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Elevare le performance

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Il Direttore Divisione Operativa di un’azienda di servizi, dopo qualche mese dal suo nuovo incarico, ha richiesto al proprio Servizio Sviluppo Organizzativo di organizzare un intervento per sbloccare la produttività di un team aziendale ormai da molti mesi in di!icoltà. I processi di lavoro per evadere le richieste dei fruitori del servizio, erano complessi e troppo lenti rispetto al notevole aumento giornaliero di nuove richieste.
Il Servizio Sviluppo Organizzativo ha ritenuto necessario adottare un intervento innovativo, che si occupasse al tempo stesso delle persone coinvolte e dei processi
di lavoro. Dopo aver conosciuto la nostra metodologia di facilitazione con le tecniche di Brainstorming, ci hanno contattato per realizzare un intervento mirato ad elaborare nuove idee e soluzioni e semplificare i processi di lavorazione delle pratiche.

Published in: Leadership & Management
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Elevare le performance

  1. 1. Elevare le performance di un team tecnico- gestionale KAIROS SOLUTIONS srl | Coaching Creativo | via A. Morelli 10 00197 Roma Tel: 06.92957552|info@kairossolutions.it| www.kairossolutions.it I case study del Coaching Creativo
  2. 2. La richiesta del cliente Il Direttore Divisione Operativa di un’azienda di servizi, dopo qualche mese dal suo nuovo incarico, ha richiesto al proprio Servizio Sviluppo Organizzativo di organizzare un intervento per sbloccare la produttività di un team aziendale ormai da molti mesi in difficoltà. I processi di lavoro per evadere le richieste dei fruitori del servizio, erano complessi e troppo lenti rispetto al notevole aumento giornaliero di nuove richieste. Il Servizio Sviluppo Organizzativo ha ritenuto necessario adottare un intervento innovativo, che si occupasse al tempo stesso delle persone coinvolte e dei processi di lavoro. Dopo aver conosciuto la nostra metodologia di facilitazione con le tecniche di Brainstorming, ci hanno contattato per realizzare un intervento mirato ad elaborare nuove idee e soluzioni e semplificare i processi di lavorazione delle pratiche.
  3. 3. L’analisi delle esigenze Nella fase preliminare di analisi delle esigenze, la richiesta del cliente si è focalizzata sull’obiettivo di massimizzare le performance del team, attraverso la semplificazione dei processi di lavoro, l’aumento del numero di pratiche giornaliere evase e l’abbassamento della giacenza media delle pratiche inevase. Per soddisfare tale richiesta è stato necessario un lavoro preliminare sulla motivazione e lo spirito di squadra del team. In quel periodo, infatti, il team si stava ampliando con nuovi ingressi e aveva la necessità di “ripensare” i processi, trovare nuove soluzioni, realizzare cambiamenti per rendere alcuni flussi più semplici. L’obiettivo, dal nostro punto di vista, non poteva ridursi ad una performance numerica, ma doveva prevedere aspetti di più ampia portata: - la facilitazione dei flussi di comunicazione; - la conoscenza e l’integrazione tra le persone; - l’allineamento tra obiettivi individuali, del team e dell’azienda; - l’incremento del livello motivazionale.
  4. 4. La progettazione del percorso Analisi delle esigenze formative con il Servizio Sviluppo Organizzativo Progettazione in dettaglio focalizzata su output precisi, selezione di specifiche tecniche del Coaching Creativo. Riunioni con il Direttore Divisione Operativa per: approfondire struttura e funzioni del team, analizzare le criticità, focalizzare gli obiettivi principali. L’intervento è stato calibrato lavorando in ogni fase in partnership con la committenza con diverse riunioni e follow up ! Macro-progettazione costruita su misura : un intervento di 3 giornate per il Team, Follow up a distanza di qualche mese.! E’ seguita la comunicazione ai partecipanti e l’inizio dei lavori ! 3 1 2 3 4 5 6
  5. 5. La metodologia del Coaching Creativo Il Coaching Creativo è una metodologia di lavoro che mira a incrementare le performance aziendali, a sviluppare e potenziare team di valore per affrontare le sfide del cambiamento. Lo scopo, la natura e la funzione degli strumenti utilizzati, (metodologie, procedure, tecniche) consentono di valorizzare le persone, riattivare le “risorse creative” per trovare nuove opzioni, alimentare gli scambi e facilitare i flussi di comunicazione. A tale fine si ripercorrono le cinque fasi del processo creativo per coordinare al meglio le funzioni utilizzate dal nostro cervello: la ricerca, la decodifica, l’elaborazione, la produzione e il feedback. La struttura delle cinque fasi è un macro-processo che organizza le operazioni complesse della mente. La funzione di questa metodologia e delle sue attività è facilitare la disposizione di tali operazioni secondo la loro sequenza naturale e sviluppare una visione multidimensionale. Ciò significa aprire diverse finestre sulle molteplici dimensioni entro cui si colloca qualsiasi elemento della realtà: lungo la linea del tempo e tra i diversi sistemi di riferimento.
