Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Manajemen Perkantoran

5,016 views

Published on

Perkantoran, Manajemen Perkantoran, Sekretaris dan Tugas-tugas Sekretaris

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Manajemen Perkantoran

  1. 1. Perkantoran Mata Kuliah Kesekretariatan 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 1
  2. 2. Perkantoran Administrasi Kantor Manajemen Perkantoran Pekerjaan Kantor Sekretaris 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 2
  3. 3. ADMINISTRASI ADMINISTRASI adalah Kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran secara efisien mengenai kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi kegiatan administrasi ini sangat berkaitan dengan perkantoran, dimana kegiatan administrasi merupakan input untuk seluruh kegiatan perkantoran. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 3
  4. 4. Kantor (Pengertian) Secara Etimologi Menurut Para Ahli Secara Umum Kantoor Office tempat atau ruang yang digunakan untuk aktivitas bekerja. • kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha.Moekijat • kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.Prajudi Atmosudirjo • balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.KBBI Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi apapun sebutannya. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 4
  5. 5. Manajemen Perkantoran 1. Pengertian Manajemen Perkantoran a. Menurut Para Ahli b. Secara Umum •perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Edwin Robinson dan William Leffingwell •perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. George R. Terry •seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.Millis Geoffrey •fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi. W.H. Evans Manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 5
  6. 6. 2. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran a. Aktivitas Kantor Perencanaan Kantor (Office Planning) •Perencanaan gedung •Tata suara •Kepegawaian •Tata warna •Tata ruang kantor •Ventilasi •Penerangan/cahaya •Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor •Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor •Anggaran (Budgeting) perkantoran Pengorganisasian Kantor (Office Organizing) •Meliputi : Pengelompokan orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan Pengawasan Kantor (Office Controling) •Kualitas pekerjaan kantor •Waktu pekerjaan kantor •Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor. •Biaya perkantoran •Alat perlengkapan dan perabotan kantor •Pelayanan kantor •Pengawasan dokumentasi. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 6
  7. 7. b. Sarana/Fasilitas Manajemen Perkantoran Pada awal pembahasan kita telah mengetahui pengertian kantor, disini yang dimaksud dengan perkantoran adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu c. Fungsi Manajemen Perkantoran Lokasi Gedung Peralatan Interior Mesin-mesin Kantor Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan Keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang matang dari kegiatan- kegiatan yang akan dikerjakan di masa yang akan datang, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan untuk mencapai tujuan yang dimaksud Keseluruhan proses pengelompoka n orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi yang dapat digerakkan seb agai suatu kesatuan dan kekuatan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Keseluruhan proses memberikan motif bekerja kepada para pegawai agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang telah ditentukan. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 7
  8. 8. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 8 Office Furniture Office Supplies
  9. 9. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 9 Interior Kantor
  10. 10. d. Tujuan Manajemen Perkantoran 1. •Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien. 2. •Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai. 3. •Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya juga memelihara persaingan. 4. •Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja. 5. •Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 10
  11. 11. e. Prinsip Manajemen Perkantoran  Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.  Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;  Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;  Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;  Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;  Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir.  Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;  Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;  Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 11
  12. 12. Pekerjaan Kantor a. Pengertian Menurut Para Ahli Secara Umum •pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan. George R. Terry •menekankan kepada warkat- warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari. William Leffingwell dan Edwin Robinson •menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan. Geoffrey Mills dan Oliver Standing F ord Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama atau pokok yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas,maupun pelayanan. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 12
  13. 13. b. Fungsi Pekerjaan Kantor c. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor d. Ciri-ciri Manajemen Perkantoran 1) Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. 2) Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan. Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan Bersifat Pelayanan Terbuka dan Luas Dilakukan Semua Pihak 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 13 Pelayanan Prima
