplicar formato a la
selección con tramas de colores.
VOLVER
LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO
DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS
Bloqueada: Evita que se modifiquen, muevan
o eliminen las celdas, o que se cambie su
tamaño. El bloqueo de celdas no surte efecto a
menos que la hoja esté protegida. Para
proteger una hoja, elija el menú Protección en
el menú Herramientas, haga clic en Proteger
hoja y, a continuación, active la casilla de
verificación Contenido.
Oculta: Oculta una fórmula de una celda, de
forma que no aparezca en la barra de fórmulas
cuando se seleccione la celda. Si selecciona
esta opción, no surtirá efecto a menos que la
hoja esté protegida. Para proteger una hoja,
elija Protección en el menú Herramientas,
haga clic en Proteger hoja y, a continuación,
active la casilla de verificación Contenido.
VOLVER
TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
VISTA PREVIA E IMPRESION
CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12
Presentar el cuadro de diálogo Imprimir.
RE PÁG o AV PÁG
Avanzar o retroceder una página cuando está reducida.
CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA
Ir a la primera página cuando está reducida.
CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA
Ir a la última página cuando está reducida.
VOLVER
TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
MOVERSE EN HOJAS DE CALCULO
Teclas de dirección
Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.
CTRL+ tecla de dirección
Ir hasta el extremo de la región de datos actual.
INICIO
Ir hasta el comienzo de una fila.
CTRL+INICIO
Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo.
CTRL+FIN
Ir hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utiliza
AV PÁG
Desplazarse una pantalla hacia abajo.
RE PÁG
Desplazarse una pantalla hacia arriba.
ALT+AV PÁG
Desplazarse una pantalla hacia la derecha.
VOLVER
TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
MOVERSE EN HOJAS DE CALCULO (2)
ALT+RE PÁG
Desplazarse una pantalla hacia la izquierda.
F6
Cambiar al siguiente panel de una hoja de cálculo que se ha dividido
(menú Ventana, comando Dividir).
MAYÚS+F6
Cambiar al panel anterior de una hoja de cálculo que se ha dividido.
CTRL+RETROCESO
Desplazarse para ver la celda activa.
F5
Mostrar el cuadro de diálogo Ir a.
MAYÚS+F5
Mostrar el cuadro de diálogo Buscar.
MAYÚS+F4
Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente).
TAB
Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo
protegida. VOLVER
TECLAS DE METODOS ABREVIADOS
SELECCIONAR CELDAS, COLUMNAS ,FILAS Y OBJETOS
CTRL+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la columna.
MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Seleccionar toda la fila.
CTRL+E
Seleccionar toda la hoja de cálculo.
MAYÚS+RETROCESO
Si están seleccionadas varias celdas, seleccionar sólo la celda activa.
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA
Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja.
CTRL+6
Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos
VOLVER
PROTECCION DE LOS DATOS
En Microsoft Excel se pueden proteger
las celdas que contengas formulas ,
funciones o simplemente datos que
queremos restringir. Para ello
debemos bloquear las celdas que
queremos proteger activando la casilla
“Bloqueada”, que se encuentra en la
ficha proteger del cuadro de dialogo
FORMATO DE CELDAS.
Luego de bloquear las celdas
requeridas, protegemos la hoja a
través de la opción PROTEGER HOJA
del menú HERRAMIENTAS,
asignando opcionalmente una
contraseña. De no proteger la hoja no
surtirá el efecto de bloqueo de las
celdas.
VOLVER
PROTECCION DE LOS ARCHIVOS
En el menú Archivo, haga clic en Guardar
como.
En el menú Herramientas, haga clic en
Opciones generales.
Siga uno de estos procedimientos o ambos:
Si desea que los usuarios escriban una
contraseña antes de poder ver el libro,
escriba una contraseña en el cuadro
Contraseña de apertura y haga clic en
Aceptar.
Si desea que los usuarios escriban una
contraseña antes de poder guardar los
cambios en el libro, inserte una contraseña
en el cuadro Contraseña de escritura y
haga clic en Aceptar.
Cuando se solicite, vuelva a escribir las
contraseñas para confirmarlas.
Haga clic en Guardar.
Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el
libro existente.
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CREACION DE GRAFICOS
PROCEDIMIENTO
Los gráficos son objetos creados en Microsoft Excel,
con el fin de analizar datos que se encuentren en una
lista, planilla, o tabla de una hoja de calculo.
Para crear un grafico se hace necesario el uso del
ASISTENTE PARA GRAFICOS. Podemos acceder a
este asistente de la siguiente manera:
1.Ingresamos al menú insertar
2.Escogemos la opción Grafico
También podemos presionar un clic sobre el botón
grafico de la barra de herramientas estándar.
Este asistente nos proporciona la facilidad de crear un
grafico en cuatro pasos fundamentales. Antes de entrar
al asistente podemos seleccionar el área que contiene
los datos que se desean graficar, para obtener la
referencia de los datos.
VOLVER
CREACION DE GRAFICOS
PASO 1 DE CUATRO: TIPO DE GRAFICO
Tipo de gráfico Haga clic en el subtipo o la variación
del tipo de gráfico que desea utilizar. Si no aparece
ningún subtipo, es posible que el gráfico actual sea un
gráfico personalizado.
En el cuadro de texto situado bajo Subtipo de gráfico se
describe el tipo, el subtipo o la variación del gráfico
seleccionado en el cuadro Tipo de gráfico. Si no
aparece ningún subtipo, es posible que el gráfico actual
sea un gráfico personalizado.
Presionar para ver muestra Muestra una vista previa
del tipo de gráfico seleccionado actualmente, con la
apariencia que tendrá cuando se aplique a los datos.
Ficha Tipos personalizados
Tipo de gráfico Muestra los tipos de gráficos
personalizados definidos por el usuario o integrados que
proporciona Microsoft Excel.
Definidos por el usuario Muestra los tipos de gráficos
personalizados definidos por el usuario que proporciona
Excel.
Integrados Muestra los tipos de gráficos
personalizados integrados que puede aplicar a los datos.
VOLVER
CREACION DE GRAFICOS
PASO 2 DE CUATRO: DATOS DE ORIGEN
FICHA RANGO DE DATOS: En esta ficha se muestra el impacto que tendrán las
opciones seleccionadas en el gráfico.
Rango de datos Haga clic en el cuadro Rango de datos y, a continuación,
seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea representar gráficamente. Si
selecciona los datos antes de iniciar el Asistente para gráficos o si cambia los
datos de origen existentes, es posible que ya aparezca el rango en este cuadro. El
botón Contraer cuadro de diálogo situado en el extremo derecho de este cuadro
contrae temporalmente el cuadro de diálogo para que pueda especificar el rango
seleccionando celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya acabado, puede volver a
hacer clic en el botón para mostrar de nuevo el cuadro de diálogo completo.
Filas Especifica que la serie de datos está formada por filas de la hoja de cálculo.
Columnas Especifica que la serie de datos está formada por columnas de la hoja
de cálculo.
Ficha Series
En esta ficha se muestra el impacto que tendrán en el gráfico las opciones que
seleccione.
Series Muestra los nombres de las series de datos existentes. Puede agregar y
quitar series de datos en el gráfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de
cálculo.
Agregar Haga clic aquí para agregar una nueva serie de datos vacía al gráfico.
Para agregar el nombre de serie y sus valores a la nueva serie, haga clic en los
cuadros Nombre y Valores, y seleccione un rango de la hoja de cálculo; también
puede escribir el nombre y los valores en los cuadros. Si escribe un nombre en el
cuadro Nombre o escribe los valores en el cuadro Valores, estos datos no se
agregarán a la hoja de cálculo.
Quitar Quita la serie de datos seleccionada del gráfico. Puede agregar y quitar
series de datos en el gráfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de cálculo VOLVER
CREACION DE GRAFICOS
PASO 3 DE CUATRO: OPCIONES DEL GRAFICO
Haga clic en un cuadro y, a continuación, escriba el texto para
un título de gráfico o de eje. Para insertar un salto de línea en
un título de gráfico o de eje, haga clic en el texto del gráfico,
haga clic en el lugar donde desee insertar el salto de línea y, a
continuación, presione ENTRAR.
Ficha Ejes
Muestra u oculta los ejes principales del gráfico.
Eje de categorías (X) Muestra el eje de categorías (x).
•Automático Muestra los datos del eje seleccionado como
eje de categorías predeterminado (x), incluso si los datos tienen
formato de fecha.
•Categoría Muestra los datos del eje seleccionado como eje
de categorías predeterminado (x), incluso si los datos tienen
formato de fecha.
•Escala de tiempo Muestra el eje de categorías con un eje
de escala de tiempo (x), incluso si los datos del eje no tienen
formato de fecha. Las marcas de graduación de escala de
tiempo están regularmente espaciadas en el eje X, basándose
en las unidades de tiempo principales y secundarias.
