BESÖK: Styrgruppsutbildning 6 sep 2012
•Download as PPT, PDF•
0 likes•644 views
Presentation av Andreas Sävenstrand, SPeL
Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to BESÖK: Styrgruppsutbildning 6 sep 2012
Similar to BESÖK: Styrgruppsutbildning 6 sep 2012 (20)
More from Niclas Siljedahl
More from Niclas Siljedahl (20)
BESÖK: Styrgruppsutbildning 6 sep 2012
- 1. Styrgruppsutbildning Version 3.2 uppdaterad 2012-04-27 Syfte Att göra styrgrupper bättre rustade att styra EU-finansierade projekt till hållbara resultat och effekter. Mål Efter utbildningen ska deltagarna ha mer kunskap om •projektets idé och syfte •vilka svårigheter styrgruppsarbetet kan innebära •vilka lösningar som kan finnas •sin roll och sitt ansvar för projektets lärande och strategiska påverkan
- 2. Projekt - potential • Utvecklingsmöjlighet i en föränderlig värld • Extra injektion för viktiga effekter • Ökade möjligheter till samverkan och lärande • Ökade möjligheter till samhällspåverkan
- 3. Projekt - problematik • Inte innovativa • Finansierar ordinarie verksamhet • Inte långsiktigt hållbara • Resursslöseri
- 4. Innovativ Resultat idé Projekt Problem Behov Effekter Regionala planen Socialfonden Strukturer EU 2020
- 5. Hur ser er projektkarta ut? Projekt- Resultat Idén aktiviteter Effekter i Problemet direkt berörda organisationer Indirekta intressenter
- 6. Projektparadoxen • Styrgruppen bara representerar, styr inte, litar på projektledaren. • Projektägaren delegerar allt till projektledaren • Projektledaren driver men saknar förankring och mandat att påverka befintlig verksamhet.
- 7. Projektledningens roll och ansvar • Leder projektets operativa arbete med aktiviteter • Återkopplar kontinuerligt till projektägaren • Lyfter strategiska frågor till styrgruppen för beslut
- 8. Styrgruppens roll och ansvar • Har helhetssyn • Styr projektet utifrån dess idé och syfte • Analyserar utvärderingsresultat • Tar strategiska beslut • Skapar en lärande miljö • Sprider och påverkar strategiskt • Integrerar jämställdhet och tillgänglighet
- 9. Styrgruppsdeltagarens roll och ansvar • Är väl förankrad och har beslutsmandat i sin egen organisation • Prioriterar närvaro och avsätter tillräckligt med tid • Kopplar och sprider lärande mellan projekt och egen organisation
- 10. Strategisk grupp Fokus på strategiska ärenden Strategisk grupp Dålig samverkan Bra samverkan Beslutsgrupp Bollplanksgrupp Mest operativa ärenden Källa: styrelseakademien
- 11. Strategisk grupp Ledamöter deltar p g a Helhetssyn personliga egenskaper Inga ersättare och mandat i egen org. Strategisk grupp 4-6 medlemmar Långsiktighet Inga revir Källa: styrelseakademien
- 12. Myten om det jämställda Sverige, som är tillgängligt för alla… • I Sverige säger de flesta människor att de är för jämställdhet och tror att Sverige redan är jämställt. Det är inte sant. Samma sak gäller tillgänglighet. • Styrgruppen ska ta ansvar för att projektet arbetar med jämställdhets- integrering och ökad tillgänglighet. Kontakta processtöden för: Jämställdhetsintegrering www.jamstall.nu Tillgänglighet www.tillgangligtprojekt.se
- 13. Diskutera Har vi med de viktigaste organisationer som vi vill påverka strategiskt? Har personerna mandat att förändra i sin egen organisation? Finns det en gemensam kompetens att analysera och styra, samt säkra allas jämlika deltagande i projektet?
- 14. Arbetar ni för en lärande miljö? • Bidrar projektet till att koppla deltagarnas lärande med organisationens lärande?
- 15. Lärande utvärdering • Extern utvärderare upphandlas tidigt av projektägaren • Följer processen och fokuserar på projektets syfte och programmets mervärden • Ger återkommande delrapporter till styrgruppen • Kompletterar egen intern uppföljning • Är ett stöd i kommunikation för påverkan
- 16. Vem styr vem i ert projekt? Projekt- Projekt- Projekt- Styr- Utvär- ledaren gruppen ägaren gruppen deraren Rådet Rita ett enkelt organisationsschema som beskriver vem du anser bestämmer över vem
- 17. Ett förslag till hur det kan se ut Projekt- ägaren Styr- Rådet Utvär- gruppen deraren Projekt- ledaren Projekt- gruppen
- 18. Reflektioner Laget runt • Vad tar ni med er från dagen?
- 19. Fortsatt SPEL stöd • Påverkanskluster • Mottagarworkshop • Bollplank, handledning • Nyhetsbrev • Hemsida, www.spl.nu • Lästips: Brulin & Svensson (2011) Att äga, styra och utvärdera stora projekt.
