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El ROI que genera un BPMS by Aura Portal

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El ROI que genera un BPMS by Aura Portal

  1. 1. Suso Tormo TrillesDirector de Marketing Online WEBINAR – ENERO 2012 EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA
  2. 2. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESADescripción Objetivo del curso Este curso está orientado a ofrecer una visión general de las posibilidades de automatizar la Gestión por Procesos mediante una Suite BPM de última generación, y que suponen el máximo exponente del ahorro de tiempos y costes y, al mismo tiempo, la seguridad en la ejecución de los Procesos Empresariales, generando un ROI hasta ahora desconocido en las aplicaciones de software de gestión empresarial. 1/39
  3. 3. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESAÍndice 1 - SITUACIÓN ACTUAL 2 - LOS CUATRO FACTORES PARA DETERMINAR EL ROI DE LOS BPMS 3 - RESULTADOS OBTENIDOS AL IMPLANTAR AURAPORTAL 4 - ¿POR QUÉ AURAPORTAL ES TAN RENTABLE? - (Opinión de los expertos Internacionales) Duració n estim Entre 30 ada: min. -45 min. 5 - LA EXTENSIÓN A NIVEL MUNDIAL DE AURAPORTAL 2/39
  4. 4. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA1 - Situación Actual Objetivo del tema Veremos brevemente la situación actual que viven las empresas ante el marco económico actual y cómo están actuando para sobrevivir a tales adversidades. También describiremos los conceptos de BPM y BPMS para que no haya lugar a errores conceptuales. 3/39
  5. 5. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline1 - Situación Actual BPM (Business Process Management) Aunque no existen definiciones “oficiales”, más o menos se está de acuerdo en considerar BPM (Business 1 Process Management) como la estrategia empresarial enfocada a gestionar los procesos de negocio. Un nuevo enfoque Este enfoque de gestionar los procesos de negocio es relativamente nuevo. Por esta razón, el mundo BPM 2 se está reinventando continuamente, aportando posibilidades que un año antes eran impensables. La revolución que han supuesto los BPMS Como ayuda a esta forma de gestionar las organizaciones, empezaron a utilizarse herramientas específicas 3 que por evolución natural fueron cada vez más y mejores. Así, hasta la llegada del BPMS. 4/39
  6. 6. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline1 - Situación Actual BPMS (Business Process Management Suite) Como su nombre indica, es el software que soporta BPM. Implantación BPMS = introducir en el sistema los 1 planteamientos teóricos de BPM. El propio sistema se encarga de optimizarlos, automatizarlos (en la medida de lo posible), controlar su cumplimiento y proporcionar los análisis necesarios para su mejora continua. ¿Cómo se introducen en el sistema los planteamientos teóricos de cómo debe funcionar la entidad? A través de la Modelización de los Procesos y las Reglas de Negocio. Implantar BPM en una entidad hoy día 2 debería ser sinónimo de implantar BPMS, ya que como se ha dicho es el software que soporta BPM. La puesta en marcha En esta etapa la empresa mejorará toda su organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las 3 actividades más importantes. De hecho será: MÁS EFICIENTE; MÁS EFICAZ y MÁS COMPETITIVA. 5/39
  7. 7. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline1 - Situación Actual Las empresas empiezan a darse cuenta de que el ritmo de negocio ha cambiado. Incluso las empresas más tradicionales se dan cuenta ahora de que el ritmo del cambio en los negocios se ha acelerado hasta el punto en el que deben de construirse modelos dinámicos, para que puedan adaptarse a la nueva competitividad, a las nuevas amenazas y a las nuevas oportunidades de negocio. En la actualidad hay muchas empresas incapaces de adaptarse rápidamente a los nuevos modelos de negocio y esto hace que estén amenazadas por la competencia, lo que podría llevar a su desaparición. Esto es un aviso de lo que podría suceder en empresas que ignoran la tendencia hacia el cambio continuo y hacia la realidad de la actual situación. 6/39
  8. 8. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline1 - Situación Actual Las empresas empiezan a reaccionar e implantar sistemas BPM. Ahora, las principales compañías adoptan metodologías BPM, que conducen al proceso del cambio rápido, un mayor compromiso empresarial, y mejoras en la productividad de los trabajadores. Muchas de las más grandes y exitosas implementaciones de BPM de hoy tienen decenas de miles de usuarios de negocio y cubren numerosas divisiones y líneas de negocio en todo el mundo. Además, las empresas se están enfocando en diversas materias; como la reducción de costes, incremento de los beneficios, mejora en la atención a clientes, aceleración en la adquisición y fusión de empresas, etc. 7/39
