MANUAL



                  SISTEMA


                                 DE


 CONTABILIDADE




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  1. 1. MANUAL SISTEMA DE CONTABILIDADE © Brasil Informática S/C Ltda. Rua Amador Bueno, 328 - 2° andar - Santo Amaro - São Paulo/SP - Cep 04752-005 SAC (0xx11) 2176-8899 - FAX (0xx11) 2176-8888 Web Site: http://www.brasil-info.com.br e-mail: suporte@brasil-info.com.br
  2. 2. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br O QUE É O SISTEMA DE CONTABILIDADE? É um sistema desenvolvido especialmente para simplificar a rotina administrativa, dinamizando as decisões e otimizando os resultados. Desenvolvido por profissionais da área e assistido por contadores, visa atender à vários tipos de empresas (indústria, comércio, prestação de serviços e micro-empresas). Prático e de fácil manuseio, possuidor de um plano de contas com atualização automática, lançamentos simples/múltiplos vários créditos à vários débitos, Consolidação de Matriz e Filiais, Centro de Custos, Diário, Razão, Balancete/Balanço, Separação e Junção de lançamentos, Consistência de lançamentos, Demonstração Analítica e Sintética, Apuração de Impostos, Montagem automática de relatórios da Demonstração e DARFS. USUÁRIOS TREINADOS Visando um maior apoio ao usuário, oferecemos cursos e treinamentos na própria empresa ou em nossa sede (horas estipuladas conforme previsto em cláusula contratual) e também o Programa de Treinamento Permanente Gratuito. Desta forma, você poderá esclarecer suas dúvidas a partir do primeiro contato com o Software. CONTRATO DE MANUTENÇÃO Oferecemos o contrato de manutenção, que abrange um completo suporte técnico e garante ao cliente: Assistência ampla e total apoio no que se referir a qualquer problema no Sistema, todas e quaisquer alterações/mudanças legais que venham requerer adaptações. Fornecimento de novas atualizações, sendo aperfeiçoadas/acrescidas de novos recursos técnicos. HORÁRIO DE ATENDIMENTO Segunda-feira à quinta-feira - 8:00hs às 18:00hs - intervalo 12:00hs -13:30hs Sextas-feiras - 8:00hs às 17:00hs - intervalo das 12:00hs às 13:30hs NOSSOS ENDEREÇOS NA INTERNET Web Site: http://www.brasil-info.com.br e-mail: suporte@brasil-info.com.br INTEGRAÇÃO DOS SISTEMAS - BRASIL INFORMÁTICA Temos a Integração dos Sistemas: Fiscal com Contabilidade e com Lucro Presumido, Lucro Presumido com Contabilidade, Ativo Fixo com Contabilidade e Folha de Pagamento com a Contabilidade. 2
  3. 3. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br FUNÇÕES PRINCIPAIS F2 -> Disponibiliza uma calculadora na tela. Esta opção pode ser ativada em qualquer lugar do sistema. Para utilizar os botões da calculadora, pressione a letra maiúscula ou a função correspondente. Formas de movimentar a calculadora: A tecla [Ctrl] e as teclas H (Esquerda) e J (Direita) movimenta Calculadora para qualquer lado. Como utilizar a fita da Calculadora: Utilize a Seta Acima para acessar e com as Setas Acima e Abaixo é possível movimentar- se pelos números ali existentes. Para utilizar algum destes números, pressione a tecla [Enter] e o valor indicado aparecera como numero no visor, ou então pressione [Esc] para cancelar o acesso a fita. Botões da Calculadora ESC Volta ao ponto do programa onde a C Limpa o display da calculadora calculadora foi chamada; Lim Limpa todas as entradas da cE Limpa o último valor digitado calculadora, inclusive a fita; peG Utilizado para capturar um valor de « Apaga o ultimo numero digitado um campo numérico; Man Utilizado para enviar valores para um ¹ Raiz Quadrada de um numero; campo numérico; Am+ Soma o valor na memória / Divisão; Sm- Subtrai o valor da memória X² - Eleva um numero ao Quadrado; Rm Retira valor da memória (sem zerar) * Multiplicação; Zm Zera a memória y^x Eleva o numero y a potência x; moD Calc. o módulo (resto) de uma divisão - Subtração; n Número de meses x! Calcula o fatorial do numero x; i Percentual . Utilizado para indicar decimais Pv Valor Presente = Termina uma operação; pmT Pagamento + Soma; Fv Valor Futuro ± Inverte o sinal de um numero; % Calcula o percentual de um valor 0..9 Número F3 -> ativa o menu CONTROLE DE IMPRESSÃO: Disponibiliza o menu CONTROLE DE IMPRESSÃO. Esta opção pode ser utilizada em qualquer lugar do sistema. 3
  4. 4. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Imprimir impressora: ativa a impressora. Imprimir Arquivo: gera relatório em arquivo para posterior visualização em tela. Ao ativar este campo informe o nome do arquivo a ser gerado, tecle ENTER e ESC em seguida. Imprima qualquer relatório (o mesmo não será listado na impressora). Para visualisá-lo utilize a tecla F4. Imprimir Internet: gera o relatório em um arquivo para ser enviado a terceiros. Este relatório poderá ser visualizado pelo programa BRFORM da Brasil. Desta forma, quem receber este relatório não precisa ter o sistema da Brasil para listar os relatórios. Compactar: imprimir em papel 80 colunas. Descompactar: imprimir em papel 132 colunas. F4 -> Mostra lista dos arquivos PRN (impressões geradas com tecla F3), tecle ENTER sobre o arquivo para visualizar o relatório. F5 -> ativa calendário na tela mostrando o mês anterior, o atual e o mês posterior. Utilize as SETAS para navegar entre os meses e as teclas PGUP/PGWN para navegar entre anos, F5 para visualizar / inserir feriados. F7 -> ativa a tela para seleção de Empresa sem abandonar o sistema. F9 -> Lista de usuários para limitar acessos. Esta opção será ativada apenas para o usuário SUPERVISOR ou EQUIVALENTE AO SUPERVISOR. Selecione o usuário e em cada opção do sistema em que o mesmo tiver acesso tecle ENTER para marcar. Outras funções: +/-:MARCA/DESM.TODOS ESPACO:MARCA/DESM. ENTER:PROX.MENU ESC:MENU ANT./GRAVA F10 -> ativa tela do login no sistema para troca do usuário sem abandonar o sistema. ESC -> sair do sistema. FUNÇÕES GERAIS DO SISTEMA ⇒Todas as telas de Cadastro (empresa, plano, histórico, centro de custo, setores, indexadores, valores dos indexadores) possuem as opções Alteração, Consulta, Exclusão e Listagem. ⇒CTRL+SETA - É uma função para buscar uma informação já cadastrada no sistema anteriormente. Pode ser utilizado para todas as telas de cadastro, consulta, exclusão, listagens (plano, empresa, histórico) e relatórios (balancete, Razão), tela de lançamentos (selecionar um histórico ou uma conta). Ex. Consulta de Empresas (1.1.3): Ao teclar Ctrl+seta , o sistema listará em vídeo todas as empresas cadastradas da seguinte forma: +--------------------- CONSULTA DE EMPRESAS --------------------------------+ ¦CODIGO¦RAZAOSOCIAL ¦ ¦--------------------------------------------------------------------------------------------¦ ¦0001 ¦VSA VEICULOS LTDA ¦ ¦0030 ¦WWW AUTOMOVEIS LTDA ¦ ¦0008 ¦CASA DO AUTOMOVEL LTDA ¦ +-------------------------------------------------------------------------------------------+ "TAB"=ORDEM "0..9"=LOC.COD. "A..Z"=LOC.NOME "F7"=PESQ.RAPIDA "F10"=REP.PESQ. 4
  5. 5. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br TAB -> mudar ordem da tela alfabética / numérica. 0..9 -> Localização pelo código. Digite o número da empresa a ser localizada e o cursor irá buscar conforme digitação. A..Z -> Localização pelo nome. Digite o nome ou parte do nome da empresa a ser localizada e o cursor irá buscar conforme digitação. F7 -> Pesquisa Rápida. Digite o nome ou parte do nome da empresa. F10 -> Caso o primeiro nome localizado com F7 não for o desejado utilize esta tecla para continuar a pesquisa até o fim do cadastro. TODOS OS CAMPOS EXPLICADOS NESTE MANUAL QUE TIVEREM ACESSO AO CONTROL+SETA INDENTIFICAREMOS COM SÍMBOLO ↓. 1.1. EMPRESAS 1.1.1. CADASTRO DE EMPRESAS É importante informar dados verídicos em todos os campos para evitar problemas quanto à cálculos e utilização do sistema. Não há necessidade de informar zeros à esquerda, pois o sistema completará, se necessário. Ao cadastrar a empresa pela Contabilidade, o sistema assumirá o mesmo cadastro para os outros sistemas da Brasil Informática, pois utiliza o mesmo arquivo de dados, porém existem algumas particularidades em alguns campos que devem ser alterados nos outros sistemas. Não utilize caracteres especiais e acentuações no cadastro, pois poderão ser geradas inconsistências nas exportações de arquivos textos. Ex.: Asterisco, n.º, etc. ↓ CÓDIGO -> O código é o número pelo qual a empresa será identificada. O sistema traz o código seqüencial (1, 2, 3, etc.), porém pode-se informar o código desejado. Ex.: 0354, 0002. NOME -> Informe a razão social da empresa com até 55 dígitos. Não utilize o nome fantasia da empresa, pois os relatórios oficiais serão impressos conforme este campo. NOME REDUZIDO EMPRESA -> Este campo é utilizado para abreviar a razão social da empresa, pois há guias de recolhimento e relatórios que não suportem 55 dígitos da Razão Social. ENDEREÇO -> Informe o endereço da empresa e o número com até 40 dígitos. O número deve ser separado do endereço por vírgula (,). Ex.: Av. Washington Luis, 774 BAIRRO -> Informe o nome do bairro da empresa CEP -> Informe o CEP do endereço em que a empresa está estabelecida. A falta de informação poderá gerar inconsistência nas exportações de arquivo texto. MUNICÍPIO -> Informe neste campo o município da empresa. ESTADO -> Informe neste campo a estado (UF) da empresa. TELEFONE E FAX -> Informe os números de telefone e fax da empresa (com DDD). O sistema permitirá permite passar por este campo sem informá-lo, porém os impostos que necessitem desta informação, serão impressos com o campo em branco. CNPJ -> Informe o número do CNPJ - Cadastro Nacional Pessoa Jurídica da empresa ou CPF - Cadastro de Pessoa Física. Para mudar de CNPJ para CPF, com o campo vazio, digite o número 9 em seguida tecle [ENTER]. Caso seja informado um número incorreto o sistema apresentará a seguinte mensagem: “O CNPJ ou CPF ESTÁ INCORRETO. FAVOR VERIFICAR...” 5
