Cybozu Days 2020「導入・浸透・活用のコツ教えます！チーム力が高まるサイボウズ Office活用事例」

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モデレーター
渋谷雄大
好きな機能：施設予約
2020年ハマったこと：
カメの飼育
サイボウズエバンジェリスト
1
ララ
です
キキ
です

コメンテーター
河合真知子
好きな機能：リアクション機能
2020年ハマったこと：
サッカー漫画
「アオアシ」
サイボウズ Office プロダクトマネージャー
2
ステイホームで
読み始めました

サイボウズ Office とは？
3

製品コンセプト
中小企業向けグループウェア。
「誰でもかんたんに使える」
にこだわって開発。
情報共有による円滑な仕事を
みんなのものに。
4

機能
日本人のワークスタイルの変化に合わせて進化。
チームのための機能をワンパッケージでご提供。
トップページスケジュール掲示板ファイル管理メッセージメールワークフロー
報告書アドレス帳電話メモプロジェクト ToDoリストタ...

機能
必要な情報が１つの画面にまとまるから見逃さない。
6

特長
外出先でも
らくらく
操作
専門的な
スキルが
なくても
管理できる
7

ユーザーアンケート
はじめて
導入した企業
2019年サイボウズユーザーアンケートより
「60歳以上が利用」
の企業
紹介したこと
がある人
8

累計導入 68,000社突破！
9

さまざまな業種で広がる活用
株式会社
ミキハウストレード
【卸小売業】
カガヤキ農園
【農業】
株式会社
トキワ
【製造業】
社会福祉法人
みやび
【保育事業】
10

2020年メッセージを刷新
中小企業のチーム力を強化する
かんたんらくらくグループウェア
11

テレビCM放映中（地域限定）
12

サポートコンテンツを強化
導入浸透活用
それぞれのステップでお客様を
サポートするコンテンツをご用意
13

製品サイト
かんたん便利な機能
手頃な価格
豊富な事例
充実のセミナー
導入・活用サポート
知りたい
情報を
探しやすく
導入
14

製品カタログ
機能を
詳しく解説
導入
15

設定・操作ガイドブック
初期設定を
やさしく
解説
導入
社内説明を
スムーズに
16

動画でわかる！「サイボウズ Office」
スケジュールを登録してみよう
カスタムアプリを登録してみよう
サイボウズ Office チャンネル
浸透
チャンネル登録をお願いします！
17

サイボウズ Office ユーザーポータル
活用
2020年末
リニューアル
予定
18
お役立ち
記事が満載

導入相談・テクニカルサポート
活用
導入前から
相談できる
安心サポート
＜お客様の声＞
サイボウズのサポートは
「この部分をこうしたい」
「こういうことを実現したい」
と伝えると、ある方法がダメでも、
目的を達成するために
他の方法を考えて提...

導入・浸透・活用を強力サポート！
資料・コンテンツセミナー個別相談
導
入
浸
透
活
用
レベルチェックテスト
徹底理解セミナー
はじめの一歩講座テクニカルサポート
導入サポート導入相談カフェ
20

最新情報はSNSで発信中！
サイボウズ Office 公式アカウント
@cybozuoffice @cybozu_Office
21

事例 Vol.1
株式会社スポーツフィールド様
22

株式会社スポーツフィールド
創業 2010年1月
従業員数 233名
（６月末時点）
拠点数 11拠点
（他７サテライトオフィス７月末時点）
売上高約１９億
（ 2 0 1 9 年 1 2 月末...

スポーツ人財に特化した人財紹介業
1 事業内容
スポーツ人財とは？
新卒は体育会・運動部所属学生、
第二新卒以降は部活動等のスポーツ経験
Human Resourceではなく
人財、Human Capital、宝
24

高橋幸江
スポーツ経験：スキー＆水泳
職務経歴：会計と経営系を主に経験
システム経験
Louts1-2-3、一太郎、花子、三四郎、File Maker、
会計ソフト、Notes、Word、Excel、Access
2018年７月スポーツフィ...

