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Come organizzare una Conferenza Stampa?

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Come organizzare una Conferenza Stampa? Corso di Strumenti e delle Attività degli Uffici Stampa dell'Università La Sapienza di Roma

Come organizzare una Conferenza Stampa?

  1. 1. Strumenti e attività degli uffici stampa Organizzare la conferenza stampa di Damiano Crognali
  2. 2. Perché ? <ul><li>Consente lo scambio di informazioni in due direzioni: </li></ul><ul><ul><li>Il manager può personalmente rendersi conto dell’effetto dei propri messaggi sul pubblico </li></ul></ul><ul><ul><li>Permette di parlare a più voci </li></ul></ul><ul><li>Ha un titolo a cui corrisponde un “messaggio forte” </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  3. 3. Condizioni <ul><li>L’impresa o l’istituzione pubblica è nella condizione di fornire informazioni importanti per il pubblico e per i giornalisti </li></ul><ul><li>È necessario e conveniente visualizzare l’informazione con il supporto di mezzi audiovisivi </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  4. 4. Condizioni <ul><li>È opportuno consentire ai giornalisti il diretto esame delle caratteristiche e delle prestazioni di un prodotto o di un impianto </li></ul><ul><li>L’impresa ritiene utile e conveniente anticipare,e quindi prevenire, attraverso il dibattito,possibili dubbi, obiezioni e lacune informative </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  5. 5. Compiti dell’ufficio stampa <ul><li>Collegamento tra giornalisti e responsabili dell’impresa o dell’amministrazione </li></ul><ul><li>Deve preparare in sintesi i vari punti della conferenza </li></ul><ul><li>Agevolare eventuali interviste </li></ul><ul><li>Giornalisti radio-televisivi hanno bisogno di un volto e una voce </li></ul><ul><li>Abitudine a non coprire le conferenze stampa, cosicché il giornalista confeziona il pezzo in base al materiale ricevuto in cartellina, con immagini di copertura e con una intervista a margine </li></ul><ul><ul><li>Tirare fuori un oratore </li></ul></ul><ul><li>Obiettivo: riuscire a comparire nei media </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  6. 6. Fasi <ul><li>Preparazione </li></ul><ul><ul><li>Per un addetto stampa è la fase più importante, che lo impegnano di più e richiedono il massimo delle sue energie creative e della sua capacità professinale </li></ul></ul><ul><li>Svolgimento </li></ul><ul><ul><li>Oltre alle qualità intrinseche dell’evento, è anche subordinata alle tecniche e alle strategie della fase precedente </li></ul></ul><ul><ul><li>Un’iniziativa mal comunicata è destinata ad un successo debole se non a un fallimento </li></ul></ul><ul><li>Post-conferenza </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  7. 7. Preparazione <ul><li>Azioni relative alla corretta motivazione dei giornalisti </li></ul><ul><li>Azioni relative alla loro fattiva partecipazione, al suo positivo sviluppo, nell’ottica degli obiettivi aziendali o istituzionali </li></ul><ul><li>Contatto preventivo o un sondaggio su possibili reazioni, domande o dubbi, potranno permettere di preparare una più efficace documentazione </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  8. 8. La prima fase <ul><li>Scelta della data </li></ul><ul><li>Scelta della sede </li></ul><ul><li>Scelta del titolo </li></ul><ul><li>Scelta degli oratori </li></ul><ul><li>Attribuzione dei ruoli </li></ul><ul><li>Allestimento ambientale </li></ul><ul><li>Materiale informativo </li></ul><ul><li>L’assistenza in sala </li></ul><ul><li>Servizi audio-video </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  9. 9. Il panel dei relatori <ul><li>Non dipendono dall’ufficio stampa, ma avere le idee chiare in proposito </li></ul><ul><li>Se si vuole dare peso al messaggio è importante che ci sia il presidente o l’amministratore delegato della società </li></ul><ul><li>Il loro ruolo può anche essere limitato al semplice benvenuto con preambolo sull’importanza dell’annuncio per l’impresa </li></ul><ul><li>Tre o quattro oratori sono molti,cinque troppi </li></ul><ul><li>Adeguare il messaggio al pubblico che si ha di fronte </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  10. 10. Dove ? <ul><li>Nell’ambiente più naturale </li></ul><ul><ul><li>Utilizzare la sala stampa dell’impresa </li></ul></ul><ul><ul><li>Il teatro che ospiterà l’evento </li></ul></ul><ul><li>Verificare: </li></ul><ul><ul><li>Spazi e capienza (20 o 200 persone?) </li></ul></ul><ul><ul><li>Se facilmente raggiungibile </li></ul></ul><ul><li>Orientarci verso luoghi che tradizionalmente ospitano incontri, conferenze e rappresentazioni </li></ul><ul><li>Accontentare le esigenze dei nostri sostenitori istituzionali </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  11. 