1. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
UC_5_Projectos de Organizações de Eventos
PLANEAMENTO GERAL
Participantes: ...........................................................................1
Recursos Necessários:................................................................1
Promoção do Evento:.................................................................2
Grupos de Supervisão das Actividades:.........................................2
Grupo Organizador:................................................................2
Relações Organização / Cliente..............................................2
Relações Organização / Espaço / Decoração / Publicidade..........2
Relações Organização / Serviços de Restauração......................2
Relações Organização / Serviços Técnicos Informáticos..............3
Relações Organização / Serviços Hoteleiros..............................3
Orçamentação.....................................................................3
Grupo de Planeamento Temporal:.............................................3
Grupo Operacional:.................................................................4
Grupo Financeiro:...................................................................4
Análise SWOT:..........................................................................4
Metas e Objectivos:...................................................................4
Evento/ Tema: Seminário Comércio e Investimentos na Galiza
Participantes:
 Gerentes, Directores financeiros ou Directores comerciais de
empresas portuguesas com intercâmbio comercial com a
Galiza;
 Gerentes ou Directores de RR. HH. de empresas portuguesas
interessadas em estabelecer sociedades ou filiais na Galiza;
 Gerentes de empresas portuguesas subcontratastes de
empresas galegas
Recursos Necessários:
 Auditório de fácil localização e atractivo, que promova a região.
 Decoração do espaço, flyers, banners
 O local do Seminário deverá estar equipado com material
multimédia actualizado. - Ter em atenção os participantes
(gestores, administradores e investidores de alto nível)

2. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
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 O local escolhido, terá de ter salas de recepção, para permitir
os coffe-breaks.(atenção à qualidade)
 Respectivo pessoal qualificado para dar assistência aos coffee
breaks (atenção à qualidade)
 O local escolhido terá de ter salas de refeição, de modo a
permitir o almoço (atenção à qualidade)
 Respectivo pessoal qualificado para dar assistência aos
almoços. (atenção à qualidade)
 Contratar hospedeiras, para a recepção (atenção à qualidade)
 Garantir os técnicos de Helpdesk
 Assistência à mesa de oradores
 Garantir a estadia dos oradores convidados
 Verificar parcerias com grupos hoteleiros de modo a hospedar
participantes do evento – escolha facultativa
Promoção do Evento:
 Consultar empresas de divulgação de eventos, e garantir a
promoção do evento, conforme objectivos do cliente
Grupos de Supervisão das Actividades:
Grupo Organizador:
Relações Organização / Cliente
 Criar as condições, elaborar bugets para o Cliente validar
 Organizar e delegar grupos de trabalho
 Planear o dia dos eventos: horários, esquemas de
apresentação, intervalos, programa do evento
• Realiza-se no dia 30 Junho no Auditório das Caves
Cálem na Avenida Diogo Leite, nº 344 em Vila Nova da
Gaia
Relações Organização / Espaço / Decoração / Publicidade
 Organizar e definir a decoração do espaço
 Definir as necessidades, de modo a contratar empresas
necessárias
 Definir objectivos de divulgação de promoção do evento
Relações Organização / Serviços de Restauração
 Organizar e definir as respectivas necessárias
 Organizar orçamentos e de modo a definir prioridades
conforme programa a executar

3. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
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Relações Organização / Serviços Técnicos Informáticos
 Garantir / Certificar / Fazer o check da instalação correcta
dos equipamento
 Conhecer os programas dos convidados ou oradores a
utilizar
 Contratar técnicos especializado, de modo a manter o
helpdesk, antes, durante e depois do evento.
Relações Organização / Serviços Hoteleiros
 Consultar os serviços hoteleiros do local de evento, ou
perto do local do evento (o ideal é escolher um local
válido, ás várias operações hoteleiras.
 Contratar hospedeiras para a recepção e manutenção na
sala de Auditório
 Verificar alojamentos (qualidade)
 Escolher tipos de alojamentos e os requisitos necessários
dos vários participantes do evento
 Consultar os serviços extra alojamento (pacotes de
alojamento)
 Elabora ficha de inscrição dos participantes, de modo a
elaborar listagem de necessidades para executar as
reservas
Orçamentação
 Elaborar em conjunto com os subgrupos, todos os
orçamentos, tendo como report o grupo organizador.
 Elabora os Pedidos de Orçamentos:
• Pedidos de estimativa de custo do Espaço – Local
proposto Caves Além
• Pedidos de estimativa de custos dos Técnicos de
Helpdesk
• Pedidos de estimativa de custos dos Técnicos de
restauração e/ou serviços de restauração
• Pedidos de estimativa de custos de Hospedeiras para a
recepção
• Pedidos de estimativa de custos
Grupo de Planeamento Temporal:
 Garante e estabelece os tempos de execução de
tarefas operacionais de todos os subgrupos

4. Sílvia Gomes Fernandes n.º15
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Grupo Operacional:
 Garantir a execução de todas as tarefas operacionais,
respeitando os death-lines.
 Garante a contratação de segurança e assistência médica
Grupo Financeiro:
 Elabora propostas de preços dos serviços a prestar pela
organização de eventos
 Elabora as facturas correspondentes aos serviços prestados,
conforme tabelas dos organizadores de eventos
 Garante as propostas de financiamento e os recebimentos
 Garante e Elabora os pagamentos a Fornecimentos de
Serviços Externos.
Análise SWOT:
 S : Local do evento reúne todas as condições : sistemas
multimédia; auditório com capacidade prevista e alternativas
móveis; sala de recepção; salas de refeições
 W : O local do evento poderá ter reservas para data do
evento; os oradores poderão não estar disponíveis
 O : Os participantes do evento serão potenciais clientes
 T : Conflitos de interesses
Metas e Objectivos:
 Criar ambiente propício ao evento
 Verifica-se um evento promocional ao investimento nacional
Políticas e Regras:
 O uso de telemóvel interfere com o sistema audiovisual,
assim o a sua utilização não é permitida.
 As saídas e entradas durante o evento é garantido pela
identificação de acreditações: acreditação de organizador;
acreditação de técnicos; acreditação de participantes;
acreditação dos oradores; acreditação de seguranças
 Utilização de protocolo a elaborar