  9. 9. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Objetivo del tema En este tema, veremos cómo las empresas deben, objetivamente, evaluar el impacto que puede provocar en el negocio la decisión de implantar un BPMS. Para ello habrá que tener en cuenta estos cuatro factores: 8/39
  10. 10. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Exampl e text This is a n e xam ple text . A Los Beneficios B Los Costes ¿Cómo puede su empresa beneficiarse con la ¿Cuánto va a pagar su empresa por los costes directos y implantación de un BPMS? por los recursos que se emplean en la implantación de un BPMS? 9/39
  11. 11. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS Exampl e text This is a n e xam ple text . C Los Riesgos D La Flexibilidad La incertidumbre que puede generar el impacto de la ¿Cómo afectará esta inversión en los cambios futuros de implantación de un BPMS en la empresa. la empresa? 10/39
  12. 12. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS A Los Beneficios Aumento en la eficiencia operativa Mayor Rapidez y adaptación en Función de los cambios en la empresa Todo ello lleva a: Mejora en Una mejor y más eficaz relación entre empresa-cliente, La productividad empresa-proveedores, empresa-Partners, empresa- De los distribuidores...haciendo que aumenten los beneficios en trabajadores todos los sentidos. 11/39
  13. 13. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS A Los Beneficios Opinión de: Josu Mendívil – Facultad de Ciencias Sociales y Humanas de la Universidad de Deusto. La completa definición de los procesos permite su fácil evaluación, corrección y mejora y además, ayuda a los usuarios a desarrollar sus tareas rutinarias sin olvidos o retrasos, y sin que necesiten estar mirando a todas horas su agenda. Opinión de: David Puente – Traintic Hemos ganado muchísimo en flexibilidad y rapidez a la hora de implantar nuevas operativas en la organización o cambiar las existentes, sin necesidad de actualizar procedimientos escritos que luego en la práctica real del día a día pocos conocen, dedicar gran esfuerzo interno para difundirlas o supervisión de personal de calidad en verificar que realmente se están utilizando. Opinión de: José Martín Martín – Grupo Balfegó El BPMS realiza el reporting automático recogiendo la información del ERP, elaborando los informes y enviando automáticamente a los responsables de departamento, cubriendo todas las necesidades de los mismos. 12/39
  14. 14. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS A Los Beneficios ¿Qué factores han sido los que han conducido a implantar un BPMS en las empresas? 13/39
  15. 15. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS A Los Beneficios Las Suites BPM ofrecen una mayor adaptabilidad y flexibilidad que otras aplicaciones 14/39
  16. 16. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS A Los Beneficios OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN EN LA GESTIÓN POR PROCESOS Mayores beneficios económicos debido tanto a la reducción de 1 costes asociados al proceso como al incremento de rendimiento de los procesos. 2 Mayor satisfacción del personal debido a una mejor definición de procesos y tareas. Mayor satisfacción del cliente debido a la reducción del plazo de 3 servicio y mejora de la calidad del producto/servicio. 4 Mayor conocimiento y control de los procesos. 5 Conseguir un mejor flujo de información y materiales. 6 Disminución de los tiempos de proceso del producto o servicio. 7 Mayor flexibilidad frente a las necesidades de los clientes. 15/39
  17. 17. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS B Los Costes El Coste por licencia El Coste De Mantenimiento Y la adquisición Del hardware Por tanto; Formación Las empresas que decidan implantar un BPMS, deben de A los tener en cuenta una serie de costes iniciales de adquisición, empleados pero también deben de tener en cuenta los costes que supone mantener operativo el BPMS. 16/39
  18. 18. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS C Los Riesgos Imposibilidad De establecer un contexto Empresarial adecuado La escasez de Conocimientos BPM en las empresas Por tanto; Falta de Planificación Ningún cambio en lo referente a gestión empresarial está Para el cambio exento de riesgos. Cuanta más importancia desde la En la gestión gerencia le demos a la implantación, el porcentaje de empresarial fracasar descenderá ampliamente. 17/39
