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Guía para la planificacion de la pyme

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Las decisiones empresariales en la gestión de la pequeña y mediana empresa española.
José Manuel Martí Ramos
16_12_2010

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Guía para la planificacion de la pyme

  1. 1. Universidad de León Guía para la planificación en la pyme: Las decisiones empresariales en la gestión de la pequeña y mediana empresa española PRESENTACIÓN RESUMIDA JOSE MANUEL MARTÍ RAMOS 16 DICIEMBRE 2010
  2. 2. ÍNDICE DE LA PRESENTACIÓN Contexto de la tesis 3 Agradecimientos 4 Particularidades 5 TESIS 6 METODOLOGíA DE LAS 8 ETAPAS 13 Conclusiones 56
  3. 3. CONTEXTO DE LA TÉSIS Después de los estudios de Derecho (1967 Madrid), Dirección de Empresas (1968 ICADE) y Sociología (ya trabajando), desarrollo mi labor profesional en grandes empresas , (Xerox, Seat, INI, Indra); durante 25 años. En 1995, me especializo en creación y consolidación de Pymes, como profesor-consultor de la EOI . Es necesario adoptar las técnicas utilizados en las grandes organizaciones, a las Pymes y a las circunstancias españolas (15 últimos años). Al iniciar los estudios de tercer ciclo, en 2002, tenía clases, como profesor, en la zona de León (incluso en la Biblioteca, Campus de Vegazana, Curso de Empresa Familiar). Y el “Campus” parecía muy “amable”. Continuo, actualmente, con la labor de profesor- consultor para Pymes.
  4. 4. AGRADECIMIENTOS A la Universidad de León por su acogida, especialmente al Director de la Tesis, Dr. Juan José Fernández Domínguez. A los participantes en los Cursos de Consolidación de Empresas de la Escuela de Organización Industrial (EOI), con los que he podido ir perfeccionando “el modelo” (300 empresas). A los profesores y consultores , especialistas de áreas funcionales de la empresa, que han hecho aportaciones y sugerencias constructivas. Y a todos los que han apoyado este proyecto, especialmente a mi familia.
  5. 5. PARTICULARIDADES DE ESTA TESIS Es “transversal” (con aspectos jurídicos, mercantiles, fiscales y laborales, sociológicos, técnicos, comerciales y económico – financieros, englobandos en la planificación de las decisiones empresariales . Es más de “integración” de conocimientos, que de profundización en un aspecto concreto. Propone una metodología, una sistemática de planificación, útil para las Pymes españolas. Muy basada en la experiencia práctica y en la mejora continua, desarrollando, el trabajo de campo, en España y Latinoamérica. Cerrada el 1 de Julio de 2010 , por lo que no introduce cambios legislativos posteriores (tipos impositivos del IRPF, Ley de Reforma Laboral, aplicación efectiva del nuevo IVA). En anexos operativos, se incluyen un Plan Financiero, vocabulario, alternativas de presentación de Plan de Empresa etc.
  6. 6. TESIS PUNTO DE PARTIDA Más del 90% de las empresas españolas tienen menos de 6 empleados. Apenas realiza planificación comercial, operativa, jurídica, económica, financiera etc. Alrededor del 350.000 empresas cierran cada año (por muy diversos motivos, entre ellos, la falta de planificación). PROPÓSITO Elaborar una herramienta de planificación útil, sencilla y aplicable por parte de los gestores. Que ayude a consolidar, mejorar y desarrollar los 3 millones de Pymes españolas.