VOLVER
CREACION DE GRAFICOS
PASO 4 DE 4: UBICACIÓN DEL GRAFICO
Como hoja nueva Haga clic en Como
hoja nueva y escriba el nombre de la nueva
hoja de gráfico en dicho cuadro para colocar
el gráfico en una nueva hoja de gráfico.
Como objeto en Haga clic en Como
objeto en, haga clic en un nombre de hoja
en dicho cuadro y, a continuación, haga clic
en Aceptar para colocar el gráfico como un
objeto incrustado en una hoja de cálculo.
Arrastre el gráfico incrustado a la posición
que desee en la hoja de cálculo.
VOLVER
CREACION DE GRAFICOS
EJEMPLO DE GRAFICO
VOLVER
CREACION DE FORMULAS
Introducción de fórmulas
Para realizar cálculos usando la hoja es preciso
introducir fórmulas en las celdas, una fórmula es una
ecuación que calcula un nuevo valor a partir de unos
valores ya existentes, una fórmula puede contener:
números, operadores, rangos de celdas y funciones
predefinidas. Las fórmulas comienzan con el carácter
=, en caso de no introducir este carácter, el contenido
se interpreta como texto, no produciendo en
consecuencia ningún resultado su ejecución, salvo la
inserción del texto en la celda activa.
Las fórmulas se almacenan internamente, pueden verse
en la barra de fórmulas cuando se coloca el cursor
sobre la celda en la que fueron creadas, mientras que la
celda muestra el resultado del cálculo.
VOLVER
Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con
los datos de una hoja de cálculo. La fórmulas pueden
realizar operaciones matemáticas, como suma y
multiplicación, o pueden comparar los valores de una hoja
de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a
celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas
en hojas de otros libros. En el siguiente ejemplo, se suma
el valor de la celda B4 y 25 y, a continuación, el resultado
se divide entre la suma de los valores de las celdas D5, E5
y F5.
ESTRUCTURA DE FORMULAS
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FORMULAS CON REFERENCIAS
REFERENCIAS RELATIVAS
Cuando una formula (que esta referida a celdas) se copia en otras celdas; las direcciones de
las celdas en las formulas copiadas se van ajustando "relativamente" a la posición de la
formula copiada. Por ejemplo si la formula copiada baja dos filas y se desplaza tres
columnas a la derecha, las direcciones de las celdas que forman parte de la formula también
bajan dos filas y se desplazan tres columnas a la derecha.
Control deslizante
para copiar
formulas, creando
referencias relativas
En este ejemplo la formula fue creada una vez para las celdas C56 y D56 y luego fue copiada a
las celdas siguientes por medio del control deslizante de relleno.
VOLVER
FORMULAS CON REFERENCIAS
REFERENCIAS ABSOLUTAS
Cuando una formula (que esta referida a celdas) se copia en otras celdas; las direcciones de las
celdas en las formulas copiadas se MANTIENEN en su dirección original sin ajustarse para nada
a la posición de la formula copiada. Por ejemplo si la formula copiada baja dos filas y se desplaza
tres columnas a la derecha, las direcciones de las celdas que forman parte de la formula no bajan
filas ni se desplazan columnas, sino que se mantienen en su dirección original , para crear
referencias absolutas se antepone signos pesos “$” a la referencias de las celdas que no cambiaran
al copiar la formula en otras celdas.
VOLVER
REFERENCIAS CON NOMBRES
Un nombre descriptivo en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la
fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(Ventas!C20:C30). En este
ejemplo, el nombre VentasPrimerTrimestre representa el rango C20:C30 en la hoja de cálculo denominada Ventas.
Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace
referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas
en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo. Los nombres
también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede
utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones
de ventas.
CUADRO DE NOMBRES
Cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas que identifica la celda seleccionada, el elemento de
gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para
asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre
se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre.
VOLVER
FUNCIONES
INTRODUCCION DE FUNCIONES
Podemos usar funciones dentro de fórmulas
escribiéndolas directamente en la barra de captura
de datos para celdas. Cada función que utilicemos
tendrá una sintaxis propia que debe ser respetada
para que se produzca el resultado apetecido, hay
unas 320 funciones y se incluyen mecanismos de
ayuda directos para facilitar su uso como es el
“Asistente para funciones”, el cuál se activa con el
botón de la barra de herramientas o con la opción
“Insertar + Función”. De modo que se abrirá un
cuadro de diálogo que permite seleccionar una
función, en este cuadro aparece además una
explicación del resultado que se obtiene al usar la
función seleccionada y la sintaxis a emplear. Una vez
seleccionada una función aparece un cuadro de
diálogo asociado a ella en el que podremos introducir
los diferentes argumentos que ésta precise.
VOLVER
FUNCIONES ANIDADAS
En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por
ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.
Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo
de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o
FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel
mostrará el valor de error #¡VALOR!
Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones
anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo
nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque
son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de
tercer nivel, etc.
VOLVER
ASISTENTE PARA FUNCIONES
Utilice el cuadro de diálogo Insertar función para ayudarle a insertar
la fórmula y los argumentos correctos que se adapten a sus requisitos.
Buscar una función
Escriba una descripción breve de lo que desea que haga una función
y, a continuación, haga clic en Ir. En el cuadro Seleccionar una
función se mostrará una lista de funciones posibles que se ajustan a
los requisitos especificados en la descripción proporcionada.
O seleccionar una categoría
En la lista desplegable, siga uno de estos procedimientos:
Seleccione Usadas recientemente. Las funciones que haya insertado
recientemente se mostrarán por orden alfabético en el cuadro
Seleccionar una función.
Seleccione una categoría de función. Las funciones de dicha categoría
se mostrarán por orden alfabético en el cuadro Seleccionar una
función.
Seleccione Todas. Se mostrarán todas las funciones por orden
alfabético en el cuadro Seleccionar una función.
Seleccionar una función
Siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en el nombre de función que desee para ver la sintaxis y una
breve descripción de la función debajo del cuadro Seleccionar una
función.
Haga doble clic en un nombre de función para que se muestre la
función y sus argumentos en el asistente Argumentos de función,
que le ayudará a agregar argumentos correctos.
Ayuda sobre esta función
Muestra el tema de Ayuda de referencia en la ventana de Ayuda para
la función seleccionada en ese momento en el cuadro Seleccionar
una función. VOLVER
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
AHORA
Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la
función, el resultado tendrá formato de fecha.
Sintaxis
AHORA( )
Observaciones
•Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos.
De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el
número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh
utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente.
•En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la
izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía.
•La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro
que contiene la función. No se actualiza constantemente.
VOLVER
HOY
Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa
para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá
formato de fecha.
Sintaxis
HOY( )
Observación
Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma
predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448
porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas
predeterminado diferente.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
VOLVER
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
DIASEM
SINTAXIS: DIASEM(numero de serie; tipo)
Numero de serie: es un valor de tipo fecha
Tipo: es un numero que especifica el primer dia de la semana. Sus valores son 1, 2 y 3.
· Si es 1: entonces Domingo es 1, Lunes 2, martes 3, miércoles 4, ....
· Si es 2: entonces Lunes 1, martes 2, miércoles 3, jueves 4, viernes 5, ....
· Si es 3: entonces Lunes 0, martes 1, miércoles 2, jueves 3, viernes 4, ....
VOLVER
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
MES
Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero
comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis
MES(núm_de_serie)
Núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto.
Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De
forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie
39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de
fechas predeterminado diferente.
Los valores devueltos por las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de
visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri,
los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente
VOLVER
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
AÑO
Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AÑO(núm_de_serie)
Núm_de_serie es la fecha del año que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o
como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008.
Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto.
Observaciones
Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De
forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie
39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de
fechas predeterminado diferente.
Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de
visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri,
los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente.
VOLVER
FUNCIONES DE TEXTO
CONCATENAR
Concatena argumentos de texto.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los elementos de
texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.
Observaciones
Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto.
VOLVER
FUNCIONES DE TEXTO
MAYUSC
Convierte el texto en mayúsculas.
Sintaxis
MAYUSC(texto)
Texto es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una
cadena de texto.
Ejemplo
El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
VOLVER
FUNCIONES DE TEXTO
MINUSC
Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.
Sintaxis
MINUSC(texto)
Texto es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean
letras.
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FUNCIONES DE TEXTO
NOMPROPIO
Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se
encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.
Sintaxis
NOMPROPIO(texto)
Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene
el texto al que desea agregar mayúsculas.
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FUNCIONES DE TEXTO
LARGO
LARGOB
LARGO devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
LARGOB devuelve el número de bytes utilizados para representar los caracteres de una cadena de texto. Esta
función se utiliza con los caracteres de dos bytes.
Sintaxis
LARGO(texto)
LARGOB(texto)
Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres.