  19. 19. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline2 - Los cuatro factores para determinar el ROI de los BPMS D La Flexibilidad Mejora en La experiencia Del cliente Mejora En la competitividad El BPMS proporciona un gran valor a las empresas: Acelera La integración Además de las ventajas tácticas descritas en el punto A, las De empresas empresas pueden aprovechar la flexibilidad que ofrece un En caso de BPMS para adaptarse a los cambios futuros de la adquisición organización, cambios en las leyes, cambios económicos... 18/39
  20. 20. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal Descripción del tema Antes de comenzar la lectura del resultado de los análisis de las áreas del estudio, conviene indicar que las cifras que se muestran son la media porcentual de la suma de las más de 200 empresas y organizaciones que han participado. Además, las cifras porcentuales son el fruto de los cambios debidos a los procesos que se han automatizado con AuraPortal. Cada empresa y organización ha automatizado entre 1 y 5 procesos que se pueden clasificar en las siguientes áreas: Administración Empresarial, CRM, SCM, Gestión Financiera, Fabricación, Recursos Humanos, Normativas, y otras más específicas. 19/39
  21. 21. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal FACTORES ANALIZADOS: 1 Análisis de Costes 2 Análisis de Ingresos 3 Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos. 4 Análisis de los errores en la gestión de los procesos 5 Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones 6 Análisis de la eficiencia 20/39
  22. 22. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 1 Análisis de Costes En la siguiente figura se puede observar que durante el primer año el porcentaje de los costes tuvo una gran influencia con un desnivel muy pronunciado y estabilizándose más, aunque en progresiva bajada, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de costes del 47%. 21/39
  23. 23. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 2 Análisis de Ingresos Podemos advertir que durante el primer año el porcentaje de los ingresos tuvo una tímida influencia con un desnivel poco pronunciado, pero que fue aumentando de forma progresiva durante el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de ingresos del 19%. 22/39
  24. 24. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 3 Análisis del tiempo empleado en la gestión de los procesos. En esta figura observamos que tanto en el primer como en el segundo año la disminución del tiempo ha sido continua. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media del tiempo del 74%. 23/39
  25. 25. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 4 Análisis de los errores en la gestión de los procesos Esta figura nos muestra que durante estos dos primeros años el descenso de los errores que se cometían en los procesos ha disminuido de forma vertiginosa. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una reducción media de los errores del 88%. 24/39
  26. 26. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 5 Análisis de la capacidad analítica y la toma de decisiones El aumento gradual de la capacidad tanto en el primer como en el segundo año es lo más destacable de esta figura. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan un aumento medio de la capacidad analítica y de toma de decisiones del 83%. 25/39
  27. 27. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline3 – Resultados obtenidos al implantar AuraPortal 6 Análisis de la eficiencia Se puede observar que durante el primer año el porcentaje de la eficiencia tuvo una gran influencia, con un ascenso muy pronunciado, y estabilizándose más, aunque en progresiva subida, en el segundo año. El resultado es que las empresas que utilizan AuraPortal BPMS experimentan una aumento medio de su eficiencia del 60%. 26/39
  28. 28. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos Descripción del tema En este tema vamos a ver qué características hacen que AuraPortal se diferencie tanto de la competencia. También veremos qué opinan los expertos más destacados a nivel mundial sobre AuraPortal. 27/39