  7. 7. TEJIDO EMPRESARIAL ESPAÑOL (I)
  8. 8. TEJIDO EMPRESARIAL ESPAÑOL (II)
  9. 9. La planificación en el ciclo de gestión de la empresa La empresa Análisis Planificación Realización Control Estudio de la situación presente y futura, dentro y fuera de la empresa Toma de Decisiones estratégicas y tácticas, Organización de los procedimientos los medios y las acciones a realizar Puesta en práctica del Plan (Eficacia y eficiencia) Seguimiento de la actividad (valoración de los resultados en relación con el Plan) El Proyecto de mejora o desarrollo de la empresa comprende el Análisis y la Planificación, bases de la Realización y el Control
  10. 10. ¿Para qué un plan? Es un proyecto global de futuro, integrador de toda la empresa. El proceso de Análisis y Planificación permite: Conocer la situación y la evolución estimada del sector Determinar acciones probables de la competencia Definir clientes a los que acceder y por qué vías Detectar competencias internas existentes que deben desarrollarse Establecer el “destino del viaje” y fijar “el rumbo” de cada etapa Delimitar decisiones / Acciones a tomar por la empresa en cada escenario Prever las correcciones que puedan ser necesarias ante determinadas contingencias
  11. 11. El plan como integrador de las decisiones de la empresa Situación actual PLAN (Decisiones a tomar) Situación deseada en el futuro Hay empresas que desconocen lo que ocurre, otras que observan lo que sucede y, por último, están aquellas que hacen que las cosas ocurran.
  12. 12. Consideraciones prácticas para elaborar un Plan Supone inspiración y “transpiración” (esfuerzo). Es un proceso “recurrente” (revisar lo realizado). Con la orientación al cliente. Evitar “optimismos” en la estimación de nuevas ventas y nuevos costes. Cambios en la organización pueden suponer cambios en las personas (adecuación personas-puestos). El período de introducción de mejoras puede ser más largo de lo esperado. La información disponible, interna y externa, pocas veces es la deseable. El Plan es un “producto multiusos”. El gestor es “multifuncional”. Texto claro, concreto, con terminología empresarial (puede tener anexos). El proyecto debe ser viable desde el punto de vista comercial, técnico, económico y financiero.
  13. 13. Las ocho etapas para la elaboración de un Proyecto Empresarial (consolidación y desarrollo) Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  14. 14. 1- PRIMERA ETAPA: REDISEÑO DE LA MISIÓN DE LA EMPRESA Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  15. 15. ETAPA-1. Redefinición de la Empresa y Par Producto / Mercado 1.4 Singularidades (presente y futuro). Productos o servicios (presente y futuro). Ámbito geográfico (presente y futuro). 1.3 Segmentos de mercado (presente y futuro). 1.2 Misión, (propósito último, necesidad del mercado que satisface, visión en el futuro, valores). 1.1 Definición de la actividad (actividad básica, forma jurídica, marca comercial, antecedentes, recursos, socios).
  16. 16. 2- SEGUNDA ETAPA: ANÁLISIS EXTERNO Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  17. 17. ETAPA – 2. Análisis Externo Otros factores de entorno Social y cultural Tecnológico Demográfico Económico Político Entorno legal O A Descripción y análisis 2.1 Variables del entorno general
  18. 18. Análisis Externo Otras variables a tener en cuenta Proveedores (datos básicos, relaciones, niveles de concentración) Canales de distribución (canales existentes, márgenes y ayudas al canal alternativo) Competidores (identificación, posicionamiento, cuotas de mercado, resultados, estrategias de éxito) Clientes (hábitos de compra y de uso). “Perfil del cliente”. Mercado (tamaño, tendencias, segmentos, características) O A Descripción y análisis 2.2 Situación del sector
  19. 19. Análisis Externo Productos o servicios sustitutivos Poder de negociación de los proveedores Posibles estrategias de respuesta de los competidores Poder de negociación de los clientes Posibles nuevos competidores O A Descripción y análisis 2.3 Análisis competitivo
  20. 20. Análisis Externo Otras circunstancias a tener en cuenta Competidores (escasos o numerosos, conocidos o desconocidos, directos o indirectos...) Proveedores (escasos o numerosos, conocidos o desconocidos, próximos o alejados...) Clientes potenciales (numerosos o escasos, conocidos o desconocidos...) O A Descripción y análisis 2.4 Entorno próximo al establecimiento
  21. 21. 3- TERCERA ETAPA: ANÁLISIS INTERNO DE LA EMPRESA Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  22. 22. CONTENIDO DEL ANÁLISIS INTERNO Revisión de las actuales: Capacidades comerciales Capacidades técnicas Capacidades jurídicas Capacidad organizativa y factores humanos Capacidades relacionadas con los sistemas de información y comunicación Capacidades financieras Capacidades de gestión para diagnosticar fortalezas y debilidades .
