workshop PTE

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2423 - Programme PTE
(Poste Travail Etat)
Accompagnement au changement
Séance de travail n°3
Restitution
David-Dufour 19/09/2018
Josselin Haller, Alain Afsary, Willi Studer
Direction générale des systèmes d'information et du numérique
Département des Infrastructures

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Déroulement de la journée
• Introduction par Willi Studer
• Retour par Paulo Marques Da Silva et Denis Aydin sur la première séance Kick‐off
DGT du 12/09, rappel des grandes lignes et présentation d'un PAQ, permettant
aux participants de poser librement leurs questions en direct.
• État des lieux par Alain Afsary du chantier "Communication" et "Contenu de
formation" en collaboration avec Yann Goy, afin d'exposé l'orientation et le travail
accompli.
• Willi Studer a organisé le groupe en 3 ateliers: Processus & objectifs, Formation &
tangibles, Communication & état d’esprit. Afin d’obtenir une meilleure dynamique
possible, les participants avaient le choix libre pour les groupes de travail. La
présentation se faisait devant Paulo Marques Da Silva et Denis Aydin dans un rôle
de représentants d’un client. Ce scénario permettait aux uns de sortir de leur rôle
attitré, et aux autres de se projeter vers un receveur de message le plus proche de
la réalité que possible.
• Chaque groupe a livré, et présenté, une fiche de suivi correspondant à l'axe de
travail choisi.
• En clôture de ce workshop, Paulo Marques Da Silva a remercié le groupe pour le
travail accompli, la participation active et la motivation dont chacun a fait preuve.

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Séquence de travail en groupe
Recenser l'existant, décrire l'objectif et poser les jalons
qui permettent de l'atteindre.
Présenter le travail du groupe à Paulo et Denis qui
jouent le rôle du client.
Axes de travail : Processus & objectifs
État d'esprit & communication
Formation & tangibles

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Fiche de suivi : Processus & objectifs
Décrire la situation/ le défi
– Processus élaboré par DGSIN et appliqué au pilote
DGT
– Travail de qualité
Décrire l’objectif (quantitatif, qualitatif)
– Disposer d’un processus V2 complété à appliquer aux
futurs déploiements
– Faciliter/optimiser le travail de chacun
– Amélioration de la documentation des postes de
travail non standard dans les référentiels de la DGSIN
– Volonté d’industraliser l’intégralité des applications et
éviter d’industrialiser les applications obsolètes
– Le projet PTE s’aligne avec les initiatives récurrentes
DGSIN (Software Asset Management, inventaires)
… vers l’objectif
Béatrice Guillaume
Philippe Barmettler (co resp.)
Yves Dell'Acqua (co resp.)
De la situation actuelle / du défi actuel

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Procédure
d’exploitation
post migration
Novembre 2018
Inventaire pack v1
Diffusion des documents de comm.
Octobre 2018
Coordination
Décrire la coordination necessaire avec
d’autres
– Qui coordonne la constitution de l’équipe
(avant kickoff) ?
– Parties prenantes à définir par le métier
– …
Prochaine étape/ jalon
Décrire l’implementation
– Mesures : définir la procédure d’exploitation
opérationnelle de SCCM post migration pour limiter
le nombre d’applications couteuses ou honéreuses
non utilisées (challenge d’une reinstallation 1 pour 1)
– Jalon 1 Inventaire – affiner le fichier pack v1 :
applications et postes spécifiques (scanner, droits
admin, logiciels hors catalogue, postes mutualisés) /
Timing : pourrait se faire avant le kickoff ?
– Clarifier la diffusion des éléments de communication
tout au long du processus : quoi quand par qui ?
Fiche de suivi : Processus & objectifs Béatrice Guillaume
Philippe Barmettler (co resp.)
Yves Dell'Acqua (co resp.)

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Vue d’ensemble des objectifs: Synthèse

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Fiche de suivi : État d'esprit & communication
Décrire la situation/ le défi
Etat d'esprit
– Impression de vivre dans le passé
– Volonté de changements (planning 2019)
– On fait rêver, on éveille la curiosité
– DGSIN, DOSI, Métier, …
Communication
– Ebauche du site de communication
Commun
– Aspect impersonnel
– Encore un peu trop de silot (exemple: SCD/OPE)
Décrire l’objectif (quantitatif, qualitatif)
Etat d'esprit
– Souhait de vivre dans le présent, voire dans le futur
– Le rêve doit devenir réalité, la curiosité doit se
matérialiser, devenir concrète: forum Super-U,
Ateliers, etc.
– Sophie, Cynthia, Alain, Alexandre
Communication
– Valider et présenter le site de communication au
Forum Super-U du 11 octobre 2018
– Point d'entrée unique, site en évolution avec la
contribution de tous
Commun
– Donner du sens, personnifier les acteurs du projet,
améliorer les contacts
– Plus de transversalité, volonté de transparence, cela
doit devenir un réflexe
De la situation actuelle / du défi actuel … vers l’objectif
Cynthia Calapez
Sophie Vergara-Meissner
Alain Afsary (resp.)
Alexandre Pindao