  29. 29. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos AuraPortal es un auténtico BPMS Con AuraPortal, el usuario es capaz de orientado a los usuarios de negocio y automatizar procesos verdaderamente 100% tecnología Web. complejos sin programación El Editor de Formularios de AuraPortal es Reglas de Negocio y Reglas de Proceso uno de los más potentes del mercado Gestión de Contenidos y Comercio Online Fichas Personalizables y ventanas integrado con el BPMS Interactivas (WIP) 28/39
  30. 30. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos Integración con Microsoft Office Ad-hoc Workflow Gestión Documental con y sin SharePoint Planning de Tareas Multi - Calendarios Dispositivos 29/39
  31. 31. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos 1 Decision Matrix on BPM 2011 2 BPM Suites Report 2010 3 A BPM Vendor Worth Checking Out, “AuraPortal ha alcanzado una “AuraPortal es una de las más 2011 presencia más que significativa entre completas y avanzadas soluciones “AuraPortal BPMS ofrece muchas otras las empresas con más de 5000 BPMS del mercado, respaldada por funcionalidades innovadoras que empleados, algo que desde siempre ha una empresa financieramente sólida, no son de esperar de un proveedor de sus sido el punto flaco de los grandes con un amplio número de clientes dimensiones”. proveedores”. satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios años.” 30/39
  32. 32. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos 4 Business Process Platforms, 2011 5 Forrester Research Inc. 6 Magic Quadrant Report 2007 and “En cuanto a referencia de clientes, “Los equipos visionarios de BPM y 2009 AuraPortal tiene una fácil y sólida MDM tienden a la gestión de los “AuraPortal es el ejemplo de la próxima implementación, y sencilla de usar (tanto datos de procesos, que reconoce la generación de BPMS. para IT como para la gente relación inherente entre la mejora de negocios). Además, tiene una ágil de procesos y calidad de los datos. integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP.” 31/39
  33. 33. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline4 - ¿Por qué AuraPortal es tan rentable? – La opinión de los Expertos Decision Matrix on BPM Vendors 2011 Según el último estudio realizado, AuraPortal aparece entre los líderes de BPMS más destacados del mercado. AuraPortal también obtiene la nota más alta en la puntuación global. 32/39
  34. 34. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Descripción del tema Por último, en este tema veremos la evolución que ha tenido AuraPortal en su presencia Internacional. 33/39
  35. 35. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Presencia Internacional Con $30 Millones de Capital Social. La compañía es financieramente sólida. Más de 100 empleados dedicados exclusivamente a AuraPortal. 400 Consultores Certificados distribuidos en más de 100 partners. 400 clientes de BPMS, algunos de ellos utilizando AuraPortal con miles de usuarios y miles de procesos concurrentes. Clientes relevantes son: TOYOTA, YAMAHA, PEMEX (Petróleos Mexicanos), COCA-COLA, PEPSICO GROUP, ARCELOR MITTAL, BRISTOL-MYERS SQUIBB, CARREFOUR y otros. 34/39
  36. 36. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Clientes de AuraPortal 35/39
  37. 37. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Partners de AuraPortal 36/39
  38. 38. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Oficinas de AuraPortal 37/39
  39. 39. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Número de clientes en todo el mundo 2006 2007 2008 2009 2010 2011 38/39
  40. 40. EL ROI QUE GENERA LA UTILIZACIÓN DE UN BPMS EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESASub headline5 – La extensión a nivel mundial de AuraPortal Comienza la extensión Presencia en 40 países Oficina en China Objetivo: AuraPortal es el programa AuraPortal ya dispone de Se abre una delegación Superar para finales de elegido por corporaciones más de 300 clientes en conjuntamente con un año los 1.000 clientes mundiales, p.e. PEMEX. todo el mundo. Partner en China. importantes. 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Nuevas empresas líderes nos eligen Gartner: Plataforma Universal Entre ellas, Coca-Cola, Toyota, Yamaha, “AuraPortal es un ejemplo El número de clientes tiene ArcelorMittal, etc. de la próxima generación un incremento del 40% de BPMS en su “Magic sobre el año anterior. Gartner selecciona AuraPortal entre los Quadrant”. 22 mejores fabricantes del mundo. 39/39
  41. 41. GRACIAS A TODOS!POR FAVOR, SI QUIERE CONVERTIRSE EN PARTNER, VER UNA DEMO O COMPRAR AURAPORTAL, ENVÍE UN EMAIL A: INFO@AURAPORTAL.COM O REGÍSTRESE EN WWW.AURAPORTAL.COM

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