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Auditoria interna e o controle interno

Autor: Sergio Alfredo Macore / Helldriver Rapper

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Auditoria interna e o controle interno

  1. 1. 2 Índice Introdução ....................................................................................................................................... 2 Conceito de controlo interno........................................................................................................... 4 Importância do controle interno ...................................................................................................... 4 Características de um sistema de controle interno .......................................................................... 6 As características de um eficiente sistema de controle interno compreendem: .............................. 7 Objetivos do controle interno.......................................................................................................... 7 Salvaguarda dos interesses.............................................................................................................. 8 Controle interno e sistemas de procedimento electrónico de dados ............................................... 9 Programas de computador............................................................................................................... 9 Procedimentos de entrada ............................................................................................................... 9 Processamento............................................................................................................................... 10 Manutenção de arquivos ............................................................................................................... 10 Manutenção do equipamento ........................................................................................................ 10 Responsabilidade pela determinação do controle interno............................................................. 10 Responsabilidade da administração .............................................................................................. 11 Controle interno e fraude .............................................................................................................. 12 Conclusão...................................................................................................................................... 14 Bibliografia ................................................................................................................................... 15
  2. 2. 3 Introdução A Auditoria Interna e o controle interno, sua aplicabilidade no conceito da gestão empresarial e buscar entender como poderão contribuir para o desenvolvimento da gestão empresarial e salvaguardar seus activos patrimoniais. Seu desenvolvimento propicia um entendimento sobre sua importância no processo da gestão e como um instrumento de auxílio aos gestores em suas actividades gerenciais e sua diferença com auditoria interna bem como minimizar os riscos e incertezas em nas tomadas de decisão. A pesquisa bibliográfica forneceu subsídios teóricos necessários para alcançar o objectivo proposto, e a partir daí, concluir que as transformações ocorridas na economia mundial têm ocasionado incertezas no mundo empresarial, tanto no ambiente externo como no ambiente interno, aumentando a necessidade da adopção de melhores praticas de gestão. As empresas necessitam adoptar métodos de gestão que garantam a sua sobrevivência, continuidade e crescimento. Em função disso o Sistema de Controlo Interno tem fundamental importância para que o alcance das metas e objectivos traçados, através de um sistema de controlo eficiente e eficaz é possível minimizar as fraudes e erros. Com isso pode se ressaltar que as demonstrações contábeis resultam na realidade das transacções da empresa, garantindo a protecção dos activos patrimoniais, a eficácia das actividades operacionais e auxiliando os gestores quanto à tomada de decisões com segurança.
  3. 3. 4 Conceito de controlo interno O controlo interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adoptados pela empresa, para proteger seu património, verificar a exactidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração." A definição é provavelmente mais ampla do que o significado que, às vezes, se atribui ao termo. Na realidade, ela reconhece que um sistema de controle interno se projeta além daquelas questões directamente relacionadas com as funções dos departamentos de contabilidade e de finanças. Importância do controle interno A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto. A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluxo que transforma simples dados em informações a partir das quais os empresários, utilizando-se de sua experiência administrativa, tomam decisões com vistas no objetivo comum da empresa, assume vital importância. Como é possível tomar decisões adequadas utilizando-se de informações que correm o risco de não serem confiáveis? Para que se "verifique a importância do controle é oportuno analisar o crescimento e a diversificação de uma empresa. Se pudermos identificar uma empresa em fase inicial, verificaremos que o dono é o ponto referencial do controle. É ele quem analisa e controla praticamente todos os segmentos da empresa; verifica a pontualidade dos funcionários; a fabricação e o padrão de qualidade dos produtos; o despacho e a entrega aos clientes; o pedido e o contas a pagar aos fornecedores; contas a receber e o recebimento dos clientes etc.
  4. 4. 5 A partir do momento que a empresa toma vulto e inicia sua fase de crescimento em volumes, em diversificação de produtos, em locais diferenciados de produção e de vendas a clientes em várias localidades, e até de segmentação diversa de novos produtos, torna-se inviável que seu dono, sozinho, controle todas as operações e transacções. Quanto maior vai ficando a entidade social, maior e mais complexa se torna a organização estrutural, pois grande parte das actividades controladas inicialmente pelo dono vão sendo delegadas a outros funcionários, dos quais ele espera que haja compromisso e capacitação igual àquela que dispunha pessoalmente na gestão do negócio. Dado isso, para existir controle eficiente das operações e poder de análise é preciso existir relatórios, indicadores e outros índices que reflictam a gestão das operações pelos funcionários contratados e o atendimento aos planos e metas traçados. Um sistema de controle interno implica que os funcionários tenham liberdade de atuação na execução de seus compromissos para buscar melhores resultados. Contudo, para evitar que esses mesmos funcionários exorbitem em suas funções e possam tirar benefícios em seu próprio proveito e causarem, deste modo, prejuízos a entidade social, por erros intencionais ou dolosos, um adequado sistema de controle interno limita a prática desses atos e possibilita que estes não permaneçam arquivados em definitivo. Por último, o sistema de controle interno previne que funcionários possam cair em tentação dado a possíveis problemas pessoais ou financeiros e incorrer em atos ilícitos. Todas as empresas possuem controles internos. A diferença básica é que estes podem ser adequados ou não. A classificação pode ser dada analisando-se a eficiência dos fluxos de operações e informações e os seus custos/benefícios. A implantação ou aprimoramento de um tipo de controle é tanto viável quanto positiva for sua relação custo/benefício.
