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【a-works】フルリモート体制ガイドライン(公開用)

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2020年4月10日現在のa-works社内向けガイドラインの内容を公開用に整形したものです。

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【a-works】フルリモート体制ガイドライン(公開用)

  1. 1. a-works Remote-Working Guideline
  2. 2. ▍​このドキュメントについて 2020年の新型コロナウイルス(COVID-19)の流行に伴う、​リモートワークの社内体制 についてまとめた資料​です。この資料には次の内容が記載されています。 ● 1章 リモート体制をどのように利用して欲しいか(重要) ● 2章 リモート体制に向けた基本方針 ● 3章 体制構築までのステップ ● 4章​ ​日々の業務で参照するルール    ↑ 管理部以外は初回を除き普段はここだけ見ればOK ● 6章 ​Q&Aの蓄積 ※本ドキュメントは社内で実際に利用したドキュメントを公開用に編集したものです。
  3. 3. 1.リモート体制をどのように活用してほしいか(重要)  a-worksはテキストコミュニケーションが多いですが、それでも「対面」「口頭」は かなり重視しています。リモート体制でこれがなくなる影響は想像している以上に大き く、​リモートワークに沿った仕事のスタイルを全員で構築していく必要があります​。 そのためには、 ● a-works社として、アウトプットのクオリティは何があっても下げない ● リモートワークは緊急避難的なものではなく通常の業務の一形態であるという意識 を積極的に持つ ● コミュニケーションスタイルを押し付けずに、新しいスタイルを共創する ● リモート体制によって得られるメリットを最大化し、組織を強くする ● メンバーの心身の健康は全員で支え合う(人はリモートワークによって想像以上に 不健康になる可能性がある)
  4. 4. ということを、全員のために全員がコミットして進める必要があります。  そのぐらい「物理的に集まる」のは情報交換の面でメリットが大きかった、というこ とです。テキストで口頭と同じ情報量を伝達するにはテクニックと慣れが不可欠です。 微笑みながら言ったか、一呼吸置いたか、首を捻りながら言ったか、目で資料を見なが ら言ったか、そういった情報がすべて欠落します​。いきなりすべて100%できることで は到底ありません。リモートワークに必要なのは、デバイスやネットワークの充足より も多少の不便を許容する心と不便を代替できる器量と言えるかも知れません。  このドキュメントは上記を満たすように制定されたガイドラインですが、変更提案に 関しては積極的に受け入れます。また、ルールとしては当然不完全な部分もあるため 「​最大限意図を汲んだ自主的な行動​」が新たなルールを作っていく、という前提で参照 してください。​すべてを従業員任せにすることは会社側の不作為であり許されないと考
  5. 5. えますが、a-worksの社是として、みんなで作り上げていくという使命がここにのみ適 用されないということはありません。  なお、a-worksとして最大避けるべきシナリオは「就業およびこれに伴う通勤時に社 員が感染する」ことで、これが発生すると会社機能のリソース(お金・時間)の大半を その解決に利用しなければならない、と考えています。
  6. 6. 2.リモート体制に向けた基本方針 ● 基本的に全員のフルリモート対応(会社に来ない)を前提とする  出社には部長の承認を要する。  部長は承認不要。部長不在メンバーは管理部 部長が代行。 ● 管理工数は最小限に。リモートは信頼を軸に機能させる ● チームのことはチームで決定​する  物理出社の必要性も含む。  リモートワーク下での大人数による意思決定​のノウハウが無いため、  権限を細分化する。 ● リモート時の管理機能やルールの制定に関しては管理部がリーダーシップを持つ
  7. 7. 3.体制構築までのステップ 1.ガイドライン制定 2.チェックリストOKの人からフルリモート体制へ移行 3.並行して原本管理や押印、エビデンス管理といった検討事項を管理部の定例会で話 し合い、情勢が落ち着かない場合の管理工数の低減を図る。
  8. 8. 4.日々の業務で参照するルール 4−1.まとめ(最低限、ここが分かってたら回る) ● 物理的に出勤する際は部長の承認を得た上で、「​管理シート​」に記入。  →交通費計算のため ● 出退勤はいつもどおり「勤怠システム」から実施する。日報/朝礼を上げること。 ● 通常業務時は必須としている「PC持ち帰り申請」は不要。  →部長の許可を得ず自宅以外への持ち出しを行った場合は懲戒処分対象とする。 ● 休憩/外出時はチャット(指定なし)で上長に報告する。 ● 普段の3倍の報告を意識する。 ● 交通費は5月・6月分について5月度分の給与支給にて精算し、フルリモート体制の 間は実費精算とする。