  6. 6. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br INSC. EST -> Informe o número de inscrição estadual da empresa. É permitido a utilização de pontos para separação dos números e também letras. Ex.: ABC.115.032.370. Caso seja informado um número incorreto o sistema apresentará a seguinte mensagem: “INSCRIÇÃO ESTADUAL INVÁLIDA. PRESSIONE QUALQUER TECLA.”. Mesmo assim o sistema permite a inclusão de Inscrição Estadual, através da mensagem: ´CADASTRA ASSIM MESMO?” • Para empresas isentas de inscrição estadual, informe a palavra ISENTO. RESPONSÁVEL / C.P.F. / RG: - > Informe o nome do titular/responsável pela empresa bem como o CPF e o RG do mesmo. Obs.: O sistema validará o CPF da mesma forma que o CNPJ. FUNÇÃO DO RESPONSÁVEL -> Informe o cargo do responsável pela empresa. Esta informação é necessária para os relatórios, livros e Termos de Abertura e Encerramento. CONTADOR / C.R.C / UF -> Informe o nome do contador. Esta informação é necessária para os relatórios, livros e Termos de Abertura / Encerramento. Obs.: Caso seja Técnico Contábil utilize antes do nome o seguinte sufixo (T). Ex.: (T)ARMANDO DE ARRUDA PEREIRA. No campo seguinte informe o C.R.C. e o estado em que o mesmo foi registrado. MATRIZ/FILIAL -> O sistema permite escriturar separadamente matriz e filiais com possibilidade de consultar os saldos consolidados ou separados. Informe (M) para matriz e (F) para filial. No caso de empresa Filial, o sistema irá solicitar o CÓDIGO DA MATRIZ. Dessa forma irá utilizar para a Filial os mesmos arquivos de Plano de Contas e Demonstrações da Matriz. JUCESP(NIRE)/CARTÓRIO -> Informe o número da empresa registrado na Jucesp/Cartório. Este número será impresso nos termos de Abertura e Encerramento. DATA DO REGISTRO -> Informe a data do registro da empresa perante a Junta Comercial/Cartório. Este número será impresso nos termos de Abertura e Encerramento. HIST.PADRÃO ÚNICO -> O sistema possui um cadastro de históricos onde pode-se ou não pré cadastrar a descrição e as contas de uma lançamento para agilizar a digitação. Se for “S” todas as empresas (com esta resposta) terão acesso ao mesmo cadastro. Neste caso todo cadastro, alteração e exclusão de históricos será simultâneo em todas as empresas. OBS.: Para compartilhar este arquivo, os planos contábeis dessas empresas devem ser iguais. DATA DE DEFLAÇÃO -> Será utilizada para obtenção dos saldos em moeda diferente do Real. Através dela será possível converter lançamentos pela cotação de uma data diferente da atual. Ex.: lançamento de 25/01/02 deverá ser convertido em outra moeda com data de 31/01/02. Se informado “S” habilitará o campo DATA DE DEFLAÇÃO na tela de lançamentos. O sistema faz a conversão para outras moedas independente desta informação, utilizando uma tabela de índices a ser cadastrada. Veja no item 1.6 e 1.7. ° N° DE LCTO. AUTOMÁTICO -> Informe “S” para que, na tela de lançamentos, o sistema assuma para o campo de documento o mesmo número do lançamento. Ex.: LCTO. Nº.:00015 DOC. Nº.:0000015 Ao informar “N” o sistema permite acesso, na tela de lançamentos, informar o número do documento a ser lançado. Ex.: LCTO. Nº.:00015 DOC. Nº.:0555114 LANÇAMENTO LOTE MENSAL -> Ao informar “S” será um gerado um arquivo para cada mês de movimento, onde a chave inicial de cada mês será 00001. 6
  7. 7. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Ao informar “N” será gerado um único arquivo com o movimento de todos os meses do exercício totalizando o máximo de 99.999 lançamentos. Ex.: Se em 01/02 a última chave cadastrada foi 55 ao selecionar 02/02, assumirá chave 56 pois dará seqüência ao mês anterior. Para empresas com grande movimentação, sugerimos lote mensal “S”. CENTRO DE CUSTOS S/N -> Informe se a empresa vai utilizar Centro de Custos (para calcular gastos por departamentos). Para utilizá-lo, informe “S” neste campo e também nas contas contábeis no campo de centro de custo e cadastre-os nas opções 1.4.1, explicadas adiante. SETORES -> Informe se a empresa vai utilizar Setores (para calcular gastos por departamentos). Para utilizá-los, informe “S” neste campo e também nas contas contábeis no campo de setor e cadastre-os nas opções 1.5.1, explicados adiante. OBS.: Não existe hierarquia entre Centro de Custos e Setores, ou seja, no sistema setores não totalizará em Centro de Custos. Trata-se apenas de uma outra forma de separação por departamentos. O sistema possui relatórios de balancete, Razão e Posição de saldos das Contas por Centro de Custos e Setores. PLANO DE CONTAS ÚNICO -> O sistema permite utilizar um mesmo cadastro de plano de contas para várias empresas (todas com resposta “S”). Neste caso todo cadastro, alteração e exclusão de históricos será simultâneo em todas as empresas. Informe “N” para que a empresa tenha seu arquivo independente. Obs.: Para empresas filiais, o sistema assumirá o mesmo plano da matriz. DEMONSTRAÇÃO ÚNICA -> Trata-se do cadastro da Demonstração de Resultados Sintética personalizado. Informe “S” para utilizar o mesmo arquivo de demonstração (somente para empresas que tenham planos iguais) e “N” para que a empresa tenha seu arquivo independente. 1.2 PLANO DE CONTAS ↓ CÓDIGO SINTÉTICO -> Trata-se do código reduzido da conta utilizado para o cadastro dos lançamentos contábeis. Pode-se cadastrá-los em qualquer ordem, pois o código analítico é que define os grupos das contas (se é despesa, receita, etc.). Ex.: CONTA GRAU DESCRICAO 10000000001-6 1 ATIVO 11000000002-1 2 ATIVO CIRCULANTE 11100000003-7 3 DISPONIVEL 11101010000-9 4 CAIXA GERAL 11101555412-4 5 CAIXA MATRIZ 11101000010-7 5 CAIXA FILIAL 7
  8. 8. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br 11102080000-6 4 BANCOS C/MOVTO. 11102000005-8 5 BANCO BRADESCO Ao cadastrar a conta, o sistema gera o dígito automaticamente, não sendo necessário informá-lo no cadastro. Veja como o dígito da conta é calculado pelo sistema A conta tem o código sintético 01234, o sistema efetuará a seguinte operação: 0 x (multiplicado) por 10 = 0 70 (dividido) por 11 = 6,36 (= 6,00... Considere 1x “ por 9 = 9 o n° inteiro independente do n° decimal). 2x “ por 8 = 16 70 -(11x 6) = 4 (este será o dígito da conta 3x " por 7 = 21 de código sintético 01234). 4x " por 6 = 24 Se o resultado encontrado for igual a 0 ou > === que 9 o dígito será igual a “1”. 70 CÓDIGO ANALÍTICO -> Trata-se código (os cinco primeiros números) que determina o grupo de cada conta contábil. Ex.: 10000 - Ativo 20000 - Passivo Podem ser criados até mais cinco grupos conforme a necessidade. O Grupo 1 sempre será Ativo e o Grupo 2 sempre será Passivo. Os demais grupos poderão ser cadastrados conforme exemplos: 3 - DESPESAS / 4 - RECEITAS ou 3 - RECEITAS / 4 - DESPESAS Ao efetuar o Encerramento do Exercício (opções 4.2 ou 4.3), as contas a partir do Grupo “3” são encerradas (zeradas e transferidas para a conta de RESULTADO DO EXERCÍCIO). Utilize as opções 9.3.4 para configurar os sinais das contas GRAU DA CONTA -> O grau determina a subordinação da conta e também é definido pelo código analítico. Ex.: Graus 1, 2, 3 e 4 são totalizadoras e as contas de Grau 5 são utilizadas para o cadastro dos lançamentos. Ex.: CONTA GRAU DESCRICAO 10000.00001-6 1 ATIVO 11000.00002-1 2 ATIVO CIRCULANTE 11100.00003-7 3 DISPONIVEL 11101.00004-2 4 CAIXA GERAL 11101.00005-8 5 CAIXA - MATRIZ 11101.00055-1 5 CAIXA-FILIAL DESCRIÇÃO -> Informe a descrição que identificará a conta contábil. As opções SALDO ANTERIOR, DEBITOS DO MÊS, CREDITOS DO MÊS E SALDO DO MÊS não podem ser alteradas, pois serão atualizados automaticamente conforme digitação dos lançamentos. CENTRO DE CUSTO -> Informe “S” para as contas que serão utilizadas para centro de custos. Este campo não estará acessível se no cadastro de empresas foi informado “N” para Centro de Custos. SETOR -> Informe “S” para as contas que serão utilizadas para setores. Este campo não estará acessível se no cadastro de empresas foi informado “N” para Setores. 1.2.3.1 ↓ CONSULTA DO SALDO NORMAL 8
  9. 9. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Nesta consulta é possível visualizar o cadastro das contas do plano bem como os saldos das mesmas. A tela abaixo é a mesma para consulta dos saldos em outras moedas e saldo consolidado. ↓ CÓDIGO SINTÉTICO -> Informe o número reduzido da conta cadastrado nas opções 1.2.1. Não informe o dígito pois o mesmo será completado pelo sistema. É necessário informar uma conta para utilizar todas as opções da consulta - ALT+F2 COM/SEM ENCER. -> O encerramento é o zeramento das contas de receita/despesa após conciliações. Esta consulta possibilita visualizar os saldos antes e depois do encerramento sem desfazer o mesmo. Ao acionar o ALT+F2 aparecerá as seguintes opções: SEM ENCERRAMENTO -> consulta do saldo normal em reais antes do encerramento ENCERRAMENTO MENSAL -> consulta do saldo encerrado mensalmente (receita e despesas = zero e ativo/passivo iguais) ENCERRAMENTO ANUAL -> consulta do saldo encerrado anualmente (mês de dezembro). Idem mensal. - ALT+F3 ORDEM ANALIT./SINT -> Analítica: consulta dos saldos das contas pelo código analítico (cinco números à esquerda) Ex.: 1000000001-6 Sintética: consulta dos saldos das contas pelo código sintético (seis número à direita) Ex.: 1000000001-6 Ao acionar as teclas [1] POSTERIOR [2] ANTERIOR a pesquisa se dará pela ordem selecionada. - ALT+F4 SLD MENSAL/ANUAL: para consulta de saldos da conta selecionada de todos os meses do ano: 1.2.3.2 ↓ CONSULTA DO SALDO EM OUTRA MOEDA Consulta dos saldos em outras moedas, com as mesmas opções acima citadas (ALT F2, ALT F3 e ALT F4). Ao selecionar esta opção o sistema pedirá o código da moeda. Para consultar os saldos e listar os relatórios em outra moeda é necessário seguir alguns passos: 1) Cadastrar as moedas no item 1.6 Indexador 2) Cadastrar os valores (mensais/anuais) das moedas no item 1.7 VR. INDEX 3) Atualizar os saldos em outra moeda no item 1.2.8.2 1.2.3.3 ↓ CONSULTA DO SALDO CONSOLIDADO 9