  23. 23. 4- CUARTA ETAPA: SÍNTESIS DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN (DAFO Y FACTORES CLAVES DEL ÉXITO) Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  24. 24. ETAPA – 4. Síntesis DAFO de Situación Factores clave del éxito en la empresa Factores clave del éxito en el sector Debilidades Amenazas Fortalezas Oportunidades Análisis de los Factores Internos Análisis de los Factores Externos
  25. 25. Identificación y evaluación de estrategias Corregir debilidades Afrontar amenazas Potenciar fortalezas Aprovechar oportunidades
  26. 26. 5- QUINTA ETAPA: LÍNEAS ESTRATÉGICAS Y OBJETIVOS EMPRESARIALES Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  27. 27. ETAPA – 5. Líneas estratégicas Estrategia de posicionamiento. Diferenciación de la oferta (ventaja diferencial competitiva). Nivel de calidad y precio. Otras estrategias.
  28. 28. Objetivos de ventas Crecimientos estimados de Ventas en % Volumen anual mínimo de Ventas necesario para alcanzar el Punto de Equilibrio, en euros Ventas Totales en Unidades Monetarias Año 3 Año 2 Año 1 Objetivos de Ventas
  29. 29. Objetivos de rentabilidad Plazo de Recuperación de los Fondos Propios en años. Rentabilidad sobre Recursos Propios en %. (R.O.E.) (Beneficio Después de Intereses e Impuestos / Recursos Propios) Rentabilidad sobre Inversión Total en % (R.O.I.) (Beneficio Antes de Intereses e Impuestos / Activo total) Beneficio Neto en % sobre Ventas (Beneficio Neto / Ventas) Margen Bruto sobre Ventas en %. ((Ventas – Costes Directos) / Ventas) Año 3 Año 2 Año 1 Objetivos de rentabilidad
  30. 30. Otros objetivos empresariales Número de empleados Número de clientes nuevos a incorporar ese año Número de productos nuevos a lanzar ese año Cuota de Mercado Año 3 Año 2 Año 1 Otros objetivos
  31. 31. 6- SEXTA ETAPA: PLAN DE ACTUACIÓN Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  32. 32. Coherencia entre análisis – planificación – realización y control Entorno y Marketing Diagnóstico Interno Estrategia y Objetivos empresariales Planes de Acción Realización y control
  33. 33. Líneas estratégicas y objetivos empresariales Plan de Tecnologías de la Información Plan Económico – Financiero Otros planes Marketing y Ventas Plan de Operaciones Plan Jurídico, Fiscal y Laboral Plan de Organización y RR HH
  34. 34. 6 – Planes de Actuación 6.1 – Plan de Marketing 6.2 – Plan de Operaciones 6.3 – Plan Jurídico – Mercantil, Fiscal y Laboral 6.4 - Plan de Organización y RRHH 6.5 – Plan de Tecnologías de la Información 6.6 – Otos Planes 6.7 – Plan Económico - Financiero
  35. 35. Plan de Marketing Momento en el ciclo de vida del producto Calidad del servicio Atributos intangibles Atributos funcionales Características básicas 6.1.2 Descripción del Producto / Servicio 6.1.1 Descripción del Público / Objetivo
  36. 36. Plan de Marketing Local o Punto de venta Canales de Comercialización Sistemas de Ventas 6.1.5 Gestión de Ventas y Canales de Comercialización Publicidad, Promociones de Ventas, Relaciones Públicas, Merchandising, Imagen de empresa... 6.1.4. Política de Comunicación Sistemas y plazos de cobro Elementos que se incluyen en el precio y valor de los accesorios Listado de Precios (tarifa). Descuentos y rebajas Criterios para la determinación de precios 6.1.3 Política de Precios
  37. 37. Plan de Marketing
  38. 38. Plan de Marketing
  39. 39. Plan de Marketing
  40. 40. Pronóstico de ventas de la empresa