  9. 9. ● 光熱費や通信量の増加の補填のため、5月度分の給与支給以降、一律2,000円/月を支 給する。 ○ 東京6週間で3,000円強という相場を暫定の参考とした。 ● 5月度分の給与支給にて、希望者は「有線イヤホンマイク購入費用」として3,000円 を一律支給する。 ○ 申請期限は4月中とします。管理部までご連絡ください​。 ○ 購入のエビデンスは、自身の責任で部長に伝えてください(領収証は保管)。 ● クライアントさんとの電話は、事情を説明した上でWeb会議へ移行。 ● 会社への電話は自動応答に繋がり、新設した避難用メールアドレスをご案内する。  →hogehoge@a-works.asia 本アドレスに送られたメールは管理部/人事部が適時チェックし、該当者に伝達。 ● Discord​を全社導入し音声通話を容易にする。  →第6章を参照し、全社サーバーに参加してください)
  10. 10. ● リモートワークのノウハウや感想、会議の改善案は「リモートワーク感想チャッ ト」で積極的にシェアし、本ドキュメントに反映する。 4−2.この対応はどうするの?(電話/原本・押印/交通費の扱い) ① クライアントさんからいただく電話対応の今後 ● 全員に携帯端末+回線を支給する事は、現段階では準備期間とコストに見合わない と判断しています。 ● リモートに入る前に、Web会議の連絡先を作成し、連携先に通達をお願いします。 ○ whereby​や​Meet Now​、​Google Meet​、​ZOOM​などをご検討ください。 ● 私用の携帯番号は教えないでください。問題になった場合の責任は負いかねます。
  11. 11. ● 会社に掛かってきた電話は自動応答となり、自動応答内で緊急メールをご案内しま す(電話内容は録音できませんので、用件を改めてメールで送っていただく必要が あります)。 ② 書類原本、押印対応の今後 ● 暫定対応として、権限の関係で定期的に管理部 部長 or 総務が時間をずらして確認 に出社します。 ○ 郵便ポスト/FAXの確認 ○ 原本をスキャンして担当者へデータを送付 ○ 担当者別に整理して保管 ○ 契約書の原本の製本/労務書類の記入・郵送など ○ 実印の押印 ○ オフィスの掃除(頻度と場所は減らします)
  12. 12. ○ 植物の水やり対応 ● 社印はデータ押印を管理部 部長が実施します。必要に応じて経理にも委譲する可能 性があります。 ③ 交通費の扱い(出勤しないので) ● 2020年1月〜6月の半年分を既に支給しているため、5月度分の給与支給から「5月 分」「6月分」の2ヶ月分を精算(回収)します。5月以降は物理的に会社に来た日 をカウントし、実費精算とします。 ● 4月中にリモート稼働となりますが、4月未出勤分は精算しません。​各自、購入して いる定期券を「4月中に払戻し」してください​(別途告知参照)。
  13. 13. 4−3.リモートでの働き方 ① リモートの構造的に「結果が見えにくい人は評価されにくく」なります。 ● 報連相を徹底しましょう。  「今○○やってます」とメンバーに​つぶやきアピール​しましょう。 ● 休憩や外出、集中はメンバーに共有し、それ以外で長時間連絡がつかない状態は避 けましょう。 ② ​a-worksのメンバーはサボりません​。​監視するコストのほうが無駄です​。 ● こまめな報連相と、アウトプットで他の人を見るようにしましょう。 ● 自チームのメンバーの勤務表は、部長職以上は確認できます。 ○ アウトプットと勤務時間から、ある程度判断できる​はず。
  14. 14. ● 万が一さぼっている or 明らかに効率が落ちたメンバーには、部長から改善要望/指 導を行ってください。 ● むしろ自宅稼働は「働きすぎ」を助長します。声掛けで健全性を維持しましょう。 ③ メリハリを付けて働きましょう。 ● 着替えて、身だしなみを整えて、物理的に出社できる格好で業務を開始すること。 ● 可能な範囲で、集中して作業できる環境を整えること。 ● 働き過ぎを防ぐため、退勤後は意識的に仕事から離れること。 ④ 会議やコミュニケーションを毎日改善して、シェアしましょう。 ● リモート体制においては「小さなコミュニケーションによる嬉しさの蓄積」が何よ り価値があると考えます。 ● リモートワークで嬉しかった瞬間をシェアしましょう。
  15. 15.  シェアに対してサンキューしましょう@サンキューチャット ● リモートの事例を集めてシェアして、どんどん試しましょう。価値が高いです。 ○ 例えば → 会話の衝突を防ぐためにチャットのタイムラインを併用 ○ 例えば → マイク付きイヤホンを使おう(他にも良いTipsあり) ○ 例えば → 指示語を使わない、目線を言葉で共有する、など ⑤ 特に精神的に調子が悪くなってしまった時、リモート状況下で復活するには高度なテ クニックを要することになります。 ● 予防のため、こまめに「調子どう?」を気にかけてあげましょう。 ● Discordの音声を流しっぱなしにするのも有効です。うっすら作業してる感で繋がれ ます。雑談も。ノンステップで「○○さん」と呼びかけて返事がもらえる環境が理想 です。