  5. 5. 6 O grau máximo de avaliação do benefício deve ser atribuído à importância e qualidade da informação a ser gerada. Quanto ao custo, vale lembrar que sempre que possível se deve utilizar o conceito de custo de oportunidade, que é muito mais amplo. O controle interno é parte integrante de cada segmento da organização e cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno. Por exemplo, se o departamento de vendas tira um pedido, devem existir procedimentos que permitam determinar se o cliente poderá quitar seus compromissos junto à companhia. Por sua vez, o setor de expedição terá de saber se a venda foi realizada para proceder ao seu despacho e solicitar a emissão da documentação comprobatória, que compulsoriamente terá de ser contabilizada, e assim por diante. Características de um sistema de controle interno Um sistema de controlo interno bem desenvolvido pode incluir o controle orçamentário, custos- padrão, relatórios operacionais periódicos, análises estatísticas, programas de treinamento do pessoal e, inclusive, auditoria interna. Pode também, por conveniência, abranger atividades em outros campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos e controle de qualidade. Em sentido amplo, o controle interno inclui, portanto, controles que podem ser peculiares tanto à contabilidade como à administração, como segue: a) Controles contábeis: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controles físicos sobre estes valores. b) Controles administrativos: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros. Com freqüência abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade.
  6. 6. 7 As delimitações que indicam se certos planos especiais de organização e determinados métodos e procedimentos podem ser classificados como controles contábeis ou administrativos variam, naturalmente, de acordo com circunstâncias específicas. As características de um eficiente sistema de controle interno compreendem:  Plano de organização que proporcione apropriada segregação de funções entre execução operacional e custódia dos bens patrimoniais e sua contabilização.  Sistema de autorização e procedimentos de escrituração adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas, custos e despesas;  Observação de práticas salutares no cumprimento dos deveres e funções de cada um dos departamentos da organização; e  Pessoal com adequada qualificação técnica e profissional, para a execução de suas atribuições. Objetivos do controle interno O conceito, a interpretação e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e práticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar. Regra geral, o controle interno tem quatro objetivos básicos:  A salvaguarda dos interesses da empresa;  A precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;  O estímulo à eficiência operacional; e  A aderência às políticas existentes.
  7. 7. 8 Salvaguarda dos interesses O objetivo do controle interno relativo à salvaguarda dos interesses refere-se à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou irregularidades. Os principais meios que podem dar o suporte necessário à salvaguarda dos interesses são os seguintes: a) Segregação de funções: estabelece a independência para as funções de execução operacional, custódia física e contabilização. Ninguém deve ter sob sua inteira responsabilidade todas as fases inerentes a uma operação. Cada uma dessas fases deve, preferencialmente, ser executada por pessoas e setores independentes entre si. b) Sistema de autorização e aprovação: compreende o controle das operações através de métodos de aprovações, de acordo com as responsabilidades e os riscos envolvidos. Na medida do possível, a pessoa que autoriza i não deve ser a que aprova para não expor a risco os interesses da empresa. c) Determinação de funções e responsabilidades: determina para cada funcionário a noção exata de suas funções, incluindo as responsabilidades que compõem o cargo. A existência de, organogramas claros, determinam linhas de responsabilidades e autoridades definidas por toda a linha hierárquica. d) Rotação de funcionários: corresponde ao rodízio dos funcionários designados para cada trabalho; possibilita reduzir as oportunidades de fraudes e resulta, geralmente, em novas idéias de trabalho para as funções. e) Carta de fiança: determina aos funcionários que em geral lidam com valores a responsabilidade pela custódia de bens e valores, protegendo a empresa e dissuadindo, psicologicamente, os funcionários em tentação. De acordo com as circunstâncias pode-se utilizar seguro fidelidade, isolada ou conjuntamente à carta de fiança.
