1. Análisis de métricas de la administración de capital humano Hablando el idioma de la dirección general EL SCORECARD DE RH

2. El Scorecard de RH Objetivos Definiciones y Ejemplos Bases de la Medición Tipos de Métricas de RH Construyendo el Scorecard de RH en mi empresa Alineación de RH con la Estrategia Corporativa

3. Objetivos Identificar el significado de Productividad y Eficiencia. Conocer los distintos tipos de indicadores. Definir las métricas apropiadas para identificar los factores de desempeño en la organización. Definir las métricas apropiadas para identificar los factores de desempeño del área de RH.

4. EL SCORECARD DE RH DEFINICIONES

5. Definiciones Métrica o Indicador: El término “Indicador” en el lenguaje común, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuentas de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los Indicadores pueden ser medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas.

6. Los indicadores deberán reflejarse adecuadamente la naturaleza, peculiaridades y nexos de los procesos que se originan en la actividad económica – productiva, sus resultados, gastos, entre otros, y caracterizarse por ser estables y comprensibles, por tanto, no es suficiente con uno solo de ellos para medir la gestión de la empresa sino que se impone la necesidad de considerar los sistemas de indicadores, es decir, un conjunto interrelacionado de ellos que abarque la mayor cantidad posible de magnitudes a medir.

7. Definiciones En cualquier organización, podemos identificar dos grandes clasificaciones de métricas: Métricas Cuantitativas Métricas Cualitativas A su vez, estas dos grandes se dividen en: Métricas Directas Métricas Indirectas Métricas Positivas Métricas Negativas

8. Definiciones Indicadores Cuantitativos: Son los que se refieren directamente a medidas en números o cantidades. Indicadores Cualitativos: Son los que se refieren a cualidades. Se trata de aspectos que no son cuantificados directamente. Se trata de opiniones, percepciones o juicio de parte de la gente sobre algo. Indicadores Directos: Son aquellos que permiten una dirección directa del fenómeno. Indicadores Indirectos: Cuando no se puede medir de manera directa la condición económica, se recurre a indicadores sustitutivos o conjuntos de indicadores relativos al fenómeno que nos interesa medir o sistematizar. Indicadores Positivos: Son aquellos en los cuales si se incrementa su valor estarían indicando un avance hacia la equidad. Indicador Negativo: Son aquellos en los cuales si su valor se incrementa estarían indicando un retroceso hacia la inequidad.

9. Productividad Vs. Eficiencia ¿Qué significa Productividad? ¿Cuáles son las variables que la determinan? ¿Qué significa Eficiencia? ¿Cuáles son las variables que la determinan?

10. Productividad La productividad es la razón entre la producción obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida.1 Fuente: Wikipedia en español

11. Productividad En el ámbito de desarrollo profesional se le llama productividad (P) al índice económico que relaciona la producción con los recursos empleados para obtener dicha producción, expresado matemáticamente como: P = producción/recursos. Fuente: Wikipedia en español

12. Productividad Global El término de productividad global es un concepto que se utiliza en las grandes empresas y organizaciones para contribuir a la mejora de la productividad mediante el estudio y discusión de los factores determinantes de la productividad y de los elementos que intervienen en la misma. A título de ejemplo se indica lo que establece el Convenio Colectivo de la empresa SEAT, S.A para definir lo que ellos entienden por productividad total: Fuente: Wikipedia en español

13. Estudio de aplicaciones de nuevas tecnologías, organizaciones de trabajo, distribución de éste, etc., procurando conjugar el coste económico y social con las necesidades productivas. Aprovechamiento del personal a todos los niveles. Estudio de los ciclos y cargas de trabajo, así como su distribución. Conjugación productividad- calidad. Alternativas de los apoyos de la producción a fin de mejorar la eficiencia. Estudio de la falta de eficiencia tanto proveniente de los paros técnicos como de los rechazos. Estudio de los materiales y obra en curso. Asesoramiento y participación.2 Fuente: Wikipedia en español

14. Eficiencia La palabra eficiencia proviene del latín efficientia que en español quiere decir, acción, fuerza, producción. Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. Eficiencia tiene varios significados, aunque todos ellos están relacionados pues involucran una razón en la que el denominador representa la entrada, insumo o input en algún sistema, en tanto que el numerador representa la salida, producto o output del mismo.