ü 従業員数約１５０人で全国に１１拠点
ü 規模が急速に拡大
新卒中途入社者が情報共有しやすい環境が必要
人＝業務から組織として変化するタイミング
3 入社したころの状況
情報資産を整理し可視化
26

ü サイボウズ Officeは導入済み（スタンダードコース）
ü スケジュール、掲示板、ワークフロー、ファイル管理
4 サイボウズ Office活用状況と印象
もっと使い道があるかも？
なにができるかわからない
27

ü 全拠点の社員が同時アクセス
ü アクセス権限設定が可能
ü ちょっとわかる社員が生まれやすいことが大切
→運用継続にはちょっとわかる社員の存在が重要
→便利な機能をマニュアルなくても気がつく
→学びたい人のマニュアルが整備済み
5 情報資産...

選定条件を満たし、
コストが +¥300/人に抑えられる
６ツールの決定
2018年11月
サイボウズ Office
プレミアムコースへアップグレード
29

人＝業務から分離させて可視化
ü 全社員が共有できる社員情報集約
ü 社員情報を他システムへ展開する準備
氏名、配属部署、役職等を集約し
ビジネスネームと社員番号付与体制準備
７管理者として最初に取り組んだこと
30

Step１コスト＝課金体系理解 ID運用
翌月入社者＆今月ID停止社員（退職社員）がいる時、今月の最適運用は？
７管理者として最初に取り組んだこと
月初の
利用ID数
課金
ID使用停止
→課金なし
→データ残る
ID削除
→課金なし
→デ...

Step 2 ID管理の為、入社から退職まで
社員情報共有可能範囲を可視化
７管理者として最初に取り組んだこと
入社転籍
休職
産休
退職
復職
異動
公開情報と非公開情報の区別
32

Step 3 ID運用フロー設定
７管理者として最初に取り組んだこと
33

Step 4 「表記名」のルール設定
他システム展開へビジネスネームへ統一しユーザー名簿整備
７管理者として最初に取り組んだこと
Before
鈴木
鈴木（良）
鈴木(太)
After
鈴木花子
鈴木良一
鈴木太
フルネーム
表記に統一...

ユーザー名簿プロフィール写真を設定してみた！
11 やってみて！新しい視点
おもしろい！と思ったら人は動く
→「おもしろい」と「楽しい」は重要
設定方法知りたい
の問い合わせ
個別説明が面倒
自作マニュアル
展開
社内に定着
（強制はしない）
...

【アイコン】いいね！をつけた時、誰がつけたか判断しやすい
11 やってみて！新しい視点
36

８社内のカスタムアプリ運用
社内情報整理のために作成したカスタムアプリ
人＝業務から分離させて可視化
社内Q&A
社員紹介
37

８社内のカスタムアプリ運用社員編
社員紹介
SNSより情報公開度が高い
38

８社内のカスタムアプリ運用業務編
分からないことがあったらまず「社内Q&A」へ
39

８社内のカスタムアプリ運用業務編
「社内Q&A」から情報のある場所へ誘導
40

10 カスタムアプリで業務効率化できた事例
「社員誕生日お祝い制度」
「社員は家族」という想いから、誕⽣⽇にプレゼントと
全社員からの寄書きを贈り、⽇頃、伝えきれない感謝の
気持ちを社員に伝えてきた創業からの伝統
↓
社員が増えても「形」を見直...

10 カスタムアプリで業務効率化できた事例
創業当初
色紙を回覧し
直接記入
社員増加
Googleフォーム
＋スプレッドシートへ
運用変更
メッセージ
を誰まで書
いたかわら
かない
他の人には
メッセージ
は見られた
くない
社員増で進化
...