  6. 6. 1. Ricercare gli scopi e tracciare le mappe Le cinque fasi del processo 2. scegliere i criteri e organizzare i dati 3. dare vita a nuove possibilità e combinazioni 4. pianificare e agire 5. valutare per apportare cambiamenti
  7. 7. BRAND TEAM CREARE SOLUZIONI STORYBOARD PROCESSI PROBLEM SOLVING CREATIVO Rafforzare lo spirito di gruppo, stimolare il processo creativo del team, giungere ad una condivisione dell’identità del team Per realizzare gli obiettivi motivazionali e di performance è stato scelto lo strumento del team coaching e utilizzate 4 tipologie di intervento. Formulare obiettivi specifici, rendere maggiormente motivante ed efficace il lavoro svolto, esplorare i livelli di risorse dei partecipanti in relazione agli obiettivi aziendali Focalizzare i processi organizzativi ottimizzati, le aree di miglioramento, le criticità di tipo trasversale Trasformare le criticità in obiettivi di performance
  8. 8. Struttura e tempi dell’intervento Start!up!e! brand!team! 2!sessioni! Creare! Soluzioni! 1!sessione! Storyboard!dei! processi! 1!sessione! Problem! solving! crea:vo! !2!sessioni! Sono state realizzate 6 sessioni di team coaching di mezza giornata per un periodo 2 mesi
  9. 9. La presentazione creativa Nella prima fase di lavoro è stata realizzata un’attività che consente ai partecipanti di conoscersi attraverso stimoli creativi. L’obiettivo principale è creare un clima favorevole alla comunicazione e all’ascolto e approfondire la conoscenza reciproca, anche al di fuori del ruolo professionale.
  10. 10. Brand Team Output: • Rielaborazione della vision e della mission • Rappresentazioni concettuali e grafiche: azienda, team e persone • Invenzione di un logo e un payoff del team I partecipanti sono stati suddivisi in 2 gruppi di lavoro per realizzare alcuni pannelli in cui rappresentare graficamente le diverse dimensioni aziendali (nel passato, nel presente e nel futuro previsto): l’azienda, il Team e i componenti del team. Il Brand Team è un percorso di Coaching Creativo che ha lo scopo di armonizzare valori personali e aziendali con i comportamenti organizzativi, attraverso un trial-job di ricerca creativa. I partecipanti sono impegnati e trasformare l’idea comune del team, l’esperienza di lavoro, i valori e le competenze delle persone coinvolte, in un Brand con nuove vision e mission, un logo e un payoff personalizzati. Sono state utilizzate diverse tecniche: l’Analisi Multi-Schermo, il Brainwriting, il Visual thinking, per produrre idee, attivare lo spirito creativo del gruppo, sviluppare nuove prospettive. Gli obiettivi di questa fase sono stati: lo sviluppo di un senso di coesione, la costruzione di significati condivisi, la realizzazione di un’identità di team più forte.
