IT Strategic Leadership and 
Planning:  
How to Plan for Technology Without Knowing How it Works 




            Centre F...
Facilitators 

    Nadia Gouveia

    Partnership Coordinator
    Partnership Platform

    Jane Zhang

    Partnership ...
The Partnership Platform

    Trillium­funded project that helps non­profits 

    find partners to implement technology ...
Introductions

    Name




    Organization




    Is your organization technology saavy?

Learning Outcomes

    Overview of developing a strategic 

    technology plan
    Understanding the resources required ...
How to plan for IT without 
knowing how it works


    Technology is not a ‘magic box’


    Discussing technology at a t...
Planning IT

    Strategic planning ties technology to 

    organizational goals
    Leverages existing planning skills ...
Planning IT

    Visioning


        How can technology help my organization?
    




    Planning


        How can I...
Planning IT

Visioning
      Goals – What do you want to achieve to move 
  

      your organization closer to fulfillin...
Technology Visioning Exercise 
                                                          GOAL(S)
                         ...
Writing IT Down

    Strategic Technology Plans


        Document and plan a path to achieve your vision
    

        ...
Writing IT Down

    Strategic technology plans will:


        Help ensure you have the right resources, your 
    

  ...
Writing IT Down

    Strategic technology plans are quite simple 

    when approached step by step
    Successful plans:...
Writing IT Down

    Strategic technology plans include:


        Overview
    

        Technology assessment
    

 ...
Overview

    Introduces your organization


    Describes organizational goals 


    Details technology goals and maps...
Technology Assessment

    Describes the current state of technology in 

    your organization 
    Strengths and weakne...
Technology Infrastructure

    Details specifics relating to your current 

    technology equipment
    Software usage
...
Training and Support

    Details how you will address IT training and 

    support needs for your staff members
    Wri...
Website/Online Applications

    Information on your users, the functionality 

    of your web site, content management ...
Technology Project Plans

    Collection of smaller technology plans 

    relating to the specific initiatives that 
   ...
Action Plans and Budgets

    Action Plan – high­level schedule and 

    responsibilities for implementing the various 
...
Budgeting for IT

    Total cost of ownership (TCO)


        What it costs to install, operate, and maintain a 
    

 ...
Budgeting for IT

    Not allowing for TCO results in wasted 

    technological assets

    Calculating IT budgets accur...
Budgeting for IT

    How to position technology expenses in 

    funding requests?
        Ensure the expenses are part...
External Assistance
    Most organizations will require external assistance 

    in at least 1 of 3 areas:
        Plann...
External Assistance

    Ideal Scenario

        Volunteer board member to work on requirements 
    
        gathering
...
Today’s Take­aways

    Visioning Worksheet




     Strategic technology plan template




    External Assistance Tips...
Questions?

    Contact us:




Partnership Platform.
http://www.partnershipplatform.ca
Email: info@partnershipplatform.c...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

IT Strategic Leadership and Planning: How to Plan for Technology Without Knowing How it Works

2,166 views

Published on

Overview of developing a strategic technology plan; Understanding the resources required for technology implementation; How to leverage external IT resources and support.

Published in: Economy & Finance, Business
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,166
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
46
Actions
Shares
0
Downloads
178
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

IT Strategic Leadership and Planning: How to Plan for Technology Without Knowing How it Works