11. Quando ? <ul><li>Mai prima delle 10, no dopo le 18 </li></ul><ul><li>Quando la macchina dei giornali non gira ancora a pieno ritmo e c’è la possibilità all’uscita professionale </li></ul><ul><li>Oppure… </li></ul><ul><li>Convocazione pomeridiana o serale accompagnata da cocktail, buffet o addirittura cena </li></ul><ul><li>Però…salta la tempistica consueta </li></ul><ul><li>Anticipazione di materiali, embargo, esclusiva </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  12. 12. Come ? <ul><li>L’allestimento della sala </li></ul><ul><li>L’invito </li></ul><ul><ul><li>Perimetro che determina gli inviti </li></ul></ul><ul><ul><li>Il contenuto deve essere essenziale, semplice e comprensibile </li></ul></ul><ul><li>Appoggio (o recall) </li></ul><ul><ul><li>Prendiamo in mano il telefono e cominciamo a ricontattare i nostri possibili invitati </li></ul></ul><ul><ul><li>Chiediamo se la nostra proposta interessa </li></ul></ul><ul><li>Approfittiamo di ogni nuova spedizione per aggiornare l’indirizzario </li></ul><ul><ul><li>Dobbiamo saper operare anche fuori dagli schemi prestabiliti </li></ul></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  13. 13. S’avvicina il giorno “X” <ul><li>Decidere il numero e le categorie di giornalisti ai quali inviare il comunicato di convocazione alla conferenza stampa </li></ul><ul><li>Controllare l’efficienza della sala e degli allestimenti tecnici </li></ul><ul><li>Controllare il materiale di consumo </li></ul><ul><li>Avviare eventuali procedure di accredito </li></ul><ul><li>Creare aspettativa con un ragionevole anticipo rispetto all’evento (e-mail personalizzate, telefonate) </li></ul><ul><li>Inviare alla propria mailing list la convocazione alla conferenza 5 giorni lavorativi prima dell’evento </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  14. 14. S’avvicina il giorno “X”(2) <ul><li>Non fare confusione fra inviti e convocazioni dei giornalisti </li></ul><ul><li>Accertarsi dell’effettivo avvio </li></ul><ul><li>Garantirsi che i giornalisti intervengano </li></ul><ul><li>Diramare il comunicato stampa il giorno prima dell’evento anticipando con maggiori particolari l’oggetto della conferenza </li></ul><ul><li>Preparare in anticipo l’eventuale comunicato riassuntivo della conferenza stampa </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  15. 15. Svolgimento <ul><li>All’inizio della conferenza stampa ai partecipanti viene distribuita una ampia documentazione, da recapitare anche ai giornalisti che non sono intervenuti </li></ul><ul><li>La conferenza stampa avrà maggiore impatto quanto più prestigiosa sarà la persona chiamata a presiederla </li></ul><ul><li>I relatori vanno adeguatamente preparati </li></ul><ul><ul><li>Capacità di rispondere alle domande e obiezioni che l’ufficio stampa avrà preventivamente individuato </li></ul></ul><ul><ul><li>Abilità di eludere (scaricare) il discorso </li></ul></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  16. 16. La cartella stampa <ul><li>Dossier che contiene in forma scritta e/o multimediale, il materiale di supporto della conferenza stampa </li></ul><ul><ul><li>Comunicato stampa </li></ul></ul><ul><ul><li>Testi di presentazione </li></ul></ul><ul><ul><li>Estratti di rassegna stampa </li></ul></ul><ul><ul><li>CD con immagini </li></ul></ul><ul><ul><li>Materiale promozionale </li></ul></ul><ul><ul><li>Scheda dell’organigramma e della storia della società </li></ul></ul><ul><li>L’eleganza alza il profilo dell’azienda. Il suo stile deve essere funzionale al contenuto della conferenza e all’immagine che la società vuole avere. </li></ul><ul><li>Biglietto da visita del responsabile dell’ufficio stampa </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  17. 17. L’incontro <ul><li>Una buona conferenza stampa non dura più di tre quarti d’ora, massimo un’ora </li></ul><ul><li>Prevedere domande imbarazzanti e preparare i relatori </li></ul><ul><li>Gestire la situazione, anche quelle sensibili alle tensioni polemiche, con disinvoltura </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  18. 18. Post-conferenza <ul><li>Inviare via e-mail o tramite corriere a tutte le testate il comunicato stampa che riassume la conferenza stampa ( in brevissimo tempo ) </li></ul><ul><ul><li>Giorno </li></ul></ul><ul><ul><li>Notizia principale </li></ul></ul><ul><ul><li>Relatori presenti </li></ul></ul><ul><ul><li>Dichiarazioni dei relatori in poche righe </li></ul></ul><ul><li>Nell’eventuale sito Internet: pubblicare un riassunto della conferenza stampa e tutto il materiale opportuno </li></ul><ul><ul><li>Con Internet è possibile la visione a distanza dell’avvenimento, soprattutto se di rilevanza internazionale </li></ul></ul><ul><li>Preparare una rassegna stampa monografie </li></ul><ul><li>Monitoraggio del nostro lavoro </li></ul><ul><li>Integriamo la comunicazione </li></ul>Corso di laurea in Strumenti e attività degli uffici stampa Lezione di DAMIANO CROGNALI
  19. 19. GRAZIE !!! <ul><li>www.crognali.it </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>twitter.com/ilbellodelweb </li></ul>

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