  10. 10. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Consulta dos saldos consolidados com as mesmas opções acima citadas (ALT F2, ALT F3 e ALT F4). A consolidação é a junção dos lançamentos de empresas matriz e filiais lançadas separadamente. Para consultar este saldo é necessário executar antes a consolidação nas opções 4.1 1.2.3.4 ↓ CONSULTA TIPO RAZÃO Consulta dos saldos através da listagem de um Razão em tela. DATA / CÓDIGO INICIAL-FINAL -> Informe o intervalo de datas e contas para consulta. Informe as contas sem o dígito verificador. TOTAL DIÁRIO <S/N> -> Informando “S” os lançamentos do razão serão totalizados dia a dia e ao final total do mês. Informando “N” somente após listagem dos lançamentos será informado o total do mês. Na tela serão listados os lançamentos que compreendem o intervalo informado. Utilize as seguintes teclas para navegar no razão: [1} Posterior - lista razão da conta seguinte à selecionada [2] Anterior - lista razão da conta anterior à selecionada [ENTER] - para visualizar tela seguinte, se houver mais lançamentos do que o mostrado. 1.2.4 ↓ EXCLUSÃO DE CONTAS Para excluir uma conta, a mesma deve estar com saldos zerados (movimentação e saldo anterior). Se a conta a ser excluída for de grau 4 e possuir contas de grau 5 atreladas a ela, o sistema apresentará a mensagem: EXISTEM CONTAS DE GRAU 5 ATRELADAS A ESTA - PRESSIONE QUALQUER TECLA !!! Exemplo: 1.1.1.01.00004-2 4 CAIXA GERAL 1.1.1.01.00005-8 5 CAIXA-MATRIZ Para excluir a conta 4-2 (seguindo o exemplo acima), é necessário excluir primeiro a conta 5-8 e depois a 4-2. Obs.: O sistema não permite a exclusão de conta se ela tiver movimentação no exercício corrente. IMPORTANTE: O plano de contas é um mesmo arquivo utilizado para exercícios diferentes. Portanto a exclusão de uma conta no exercício corrente pode prejudicar a contabilidade do exercício anterior se esta conta possuir saldo. Ex.: Exercício 2002 - Conta 1.1.1.01.00005-8 - Saldo 0,00 Exercício 2001 - Conta 1.1.1.01.00005-8 - Saldo 1.000,00 1.2.5 IMPLANTAÇÃO DE SALDOS Esta opção é utilizada para implantar saldo anterior das contas na aquisição do sistema ou no cadastro de uma nova empresa com contabilidade anterior. 10
  11. 11. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Os tipos de implantação são: 1> IMP.NORMAL.: Implantação dos saldos das contas em moeda corrente (reais). 2> IMP.MOEDAS.: Implantação dos saldos das contas em outras moedas. 3> IMP.CONSOL.: Implantação dos saldos consolidados (matriz e filiais). MOEDA PARA IMPLANTAÇÃO -> Este campo só pode ser alterada nos itens 2> IMP. Moedas e 3> IMP. Consol. e serve para selecionar a moeda para implantação. CONSOLIDADO -> Este campo só pode ser utilizada no item 3>Imp. Consol. e serve para implantar os saldos consolidados entre matriz e filial. CÓDIGO SINTÉTICO -> Informe o código sintético da conta (sem o dígito) a ser implantado o saldo. SALDO ANTERIOR -> Informe o valor do saldo anterior da conta. Ex.: 100,00. IMPORTANTÍSSIMO! ⊗ O valor das contas redutoras do Ativo e Passivo, tais como: Depreciação, Amortização, Devedores duvidosos, Prejuízo, etc., devem ser implantadas com o sinal de menos (-) antes dos valores. ⊗ Após a implantação dos saldos, liste um balancete, para verificar se os valores informados estão corretos e se os totais do Ativo e Passivo estão iguais. ⊗ A implantação de saldos pode ser feita a qualquer momento, mesmo os lançamentos já tenham sido cadastrados. Após a implantação, pedir as opções 1. Manutenção Geral - 2.Plano de Contas e 8.Atualização de Saldos. 1.2.6 RELATORIO (LISTAGEM DO PLANO) CLASSIFICAÇÃO -> É a ordem em que a listagem será impressa: [1] Numérica [2] Alfabética. DATA DO PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá sempre o último dia do mês selecionado, porém é possível informar a data desejada. NÚMERO DE VIAS -> Informe a quantidade de vias da listagem do plano. Ex.: 03 ↓ GRUPO INICIAL E FINAL -> Informe o grupo (código analítico) inicial e final. Serão impressos todos os grupos informados neste intervalo. Para listagem de todos grupos, tecle ENTER nos dois campos. Nº DA FOLHA INICIAL -> Informe a folha inicial para dar continuidade ao outro relatório. Ex.: Incorporação do plano ao Livro Diário. 1-COM SALDO/2-SEM SALDO -> Informe [1] para listagem do plano com os saldos das contas e [2] para listagem do plano sem o saldo das contas. SÓ CONTAS ESTOURADAS -> Informe “S” para listagem do plano apenas das contas com saldos estourados. Ex.: Banco com saldo de R$ -100,00. Esta informação só estará acessível se na opção anterior estiver selecionado o item 1-COM SALDO. SALDO ANTERIOR -> Informe “S” para listagem das contas com o saldo anterior. Ex.: Conta 5-8: saldo anterior de R$ 100,00 e saldo do mês de R$ 200,00. Ao informar “S” o saldo a ser impresso será R$ 300,00 Ao informar “N” o saldo a ser impresso será R$ 200,00 Esta informação só estará acessível se na opção anterior estiver selecionado o item 1-COM SALDO. 11
  12. 12. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br SÓ CONTAS COM MOVIMENTAÇÃO -> Informe “S” para listagem do plano somente das contas que possuírem movimentação. Informe “N” para listagem do plano completo. 1.2.7 ZERAMENTO DO PLANO DE CONTAS Esta opção é utilizada para o zeramento dos saldos das contas do plano, inclusive do saldo de implantação, se necessário para os casos de dúvida quanto aos cálculos efetuados pelo sistema. Nas opções 1.2.8 os saldos serão recalculados baseando-se nos lançamentos efetuados anteriormente. DATA / ↓ CODIGO - > Informe o intervalo de datas e contas (sem o dígito) para zeramento. ZERAR IMPLANTAÇÃO -> Informe “N” se for apenas para recálculo. O saldo do período zerado poderá ser recuperado através das opções 1.2.8 de “Atualização de Saldos”. Informe “S” para zerar o saldo de implantação. A atualização não recupera saldos de implantação se o mesmo tiver sido zerado. Obs.: Se os saldos de implantação forem zerados, deverão ser implantados novamente, pois a atualização não recupera saldos de “implantação” zerados. 1.2.8 ATUALIZAÇÃO DE SALDOS Esta opção pode ser utilizada para recuperar os saldos das contas zerados na opção anterior e também para acerto dos saldos no caso da implantação de saldo posterior ao cadastro de lançamentos. Os saldos poderão ser atualizados em reais, em outra moeda, em real consolidado (matriz e filiais) e em outra moeda consolidado. Para cada moeda e consolidação, o sistema cria um arquivo separado, não influenciando os valores em reais. 1.3. HISTÓRICO PADRÃO O histórico padrão é utilizado para agilizar o cadastro de lançamentos, pois uma vez cadastrados, prevendo as contas débito e crédito, determinam uma contabilidade prévia. Assim, ao cadastrar os lançamentos, basta informar os complementos. Este cadastro é livre, não sendo obrigatório o preenchimento de todos os campos. O histórico padrão poderá ter a descrição seguida do símbolo @ utilizado para dar uma pausa na descrição do documento no momento do cadastro do lançamento. Ex.: Histórico 22 - Pagto Dupl. conforme No. @@@. Ao pedir o histórico 22 no lançamento, o sistema dará uma pausa para informar o número do documento. A quantidade de "@" na descrição, será a quantidade de caracteres a serem informados. ↓ CÓDIGO DO HISTÓRICO -> Informe o código do histórico, não é necessário ordem seqüencial. Podem ser cadastrados até 99999 históricos. DESCRIÇÃO -> Informe a descrição para identificação do histórico. Ex.: PGTOS/PROVISAO SALARIOS 12
  13. 13. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br ↓ CONTA DÉBITO/CRÉDITO -> Informe a conta que deve ser debitada e creditada. No momento do lançamento estas contas serão informadas automaticamente. CÓDIGO DO HISTÓRICO.:01565 DESCRICAO...............:PROVISAO 13. SALARIO CONTA DEBITO..........:3120170305-3-13º SALARIO CONTA CREDITO.......:2110750037-3-13º SALARIO A PAGAR Outras formas de histórico para serem complementados no lançamento. - Informar apenas a conta débito - Informar apenas a conta crédito - Não informar as contas GRUPO -> Informe neste campo uma letra para separar os históricos em grupos Ex.: Histórico 00158 "RECEBIMENTOS DIVERSOS" Grupo A Histórico 00356 "PAGTOS DIVERSOS" Grupo B 1-TÍTULO/2-NORMAL -> Esta opção pode ser utilizada em conjunto com a opção acima (GRUPO). Para definir se o histórico é um título do Grupo(não recebe lançamento) ou normal (recebe lançamentos). Ex.: 0158 - RECEB. DIVERSOS - GRUPO A- TÍTULO (este é o título do GRUPO A). 0159 - DUPLICATAS A RECEBER - GRUPO A- NORMAL (um histórico do GRUPO A). 0356 - PAGTOS DIVERSOS - GRUPO B- TÍTULO (este é o título do GRUPO B). 0357 - PAGTO DE ÁGUA - GRUPO B- NORMAL (um histórico do GRUPO B). DESPESA/RECEITA -> Esta opção é utilizada para outra definir se o histórico é 3 - receita ou 4 - despesa. 1.3.5 LISTAGEM DE HISTÓRICOS DATA DO PROCESSAMENTO -> Informe a data que está sendo impressa a listagem, quando a mesma for diferente da data do computador. Ex.: Data do computador........: 31/01/02 Data para a listagem.......: 28/01/02 ↓ HISTÓRICO -> Informe o código inicial e final do histórico a ser listado. Ex.: 00001 a 00050. TIPO DE LISTAGEM -> Selecione o tipo de listagem dos históricos a ser impressa: 1-NORMAL....: Relatório onde são listados os códigos, as descrições e as contas débito e crédito. Para esta opção só abrirá na sequência o campo CLASSIFICAÇÃO. 2-PLANILHA..: Relatório, em forma de planilha de lançamentos onde são listados os códigos, as descrições, as contas débito e crédito e as colunas de meses para informar os valores. 3-PROVISÃO..: Relatório em forma de planilha, onde são listados os históricos, conforme a definição dos grupos (Despesas ou Receitas). Para esta opção só abrirá na sequencia o campo CLASSIFICAÇÃO. NÚMERO DE VIAS EM BRANCO -> Para listar planilhas de lançamentos em branco, sem os dados do histórico. CLASSIFICAÇÃO -> Informe a ordem da listagem: [1] Numérica [2] Alfabética. 13
  14. 14. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br MESES -> Ao pedir a listagem TIPO PLANILHA, o sistema irá pedir os meses para planilhar os lançamentos, podendo informar até 3 meses. 1.4 CENTRO DE CUSTOS A opção de centro de custos é utilizada para calcular os gastos por departamentos e deve ser habilitada no cadastro de empresas, caso contrário, aparecerá a seguinte mensagem: “EMPRESA SELECIONADA NÃO TEM CENTRO DE CUSTO - PRESSIONE QUALQUER TECLA” ↓ CÓDIGO -> Informe o código do centro de custos com até 6 dígitos. O sistema assumirá sempre o código sequêncial, porém não é necessário cadastrá-lo em ordem numérica. Ex.: Centro custos 000555, 002221, etc. DESCRIÇÃO -> Informe a descrição do centro de custos. Ex.: Depto Pessoal As opções SALDO ANTERIOR, DEBITOS DO MÊS, CREDITOS DO MÊS E SALDO DO MÊS não podem ser alteradas, pois serão atualizados automaticamente conforme digitação dos lançamentos. 1.4.6 RECUPERAÇÃO DE CENTRO CUSTOS Esta opção é utilizada para recalcular saldos do Centro de Custos após zeramento (1.4.7), caso exista algum valor incorreto ou para converter os valores em outra moeda. DATA INICIAL/FINAL -> Informe a data (dia/mês/ano) inicial e final para a recuperação dos saldos. ↓ CENTRO CUSTOS INICIAL/FINAL -> Informe o código do centro de custos inicial e final para a recuperação dos saldos. CÓDIGO DA MOEDA -> Informe o código da moeda para recuperação de saldos em outra moeda, cadastrado nas opções 1.6. 1.4.7 ZERAMENTO DE CENTRO CUSTOS Esta opção é utilizada para fazer o zeramento dos saldos de centro de custos, caso exista algum valor incorreto, seguido da recuperação dos saldos nas opções 1.4.6. DATA INICIAL/FINAL -> Informe a data (dia/mês/ano) inicial e final para o zeramento dos saldos. ↓ CENTRO CUSTOS INICIAL/FINAL -> Informe o código do centro de custos inicial e final para o zeramento dos saldos. 1.5 SETORES A opção de setores é utilizada para calcular os gastos por departamentos e deve ser habilitada no cadastro de empresas, caso contrário, aparecerá a seguinte mensagem: “EMPRESA SELECIONADA NÃO TEM SETORES - PRESSIONE QUALQUER TECLA” ↓ CÓDIGO -> Informe o código do setor com até 6 dígitos. O sistema assumirá sempre o código sequencial, porém não é necessário cadastrá-lo em ordem numérica. Ex.: Centro custos 000601, 002314, etc. DESCRIÇÃO -> Informe a descrição do setor. Ex.: Produção 14
