Personal kanban-workshop

5,087 views

Published on

Published in: Technology, Business

Personal kanban-workshop

  1. 1. Personal Kanban: A worshop for an effective 2011 ...or how to make your goals flow into achievements :-) LeanAgileMachine.com   
  2. 2. Goals ● Define the problems faced when learning and  developing ● Cover the basic of Kanban ● Discuss the design choices for my Kanban ● The layout & values of my personal kanban boards ● Explain how cards are designed to add greater value ● Give people confidence to try for themselves   
  3. 3. What is the problem... ● Never have enought time to get everything done ● Always more to learn ● Something urgent comes up ● New opportunities arise ● Friends dragging you to the pub ● Work to do, bills to pay, kids to feed... ● Window of opportunity for ”Getting stuf done”  is limited   
  4. 4. Cant you just pull yourfinger out! ● Too many things on todo list never get done ● Busy all week but dont remember what I did / learnt ● Working harder and longer not cutting it ● Battling monsters from the id:  ● overactive interest and imagination ● Internet addiction ● Attention deficit dissorder (?) ● Need to cycle 200km a day   
  5. 5. So workload is a problem ● What techniques could I used to help? ● Muddle along and hope for the best ● Change my career (tube driver) ● Change my life (retreat to monestry) ● 2 techniques used to manage activities ● Personal Kanban ● Pomedero – Time boxing   
  6. 6. Why try Personal Kanban ● To lean more about Kanban ● Be able to introduce kanban technique to others ● To focus my training so I learn more ● Study one thing at a time ● Make sure I have learnt something – achieve goals ● It seemed like a good idea at the time ● Kanban is fun, cool, creative and viral    
  7. 7. What is Kanban ? ● A way to manage dependant events ● Make your work visible ● Limit your work in progress ● Avoiding multi­tasking – its inefficient  ● Pull system ● only work on a task once previous task is complete ● Help work to flow  ● continuously and predictably deliver value   
  8. 8. Simple design   
  9. 9. Can be applied toSoftware development   
  10. 10. Software projects design   
  11. 11. Starting your board ● Find a suitable space to make a board ● Use a whiteboard ● Large area with sticky notes ● Fridge with cards and fridge magnets ● Layout the board design ● Plan (backlog) ● Doing ● Done    
  12. 12. Simple Board layout   
  13. 13. Visualising your situation ● Add all your current work ● Things should get messy ● Add things you just recently completed ● Helps with sense of achievement / gives confidence ● Put all the things you know you want to start doing  in planning   
  14. 14. Messy board example ● JR0cket board messy   
  15. 15. Starting to organise your board   
  16. 16. What are your goals● GROW approach to establishing goals ● Goal – statement of what you want to achive ● Reality – where are you in relation to the goal ● Options – what are the ways to achieve the goal ● Way forward – try one of the options● Example goal      Persuade everyone I know..        to use open source software...          as their prefered choice for work and play   
  17. 17. Goal Lanes   
  18. 18. Inline Goals   
  19. 19. Card design ● Card can have more than a title ● Details of task ● Aims, activities, outcomes ● Due dates ● Related tasks / goals   
  20. 20. Example card   
  21. 21. Lane design ● Value Stream mapping ● What activies do you do to get things done ● Example: ● Personal study / development ● Any suggestions from the audience ??   
  22. 22. Adapt and change ● Think about your WIP limits ● Think about your card design (write on both sides if  you need) ● Where you keep your board  ● Should be visible but not distracting   
  23. 23. Kanban design for study   
  24. 24. How did I build my Kanban ● Started simple with: Plan – Do – Done  ● Used scrap of paper for initial design ● Built a simple board and started using it ● Evolved into Plan – Do – Check – Act  ● Evaluated deficits in board and enhanced ● Used online Kanban ● So I dont need to cary a large whiteboard around ● Blogged what I had done to get feedback   
  25. 25. Starting from scratch   
  26. 26. Created basic lanes   
  27. 27. Plan – Doing – Done   
  28. 28. Started adding task cards   
  29. 29. First card on the board, cool   
  30. 30. Is something ready tostudy? ● Identify completed work between seperate board  lanes ● Spilt the study board lane into two  ● First new lane is the waiting state  ● Second lane is the study activity   
  31. 31. Edit the board design   
  32. 32. Split the study lane   
  33. 33. Tasks are progressingsmoothly   
  34. 34. Several minutes later After adding a few tasks to the  board....   
  35. 35. Oh dear, my monsters areback   
  36. 36. So What is missing ? ● I have a Kanban board ● I am breaking my tasks down into relatively small  chunks ● But I still have far too much to do...   
  37. 37. Lets apply the WIP !!! ● To sudy effectively I need to focus ● To focus I need to work on 1 thing at  once ● To work on 1 thing at once I need: Work In Progress  Limits   
  38. 38. Refactor the tasks onKanban   
  39. 39. Add WIP Limits to Kanban   
  40. 40. WIP Limits now applied   
  41. 41. How do I know if Ive learnt? ● Need a Check step after study ● Encourages continuous improvement ● A lean principle ● Lets create a new lane on the board as a review  stage   
  42. 42. Add a Check Lane with WIP   
  43. 43. Move tasks into new lane   
  44. 44. Have a board, what next? ● Defined task cards in more detail ● Limited by the tool Im using though ● Pomodoro technique for time boxing tasks ● Value stream mapping? ● Considered overkill for simple set of events   
  45. 45. Defining the task card ● Set goal of task ● Identify measure to check if goal reached ● eg. Can write a Kata in Scala ● eg. Can design a Kanban board using VSM ● eg. Write a summary of the book on blog, stating  why it is a valuable read ● Identify resources to assist training ● Identify scope of training ● refactor task into multiple cards if too big    
  46. 46. Why Pomodoro ● Limited time helps concentration ● starting this presentation this morning focused me  ● Easier to set and measure goals for a time boxed  activity ● Helps break down tasks into managable chuncks   
  47. 47. Pomodero – Timeboxingtasks ● Useful tool to focus mind on a goal ● Helps stick to WIP limits and Idea of flow ● Tasks have varying time limits during flow  dependant on size of task ● Review: 5 – 15 minutes ● Study: 30 minutes – half a day ● Evaluate: 15 minutes – 1 hour ● Blogging: continuous activity   
  48. 48. Other learning techniques ●  For programming languages ● Kata ● Dojos ● TDD / BDD ● Speed reading ● Attending / Giving SkillsMatter talks & courses ● Blogging and Tweeting  ● leanagilemachine.com ● @JR0cket   
  49. 49. Summary ● I found Kanban increased my training effectiveness ● I learnt alot about Kanban ● I got feedback on my techniques by blogging ● I got lots of feedback from this talk (hopefully) ● Its time for the pub if you dont have any  questions ?   
  50. 50. Resources ● LeanAgileMachine.com – lean agile blog ● JR0cket.com / JR0cket.co.uk – tech stuff ● SkillsMatter.com – podcasts, talks, courses ● PersonalKanban.com – the resource for personal  kanban ● LimitedWIPSociety.org – please get involved ● The Goal – Eliyahu M. Goldratt – great read ● Theory of Constraints – Eliyahu M. Goldratt   
  51. 51. PUB ● Hat and Feathers ● Left out of SkillsMatter ● On the corner at main crossroads  ● Walk to bar and buy several drinks – if you ask me a  good question I may buy you a drink or two   

×