Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Příprava dokumentů pro uložení a realizaci skartačního řízení

9 views

Published on

prezentace ze semináře "Příprava dokumentů pro uložení a realizaci skartačního řízení"

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Příprava dokumentů pro uložení a realizaci skartačního řízení

  1. 1. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI Stanislav Fiala Praha, 21. 9. 2017
  2. 2. 2Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz Obsah • Příprava na skartační řízení • Průběh skartačního řízení • Změny pro zlepšení • Diskuze
  3. 3. Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 57 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 57/2017) Legislativa
  4. 4. V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií. Legislativa
  5. 5. 5 31.7.20121.7.2009 - Spisová služba vedená v listinné podobě - Podací deník - Analogové dokumenty - Spisová služba vedená v elektronické podobě - Základní evidenční pomůcka = ESSL - Analogové dokumenty - Digitální dokumenty (nemusí být soulad §23) - Národní standard pro ESSL (nemusí být soulad) - Spisová služba vedená v elektronické podobě - Soulad s NSESSS - Digitální dokumenty v ve V.D.F. (§23) - Metadata dokumentu Legislativa
  6. 6. 6 31.7.2012 Příloha 1 k čj. NA 1198-1/05-2015
  7. 7. • kontrola formátů dokumentu • kontrola metadat dokumentu – Nutných pro splnění zákona, vyhlášky – Nutných pro tvorbu SIP • ESSS v souladu s NSESS – Vytvoření SIP dle přílohy č.2 – Načtení přílohy č.4 7 Co je cílem Původce XML SIP
  8. 8. Změna datového formátu • Jediná legislativní možnost • Vlastní omezení vstupních formátů • Nutné licence migračních nástrojů • Nutné zabezpečovací prvky 8 Z.D.F ee e
  9. 9. Změna datového formátu 9 SPIS a e e e e e A5,U S3,U S3,U S3 Původce Dokumenty ve výstupním datovém formátu (V.D.F)
  10. 10. Konverze, změna převedení 10 Konverze z m.ú. a Podpis e a Podpis a Podpis e e Převedení e a Podpis e e Z.D.F ee e
  11. 11. Kontrola metadat • Legislativní nutnost původce • Základ autenticity • Hromadné doplnění není vždy možné • Povinnosti bez rozdílu A, V, S 11
  12. 12. Kontrola metadat a formátů 12 SPIS e e a e A5,U S3,U S3,U S3 Původce Kontrola a doplnění chybějících metadat - datum doruč. - odesilatel - věc, značka - schvalovatel - zpracovatel - skartační znak - ověření podpisu - Pooba dokumentu - HASH …..
  13. 13. Kontrola • Při vyřízení • Při uzavření • Při příjmu do spisovny • Při přípravě skartačního návrhu • Při realizaci skartačního řízení 13
  14. 14. 14Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz e SIP e e Metadata + Dokumenty (V.D.F) Příloha č.2 a 4 NSESS XML -vybrané za archiválie -určené ke zničení -vyřazené ze skartačního řízení -…….. SPIS a e e A5,U S3,U S3,U S3 e S3,U S3,U e S3,U
  15. 15. Jak ověřit? http://digi.nacr.cz/validatorPDF/ 15 http://digi.nacr.cz:8080/ValidatorSip • informační výsledek • možná diskuse, pokud validátor použitý původcem dává rozdílný výsledek • validuje se shoda se schématem • ověřují se i některé údaje uvedené v SIP • možná diskuse nad výsledky • informační výsledek
  16. 16. 16 Jak ověřit?
  17. 17. 17Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz Obsah • Příprava na skartační řízení • Průběh skartačního řízení • Změny pro zlepšení • Diskuze
  18. 18. E-skartace 18 Původce Archivář www
  19. 19. 19 • archivář nahraje obdržené SIP do aplikace • SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty) • komponenty mohou být v nevýstupních formátech (nedoporučujeme) • v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí • výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSESSS zašle původci jako přílohu protokolu o výběru E-skartace
  20. 20. 20 Původce Archivář XML Metadata ERMS - vybrané za archiválie - určené ke zničení - vyřazené ze skartačního řízení E-skartace www