  1. 1. IT Strategic Leadership and  Planning:   How to Plan for Technology Without Knowing How it Works  Centre For Social Innovation Nov. 23rd, 2007
  2. 2. Facilitators  Nadia Gouveia  Partnership Coordinator Partnership Platform Jane Zhang  Partnership Coordinator Partnership Platform
  3. 3. The Partnership Platform Trillium­funded project that helps non­profits   find partners to implement technology  projects Identify your technology needs  Get connected with corporate resources  Help find technology volunteers  Help develop a technology strategy 
  4. 4. Introductions Name  Organization  Is your organization technology saavy? 
  5. 5. Learning Outcomes Overview of developing a strategic   technology plan Understanding the resources required for   technology implementation How to leverage external IT resources and   support
  6. 6. How to plan for IT without  knowing how it works Technology is not a ‘magic box’  Discussing technology at a technical level   propagates this misconception See ‘past the box’ to strategic application 
  7. 7. Planning IT Strategic planning ties technology to   organizational goals Leverages existing planning skills and   capacity to integrate technology into  organizational mandate Demonstrates leaders understand how   technology can serve an organization – not  the other way around
  8. 8. Planning IT Visioning  How can technology help my organization?  Planning  How can I plan and document a path to that   vision?
  9. 9. Planning IT Visioning Goals – What do you want to achieve to move   your organization closer to fulfilling its mission? Objectives – What concrete, measurable,   specific, and achievable ‘targets’ are you aiming  at to achieve those goals? Strategies – What approaches can be used to   achieve the objectives?
  10. 10. Technology Visioning Exercise  GOAL(S) What do you want to  achieve to move your not­ for­profit organization closer to  fulfilling its mission? OBJECTIVE 1 OBJECTIVE 2 What concrete,  What concrete,  measurable, specific and  measurable, specific and  achievable (within a  achievable (within a  certain timeframe)  certain timeframe)  “targets” are you aiming  “targets” are you aiming  at? at?  STRATEGY 1A STRATEGY 1B STRATEGY 2A STRATEGY 2B What is one general  What is another general  What is one general  What is another general  approach to achieving  approach to achieving  approach to achieving  approach to achieving  Objective 1? Objective 1? Objective 2? Objective 2?
  11. 11. Writing IT Down Strategic Technology Plans  Document and plan a path to achieve your vision  Define needs, state strategies, and identify   required resources Clearly communicate intentions to external   partners – including consultants and funders
  12. 12. Writing IT Down Strategic technology plans will:  Help ensure you have the right resources, your   employees have the right skills, and access to  the right support structure Position you for success with funders and   potential partners Integrate specific technology projects into your   overall technology strategy Revisit your plan every 2 to 3 years 
  13. 13. Writing IT Down Strategic technology plans are quite simple   when approached step by step Successful plans:  Map technology needs to organizational goals  Assess an organization’s current situation  Detail resources required to maintain and   support basic technological infrastructure Reference specific technology projects (detailed   in other documents)
  14. 14. Writing IT Down Strategic technology plans include:  Overview  Technology assessment  Technology infrastructure  Training and support  Web site and online applications  Individual technology projects  Action plan and technology budget 
  15. 15. Overview Introduces your organization  Describes organizational goals   Details technology goals and maps them to   your strategic goals.
  16. 16. Technology Assessment Describes the current state of technology in   your organization  Strengths and weaknesses relating to how   you work with technology,  Who is responsible for technology, and any   areas that require improvement or  addressing.
  17. 17. Technology Infrastructure Details specifics relating to your current   technology equipment Software usage  Networks  Management procedures. 
  18. 18. Training and Support Details how you will address IT training and   support needs for your staff members Writing technology training into your staff’s   professional development programs  Includes contact information for external   technical support providers
  19. 19. Website/Online Applications Information on your users, the functionality   of your web site, content management  strategies and tools Online marketing campaigns  Information on the technical architecture of   the web site/application (server access  passwords, etc.)
  20. 20. Technology Project Plans Collection of smaller technology plans   relating to the specific initiatives that  comprise your overall organizational plan The technology plans contain specific detail   as to the critical path, resource  requirements, and budget.  
  21. 21. Action Plans and Budgets Action Plan – high­level schedule and   responsibilities for implementing the various  technology projects described in the  previous section. Technology Budget – Details all of the   budgeting requirements of the specific  technology projects your organization plans  to implement, as well as information on  general maintenance, purchasing, training,  and support.
  22. 22. Budgeting for IT Total cost of ownership (TCO)  What it costs to install, operate, and maintain a   technological infrastructure – not just the price of  the hardware An accurate measure of the true cost of   technology
  23. 23. Budgeting for IT Not allowing for TCO results in wasted   technological assets Calculating IT budgets accurately can   ensure you have the resources you need Funders are starting to realize that   technology funding is important
  24. 24. Budgeting for IT How to position technology expenses in   funding requests? Ensure the expenses are part of overall budgets,   where the ‘sell’ is the strategic objective I.e., request funding for online fundraising   campaigns, not for 6 new computers Funders want to buy social and economic   benefit, not boxes and wires
  25. 25. External Assistance Most organizations will require external assistance   in at least 1 of 3 areas: Planning  Development  Maintenance  Sources of external assistance  Volunteers / Board Members  Individual Consultants  Small IT Companies  Large IT Companies  Other Charities and Non­profits 
  26. 26. External Assistance Ideal Scenario  Volunteer board member to work on requirements   gathering Individual consultant to prepare requirements   documentation and provide project management support Key tools – hardware and software – donated from a large   IT company Small IT company or other charity or non­profit to perform   any technical work Individual volunteers to assist with daily updates and   maintenance Maintenance and support contract with another charity or   non­profit
  27. 27. Today’s Take­aways Visioning Worksheet   Strategic technology plan template  External Assistance Tips and suggested   partnership model
  28. 28. Questions? Contact us:  Partnership Platform. http://www.partnershipplatform.ca Email: info@partnershipplatform.ca Phone: 416­644­1018

×