Successfully reported this slideshow.
Your SlideShare is downloading. ×

Příprava dokumentů pro uložení a realizaci skartačního řízení

Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Ad
Upcoming SlideShare
Procesy spisové služby
Procesy spisové služby
Loading in …3
×

Check these out next

1 of 36 Ad
Advertisement

More Related Content

More from Institut pro správu dokumentů, z.s. (20)

Advertisement

Příprava dokumentů pro uložení a realizaci skartačního řízení

  1. 1. SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI Stanislav Fiala Praha, 21. 9. 2017
  2. 2. 2Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz Obsah • Příprava na skartační řízení • Průběh skartačního řízení • Změny pro zlepšení • Diskuze
  3. 3. Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 57 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 57/2017) Legislativa
  4. 4. V případě dokumentů v digitální podobě se jejich uchováváním rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií. Legislativa
  5. 5. 5 31.7.20121.7.2009 - Spisová služba vedená v listinné podobě - Podací deník - Analogové dokumenty - Spisová služba vedená v elektronické podobě - Základní evidenční pomůcka = ESSL - Analogové dokumenty - Digitální dokumenty (nemusí být soulad §23) - Národní standard pro ESSL (nemusí být soulad) - Spisová služba vedená v elektronické podobě - Soulad s NSESSS - Digitální dokumenty v ve V.D.F. (§23) - Metadata dokumentu Legislativa
  6. 6. 6 31.7.2012 Příloha 1 k čj. NA 1198-1/05-2015
  7. 7. • kontrola formátů dokumentu • kontrola metadat dokumentu – Nutných pro splnění zákona, vyhlášky – Nutných pro tvorbu SIP • ESSS v souladu s NSESS – Vytvoření SIP dle přílohy č.2 – Načtení přílohy č.4 7 Co je cílem Původce XML SIP
  8. 8. Změna datového formátu • Jediná legislativní možnost • Vlastní omezení vstupních formátů • Nutné licence migračních nástrojů • Nutné zabezpečovací prvky 8 Z.D.F ee e
  9. 9. Změna datového formátu 9 SPIS a e e e e e A5,U S3,U S3,U S3 Původce Dokumenty ve výstupním datovém formátu (V.D.F)
  10. 10. Konverze, změna převedení 10 Konverze z m.ú. a Podpis e a Podpis a Podpis e e Převedení e a Podpis e e Z.D.F ee e
  11. 11. Kontrola metadat • Legislativní nutnost původce • Základ autenticity • Hromadné doplnění není vždy možné • Povinnosti bez rozdílu A, V, S 11
  12. 12. Kontrola metadat a formátů 12 SPIS e e a e A5,U S3,U S3,U S3 Původce Kontrola a doplnění chybějících metadat - datum doruč. - odesilatel - věc, značka - schvalovatel - zpracovatel - skartační znak - ověření podpisu - Pooba dokumentu - HASH …..
  13. 13. Kontrola • Při vyřízení • Při uzavření • Při příjmu do spisovny • Při přípravě skartačního návrhu • Při realizaci skartačního řízení 13
  14. 14. 14Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz e SIP e e Metadata + Dokumenty (V.D.F) Příloha č.2 a 4 NSESS XML -vybrané za archiválie -určené ke zničení -vyřazené ze skartačního řízení -…….. SPIS a e e A5,U S3,U S3,U S3 e S3,U S3,U e S3,U
  15. 15. Jak ověřit? http://digi.nacr.cz/validatorPDF/ 15 http://digi.nacr.cz:8080/ValidatorSip • informační výsledek • možná diskuse, pokud validátor použitý původcem dává rozdílný výsledek • validuje se shoda se schématem • ověřují se i některé údaje uvedené v SIP • možná diskuse nad výsledky • informační výsledek
  16. 16. 16 Jak ověřit?
  17. 17. 17Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz Obsah • Příprava na skartační řízení • Průběh skartačního řízení • Změny pro zlepšení • Diskuze
  18. 18. E-skartace 18 Původce Archivář www
  19. 19. 19 • archivář nahraje obdržené SIP do aplikace • SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty) • komponenty mohou být v nevýstupních formátech (nedoporučujeme) • v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí • výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSESSS zašle původci jako přílohu protokolu o výběru E-skartace