15. Eficiencia (economía) En economía, la eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos (ganancias, objetivos cumplidos, productos, etc.) y los recursos utilizados (horas-hombre, capital invertido, materias primas, etc.): Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar o cancelar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles y tiempo, logrando su optimización.

16. Respecto del uso y consumo de bienes y servicios, la eficiencia de un producto para el consumidor/usuario está determinada por la relación entre los beneficios (utilidad) que dicha acción le reporta y aquellas características que, por tratarse de un producto imperfecto (fabricado con la intervención del hombre) no benefician directamente a la persona (costos por el uso/consumo). Un producto entonces es más eficiente que otro si, para el mismo consumidor o usuario, le brinda mayor utilidad y/o menor costo. Para que un producto sea considerado eficiente, la relación (en porcentaje) entre utilidad y costo debe ser mayor que 1.

17. Una confusión común Eficiencia Vs. Eficacia La eficacia ó efectividad es la capacidad de lograr un efecto deseado, esperado o anhelado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viables.

18. Métricas CuantitativasRazones Financieras

19. Métricas Cuantitativas Razones Financieras

20. Métricas CuantitativasIndicadores Financieros Las principales diferencias entre razones e indicadores, son: Las razones financieras están más asociadas a la liquidez, eficiencia, eficacia, productividad y endeudamiento, en tanto que los indicadores financieros se relacionan con el desempeño, la eficacia, productividad y endeudamiento. El balance general esta asociado a la liquidez, eficiencia, eficacia y endeudamiento, en tanto que el estado de resultados esta más asociado a las razones de desempeño, productividad, eficacia. El resultado de los indicadores siempre se interpreta en términos porcentuales en cambio las razones en pesos, veces, días, etc.

21. Métricas CuantitativasIndicadores Financieros

22. EL SCORECARD DE RECURSOS HUMANOS BASES DE LA MEDICIÓN

23. Bases de Medición Base: Fundamento o apoyo principal en que estriba o descansa alguna cosa. Medición: Es la “acción y efecto de medir” y medir es “determinar una cantidad comparándola con otra”.

24. Importancia de la Medición La medición nos permite planear con mayor certeza y confiabilidad. Nos permite discernir con mayor precisión las oportunidades de mejora de un proceso dado. Nos permite analizar y explicar como han sucedido los hechos.

25. ¿Porqué Medir? El conocimiento profundo de un parte de admitir y conocer su variabilidad y sus causas y las mismas son imposibles de conocer sin medición. Conocer esto es precisamente la clave para administrar el proceso, para conquistar los objetivos de excelencia que se plantea la empresa.

26. ¿Porqué Medir? (continuación) Muchas veces se interpreta que la medición solo, es útil para conocer las tendencias “promedios”, olvidando que estas son útiles dependiendo de cómo presentadas o procesadas y que cuando dirigimos procesos dentro de la empresa no nos basta solo las tendencias “promedios” sino que debemos ir más allá, conociendo como precisión la variabilidad en toda su gama y la interconexión de factores y causas en cada nueva situación.

27. La medición no solo puede entenderse como un proceso de recoger datos, sino que debe insertarse adecuadamente en el sistema de toma de decisiones. Por ello debemos resaltar lo que varios autores siempre han destacado: para entender un fenómeno es necesario tener una teoría que nos ayude a explicarnos la concatenación y sucesión de los hechos que queremos estudiar.

28. Para garantizar la confiabilidad de los datos de un sistema de medición es necesario contar con un clima organizacional sano, donde los intereses comunes de la organización prevalezcan sobre los de los departamentos y mucho más sobre aquellos intereses individuales incompatibles con el logro de los objetivos del sistema analizado. Las mediciones deben ser transparentes y entendibles para quienes deberán hacer uso de ellas, y adicionalmente deberá reunir y tener una serie de atributos indispensables.