  21. 21. 21 • původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupním formátu • SIP předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem (off-line, sftp na dohodnutou adresu) E-skartace
  22. 22. 22 Původce Archivář E-skartace www
  23. 23. 23 • Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA • Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty: - identifikátor archivu - identifikátor fondu - identifikátor původce E-skartace
  24. 24. 24 • NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě potřeby provede konverzi (původní formát zůstává zachován) a SIP uloží • Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4 NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu E-skartace
  25. 25. 25 • Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či dokument • vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím příslušného archivu E-skartace
  26. 26. 26 Původce Archivář XML Metadata ERMS - ID NDA - zničení replik dokumentů - zničení nepotřebných metadat E-skartace www
  27. 27. 27 • Pro původce končí smazáním komponent a metadat • Skartační protokol je nový doručený dokument • Skartační řízení – dokumenty ZEP, SEP (eSSL, ISSD) • Skartační řízení – základ ochrany osobních údajů E-skartace
  28. 28. 28 E-skartace
  29. 29. 29Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz Obsah • Příprava na skartační řízení • Průběh skartačního řízení • Změny pro zlepšení • Diskuze
  30. 30. Změny pro zlepšení • Přijímané formáty • Z.D.F na vstupu • Záznam/dokument • Forma dokumentu • Spisový plán • Řešení minulosti 30
  31. 31. 31 e Zjištění Ověření Zaznamenání Formát e Převedení Konverze Příjem a Podpis Vyřizování e Roztřídění Označení Otisk Převedení Převod Změna datového formátu Změny pro zlepšení
  32. 32. 32 SchváleníVytvoření a Podpis e e e e a Podpis Změny pro zlepšení
  33. 33. 33 31.7.20121.7.2009 - spisová služba vedená v listinné podobě - podací deník - analogové dokumenty - spisová služba vedená v elektronické podobě - Základní evidenční pomůcka = ESSL - Analogové dokumenty - Digitální dokumenty (nemusí být soulad §23) - Národní standard pro ESSL (nemusí být soulad) - spisová služba vedená v elektronické podobě - Soulad s NSESSS - Digitální dokumenty v ve V.D.F. (§23) - Metadata dokumentu Změny pro zlepšení
  34. 34. 34 Další očekávaný vývoj Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz • Úpravy legislativních norem – Zákonů, vyhlášek – NSESS • Rozvoj NDA • Metodiky, komentáře, vzdělávání – Původců – Archivů
  35. 35. Kurzy IPSD 2017 Datum a místo konání Název semináře Lektor Určeno pro 26. 9. 2017, Praha Změny v Národním standardu a jejich dopad na původce i dodavatele Jan Frk metodiky, správce, projektové manažery 4. 10. 2017, Praha Zveřejňování a nahlížení do dokumentů veřejnoprávních původců Tomáš Bezouška Jan Frk metodiky, odborné referenty 24.10.2017, Praha Novinky pro rok 2018 vyplývající z eIDAS – elektronická identifikace osob Martina Macek metodiky, odborné referenty, pracovníky podatelny 1. 11. 2017, Praha Stanovení stupně utajení utajovaných dokumentů, jeho vyznačení, snížení nebo zrušení v praxi Petr Fík referenty, pracovníky spisovny 14.11.2017, Praha Časté chyby při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné úpravy spisového řádu Stanislav Fiala metodiky 28.11.2017, Praha Směrnice GDPR a dopady na ochranu osobních údajů při správě dokumentů Martina Macek pracovníky odpovědné za ochranu osobních údajů 5. 12. 2017, Praha Jednací protokol. Jeho zavedení, pravidla evidence a příklady z praxe Petr Fík pracovníky spisovny http://www.ipsd.cz/vzdelavani/terminy-skoleni-a-seminaru/
  36. 36. DĚKUJI ZA POZORNOST. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)

×