  8. 8. 9 Controle interno e sistemas de procedimento electrónico de dados Com a crescente aplicação de meios electrónicos de processamento de dados nos sistemas de informação das empresas surgem como consequência, novos aspectos de controle interno nesses sistemas. A correta observação dos princípios de controle interno é muito importante quando há aplicação de meios eletrônicos de processamento de dados, às vezes até mais do que em sistemas cujo processamento seja convencional. Isto decorre do fato de que uma unidade do CPD passa a centralizar o processamento de uma parte substancial dos dados. Programas de computador O problema básico de controle interno, com relação aos programas, refere-se à documentação deles. Os documentos que explicam e servem de suporte aos programas devem ser cuidadosamente elaborados mantidos. As alterações de programas também devem ser refletidas na documentação do programa. Devem, ainda, ser aprovadas por pessoas com autoridade para tanto. Procedimentos de entrada É evidente a importância de que os dados de entrada sejam precisos e recebidos para processamento, de forma ordenada, acurada e completa. São necessários, portanto, procedimentos adequados e formais, um mínimo de transações que requeiram tratamento especial, para que se obtenha exatidão nos dados de entrada e se fortaleça o controle interno.
  9. 9. 10 Processamento Durante o processamento, vários procedimentos são necessários para efeito de controle interno. As instruções aos operadores devem ser precisas e por escrito; estes devem ser instruídos para não manter contatos diretos ou aceitar instruções verbais dos programadores, quando surgirem erros; códigos numéricos de identificação devem ser compostos com dígitos autoconferidores e devem existir pontos de controle em toda a extensão do processamento, instruções formais sobre inconsistências etc. Manutenção de arquivos O processamento é amplamente baseado em arquivos e dados (fitas magnéticas, discos). É, portanto, evidente a necessidade de adequado controle interno sobre a manutenção desses arquivos. Devem existir controles físicos que impossibilitem rasuras ou reutilizações inadvertidas de fitas, discos; para isso os arquivos devem ser adequadamente identificados. Manutenção do equipamento É óbvia a necessidade de que se tenha segurança quanto ao funcionamento constante e normal do equipamento. Assim sendo, as condições físicas do local devem ser adequadas, devendo haver manutenção do equipamento feita regularmente e por pessoal capacitado. Responsabilidade pela determinação do controle interno A administração é responsável pelo planejamento, instalação e supervisão de um sistema de controle interno adequado. Qualquer sistema, independentemente de sua solidez fundamental, pode deteriorar se não for periodicamente revisto. O sistema de controle interno deve estar sujeito a contínua supervisão para determinar se:
  10. 10. 11 a) a política interna presente está sendo corretamente interpretada; Responsabilidade da administração Em geral, uma empresa é constituída através da representação hierárquica superior dos administradores. A partir do instante em que os administradores passam a exercer forte pressão e influência no sistema de controle interno, conseguem aderência do pessoal que depende das ações de seu administrador. Funções de controle existem em todos os níveis da organização. As funções de controle devem ser posicionadas nos mais altos níveis para preservar sua independência e objetividade, o que permanece verdadeiro, independentemente do nível hierárquico do pessoal, pois a posição não deve confundir-se com a verdadeira natureza da responsabilidade de supervisão. A segregação de funções é um elemento crítico do sistema de controle interno e em empresas pequenas é mais difícil de consegui-la. À medida do possível, separação rotineira de deveres deve ocorrer, e exceções devem existir somente quando estabelecidas ou aprovadas pelos administradores, que devem revisá-las periodicamente. A mais visível evidência do compromisso da administração para uma organização controlada são as políticas, práticas e procedimentos a serem seguidos. A documentação de políticas, práticas e procedimentos leva muito tempo para assegurar controles internos sadios, consistentes e cuidadosamente revisados pelos administradores. Somente a constante diligência dos executivos pode sustentar padrões éticos sadios.
  11. 11. 12 Controle interno e fraude Por tudo quanto foi dito, até então, tem-se a impressão de que um bom sistema de controle interno constitui garantia absoluta contra a ocorrência de fraudes ou irregularidades. Bons controles internos previnem contra a fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades, porque, por si só, não bastam para evitá-los. Assim, por exemplo, a segregação de uma operação em fases distintas, confiadas a diversas pessoas, reduz o risco de irregularidades; porém, não pode evitar que estas ocorram, se as diversas pessoas que intervêm no processo se puserem de acordo para cometer algum ato fraudulento. Não obstante isso, os outros elementos dos sistemas podem, em alguns casos, atuar como controles independentes que revelem a manobra. A eficiência do sistema de controle interno como um todo deve permitir detectar não somente irregularidades de atos intencionais, como também erros de atos não intencionais. Esses erros podem ser: a) de interpretação como, por exemplo, a aplicação errônea dos princípios contábeis geralmente aceitos na contabilização de transações; b) de omissão por não aplicar um procedimento prescrito nas normas em vigor; c) decorrentes da má aplicação de uma norma ou procedimento. A fraude, entretanto, assume múltiplas modalidades. Das diversas classificações de fraudes até hoje tentadas, reveste-se de interesse a que as divide em: a) Não encobertas: são aquelas em que o autor não considera necessário esconder, porque o controle interno é muito fraco. Um exemplo seria a retirada de dinheiro do caixa, sem se efetuar nenhuma contabilização.