29. Características de una buena medición Pertinencia Precisión Oportunidad Confiabilidad Economía

30. Pertinencia Con ello queremos referirnos, a que las mediciones que hagamos deben ser tomadas en cuenta y tener importancia en las decisiones que se toma sobre la base de la misma. En cualquier departamento o sección de la empresa podemos hacer mediciones sobre un sin número de características, comportamientos, situaciones, pero ¿Para que se hace cada una de éstas? ¿Cuál es realmente la utilización que hacemos de la información obtenida? El grado de pertinencia de una medición debe revisarse periódicamente, ya que algo que sea muy importante en un momento determinado, puede dejar de serlo al transcurrir el tiempo.

31. Precisión Con este término nos referimos al grado en que la medida obtenida refleje fielmente la magnitud que queremos analizar o corroborar, a nosotros nos interesa conocer un proceso, tomar decisiones para tener resultados esperados. De ahí entonces que nos interese conocer a fondo la precisión del dato que estamos obteniendo.

32. Precisión Para lograr la precisión de una medición, deben darse los siguientes pasos: Realizar una buena definición operativa, es decir, definición de la característica, de las unidades de escala de medición, número y selección de las muestras, cálculo de las estimaciones, errores permisibles (tolerancia de la medición). Elegir un instrumento de medición con el nivel de apreciación adecuado. Asegurar que el dato dado por el instrumento de medición, sea bien recogido por el operador, gerente, oficinista o inspector a cargo de hacerlo. Ello supone adiestrar el personal, pero también supone tener un buen clima organizacional donde todos estén interesados en la fidelidad de la lectura.

33. Oportunidad La medición es información para el logro de ese conocimiento profundo de los procesos, que nos permite tomar decisiones más adecuadas, para corregir estableciendo la estabilidad deseada del sistema, para prevenir y tomar decisiones antes de que se produzca la anormalidad indeseada o más aún, para diseñar incorporando elementos que impiden que las características deseadas se salgan fuera de los límites de tolerancia.

34. Oportunidad Por ello, la necesidad de contar oportunidades con la información procesada de la manera más adecuada que nos dan las mediciones, es un requisito al que deben atenerse quienes diseñen un sistema de medición.

35. Confiabilidad Si bien esta característica no esta desvinculada de las anteriores, especialmente de la precisión, se refiere fundamentalmente al hecho de que la medición en la empresa no es un acto que se haga una sola vez, por el contrario es un acto repetitivo y de naturaleza realmente periódica. Si nosotros queremos estar seguros que lo que midamos sea la base adecuada para las decisiones que tomaremos, debemos revisar periódicamente todo sistema de medición.

36. Economía Aquí la justificación económica es sencilla y compleja a la vez. Sencilla, porque nos referimos a la proporcionalidad que debe existir entre los costos incurridos entre la medición de una característica o hechos determinados y los beneficios y relevancia de la decisión que soportamos con los datos obtenidos.

37. Economía Pero cuantificar esta proporcionalidad no es fácil en muchos casos, por lo complejo de cuantificar importancia y relevancia de decisiones. En todo caso es claro que la actividad de medición debe ajustarse también a los criterios de eficacia, eficiencia y efectividad.

38. EL SCORECARD DE RECURSOS HUMANOS TIPOS DE MÉTRICAS DE RH

39. Tipos de Métricas de RH Métricas Cuantitativas: Métricas Financieras Métricas de Control Métricas Cualitativas Métricas de Desempeño Humano Métricas de Desempeño Funcional Métricas de Desempeño Organizacional

40. Productividad y Eficiencia en Recursos Humanos Productividad de los Recursos Humanos Vs. Productividad del Área de Recursos Humanos. Eficiencia de los Recursos Humanos Vs. Eficiencia del Área de Recursos Humanos.

