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進化するキントーンは奇跡を起こす

kintone AWARD 2021 愛媛バス株式会社 森川 由貴 氏

1 of 45
進化するキントーンは
奇跡を起こす✨
500万円経費削減
今期!
2013年
2021年
クレームの嵐
バス22台の受注管理
ノート6冊で!
読めます??

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進化するキントーンは奇跡を起こす

Editor's Notes

  1. 愛媛からやってまいりました。愛媛バスです。 アナログ集団の愛媛バスが今、ここに立てていることに心より感謝いたします。 今日は進化するキントーンが起こした奇跡をぜひ皆様にお伝えしたいと思います。 まず奇跡の一つ目、
  2. 今期、500万の経費削減が叶いました。 コロナで2年、悲惨な旅行業界にいる愛媛バスにとって、ありがたい数字です。
  3. それでは以前の会社を知るため 私が入社した8年前にさかのぼってみましょう! ➡2013年の愛媛バス事務所にレッツGO!!
  4. うわーーすごい嵐です。 大量の紙の中から必要な資料を探しています。電話は保留のまま。 結局資料は見つからず、電話は折り返すことに。 担当者がいないと何もわからないのに、電話かけても出ない。 どこに行ったかもわからない。次次電話が鳴っています。 協力がなく大変そうです。 結局伝言メモを机の上において不安ですがいったん終了。 ➡全て見事なアナログ管理です。 これではクレームが出るのも当然です そんなアナログ管理を一部ご紹介します。
  5. これ何かわかりますか??? ノートです ➡このノート6冊で、バス22台の1年間の受注管理をしていました。 社員は事務、営業、乗務員、約30名が日々これを見ます! ちょっと抜粋してみましょう
  6. ・・・・・・・・・・ ➡読めます?? 公休以外読めない、右上の青字は発表会、忘年会って書いてます! 他はもう読みたくない。 会社は意を決しアナログからの脱却を図りました!!
  7. 2018年ご縁をいただき営業と事務にキントーン導入を決定。 今の業務をそのままアプリにしちゃいました。
  8. いざ導入 ➡しかし、壁がバーーーんと大きく立ちはだかりました。 社員のすごい抵抗。 これ以上仕事増やすの?? 売り上げになんないことやらすの?!って。 まあ、そう思ったのも仕方ない、 今の業務そのままアプリにしちゃったからなんです
  9. まずは業務改善だー。ということで
  10. 今の業務を→→→→→→→➡ こんな汚い字でかきだした、アナログな社長と私。 でも現状を俯瞰してみられるようになりました 。
  11. そして新業務体制を ➡キントーンもいれて図式化。
  12. アプリの構成 ➡OK。 さあ完璧、次こそ導入です!
  13. ➡ところが・・・・ また壁です↓  社員は、言われたら、します。っていう状態でした。 抵抗はなくてもこの状態では人は変わらないんです でも、変化しない会社に発展はないんです!!
  14. そこでみんなを巻き込み、社員主体で進めることにしました。 勇気いりましたがキントーン導入を白紙に戻しました。 会社の目的は二つ、 ペーパーレス化と クレームをなくすための情報共有。 だからキントーンにこだわるのをやめました。
  15. そこで始まった問題解決会議 まだ顔は固いです。
  16. 今の愛媛バスが未来どうなっていきたいか営業と事務メンバーで考えました。 自分以外の人がどんな仕事をしてるのかも、理解し、情報共有しました。
  17. 真剣みでてます。 議論白熱
  18. 良いことも悪いことも全部見える化していきました。
  19. 問題点を、分類し、まとめ、 ➡解決にむけ目標を作りました。
  20. 目標は、相手を想う情報共有。 これならクレームはなくなり、みんな笑顔になるはず
  21. さらなる問題解決へ向け、 若手メンバーのプロジェクト発動です。
  22. メンバー沢山話し合いました。 そして ➡行きついた答えは 組織風土、ルール、ツールがないために今の問題が起こっているということでした ツールはもちろんキントーン、彼らが選びました!!!
  23. 嵐の事務所から約6年。導入まで長かった。 でも、独自の文化が育ち変わりにくい昔ながらの会社ほど 導入前を丁寧に向き合えば、あとは絶対うまくいく。 IT苦手な私が設計者になれるほど キントーンは分かり易く、サポート体制もばっちりなので、 なぜキントーンを入れるのかさえしっかり共有すれば絶対何とかなります!! ➡愛媛バスやっとキントーン導入完了です。
  24. しかし、3つめの壁。この壁は手ごわかった。 それまで仕事は個人プレーでしたから自由な営業マン。 ➡良くも悪くも自由すぎる文化が定着してました。 マイルールでキントーン入力も自由。 その上、今まで一人で仕事して感覚だから、 今更何を情報共有すればいいかわからない。 無法地帯にキントーンプロジェクトメンバー悩みました。 どう乗り越えていったのでしょう
  25. 机の上へ無造作に置かれていく 汚い字の伝言メモ ➡禁止令を発動です。 目に見えてわかる行動を禁止し、 全てキントーンからお願いします。 分かり易いルールです!
  26. そこで物は試し、初アプリは、 殴り書きメモをイメージし、 メモ帳のように好きに書ける問い合わせアプリ。 だらだら書く人もいるので、件名だけつけてもらいます。 自分用メモにも使えます。 伝言メモを相手に出すときは要処理にチェックを付けて その人へにコメントも送ります
