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ARXivar per C.A.D.F - gestione documentale per il settore utility

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C.A.D.F Spa, azienda che si occupa della gestione associata dell'intero ciclo di raccolta, depurazione, potabilizzazione e distribuzione dell'acqua, aveva esigenza di snellire il flusso documentale in entrata, in uscita e interno, al fine di migliorare il servizio verso i propri Utenti.
Ciò è stato possibile grazie all'utilizzo di ARXivar.

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ARXivar per C.A.D.F - gestione documentale per il settore utility

  1. 1. Una nostra storia di successo
  2. 2. L’azienda CADF SPA L'Azienda C.A.D.F. S.p.a. è nata nel 2001 dalla trasformazione del Consorzio Acque Delta Ferrarese. Le finalità di C.A.D.F. consistono nella gestione associata dell'intero ciclo di raccolta, depurazione, potabilizzazione e distribuzione dell'acqua con i seguenti principali obiettivi:  Superare le condizioni di diseguaglianza nella fruizione dei servizi da parte degli Utenti  Attuare la gestione unitaria delle risorse idriche con il massimo riguardo verso risultati qualitativi ed economici  Pianificazione economica e territoriale integrata e standard di gestione del servizio per agevolare gli interventi di riequilibrio e di tutela ambientale.
  3. 3. L’azienda 30milioni€ Fatturato 2016 69.000Utenze attive 9.500.000m3 consumo acqua 2016 7.000.000m3 fognatura 2016 1.000litri/sec di acqua trattata/potabile potenzialità complessiva degli impianti 2.200km rete idrica gestita 146 addetti
  4. 4. Snellire il flusso documentale in entrata, in uscita e interno, al fine di migliorare il servizio verso i propri Utenti, soprattutto in termini di diminuzione dei tempi di gestione delle pratiche. Tali processi, coordinati soprattutto dall’Ufficio Protocollo, risultavano appesantiti dalla modalità di archiviazione documentale, rendendo la ricerca della documentazione dei diversi Clienti, spesso lenta e macchinosa.  Protocollo in entrata, in uscita e interno  Gestione documentazione utenza  Determine e Progetti esecutivi  Pareri e certificazioni di conformità, a richiedenti autorizzazioni  Analisi delle tempistiche di gestione delle procedure per i cittadini e le aziende  Fatturazione e conservazione elettronica L’esigenza
  5. 5. La soluzione
  6. 6.  Tutti i documenti che arrivano (posta cartacea o email) vengono trasmessi all’Ufficio Protocollo, che provvede l’archiviazione elettronica.  L’indirizzo di PEC viene monitorato e tutte le mail vengono automaticamente trasformate in PDF con i propri allegati e inviati all’Uff. Protocollo.  Assegnatagli la tipologia, ogni documento viene smistato verso gli uffici che lo avranno in gestione e tutti gli Utenti a cui è destinato devono dare conferma di averne presa visione.  L’inoltro agli uffici e la gestione di qualsiasi documento è monitorabile e verificabile in qualsiasi momento da parte dell’Uff. Protocollo. Protocolli interni ed esterni in qualsiasi formato Protocolli
  7. 7. Assistenza La ricerca rapida in «modalità Google» permette di trovare tutte le informazioni e i documenti archiviati per un determinato Cliente (Azienda / Utente) nel giro di pochi secondi. Tale funzionalità permette all’Assistenza di fornire un servizio molto più veloce all’Utente che richiede verifiche sulla propria documentazione. I protocolli interni o in uscita sono inoltrati dai diversi uffici all’Ufficio Protocollo che procede alla loro classificazione. Dopo la protocollazione il documento viene automaticamente inoltrato al destinatario previsto. Ricerca materiale utenti
  8. 8. Pareri e Certificazioni Ufficio Tecnico  I documenti relativi a richiesta di Pareri o Certificazioni per impianti domestici o industriali sono archiviati e protocollati.  In seguito sono inoltrati all’ufficio preposto che invia eventuali richieste di documentazione integrativa o formula pareri, mediante modelli predefiniti. Vengono gestiti anche il «Silenzio Assenso» e la «Fine Lavori».  La digitalizzazione di tutti i processi e le procedure che riguardano i cittadini e le imprese permettono a CADF di misurare puntualmente le tempistiche di evasione delle richieste, in conformità alle norme di trasparenza.
  9. 9. Ufficio Tecnico Determine e Progetti esecutivi  L’ufficio preposto crea un progetto esecutivo  Questo viene automaticamente inoltrato agli utenti che devono verificarne la congruenza con gli obiettivi definiti.  Dopo la conferma, si crea una proposta di determina inoltrata agli utenti che devono confermarne regolarità tecnica, amministrativa e giuridica.  La determina confermata viene firmata digitalmente.  In ogni momento è possibile tracciare il punto del processo in cui il documento è bloccato ed individuare eventuali colli di bottiglia che rallentano l’avanzamento della pratica.
  10. 10. Processo Consegna AutovetturaAmministrazione Fatturazione Elettronica PA CADF emette fatture elettroniche che poi vengono inviate alla PA tramite il servizio IX FE di ARXivar. In ARXivar vengono poi tracciati tutti gli esiti dell’invio. Il portale di Fatturazione Elettronica permette la Conservazione a norma automatica di tutte le fatture inviate.
  11. 11. Gare e Appalti Archiviazione puntale PEC I documenti, che arrivano all’indirizzo di posta elettronica certificata di Gare e Appalti, vengono automaticamente scaricati e trasmessi all’ufficio preposto. In questo modo le tempistiche di gestione dei documenti ricevuti sono velocizzate e non c’è rischio di perdere nessun documento inviato dai diversi candidati alle gare.
  12. 12. • Gestione digitale all’avanguardia e in linea con gli obiettivi dell’Agenda Digitale • Implementazione della piattaforma Arxivar: uno strumento innovativo di gestione dei processi aziendali, abilitante alla completa digitalizzazione dei flussi informativi in azienda • Miglioramento della qualità dei servizi agli Utenti, in termini di velocità, di risposta alle richieste e di chiusura degli iter autorizzativi • Autonomia di gestione e manutenzione della soluzione, da parte dei Key User aziendali • Fruibilità della piattaforma da parte di tutti i dipendenti che hanno seguito un percorso formativo comune • Riduzione dei costi di gestione e stampa dei tradizionali archivi cartacei I vantaggi
  13. 13. La parola al Cliente «In un contesto in cui i cittadini e le imprese si aspettano un servizio efficiente e molto rapido, le competenze tecniche devono essere supportate da adeguati strumenti organizzativi. Abbiamo quindi avviato il nostro percorso di digitalizzazione per migliorare continuamente le performance, operando in linea con le direttive dell’Agenda Digitale. L’introduzione di ARXivar ci ha permesso, fin da subito, di ridurre i tempi di risposta rispetto a tutte le richieste. Non consideriamo certamente questo un punto di arrivo, ma il primo passo della nostra trasformazione digitale». Marco Piva Responsabile IT - CADF SpA

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