Ejemplo (LARGO)
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FUNCIONES DE TEXTO
ESPACIOS
Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS
en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un separación irregular.
Sintaxis
ESPACIOS(texto)
Texto es el texto del que desea quitar espacios.
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FUNCIONES PARA CONTAR
CONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos.
Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de
números.
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2;...)
Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos,
pero sólo se cuentan los números.
Observaciones
Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los
argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se
pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice
la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error.
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CONTARA
Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA
para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz.
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2;...)
Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor
es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una
matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no
necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR.
FUNCIONES PARA CONTAR
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FUNCIONES PARA CONTAR
CONTAR.BLANCO
Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)
Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco.
Observación
También se cuentan las celdas con fórmulas que devuelven "" (texto vacío). Las celdas que contienen valores
cero no se cuentan
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FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
SUMA
Suma todos los números de un rango.
Sintaxis
SUMA(número1;número2; ...)
Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.
Observaciones
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista
de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan
por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Vea el tercer
ejemplo a continuación.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.
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FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis
PROMEDIO(número1;número2;...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
Observaciones
Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por
alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.
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FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
MAX
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o
representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se
pueda traducir a números causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las
celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan
por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto.
Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0.
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MIN
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN(número1;número2; ...)
Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.
Observaciones
Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones
numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números
causarán errores.
Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas
vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los
valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.
FUNCIONES PARA OPERACIONES
FUNDAMENTALES
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FUNCIONES LOGICAS
O
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los
argumentos son FALSO.
Sintaxis
O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o
referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR!
Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una
fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+E
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FUNCIONES LOGICAS
Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son
FALSO.
Sintaxis
Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...)
Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser
VERDADERO o FALSO.
Observaciones
Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser
matrices o referencias que contengan valores lógicos.
Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!
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FUNCIONES LOGICAS
SI
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Sintaxis
SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,
A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como
VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier
operador de comparación.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si
este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como
VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es
VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar
la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser
otra fórmula.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este
argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la
función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite
valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO.
Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma
seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
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FUNCIONES LOGICAS
APLICACIÓN DE LA FUNCION SI
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FUNCIONES LOGICAS
CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas".
Observación
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos basándose en una
condición. Por ejemplo, para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango,
utilice la función SUMAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una
bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI.
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SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)
Rango es el rango de celdas que desea evaluar.
Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por
ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar.
Observaciones
Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio.
Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una
condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un
rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una
condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función SI.
FUNCIONES LOGICAS
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FUNCIONES AVANZADAS
FUNCION BUSCARV (CONCEPTO)
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en
la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de
BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la
izquierda de los datos que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;
ordenado)
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FUNCIONES AVANZADAS
FUNCION BUSCARV ARGUMENTOS
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una
referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre
de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben
colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría
devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción
Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor
coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna
de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error
#¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el
valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se
omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia
exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una
coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. VOLVER
FUNCIONES AVANZADAS
FUNCION BUSCARV APLICACION
Observaciones
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea
menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el
valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A.
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FUNCIONES AVANZADAS
La funcion Buscarv se utiliza en este ejemplo, para que al digitar la referencia de los productos en la factura,
automaticamente la funcion me traiga el nombre del producto y el precio. Observe que al lado de la factura esta el
listado de los productos.
En la celda C5 la funcion seria asi”=BUSCARV(B5;H3:J13;2;FALSO).observe que el valor buscado es el que se
digite en la celda B5; ya que es la referencia que se buscara. El segundo argumento “Matriz_buscar_en es el rango
H3:J13 por que es el rango que contiene el listado de los productos. El “Indicador de columnas es el No 2 ya que en
el listado de productos el nombre del producto esta en la segunda columna. Y el argumento “Ordenado” tiene el
valor falso porque se requiere que la funcion busque el valor exacto. Para el valor unitario seria la misma formula
pero en el argumento “Indicador de columnas” ira el No 3 ya que en listado de productos el precio es la tercera col.
FUNCION BUSCARV EJEMPLO
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FUNCIONES AVANZADAS
COINCIDIR
Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en un orden
especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un
elemento en un rango en lugar del elemento en sí.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
Valor_buscado es el valor que se utiliza para encontrar el valor deseado en una tabla.
Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algún
número en la guía telefónica, estará usando el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor que
realmente desea es el número de teléfono.
Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, a un
texto o a un valor lógico.
Matriz_buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de búsqueda. Matriz_buscada
debe ser una matriz o una referencia matricial.
Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo hace coincidir Microsoft Excel el valor_buscado
con los valores de matriz_buscada.
Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los
valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO;
VERDADERO.
Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado.
Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden.
Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los
valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2;
...y así sucesivamente.
Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1.
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FUNCIONES AVANZADAS
COINCIDIR APLICACION
Observaciones
COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en sí. Por ejemplo:
COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.
COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de texto.
Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A.
Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodín asterisco
(*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogación a un único
carácter.
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FUNCION INDICE - CONCEPTO
Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La función INDICE() tiene dos formas: matricial y
de referencia. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor
o una matriz de valores.
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) devuelve el valor de una celda o de una matriz de celdas determinada dentro
del argumento matriz.
INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) devuelve una referencia celdas especificadas dentro del argumento
ref.
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes.
Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna que corresponde es opcional.
Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una
matriz con toda una fila o columna.
Núm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se requiere
el argumento núm_columna.
Núm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite
núm_columna, se requiere el argumento núm_fila.
FUNCIONES AVANZADAS
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FUNCIONES AVANZADAS
FUNCION INDICE - APLICACION
Observaciones
Si se utilizan ambos argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de intersección de los
argumentos núm_fila y núm_columna.
Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila,
respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz, introduzca la función INDICE como una fórmula
matricial en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna. Para
introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE
devuelve el valor de error #¡REF!
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FUNCIONES AVANZADAS
FUNCION INDICE – APLICACIÓN (2)
Forma de referencia
INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área)
Ref es una referencia a uno o varios rangos de celdas.
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FUNCION DESREF - CONCEPTO
Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La
referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de
columnas a devolver.
Sintaxis
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)
Ref es la referencia en la que desea basar la desviación. Ref debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes;
en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR!
Filas es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si
el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo de la referencia.
Filas puede ser positivo (lo que significa por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima).
Columnas es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que desea que haga referencia la celda superior
izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco
columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia
de inicio) o negativo (a la izquierda).
Alto es el alto, en número de filas, que desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo.
Ancho es el ancho, en número de columnas, que desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser
un número positivo.
FUNCIONES AVANZADAS
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FUNCIONES AVANZADAS
FUNCION DESREF - APLICACION
Observaciones
Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el
valor de error #¡REF!
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del argumento ref.
DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve una referencia. Se puede
utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula
SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por
debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.
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Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las
fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada
argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo
modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea introducir el valor de
cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.
Algunas de las funciones integradas son fórmulas matriciales y se deben escribir como matrices para obtener los
resultados correctos.
FORMULACION MATRICIAL
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FORMULACION MATRICIAL - APLICACION
Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de cálculo
sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula matricial.
Por ejemplo, a continuación se calcula el valor total de una matriz de valores de cotización y acciones sin utilizar una
fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada cotización
Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula matricial, ésta multiplica las
acciones y el precio correspondiente a cada cotización, y luego suma los resultados de estos cálculos.
Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o
requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula
matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y
columnas que los argumentos matriciales.
Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en
la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de
ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C
(C1:C3).
Al escribir la fórmula =TENDENCIA(B1:B3,A1:A3)
como fórmula matricial, generará tres resultados
separados (22196, 17079 y 11962) basados en
las tres cifras de venta y en los tres meses
FORMULACION MATRICIAL
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
LOS DATOS EN UNA LISTA
LISTAS
Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos
de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar
los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila
para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
LOS DATOS EN UNA LISTA
ORDERNAR LISTA
Para ordenar listas , debemos seleccionar el rango que conforma la lista de datos, ingresamos al menu datos y
escogemos la opcion ordenar, donde aparece el cuadro de dialogo ORDENAR.
Ordenar por
Si va a ordenar filas, seleccione la primera columna por la que desea ordenar. Si
va a ordenar columnas, seleccione la primera fila por la que desea ordenar.
Luego por
Utilice este cuadro si va a ordenar por más de una columna o fila. Una vez
ordenado el rango por la columna o fila especificada en el cuadro Ordenar por, se
ordena secuencialmente por las otras columnas o filas especificadas.
Ascendente o Descendente
Haga clic en Ascendente para colocar en primer lugar el número más bajo, el
principio del alfabeto o la fecha más temprana en el rango ordenado. Haga clic en
Descendente para colocar en primer lugar el número más alto, el final del alfabeto
o la fecha más reciente en el rango ordenado. Las celdas en blanco siempre se
colocan al final.