  27. 紙と違って、伝言メモがコメント付きで 画面上に見えるとなかなか無視できません!! ルールは2つのみ ・要処理チェック付き自分のレコードは、必ず処理! ➡・終われば要処理☑を外す アプリ開くとすぐ、自分が担当の要処理一覧が出てくる設計にしているので、 一覧がゼロになるようお願いしました。 すると変化が。 ・ほったらかしメモが無くなった ・自分以外のメモを見る そのうちに、・他の人の仕事が見えてきた ・ありがとうが増えてきた 小さな変化ですが、一人で頑張っていた状態から、 みんなで協力する環境へと変化していったんです。 それでも、この3つ目の壁は組織風土によって起きているため、 そうそう変わりません。
  28. そこで、教育をおこないました。 ここでの教育は、使い方ではなく、 相手を想う情報共有をするためにはどうしたらいい??? と問い続けることでした。 この教育を行いながらさらにPDCAを回すことで壁を超えていきました。
  29. まず➡使いたくなる道具を作り、 ➡分かり易いルールで運用し、 教育をし続け定着をさせる。 8割の人がルールを定着できたら ➡新たな文化構築完了、次のアプリの連動です。 ➡このサイクルを回すことでキントーンはどんどん進化し、会社は発展 ➡運用はスムーズになり人はどんどん成長していきました。 また、ライトコースで設計を頑張ったことが良い変化につながったと思っています。
  30. IT苦手だから、次は、コロナで費用削減のため、うちはライトコースを使い倒してます。 やっぱり設計上行きつく技術的な壁、出てきます。 スタンダードにすれば解決するのに、、最初は思いました。 でも、腹をくくって、ライトコースでやります。そうみんなにも言い続けていると キントーンにできないことは、私たちが工夫します!やり方を変えましょう!仕事の順番を入れ替えましょう! こうして本当の業務改善がおこり、 ➡見る見るうちに使いやすいシステムに進化していきました。 ライトコースの基本機能は発想の転換ですごく便利になります。 前向きなプロジェクトチームの姿を見て、営業事務みんなも個人プレーからチームプレーへ、 ➡新しい文化が生まれました。 すると仕事の流れ全体をキントーンにのせることができ始めました。
  31. 仕事の入り口から出口までしっかり載せた ➡案件管理アプリのご紹介です。ご覧ください 入力項目、約400、長い。 スクロールに10秒はかかります。 でも既存のシステムと利用目的がだぶるくらいしっかり作れちゃった。 そこで既存システム解約しちゃいました。 すると冒頭に述べた約500万の更新費が削減できたんです。 ただ、長いアプリは使いにくい。ライトコースタブ管理できない、 でも、グループ機能を使うことによってこんなに短いアプリに見せています。
  32. ➡3秒です。 さらに、アプリ構成を時系列で並べかえ、 理解しやすくしたり、 入力必須項目を上にし、 入力しやすくしたり、、 並び方だけで入力ミスや手間を大幅に減らし・・・
  33. カレンダー表示にして、検索の問題も解決しました。
  34. これだけのアプリ、さすがにすぐはできません。 最初は未完成アプリでした。 出てくる設計の問題は コメントで補足することをルール化し、➡大きく運用しました!! そして、使いながらの大幅、設計変更、 問題ありません。
  35. 理由は、 みんなが書いたコメントや通知、 毎日500件以上を分析して、 変更をしていたからなんです。 分析で、必要なフィールドの種類を正しく決定できます。 連動先のマスタや紐づける別アプリの設計まで見えてきました。。 こんな風に一生懸命キントーンに向き合っているさなか
  36. コロナです。この時には、社員も会社も新しい文化へ大きくシフトしていました。 この2年踏ん張れたのもキントーンと歩んだの宝の経験があったからです。 職人気質の乗務員も変化し、 キントーンを使う部署、使わない部署に関わらず すべての社員から、新しい企画が30以上生み出されました。
  37. Kintoneを使っていない乗務員さんからも情報共有が生まれました。
  38. その方法は紙ベース
  39. 手間を惜しまず紙をキントーンに画像で取り込み、 ダウンロード無しで見れるようにしました。 ➡重要な情報はマスタへ登録し活用。 アナログ文化を急に変えず、融合させることで、 キントーン使う部署使わない部署関係なく全体としてうまくまとまっていきます
  40. コメントは最強のコミュニケーションツールです なんとおめでとうの嵐がおこりました ➡仕事の獲得を ➡喜びあっています。 リアルなコミュニケーションも部署なんて関係なく活発化していきました。
  41. そして最近出来上がった乗務員さんデザインのこのちょっとダサいベスト。 会社全体の一体感本当にうれしかったです!
  42. 8年分一気にお伝えしたのでまとめます。 アナログで昔ながらの会社でも大丈夫!使えます ライトコースすごいんです。まず小さく始めてみてください。 きっと業務改善までできちゃいます うちでは経費削減が叶いました キントーンの進化とともに 人はどんどんチームになり、会社は発展します 良い未来、引き寄せちゃうんです。キントーン
  43. この夏、交通安全教室を成功させ、SDGSへの取り組みができる会社になりました。
  44. コロナで売り上げないのは仕方ない? そんなこと言ってたら未来は作れません。 旅行気分を味わえる物品販売始めました。 企業価値を見出し、 自分たちにできることを一つずつ達成していけるようになったのは みんなでキントーンと本気で向き合った経験があったからなんです。 キントーン効果は無限大です、皆様の会社でもキントーンで素晴らしい未来が創られることを祈っています
  45. 愛媛のおいしいもの、セレクト販売始めました。円滑なコミュニケーションのおともにいかがですか?? 本日は本当にありがとうございました。