41. La Contribución de RH El área de RH, por la naturaleza de su título, es confundida comúnmente como la responsable de asegurar que los recursos humanos de la organización sean productivos y eficientes. Aunque esta aseveración no es totalmente acertada, RH juega un papel importante en el alcance de las metas generales de la organización y sus diferentes componentes.

42. Hemos discutido que el principal objetivo de RH como departamento debe ser: Asegurar que la organización cuente con los recursos humanos adecuados para la consecución y logro de las metas corporativas. RH cumple esta tarea a través de sus principales áreas o disciplinas:

43. Principales Áreas de RH Atracción de Talento Desarrollo Organizacional Administración de las Compensaciones Relaciones Laborales Administración de Personal

44. Indicadores de RH La productividad y eficiencia de los recursos humanos pueden ser medidas a través de muchos indicadores (métricas). Algunos de estos pueden ser: El crecimiento de la productividad del trabajo: Productividad del trabajo: es la relación que existe entre el volumen de la producción y el promedio de trabajadores. Gasto de salario por peso de producción: es la relación que existe entre el fondo de salario de los trabajadores productivos y el volumen de producción.

45. Indicadores de RH Número de piezas producidas por empleado Número de piezas producidas por turno Número de piezas producidas por cada peso invertido en sueldos y prestaciones Ventas generadas por empleado Utilidades generadas por empleado entre muchas otras…

46. ¿Quién es el dueño de la métrica? Es importante definir el área responsable del control de los resultados arrojados por el indicador, y el área responsable de administrar dicho indicador. Un claro ejemplo de una situación en la que la responsabilidad de un indicador es compartida por varias áreas es la rotación del personal.

47. Ejemplo: Rotación del Personal Por la naturaleza del indicador, la rotación de personal es administrada comúnmente por el área de recursos humanos. Sin embargo, una vez conocido el resultado de la métrica, el cambio identificado como necesidad a partir del índice, se convierte en una responsabilidad compartida entre las áreas de RH y el área donde se identificó la necesidad. El siguiente diagrama muestra esta responsabilidad compartida:

49. Ventas

50. FinanzasOPERACIONES VENTAS RH administra la información necesaria para obtener el indicador de rotación de personal FINANZAS Las áreas, en conjunto con RH determinan un plan de acción para corregir el problema de la rotación. RECURSOS HUMANOS RH Identifica, a través de un estudio de clima laboral, los factores que generan la rotación en dichas áreas. RH comunica a las áreas los resultados del estudio, y provee información sobre acciones a tomar.

51. ¿Cómo diseño métricas de RH? Es necesario tomar en cuenta las siguientes consideraciones: ¿Qué es, específicamente lo que pretendo medir? ¿Cuáles son las variables que debo tomar en cuenta para realizar el cálculo? ¿Dónde puedo obtener la información necesaria de dichas variables? ¿Quién tiene el control de las variables?, es decir, ¿puedo hacer la diferencia en alguna de las variables? ¿Qué pretendo hacer con la información? ¿Qué tipo de datos obtendré? ¿Puedo explicar la métrica en términos sencillos?

52. Métricas de RH Regresemos un momento a las áreas que componen un departamento tradicional de Recursos Humanos

53. Métricas de RH Atracción de Talento Desarrollo Organizacional Administración de las Compensaciones Relaciones Laborales Administración de Personal

54. Métricas de RH Ahora, comencemos a trabajar en el análisis de las métricas que vamos a diseñar y utilizar en nuestras funciones

55. Atracción de Talento Comencemos por contestar la siguiente serie de preguntas claves: ¿Cuáles son los objetivos del proceso de Atracción de Talento? ¿Cuáles son los procesos que realizamos para lograr dichos objetivos? ¿Cuál es el alcance de nuestra función? (compañía, división, zona / región, departamentos, funciones, etc.) ¿Cómo podemos identificar los niveles de productividad y eficiencia de nuestros procesos? ¿Cuáles son los factores que nos pueden decir si estamos alcanzando los objetivos de los distintos procesos del área? ¿Cómo podemos medir nuestro desempeño como reclutadores y seleccionadores de personal?