La lista tiene fila de encabezamiento
Haga clic en Sí para excluir la primera fila de la ordenación en caso de que la lista
tenga etiquetas de columna en la fila superior. Haga clic en No para incluir la
primera fila de la ordenación en caso de que la lista no tenga etiquetas columna en
la fila superior.
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ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE
LOS DATOS EN UNA LISTA
FILTRAR UN RANGO
Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez.
Haga clic en la celda del rango que desea filtrar.
En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.
Filtrar por el número menor o mayor
1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los
números y haga clic en (Diez mejores).
2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o
inferiores.
3. En el cuadro del medio, escriba un número.
4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.
Filtrar por números mayores o menores que otro número
Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y
haga clic en (Personalizar).
En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es
menor que, es mayor o igual que o es menor o igual
que.
En el cuadro de la derecha, escriba un número.
Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso
anterior
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SUBTOTALES
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista.
Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar
las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular.
Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en
lugar de subtotales automáticos
Subtotales Excel calcula los subtotales con una función de
resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en
una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.
Totales generales Los valores del total general se obtienen a
partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de
subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen
Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las
filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas
de subtotales.
Actualización automática Excel actualizará automáticamente
los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de
detalle.
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TABLAS DINAMICAS
TABLAS DINAMICAS CONCEPTO
Comprende una serie de Datos agrupados en
forma de resumen que agrupan aspectos
concretos de una información global.
Es decir con una Tabla Dinámica se pueden
hacer resúmenes de una Base de Datos,
utilizándose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de
información a manejar para que el uso de la
tabla dinámica se justifique.
En las novedades de Excel 2000, consiste una
de ellas en la mejora del asistente guía, en la
creación de Tablas Dinámicas.
Para su utilización, se debe recurrir a Menú-
Datos- Informe de Tablas y gráficos
dinámico
Partiendo de una Planilla confeccionada,
tomando como ejemplo la circulación de
vehículos a través de una estación de peaje, se
trata de aplicar sobre la misma un principio de
ordenamiento a través de una herramienta de
Excel, Tablas Dinámicas
La creación de una tabla dinámica se realiza a
través del asistente y en varios pasos.
Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla
Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas
y gráficos dinámicos
Aparece el cuadro
VOLVER
TABLAS DINAMICAS
1° Paso
¿Dónde están los datos que desea analizar?
Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel
¿ Que tipo de informe desea crear?
Marcar la opción: Tabla dinámica
clic en Siguiente
VOLVER
TABLAS DINAMICAS
2° Paso Rango de Datos
Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo
Siguiente
VOLVER
TABLAS DINAMICAS
3° Paso Ubicación de la Tabla
TABLAS DINAMICAS
EJEMPLO
Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo determinando la celda de comienzo de
ejecución de la misma
En el paso tres del asistente para tablas dinamicas se indica , clic en Diseño , comienza el momento
de diseñar la tabla aparece el cuadro de dialogo que se muestra en la siguiente pagina
VOLVER
TABLAS DINAMICAS
Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna
Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Fila
Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos
Aceptar.
VOLVER
TABLAS DINAMICAS
Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que
permite filtrar datos por despliegue de las mismas.
VOLVER
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Un
escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de
cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar
diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios
para ver distintos resultados.
Crear un escenario
En el menú Herramientas, elija Escenarios.
Haga clic en Agregar.
En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario.
En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.
Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores
originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores.
En Proteger, seleccione las opciones que desee.
Haga clic en Aceptar.
En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.
Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de
crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.
ESCENARIOS
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ESCENARIOS
Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus
ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a
otro para realizar un análisis Y si.
En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $
y el de la celda B2 en 13.200 $.
Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.
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RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT
QUERY
¿Qué es Microsoft Query?
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft
Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos
corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los
informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se
actualice con información nueva.
Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso Es posible recuperar datos de varios tipos de bases
de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También
puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto.
En Excel, también se pueden recuperar datos de páginas Web y no es necesario tener Query para ello. Para obtener
información sobre cómo recuperar datos de páginas Web, consulte la Ayuda de Excel
RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT
QUERY
Seleccionar datos de una base de datos Puede recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que
es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos
están almacenados en una base de datos de Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto
determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región
que desee analizar y omitir los datos que no necesite.
Actualizar la hoja de cálculo en una operación Cuando disponga de datos externos en un libro de
Excel, siempre que cambie la base de datos puede actualizar los datos y, a su vez, el análisis, sin tener
que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen de
ventas mensual y actualizarlo cada mes cuando disponga de nuevas cifras de ventas.
Utilizar Query para recuperar datos La incorporación de datos externos a Excel con Query es un
proceso de tres pasos: Primero se establece un origen de datos para conectar con la base de datos,
después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y finalmente se
devuelven los datos a Excel donde se les puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con ellos.
RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT
QUERY
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  • 1. CURSO ESPECIALIZADO EN EXCEL AVANZADO GERENTES
  • 2. CONTENIDO CONCEPTOS BASICOS INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE CALCULO MOVER Y COPIAR HOJAS DAR FORMATO ALOS DATOS CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELADAS LA FICHA NUMERO DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS LA FICHA ALINEACION DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS LA FICHA FUENTE DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS LA FICHA BORDES DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS LA FICHA TRAMAS DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS TECLAS DE METODO ABREVIADO • Vista previa e impresión • Moverse en hojas de calculo • Moverse en hojas de calculo (2) • Seleccionar celdas, filas, columnas y objetos PROTECCION DE LOS DATOS PROTECCION DE LOS ARCHIVOS
  • 3. CONTENIDO CREACIONDE GRAFICOS •Procedimiento •Asistente: Paso 1 de 4 Tipo de grafico •Asistente: Paso 2 de 4 Datos de Origen •Asistente : Paso 3 de 4 Opciones del grafico •Asistente: paso 4 de 4 Ubicación del grafico •Ejemplo CREACION DE FORMULAS ESTRUCTURA DE FORMULAS FORMULAS CON REFERENCIAS •Referencia relativa •Referencia absoluta REFERENCIAS CON NOMBRES FUNCIONES FUNCIONES ANIDADAS ASISTENTE PARA FUNCIONES FUNCIONES DE FECHA Y HORA •Ahora •Hoy •Diasem •Mes •Año FUNCIONES DE TEXTO •Concatenar •Mayusc •Minusc •Nompropio •Largo •Espacios FUNCIONES PARA CONTAR •Contar •Contara •Contar.Blanco
  • 4. CONTENIDO FUNCIONES PARA OPERACIONES FUNDAMENTALES •Suma •Promedio •Max •Min FUNCIONES LOGICAS •O •Y •Si •Aplicación de la función Si •Contar.Si •Sumar.Si FUNCIONES AVANZADAS •BuscarV – Concepto •BuscarV – Argumentos •BuscarV – Aplicación •BuscarV – Ejemplo •Coincidir – Concepto •Coincidir – Aplicación •Índice – Concepto •Índice – Aplicaiocn •Índice – Aplicación (2) •Desref – Concepto •Desref Aplicación FORMULACION MATRICIAL •Concepto •Aplicación
  • 5. CONTENIDO ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE DATOS EN UNA LISTA •Concepto •Ordenar una lista •Filtrar un rango SUBTOTALES TABLAS DINAMICAS •Concepto •Paso 1 •Paso 2 •Paso 3 •Ejemplo ESCENARIOS MICROSOFT QUERY
  • 6. CONCEPTOS BASICOS Excel es una hoja de calculo electrónica, que permite procesar gran cantidad de datos que son introducidos en las celdas. Columna: es el espacio de trabajo vertical. Esta identificada por las letras del abecedario y combinaciones entre ellas; aproximadamente 256 columnas Fila: es el espacio de trabajo horizontal. Esta identificado por números enteros incrementables en uno; aproximadamente 65.536 filas. Celda: es la intersección entre una fila y una columna VOLVER
  • 7. INTRODUCIR DATOS EN LAS CELDAS 1. Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. 2. Escriba los datos y presione ENTRAR o TAB. Si digitamos números en una celda, estos se alinean a la derecha, mientras que si digitamos texto este se alinea a la izquierda. Para modificar los datos introducidos en una celda: 1.Presione un clic en la celda 2.Presione la tecla F2 3.Modifique los datos 4.Presione enter VOLVER