  16. 16. 4−4.どうしても物理出社をしないといけないときは ① 勤怠について ● 事前に自身の報連相チャットで部長の許可を得て「物理出社記録用スプレッドシー ト」に記録しましょう(出社被り回避の参考になります)。 ● リーダーは毎月の勤怠承認において、前月の実態との整合性をチェック。 ● 労務および経理は当該チェック完了を元に実費交通費を給与に合わせて支給。 ● 出勤時、休憩などでオフィスを無人にする際は休日出勤時のルールに倣って​必ず施 錠を行ってください​。 ② コロナウイルス対策について ● できる限りマスクを着用し、都度玄関のアルコールでの消毒を徹底してください。 ● 可能な限り他の人と出社の時刻が被らないように調整してください。
  17. 17. ○ 仮に感染しても、濃厚接触数が少ないほど会社機能の弱化を軽減できます​。 ● 物理的に集まる必要がある場合は、第一に延期を検討してください。不可能な場合 は以下を徹底してください。 ○ 最少人数での催行とする ○ 部長以上の承認を得る ○ 3密環境を避ける ○ 常に換気をする ○ トイレ後は手を1分以上洗う ● 本当に、感染しないことを最優先としてください。 4−5.体調がわるい時、コロナウィルスに感染した時 ● コロナウイルスの特徴
  18. 18. ● 体調が悪いとき、特に風邪様症状がある時は物理的に出社することを​禁止​します。 ● 万が一、コロナウィルスに感染した場合は、会社(総務)に報告の上、治癒に専念 してください。 ● 特に本ガイドラインを守った上での感染であれば、社としては回避不能であったと 判断します。 ○ 感染してしまった方が社会的に追い込まれないように、会社全員でサポートを 実施します。 4−6.コロナやリモートワークに関しての共有チャットへの招待 ・コロナ情報チャット招待リンク ・リモートワーク感想チャット招待リンク
  19. 19. 5.内容チェックシート このガイドラインの理解度をチェックするためのリストを用意しました。下記リストを コピーし、全てにチェックを付けて、自身の部長に各自のチャットで報告の上、リモー トワークに臨んでください。部長本人または部長不在のメンバーは、管理部 部長まで報 告するようにしてください。なお、​内容を読んでほしいので敢えてチェックリストはわ かりにくなっています​。 [ ] 1章を読み、リモートワークで必要なコミットについて理解した。 [ ] 1章を読み、社として避けるべきシナリオについて理解した。 [ ] 4章を読み、物理的に出勤する場合の手順と注意点について理解した。 [ ] 4章を読み、交通費の精算と実費支給の方針について理解した。 [ ] 4章を読み、光熱費補助 / イヤホンマイク購入補助について理解した。 [ ] 4章を読み、電話対応の方針について理解した。
  20. 20. [ ] 4章を読み、押印手順の変化を理解した。 [ ] 4章3節を読み、自身はどのような方針でリモートワークに臨むかをまとめ、上長に報 告した。 [ ] 4章6節を読み、グループチャットに参加した。 [ ] 関係者にリモートワークになる旨の連絡(下記参照)をした。 [ ] 本ガイドラインに沿った上で感染した場合は、会社の責任として対応する重みを理解 した。 ※ リモートワークになる旨の連絡への記載事項 ● 今日から、a-works社としては全社順次リモート稼働となる旨。 ● 自身は○日からリモート稼働になる旨。 ● 会社の代表電話は基本的に留守電になる旨と、その間の自身への連絡方法。 ○ 個人携帯は教えないこと​。 ● いつまでリモートになるかは、情勢を見て判断される旨。
  21. 21. 6.Q&Aの蓄積 社内から出たQ&Aをここに蓄積していきます。 Q1. オフィス鍵がないですが、1人でオフィスに行く場合はどうしたら良いか? A1. 個別検討しますので管理部までお声掛けください。 Q2. Discordの参加方法を教えてください(​重要​)。 A2. ① ​Discord​のサイトから各自のPCにインストールしてください。 ② 招待リンクをクリックしてください。   ​https://discord.gg/​hogehoge ③ チーム / ユニットのメンバーでDiscord上で連絡が取れていない人が居る場合、  ​discordの管理者​に連絡してください。
  22. 22. Q3. クライアントから発注書や申込書の押印、原本がもらえない。 A3. ​原本有無と、押印有無の組み合わせ​でそれぞれ対応が変わります。 ① 原本あり / 押印あり 今までと同じなので検討不要。 ② 原本なし / 押印あり データ押印または、スキャンデータで進めるケースです。手続自体は​ワークフローシ ステムにデータを保管の上、進めて問題ない​ですが、「リモートワーク用のエビデン ス管理シート」に記録します。ワークフローシステムの「原本待ち」ステータスは記 録の上、飛ばして構いません。 ③ 原本あり / 押印なし このケースは存在しないと思われるため、検討不要です。