Editor's Notes
- EU-projekt idag en del av vardagen Extra injektion som kan ge stora effekter Ger utrymme att vara innovativ och strategisk i en värld av tajta budgetar och ad hoc-lösningar Många olika projekt angriper samma problem – stora möjligheter att lära sig tillsammans
- Tidigare EU-program har inte gett önskade effekter Tendens att använda projekt på sätt som inte är utvecklande och innovativa Gratis är inte gott! Projekttrötthet i organisationen Pengar administreras bort Projektledare sliter ut sig
- Varför finns det ESF-projekt? Diskussionsfråga: Stämmer bilden med hur ni tänker? Här en tankbild att ha med sig i vardagen. Jag ser ESF-projekt som en möjlighet att pröva nya idéer som kan användas för att utveckla arbetslivet. Därför är det viktigt att tänka på strategisk påverkan och arbeta för effekter hela tiden i projektet. Strategisk påverkan också handlar om jämställdhet och tillgänglighet, vilket ska integreras i alla verksamhet. Ett arbetsliv och ett samhälle där alla kan delta jämlikt oavsett kön och funktionsförmåga förutsätter satt respektive perspektiv fullt ut integreras i de olika delarna. Så länge jämställdhets- och tillgänglighetsfrågorna hanteras i särskild ordning vid sidan om eller bara i vissa delar av helheten så får de endast ett begränsat genomslag. För att kunna åstadkomma en reell förändring krävs helhetssyn.
- Workshop Viktigt att ni ha den innovativa idén klar för er och vad den ska leda till efter projektet. Den ska bygga på regionala problem och utvecklingsbehov, därför får ni ESF-pengar. Aktiviteterna leder till projektresultat som ni utvärderar men vilka organisationseffekter ger det? Utvärderar ni det? Risken finns att ni bara tänker och handlar på projektnivå ovanför röda strecket och missar organisationsnivån under. Låt styrgruppen fylla innehållet i figurerna utifrån sitt konkreta projekt! Hjälpfrågor: Vilken är ert projektets innovativa idé? Vilka långsiktigt hållbara effekter ska finnas kvar? Hur hänger era projektmål ihop med regionala problem och utvecklingsbehov i ert område? Hur kopplar de aktiviteter som projektet ska genomföra till de övergripande målen? Vad krävs av de deltagande organisationerna för att projektet ska ge långsiktigt hållbara effekter? Vilka måste vara involverade? Hur förbereder ni för de förändringar som ska göras? Hur fångar ni upp motstånd mot förändringarna? Hur ska ni driva utvecklingen i era respektive ordinarie organisationer? Här kan en antingen lägga in några frågor om jämställdhet/tillgänglighet. Viktigt är att frågor som t ex Vilka måste vara involverade, inbegriper i alla fall jämställdhet. Tillgänglighet: Kravet på att beakta tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning personer måste finnas med i alla faser – från problembeskrivning till utvärdering av effekter. Eftersom utgångspunkten för ESF projekt är att alla ska kunna delta jämlikt oavsett funktionsförmåga måste det vara något som lyfts in och prövas redan i problembeskrivningen för att sedan vara en del av idén, av projektets aktiviteter för att resultatet och effekterna ska kunna värderas. Redan när man börja rita upp sin projektkarta måste alltså tillgänglighets- och jämställdhetsperspektiven tas med. Det blir för sent om det sker först när aktiviteterna ska formuleras. Då blir förankringen inte den rätta. Ett centralt budskap måste alltså vara att ta med både jämställdheten och tillgängligheten från början.
- I praktiken styrs hela projektet av en projektledare utan mandat eller ansvar
- Styrgruppen är strategisk Helikopterperspektiv Förenar olika kompetenser Ser vad som händer i ordinarie verksamhet Projektledningen är operativ Står närmast användarna i projektet Ser problem tidigt – vill lösa akuta problem Lyfter det viktiga som kommer fram till styrgruppen För att kraven på jämställdhetsintegrering och tillgänglighet ska kunna få den plats och den prioritering i arbetet som ESF rådet pekar på genom att lyfta in kravet i regelverket måste styrgruppen se och ta sitt ansvar. Endast om styrgruppen och därmed i allmänhet projektägaren ger frågan rätt status får den nödvändig prioritet i arbetet. Centralt är alltså att styrgruppen faktiskt förstår varför kravet finns, på vilket sätt det förväntas bidra till fondens mål och sedan i slutändan förmedlar detta till sin projektgrupp.
- Vad betyder detta? Behöver styrgruppen ha egna spelregler för vad som är ok och inte? Har mandat att både styra projektet och underlätta implementeringen i ordinarie organisation Förstår sin roll och tar ansvar för styrningen Kräver uppföljning från projektledaren Tar ansvar för att projektet gör avtryck i den ordinarie organisationen
- Tillgänglighet: Beroende på projekt bör man väl alltid fundera över vilka kompetenser som bör knytas till eller lyftas in i respektive grupp. Utöver det stöd man kan få från Processtöd Tillgänglighet som projekt kan det vara bra eller nödvändigt att knyta till sig kompetens på området i såväl bollplanksgruppen som i den strategiska gruppen. Vilka val man gör måste ske medvetet och grundas på kunskap och insikt om behov. Om projektet har personer med funktionsnedsättning som en del av den uttalade målgruppen är det väl till och med rimligt att ställa krav på att kompetensen finns i beslutsgruppen.