10 カスタムアプリで業務効率化できた事例
誕生日メッセージアプリの運用
①全社員分の誕生日・名前・入力締切日をCSVデータで一括登録
②社員がメッセージを入力
43

10 カスタムアプリで業務効率化できた事例
④入力が完了したら、各拠点の担当者がCSVで出力
⑤拠点ごとの独自運用で色紙やアルバムにしてプレゼント
社員誕生日お祝い制度のカルチャーを新しい形で継承
44

サイボウズ Office活用の効果
サイボウズ Office を楽しくおもしろく運用
イメージ通
りできる！
業務効率を
あげたい！
システム経験のない社員のITスキル向上
こんなこと
がしたい！
45

カスタムアプリとは？
47

カスタムアプリとは
日報、顧客台帳、商談進捗管理、
共有タスク管理、社内Q&Aなど、
標準機能にはないアプリケーションを
お客様ご自身でかんたんに作成できます。
プレミアムコース限定
アプリ数
無制限！
48

カスタムアプリでできること
①共同編集
49

カスタムアプリでできること
②ステータス管理
50

カスタムアプリでできること
③通知を送る
51

カスタムアプリでできること
④集計できる
52

カスタムアプリの作り方
テンプレートから
100以上の
テンプレートから
選べる
CSVから
お持ちの
Excelデータを
CSVにして取り込める
１つずつ
項目を選ぶ
項目名や並び順を
自由に設定できる
53

人気カスタムアプリランキング
TOP10
最新
TOP100は
ブースで！
①日報 ②共有タスク
管理
③顧客台帳 ④在庫管理 ⑤費用申請
・承認
⑥商談進捗管理 ⑦社内
アンケート
⑧売上情報 ⑨勤怠管理
パック
⑩社員名簿
2020年話...

ユーザー様の声
「あなたにとってカスタムアプリとは？」
会社の文化を
作ってくれる
道具
データベース
＆フロー
の立役者
「希望」
私の人生を
変えたもの
会社の脳細胞
55
株式会社ワークアカデミー
與田様
株式会社 un.
湯浅様
...

＜スタンダードコースご利用中の方＞
カスタムアプリを試す方法
ご利用中の契約環境とは別の環境で
30日間無料でお試しいただけます。
作成したアプリは、DBMファイル形式で書き出して、
プレミアムコースお申し込み後、ご利用中の環境に移行できます。...

事例 Vol.2
株式会社ベストリスクマネジメント様
57

佐藤未寧夫
生年月日：1981年6月8日（現在39歳）
家族構成：妻・長男・次男・長女
趣味：キャンプ、仕事…？
1 自己紹介
58

2005年東京海上日動入社
営業経験後、保険代理店の営業プロセスの分析や
次世代モデルの開発・展開推進に従事
2014年株式会社ベストリスクマネジメント創業
2016年株式会社ベストコンサル取締役に就任
福岡県で生命・損害保険13社...

株式会社ベストリスクマネジメント
創業 2014年5月
３会社概要
保険代理店の組織化、
営業プロセスの円滑化のための
戦略立案・サポートを行う
コンサルティング業
60

4 保険業界の仕組み
保険代理店
（保険募集人）
お客様
保険会社
保険商品
販売
保険料
支払い
手数料
業務委託契約
61

4 保険業界の仕組み
2016年改正保険業法施行
ü 金融庁が保険代理店を直接管理監督することに
ü 保険代理店として監査に対応できる体制が必要
ü すべての業務プロセスにおいてエビデンスを残す
情報提供
義務
意向把握
義務
内部管理体制
...

5 サイボウズ Officeを選んだ理由
・スケジューラーではなく、業務プロセスを把握したかった
・色々と比較したものの・・・カスタムアプリでサイボウズ一択
・年配のメンバーもいたため、直感的にさわれること
（画面クリックで編集作業が可能）が決...