56. Atracción de Talento Proceso de Reclutamiento: Búsqueda de Personal Preselección de Candidatos Entrevistas Evaluaciones Presentación de Resultados

57. Atracción de Talento Proceso de Selección: Análisis de Resultados de Reclutamiento Selección de Candidatos Toma de Decisión Contratación de Personal

58. Atracción de Talento Factores que determinan el éxito de los procesos de Reclutamiento y Selección: Calidad de Candidatos Calidad de Empleados Nuevos Tiempo de entrega de Empleados Nuevos Costo del Proceso

59. Atracción de Talento ¿De que depende la calidad de mis candidatos? Identificación de necesidades específicas de personal Descripciones de puesto Perfiles de puesto Participación de las áreas (cliente) en el análisis de puestos

60. Atracción de Talento Métricas Básicas: Calidad (Cualitativas) Número de puestos en la organización VS. Número de descripciones y perfiles existentes Promedio de tiempo de actualización de las descripciones y perfiles existentes Meta 1: 100% de los puestos cuentan con descripción y perfil actualizado. Meta 2: Establecer el proceso correcto para actualizar descripciones y perfiles en el tiempo determinado por el área pertinente y AT.

61. Atracción de Talento Métricas Básicas: Calidad (Cualitativas) Índice de eficiencia del proceso de Reclutamiento por etapas: Criterios de búsqueda de candidatos: Información demográfica Información de competencias Fuentes de búsqueda de candidatos: Fuentes tradicionales (prensa) Fuentes electrónicas Fuentes directas (instituciones educativas) Otras fuentes (varían de acuerdo al giro, industria y ubicación)

62. Atracción de Talento Métrica que miden la calidad de candidatos: Índice de percepción sobre la calidad de empleo en mi empresa (¿cómo me perciben como fuente de empleo): Candidatos potenciales Instituciones educativas (por especialidad de estudio) Público en general por: Nivel profesional Nivel socio-económico y socio-cultural Región (estado, ciudad, zona, etc.) ¿Qué obtengo con esta métrica? Determinar si la empresa cuenta con una buena imagen en las distintas audiencias que representan mis candidatos potenciales. Necesidades posibles de cambios en la cultura, manejo de personal, administración de conflictos, programas de desarrollos, entre otros.

63. Atracción de Talento ¿Qué requiero para obtener esta métrica? Disposición de la Dirección General Información demográfica Encuestas especializadas Externas: en instituciones educativas, ferias de empleo, eventos públicos, etc. Internas: con empleados dentro de períodos de entrenamiento, con las áreas cliente, empleados con mucha antigüedad, entre otros.

64. Atracción de Talento ¿Qué hago con la información una vez que la obtengo? Presentación de resultados de forma objetiva. Presentación de datos estadísticos comprensibles y claros. Buscar la participación de las áreas cliente en la interpretación de los resultados. Elaborar planes de acción para atacar las necesidades identificadas en la etapa de interpretación. Definir el formato y tiempos para realizar el seguimiento de avances y mejoras en los procesos impactados por el indicador. Informar los avances o retrocesos experimentados a lo largo del tiempo a todas las áreas involucradas.

65. Atracción de Talento ¿Qué otras métricas me pueden decir si los avances se están dando adecuadamente? Rotación voluntaria de personal de nuevo ingreso (dentro del período de entrenamiento o prueba). Esta métrica se puede llevar, por ejemplo, por zona, distrito, unidad de negocio, área funcional, puesto, nivel jerárquico, edad, dirección corporativa, o inclusive, por reporte directo. Es importante que se determinen los alcances de cada métrica. Ausentismo del personal de nuevo ingreso Índice de abandonos de personal dentro de los primeros 30 días posteriores al ingreso (Índice de deserción) Número de empleados de determinado nivel o especialización profesional que buscan ingresar a la organización

66. Atracción de Talento La siguiente tabla contiene algunas de las métricas de Atracción de Talento más comúnmente utilizadas por empresas de clase mundial o progresistas en la Administración de Capital Humano.