  • 8. Para agregar una única hoja de cálculo: En el menú Insertar, haga clic en Hoja de cálculo. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE CALCULO Para eliminar hojas: 1.Seleccione las hojas que desea eliminar. 2.En el menú Edición, haga clic en Eliminar hoja. VOLVER
  • 9. 1.Para mover o copiar hojas en otro libro, abra el libro que recibirá las hojas. 2.Cambie al libro que contiene las hojas que desea mover o copiar y, a continuación, seleccione las hojas 3.En el menú Edición, haga clic en Mover o copiar hoja. 4.En el cuadro Al libro, haga clic en el libro para recibir las hojas. Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, haga clic en nuevo libro. 5.En el cuadro Antes de la hoja, haga clic en la hoja delante de la que desea insertar las hojas copiadas o movidas. 6.Para copiar las hojas en vez de moverlas, active la casilla de verificación Crear una copia. MOVER Y COPIAR HOJAS VOLVER
  • 10. DAR FORMATO A LOS DATOS Para aplicar formato a las celdas existen varias categorías, y diseños. Para ejecutar esta acción, debemos seleccionar la o las celdas a las cuales de les aplicara el formato, ingresamos al menú formato, escogemos la opción celdas, donde aparece el cuadro de dialogo formato de celdas, en el cual escogemos el tipo de dato y formato para las celdas VOLVER
  • 11. CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS Numero: permite escoger el tipo de dato para la celda Alineación: contiene las opciones para el tipo de alineación del texto o de los datos dentro de la celda. Fuente: contiene todas las opciones para cambiar el tipo de fuente, tamaño, color etc. Bordes: permite definir el tipo de borde que se le aplicara a la celda Tramas: especifica un color de relleno. Proteger: Permite activar la opción de bloqueo para las celdas así como también ocultar. VOLVER
  • 12. Haga clic en una opción del cuadro Categoría y seleccione las opciones para las que desea especificar un formato de número. El cuadro Muestra aparece el aspecto que tendrán las celdas seleccionadas con el formato elegido. Haga clic en Personalizado si desea crear sus propios formatos personalizados para números (como códigos de producto, por ejemplo). LA FICHA NUMERO DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS VOLVER
  • 13. En esta ficha escoja el tipo de alineación que tomaran los datos dentro de las celdas, así como también la orientación. Puede lograr ajustar texto, a través de las opciones: Ajustar texto: permite ajustar el texto al tamaño de la celda Reducir hasta ajustar: reduce el texto hasta que se ajuste al tamaño de la celda Combinar celdas: une varias celdas en una sola LA FICHA ALINEACION DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS VOLVER
  • 14. LA FICHA FUENTE DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS Seleccione el tipo, el estilo y el tamaño de la fuente, y otras opciones de formato para el texto seleccionado. VOLVER
  • 15. LA FICHA BORDES DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS Seleccione las opciones de borde en Preestablecidos para aplicar o quitar bordes a las celdas seleccionadas Seleccione una opción en Estilo para especificar el tamaño de línea y el estilo de un borde. Si desea cambiar un estilo de línea en un borde que ya existe, seleccione la opción de estilo de línea que desee y, a continuación, haga clic en el área del borde en el modelo de Borde en que desea que aparezca el nuevo estilo de línea. Seleccione un color de la lista para cambiar el color del texto o el objeto seleccionado Haga clic en un estilo de línea en el cuadro Estilo y después haga clic en los botones situados bajo Preestablecidos o Borde para aplicar bordes a las celdas seleccionadas. Para quitar todos los bordes, haga clic en el botón Ninguno. También puede hacer clic en áreas del cuadro de texto para agregar o quitar bordes. VOLVER
  • 16. LA FICHA TRAMAS DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS Seleccione un color de fondo en el cuadro Color y después seleccione una trama en el cuadro Trama para aplicar formato a la selección con tramas de colores. VOLVER
  • 17. LA FICHA PROTEGER DEL CUADRO DE DIALOGO FORMATO DE CELDAS Bloqueada: Evita que se modifiquen, muevan o eliminen las celdas, o que se cambie su tamaño. El bloqueo de celdas no surte efecto a menos que la hoja esté protegida. Para proteger una hoja, elija el menú Protección en el menú Herramientas, haga clic en Proteger hoja y, a continuación, active la casilla de verificación Contenido. Oculta: Oculta una fórmula de una celda, de forma que no aparezca en la barra de fórmulas cuando se seleccione la celda. Si selecciona esta opción, no surtirá efecto a menos que la hoja esté protegida. Para proteger una hoja, elija Protección en el menú Herramientas, haga clic en Proteger hoja y, a continuación, active la casilla de verificación Contenido. VOLVER
  • 18. TECLAS DE METODOS ABREVIADOS VISTA PREVIA E IMPRESION CTRL+P o CTRL+MAYÚS+F12 Presentar el cuadro de diálogo Imprimir. RE PÁG o AV PÁG Avanzar o retroceder una página cuando está reducida. CTRL+FLECHA ARRIBA o CTRL+FLECHA IZQUIERDA Ir a la primera página cuando está reducida. CTRL+FLECHA ABAJO o CTRL+FLECHA DERECHA Ir a la última página cuando está reducida. VOLVER
  • 19. TECLAS DE METODOS ABREVIADOS MOVERSE EN HOJAS DE CALCULO Teclas de dirección Moverse una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+ tecla de dirección Ir hasta el extremo de la región de datos actual. INICIO Ir hasta el comienzo de una fila. CTRL+INICIO Ir hasta el comienzo de una hoja de cálculo. CTRL+FIN Ir hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utiliza AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia abajo. RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia arriba. ALT+AV PÁG Desplazarse una pantalla hacia la derecha. VOLVER
  • 20. TECLAS DE METODOS ABREVIADOS MOVERSE EN HOJAS DE CALCULO (2) ALT+RE PÁG Desplazarse una pantalla hacia la izquierda. F6 Cambiar al siguiente panel de una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ventana, comando Dividir). MAYÚS+F6 Cambiar al panel anterior de una hoja de cálculo que se ha dividido. CTRL+RETROCESO Desplazarse para ver la celda activa. F5 Mostrar el cuadro de diálogo Ir a. MAYÚS+F5 Mostrar el cuadro de diálogo Buscar. MAYÚS+F4 Repetir la última acción de Buscar (igual a Buscar siguiente). TAB Desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. VOLVER
  • 21. TECLAS DE METODOS ABREVIADOS SELECCIONAR CELDAS, COLUMNAS ,FILAS Y OBJETOS CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna. MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila. CTRL+E Seleccionar toda la hoja de cálculo. MAYÚS+RETROCESO Si están seleccionadas varias celdas, seleccionar sólo la celda activa. CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionar todas las celdas de una hoja. CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos VOLVER
  • 22. PROTECCION DE LOS DATOS En Microsoft Excel se pueden proteger las celdas que contengas formulas , funciones o simplemente datos que queremos restringir. Para ello debemos bloquear las celdas que queremos proteger activando la casilla “Bloqueada”, que se encuentra en la ficha proteger del cuadro de dialogo FORMATO DE CELDAS. Luego de bloquear las celdas requeridas, protegemos la hoja a través de la opción PROTEGER HOJA del menú HERRAMIENTAS, asignando opcionalmente una contraseña. De no proteger la hoja no surtirá el efecto de bloqueo de las celdas. VOLVER
  • 23. PROTECCION DE LOS ARCHIVOS En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales. Siga uno de estos procedimientos o ambos: Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder ver el libro, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña de apertura y haga clic en Aceptar. Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder guardar los cambios en el libro, inserte una contraseña en el cuadro Contraseña de escritura y haga clic en Aceptar. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas. Haga clic en Guardar. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente. VOLVER
  • 24. CREACION DE GRAFICOS PROCEDIMIENTO Los gráficos son objetos creados en Microsoft Excel, con el fin de analizar datos que se encuentren en una lista, planilla, o tabla de una hoja de calculo. Para crear un grafico se hace necesario el uso del ASISTENTE PARA GRAFICOS. Podemos acceder a este asistente de la siguiente manera: 1.Ingresamos al menú insertar 2.Escogemos la opción Grafico También podemos presionar un clic sobre el botón grafico de la barra de herramientas estándar. Este asistente nos proporciona la facilidad de crear un grafico en cuatro pasos fundamentales. Antes de entrar al asistente podemos seleccionar el área que contiene los datos que se desean graficar, para obtener la referencia de los datos. VOLVER
  • 25. CREACION DE GRAFICOS PASO 1 DE CUATRO: TIPO DE GRAFICO Tipo de gráfico Haga clic en el subtipo o la variación del tipo de gráfico que desea utilizar. Si no aparece ningún subtipo, es posible que el gráfico actual sea un gráfico personalizado. En el cuadro de texto situado bajo Subtipo de gráfico se describe el tipo, el subtipo o la variación del gráfico seleccionado en el cuadro Tipo de gráfico. Si no aparece ningún subtipo, es posible que el gráfico actual sea un gráfico personalizado. Presionar para ver muestra Muestra una vista previa del tipo de gráfico seleccionado actualmente, con la apariencia que tendrá cuando se aplique a los datos. Ficha Tipos personalizados Tipo de gráfico Muestra los tipos de gráficos personalizados definidos por el usuario o integrados que proporciona Microsoft Excel. Definidos por el usuario Muestra los tipos de gráficos personalizados definidos por el usuario que proporciona Excel. Integrados Muestra los tipos de gráficos personalizados integrados que puede aplicar a los datos. VOLVER