  15. 15. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br As opções SALDO ANTERIOR, DEBITOS DO MÊS, CREDITOS DO MÊS E SALDO DO MÊS não podem ser alteradas, pois serão atualizados automaticamente conforme digitação dos lançamentos. 1.5.6 RECUPERAÇÃO DE SETORES Esta opção é utilizada para recalcular saldos dos Setores após zeramento (1.5.7), caso exista algum valor incorreto ou para converter os valores em outra moeda. DATA INICIAL/FINAL -> Informe a data (dia/mês/ano) inicial e final para a recuperação dos saldos. ↓ SETOR INICIAL/FINAL -> Informe o código do setor inicial e final para a recuperação dos saldos. MOEDA -> Informe o código da moeda para recuperação de saldos em outra moeda, cadastrado nas opções 1.6. 1.5.7 ZERAMENTO DE SETORES Esta opção é utilizada para fazer o zeramento dos saldos dos setores, caso exista algum valor incorreto, seguido da recuperação dos saldos nas opções 1.5.6. DATA INICIAL/FINAL -> Informe a data inicial e final para o zeramento dos saldos. ↓ SETOR INICIAL E FINAL -> Informe o código do setor inicial e final para o zeramento dos saldos. 1.6 INDEXADORES Os indexadores são índices utilizados para conversões de saldos em outras moedas. CÓDIGO DO ÍNDICE -> Informe o código do índice, não sendo necessário cadastrá-los em ordem numérica. Ex.: 001, 050, etc. DESCRIÇÃO DO ÍNDICE -> Informe a descrição do índice. Ex.: DOLAR, SALÁRIO MÍNIMO. ABREVIATURA DO ÍNDICE -> Informe a abreviatura do índice, se houver. Ex.: U$$, SM. VALOR MENSAL S/N -> Informe “S” para índice com valores mensal e “N” para o índice com valor diário. 1.7 VALOR DO INDEXADOR Nesta opção, deverão ser cadastrados os valores dos índices para a conversão de saldos em outras moedas. Para isso, informe o código do índice e o seu valor mensal ou diário. 15
  16. 16. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br 2.1 CADASTRO DE LANÇAMENTOS É nesta opção em que deverá ser feita a escrituração contábil: lançamentos simples (débito e crédito) e lançamentos múltiplos (vários débitos a vários créditos e vice-versa) LCTO N.º -> O sistema numera automaticamente os lançamentos. Esta numeração será utilizada para pesquisar / identificar lançamentos, quando necessário. DOC. N.º -> Este campo refere-se ao cadastro de empresas - opção “número lançamento automático” . Se foi informado “S”, o sistema assume o mesmo número do campo acima (LCTO N °). Se foi informado “N”, será permitido informar o número do documento. ° LOTE N° -> O preenchimento deste campo é opcional. O lote pode ser utilizado tanto para lançamentos simples (débito contra crédito e crédito contra débito) em lote como para lançamentos múltiplos (vários créditos para vários débitos, vários débitos para vários créditos, múltiplo à débito e múltiplo à crédito). Para trabalhar em lote, neste campo tecle ALT F2, caso contrário, passe com ENTER neste campo. Veja mais sobre os tipos de múltiplos nos textos abaixo no TÓPICO ALT-F2 LOTE após explicações sobre a tela de lançamentos. DD/MM/AA -> Informe o dia do lançamento, pois o mês e o ano, o sistema traz automaticamente conforme o período selecionado na opção 8.Seleção Mês Movto. 16
  17. 17. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br DATA DEFLAÇÃO -> Este campo refere-se ao que foi respondido no cadastro de empresas. Só estará ativado se a resposta foi “S”. ↓ HISTÓRICO N.º -> Informe o código do histórico padrão cadastrado nas opções 1.3. Se o mesmo ainda não estiver cadastrado, aparecerá a seguinte mensagem: HISTÓRICO PADRÃO NÃO CADASTRADO - CADASTRAR S/N? Onde “S” abrirá a tela de cadastro de históricos e “N” o cursor volta ao campo para mudar código informado. Para passar neste campo sem informar um histórico padrão, tecle ENTER no campo em branco ou digite 99999. Desta forma os campos DESCR., CONTA DB., CONTA CR., deverão ser informados manualmente. DESCR. -> Será preenchido automaticamente se informado um histórico padrão no campo anterior, podendo ser complementado se necessário. Se foi 99999 informe a descrição do histórico referente ao documento a ser lançado. Nas opções 9.3.4 Configuração de empresa configure a melhor forma de utilizar os históricos. Segue as opções: • Zerar a descrição do histórico a cada lançamento efetuado. • Zerar o complemento do histórico a cada lançamento. • Posicionar o cursor no primeiro dígito do campo de histórico. • Zerar as contas débito/crédito no histórico 99999 a cada lançamento. COMPLEMENTOS 1-2-3 -> Informe nestes campos, os complementos do histórico, se necessário. ↓ CONTA DB / CONTA CR -> Informe o código da conta contábil cadastrada nas opções 1.2.1. Nas opções 9.3.4 Configuração de empresa pode-se configurar se deseja ou não, informar o dígito da conta ao cadastrar os lançamentos. Se a mesma ainda não estiver cadastrada, aparecerá a seguinte mensagem: CONTA NÃO CADASTRADA - CADASTRAR S/N? Onde “S” abrirá a tela de cadastro de plano de contas e “N” o cursor volta ao campo para mudar código informado. ↓ C.CUSTO/SETOR (DÉBITO) / (CRÉDITO) -> Informe o código do centro de custos e/ou setor cadastrados nas opções 1.4 e 1.5 OBS.: Estes campos só serão habilitados se as contas contábeis informadas estiverem cadastradas como “S” para Centro de Custo e/ou Setor. Para que o sistema não permita cadastrar um lançamento sem informar o centro de custo e o setor, acesse as opções 9.3.4 e informe “S” no campo “trava c.custo/setor no lançamento”. VALOR -> Informe o valor do lançamento contábil, utilizando ponto final (.) para definir as casas decimais. Legenda: ALT-F2 - Abrir lote de lançamentos (ativada até o campo histórico). Veja detalhes no TOPICO ALT- F2 LOTE 17
  18. 18. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br ALT-F3 - Consultar lançamentos já efetuados sem abandonar a tela de cadastro de lançamentos; pode ser utilizada também nas tela de cadastro, alteração, consulta e exclusão de lançamentos, porém deve ser informado um número de lançamento para ativar esta opção. ALT-F4 - Busca através de filtro dos lançamentos contábeis. Esta função é ativada somente quando pressionado ALT-F3 antes). Pode ser utilizada na tela de cadastro, alteração, consulta e exclusão de lançamentos. Veja mais detalhes no TOPICO ALT-F4 FILTRO. ALF-F5 - Consulta do saldo do Plano de Contas atualizado. Poderá ser utilizada na tela de cadastro, alteração, consulta e exclusão de lançamentos. ALT-F6 - Consulta do saldo do centro de custos atualizado. Poderá ser utilizada na tela de cadastro, alteração, consulta e exclusão de lançamentos. ALT-F7 - Consultar do saldo de setores atualizado. Poderá ser utilizada na tela de cadastro, alteração, consulta e exclusão de lançamentos. ALT-F2 LOTE Para abrir o lote tecle ALT-F2 na tela de lançamentos (opções 2.1). Sobre a tela de lançamentos aparecerá o seguinte quadro: NÚMERO DO LOTE -> O sistema traz o número do lote a partir do “3” pois o lotes número “1” é reservado para uso interno do sistema e o lote número “2” é utilizado para lançamentos de implantação gerados nas opções 2.6. VALOR TOTAL DO LOTE -> Esta informação é opcional e pode ser utilizada para conferência do lote enquanto o mesmo estiver sendo lançado. FECH.MUL AUT.: Neste campo será determinado se o lote será automático ou não. Veja abaixo a diferença entre eles: N -> LOTE NÃO AUTOMÁTICO: Significa que os lançamentos serão múltiplos (vários créditos à vários débitos ou vários débitos à vários créditos) cujo fechamento será efetuado pelo usuário. Durante o cadastro dos lançamentos o sistema vai apresentando no rodapé, a diferença entre o débito e o crédito até que os lançamentos efetuados totalizem deixando débito e crédito com o mesmo valor. Caso os valores lançados sejam maiores ou menores que o valor informado no total do lote (opcional), no rodapé da tela serão mostrados os valores de débito/crédito no campo “diferença”. Se necessário tecle ALT-F2 para alterar o valor do lote e em seguida peça a totalização nas opções 2.8. Para continuar lançando em um lote já encerrado, informe o número do lote no campo “Lote n.º” e o sistema apresentará a pergunta: 18