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Création de la communauté
Acteurs PTE
Novembre/ décembre 2018
Déploiement DGT
Début novembre 2018
Forum Super-U
11 octobre 2018
Site intranet
4 octobre 2018
Coordination
Décrire la coordination necessaire avec
d’autres
– Qui coordonne : Alain et équipe, les
représentants d'atelier, groupe de travail
"accompagnement au changement"
– Interfaces impliquées : Intranet, espaces
collaboratifs, ateliers
– Parties prenantes
– …
Prochaine étape/ jalon
Décrire l’implementation
– Communauté des acteurs PTE, échanges et retours
d'expériences
– Timing : T4 2018
– Jalons : Forum Super-U et mise en ligne du site de
communication, ateliers
– Contenus & objectifs : implication de tous
– Audience : Super-U et tous les collaborateurs
– Messagers
Fiche de suivi : État d'esprit & communication
Cynthia Calapez
Sophie Vergara-Meissner
Alain Afsary (resp.)
Alexandre Pindao
Industrialisation
Janvier 2019

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Fiche de suivi : Formation & tangibles
Décrire la situation/ le défi
– Formaliser un concept de communication entre les
différents outils/informations de support/formation
– Pouvoir communiquer sur un point d'entrée unique
– Capitaliser sur le centre de documentation Etat
– Développer des formations "Savoir faire" /
"Développement d'une compétence"
Décrire l’objectif (quantitatif, qualitatif)
– Formaliser le concept global de communication & faire
valider
– Faciliter l'accès aux pages DGSIN / PTE depuis le
portail Intranet
– Documenter dans le centre de documentation des
services standards DGSIN (Action PTE)
De la situation actuelle / du défi actuel … vers l’objectif
Gilles Barthelet
Yann Goy (resp.)
Bertrand Mercier
David Leibzig
Patrick Pache
Josselin Haller

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Financement
des développements
décidés par l’OPE
> 2019
Comité de gouvernance
OPE (LMS) pour PTE
Janvier 2019
Documentation fonctionnalités
Novembre 2018
Coordination
Décrire la coordination necessaire avec d’autres
– PTE + Gest. services > Doc
– PTE > Insertion espace Intranet Etat
– Remontée des besoins de formation
> ateliers
> Super/Hyper-U
> questionnaires satisfation J+1mois
> enquête large échelle
> feedback management
- Envisager un support local 2x/semaine entre midi et
deux support local ; stratégie de réalisation qui dépend
de chaque atelier (soit DGSIN, soit métier)
Prochaine étape/ jalon
Décrire l’implementation
– PTE documente les fonctionnalités dans le centre de
documentation (novembre 2018)
– L'OPE monte un comité de gouvernance du LMS qui
permette de définir les besoins en termes de
développement de compétences (janv. 2019)
– L'OPE finance le développement des formations
décidées par la gouvernance (si il y en a) > 2019
Fiche de suivi : Formation & tangibles
Gilles Barthelet
Yann Goy (resp.)
Bertrand Mercier
David Leibzig
Patrick Pache
Josselin Haller

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Intranet Etat / Pages DGSIN
Pages DGSIN / pages projets
Organisation matériel de support/formation
11
Centre de documentation
utilisateur
Documentation Editeurs sur
Internet
Pages DGSIN / pages PTE
MISEFI E‐démarches
Pages obtenir de l'aide
Pages description missions
Catalogue de services DGSIN (site
intranet)
Guide
Documentations
FAQ
DGSIN Etat
major
DGSIN Gest.
Service
DGSIN Gest.
Service
Présentation
Planning
Avoir de l'aide
Info nouveaux
services ou
changements
Wiki
Super‐U
Learning Management
System (LMS)
Webinaire
Auto‐formation
Développer ses compétences
Infos news
projet
Consulter le catalogue des services
Infos nouvelles
formations
DGSIN +
OPE
DGSIN
Projet PTE
Point d'entrée unique
Feedback
utilisateurs
Feedback
ateliers
Feedback
collaborateurs /
communautés
Formation
présentielle

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Prochaines étapes
‐ Restitution du matériel de la 3ème séance de travail
‐ Organisation d‘un appel de suivi organisé par Josselin avec les responsables des
3 groupes à fin octobre, et à fin novembre (conférence téléphonique ou séance
en présentiel)
‐ Retour d‘expérience et bilan au sujet de l‘Accompagnement du changement &
Formation suite au pilote DGT (à planifier avec P. Verhoeven et P. Pache)
‐ Planification de la mise à disposition en continue des outils de
l‘Accompagnement du changement & Formation et des ressources éventuelles
pour les ateliers départementaux

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Organisation
SPONSOR
Claude Minetto
MANDANT
Marc Vachoux
Coordination
Josselin Haller
Formation & tangibles
Gilles Barthelet
Yann Goy (resp.)
Bertrand Mercier
David Leibzig
Patrick Pache
Josselin Haller
État d'esprit &
communication
Alain Afsary (resp.)
Sophie Vergara-Meissner
Cynthia Calapez
Alexandre Pindao
Processus & objectifs
Yves Dell'Acqua (resp.)
Philippe Barmettler (resp.)
Béatrice Guillaume
Sylvain Castellani
RESPONSABLE
PROGRAMME
Paulo Marques Da Silva
COPIL
Marc Vachoux
Claude Minetto
Paulo Marques Da Silva
Sandra Carles
Jean-Luc Corsini
Jean-Paul Belgeri
Paul Schaer

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MERCI POUR VOTRE PRECIEUSE
COLLABORATION
Direction générale des systèmes d'information et du numérique
Département des Infrastructures