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【手順書】Googleフォーム から kintone へ自動登録

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Googleフォーム から kintone へ自動登録をするやり方を説明しています。

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【手順書】Googleフォーム から kintone へ自動登録

  1. 1. 災害ボランティア登録 フォーム設定手順 柴田 哲史 サイボウズ 災害支援チーム
  2. 2. 災害ボランティア登録 フォーム設定手順 Googleフォーム から kintone に 自動登録するやり方をご紹介します。
  3. 3. 災害ボランティア登録の歴史 おススメは、令和スタイル 設定方法を後ほど公開予定。 昭和スタイル: FAX、電話 平成スタイル:フォーム 令和スタイル:フォーム+kintone
  4. 4. 災害ボランティア登録の歴史 昭和スタイル: FAX、電話 • 受付後のデータ入力と連絡がとても大変 • 登録者100名がスタッフの限界 平成スタイル:フォーム • 連絡とチーム共有がけっこう大変 • 登録者300名がスタッフの限界 令和スタイル:フォーム+kintone • 入力と連絡の負担軽減と遠隔サポートも可能に • 登録者300名以上でも大丈夫 おススメは、令和スタイル 設定方法を後ほど公開予定。 おススメ!
  5. 5. Withコロナ時代のボランティア登録 不特定多数のボランティア 受付での密な状態 Webフォームからの事前登録 登録後のやり取りが大切 受付で密を作らないために、 登録後のやり取りが大切。
  6. 6. Withコロナ時代のボランティア登録 不特定多数のボランティア ➔生活圏内で事前ボランティア登録しよう 受付での密な状態 ➔分散した受付時間や場所を設置しよう Webフォームからの事前登録 ➔Googleフォームなどが簡単 登録後のやり取りが大切 ➔活動案内や日程調整を効率化しよう ➔事前連絡が大切(保険加入、接触確認アプリなど) 受付で密を作らないために、 登録後のやり取りが大切。
  7. 7. 設定手順 1. 災害ボラセン運営支援を申し込む 2. kintoneアプリを作成する 3. Googleアカウントを作成する 4. Googleフォームを作成する 5. Google Apps Scriptを設定する 6. Googleフォームを共有する 7. kintoneアプリを設定する 8. kintoneからメール一斉送信する
  8. 8. 設定手順 以下の8つのステップ で設定してみましょう。
  9. 9. 1.災害ボラセン運営支援申込み お申し込み https://saigai.cybozu.co.jp/license/ 備考欄に 「災害ボラセン運営支援希望」と ご記入ください。
  10. 10. 2.kintoneアプリを作成する アプリテンプレート 以下のページからダウンロードできます。 https://saigai.cybozu.co.jp/webform/ [ヘルプ]テンプレートファイルからアプリを作成する https://jp.cybozu.help/k/ja/user/create_app/app_csv/ad d_app_template_file.html テンプレートを 再利用するのが便利!
  11. 11. 3.Googleアカウントを作成する アカウント作成 https://support.google.com/accounts/answer/27441 すでに持っている 場合は、スキップ!
  12. 12. 4.Googleフォームを作成する フォームテンプレート 以下のページからダウンロードできます。 https://saigai.cybozu.co.jp/webform/ [ヘルプ]Googleフォームをコピーする https://support.google.com/a/users/answer/9308938 • [メールアドレスを収集する]はオンにします。 • 項目の追加削除は自由にできますが、kintoneアプ リの各項目のフィールドコードとGoogleフォームの 各項目名は同じにする必要があります。 テンプレートを 再利用するのが便利!
  13. 13. 5.Google Apps Scriptを設定する サンプルコード 以下のページからダウンロードできます。 https://saigai.cybozu.co.jp/webform/ [ヘルプ]Google Apps Scriptとは https://developers.google.com/gsuite/aspects/appsscript?hl=ja サンプルコードは、お客様の判断と責任の下で 利用してください。 コード内の該当項目を 変更してください。
  14. 14. 5-1.Googleスクリプトエディタの編集方法 Googleスクリプトエディタにサンプルコードを貼り付けて、必要な個所を編集します。 1. Googleフォーム右上の から[スクリプトエディタ]を選択 2. エディタにサンプルコードを貼り付け 3. 以下の3カ所の xxx をkintoneアプリに合わせて編集 サブドメイン、APIトー クン、アプリIDの確認 方法は次頁を参照 // サブドメインを環境に合わせて変更 var urlPost = "https://xxx.cybozu.com/k/v1/record.json"; // APIトークンを設定 var apiToken = "xxx"; // アプリIDを設定 var appId = xxx;
  15. 15. 5-2.kintone APIトークンの生成方法 [ヘルプ]APIトークンの生成方法 https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/api_token.html#app_settings_api_token_10 ※APIトークンは[レコード追加]をチェックする必要があります
  16. 16. 5-3.サブドメインとアプリIDの確認方法 以下の方法でkintoneのサブドメインとアプリIDを確認します。 1. アプリを表示します。 2. ブラウザのURLの該当箇所で確認できます。 https://[サブドメイン].cybozu.com/k/[アプリID]/
  17. 17. 5-4.フォーム送信時のトリガー設定方法 フォームが送信された時に、自動でスクリプトを実行させるために、以下のトリガーを設定します。 1. Googleスクリプトエディタを表示 2. [編集]メニュー[現在のプロジェクトのトリガー]を選択 3. [+トリガーを追加]をクリック 4. ダイアログで以下のように設定します 実行する関数を選択: submitForm イベントの種類を選択:フォーム送信時
  18. 18. 6.Googleフォームを共有する フォームのリンクを取得すると、チャットや メールでフォームを共有することができます。 [ヘルプ]フォームを他のユーザーに送信する https://support.google.com/docs/answer/2839588?hl=ja 編集画面右上の [送信] をクリックして取得
  19. 19. 7.kintoneアプリを設定する 登録ボランティアさんに一斉メール送信 する仕組みを設定します。 [ヘルプ]メールワイズ連携を設定する https://jp.cybozu.help/k/ja/admin/system_customization/ add_plugin/mailwise_plugin.html メールワイズという連携 サービスを使用します。
  20. 20. 8.kintoneからメール一斉送信 条件を絞って、一斉メール送信をします。 • 例)活動できる曜日に合わせて活動案内を送信 • 例)保険に未加入の方だけに加入を促すメールを送信 メール送信もとても簡単。
  21. 21. 運用費用 災害ボランティア登録&運用 お試しキャンペーン 令和2年度無料 来年度以降 月5500円~ お手頃! ガバメントライセンス料金で計算 • kintone 5 アカウント~ • Mailwise 2 アカウント~
  22. 22. 詳細は、お問合せください! お問合せ先 https://saigai.cybozu.co.jp/ サイボウズ災害支援チームが、 災害時のIT活用方法やシステム構築の お手伝いをします。 もしくは、 『サイボウズ 災害支援』で検索

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