  19. 19. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br “ESTE LOTE ESTÁ ENCERRADO, CONTINUA A LANÇAR <S/N?” Ao informar “S” o lote encerrado será re-aberto e ao informar “N”, o campo “Lote n.º” será limpo. S -> LOTE AUTOMÁTICO: Significa que o lote de múltiplos será somente à débito ou somente à crédito. Esta resposta abrirá o próximo campo para informar a conta em que este lote será fechado. Durante o cadastro dos lançamentos o sistema vai apresentando no rodapé, a diferença. Quando o lote estiver totalmente lançado abra um novo lançamento que será o de fechamento informando o histórico. No campo da conta contábil, tecle ALT-F8 e o sistema fará um lançamento, na conta pré determinada na abertura do lote, com o valor da diferença fechando o lote. Se for lançado um valor maior ou menor que o total do lote, no fechamento com ALT+F8, será apresentada a seguinte pergunta: “O LOTE NÃO SERÁ FECHADO COM SEU VALOR TOTAL - CONFIRMA S/N?” Ao informar “N”, será permitido voltar e alterar o valor do lançamento errado ou cadastrar os lançamentos restantes, e posteriormente deverá ser executada a totalização de lotes nas opções 2.8. Ao informar “S”, o sistema apresenta outra pergunta: “DESEJA ALTERAR TOTAL DO LOTE AUTOMATICAMENTE S/N?“ Ao informar “N”, o lote será fechado com o valor anterior, deixando na tela o valor da diferença a lançar para que sejam cadastrados os demais lançamentos para fechar o lote alterado. Ao informar “S”, o sistema altera automaticamente o valor do lote de acordo com os valores dos lançamentos. CONTA DE FECHAMENTO -> Este campo será habilitado se no campo anterior (FECH.MUL.AUT) a resposta foi “S”. Informe o número da conta (com o dígito) em que o lote de múltiplos será fechado. C. CUSTO FECHAMENTO -> Este campo será habilitado se a conta informada no campo anterior (CONTA DE FECHAMENTO) foi cadastrada como “S” para Centro de Custos. Informe o código do centro de custos em que o lote será fechado. SETOR FECHAMENTO -> Este campo será habilitado se a conta informada no campo CONTA FECHAMENTO foi cadastrada como “S” para setores. Informe o código do setor em que o lote será fechado. D>DÉBITO/C>CRÉDITO -> Este campo só será habilitado para LOTE AUTOMÁTICO. O múltiplo será a débito, quando houver diversos créditos para um débito e será a crédito, quando houver diversos débitos para um crédito. ALT-F4 FILTRO O filtro torna mais fácil a procura de determinados lançamentos de forma simples e direta. Para utilizá-la é necessário antes de acionar a função de consulta, teclando ALT-F3 na tela de cadastro e em alteração, consulta e exclusão é necessário selecionar um número de lançamento, seguido da tecla ATL-F3. Serão listados em tela os lançamentos do mês selecionado. Tecle ALT-F4 e o sistema apresentará a tela do filtro como segue: 19
  20. 20. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br TIPOS DE FILTRO -> Utilize as setas (para baixo e para cima) para navegar entre as opções, ENTER marcar o filtro e ESC para visualizar o resultado da pesquisa. LOTE 00000 -> para consultar os lançamentos de um lote. Só funcionará nas opções 2.2 Alteração, 2.3 Consulta e 2.4 Exclusão. Informe no campo LCTO o número de um lançamento que compõe o lote a ser consultado, em seguida ALT-F3 e ALT-F4. Onde está 00000 aparecerá o número do lote a consultar, tecle ENTER para marcar e ESC para visualizar os lançamentos. DÉBITO -> para consultar todos os lançamentos múltiplos à débito cadastrados no mês selecionado. Tecle Enter para marcar e ESC para visualizar os lançamentos. CRÉDITO -> para consultar todos os lançamentos múltiplos à crédito cadastrados no mês selecionado, tecle ENTER para marcar e ESC para visualizar os lançamentos. OUTROS -> consulta dos lançamentos pelo conteúdo de cada campo do cadastro para lançamentos simples e múltiplos. Ao marcar a opção OUTROS na tela ao lado SELEÇÃO DOS CAMPOS serão listados os campos da tela de lançamentos para utilizar o filtro. São eles: NUMERO DA CHAVE, NUMERO DO DOCTO., NUMERO DO LOTE, DATA DO LCTO.MM/AA, DIA DO LANCAMENTO, DATA DE DEFLACAO, HISTORICO PADRAO, HISTORICO DO LCTO., COMPLEMENTO 1, COMPLEMENTO 2, COMPLEMENTO 3, CONTA A DEBITO, CONTA A CREDITO C.CUSTO DEBITO, C.CUSTO CREDITO, SETOR DEBITO, SETOR CREDITO, VALOR DO LCTO. NUMERO DA ESTACAO, LCTO.ENC.MENSAL, LCTO.ENC.ANUAL Tecle ENTER para escolher o campo pelo qual deseja efetuar a consulta. O cursor irá para o quadro OPER. MATEM. com as seguintes opções: (>) MAIOR QUE, (<) MENOR QUE, (=) IGUAL, (>=) MAIOR IGUAL, (<=) MENOR IGUAL Exemplos: TIPOS DE FILTRO: OUTROS SELEÇÃO DE CAMPOS: CHAVE OPER. MATEM.: > STRING P/FILTRO: 150 Tecle ESC para sair de todas as telas do filtro, serão listados todos os lançamentos cujo número da chave sejam maiores que 150. Ao selecionar o tipo de busca a ser utilizada, o sistema apresenta outra tela com os operadores para informar mais de um tipo de busca: AND -> E Selecionando esta opção o campo STRING PARA FILTRO será aberto novamente para informação de um outro campo. Exemplo pesquisa pelo número da CHAVE > 150 E pela DATA DO LANÇAMENTO=01/02 OR -> OU Selecionando esta opção o campo STRING PARA FILTRO será aberto novamente para informação de um outro campo. Exemplo pesquisa pelo número da CHAVE > 150 OU pela DATA DO LANÇAMENTO=01/02 20
  21. 21. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Outro Exemplo: Ao pedir a consulta pelo número de chave maior que 300, informar também que a chave pode estar entre 300 e 500. chave>300.OR.chave<500 OBS.: - Nos campos CONTA A DÉBITO e CONTA A CRÉDITO deve ser informado apenas o código sintético sem o dígito. (quando o código sintético tiver zeros à esquerda não é preciso informá-los) Ex.: 1110100005-8, informar apenas 5). - O campo VALOR deve ser utilizado ponto (.) para separar as casas decimais. Ex.: 1.000,00 informe 1000.00 - O campo NÚMERO DA ESTAÇÃO é utilizado para filtrar um lançamento pela estação/terminal que o cadastrou. O número da estação é informado no arquivo AUTOEXEC.BAT ou no BR.BAT. O número da estação sempre será composto por 3 dígitos> Ex.: 001 - O Campo LANÇAMENTO ENC. MENSAL é utilizado para filtrar os lançamentos pelo tipo de encerramento mensal (zeramento de receitas e despesas mês a mês) A linha de string para filtro será: LCTENC=.T. - O Campo LANÇAMENTO ENC. ANUAL é utilizado para filtrar os lançamentos pelo tipo de encerramento anual (zeramento de receitas e despesas no mês de dezembro. A linha de string para filtro será: LCTANOENC=.T. ↓ 2.3 CONSULTA DE LANÇAMENTOS A consulta de lançamentos poderá ser: [1] Normal -> Consulta dos lançamentos somente da Matriz / Empresa única [2] Consolidada -> Consulta dos lançamentos da Matriz consolidada com as Filiais. Para esta consulta antes deve ser executada a Consolidação nas opções 4.1. ↓ 2.4 EXCLUSÃO DE LANÇAMENTOS Na exclusão de lançamentos simples, informe o número do lançamento, tecle ENTER. No rodapé da tela, selecione uma das opções: [1]EXCLUI - para excluir o registro selecionado. [2]CANCELA - para limpar a tela e voltar ao campo LCTO. Quando um lançamento for excluído dentre outros já cadastradas, o número do mesmo ficará em aberto, não podendo ser re-utilizado. Para renumerar esses lançamentos, faça a Renumeração na Emissão do Diário - opções 2.7.1. informando “S” no campo RENUMERA ARQ. LANÇAMENTOS. Quando tratar-se de exclusão de um lançamento múltiplo com fechamento não automático: informe o número do lançamento, tecle ENTER e aparecerá a seguinte tela, para lançar acerto da diferença que esta exclusão vai gerar. 21
  22. 22. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Se for excluído um lançamento à débito, a diferença deve ser acertada em um lançamento à crédito, Se for excluído um lançamento à crédito, a diferença deve ser acertada em um lançamento à débito. Pode-se ainda não acertar a diferença: tecle ESC duas vezes para sair da tela de acerto dos valores, e faça um novo lançamento para fechar o lote (neste caso o sistema traz o número do lote automaticamente ao acessar a tela de cadastro). Quando tratar-se de exclusão de lançamento com fechamento automático, o sistema acerta automaticamente a diferença de saldos, alterando o valor do lançamento de fechamento e o valor total do lote. Na a exclusão do lançamento de fechamento (último lançamento que fechou o lote automático), o sistema irá excluir todos os lançamentos do respectivo lote e apresentará uma pergunta: “NÃO HÁ MAIS LANÇAMENTOS NESTE LOTE. EXCLUIR O LOTE S/N?“ Ao informar “S”, o sistema irá excluir o número do lote para ser reutilizado para outros lançamentos. e ao informar “N”, o número deste lote será inutilizado. Na abertura de um novo lote o número será posterior ao lote excluído. 2.5. MANUTENÇÃO DE LOTES Esta opção pode ser utilizada para consultar um lote ou excluir. Para isso, basta informar o número do lote e o sistema traz todos os lançamentos efetuados no mesmo. 1.POSTERIOR -> Para consultar o próximo lote. 2.ANTERIOR -> Para consultar o lote anterior. 3.ALTERA -> Para alterar os campos do lote: Tipo fechamento, Conta fechamento e Tipo lançamento. Obs.: Essa alteração é válida somente para lote com fechamento automático. 4.EXCLUI -> Para excluir o lote selecionado. 5.ALT.VLR.FECTO. -> Para alterar o valor do fechamento do lote. 6.CANCELA -> Para sair da tela de consulta de lotes. 2.6. GERA LANÇAMENTOS DE IMPLANTAÇÃO Refere-se à criação de lançamentos de abertura. Esta rotina deve ser executada após a implantação dos saldos nas contas (opções 1.2.5) ou após transferência de exercício. • Mês selecionado para utilizar esta opção deverá ser Janeiro. 22
  23. 23. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br DATA -> Será preenchido pelo sistema como dia 01/01 do ano selecionado. HISTÓRICO PADRÃO -> Informe o histórico com que este lançamento será gravado e posteriormente listado no diário. Caso seja necessário refazer a implantação ou transferir do exercício anterior novamente, faça a exclusão do lote 2 (utilizado exclusivamente para esses lançamentos), e implante o saldo correto antes de executar esta rotina. 2.7.1. EMISSÃO DO DIÁRIO Refere-se à listagem dos lançamentos para composição do Livro Diário ou para conferência. DATA DE PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá sempre essa data conforme a configuração informada nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. DATA INICIAL E FINAL -> Informe o período a emissão do diário. O sistema assumirá sempre o 1º e o último dia do mês selecionado, podendo ser alterado conforme sua necessidade. N.º FOLHA INICIAL -> Informe o número da primeira folha do livro. Ex.: 0002 pois a 0001 seria para o termo de abertura. N.º FOLHA PARA COMEÇAR IMPRESSÃO -> Se a listagem for interrompida por queda de energia, travamento do computador ou problema na impressora, utilize esta opção para dar continuidade ao relatório do ponto onde o mesmo parou. Ao pedir a listagem novamente os campos deverão ser preenchido de forma idêntica à listagem anterior. Exemplo: Listagem de 01/01/02 à 30/06/02, folha inicial 0002. Impressão interrompida, por queda de energia, na folha 125 do mês de Março. DATA INICIAL E FINAL: 01/01/02 à 30/06/02 N° DA FOLHA INICIAL: 0002 N° DA FOLHA PARA COMERÇAR IMPRESSÃO: 0125 O sistema irá imprimir o livro normalmente, contando internamente das páginas 0002 até a 0124, e imprimirá a 0125 em diante, evitando assim a perda das 124 páginas que já haviam sido impressas. ↓ N.º DA CONTA -> Informe o código para imprimir os lançamentos apenas de uma conta. CHAVE INICIAL E FINAL -> Informe o número do lançamento inicial e final para a listagem parcial ou tecle “ENTER” em ambos os campos para listagem geral. CÓDIGO DA MOEDA -> Informe o código da moeda (opções 1.6.1) para emissão do Diário em outra moeda. Para isso, deve-se recuperar o saldo em outra moeda antes (opções 1.2.8.2). CONSOLIDADO -> Informe “S” para a emissão do Diário consolidado (com lançamentos da matriz e filiais). Para isso deve-se consolidar os lançamentos antes (opções 4.1). ESTOURADAS -> Informe “S” para a listagem das contas com saldo estourado. Ex.: Conta credora com saldo positivo e Conta devedora com saldo negativo. TIPO ENCERRAMENTO A UTILIZAR -> Informe o tipo de encerramento a considerar para listagem do Diário: “Sem Encerramento” , “Encerramento mensal” ou “Encerramento anual” 23