  23. 23. ④ 原本なし / 押印なし 「記入済み未押印データ」+「決裁権限のある人からのメールエビデンス」をワークフ ローシステムに保管​にて、対応可能とします。なお、担当印でOKの書類の場合は、 メールエビデンスは「権限のある人CC」で問題ありません。こちらも「リモートワー ク用のエビデンス管理シート」に記録します。ワークフローシステムの「原本待ち」 は記録の上、飛ばして構いません。 なお、メールエビデンスについては、 ・規約や契約についての合意が分かること ・申込みの意思が確認できること ・将来的な捺印/原本送付を依頼していること を要件とします。個別のドキュメントごとの対応は「【リモート対応】押印不可の場 合の対処方法」ドキュメントを参照してください。
  24. 24. Q4. a-worksから提出する書類の押印や原本送付はどうなるか? A4. 社印(四角いハンコ)はデータ押印で対応します。管理部 部長までご連絡ください。 実印(丸いハンコ)や原本送付が必要な場合は、​およそ週1回程度のサイクルで対応​し ますのでお声掛けください。 どうしても実印や原本の対応がすぐに必要な場合は、個別で検討します(対応は難し いかもしれません)。 Q5. 商品サンプル発送の今後はどうなる? スピード感のために即日送りたい。 A5.リモートが前提であるため、即日対応は厳しいと思われます(どうしても物理的に その場に居る必要があるため)。従って、頻度を落としてオフィス出勤で対応するし かありません。レンタルの倉庫などを契約し、取りに来てもらう等の対応は今後検討
  25. 25. できるかもしれませんが…。並行して代理店さんから直接送ってもらう等の代替オペ レーションも検討ください。 Q6. 請求書の発送ってどうするのがいい? A6.クライアントさんさえ良ければ、PDFにてご対応頂ければOKです。 データ押印は管理部 部長にて可能ですのでお声掛けください。どうしても原本が必要 な場合は、PDFで暫定対応としていただき後から原本を送るなどで対応しましょう! Q7. ヘッドセットって何を買ったら良いの? A7.こちらの「リモートワーク共有チャット(リンク)」の該当スレッドを参考にして ください。
  26. 26. Q8. 立替経費の精算方法は? A8. 精算申請時、手元にある領収書の原本の写真を撮り、立替経費精算システムの 「③領収書データ添付欄(写メ・PDF等)」に添付してください。 (ココ→ https://gyazo.com/hogehoge ) リモート解除後、領収書原本を速やかに経理までご提出ください。 ※提出いただけない場合は、一度精算した金額を最悪返金していただく場合があるの でご注意ください。 もし精算後に紛失等で提出できない場合は、ご自身の報連相チャットから上長・経理 にご報告ください。
  27. 27. Q9. 実際にリモートワーク制度を施行してみての不十分点・反省点・課題は? A9. ①リモートワーク制度関連の助成金申請要件についてより深く調べる必要があった  ・ヘッドセットは会社名義で一括購入するほうがよい   →元帳や出納帳が必要になってしまう  ・相見積もりが必須(こちらは意識なくクリアしていた)  ・申請期限(5/29)までに導入機器の「納品」が必要であること   →コロナ禍による商品の枯渇・物流の鈍化で納品が間に合わないものは、    必然的に助成金の対象に含めることができない ・キャリアアップ助成金の算定基礎給与に光熱費補助が入るかが調査しきれていない ・小さいお子さんがいる従業員の家庭(特に登園できない家庭)での仕事と家事の両 立には会社的な課題あり
  28. 28.  ・子どもにとっては「お父さん、お母さんが家にいる」のであって「仕事をしてい る」わけではない  →「親が家にいるのに構ってもらえない状況の解消」と「仕事に集中する」の天秤  →本来保育園等は「家にいないから」ではなく「仕事と両立できない」から必要で あること  →特に若い世代で、「家庭」の当事者でない場合の未経験による不知・無知 ・外出できない状況下でのリモートワークでの精神的なアフターケアの不十分さ  →産業医がいない規模の会社ではどのようにしているのか
  29. 29. Q10. その他に管理部として実施したことは? A10. ・就業規則を変更した  ・リモートワークにおける特別休暇、手当、労使協定の整備  ・ともなって、助成金の申請も可能となる。   →​職場意識改善特例コース   →​新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース ・必要に応じて社用携帯を契約可能とした  ・顧客とのフットワークのため、社用携帯が必要である従業員対象   →端末の在庫確保がポイント。やはり需要が急激に高まり供給が不足している ・その他給付金や助成金の模索

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