サイボウズ Officeの画面
①行動管理 ②業務の可視化 ③業務の簡素化
トップページ
64

①行動管理
②業務の可視化
③業務の簡素化
65

スケジュールの予定メニュー
保険募集人の動きを
見える化
66

スケジュールグループ週表示
ひと目で
生保・損保・事故などの
行動量を把握可能
67

①行動管理
②業務の可視化
③業務の簡素化
68

更新進捗管理アプリ（更新くん）
69

更新進捗管理アプリ（更新くん）
3タップで入力完了！
①
編集する
項目を
タップ
②
プルダウン
で選択
③
更新する
をタップ
70

事務状況はオフィス担当のみ変更可能
契約状況に応じて
絞込みを設定
更新進捗管理アプリ（更新くん）
71

営業担当者のスケジュールに連動
面談内容が業務プロセスと連動する
ことで確実に提案される仕組み
更新進捗管理アプリ（更新くん）
72

お客様管理機能
お客様管理機能や電話対応
商談履歴などとのアプリリンク
（リレーション）も可能
73

次の提案に向けたデータの蓄積
提案用の情報（ネタ）と
提案タイミングを蓄積
→スケジュールと連動して
タイミングを逃さない
74

提案内容を自慢できるアプリ
企画書を共有して、
全体の提案レベルを底上げ
75

ペンディング管理
76

営業プロセスの仕組み化
業務に関係する情報が
担当者のスケジュールに
表示される
各アプリで全体の
進状況が見える化
77

営業プロセスの仕組み化
保険の業務全てのプロセスと
個人のスケジュールを連動
営業スタッフが動きやすく
会社全体として施策が動く仕組み
78

弊社の成長戦略のかなめ
79

①行動管理
②業務の可視化
③業務の簡素化
80

ファイル管理
閲覧制限も可能
社内資料を
全てデータ化
81

申請フロー
お客様の声・直行直帰申請など
82

事務業務の情報共有化
83

サイボウズ Office
成功の極意
聞かせて！
85

質問その1
IT専門がいない。
（まだ導入しておらず、情報収集中）
【サービス業】
86

導入・浸透・活用を強力サポート！
資料・コンテンツセミナー個別相談
導
入
浸
透
活
用
レベルチェックテスト
徹底理解セミナー
はじめの一歩講座
テクニカルサポート
導入サポート導入相談カフェ
ぜひ
サポートメニューを
ご利用ください...

質問その2
ITリテラシーが低い従業員(特に50才以上)へ
どのように対処したら良いかを知りたいです。
例)情報をPCで入力することへの抵抗など
【製造業】
88

入力をかんたんに
3タップで入力完了！
①
編集する
項目を
タップ
②
プルダウン
で選択
③
更新する
をタップ
ベストリスクマネジメント様
89

ユーザー名簿プロフィール写真を設定してみた！
おもしろい！と思ったら人は動く
おもしろい！と思ったら人は動く
→「おもしろい」と「楽しい」は重要
設定方法知りたい
の問い合わせ
個別説明が面倒
自作マニュアル
展開
社内に定着
（強制はしない）...

質問その3
掲示板やメッセージに掲載しても確認しない社員がいるので
困っている。未読メッセージが千件を超えるような場合もあり、
どうしたら良いか悩んでいる。
【非営利団体】
発信者以外の人のコメントが少ない。
読んでいるのかどうかわからない。...

社内メール（メッセージ）
閲覧状況の確認による効率化
ベストリスクマネジメント様
92

質問その4
スケジュール、報告書、掲示版は大いに活用しているが、
その他の機能を使えていない。
【会計事務所・社労士事務所】
社内連絡する際に、用途に応じての機能の使い分けを
知りたいです。
【製造業】
93

質問その5
カスタムアプリの利活用が進まない。
エキスパートの人財育成の必要性を感じている。
【電気機械器具修理業】
一般ユーザーがカスタムアプリを製作する時に
とっつきづらい。敷居を下げる方法は？
【卸売・小売業】
94

カスタムアプリ運用
テストできる場を用意して、
好きなように試してみてOK！
失敗できる環境があることで
チャレンジしたいという社員が増加
自分で
考えて
作る
疑問が
生まれる
調べる
質問する
理解が
深まる
楽しく
なる！
スポーツフィー...

質問その6
今後の事業拡大に際して、kintoneなどへの拡大や
基幹システムをどうするか。
【製造業】
96

・100名規模くらい
・手軽、使いやすい
・外部データと連携できる
5万件未満はサイボウズ Office
5万件以上は kintone
使い分け方法
スポーツフィールド様
97

提携ビジネスの仕組み化
提携企業にゲストIDの付与
ベストリスクマネジメント様
98

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