  24. 24. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Caso tenha sido efetuado o Encerramento Mensal ou Anual e a listagem for pedida Sem Encerramento não serão listados os lançamentos gerados para o encerramento. RENUMERA ARQ. LANÇAMENTO -> Informe “S” para que os lançamentos sejam renumerados por ordem de data. NÚMERO MÁXIMO DE PÁGINAS POR DIÁRIO -> Informe o limite máximo de páginas por Diário. Ex.: 500. Neste exemplo o número máximo de páginas do Diário será 0500. Quando o número da folha chegar a 0499, o sistema irá começar a numeração novamente abrindo um outro livro com página 0002 (001 - Termo de Abertura, 0500 - Termo de Encerramento). Nas opções 9.3.1. Config. Sistema, pode-se alterar o CONTADOR DE PÁGINAS DOS LIVROS: Sequencial “S”: após a folha 0499, viria a 0502 Sequencial “N”: após a folha 0499, viria a 0002 2.7.2. LISTAGEM CONFERÊNCIA DE LOTES Este relatório traz a listagem de conferência dos lotes, trazendo os lançamentos que compõem cada lote lançado no sistema. DATA DO PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá sempre essa data conforme a configuração informada nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. LOTE INICIAL E FINAL -> Informe os parâmetros para listagem parcial ou ENTER para assumir TODOS. SEPARA RELATÓRIO POR LOTES -> Informe “S” para a listagem dos lotes separadamente. Ex.: Lote 3 em uma folha, lote 4 em outra. 2.8. TOTALIZAÇÃO Esta opção é utilizada para recalcular valores de débito e crédito disponíveis na tela de lançamentos, bem como acertar diferenças em lotes não fechados corretamente. TOTALIZA CAMPO DE TOTAL DE LOTE -> Informe “S” para totalizar o “valor total” dos lotes de lançamentos. Serão acertadas algumas diferenças referentes a lotes em aberto. Informe “N” para acertar apenas os valores dos lançamentos simples. Obs.: Esta opção não totaliza saldos do plano de contas. 2.9 SEPARAÇÃO/JUNÇÃO A separação é utilizada para excluir vários lançamentos sequenciais de uma só vez. E a junção para retornar os últimos lançamentos excluídos via separação. [1] SEPARAÇÃO -> exclusão de lançamentos de uma única vez. Informe o número do lançamento INICIAL e FINAL para serem excluídos. Na separação, o sistema cria o arquivo LSXXXXyy.ARQ onde: LS = são os lançamentos separados XXXX = é o código da empresa yy = o mês separado 24
  25. 25. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br [2] JUNÇÃO -> retorna sempre os últimos lançamentos separados. Obs.: Quando tratar-se de separação de lote de múltiplos, informe todo o lote pois o sistema não separa o lote pela metade, apresentando a seguinte mensagem: VOCE DEVE INFORMAR TODO O INTERVALO DE MULTIPLOS! 3.1.1. EMISSÃO DO BALANCETE Listagem do balancete após escrituração dos lançamentos. DATA DO PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá sempre essa data conforme a configuração informada nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. MÊS INICIAL E FINAL -> Informe o intervalo de meses para listagem do balancete. - Quando solicitado mais de um mês o balancete será listado no formato do exemplo abaixo: BALANCETE DE VERIFICACAO DE JANEIRO/2002 A JUNHO/2002 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------ * -- DESCRICAO -- * *SALDO ANTERIOR* * MVTO. DEBITO * *MVTO.CREDITO * *SALDO EXERCICIO* MES -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------ * A T I V O * -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------ 1000000001-6 ATIVO 2.297.328,72 928.913,95 1.626.186,67 1.600.056,00 JAN 1.600.056,00 1.557.098,25 1.277.439,90 1.879.714,35 FEV 1.879.714,35 261.349,13 695.100,88 1.445.962,60 MAR 1.445.962,60 1.215.039,94 1.332.788,09 1.328.214,45 ABR 1.328.214,45 725.739,97 740.410,13 1.313.544,29 MAI 1.313.544,29 1.288.370,94 708.321,15 1.893.594,08 JUN 1100000002-1 AT.CIR. 887.691,46 520.113,95 805.846,75 601.958,66 JAN 601.958,66 544.753,25 512.387,98 634.323,93 FEV 634.323,93 125.249,13 204.848,96 554.724,10 MAR 554.724,10 337.187,15 463.474,40 428.436,85 ABR 428.436,85 246.739,97 172.496,54 502.680,28 MAI 502.680,28 377.395,05 323.262,13 556.813,20 JUN Obs.: Os valores informados neste relatório são apenas exemplos. Para listar balancete de vários meses desmembrados utilize a opção que se encontra mais adiante SEPARA RELATÓRIO POR MÊS. Para imprimir o balancete de um único mês repita o número do mês nos dois campos. ↓ CONTA INICIAL E FINAL -> Informe o intervalo de contas para emissão do balancete parcial ou tecle ENTER para assumir todas as contas. N.º DE VIAS -> Informe a quantidade de vias para listagem do balancete. N.º FOLHA INICIAL -> Informe o número da primeira folha do balancete, caso o mesmo seja continuação do diário. N.º FOLHA PARA COMEÇAR IMPRESSÃO -> Se a listagem for interrompida por queda de energia, travamento do computador ou problema na impressora, utilize esta opção para dar continuidade ao 25
  26. 26. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br relatório do ponto onde o mesmo parou. Ao pedir a listagem novamente os campos deverão ser preenchido de forma idêntica à listagem anterior. CÓDIGO DA MOEDA -> Informe o código para listar o balancete em outra moeda. Para isso, deve-se antes recuperar o saldo nas opções 1.2.8.2. SALDO ANTERIOR -> Selecione como esta coluna deve ser impressa no balancete: 1> SEM ENCERRAMENTO - não incluir no saldo anterior os lançamentos gerados no encerramento mensal. 2> COM ENCERRAMENTO - incluir no saldo anterior os lançamentos gerados no encerramento mensal: serão listadas as colunas do ATIVO/PASSIVO iguais e as contas de RECEITA/DESPESAS zeradas. 3> SD.DE IMPLANTACAO - somente saldo de implantação. 4> SEM SALDO - coluna sairá zerada e na coluna SALDO EXERCICIO será considerado o valor do mês descontado o saldo anterior. MOVIMENTO DO MÊS -> Selecione como o movimento (débito e crédito) deve ser impresso no balancete: 1> SEM ENCERRAMENTO - não incluir os lançamentos gerados no encerramento mensal. O saldo do balancete será acumulativo. 2> ENCERRAMENTO MENSAL - incluir os lançamentos gerados com o encerramento mensal. Serão listadas as colunas do ATIVO/PASSIVO iguais e as contas de RECEITA/DESPESAS zeradas. 3> ENCERRAMENTO ANUAL - Esta opção só aparecerá ser o encerramento anual foi executado. Utilize-a para incluir Obs.: a opção SEM ENCERRAMENTO nos campos SALDO ANTERIOR e MOVIMENTO DO MÊS permitem visualizar os saldos antes do encerramento sem necessariamente excluir o mesmo ou retornar algum backup. IMPRIME ÍNDICE DE LIQUIDEZ -> Informe “S” para listar no final do balancete o cálculo do Ativo Circulante dividido pelo Passivo Circulante obtendo um resultado sobre a situação da empresa: se o índice for igual ou superior a 1 pode-se considerar um resultado satisfatório. SINTÉTICO -> Informe “S” para listar um balancete resumido contendo apenas as contas totalizadoras (do grau 1 ao 4) e “N” para listar todas as contas. GRUPOS ANALÍTICOS -> Se na opção anterior for informando “S”, pode-se especificar quais grupos de contas serão exceção à regra. Ou seja, só imprimirá contas de grau 1 à 4, porém dos grupos relacionados nesta opção serão impressas as contas de grau 1 à 5. GRUPOS SINTÉTICOS -> Se na opção anterior for informado “N”, pode-se especificar quais grupos de contas serão exceção à regra. Ou seja, imprimirá todas as contas em todos os graus, porém dos grupos informados nesta opção serão impressas as contas de grau 1 à 4. IMPRIME O CÓDIGO DA CONTA -> Informe “N” para listar o balancete apenas com a descrição das contas e seus saldos e “S” para listar com o número da conta. TRIMESTRAL -> Informe “S” para obter a listagem do balancete trimestral: em relação ao mês pedido. Se foi pedido o balancete de um mês e esta opção for habilitada será impresso o balancete do trimestre a que este mês pertence. CONSOLIDADO -> Informe “S” para listagem consolidada (com saldos da matriz e filiais que tenha sido lançadas em empresas separadas). Para isso deve-se antes consolidar os lançamentos antes (opções 4.1). 26
  27. 27. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br SEPARA RELATÓRIO POR MÊS -> Informe “S” para que o sistema desmembre os balancentes por mês quando solicitado a impressão de vários meses. Dessa forma, será impresso um balancete para cada mês, caso contrario, será impresso em um só balancete, todos os meses selecionados. SEPARA ATIVO-PASSIVO-DESPESA-RECEITA -> Informe “S” para listar o balancete com os grupos por folha. Ex. Ativo na folha 0001, Passivo na folha 0002, etc. IMPRIMIR SINAL (-) NO ATIVO/PASSIVO -> Informe “S” para a listagem do balancete com sinal (-) nas contas de natureza credora (Passivo e Receita) e nas contas do Ativo e Despesas que estiverem com saldo estourado. O sistema assumirá sempre “S”. Dessa forma, a listagem do balancete apresentará o sinal (-) e ao informar “N”, o sistema apresentará os valores entre parênteses para simbolizar que o saldo está irregular. Ex.: Banco estourado em 500,00: será (500,00). 3.1.2 EMISSÃO BALANCETE POR CENTRO DE CUSTOS 3.1.3 EMISSÃO BALANCETE POR SETORES Listagem do balancete de verificação conforme lançamentos efetuados por centro de Custo / Setores. Todos os campos abaixo são os mesmos para Balancete por Centro de Custo e Setores. Modelo de impressão: BALANCETE POR C.DE CUSTO DE JANEIRO/2004 Contabi V.5.21 Brasil Informatica ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- C.DE CUSTO.: TOT.DEBITO.: TOT.CREDITO.: SALDO ATUAL: SALDO ANTER.: *-CONTA-* * -DESCRICAO- * *SALDO ANTERIOR* *DEBITO* *CREDITO* * SALDO * MÊS ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DATA DO PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá sempre essa data conforme a configuração informada nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. MÊS INICIAL E FINAL -> Informe o período para listagem. Será listado um mês em cada página. C.CUSTO/SETOR INICIAL E FINAL -> Informe os códigos inicial e final para emissão do balancete parcial ou tecle ENTER para assumir todos os códigos. CÓDIGO DA MOEDA -> Informe o código da moeda em que os valores serão totalizados. Para isso, deve-se recuperar o saldo em outra moeda nas opções 1.4.6 / 1.5.6. SALDO ANTERIOR -> Informe “S” para listar o saldo anterior. Este valor estará compondo o saldo atual e “N” para não considerar o saldo anterior. O saldo atual será composto apenas pelo movimentação do mês. CONSOLIDADO -> Informe “S” para listagem do saldos unificados de matriz e filiais que tenham sido lançadas em empresas separadas. Para isso deve-se antes consolidar os lançamentos (opções 4.1) e “N”: para listar apenas o balancete da matriz independente de ter efetuado a consolidação. 27
