Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Časté chyby  při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné  úpravy spisového řádu

14 views

Published on

prezentace ze semináře "Časté chyby  při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné  úpravy spisového řádu"

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Časté chyby  při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné  úpravy spisového řádu

  1. 1. Časté chyby při výkonu spisové služby Stanislav Fiala Praha, 14. 11. 2017
  2. 2. Základní legislativa Spisové služby  Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě  Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby,  Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (VMV čá. 57/2017)  Zákon 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a aut. konverzi dokumentů  Zákon 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro el. transakce  Zákon č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci  Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů
  3. 3. eIDAS, NSESS, GDPR Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014, o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o rušení směrnice 1999/93/ES http://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/?uri=CELEX%3A32014R0910 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) http://eur-lex.europa.eu/legal-content/CS/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679
  4. 4. eIDAS  elektronická identifikace  elektronický podpis  elektronická Pečeť  elektronická časová razítka
  5. 5. Dopady eIDAS  Vyhotovovat dokumenty v PDF/A 2 nebo 3.  Dokument elektronicky podepsat/pečetit.  Připojit elektronické časové razítko.  Přijímat a vyřizovat digitální dokumenty.
  6. 6. NSESSS  Technická norma  Prováděcí právní předpis zákona  Verze 3, 2012  2017 ,částka 64/2012, 765 požadavků  Verze 4, 2017  20XX ,částka 57/2017, 393 požadavků  Přečíslování požadavků  Odstranění doporučených požadavků  Terminologie  Schéma XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat  Schéma XML pro export a import transakčního protokolu Příjem dokumentů Označování dokumentů Evidence dokumentů Rozdělování a oběh dokumentů Vyřizování dokumentů Vyhotovování dokumentů Podepisování dokumentů Odesílání dokumentů Ukládání dokumentů Vyřazování dokumentů
  7. 7. Dopady NSESS  Seznámit se s novelou.  Analyzovat jaká rozhraní jsou využívána  Zajistit soulad ISSD s novelou.  Implementovat upravené ISSD.  Revidovat spisový řád.  Upravit dokumentaci eSSL.
  8. 8.  Organizační oblast (Zákonnost, korektnost a transparentnost)  Technická oblast (řízení přístupových práv, logování, atp.)  Personální oblast GDPR
  9. 9. Dopady GDPR  Revidovat a pravidelně přezkoumávat interní normy.  Přezkoumávat smlouvy.  Řešit rozhraní eSSL na ISSD.  Řídit přístupová práva a logovat přístupy.  Vyřazovat dokumenty a spisy.  Zničit vyřazené dokumenty a metadata.
  10. 10. 31.12.201825.5.2018 Zákon o OOÚ 101/2000 Sb. Přechodné období GDPR NIA Přechodné období eIDAS Od 4.7.2018 soulad eSSL s NSESSS v.3 eFaktura (ISDOC) eIdentifikace od 1.7.2020 pouze NIA 2019/2020 příjem eFaktury dle EU eIDAS, GDPR 28.9.201831.7.2018 Účinnost GDPR Účinnost eIDAS Úplné elektronické podání Od 29.9.2018 akceptace eID Deutschland
  11. 11.  Spisová služba - zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.  Dokument - každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena. Spisová služba
  12. 12. Základní blokové schéma Archivní portál Centrálníspisovna Podatelna Spisovna Národní digitální archiv Základní evidence dokumentů Samostatná evidence dokumentů Samostatná evidence dokumentů SIP SIP
  13. 13. Povinnosti původce  Spisový řád, Spisový a skartační plán – zákon 499/2004 Sb., § 66 • určení původci vydají spisový řád, • součástí spisového řádu je spisový a skartační plán.  Výkon spisové služby • soubor metodických a organizačních opatření, • musí být jednotný, vymahatelný a kontrolovatelný, • součinnost s dalšími interními předpisy.  Základy péče o digitální dokumenty – zákon 499/2004 Sb., §3, (4) • věrohodnost původu dokumentu, • neporušitelnost obsahu dokumentu, • čitelnost dokumentu, • tvorba a správa metadat k dokumentu, • připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.
  14. 14. Spisový řád  Příjem dokumentů.  Správa datové schránky.  Označování dokumentů a konverze.  Evidence dokumentů a číslo jednací.  Tvorba spisu.  Oběh dokumentů a spisů.  Vyřizování dokumentů a spisů, spisový znak.  Vyhotovování a vzhled dokumentů.  Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek.  Vypravení (odesílání) dokumentů.  Ukládání dokumentů a spisů.  Vyřazování dokumentů a spisů, skartační řízení.  Spisová rozluka.  Vedení spisové služby v mimořádných situacích.  Řízení a kontrola.