  20. 20. 20 Původce Archivář XML Metadata ERMS - vybrané za archiválie - určené ke zničení - vyřazené ze skartačního řízení E-skartace www
  21. 21. 21 • původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupním formátu • SIP předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem (off-line, sftp na dohodnutou adresu) E-skartace
  22. 22. 22 Původce Archivář E-skartace www
  23. 23. 23 • Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA • Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty: - identifikátor archivu - identifikátor fondu - identifikátor původce E-skartace
  24. 24. 24 • NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě potřeby provede konverzi (původní formát zůstává zachován) a SIP uloží • Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4 NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu E-skartace
  25. 25. 25 • Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či dokument • vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím příslušného archivu E-skartace
  26. 26. 26 Původce Archivář XML Metadata ERMS - ID NDA - zničení replik dokumentů - zničení nepotřebných metadat E-skartace www
  27. 27. 27 • Pro původce končí smazáním komponent a metadat • Skartační protokol je nový doručený dokument • Skartační řízení – dokumenty ZEP, SEP (eSSL, ISSD) • Skartační řízení – základ ochrany osobních údajů E-skartace
  28. 28. 28 E-skartace
  29. 29. 29Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz Obsah • Příprava na skartační řízení • Průběh skartačního řízení • Změny pro zlepšení • Diskuze
  30. 30. Změny pro zlepšení • Přijímané formáty • Z.D.F na vstupu • Záznam/dokument • Forma dokumentu • Spisový plán • Řešení minulosti 30
  31. 31. 31 e Zjištění Ověření Zaznamenání Formát e Převedení Konverze Příjem a Podpis Vyřizování e Roztřídění Označení Otisk Převedení Převod Změna datového formátu Změny pro zlepšení
  32. 32. 32 SchváleníVytvoření a Podpis e e e e a Podpis Změny pro zlepšení
  33. 33. 33 31.7.20121.7.2009 - spisová služba vedená v listinné podobě - podací deník - analogové dokumenty - spisová služba vedená v elektronické podobě - Základní evidenční pomůcka = ESSL - Analogové dokumenty - Digitální dokumenty (nemusí být soulad §23) - Národní standard pro ESSL (nemusí být soulad) - spisová služba vedená v elektronické podobě - Soulad s NSESSS - Digitální dokumenty v ve V.D.F. (§23) - Metadata dokumentu Změny pro zlepšení
  34. 34. 34 Další očekávaný vývoj Ing. Stanislav Fiala, www.gordic.cz • Úpravy legislativních norem – Zákonů, vyhlášek – NSESS • Rozvoj NDA • Metodiky, komentáře, vzdělávání – Původců – Archivů
  35. 35. Kurzy IPSD 2017 Datum a místo konání Název semináře Lektor Určeno pro 26. 9. 2017, Praha Změny v Národním standardu a jejich dopad na původce i dodavatele Jan Frk metodiky, správce, projektové manažery 4. 10. 2017, Praha Zveřejňování a nahlížení do dokumentů veřejnoprávních původců Tomáš Bezouška Jan Frk metodiky, odborné referenty 24.10.2017, Praha Novinky pro rok 2018 vyplývající z eIDAS – elektronická identifikace osob Martina Macek metodiky, odborné referenty, pracovníky podatelny 1. 11. 2017, Praha Stanovení stupně utajení utajovaných dokumentů, jeho vyznačení, snížení nebo zrušení v praxi Petr Fík referenty, pracovníky spisovny 14.11.2017, Praha Časté chyby při výkonu spisové služby zjištěné archivy a vhodné úpravy spisového řádu Stanislav Fiala metodiky 28.11.2017, Praha Směrnice GDPR a dopady na ochranu osobních údajů při správě dokumentů Martina Macek pracovníky odpovědné za ochranu osobních údajů 5. 12. 2017, Praha Jednací protokol. Jeho zavedení, pravidla evidence a příklady z praxe Petr Fík pracovníky spisovny http://www.ipsd.cz/vzdelavani/terminy-skoleni-a-seminaru/
  36. 36. DĚKUJI ZA POZORNOST. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek)

×