  41. 41. Estructura de ventas y de márgenes
  42. 42. Plan de Operaciones 6.2.5 Sistema de planificación y control (valores estimados, forma de calcular los valores reales, desviaciones, acciones correctoras, responsables y fechas). Servicio post – venta. 6.2.4 Determinación de costes operativos (costes directos y gastos generales de producción). 6.2.3 Fabricación o realización (descripción del proceso mejorado, de los recursos materiales necesarios y de los recursos humanos (puestos – personas), producción estimada, control de calidad, prevención de riesgos laborales y protección medio – ambiental). 6.2.2 Aprovisionamiento y logística (relaciones con proveedores, almacenamiento, transporte, entregas). 6.2.1 Desarrollo de nuevos productos (enfoque del desarrollo, patentes etc.).
  43. 43. Plan jurídico - mercantil, fiscal y laboral. 6,3,4 Características básicas de los principales contratos y acuerdos. 6.3.3 Situación jurídico - laboral de la empresa. Seguridad social de socios y trabajadores. 6.3.2 Régimen fiscal de la empresa 6.3.1 Situación y cambios en la forma jurídico - mercantil de la empresa.
  44. 44. Plan de organización y recursos humanos 6.4.1 Equipo directivo y socios trabajadores: perfil deseable en el futuro, función a desarrollar, necesidades de formación, relaciones propiedad – gerencia etc. 6.4.2 Organización: Organigrama, procedimientos y “cultura” de la orga-nización.
  45. 45. Plan de organización y recursos humanos 6.4.3 Plantilla Año 1 Año 2 Año 3 Área comercial (ver plan de marketing) Área operativa (ver plan de operaciones) Resto de áreas de la empresa Plantilla total Perfil de los puestos 6.4.4 Sistema retributivo (descripción de la política retributiva de la em-presa). Retribuciones fijas. Incentivos, comisiones y otras retribuciones variables. Otros gastos sociales. Retribuciones totales (coste para la empresa).
  46. 46. 6.4.5 Descripción de otros aspectos relacionados con la gestión de los recursos humanos. Selección. Formación y plan de carrera. Motivación. Otras políticas de recursos humanos: Promociones, nuevos incentivos etc. Plan de organización y recursos humanos
  47. 47. Plan de Tecnologías de la Información 6.5.1 Infraestructura de Hardware. 6.5.2 Infraestructura de Software. 6.5.3 Infraestructura de Comunicaciones.
  48. 48. Otros Planes 6.6.5 Otros planes. 6.6.4 Plan de mercados exteriores. 6.6.3 Plan de calidad. 6.6.2 Plan de aprovisionamientos y logística. 6.6.1 Plan de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i).
  49. 49. PLAN ECONÓMICO-FINANCIERO : TEMAS CLAVE Inversión adicional Financiación de la inversión adicional Cuenta de explotación – Pérdidas y ganancias Tesorería – Flujo de caja
  50. 50. PLAN FINANCIERO EJERCICIO 2011 Índice: 1- Datos Básicos 2- Activos de Partida 3- Pasivos de Partida 4- Plan de Inversiones 5- Cuadro de Amortización Contable 6- Resumen de Operación Leasing 7- Resumen de Operación Préstamos 8- Ventas y Costes Variables (Ej. 1º) 9- RR.HH (Ej. 1º y Evolución) 10- Pérdidas y Ganancias , o de Resultados 11- Cobros y Pagos 12- Tesorería (Ej. 1º) 13- Resumen de Pérdidas y Ganancias (5 Ejerc.) 14- Resumen Balances (5 Ejerc.) 15- Ratios Básicos
  51. 51. 7- SÉPTIMA ETAPA: CALENDARIO Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2
  52. 52. ETAPA – 7. Calendario de Implantación 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Responsable Objetivo o presupuesto Acción Nº Programación meses Área de....