67. Atracción de Talento Pasar a la tabla de Métricas de Atracción de Talento en archivo de EXCEL.

68. Atracción de Talento Métricas Cuantitativas: Una de las principales métricas cuantitativas de Atracción de Talento es el Costo de Contratación, cuyos beneficios son innumerables. El Costo de Contratación es una métrica que nos permite medir la eficiencia de nuestro proceso de R&S, y posteriormente se convierte en un factor indispensable para otras mediciones claves que, además de permitirnos medir el desempeño del área de RH, nos permite visualizar el impacto directo en los resultados del negocio. Exploremos esta métrica un poco más a detalle.

69. AT: Costo de Contratación Esta métrica ayuda a contestar las siguientes (posibles) preguntas: ¿Cuánto invertimos (anualmente, mensualmente) en atraer y contratar gente para nuestra organización? ¿Hacemos uso eficiente de los recursos disponibles para este proceso? ¿Es realmente costeable para el negocio seguir contratando el perfil que estamos obteniendo actualmente? ¿Estamos asegurando el Retorno de la Inversión realizada en el proceso de búsqueda y selección de personal? ¿Nuestros clientes estarían contentos al saber cuanto gastamos actualmente en nuestro proceso? ¿La relación costo-beneficio de la contratación de personal es positiva?

70. AT: Costo de Contratación Definición: Cantidad de recursos económicos invertidos en el proceso de atracción, selección y contratación de personal en la empresa. Alcance: Toda la organización Propietario de la Métrica: Recursos Humanos Responsable de las Variables: Recursos Humanos (???)

71. AT: Costo de Contratación Estructura del Indicador: Gastos Administrativos (Impacta las finanzas) Eficiencia del Proceso (Impacta la Operación) Productividad del Proceso(Impacta el Desempeño)

72. AT: Costo de Contratación Fórmula Básica para el Cálculo: ƩGastos Incurridos CC = -------------------------------------- Número de Contrataciones

73. AT: Costo de Contratación Variaciones e Impactos del Indicador Variaciones: Costo por empleado contratado Costo de contrataciones por Unidad, Zona, etc. Costo de Rotación Voluntaria e Involuntaria Impactos: Costo de Operación Costo de Ventas (Servicios) Gastos Administrativos Costo de Capacitación Retorno de Inversión en Capacitación

74. Atracción de Talento

75. Costo de Contratación Pasar a la tabla de Métricas de Atracción de Talento en archivo de EXCEL.

76. Desarrollo Organizacional Factores: Costo de horas hombre invertidas en Capacitación Costos de Capacitación: Presupuestos Vs. Real Costo de horas hombre invertidas por instructores internos

77. Desarrollo Organizacional Índices: Costo de Capacitación (Operación, Ventas, Utilidades) Objetivos de Inducción Empleados que Cumplieron la Inducción Programas de Inducción por Área Empleados Capacitados Empleados con Programa de Desarrollo Individual Cumplimiento de Programas de Desarrollo Individual Factores: Costo total de Capacitación Costo de Inversión en Capacitación por Empleado TC (Prom.) Costo de Inversión en Capacitación por Empleado Capacitado Retorno de Inversión de la Capacitación

78. Desarrollo Organizacional Índices: Desempeño por Área (Prom. / Real) Desempeño por Empleado (Prom. / Real) Cumplimiento de Objetivos Funcionales Factores: Costo del Sistema de Administración del Desempeño Retorno de Inversión de la Sistema de Administración del Desempeño

79. Compensaciones Posición de la Empresa Vs. Mercado Posición de Áreas Vs. Empresa Vs. Mercado Eficacia de Administración de Sueldos y Beneficios Empleados con Plan de Salud (Seguros) Promedio Incrementos Salariales Relación entre Incrementos y Ventas Costo de Programas de Incentivos

80. Relaciones Laborales

81. Relaciones Laborales

82. SCORECARD DE RECURSOS HUMANOS MÉTRICAS Y EL DASHBOARD

88. Indicadores Estratégicos de RH