  • 26. CREACION DE GRAFICOS PASO 2 DE CUATRO: DATOS DE ORIGEN FICHA RANGO DE DATOS: En esta ficha se muestra el impacto que tendrán las opciones seleccionadas en el gráfico. Rango de datos Haga clic en el cuadro Rango de datos y, a continuación, seleccione los datos de la hoja de cálculo que desea representar gráficamente. Si selecciona los datos antes de iniciar el Asistente para gráficos o si cambia los datos de origen existentes, es posible que ya aparezca el rango en este cuadro. El botón Contraer cuadro de diálogo situado en el extremo derecho de este cuadro contrae temporalmente el cuadro de diálogo para que pueda especificar el rango seleccionando celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya acabado, puede volver a hacer clic en el botón para mostrar de nuevo el cuadro de diálogo completo. Filas Especifica que la serie de datos está formada por filas de la hoja de cálculo. Columnas Especifica que la serie de datos está formada por columnas de la hoja de cálculo. Ficha Series En esta ficha se muestra el impacto que tendrán en el gráfico las opciones que seleccione. Series Muestra los nombres de las series de datos existentes. Puede agregar y quitar series de datos en el gráfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de cálculo. Agregar Haga clic aquí para agregar una nueva serie de datos vacía al gráfico. Para agregar el nombre de serie y sus valores a la nueva serie, haga clic en los cuadros Nombre y Valores, y seleccione un rango de la hoja de cálculo; también puede escribir el nombre y los valores en los cuadros. Si escribe un nombre en el cuadro Nombre o escribe los valores en el cuadro Valores, estos datos no se agregarán a la hoja de cálculo. Quitar Quita la serie de datos seleccionada del gráfico. Puede agregar y quitar series de datos en el gráfico sin que esto afecte a los datos de la hoja de cálculo VOLVER
  • 27. CREACION DE GRAFICOS PASO 3 DE CUATRO: OPCIONES DEL GRAFICO Haga clic en un cuadro y, a continuación, escriba el texto para un título de gráfico o de eje. Para insertar un salto de línea en un título de gráfico o de eje, haga clic en el texto del gráfico, haga clic en el lugar donde desee insertar el salto de línea y, a continuación, presione ENTRAR. Ficha Ejes Muestra u oculta los ejes principales del gráfico. Eje de categorías (X) Muestra el eje de categorías (x). •Automático Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categorías predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. •Categoría Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categorías predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. •Escala de tiempo Muestra el eje de categorías con un eje de escala de tiempo (x), incluso si los datos del eje no tienen formato de fecha. Las marcas de graduación de escala de tiempo están regularmente espaciadas en el eje X, basándose en las unidades de tiempo principales y secundarias. VOLVER
  • 28. CREACION DE GRAFICOS PASO 4 DE 4: UBICACIÓN DEL GRAFICO Como hoja nueva Haga clic en Como hoja nueva y escriba el nombre de la nueva hoja de gráfico en dicho cuadro para colocar el gráfico en una nueva hoja de gráfico. Como objeto en Haga clic en Como objeto en, haga clic en un nombre de hoja en dicho cuadro y, a continuación, haga clic en Aceptar para colocar el gráfico como un objeto incrustado en una hoja de cálculo. Arrastre el gráfico incrustado a la posición que desee en la hoja de cálculo. VOLVER
  • 29. CREACION DE GRAFICOS EJEMPLO DE GRAFICO VOLVER
  • 30. CREACION DE FORMULAS Introducción de fórmulas Para realizar cálculos usando la hoja es preciso introducir fórmulas en las celdas, una fórmula es una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de unos valores ya existentes, una fórmula puede contener: números, operadores, rangos de celdas y funciones predefinidas. Las fórmulas comienzan con el carácter =, en caso de no introducir este carácter, el contenido se interpreta como texto, no produciendo en consecuencia ningún resultado su ejecución, salvo la inserción del texto en la celda activa. Las fórmulas se almacenan internamente, pueden verse en la barra de fórmulas cuando se coloca el cursor sobre la celda en la que fueron creadas, mientras que la celda muestra el resultado del cálculo. VOLVER
  • 31. Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo. La fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, o pueden comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. En el siguiente ejemplo, se suma el valor de la celda B4 y 25 y, a continuación, el resultado se divide entre la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5. ESTRUCTURA DE FORMULAS VOLVER
  • 32. FORMULAS CON REFERENCIAS REFERENCIAS RELATIVAS Cuando una formula (que esta referida a celdas) se copia en otras celdas; las direcciones de las celdas en las formulas copiadas se van ajustando "relativamente" a la posición de la formula copiada. Por ejemplo si la formula copiada baja dos filas y se desplaza tres columnas a la derecha, las direcciones de las celdas que forman parte de la formula también bajan dos filas y se desplazan tres columnas a la derecha. Control deslizante para copiar formulas, creando referencias relativas En este ejemplo la formula fue creada una vez para las celdas C56 y D56 y luego fue copiada a las celdas siguientes por medio del control deslizante de relleno. VOLVER
  • 33. FORMULAS CON REFERENCIAS REFERENCIAS ABSOLUTAS Cuando una formula (que esta referida a celdas) se copia en otras celdas; las direcciones de las celdas en las formulas copiadas se MANTIENEN en su dirección original sin ajustarse para nada a la posición de la formula copiada. Por ejemplo si la formula copiada baja dos filas y se desplaza tres columnas a la derecha, las direcciones de las celdas que forman parte de la formula no bajan filas ni se desplazan columnas, sino que se mantienen en su dirección original , para crear referencias absolutas se antepone signos pesos “$” a la referencias de las celdas que no cambiaran al copiar la formula en otras celdas. VOLVER
  • 34. REFERENCIAS CON NOMBRES Un nombre descriptivo en una fórmula puede facilitar la comprensión del objetivo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =SUMA(VentasPrimerTrimestre) puede ser más sencilla de identificar que =SUMA(Ventas!C20:C30). En este ejemplo, el nombre VentasPrimerTrimestre representa el rango C20:C30 en la hoja de cálculo denominada Ventas. Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo. Por ejemplo, si el nombre VentasProyectadas hace referencia al rango A20:A30 en la primera hoja del cálculo de un libro, puede utilizarse el nombre VentasProyectadas en cualquier hoja del mismo libro para hacer referencia al rango A20:A30 en la primera hoja de cálculo. Los nombres también pueden utilizarse para representar fórmulas o valores que no cambien (constantes). Por ejemplo, puede utilizarse el nombre IVA para representar el importe del impuesto (como un porcentaje) aplicado a las transacciones de ventas. CUADRO DE NOMBRES Cuadro situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas que identifica la celda seleccionada, el elemento de gráfico o el objeto de dibujo. Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación, presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga clic en su nombre en el cuadro Nombre. VOLVER
  • 35. FUNCIONES INTRODUCCION DE FUNCIONES Podemos usar funciones dentro de fórmulas escribiéndolas directamente en la barra de captura de datos para celdas. Cada función que utilicemos tendrá una sintaxis propia que debe ser respetada para que se produzca el resultado apetecido, hay unas 320 funciones y se incluyen mecanismos de ayuda directos para facilitar su uso como es el “Asistente para funciones”, el cuál se activa con el botón de la barra de herramientas o con la opción “Insertar + Función”. De modo que se abrirá un cuadro de diálogo que permite seleccionar una función, en este cuadro aparece además una explicación del resultado que se obtiene al usar la función seleccionada y la sintaxis a emplear. Una vez seleccionada una función aparece un cuadro de diálogo asociado a ella en el que podremos introducir los diferentes argumentos que ésta precise. VOLVER
  • 36. FUNCIONES ANIDADAS En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50. Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el valor de error #¡VALOR! Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc. VOLVER
  • 37. ASISTENTE PARA FUNCIONES Utilice el cuadro de diálogo Insertar función para ayudarle a insertar la fórmula y los argumentos correctos que se adapten a sus requisitos. Buscar una función Escriba una descripción breve de lo que desea que haga una función y, a continuación, haga clic en Ir. En el cuadro Seleccionar una función se mostrará una lista de funciones posibles que se ajustan a los requisitos especificados en la descripción proporcionada. O seleccionar una categoría En la lista desplegable, siga uno de estos procedimientos: Seleccione Usadas recientemente. Las funciones que haya insertado recientemente se mostrarán por orden alfabético en el cuadro Seleccionar una función. Seleccione una categoría de función. Las funciones de dicha categoría se mostrarán por orden alfabético en el cuadro Seleccionar una función. Seleccione Todas. Se mostrarán todas las funciones por orden alfabético en el cuadro Seleccionar una función. Seleccionar una función Siga uno de estos procedimientos: Haga clic en el nombre de función que desee para ver la sintaxis y una breve descripción de la función debajo del cuadro Seleccionar una función. Haga doble clic en un nombre de función para que se muestre la función y sus argumentos en el asistente Argumentos de función, que le ayudará a agregar argumentos correctos. Ayuda sobre esta función Muestra el tema de Ayuda de referencia en la ventana de Ayuda para la función seleccionada en ese momento en el cuadro Seleccionar una función. VOLVER
  • 38. FUNCIONES DE FECHA Y HORA AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis AHORA( ) Observaciones •Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan utilizar en cálculos. De manera predeterminada, la fecha 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y la fecha 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448, porque es 39.448 días posterior al 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. •En los números de serie, los dígitos a la derecha del separador decimal representan la hora; los números a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, el número de serie 0,5 representa la hora 12:00 del mediodía. •La función AHORA sólo cambia cuando se realiza un cálculo en la hoja de cálculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la función. No se actualiza constantemente. VOLVER
  • 39. HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la función, el resultado tendrá formato de fecha. Sintaxis HOY( ) Observación Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. FUNCIONES DE FECHA Y HORA VOLVER
  • 40. FUNCIONES DE FECHA Y HORA DIASEM SINTAXIS: DIASEM(numero de serie; tipo) Numero de serie: es un valor de tipo fecha Tipo: es un numero que especifica el primer dia de la semana. Sus valores son 1, 2 y 3. · Si es 1: entonces Domingo es 1, Lunes 2, martes 3, miércoles 4, .... · Si es 2: entonces Lunes 1, martes 2, miércoles 3, jueves 4, viernes 5, .... · Si es 3: entonces Lunes 0, martes 1, miércoles 2, jueves 3, viernes 4, .... VOLVER