  53. 53. PLANES A LARGO PLAZO POA REAL REAL Un año más tarde   PLANES A LARGO PLAZO POA REAL Un año más tarde   PLANES A LARGO PLAZO POA PLAN DE EMPRESA (con horizonte 3 años)   Año 5 Año 4 Año 3 Año 2 Año 1 PLANIFICACIÓN RODANTE CON UN HORIZONTE DE TRES AÑOS
  54. 54. 8- OCTAVA ETAPA: VIABILIDAD Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Planificación y Organización 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2 Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? 8
  55. 55. ETAPA – 8. Viabilidad 8.5 Planes a largo plazo. 8.4 Plan de contingencias (acciones alternativas). 8.3 Control del plan (seguimiento de la actividad). Resultados a controlar. 8.2 Viabilidad técnica, comercial, económica y financiera. 8.1 Coherencia del plan (en relación con el entorno – mercado o interna).
  56. 56. CONCLUSIONES-I La Pyme española planifica poco . Una herramienta clara y sistemática le ayudaría a superar esta situación. La elaboración del Plan de Empresa , incluye análisis y planificación- organización de medios (como conjunto de decisiones coordinadas y coherentes entre si y externamente). La empresa debe replantearse periódicamente su “misión” y su singularidad. Etapa 1. El análisis supone reconocer la situación externa (investigación del mercado, y de la competencia …) y análisis interno (diagnóstgico de la organización). Etapa 2 y 3. El análisis permite plantear el aprovechamiento de oportunidades , la prevención de amenazas externas, al mismo tiempo que se potencia fortalezas y corrigen debilidades internas. Etapa 4.
  57. 57. CONCLUSIONES-II 6. Las decisiones de cambio pueden ser a un nivel global (estratégico), y/o en áreas de la empresa (mejoras operativas). La ventaja diferencial competitiva forma parte de las primeras. Los objetivos ponen “cifras” al plan de la empresa. Etapa 5. 7. Los planes operativos (marketing y ventas, operaciones, finanzas…) son el “camino” para alcanzar los objetivos. Etapa 7. 8. Con base a la estimación de ventas y a las acciones previstas, se puede elaborar un plan económico-financiero. Etapa 7 . 9. El plan, especialmente los cambios a introducir, son la “guía para la acción”. 10. El ciclo de gestión se completa con el control o seguimiento de la actividad, comparando objetivos y resultados reales. El plan de empresa debe revisarse al menos una vez al año.
  58. 58. ULTIMAS DOS IDEAS La empresa de éxito conoce como es, sabe que quiere llegar a ser y tiene un Plan. Esta “Guía” pretende ser una ayuda, para que a través de la planificación , las pymes, mantengan satisfechos a los actuales clientes y puedan atender a nuevos clientes. JMM-16 Dic-2010
  59. 59. Las ocho etapas para la elaboración de un Proyecto Empresarial (consolidación y desarrollo) Análisis Externo ¿Qué nos permiten? Análisis Interno ¿Qué podemos hacer? Análisis Planes de Actuación ¿Cómo llegar? Líneas Estratégicas y Objetivos ¿Hacia dónde queremos ir? Viabilidad y Conclu-siones ¿Es viable? Planificación y Organización 8 6 5 Realización y Control Síntesis DAFO ¿Dónde estamos? Redefinición de la Misión de la Empresa ¿Qué queremos? 1 Calendario de Implanta-ción ¿Cuándo? 7 4 3 2

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