  15. 15.  Právní podklad … je zpracováván na základě § 66 zákona č. 499/2004 Sb., vyhlášky č. 259/2012 Sb. … … výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů…  Rozsah … stanovuje základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení  Závaznost … je závazný pro … sankce při nedodržování  Odpovědnost … za vedení spisové služby úřadu je odpovědný  Základní pojmy, zkratky Preambule spisového řádu
  16. 16.  Zveřejnění informací o podatelně • podatelna, adresa podatelny, • přijímané formáty, • způsoby doručení, nosiče, • odmítnutí zásilky, potvrzení příjmu.  U datové zprávy podatelna zjišťuje …  Dokument dostupný podatelně, e-podpis.  Příjem mimo podatelnu.  Správa datové schránky, zodpovědnost, změna pracovníků … Příjem dokumentů, správa datové schránky
  17. 17.  Označování A/D dokumentů jednoznačným identifikátorem.  Zpracování A/D dokumentu.  Výstupní datový formát – kontrola, převedení.  Elektronický podpis a časové razítko.  Převedení A->D, D->D (elektronická SSL), D->A (listinná SSL). Označování dokumentů a převedení
  18. 18.  Evidence dokumentů • Základní evidenční údaje SSL. • Definice čísla jednacího způsob použití. • Samostatné evidence. • Přechod dokumentu mezi evidencemi.  Tvorba spisu • Tvorba spisu spojováním dokumentů / sběrným archem. • Spisová značka – struktura, použití. • Obsah spisu – soupis vložených dokumentů, pořadí. • Spisový znak spisu, skartační znak a lhůta. Evidence dokumentů, tvorba spisu
  19. 19.  Pravomoc a odpovědnost určení.  Redistribuce přes podatelnu / přímo.  Rozdíly v předávání A/D.  Historie dokumentu / spisu.  Avízo termínů a nečinnosti. Oběh dokumentů a spisů
  20. 20.  Odpovědnost za vyřízení.  Způsoby vyřízení.  Vyřizující dokument.  Spisový znak, skartační znak a lhůta.  Kompletace a uzavření spisu.  Příprava k uložení A/D/H spisy.  Organizační a personální změny. Vyřizování dokumentů a spisů
  21. 21.  Jednotný vzhled, struktura a formát dokumentu.  Grafický manuál.  Užití šablon dokumentů.  Podepisování dokumentů  Podpisová práva A/D.  Náležitosti podpisů.  Evidence certifikátů.  Náležitosti razítek, evidence.  Personální změny.  Ztráta razítka, zneužití e-podpisu. Vyhotovování a podepisování
  22. 22.  Způsob odeslání stanoví referent.  Přípravu a kompletaci zásilek zajistí referent.  Odeslání ze samostatné evidence.  Vypravení zajišťuje výpravna.  Protokoly pro poštu, kurýry atp.  Sledování dodejek. Odesílání a vypravení
  23. 23.  Ukládání krátkodobé (na odboru), pravidla a omezení.  Ukládání střednědobé (spisovna), pravidla, termíny …  Spisovny A/D, útvarové, specializované, centrální …  Procedura předání do spisovny, kontrola úplnosti spisu.  Způsob evidence uložených dokumentů.  Spisovny musí zajistit udržení autenticity a čitelnosti dokumentů.  Zodpovědnosti v přístupu k dokumentům, výpůjčky A/D. Ukládání dokumentů a spisů
  24. 24.  Detailní popis procesu Skartačního řízení, zodpovědnosti.  Dokumenty A-V-S s uplynulými skartačními lhůtami.  Tvorba SIP balíčků pro dokumenty.  Vytvoření skartačního návrhu, předat archivu.  Odborná archivní prohlídka.  Přejímka a řízené zničení dokumentů. Žádné dokumenty nesmí být zničeny bez řádného skartačního řízení !!! Vyřazování dokumentů, skartační řízení
  25. 25.  Plán spisové rozluky.  Definice zodpovědností na celý proces spisové rozluky.  Realizace spisové rozluky.  Hodnocení spisové rozluky.  Náhradní evidence.  Způsob přechodu na normální stav.  Definice zodpovědností na řízení v mimořádné situaci. Spisová rozluka, mimořádné situace
  26. 26.  Definice řízení a zodpovědností výkonu spisové služby  Zodpovědnost za oblasti - organizační, metodická, technická, personální.  Zodpovědnost výkonná - celý úřad, útvary, podatelna, spisovna…  Zodpovědnost za průběžnou kontrolu  Vymahatelnost a sankce Řízení a kontrola
  27. 27.  Spisová služba by měla být základním nástrojem pro zajištění kontinuity administrativních úkonů a transparentního úřadování.  Přistupovat k eSSl, jako ke klíčovému informačnímu systému, který se dotýká všech činností původce.  V rámci organizační struktury původce pevně stanovit odpovědnost za výkon spisové služby.  Při povaze této agendy je logické, že nadřízený pracovníků spisové služby nemusí být vždy vyškolen v administrativní práci, v důsledku čehož pak může dojít k podcenění významu řádného výkonu spisové služby a smyslu uchovávání dokumentů. Závěrečné shrnutí
  28. 28.  Vedení původců by mělo věnovat více pozornosti organizačnímu začlenění a kompetencím útvarů odpovědných za výkon spisové služby a s tím souvisejícímu odpovědnému výběru kompetentních pracovníků.  Národní archiv doporučuje takové organizační začlenění, které umožní pracovníkům spisové služby co nejefektivnější ovlivňování jejího výkonu. http://digi.nacr.cz/wp-content/uploads/2015/11/2_Soucasny_stav_SSl_a_kontrola_353kB.pdf Závěrečné shrnutí
  29. 29. Literatura Autoři: Miroslav Kunt, Tomáš Lechner Formát: 145x205 Vazba: brožovaná ISBN: 978-80-7502-233-2 EAN: 9788075022332 Vydáno: říjen 2017 Rozsah: 384 stran
  30. 30. DĚKUJI ZA POZORNOST. STANISLAV FIALA. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)

×