  12. 12. 13 b) Encobertas temporariamente: são feitas sem afetar os registros contábeis; por exemplo, retirar dinheiro proveniente das cobranças, omitindo o registro delas de modo que seu montante possa ser coberto com o registro de cobranças posteriores, e assim sucessivamente. c) Encobertas permanentemente: nesses casos, os autores da irregularidade preocupam-se em alterar a informação contida nos registros e outros arquivos, para assim ocultar a irregularidade. Por exemplo, a retirada indevida de dinheiro recebido de clientes poderia ser encoberta, falsificando-se as somas dos registros de cobranças; porém, isto não bastaria, pois, como o valor a creditar aos clientes não poderia ser alterado sem o risco de futuras reclamações, deve-se procurar outro artifício. Este poderia consistir em manter as somas corretas no registro de cobranças; porém, alterando as somas da conta correspondente no razão geral, modifica-se, também, outra soma, de preferência alguma conta de despesas para, assim, manter a igualdade entre saldos devedores e credores. Naturalmente, isto supõe o livre acesso do interessado aos registros contábeis, o que contraria os bons princípios de controle interno. Em geral, o sistema de controle interno deve permitir detectar todas as irregularidades. Um bom sistema de controle interno oferece maiores possibilidades de pronta identificação de fraudes em qualquer que seja a sua modalidade à identificação. Entretanto, o acordo entre dois ou mais integrantes da organização pode fazer deteriorar e cair por terra o melhor sistema de controle interno.
  13. 13. 14 Conclusão Os controlos internos e auditoria interna têm significados diferentes para diferentes processos, e as variedades de interpretações impedem que haja um entendimento comum sobre controles internos, o importante é integrar vários conceitos em uma única estrutura na qual se estabeleça uma definição comum e que os componentes de controle sejam identificados. Esta estrutura desenhada para acomodar a maior parte dos pontos de vista, deve servir de ponto de partida para que os gestores das organizações avaliem seus controles internos. Entretanto, esse controle é desenhado para fornecer segurança razoável sobre o alcance de objectivos quando se tratar da eficácia e eficiência operacional, mensuração do desempenho das actividades, divulgação dos resultados financeiros, protecção dos activos e o cumprimento de leis e regulamentos. Portanto o controle interno é executado por pessoas, não incluem meramente manuais e formulários, mas pessoas em todos os níveis da organização, sendo assim pode-se esperar que o controle interno forneça apenas segurança razoável, e não segurança absoluta para a gerência e conselho de administração da organização. Neste trabalho o enfoque principal foi dado ao sistema de controle e auditoria interna e seus aspectos, sistematizando conhecimentos que envolvem as melhorias das acções operacionais, prevenindo os erros improcedentes que podem causar alterações no resultado da gestão, demonstrando com isso, a importância da avaliação dos controles internos, um trabalho também auxiliado pela auditoria interna adoptados pela entidade na protecção do seu património, segundo a visão dos autores que deram sua parcela de contribuição na construção deste trabalho.
  14. 14. 15 Bibliografia PAULA, Maria Goreth Miranda Almeida. Auditoria Interna: Embasamento Conceitual e Suporte Tecnológico. São Paulo: Atlas, 1999. PEREZ Junior, José Hernandes. Auditoria de Demonstrações Contábeis: Normas e Procedimentos. São Paulo: Atlas, 1995. TANNERBAUM, Arnold S. O controle nas organizações. Tradução de Eurico Cunha, Petrópolis: Vozes, 1975. BIOGRAFIA DO AUTOR Nome Completo: Sérgio Alfredo Macore / Helldriver Rapper Nascimento: 22 de Fevereiro de 1993 Especialização: Gestão de Empresas e Finanças Pais / Cidade: Moçambique / Pemba Contacto: +258 846458829 ou +258 826677547 E-mail: Sergio.macore@gmail.com ou Helldriverrapper@hotmail.com Facebook: Helldriver Rapper ou Sergio Alfredo Macore

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