- Viktigt också att fundera över representation av kön i den strategiska gruppen Tillgänglighet: se bild 10
- Hjälpfrågor: Hur mycket tid förutsätts att varje medlem lägger på arbetet? Har ni den tiden? Vad händer om medlemmar ej kan delta? Hur göra för att alla ska bidra på möten? Hur använda sig av den lärande utvärderingen? Vilka riktlinjer har ni för arbetet i styrgruppen? Ska alla bidra till styrningen? Känner ni alla att ni har möjlighet att göra det? Kommunikation mellan strategiskt och operativt arbete: Ärlighet och öppenhet nyckeln Styrgruppen ska ställa krav – måste finnas engagemang Viktigt att ha verksamhetens bästa i fokus Lätt att tala förbi varandra, fokus ligger på olika delar Vem leder styrgruppen och därmed kommun-kationen? SPeL:s guide för för lärande miljöer?
- Hinder i strukturen Överbelastning, för lite tid Ledningen premierar ”att göra” inte ”att tänka” Inga bra strukturer för att fånga upp ny kompetens och omsätta den i praktiken Hinder hos personalen Förstår inte vad som ska göras Saknar viljan att genomföra förändring Övergripande frågor för både struktur och personal Förstår inte hur de själva agerar och värderar samverkan med personer utifrån föreställningar om kön/genus (och funktionsnedsättning )
- Hur upphandlar ni utvärdering? Hur ska ni säkerställa en lärandeprocess i projektet? Vilka arenor kan ni använda? Vilka metoder verkar mest lämpade? Hur får ni alla inblandade att mötas? Vågar ni lära även av det som blir misslyckat? Hur gör ni det? Möjligheter och problem måste fångas in: Finns ett system är förändringar okej, allt ska inte gå på räls Exempel på arbetsgång: Identifiera (projektledare eller någon annan) - Lyft till styrgrupp - Diskutera, med fokus på högre mål - Ta fram förslag/beslut – Agera - Dokumentation kring förändringar mycket viktig Har utvärderaren genus- och jämställdhetskompetens, samt kompetens om tillgänglighet/mångafald Tillgänglighet: Ställ krav på kompetens vid upphandlingen av utvärderare. Om utvärderaren inte har kompetensen kring tillgänglighet ta med utvärderaren i de aktiviteter projekten gör inom området. T.ex. vid utbildning av styrgrupp och projektledning. Därmed ges utvärderaren en bättre möjlighet att följa upp hur tillgänglighetsarbetet fortskrider och vika resultat och effekter som uppnås. Att säkra kompetens hos utvärderare ger också ett långsiktigt värde utanför det enskilda projektet. Vår bild är att utvärderare tyvärr ofta saknar erfarenhet och komptetens från vårt område och det påverkar naturligtvis möjligheten att följa upp och utvärdera projekten.
- Om det finns en referensgrupp eller annan grupp, lägg till det. Workshop Mats: Sedan la jag på bilden ovan och bad dem, var och en för sig, rangordna/nivåindela dem i ett organisationsschema med bara lodräta och vågräta samband, för att beskriva hur relationerna ÄR i projektet. Sedan gick jag laget runt och fångade upp resultatet. Mycket intressant! Det framkom även här väldigt olika syn på ansvar, roll, ledning, styrning. Därefter ledde jag gruppen till att formulera hur relationerna BORDE vara. Fram växte en klar skillnad mellan hur det är och hur det borde vara som gjorde dem fundersamma. Kommentarerna var: 'Vi måste byta ordförande i styrgruppen från PL till PÄ', 'Vi måste styra innehållet till mer strategiska frågor', 'Vi kanske borde ha med utvärderaren ibland?', 'Då borde inte jag sitta i styrgruppen utan min chef', 'PÄ måste ändra sin roll', 'Jag måste ta upp frågan hemma i AF om vilket mandat jag ska ha'. De fick med sig inte bara kunskaper och tankar utan även konkreta förbättringsidéer/åtgärder. Kanske också frågan kan utvidgas till: Vem styr vem utifrån vad i ert projekt?
- När var och en ritar och redovisar sin egen bild blir det alltid olika. Jag ritar först deras, stannar upp för reflektioner och ger sedan denna. Inte som ett facit på hur det ska vara utan som ett förslag utifrån att ställa sina egna mot. Om tid finns kan jag processa deras till färre bilder. Poängen är att tydliggöra olika synsätt i styrgruppen, hjälpa dem att se vilka och betona vikten av att utforma EN gemensam bild som man arbetar efter. Svaret äger de. PÄ tillsätter SG och UV för att styra PL som styr PG