  28. 28. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br RESUMO POR GRUPOS -> Informe “S” para demonstrar após cada centro de custo / setor um resumo dos contas totalizadas em seu grau 1. TOTAIS A CADA GRUPO -> Informe “S” para totalizar cada grupo de contas analíticas e “N” para listar somente as contas. 3.2.1. EMISSÃO RAZÃO NORMAL Listagem das contas contábeis e seus respectivos lançamentos. As contas que não possuírem lançamentos não serão listadas neste relatório. DATA DE PROCESSAMENTO -> será preenchida conforme configuração nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. DATA INICIAL E FINAL -> Informe o período (dia e mês) para a listagem. CÓDIGO INICIAL E FINAL -> o número sintético da conta (sem o dígito) para listagem parcial ou tecle ENTER para assumir todas as contas. N.º FOLHA INICIAL -> o número a ser impresso na primeira folha do relatório para numeração de páginas. N.º FOLHA PARA COMEÇAR IMPRESSÃO -> Se a listagem for interrompida por queda de energia, travamento do computador ou problema na impressora, utilize esta opção para dar continuidade ao relatório do ponto onde o mesmo parou. Ao pedir a listagem novamente os campos deverão ser preenchido de forma idêntica à listagem anterior. CÓDIGO DA MOEDA -> Informe o código da moeda em que os valores serão totalizados. Para isso, deve-se recuperar o saldo em outra moeda nas opções 1.2.8.2. TOTAL DIÁRIO -> Informe “S” para totalizar os saldos por dia e “N”: para totalizar o mês ao final da listagem do conteúdo da conta. CONTRA-PARTIDA -> Informe “S” para incluir na listagem uma coluna com a contra-partida utilizada para cada lançamento e “N” para a coluna da contra-partida não ser incluída no razão. CONSOLIDADO -> Informe “S” para listagem do saldos unificados de matriz e filiais que tenham sido lançadas em empresas separadas. Para isso deve-se antes consolidar os lançamentos (opções 4.1) e “N” para listar apenas o razão da matriz independente de ter efetuado a consolidação. TIPO ENCERRAMENTO -> Selecioneo tipo de encerramento a ser utilizado: 1> SEM ENCERRAMENTO - não incluir os lançamentos gerados no encerramento mensal. 2> ENCERRAMENTO MENSAL - incluir os lançamentos gerados com o encerramento mensal. 3> ENCERRAMENTO ANUAL - incluir os lançamentos gerados com o encerramento anual. SEPARA RELATÓRIO POR CONTAS -> Informe “S” para incluir quebra de página a cada conta, ou seja, cada conta será impressa em um nova página e “N” para as contas serem listadas numa mesma página separadas por uma linha. NÚMERO MÁXIMO DE PÁGINAS POR RAZÃO -> Informe o limite máximo de páginas por Livro Razão. Ex.: 500. Neste exemplo o número máximo de páginas do Livro Razão será 0500. Quando o número da folha chegar a 0499, o sistema irá começar a numeração novamente abrindo um outro livro com página 0002 (001 - Termo de Abertura, 0500 - Termo de Encerramento). Nas opções 9.3.1. Config. Sistema, pode-se alterar o CONTADOR DE PÁGINAS DOS LIVROS: Sequencial “S”: após a folha 0499, viria a 0502, Sequencial “N”: após a folha 0499, viria a 0002 28
  29. 29. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br 3.2.2. RAZÃO POR CENTRO DE CUSTOS I 3.2.4. RAZÃO POR SETORES I Emissão do razão por Centro de Custos / Setor. Serão listadas todas as contas com movimentação que compõem cada Centro de Custo / Setor. DATA INICIAL E FINAL -> Informe o período (dia e mês) para a listagem. CÓDIGO INICIAL E FINAL -> Informe o código do centro de custos/setor inicial e final para listagem parcial ou tecle ENTER para assumir todas os códigos N.º FOLHA INICIAL -> o número a ser impresso na primeira folha do relatório para numeração de páginas. N.º FOLHA PARA COMEÇAR IMPRESSÃO -> a listagem for interrompida por queda de energia, travamento do computador ou problema na impressora, utilize esta opção para dar continuidade ao relatório do ponto onde o mesmo parou. Ao pedir a listagem novamente os campos deverão ser preenchido de forma idêntica à listagem anterior. CÓDIGO DA MOEDA -> o código da moeda em que os valores serão totalizados. Para isso, deve-se recuperar o saldo em outra moeda nas opções 1.4.6. / 1.5.6. TOTAL DIÁRIO -> Informe “S” para totalizar os saldos por dia e “N”: para totalizar o mês ao final da listagem do conteúdo da conta. CONTRA-PARTIDA -> Informe “S” para incluir na listagem uma coluna com a contra-partida utilizada para cada lançamento e “N”: para a coluna da contra-partida não ser incluída no razão. CONSOLIDADO -> Informe “S” para listagem do saldos unificados de matriz e filiais que tenham sido lançadas em empresas separadas. Para isso deve-se antes consolidar os lançamentos (opções 4.1). “N”: para listar apenas o razão da matriz independente de ter efetuado a consolidação. 3.2.3. RAZÃO POR CENTRO DE CUSTOS II 3.2.5. RAZÃO POR SETORES II Emissão do razão por Centro de Custos / Setor com possibilidade de filtrar também por conta contábil. DATA INICIAL E FINAL -> Informe o período (dia e mês) para a listagem. CÓDIGO INICIAL E FINAL -> Informe o código do centro de custos/setor inicial e final para listagem parcial ou tecle ENTER para assumir todas os códigos. CONTA INICIAL E FINAL -> Informe o código sintético da conta (sem o dígito) inicial e final para listagem parcial ou tecle ENTER para assumir todas as contas. N.º FOLHA INICIAL -> o número a ser impresso na primeira folha do relatório para numeração de páginas. N.º FOLHA PARA COMEÇAR IMPRESSÃO -> a listagem for interrompida por queda de energia, travamento do computador ou problema na impressora, utilize esta opção para dar continuidade ao relatório do ponto onde o mesmo parou. Ao pedir a listagem novamente os campos deverão ser preenchido de forma idêntica à listagem anterior. 29
  30. 30. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br CÓDIGO DA MOEDA -> o código da moeda em que os valores serão totalizados. Para isso, deve-se recuperar o saldo em outra moeda nas opções 1.4.6. / 1.5.6. TOTAL DIÁRIO -> Informe “S” para totalizar os saldos por dia e “N” para totalizar o mês ao final da listagem do conteúdo da conta. CONSOLIDADO -> Informe “S” para listagem do saldos unificados de matriz e filiais que tenham sido lançadas em empresas separadas. Para isso deve-se antes consolidar os lançamentos (opções 4.1). “N”: para listar apenas o razão da matriz independente de ter efetuado a consolidação. 3.3.1. POSIÇÃO DIÁRIA NORMAL Listagem diária das contas por grupos analíticos. DATA DE PROCESSAMENTO -> será preenchida conforme configuração nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. DIA INICIAL E FINAL -> Informe o dia inicial e final para a listagem. GRUPO INICIAL E FINAL -> Informe o grupo inicial e final (código analítico) para a listagem. Exemplo: conta 1120100004-2. Ex.: 11201 como inicial e final: serão listadas todas as contas que compões este grupo. SEPARA RELATÓRIO POR DIA -> Informe “S” para listar com quebra de página à cada dia. Ex. dia 01 na folha 0001, dia 02 na folha 0002, etc e . “N” para listar os saldos das contas acumuladas entre o dia inicial e final. 3.3.2. POSIÇÃO MENSAL NORMAL Listagem mensal das contas em formato de planilha por grupos analíticos. Este relatório é impresso em formulário de 132 colunas. DATA DE PROCESSAMENTO -> será preenchida conforme configuração nas opções 9.3.1 - Data a ser impressa nos relatórios. MÊS INICIAL E FINAL -> Informe o mês inicial e final para a listagem. Este relatório deve ser impresso em até seis meses, pois cada mês é impresso em uma coluna (mais de 6 meses não caberia no relatório). Ex.: 01 a 06. GRUPO INICIAL E FINAL -> Informe o grupo inicial e final (código analítico) para a listagem. Exemplo: conta 1120100004-2. Ex.: grupo 11201 como inicial e final: serão listadas todas as contas que compõem este grupo. Obs.: apesar de pedir o relatório por código de grupo no mesmo será impresso apenas a descrição de cada conta. SEPARA RELATÓRIO GRUPO -> Informe “S” para listar com quebra de página à cada grupo. Na coluna PERCENTUAL deste relatório, será informado quando cada conta representa no grupo, baseado em seus valores finais 3.3.3. POSIÇÃO MENSAL CENTRO DE CUSTOS 3.3.4. POSIÇÃO MENSAL SETORES Listagem dos Centro de Custos / Setores por contas contábeis 30
  31. 31. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Serão listados os saldos dos centros de custos /setores e as contas que os compões com seus respectivos saldos mês a mês DATA DE PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá data do último dia do mês selecionado podendo ser alterada conforme a necessidade. MÊS INICIAL E FINAL -> Informe o período inicial e final para a listagem. CENTRO DE CUSTO/SETOR INICIAL E FINAL -> Informe o código inicial e final para listagem parcial ou tecle ENTER para listar todos os códigos 3.3.5 POSIÇÃO MENSAL CENTRO DE CUSTOS POR CONTA 3.3.6 POSIÇÃO MENSAL SETORES POR CONTA Listagem das contas por Centro de Custos e Setores. Serão listados os saldos das contas contábeis e os centro de custos/setores que as compõem com seus respectivos saldos mês a mês. DATA DE PROCESSAMENTO -> O sistema assumirá data do último dia do mês selecionado podendo ser alterada conforme a necessidade. MÊS INICIAL E FINAL -> Informe o período inicial e final para a listagem. CONTA INICIAL E FINAL -> Informe o código sintético da conta contábil (sem o dígito) inicial e final para emissão parcial ou tecle ENTER para todas as contas. 4. ENC./ TRANSF. / FILIAL Neste tópico serão efetuados os procedimentos de encerramento do exercício, transferência do saldo e manutenção dos saldos de matriz e filiais. 4.1 CONSOLIDAÇÃO Esta opção é utilizada para unificar saldos de matriz e filiais que tenham sido escrituradas em empresas separadas, gerando assim informações sobre cada empresa do grupo individualmente e totalizados na matriz. CONSOLIDA ATÉ O MES -> Informe o mês até o qual o saldo deve ser consolidado. Será considerado o saldo anterior até o mês informado. MATRIZ -> sistema assumirá o nome da matriz a ser consolidada, conforme seleção da empresa não podendo ser alterado. 4.2. ENCERRAMENTO MENSAL 4.3. ENCERRAMENTO ANUAL 31