  14. 14. Pelayanan Prima 1. Pada hakikatnya, pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang berupa produk barang atau jasa. 2. Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai suatu pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas. Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat. Kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai berikut: a. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses. b. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan. c. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis. d. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan pelanggan. e. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta fasilitas pendukung lainnya. f. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir, ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya. g. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu, fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain. 03/04/2015 RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS 2D 14
  15. 15. Sekretaris 1. Pengertian a. Secara Etimologi b. Menurut Para Ahli c. Secara Umum Secretum Secretarius Secretary Secretaries Rahasia M. Braum dan Ramon • Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan. Drs. The Liang Gie • Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi. Drs. Ig. Wursanto • Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya. Sekretaris diartikan sebagai seseorang yang bekerja di kantor atau instansi yang tugasnya sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan pimpinan. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 15
  16. 16. 2. Macam-macam Sekretaris Berdasarkan Ruang Lingkup dan Tanggung Jawab Sekretaris Eksekutif Sekretaris Pimpinan Sekretaris Pribadi Berdasarkan Kemampuan dan Pengalaman Kerja Sekretaris Senior Sekretaris Junior 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 16
  17. 17. 03/04/2015 RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS 2D 17 3. Tugas Sekretaris Tugas Rutin Tugas Khusus Menerima tamu Menerima telpon Filling (Kearsipan) Menyusun dan membuat jadwal pimpinan Mengelola petty cash Menyusun hasil rapat Mengkonsep surat perjanjian kerja sama Menyusun acara pertemuan Memanage perjalanan dinas pimpinan Mendampingi pimpinan Mewakili pimpinan Tugas Kreatif a. Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. c. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. d. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. e. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. f. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. g. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
  18. 18. 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 18 Menerima Tamu Filling Menyusun Hasil Rapat Menerima Telpon Mendampingi Pimpinan
  19. 19. 4. Tanggung Jawab Sekretaris a. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi dir sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. b. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian prioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. c. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. d. Tanggung jawab atas keberhasilan perusahaan. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan. e. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 19
  20. 20. 5. Peranan Sekretaris Adapun peranan sekretaris adalah sebagai berikut: a. Sekretaris sebagai duta. Peranan sekretaris dikatakan sebagai duta yaitu sekretaris sebagai wakil dari perusahaan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekretaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersebut. b. Sekretaris sebagai pintu gerbang. Peranan sekretaris dikatakan sebagai pintu gerbang karena fungsi sekretaris salah satunya adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan dimana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekretaris terlebih dahulu. c. Sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan. Di sini sekretaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahaan. Ia harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya; membuat ruangan menjadi seperti rumah sendiri sehingga terasa nyaman agar para tamu, relasi, karyawan dan pimpinan di perusahaan merasa betah. d. Sekretaris sebagai humas. Sekretaris sebagai penghubung antara perusahaan dengan lingkungan kerja, lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 20
  21. 21. 2D POLITEKNIK NEGERI MADIUN • http://luthfanhusna.blogspot.com/p/kantor-dan-pekerjaan-kantor.html “Kantor dan Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015 • http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran “Manajemen Administrasi Perkantoran”, 24 Februari 2015 • http://izudinjosep.blogspot.com/2013/10/manajemen-perkantoran.html “Pengertian Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015 • http://verhaalvandian.blogspot.com/2014/01/pengertian-kantor-dan-manajemen.html “Pengertian Kantor dan Manajemen Perkantoran”, 24 Februari 2015 • http://pekerjaankantor.blogspot.com/ “Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015 • http://monumenkata.blogspot.com/2014/10/pengertianfungsijenis-jenis-dan-ciri.html “Pengertian,Fungsi,Jenis dan Ciri-ciri Pekerjaan Kantor”, 24 Februari 2015 • http://paindol05.blogspot.com/2013/04/kesekretarisan-pengertian-administrasi.html “Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli”, 24 Februari 2015 • http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-kantor-ciri-dan-unsur.html “Pengertian Pekerjaan Kantor Ciri Peran Jenis dan Cara Mengerjakan Buku Kas”, 23 Februari 2015 • http://pengertianadalahdefinisi.blogspot.com/2013/08/pengertian-manajemen-perkantoran-fungsi.html “Pengertian Manajemen Perkantoran Fungsi Tujuan Sarana Fasilitas Kerja Perkantoran”, 24 Februari 2015 • http://www.organisasi.org/1970/01/manajemen-sekretaris-pengertian-tugas-fungsi-peran-syarat-tata-kerja-dll.html “Manajemen Sekretaris (Pengertian, Tugas, Fungsi, Peran, Syarat, Tata Kerja, Dll)”, 26 Februari 2015 • http://aboutsecretary.blogspot.com/2011/11/macam-macam-sekretaris.html “Macam-macam Sekretaris”, 26 Februari 2015 • http://derrykunardhiansyah.blogspot.com/2013/04/pengertian-sekretaris-dan.html “Sekretaris”, 26 Februari 2015 • http://ticatika.blogspot.com/ “Sekretaris Profesional”, 26 Februari 2015 • http://tiasulaksono.blogspot.com/2011/05/sekretaris-tugas-dan-tanggung-jawabnya.html “Sekretaris, Tugas, dan Tanggung Jawabnya”, 26 Februari 2015 • http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/tanggung-jawab-seorang-sekretaris.html “Tanggung Jawab Seorang Sekretaris”, 28 Februari 2015 • http://dewinuranisa.blogspot.com/2014/01/fungsi-dan-peranan-sekretaris.html “Fungsi dan Peranan Sekretaris”, 28 Februari 2015 03/04/2015RyanRaafiQurniawan-SekarwatiCiptoroso-ADBIS2D 21

×