  11. 11. VISION MISSION Con la tecnica del brainwriting i due sottogruppi hanno elaborato Vision e Mission del team. Ogni sottogruppo ha poi trasformato le definizioni dell’altro gruppo in una metafora grafica. Brand Team
  12. 12. Queste rappresentazioni sono state realizzate con due modalità di lavoro: il brainwriting e il visual thinking per attivare in modo integrato i due emisferi cerebrali. Con il brainwriting si utilizza il linguaggio descrittivo, le funzioni logiche e lineari con l’utilizzo dei posti-it, il debrief e la descrizione sintetica conclusiva. Con il visual thinking si traduce il contenuto in rappresentazioni grafiche, attivando l’immaginazione, la metafora, le analogie. Brand Team
  13. 13. I due sottogruppi hanno unito gli sforzi per realizzare creativamente un logo e uno slogan del Team. Il Brand Team è stato utile per lavorare in gruppo con un scopo unico, scambiare idee, collaborare, trovare accordi, assegnare compiti e ruoli. I partecipanti hanno attivato un processo creativo di team e condiviso i valori comuni, gli obiettivi, il significato del proprio lavoro. L’output è stato funzionale ad attivare il sentimento di squadra e il piacere di lavorare insieme. Brand Team
  14. 14. Nella seconda parte dell’intervento abbiamo realizzato un team coaching per allineare: obiettivi, valori, motivazioni e competenze. Ogni partecipante ha riflettuto individualmente sui quattro temi proposti, con l’ausilio di alcune carte stimolo (Creare Soluzioni) e poi ha condiviso il risultato del proprio lavoro con i colleghi. I partecipanti hanno stabilito obiettivi professionali specifici per rendere maggiormente motivante ed efficace il lavoro svolto, hanno esplorato le risorse e le competenze più efficaci per allineare gli obiettivi personali con quelli del team e dell’azienda. L’output è una mappa mentale creativa del team che integra le risorse di ognuno. Creare soluzioni
  15. 15. La Mappa Creativa del Team rappresenta un momento di forte integrazione che consente di ad ognuno di differenziarsi come persona e sentirsi parte di un team. Ogni ramo con la sua grafica e i contenuti scritti rappresenta l’individualità e le risorse distintive che, nel complesso, creano una struttura unica integrata. Creare soluzioni
  16. 16. La terza fase dell’intervento è stata focalizzata sui processi di lavoro del Team. I partecipanti hanno realizzato uno story-board per rappresentare il flusso di lavoro, le aree di criticità, gli aspetti ottimizzati. Il team è riuscito ad illustrare in modo approfondito macro-fasi, attività, ruoli e rappresentarli in modo da cogliere più facilmente le aree di miglioramento. E’ stato riscontrato un accordo generale sulle problematiche da gestire e i cambiamenti necessari a breve e lungo periodo. La realizzazione dello story-board, la condivisione dei processi e il debrief hanno consentito al team di preparare le basi per trasformare le criticità in obiettivi di performance. Storyboard dei processi
  17. 17. Le ultime due sessioni di lavoro sono state dedicate a trasformare le criticità in obiettivi. Con lo strumento del brainstorming il team ha individuato due tipologie di obiettivi a medio e lungo tempo: -  obiettivi di performance -  obiettivi evolutivi per il team Gli obiettivi di performance, cioè la conclusione di un numero di pratiche prestabilito e l’abbassamento della giacenza media istruttoria, sono stati affrontati attraverso l’individuazione di una strategia di emergenza a breve, e proposte per superare le cause delle criticità a lungo termine. Le numerose idee prodotte sono state discusse, selezionate e trasformate in azioni. Problem solving creativo
  18. 18. 17 Kairòs Solutions liberare soluzioni Kairòs Solutions è una società di consulenza, formazione e coaching che offre interventi per sviluppare e applicare la strategia creativa, valorizzare le persone e facilitare i cambiamenti nell’innovazione aziendale. Il nostro payoff, “liberare soluzioni”, vuole trasmettere l’idea concreta che, attraverso una precisa metodologia di intervento, è possibile aiutare persone e aziende a liberare creativamente le migliori soluzioni, come espressione di passioni, valori e competenze. Negli ultimi 10 anni abbiamo costruito partnership con aziende e organizzazioni per aiutarle a realizzare obiettivi di crescita e di miglioramento. Ci piace definirci artigiani del cambiamento e dello sviluppo perché realizziamo interventi su misura, costruiti sulle reali esigenze formative delle persone, che consideriamo la risorsa più preziosa di un’azienda. Utilizziamo la metodologia del Coaching Creativo per accompagnare le persone a partecipare al cambiamento organizzativo, all’innovazione, all’evoluzione di sé, del team e dell’azienda.
  19. 19. Simone Piperno s.piperno@kairossolutions.it Massimo Del Monte m.delmonte@kairossolutions.it Contatti Kairòs Solutions Kairos Solutions s.r.l P.I. 08655241001 Sede legale via Alamanno Morelli n. 10 Sede operativa Via Bevagna 14 tel: 06.92957552 info@kairossolutions.it www.kairossolutions.it

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