  32. 32. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Esta opção é utilizada para gerar os lançamentos de zeramento das contas de Receita e Despesa utilizando como contra partida a conta Resultado do Exercício. Para encerramento mensal, basta selecionar o mês a ser encerrado e executar esta opção. Para encerramento anual, selecione o mês de Dezembro. Mesmo executando o encerramento, tanto mensal como anual, existe a opção de consultar de saldos e emitir listagens com os valores apurados antes do encerramento. DATA DO LANÇAMENTO -> É a data com que os lançamentos de encerramento serão cadastrados. Para encerramento mensal, o sistema assumirá sempre a data do último dia do mês selecionado, podendo ser alterado conforme a necessidade. Para encerramento anual, o sistema assumirá sempre a data de 31/12 do ano selecionado. HISTÓRICO PADRÃO -> É o histórico com que os lançamentos de encerramento serão cadastrados. O sistema assumirá o histórico: TRANSFERENCIA PARA APURACAO DE RESULTADO, porém o mesmo pode ser alterado se necessário. CONTA DE RESULTADO -> a conta de resultado do exercício (normalmente conta do Patrimônio Líquido) para que o sistema possa gerar os lançamentos de encerramento em contra-partida com as contas de receita e despesas. CÓDIGO MOEDA -> Informe o código da moeda em que os valores estão totalizados se for diferente de real. Para isso, deve-se antes recuperar o saldo em outra moeda nas opções 1.2.8.2. ENCERRAR ARQUIVO CONSOLIDADO -> Informe “S” para encerrar o saldo unificado de matriz e filial e gerar os lançamentos na matriz e “N”: encerrar apenas o saldo da empresa selecionada, sendo que o mesmo procedimento deverá ser efetuado nas filiais. 4.4. TRANSFERÊNCIA EXERCÍCIO Esta opção é utilizada para levar ao exercício seguinte os saldos das contas do exercício atual. Para efetuar a transferência de exercício, o mês de dezembro deverá estar selecionado. EXERCÍCIO ATUAL -> O sistema traz automaticamente o exercício atual de acordo com o ano selecionado. EXERCÍCIO DESTINO -> O sistema traz automaticamente o exercício seguinte baseando-se no ano informado no campo anterior. EMPRESA INICIAL E FINAL -> Informe o número de empresa inicial e final para transferir os saldos de várias empresas ao mesmo tempo. Para transferir apenas a empresa selecionada tecle ENTER nos dois campos. TIPO DE ENCERRAMENTO A UTILIZAR -> Informe qual o tipo de encerramento que foi efetuado: 1> ENCERRAMENTO MENSAL 2> ENCERRAMENTO ANUAL ZERA DESPESAS/RECEITAS -> Informe “S” para levar ao exercício seguinte os saldos de Despesas e Receitas zerados mesmo que o encerramento não tenha sido efetuado. 4.5. BLOQUEAR ARQ. DE LANÇAMENTOS Esta opção é utilizada para bloquear o acesso de usuários a um movimento encerrado e só está disponível para usuário SUPERVISOR e/ou EQUIVALENTE AO SUPERVISOR. CONFIRMA O TRAVAMENTO <S/N>..: 32
  33. 33. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br Informe “S” para que os lançamentos do mês selecionado sejam bloqueados e apenas o usuário SUPERVISOR ou aqueles que tenham EQUIVALÊNCIA AO SUPERVISOR consegam cadastrar, alterar ou excluir lançamentos e “N” para que os lançamentos do mês selecionado continuem sujeitos à alteração, consulta e exclusão. Com esta opção ativa se algum usuário comum tentar cadastrar, alterar ou excluir lançamentos aparecerá a seguinte mensagem: ATENCAO, O MOVIMENTO DESTE MES JA FOI ENCERRADO !!! 4.6. DESBLOQUEAR ARQ. DE LANCAMENTOS Esta opção é utilizada para desbloquear o arquivo de lançamentos que eventualmente tenha sido bloqueado na opção anterior e só está disponível para usuário SUPERVISOR e/ou EQUIVALENTE AO SUPERVISOR. CONFIRMA O DESTRAVAMENTO <S/N>..:N Informe “S” para que os lançamentos fiquem disponíveis para alteração, consulta e exclusão e “N” para continuar bloqueados. 5. BALAN./DEMONS./GRAF. Neste tópico poderão ser montados / listados outros relatórios para apuração como Demonstração de Resultados, Balanço Patrimonial, Análise de Balanço, etc. 5.1. MANUT. TÓPICOS Esta opção é o primeiro passo necessário para a Montagem da demonstração de resultados sintética. O tópico é o título do relatório ou demonstração a ser montada nas opções 5.2.1. Exemplos: Tópico 1- * Demonstração de Resultado do Exercício * Tópico 2- * Demonstração de Lucros / Prejuízos * Tópico 3- * Apuração de Impostos 5.2. DEMONSTRAÇÕES O sistema emite a demonstração de resultados em dois formatos: opções 5.2.9 - ANALÍTICA: demonstração onde constam todas as contas de receita e despesas com movimentação. Este relatório não requer nenhum procedimento para acumular valores. Os saldos serão listados igualmente às apurações de balancete, razão, diário, etc. Opção 5.2.8 - SINTÉTICA: personalisar a demonstração. Será criada à partir de uma montagem de grupos e contas para tornar o relatório menor e menos detalhado que o analítico. Os procedimentos a serem seguidos para esta montagem são: - cadastrar tópicos: opções 5.1. 33
  34. 34. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br - cadastrar chaves para os tópicos e associar contas ou valores: opções 5.2.1. - atualizar a demonstração: opções 5.2.5. - executar a montagem automática: opções 5.2.7. - listar demonstração: 5.2.8. Cada uma destas etapas será explicada a seguir. 5.2.1. MANUTENÇÃO DA DEMONSTRAÇÃO Esta opção é utilizada para criar os itens que irão compor uma Demonstração de resultados. Para cada item serão associados parâmetros que permitirão ao sistema buscar valores do que já apurado anteriormente ou para inserir valores manualmente. TÓPICO -> É o título da demonstração a ser montada. Informe o código cadastrado nas opções 5.1. CHAVE -> É cada linha que irá compor o relatório. O sistema traz este número sequencial, podendo ser alterado conforme a necessidade. Este número não aparecerá no relatório somente a descrição da chave. Após informar o número da chave será aberto um campo para digitar a descrição da mesma: Exemplos: (+) RECEITA BRUTA DE VENDAS (+) PRESTACAO DE SERVICOS (+) OUTRAS RECEITAS (=) RECEITA BRUTA OPERACIONAL (-) COFINS (-) PIS (=) RECEITA LIQUIDA FUNÇÃO -> Trata-se de fórmulas elaboradas pela Brasil Informática para determinados cálculos como por exemplo chaves de apuração de impostos e valores absolutos. Exemplo: Mesmo que o valor da chave seja negativo, a função ABS(XCHVVAL) informada neste campo, serviria para o sistema tratá-lo como valor absoluto (sem sinal). Obs.: Caso seja necessário elaborar alguma fórmula específica solicite à Brasil Informática. Na aquisição do sistema será fornecido também um arquivo modelo de demonstração de resultados com as respectivas fórmulas que pode servir de padrão para montagem de outros relatórios. 34
  35. 35. S.A.C. : (011) 2176.8899 Fax : (011) 2176.8888 Web Site : www.brasil-info.com.br e-mail : info@brasil-info.com.br INFORMADO, SALDO ANTERIOR E TOTAL DA CHAVE -> Estes campos são totalizadores, não devem ser preenchidos, pois trará o resultado lançado nas entradas na tela inferior, quando executadas as opções 5.2.5 IMPRIME S/ VALOR -> Informe “S” para listar as chaves, independente de ter ou não valor e “N” para listar somente as chaves com movimentação. ENTRADAS: TIPO -> Refere-se ao tipo de busca que o sistema deverá utilizar para acumular a Demonstração: [1] para buscar os valores no plano de contas. O cursor pulará para os campos INICIAL/FINAL para informar a sequência de contas contábeis que acumulará a entrada. [2] para buscar os valores nos lançamentos contábeis. O cursor pulará para os campos INICIAL/FINAL para informar a sequência de lançamentos que acumulará a entrada [3] para buscar valores de outras chaves da própria Demonstração. O cursor pulará para os campos INICIAL/FINAL para informar a sequência de chaves já cadastradas cujos resultados acumulará a entrada. [4] para que o sistema abra o campo para informar os valores. O cursor pulará para o campo VLR.ENTRADA para informar os valores manualmente. Se a inserção de valores for manual, atenção ao utilizar as opções 5.2.4 Zeramento, pois quando executado os valores deverão ser lançados novamente. O mais prudente é utilizar as opções 1,2 ou 3 nas entradas. Desta forma o zeramento e atualização da demonstração poderão ser efetuados sempre que necessário sem perder os cadastros ENTRADA -> Numeração automática das linhas que vão compor o total da chave. TÓPICO -> Só estará ativo se no campo TIPO for informado 3, possibilitando utilizar uma chave de algum outro relatório diferente do atual. INICIAL/FINAL -> Preencha o campo conforme resposta na coluna TIPO: se foi informado 1: informe as contas contábeis (sem o dígito) para compor esta entrada. Podem ser informadas contas de qualquer grau. Se foi informado 2: informe os lançamentos para compor entrada. Se informado tipo 3 e o Tópico: informe a chave da DRE anteriormente cadastrada para compor a entrada. Este tipo normalmente é utilizado para chaves totalizadoras. O saldo das contas ou lançamentos informadas na entrada serão totalizados no campo VLR. ENTRADA quando executada a opção 5.2.5. Atualização. OPERAÇÃO (+-/*) -> sinal a ser utilizado entre as entradas. Para as chaves não totalizadoras utilize sempre o sinal de +. Ex.: Exemplo chave de despesa: TOPICO...:00001-* DEMONST.DO RESULTADO DO EXERCICIO * CHAVE....:00034-(-) DESP.TRIBUTARIAS FUNCAO...:ABS(XCHVVAL) INFORMADO: 0,0000 SLD.ANT..: 0,0000 TT.CHAVE.: 0,0000 IMPRIME CHAVE SEM VALOR <S/N>: -------------------------------------------------------------------------------------------------- TIPO ¦ENTRADA ¦TOPICO ¦INICIAL¦ FINAL ¦OPER.(+-*/)¦ VLR.ENTRADA --------+------------+-----------+---------+---------+--------------+------------------------- 1 ¦ 000038 ¦ 00001 ¦08403-1¦08407-3¦ + ¦ 0,00 1 ¦ 000039 ¦ 00001 ¦08409-4¦08412-2¦ + ¦ 0,00 ------------------------------------------------------------------------------------------------- 35

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