  • 41. FUNCIONES DE FECHA Y HORA MES Devuelve el mes de una fecha representada por un número de serie. El mes se expresa como número entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis MES(núm_de_serie) Núm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. Los valores devueltos por las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente VOLVER
  • 42. FUNCIONES DE FECHA Y HORA AÑO Devuelve el año correspondiente a una fecha. El año se devuelve como número entero comprendido entre 1900 y 9999. Sintaxis AÑO(núm_de_serie) Núm_de_serie es la fecha del año que desee buscar. Las fechas deben introducirse mediante la función FECHA o como resultados de otras fórmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el día 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se introducen como texto. Observaciones Microsoft Excel almacena las fechas como números de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los cálculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el número de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el número de serie 39448 porque viene 39.448 días después del 1 de enero de 1900. Microsoft Excel para Macintosh utiliza un sistema de fechas predeterminado diferente. Los valores que devuelven las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores gregorianos independientemente del formato de visualización del valor de fecha suministrado. Por ejemplo, si el formato de visualización de la fecha suministrada es Hijri, los valores devueltos para las funciones AÑO, MES Y DIA serán valores asociados con la fecha gregoriana equivalente. VOLVER
  • 43. FUNCIONES DE TEXTO CONCATENAR Concatena argumentos de texto. Sintaxis CONCATENAR (texto1;texto2; ...) Texto1, texto2, ... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas. Observaciones Puede utilizar el operador "&" en lugar de CONCATENAR para unir elementos de texto. VOLVER
  • 44. FUNCIONES DE TEXTO MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas. Sintaxis MAYUSC(texto) Texto es el texto que desea convertir a mayúsculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. Ejemplo El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. VOLVER
  • 45. FUNCIONES DE TEXTO MINUSC Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas. Sintaxis MINUSC(texto) Texto es el texto que desea convertir en minúsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras. VOLVER
  • 46. FUNCIONES DE TEXTO NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas. Sintaxis NOMPROPIO(texto) Texto es el texto entre comillas, una fórmula que devuelve texto o una referencia a una celda que contiene el texto al que desea agregar mayúsculas. VOLVER
  • 47. FUNCIONES DE TEXTO LARGO LARGOB LARGO devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. LARGOB devuelve el número de bytes utilizados para representar los caracteres de una cadena de texto. Esta función se utiliza con los caracteres de dos bytes. Sintaxis LARGO(texto) LARGOB(texto) Texto es el texto cuya longitud desea saber. Los espacios se cuentan como caracteres. Ejemplo (LARGO) VOLVER
  • 48. FUNCIONES DE TEXTO ESPACIOS Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras. Use ESPACIOS en texto procedente de otras aplicaciones que pueda contener un separación irregular. Sintaxis ESPACIOS(texto) Texto es el texto del que desea quitar espacios. VOLVER
  • 49. FUNCIONES PARA CONTAR CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2;...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números. Observaciones Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error. VOLVER
  • 50. CONTARA Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2;...) Valor1, valor2, ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función CONTAR. FUNCIONES PARA CONTAR VOLVER
  • 51. FUNCIONES PARA CONTAR CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis CONTAR.BLANCO(rango) Rango es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco. Observación También se cuentan las celdas con fórmulas que devuelven "" (texto vacío). Las celdas que contienen valores cero no se cuentan VOLVER
  • 52. FUNCIONES PARA OPERACIONES FUNDAMENTALES SUMA Suma todos los números de un rango. Sintaxis SUMA(número1;número2; ...) Número1;número2;... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Observaciones Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se considerarán los números en esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuación. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. VOLVER
  • 53. FUNCIONES PARA OPERACIONES FUNDAMENTALES PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2;...) Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero. VOLVER
  • 54. FUNCIONES PARA OPERACIONES FUNDAMENTALES MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2; ...) Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor máximo. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. VOLVER
  • 55. MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(número1;número2; ...) Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo. Observaciones Puede especificar los argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones numéricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. FUNCIONES PARA OPERACIONES FUNDAMENTALES VOLVER
  • 56. FUNCIONES LOGICAS O Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor de error #¡VALOR! Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+E VOLVER
  • 57. FUNCIONES LOGICAS Y Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO. Sintaxis Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO. Observaciones Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto. Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR! VOLVER
  • 58. FUNCIONES LOGICAS SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Sintaxis SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. VOLVER
  • 59. FUNCIONES LOGICAS APLICACIÓN DE LA FUNCION SI VOLVER
  • 60. FUNCIONES LOGICAS CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas". Observación Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que se pueden utilizar para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores según una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función de hoja de cálculo SI. VOLVER
  • 61. SUMAR.SI Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango es el rango de celdas que desea evaluar. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Observaciones Las celdas contenidas en rango_suma se suman sólo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función CONTAR.SI. Para hacer que una fórmula devuelva uno de dos valores basados en una condición, como una bonificación por ventas basada en un importe de ventas especificado, utilice la función SI. FUNCIONES LOGICAS VOLVER
  • 62. FUNCIONES AVANZADAS FUNCION BUSCARV (CONCEPTO) Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". Sintaxis BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas; ordenado) VOLVER
  • 63. FUNCIONES AVANZADAS FUNCION BUSCARV ARGUMENTOS BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto. Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Indicador_columnas es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF! Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A. VOLVER
  • 64. FUNCIONES AVANZADAS FUNCION BUSCARV APLICACION Observaciones Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado. Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A. Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de error #N/A. VOLVER
  • 65. FUNCIONES AVANZADAS La funcion Buscarv se utiliza en este ejemplo, para que al digitar la referencia de los productos en la factura, automaticamente la funcion me traiga el nombre del producto y el precio. Observe que al lado de la factura esta el listado de los productos. En la celda C5 la funcion seria asi”=BUSCARV(B5;H3:J13;2;FALSO).observe que el valor buscado es el que se digite en la celda B5; ya que es la referencia que se buscara. El segundo argumento “Matriz_buscar_en es el rango H3:J13 por que es el rango que contiene el listado de los productos. El “Indicador de columnas es el No 2 ya que en el listado de productos el nombre del producto esta en la segunda columna. Y el argumento “Ordenado” tiene el valor falso porque se requiere que la funcion busque el valor exacto. Para el valor unitario seria la misma formula pero en el argumento “Indicador de columnas” ira el No 3 ya que en listado de productos el precio es la tercera col. FUNCION BUSCARV EJEMPLO VOLVER
  • 66. FUNCIONES AVANZADAS COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en un orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Sintaxis COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia) Valor_buscado es el valor que se utiliza para encontrar el valor deseado en una tabla. Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busque algún número en la guía telefónica, estará usando el nombre de la persona como valor de búsqueda, pero el valor que realmente desea es el número de teléfono. Valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, a un texto o a un valor lógico. Matriz_buscada es un rango de celdas contiguas que contienen posibles valores de búsqueda. Matriz_buscada debe ser una matriz o una referencia matricial. Tipo_de_coincidencia es el número -1, 0 ó 1 y especifica cómo hace coincidir Microsoft Excel el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO. Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual al valor_buscado. Los valores de matriz_buscada deben colocarse en orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A; ...2; 1; 0; -1; -2; ...y así sucesivamente. Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondrá que es 1. VOLVER
  • 67. FUNCIONES AVANZADAS COINCIDIR APLICACION Observaciones COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada y no el valor en sí. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando hace coincidir valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede contener los caracteres comodín asterisco (*) y signo de interrogación (?). El asterisco equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogación a un único carácter. VOLVER
  • 68. FUNCION INDICE - CONCEPTO Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La función INDICE() tiene dos formas: matricial y de referencia. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) devuelve el valor de una celda o de una matriz de celdas determinada dentro del argumento matriz. INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) devuelve una referencia celdas especificadas dentro del argumento ref. INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes. Si matriz contiene sólo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene más de una fila y más de una columna y sólo utiliza núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Núm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_fila, se requiere el argumento núm_columna. Núm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolverá un valor. Si se omite núm_columna, se requiere el argumento núm_fila. FUNCIONES AVANZADAS VOLVER
  • 69. FUNCIONES AVANZADAS FUNCION INDICE - APLICACION Observaciones Si se utilizan ambos argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de intersección de los argumentos núm_fila y núm_columna. Si se define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz, introduzca la función INDICE como una fórmula matricial en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF! VOLVER
  • 70. FUNCIONES AVANZADAS FUNCION INDICE – APLICACIÓN (2) Forma de referencia INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) Ref es una referencia a uno o varios rangos de celdas. VOLVER
  • 71. FUNCION DESREF - CONCEPTO Devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver. Sintaxis DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Ref es la referencia en la que desea basar la desviación. Ref debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR! Filas es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo de la referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima). Columnas es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda). Alto es el alto, en número de filas, que desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo. Ancho es el ancho, en número de columnas, que desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo. FUNCIONES AVANZADAS VOLVER
  • 72. FUNCIONES AVANZADAS FUNCION DESREF - APLICACION Observaciones Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF! Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del argumento ref. DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2. VOLVER
  • 73. Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea introducir el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. Algunas de las funciones integradas son fórmulas matriciales y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. FORMULACION MATRICIAL VOLVER
  • 74. FORMULACION MATRICIAL - APLICACION Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula matricial permite simplificar un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula matricial. Por ejemplo, a continuación se calcula el valor total de una matriz de valores de cotización y acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada cotización Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula matricial, ésta multiplica las acciones y el precio correspondiente a cada cotización, y luego suma los resultados de estos cálculos. Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. Por ejemplo, dada un serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3). Al escribir la fórmula =TENDENCIA(B1:B3,A1:A3) como fórmula matricial, generará tres resultados separados (22196, 17079 y 11962) basados en las tres cifras de venta y en los tres meses FORMULACION MATRICIAL VOLVER
  • 75. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE LOS DATOS EN UNA LISTA LISTAS Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista. VOLVER
  • 76. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE LOS DATOS EN UNA LISTA ORDERNAR LISTA Para ordenar listas , debemos seleccionar el rango que conforma la lista de datos, ingresamos al menu datos y escogemos la opcion ordenar, donde aparece el cuadro de dialogo ORDENAR. Ordenar por Si va a ordenar filas, seleccione la primera columna por la que desea ordenar. Si va a ordenar columnas, seleccione la primera fila por la que desea ordenar. Luego por Utilice este cuadro si va a ordenar por más de una columna o fila. Una vez ordenado el rango por la columna o fila especificada en el cuadro Ordenar por, se ordena secuencialmente por las otras columnas o filas especificadas. Ascendente o Descendente Haga clic en Ascendente para colocar en primer lugar el número más bajo, el principio del alfabeto o la fecha más temprana en el rango ordenado. Haga clic en Descendente para colocar en primer lugar el número más alto, el final del alfabeto o la fecha más reciente en el rango ordenado. Las celdas en blanco siempre se colocan al final. La lista tiene fila de encabezamiento Haga clic en Sí para excluir la primera fila de la ordenación en caso de que la lista tenga etiquetas de columna en la fila superior. Haga clic en No para incluir la primera fila de la ordenación en caso de que la lista no tenga etiquetas columna en la fila superior. VOLVER
  • 77. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACION DE LOS DATOS EN UNA LISTA FILTRAR UN RANGO Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez. Haga clic en la celda del rango que desea filtrar. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Filtrar por el número menor o mayor 1. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores). 2. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores. 3. En el cuadro del medio, escriba un número. 4. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos. Filtrar por números mayores o menores que otro número Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar). En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que. En el cuadro de la derecha, escriba un número. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior VOLVER
  • 78. SUBTOTALES Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números. Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos Subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales. Actualización automática Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle. VOLVER
  • 79. TABLAS DINAMICAS TABLAS DINAMICAS CONCEPTO Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan aspectos concretos de una información global. Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos. Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de la tabla dinámica se justifique. En las novedades de Excel 2000, consiste una de ellas en la mejora del asistente guía, en la creación de Tablas Dinámicas. Para su utilización, se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámico Partiendo de una Planilla confeccionada, tomando como ejemplo la circulación de vehículos a través de una estación de peaje, se trata de aplicar sobre la misma un principio de ordenamiento a través de una herramienta de Excel, Tablas Dinámicas La creación de una tabla dinámica se realiza a través del asistente y en varios pasos. Poner el cursor en cualquier celda de la Tabla Tomar la opción Menú-Datos- Informe de tablas y gráficos dinámicos Aparece el cuadro VOLVER
  • 80. TABLAS DINAMICAS 1° Paso ¿Dónde están los datos que desea analizar? Marcar opción : Lista o base de datos de Microsoft Excel ¿ Que tipo de informe desea crear? Marcar la opción: Tabla dinámica clic en Siguiente VOLVER
  • 81. TABLAS DINAMICAS 2° Paso Rango de Datos Seleccionar el rango de la tabla, incluyendo la fila de titulo Siguiente VOLVER
  • 82. TABLAS DINAMICAS 3° Paso Ubicación de la Tabla
  • 83. TABLAS DINAMICAS EJEMPLO Se adopto ubicar la tabla en la misma hoja de calculo determinando la celda de comienzo de ejecución de la misma En el paso tres del asistente para tablas dinamicas se indica , clic en Diseño , comienza el momento de diseñar la tabla aparece el cuadro de dialogo que se muestra en la siguiente pagina VOLVER
  • 84. TABLAS DINAMICAS Arrastrar el cuadrito de Semana a Columna Arrastrar el cuadrito de Vehículo a Fila Arrastrar el cuadrito de Cantidad a Datos Aceptar. VOLVER
  • 85. TABLAS DINAMICAS Aparece la tabla dinámica diseñada, acompañada por una barra de herramientas especial que permite filtrar datos por despliegue de las mismas. VOLVER
  • 86. Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Crear un escenario En el menú Herramientas, elija Escenarios. Haga clic en Agregar. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar. Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores. En Proteger, seleccione las opciones que desee. Haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. ESCENARIOS VOLVER
  • 87. ESCENARIOS Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si. En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $. Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $. VOLVER
  • 88. RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT QUERY ¿Qué es Microsoft Query? Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft Access, Microsoft SQL Server y los servicios OLAP de Microsoft SQL Server. También puede recuperar datos de las listas de Excel y de archivos de texto. En Excel, también se pueden recuperar datos de páginas Web y no es necesario tener Query para ello. Para obtener información sobre cómo recuperar datos de páginas Web, consulte la Ayuda de Excel
  • 89. RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT QUERY Seleccionar datos de una base de datos Puede recuperar datos de una base de datos creando una consulta, que es una pregunta que se hace acerca de los datos almacenados en una base de datos externa. Por ejemplo, si los datos están almacenados en una base de datos de Access, puede que desee conocer las cifras de ventas de un producto determinado por regiones. Es posible seleccionar parte de los datos seleccionando sólo los datos del producto y la región que desee analizar y omitir los datos que no necesite.
  • 90. Actualizar la hoja de cálculo en una operación Cuando disponga de datos externos en un libro de Excel, siempre que cambie la base de datos puede actualizar los datos y, a su vez, el análisis, sin tener que volver a crear los informes y los gráficos de resumen. Por ejemplo, puede crear un resumen de ventas mensual y actualizarlo cada mes cuando disponga de nuevas cifras de ventas. Utilizar Query para recuperar datos La incorporación de datos externos a Excel con Query es un proceso de tres pasos: Primero se establece un origen de datos para conectar con la base de datos, después se utiliza el Asistente para consultas para seleccionar los datos deseados y finalmente se devuelven los datos a Excel donde se les puede aplicar formato, resumirlos y crear informes con ellos. RECUPERAR DATOS CON MICROSOFT QUERY VOLVER